Este texto es una breve orientación introductoria a los sistemas de inventarios.
Una de las principales situaciones por las que pasa cada empresa u organización, para mantener y elevar su competitividad, ante la constante demanda en los márgenes de calidad, son las pérdidas de dinero en los distintos departamentos con los que se cuenta y que evitan sustentar y mantener un óptimo nivel. Lo que las ha llevado a su cierre por la falta de conocimiento en su administración. A pesar de ser parte fundamental en las operaciones que se desenvuelven dentro de cada una de ellas.
El producto, como resultado final de elaboración de materias primas, de una serie de procesos llevados a cabo, de la mano del hombre o ya sea bajo un proceso sistematizado y automático a su control, debe contar con un registro que fijará los antes y después del producto. Desde el requerimiento de las materias para su elaboración hasta los medios que lo llevarán a cabo.
El inventario como herramienta principal de control, para fijar tanto las entradas y salidas de materias y productos, que establecerá una relación detallada, ordenada y valorada dentro de su almacenamiento, para la búsqueda de reducción de los costos por pedidos, costos por material faltante y costos de adquisición de las empresas.
Los costos de toda empresa son parte fundamental de su rentabilidad. Es decir, Se dice que una empresa es rentable cuando genera suficiente utilidad o beneficio, cuando sus ingresos son mayores que sus gastos, y la diferencia entre ellos es considerada como aceptable.
Para que esto sea posible las empresas que llevan inventarios deben de conocer cuál es el tipo de sistema de inventario que será de utilidad, para conocer y satisfacer el nivel de producción de cada pedido de sus clientes. Para ello existen sistemas primarios, como: El sistema perpetuo y el sistema periódico.
Sistema de inventarios perpetuos
Es un método para el control de compra y venta de mercancías, que nos va a permitir un adecuado manejo de las mismas y un constante e inmediato registro de cada una de ellas, de tal manera se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario. Tanto como su valor final sin la necesidad de inventarios físicos. Proporcionando el descubrimiento de extravíos, robos o errores durante el manejo de las mercancías, pues se conoce con exactitud el valor de la mercancía que debería de haber, que al igual el valor del costo de lo vendido o perdido.
Aunque no es fácil detectar movimientos específicos, como los gastos sobre compras, devoluciones, descuentos o rebajas sobre compras y ventas, al no poder identificar cada movimiento rápidamente.
Sistema de inventarios periódico
Como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado periodo de tiempo, y para eso es necesario hacer un conteo físico; para poder determinar con exactitud la cantidad de inventario disponible en una fecha determinada.
Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantas son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede conocer el inventario exacto de costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final; el resultado es el costo de las ventas del periodo.
