Gestión de pagos y cobranzas

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PAGOS Y COBRANZAS
1. Pagos
CONCEPTO
Es un conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída. Esto
implica una disminución de disponibilidades y por consiguiente también se producirá una
disminución de deudas.
Un pago se origina mediante la existencia de una obligación hacia un tercero. Esta
obligación puede estar representada tanto en una cuenta a pagar como en un documento, y
produce el egreso de activos, ya sea dinero o de un cheque.
Otra interpretación de Pagos, se le da a la trasferencia de un documento (pagaré), es decir el
cliente firma un documento el cual es endosado, utilizándose para saldar una deuda
beneficiando a la empresa a favor del acreedor. De esta manera se cancela una deuda, pero
debe tenerse en cuenta que queda una responsabilidad de pago en caso de que al día del
vencimiento, no se cancele la obligación.
También puede considerarse como PAGO a la documentación de una deuda ya existente.
Esta es una deuda en cuenta corriente, la que se cancela mediante la emisión de un Pagaré
cuyo beneficiario es el acreedor. Este pago no es definitivo, ya que sigue existiendo la
deuda, luego se prosigue de forma similar al pago de un cheque.
El pago abarca todas las operaciones que surgen desde que se necesita abonar la obligación,
hasta que los valores que cancelan la deuda son entregados al acreedor y se obtiene el
comprobante del pago efectuado.
DIFERENTES FORMAS DE PAGO
La operación de pago puede tener diversas formas, esta dependerá de la deuda que se
cancela, el monto de la misma, el acreedor, la residencia, entre tras cosas.
Pago a proveedores.
Pago a cobradores del proveedor.
Pago en las oficinas del proveedor.
Pago en Bancos.
Pago por medio de Bancos.
Pago en efectivo de gastos menores.
Pago de sueldos y jornales.
Pago a proveedores por correspondencia: Es el caso más común, en este se
cancela la deuda que se contrajo con el proveedor enviando un cheque por correspondencia
al domicilio del proveedor. La constancia del pago se obtiene cuando el proveedor envía el
recibo correspondiente.
Pago a cobradores del proveedor: Esta manera de Pago tiene el mismo
funcionamiento que el pago a proveedores por correspondencia, con la diferencia que no se
envía el cheque al proveedor, sino que es retenido en la empresa hasta que el proveedor se
presente a retirarlo. Este caso se presenta cuando el proveedor se maneja mediante
cobradores a domicilio. En este caso el recibo se realiza y se entrega en el momento del
pago.
Pago en las oficinas del proveedor: En este caso el cheque es llevado
directamente a las oficinas del proveedor y el recibo se obtiene en el momento que se hace
efectivo el pago.
Pago en Bancos: El pago debe ser efectuado directamente en la institución
bancaria. Esta se encargará de acreditar esos importes al acreedor (reciben el pago).
Pago por medio de Bancos: En esta forma de pago también interviene una
institución bancaria, pero en este caso es el deudor quien le encarga el pago al banco, es
decir, que el deudor toma la decisión de realizar el pago mediante la institución bancaria, la
cual cancela la deuda por medio de Ordenes de Pago, que se le entregarán a cada acreedor
(generalmente por correspondencia). Para poder efectuar esta forma de pago es necesario
que el deudor tenga una cuenta corriente en el Banco, a la cual le añadirá un listado con los
pagos a efectuar. Por medio del cual se adeudara el importe total de los pagos que realizo la
institución a nombre del cliente.
Otro tipo de pago que se efectúa a través de bancos es el que se utiliza para cancelar deudas
que se contrajeron mediante operaciones de importación, utilizándose un crédito
documentario.
Pago en efectivo de gastos menores: Para realizar estos pagos se utiliza un
Fondo Fijo, del cual se extrae el dinero necesario para realizar gastos menores, presentando
luego los comprobantes necesarios para la justificación de dichos gastos. También puede
retirarse dinero contra vales, este se aplica cuando no se conoce la cifra exacta que se va a
gastar, con la obligación de rendir cuenta del dinero extraído inmediatamente después de
realizarse el gasto. El Fondo Fijo debe mantenerse siempre en el mismo importe, entre
dinero, comprobantes de gastos y vales.
Periódicamente se extrae del banco, por medio de un cheque el importe necesario para
reponer el dinero faltante del Fondo Fijo. Este importe debe coincidir con la liquidación de
comprobantes que presenta el responsable de la custodia del Fondo Fijo.
Pago de sueldos y jornales: Esta forma de Pago también suele hacerse en
efectivo, el cual es extraído del banco en un monto necesario para abonar la nómina. Esta
manera de pago por tratarse de dinero en efectivo necesita de controles y procedimientos
muy particulares.
CONTROL INTERNO DE LOS PAGOS
El control en esta operación junto con la de Cobranza de basa en el manejo y la custodia de
fondos.
El activo que ofrece más dificultades es el dinero en efectivo ya que es difícil su
identificación, de esta forma su control es más susceptible a errores. También por su
liquidez y por el volumen que representa en la empresa, existen mayor probabilidades de
que en su entorno se produzcan fraudes. Por este motivo se deben agudizar las medidas de
control interno, para lograr minimizar errores y evitar fraudes.
Las normas de control interno se clasifican en las de carácter general y la custodia de
fondos, y las normas sobre la operación básica de pagos.
Estos son conjuntos de normas que tienen como finalidad tratar de que el dinero que se
encuentre en la empresa sea nulo y que se establezca un estricto control sobre los fondos,
tanto los que deban permanecer en el negocio como los que son depositados en bancos.
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE CARÁCTER GENERAL
Separación de funciones entre el manejo de fondos y la registracion de las
operaciones: Esta pretende separar a quienes tienen a su cargo el manejo de bienes, de la
registracion de bienes de las operaciones que efectúan. Esto provoca que exista un control
por oposición entre quien realiza la operación y quien la contabiliza. De esta forma el que
maneja los fondos no debe tener acceso a Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar ni a
Contaduría.
Concentración de responsabilidades de la custodia de fondos: Los valores
monetarios de una empresa deberán estar bajo el control de un solo responsable. Si esto no
sucede el control de los fondos seria prácticamente imposible. La custodia de los fondos
debe depender del Tesorero, aunque esta responsabilidad puede involucrar también a otras
personas. Este se encargará de la entrega de fondos a los cajeros, para que estos puedan
desempeñar sus funciones, debiendo ser perfectamente documentada, para que el Tesorero
pueda mantener el control sobre sus subalternos.
Separación de los fondos proveniente de Cobranzas con los destinados a pagos: Para
lograr que el control de los Pagos sea eficaz, debe hacerse una separación efectiva entre los
fondos proveniente de las Cobranzas de los que están destinados a Pagos. Los importes
obtenidos mediante la Cobranza deben depositarse íntegramente en un banco, y los Pagos
deben realizarse mediante la emisión de cheques contra esos saldos bancarios, no debe
retirarse el dinero directamente de Cobranzas antes de depositarse. En el caso de que se
necesite un pago en efectivo, debe recurrirse al Fondo Fijo, y si este es insuficiente, se debe
retirar en dinero necesario del banco, por medio de un cheque.
En la caja de Fondo Fijo no debe existir un movimiento continuo, ya que de esta manera se
hace imposible mantener el control del mismo.
Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos: Mediante esta norma
de control se pretende evitar que una sola persona cumpla con una misma función dentro de
la operación, principalmente en el manejo de fondos. Si esto no se logra evitar, la operación
podría estar expuesta a errores y/o fraudes.
Lo que esta norma procura a través de la rotación del personal, es que quien sustituya a otro
empleado pueda poner en evidencia un error o fraude realizado en esa función.
Para poder realizar esta rotación el personal que esta afectado tenga un tiempo de ausencia
de la actividad, de manera tal que durante este periodo pueda quedar al descubierto el
fraude o error.
Contabilización general de las operaciones relacionadas con los movimientos de
fondos:
La contabilidad es un sistema de información, es además un eficiente método de control.
Esta permite verificar a través de las registraciones, la consistencia de las operaciones
efectuadas por distintos sectores de la empresa. La misma resulta provechosa en lo que
refiere a movimiento de fondos.
Los sistemas deben tener una estructura de tal manera que si se produce un movimiento de
activo, este pueda ser rescatado y registrado por la contabilidad.
Debe destacarse que toda registracion contable deberá basarse en comprobantes que apelen
las operaciones que se han efectuado.
Arqueos sorpresivos: Consiste en el recuento de los valores que son mantenidos por
cualquier responsable de la custodia de fondos. El fin de esta norma es verificar la
coincidencia entre la existencia de disponibilidades que debería haber, según las
registraciones contables y de los con comprobantes básicos, junto con la existencia de
fondos realmente existentes. Debe realizarse de forma sorpresiva, de lo contrario se estaría
dando la posibilidad de que el responsable cubra la diferencia producida en los valores
antes que el recuento se efectúe.
En el caso de que ocurra la advertencia, la norma no permitiría la detección de errores o
fraudes en la tenencia y movimiento de fondos, es decir, que no estaría cumpliendo su fin.
El arqueo obviamente debe ser realizado por personas ajenas al que esta involucrado en el
manejo y el movimiento de los fondos.
Conciliación del extracto bancario: Adoptando como norma de control interno de
Cobranzas, que todos los cobros sean depositados en forma integra y diaria en una cuenta
bancaria y como norma de control interno de Pagos, que los egresos se hagan en cheques y
no en efectivo, resulta que todo el movimiento de fondos de la empresa va a pasar por el
banco. De esta manera existe un poderoso auxiliar que colabora con el control de estas
operaciones al margen de las que realiza la empresa, mediante los registros que realiza el
Banco.
Para cerrar el ciclo de control referido al movimiento de fondos, es necesario realizar la
conciliación entre las registraciones contables de la empresa y las que ha efectuado el
banco.
La conciliación tiene por propósito justificar las registraciones efectuadas en la empresa
con respecto a los movimientos de fondos y a descubrir eventuales errores de imputación
por parte del banco. Para ello se enfrentan ambas registraciones y se justifican las
diferencias
Para que sea efectiva tiene que ser efectuada por personal ajeno al que tiene participación
en el manejo de fondos o en la registracion de esas operaciones, dado que esas son
justamente las funciones que intenta controlar la conciliación.
CONTROL INTERNO DE CARÁCTER ESPECÍFICO
Entre las normas de control interno aplicables a los pagos, se destacan:
Pago en cheques: Es la forma básica que rige a los pagos de la empresa. Casi se
diría que es un principio general. Ello implica que todo pago (exceptuando los de gastos
menores) debe ser efectuado mediante el libramiento de un cheque, girado contra un saldo
bancario.
Esta norma hace que se disminuya la existencia de efectivo en la empresa, reduciendo así
el riesgo propio de la custodia de fondos y posibilitando un mejor control. También hace
que toda operación de pago deba pasar por un banco y de esa manera quede registrada en la
contabilidad del mismo. Esto permite que al hacer la conciliación se tenga un control total
sobre todas las operaciones relacionadas con el movimiento de fondos.
El pago en cheques, a su vez implica otras normas de control interno, tales como la
cantidad de firmas que debe llevar el cheque, la forma en la que debe ser emitido, las
precauciones a tener cuando se lo libre, etc.
Forma de emisión del cheque: Dependiendo de la forma en que el cheque sea
emitido, la circulación del mismo estará efectuada por un mayor o menor riesgo. En
principio, el cheque puede ser emitido al portador, a la orden o no a la orden.
El titular de un cheque al portador es quien lo posee. De manera que cualquiera que pudiera
apoderarse del cheque, podría hacerlo efectivo en el banco girado, depositarlo en cualquier
cuenta bancaria, o bien transmitirlo a un nuevo titular por la simple entrega. Un cheque así
emitido puede no llegar al acreedor y beneficiar indebidamente a quien se apodere de él. En
consecuencia por norma de control interno debe evitarse la emisión de cheques al portador.
El beneficiario de un cheque a la orden es la persona cuyo nombre figura en el frente o
quien lo ha recibido por endoso.
En endoso del cheque puede ser en blanco, es decir la simple firma del que lo transfiere sin
que se indique quien es el nuevo titular. En este caso quien se apodera de un cheque a la
orden que tiene un endoso en blanco, puede hacerlo circular perfectamente, pues se
presume que ese endoso se hizo para transferir el cheque a quien ahora lo posee. En el caso
que un cheque a la orden no este endosado, o que tenga un endoso completo –que indica
quien es el nuevo beneficiario-, quien se apodera de ese cheque puede colocar una firma
cualquiera, como si fuese el endoso del titular del cheque y hacerlo circular sin mayores
inconvenientes. Ello es posible pues el banco, al abonar el cheque, solo controla la firma
del librador y la del último endosante, dado que desconoce la firma del primer beneficiario
y de los endosantes
intermedios –ellos no tienen la firma registrada en el banco-. Para evitar estos
inconvenientes puede emitirse un cheque a la orden pero cruzándolo para depositar en
cuenta. Es decir, en el frente del cheque colocar dos barras paralelas y dentro de ellas una
leyenda que diga “únicamente para depositar en la cuenta a cuya orden fue extendido”. En
este caso por el hecho de tener las barras paralelas, el cheque no puede ser pagado
directamente por el banco girado sino que debe ser depositado en algún banco, y por la
leyenda que figura entre las barras, solo se admite que el depósito se efectúe en la cuenta
del primer beneficiario. Es decir que quien se apodera de un cheque en estas condiciones
nada puede hacer con el mismo, o a lo sumo depositarlo en la cuenta del acreedor a quien
se le efectuó el pago.
El cheque no a la orden le pertenece a la persona a cuya no orden fue emitido o a quien lo
recibió por transferencia. En este caso la transferencia no puede hacerse por endoso, sino
que debe efectuarse por cesión civil. Ello implica que al efectuarse la transferencia el
escribano habrá de comprobar la identidad del cedente y cesionario del cheque y registrarla
en el acta de trasferencia, cuya copia se le adjunta al cheque. Es decir que este tipo de
cheque anula prácticamente toda posibilidad de apoderamiento indebido del valor. Es mas,
si se desea que el cheque solo sea cobrado por el beneficiario, es decir impedir cualquier
transferencia, el mismo puede cruzarse con la leyenda “Únicamente para ser depositado en
la cuenta a cuya no orden fue emitido”.
En síntesis, para evitar riesgos en la emisión y circulación de los cheques que son librados
para efectuar Pagos, los mismos deberían ser emitidos a la orden o no a la orden del
acreedor, pero ambos casos con cruzamiento para depositar en cuenta.
Además, para que quede reflejada en forma explicita la deuda que se pretende pagar y
evitar así cualquier reclamo ulterior del acreedor, es recomendable que el cheque sea
imputado; ello se logra escribiendo al dorso, cuál es la deuda que se quiere cancelar con el
cheque y firmando esa inscripción quién libra el cheque. El hecho de imputar el cheque es
de singular importancia cuando el mismo es enviado por correo o cuando por otra
circunstancia no se obtiene el recibo probatorio del Pago en el momento en que se entrega
el cheque al acreedor. Un cheque para depositar en cuenta tiene el mismo valor que un
recibo del acreedor, pues permite demostrar que este recibió el cheque y lo depositó en su
cuenta –no es posible depositarlo en otra- y que era conocedor de lo que estaba cobrando,
por la imputación hecha en el dorso del cheque.
Pago amparado con la totalidad de los comprobantes básicos y anulatorios de los
mismos:
En el momento de firmarse el cheque debe exigirse la presentación de los comprobantes
básicos que demuestran la necesidad de efectuar el Pago a un proveedor, se le debe
presentar a quien firma el cheque, por lo menos la Factura del proveedor, el Remito
conformado por Recepción, la Orden de Compra que indica que se trata de mercaderías
requeridas oportunamente con Compras y la Cotización del proveedor que demuestra que
se están pagando el importe que oportunamente se había cotizado y sobre el cual se aprobó
la Compra.
Estos comprobantes deben ser cotejados por quien va a firmar el cheque. Para evitar que
esos comprobantes vuelvan a ser presentados mas adelantes para justificar otro Pago, es
necesario que se los intervenga con un sello que diga en forma visible la palabra “Pagado”
y que además reserve un espacio para anotar la fecha y el numero del cheque con el que se
efectuó el Pago.
Cheque con dos firmas: Esta forma de control interno indica que los cheques deben
ser firmados por lo menor por dos funcionarios de la empresa. Con ello se logra que exista
un control recíproco entre ambos firmantes y se pueden descubrir con mayor facilidad
errores en los Pagos. Además se evita el riesgo que significa que un apoderado de la
empresa pueda disponer por sí solo de todos los fondos depositados en bancos.
La segunda firma debe efectuar el mismo control con respecto a los comprobantes básicos
que realizó el primer firmante, pues la segunda firma no agregaría ningún control si se
remitiera solamente a firmad lo ya controlado por el primer firmante.
Ambos firmantes deberían sellar los comprobantes básicos que han sido anulados con el
sello de “Pagado” y el talón del cheque que queda adherido al talonario.
Si la primer firma fuese de Tesorería, podía admitirse que el control sobre los comprobantes
básicos que amparan el Pago solo fuese efectuado por quien firma en segundo termino,
limitándose la primer firma a controlar la Orden de Pago que le llega.
Una practica, algo común, que invalida este control interno, es la tendencia a dejar cheque
es blanco con una firma. En este caso es como si el firmante fuese uno solo. Quienes usan
esta práctica, alegan las dificultades que se pueden presentar cuando uno de los firmantes
no se encuentra en la empresa y debe efectuarse un Pago. Sin embargo, este inconveniente
es susceptible de solucionarlo si al abrir la cuenta en el banco registran su firma mas de dos
funcionarios, indicando que los cheques podrán ser firmados conjuntamente de a dos, entre
cualesquiera de las personas que tiene la firma registrada. Es mas, hasta pueden
establecerse jerarquías de firmas. Por ejemplo que registren la firma en el banco tres
funcionarios de nivel gerencial y tres personas del nivel de supervisión, e indicar al banco
que el cheque que se abone debe llevar como mínimo dos firmas y que por lo menos una de
ellas debe ser de Gerencia.
Control de cheques anulados: Para cerrar el control en lo que se refiere al manejo de
cheques, debe adoptarse como norma de control interno que los cheques que se anulan
queden adheridos a la libreta de cheques, o por lo menos que se destruya del cheque el
ángulo donde figura su numeración y se adhiere al talón de la chequera esa porción del
cheque anulado.
De esta manera, con la simple observación de la chequera se puede tener un panorama del
uso o destino de los cheques que la conformaban.
Existencia de fondo fijo: Para aquellos Pagos que por su importe o características no
pueden efectuarse un cheque, dada la necesidad de que sea en efectivo, debe proveerse la
existencia de un fondo fijo. La caja chica o fondo fijo debe estar en poder de una persona
responsable.
Debe fijarse el monto hasta el cual los gastos son compensables por el fondo dijo, de
manera que si se supera esa cifra el Pago debe efectuarse con cheque. También es necesario
fijar quienes son los funcionarios que pueden autorizar erogaciones compensables por el
fondo fijo.
También es necesario estipular cual es la frecuencia para la reposición del fondo fijo. En
algunos casos la reposición se hace en periodos fijos –una vez por semana, por ejemplo-
mientras que en otras empresas se adopta el temperamento de que la reposición se efectúe
cuando el fondo fijo descendió de un determinado nivel. Cualquiera sea el caso que se siga,
la reposición debe hacerse mediante la emisión de un cheque, previa presentación de todos
los comprobantes que demuestren las erogaciones incurridas.
Liquidación y Pago de sueldos y jornales: Las normas básicas de control interno a
tener presente en la liquidación y Pago de sueldos y jornales, requieren que exista una
separación de funciones entre quien controla la asistencia, quien prepara la liquidación de
los haberes y quien efectúa el Pago. Es conveniente como medida de control, si se lleva un
sistema de costos, que se verifique el total de horas trabajadas, con la imputación que haya
efectuado el sector de Costos para las distintas órdenes de producción.
En el caso que la liquidación incluya horas suplementarias, la autorización de las mismas
debe ser efectuada por los funcionarios con atribuciones para aprobar la realización de
horas extras.
El dinero a retirar del banco para efectuar el Pago debe ser el necesario para abonar los
importes líquidos de la nomina. El cheque para la extracción de fondos debe ser firmado
por los funcionarios autorizados ante el banco y la firma se colocará, previa presentación de
los comprobantes básicos que respaldan el Pago a efectuar,
El pago al trabajador de hará, previa firma en el correspondiente recibo.
CIRCUITO DE PAGOS
La figura muestra la secuencia de operaciones de un procedimiento de Cuentas a Pagar. El
mismo se describe en fases, de modo que se permita un análisis más exhaustivo de las
operaciones allí contenidas.
FASE 1: REVISIÓN DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR
El circuito comienza con la recepción de la factura del proveedor, la que debe ser ingresada
a un archivo para mantener el control sobre la misma y evitar extravíos, demoras u otros
inconvenientes. Si el diseño del sistema lo prevé, sus datos serán ingresados al soporte
magnético con el fin de disponer de los mismos cuando sean requeridos para continuar con
los pasos del circuito.
En esta fase se efectúa un control formal de la factura: ésta consiste en revisar si la misma
cumple con las formalidades exigidas por la ley tributaria, evitando sanciones que podrían
implicar la aceptación de procesar documentación que no cumpla con los requisitos legales
y reglamentarios (formato, numeración, inscripciones impresas, categoría de facturación,
etcétera).
FASE 2: AUTORIZACIÓN DE PAGO
Una vez aprobada la primera revisión formal, en la fase 2 se procede a verificar el
contenido de la factura del proveedor (que éste pretende cobrar) con el contenido del resto
de la documentación asociada a la transacción en análisis.
Para ello se procedea armar el legajo de pago; esto es, agrupar la documentación que ori-
ginó la transacción de compra, que se compone de los siguientes elementos:
oFactura del proveedor (original).
oOrden de Compra.
oRemito del proveedor, conformado por el recepcionista.
oParte de Recepción, emitido por el recepcionista.
oInforme de Control de Calidad, cuando sea necesario.
La revisión de fondo, necesaria para autorizar el pago, comprende los siguientes pasos de
control (coincidencia de datos en todos los documentos en que figuren los mismos):
Verificar que la razón social impresa en la factura corresponda al proveedor al que se
asignó la compra.
—Verificar que los productos facturados, y su cantidad, sean los indicados en la respectiva
Orden de Compra.
Controlar que los productos facturados fueron recibidos sin objeción (conforme a lo in-
dicado en el Remito emitido y en el Parte de Recepción).
Controlar que los precios facturados correspondan a los convenidos en la cotización
presentada por el proveedor y ratificada en la Orden de Compra. Verificar que se apliquen
los descuentos convenidos.
Verificar la exactitud de los cálculos aritméticos contenidos en la factura, incluyendo la
aplicación de impuestos y de sus respectivas alícuotas.
Dejar constancia del resultado de la inspección de control de calidad (cuando los
artículos adquiridos así lo requieran).
Si la revisión ha pasado con éxito todos los requisitos señalados se estará en condiciones de
autorizar el pago. Esta decisión se concreta con la emisión de un instrumento denominado
Orden de Pago. Este documento actúa como carátula que precede el Legajo de Pago, del
que se hizo referencia anteriormente. La Orden de Pago es un documento numerado sobre
la base de una numeración secuencial ininterrumpida. Contendrá la indicación del
beneficiario del pago (proveedor), la fecha de emisión y fecha de pago y la imputación
contable; será firmada por el emisor, que es el responsable del sector Cuentas a Pagar.
La documentación completa (el legajo) se enviará al sector Tesorería (con la autorización)
para efectivizar el pago.
FASE 3: OPERACIÓN DE PAGO
Tesorería, sobre la base de la documentación recibida (Legajo de Pago acompañado de la
Orden de Pago), revisa el legajo y emite el cheque (en la fecha de vencimiento prevista)
observando las normas de control interno que se encuentren vigentes. Registra, sobre la
Orden de Pago, el banco y número de cheque aplicado. Firma el cheque (primera firma de
dos) y anula la documentación (sella “pagado”), a efectos de evitar la repetición del circuito
de pago utilizando nuevamente la misma documentación, hecho que podría provocar la
emisión de otro cheque para el mismo pago.
Es conveniente que el cheque lleve una segunda firma, además de la del tesorero, de modo
que se fortalezca la seguridad cuando se dispongan de fondos de la empresa.
FASE 4: REGISTRACIÓN CONTABLE
Las registraciones contables que corresponden efectuar, como resultado de las operaciones
de pago, se indican a continuación:
Se debita la cuenta del proveedor (se cancela el pasivo que se habla creado a causa de
la recepción de la mercadería).
Se acreditan las subcuentas del banco adonde se giraron los cheques.
Simultáneamente, se registran las operaciones en las respectivas cuentas del Mayor
General.
FASE 5: VERIFICACIÓN DEL RECIBO DE PROVEEDOR
Es recomendable exigir al proveedor la entrega de un recibo oficial en el momento del
pago. Si bien se tomó la precaución de librar el cheque de pago con la cláusula “no a la
orden”, y de cruzarlo a efectos de asegurar que sólo sea cobrado por el beneficiario al
depositario en su propia cuenta bancaria (sin poder endosarlo), la existencia de un recibo
oficial fortalece las medidas de control (agiliza un potencial proceso de prueba en caso de
tener que justificar un eventual reclamo de deuda: el recibo indica que partidas se han
cancelado).El recibo oficial deberá ser incorporado al Legajo de Pago para cerrar la
documentación del circuito.
2. Cobranzas
CONCEPTO
La operación básica de cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones
necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no -
(Créditos) en un activo líquido (Disponibilidades). Comienza con la
existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a
cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algún título
representativo de dinero - cheque u orden de pago.
También se interpreta como Cobranza a la documentación de un crédito que ya existe. Se
trata de un crédito en cuenta corriente que es cancelado por el deudor mediante un pagaré.
Si bien aquí el cobro no es definitivo, pues se sigue teniendo un crédito y aún no se ha
percibido el dinero, las características de la gestión emprendida son de similar importancia
a las que se requieren para lograr el cobro en dinero.
Por último, también podría aceptarse como operación básica de Cobranza al descuento de
un documento. A pesar de que tiene características diferentes a las de una operación básica
de Cobranza, el resultado que produce – transformación de un crédito en disponibilidades
permite que se la trate como una Cobranza, en lugar de considerarla como una operación
básica secundaria (financiera).
La operación básica de Cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el
momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que los
valores resultantes de la Cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa.
DIFERENTES FORMAS DE COBRANZAS
La Cobranza puede asumir diversas formas en función del tipo de empresa que se trate, de
las características de los deudores, de la radicación de los montos a cobrar, del volumen de
operaciones, etc. Es probable que en una empresa se puedan aplicar más de un tipo de
Cobranza para lograr la cancelación de los créditos.
Cobranza por cobradores: en este caso, personal de la empresa sale a efectuar la
Cobranza directamente en el domicilio del deudor. Allí se percibe el dinero, los cheques o
los pagarés que firma el deudor. De este tipo de Cobranza se desprenden otras variantes:
Cobranza por repartidores: en algunos casos, dada la característica del producto
que se comercializa, la Cobranza es realizada por el mismo repartidor que efectúa la
entrega de la mercadería vendida. Suele ser usada por empresas que se dedican a la venta
de productos alimenticios.
Cobranza por agencia: en este caso el deudor también es visitado en su
domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna empresa
dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese fin. En realidad
no es una forma muy utilizada, reservándose su uso, generalmente, para el caso de créditos
de difícil realización.
Cobranza por correspondencia: el deudor envía por correspondencia el importe de
su obligación. Normalmente el deudor envía un cheque de manera tal que elimine cualquier
riesgo por extravío o sustracción del valor.
Cobranza en Caja: en este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para
realizar el pago de su deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que
venden sus mercaderías a crédito, generalmente cancelables al cabo de un número
determinado de cuotas.
Cobranza por depósito bancario: en algunos casos, el deudor efectúa su pago
depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor.
Generalmente en estos casos se usa un modelo de boleta de depósito especial que tiene una
copia más que la habitual. Esa copia demás queda en poder del banco, quien la hace llegar a
su cliente para hacerle saber a éste de la Cobranza que se ha realizado.
Cobranza de documentos por medio de un banco: entre los servicios que ofrecen los
bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En estos casos los documentos a
cobrar son entregados al banco. Este envía el aviso de vencimiento al deudor para que
efectúe el pago directamente en el banco. Cuando el deudor paga, el banco acredita el
importe recibido en la cuenta de su cliente y notifica a éste del éxito de la gestión de
cobranza. Si el documento no fuera cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse
del protesto del mismo.
Cobranza de exportaciones: cuando el deudor reside en el exterior, la Cobranza se
realiza normalmente a través de instituciones bancarias que posibilitan que se concrete la
operación. El crédito se produce sobre la cuenta corriente del acreedor y el banco le notifica
la Cobranza efectuada.
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE CARÁCTER GENERAL
Este tipo de control interno es similar al control general de Pagos ya detallado en la página
número 2.
CONTROL INTERNO DE CARÁCTER ESPECÍFICO
Entre las normas propias de la Cobranza, se distinguen las siguientes:
Utilización de recibos prenumerados: para posibilitar un control estricto sobre la
Cobranza, los formularios que se utilizan como recibos deben venir encuadernados en
talonarios y prenumerados de imprenta. Una copia de cada recibo extendido debe quedar
adherido al talonario como así también de aquellos que fueron anulados. Además debe
instruirse al
personal que emite los recibos para que el uso sea correlativo, es decir sin dejar recibos en
blanco para utilizar más adelante. Básicamente, lo que se debe verificar es que de todo
recibo emitido se envíe una copia a la empresa. Para ellos se puede controlar el talonario
cuando éste se termina, observando si todos los recibos tienen una copia adherida, sumar el
importe de las copias y controlar el total con las Cobranzas rendidas, por quien utilizaba el
talonario, en los días que abarca el uso del mismo. Otra forma de control consiste en
observar diariamente si las copias de los recibos que se rinden tienen numeración
correlativa. Los recibos deberán ser firmados por la persona que efectuó el cobro. Para
cerrar el control, los formularios deben ser custodiados por un funcionario responsable
(Jefe de Cobranzas) y entregados a quienes los van a utilizar, bajo recibo firmado y cuando
demuestren que se está por terminar el talonario que tienen en uso.
Liquidación inmediata de la cobranza: esta norma procura que cuando se realice una
Cobranza fuera de la empresa, los fondos obtenidos lleguen cuanto antes a la Tesorería de
la empresa o al Banco. Esto implica que si la Cobranza es por cobradores, la rendición debe
ser diaria. En el caso de que los cobradores se trasladen al interior se requiere que
diariamente realicen depósitos o transferencias desde los bancos del interior. Concentrando
los fondos cobrados lo antes posible, se controlan las disponibilidades que pertenecen a la
empresa, además de permitir que se utilicen transitoriamente estos valores con fines ajenos
a los de la explotación.
Control de los valores recibidos por correspondencia: El peligro de este tipo de
cobranza es que en el momento de recibirse los valores no se emite un recibo que ampare el
Ingreso. Por tal razón es conveniente que los valores no lleguen directamente a Caja sin
ningún tipo de comprobante. Resulta conveniente que la correspondencia sea abierta
directamente por Secretaría y que allí se confeccione una planilla con el detalle de los
valores recibidos.
Concesión de descuentos por pronto pago: Éstos no deben ser autorizados por quien
efectúa la Cobranza. Esta norma pretende evitar el posible fraude que cometería quien
cobrara un importe, e ingresara otro inferior, justificando la diferencia como un descuento
concedido.
Endoso restrictivo de los cheques recibidos: Es necesario que ni bien se reciba un
cheque se le inserte al dorso un sello que tenga la leyenda “Únicamente para ser depositado
en la cuenta de XX”. De esta manera nadie podrá apropiarse del cheque, ya que el mismo
solo podrá ser depositado en la cuenta de la empresa.
Cheque para depositar posteriormente: Es una práctica habitual que se entreguen
cheques cuyo depósito debe ser postergado y que generalmente se extienden con fecha
adelantada. Es una norma de control interno no aceptar cheques postdatados, ya que si entre
la fecha de recepción del valor y la que figura en el mismo se produce el fallecimiento, la
quiebra u otro tipo de inhabilitación del librador, serán muy problemáticas las posibilidades
de efectivizar el cobro.
Transferencia de dinero o valores: Cada vez que se transfieren internamente efectivo
o valores, debe hacerse de forma tal que la transferencia quede documentada para que se
sepa quien es el responsable de la custodia de los mismos. La documentación de
transferencia implica un descargo para quien entrega el dinero y una responsabilidad para
quien los recibe al firmarle la recepción de los valores. Por eso, es recomendable que los
valores pasen por el menor número de manos posibles.
Custodia de documentos a cobrar: Es recomendable que los documentos a cobrar no
queden en poder de quien efectúa el cobro o recibo de los fondos, pues se posibilita que se
extraigan fondos de la Cobranza y se reemplacen estos importes por un documento. Por tal
motivo es recomendable que esos documentos queden en poder de personas que no tengan
acceso a las disponibilidades.
Depósito íntegro e inmediato de la cobranza: Se procura que diariamente se realice
el depósito total de la Cobranza y al mismo tiempo emitir un cheque, para extraer los
fondos necesarios del banco. De esta manera se posibilita un eficiente control al verificar
que la Cobranza de cada día ha llegado a la Institución Bancaria.
CIRCUITO DE COBRANZAS
La figura muestra la secuencia de operaciones de un procedimiento de Cobranzas. El
mismo se describe en fases, de manera que ello permite un análisis más exhaustivo de las
operaciones allí contenidas.
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IDENTIFICACIÓN PREPARACIÓN GESTIÓN
CONTROL Y
DE DE LA GESTIÓN DE RENDICIÓN
DE REGISTRACIÓN OPORTUNIDADES DE
COBRANZA COBRANZAS LA COBRANZA DE LA
DE COBRANZAS
COBRANZA
COBRANZAS COBRANZAS COBRANZAS
TESORERÍA CONTADURIA
FASE 1: IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES DE COBRO
La Cobranza surge de una operación previa de Ventas, que, a su vez, originó un proceso de
Facturación. Esto significa que en el momento de la cobranza ya se dispone de registros de
computación con información almacenada (fecha de vencimiento) que permitirá identificar,
en el momento correspondiente, las distintas oportunidades en las que deben iniciarse las
gestiones de cobro.
Por lo tanto, un programa de computación recorrerá periódicamente el archivo de Débitos a
Clientes pendientes de cancelación (normalmente Facturas y Notas de Débito) y detectará
cuáles se encuentran en situación de cobro. Una situación similar se presentará si llevan
registros de Documentos a Cobrar.
FASE 2: PREPARACIÓN DE LA GESTIÓN DE COBRO
La gestión de cobro (cuando se realiza por medio de cobradores) debe estructurarse según
la distribución geográfica de los deudores, de manera que cada cobrador será responsable
de su zona asignada.
Por lo tanto, un proceso de computación procesará la información almacenada en archivos
y emitirá listados (diarios) ordenados por zona, las cuales contengan la identificación de los
comprobantes, cuya cobranza se encargará cada cobrador. El detalle de esos listados
incluirá el número de Factura, Nota de Débito o Pagaré, fecha de emisión y de vencimiento,
importe neto (indicación de descuento, si corresponde), razón social o nombre del deudor,
domicilio de pago y un espacio destinado para registrar el resultado de la gestión (“no
cobrado” o, en caso contrario, número de recibo, tipo de recaudación de importe neto y
descuento).
En el caso de cobranzas por correspondencia —cuando los clientes cancelan sus deudas a
través del envío de cheques por correo— deben tomarse determinados recaudos por razones
de control. En primer lugar, la correspondencia deberá ser recibida y manejada por un
sector ajeno a Tesorería. Ello es a causa de que un tercero, ajeno al movimiento de fondos,
sirva de elemento de control acerca de los valores recibidos y de la oportunidad de su
recepción. En este caso, el receptor cubrirá una planilla especialmente diseñada para
registrar los valores recibidos por correspondencia. Luego, los cheques serán enviados a
Tesorería para continuar con el circuito de cobranzas.
FASE 3: GESTIÓN DE COBRO
Si la Cobranza se efectúa por medio de cobradores a domicilio, estos entregarán recibos
que podrán ser provisorios, si las normas de la empresa lo determinan, hasta que los
cheques sean acreditados en su cuenta. En caso contrario, el recibo será definitivo (recibo
oficial), pero se aconseja dejar constancia en éste mediante una leyenda aclaratoria que
certifique los documentos a los que hace referencia ese recibo. Luego de verificarse la
acreditación bancaria de los respectivos cheques recibidos, los mismos serán cancelados.
Cualquiera sea el resultado de la gestión de cobro, el cobrador lo dejará registrado en el lis-
tado que se le entregó para el trámite, con el detalle del número de cheque, banco, importe
y número de recibo, si es que tuvo éxito en su gestión.
FASE 4: RENDICIÓN DE LA COBRANZA
Los cobradores deberán efectuar la rendición diaria de la función que han cumplido. Esto
significa comunicar a Tesorería qué valores, de los que planificó cobrar, fueron percibidos,
y bajo qué forma: en cheque o en pagaré, y también cuáles no se pudieron cobrar (y la
causa de ello).
Es conveniente diseñar un formulario especial para esta rendición, el cual podría ser incor-
porado al sistema de computación que administre este procedimiento, y presentar por
pantalla la estructura del esquema de información requerida por la fase de rendición.
Es fundamental destacar que toda la información ingresada en la “pantalla rendición” debe
ser avalada por la correlativa información contenida en los recibos (cuya copia formará
parte de la rendición) y en los valores recibidos.
La documentación así elaborada y los valores serán controlados por Tesorería (destinatario
de esos elementos), que deberá aprobar, si está de acuerdo, el proceso de rendición. En
Tesorería se incorporará un resumen de los valores recibidos en la planilla diaria de caja, en
la cual figurarán también registrados, si ello ocurrió, los valores recibidos por
correspondencia.
Por su parte, el sector Cobranzas deberá actualizar sus registros a fin de repetir, al día
siguiente, un nuevo ciclo del procedimiento, con su documentación y su circuito
informativo depurados. Dentro de esta fase, resta efectuar en la institución bancaria —por
parte del sector Tesorería— el depósito de los cheques recibidos, tanto de los cobradores
como los enviados por correspondencia. Las cobranzas recibidas deben ser depositadas
íntegramente y sin demoras. Esto significa que no deben tomarse esos fondos (ni parte de
los mismos) para efectuar pagos. Estos serán efectuados a través del fondo fijo (si la
erogación es de poca significación) o por medio de cheques propios, si su importancia lo
requiere.
FASE 5: CONTROL Y REGISTRACIÓN DE LA COBRANZA
El sector Contaduría será el responsable de controlar la consistencia de toda la información
generada de la gestión de Cobranza. Luego de la verificación, podrá confeccionar los
respectivos asientos en la contabilidad general y en el Subdiario de Ingresos y Egresos. La
información a que hacemos referencia (base del control) es la siguiente:
El control de consistencia consiste en las siguientes verificaciones:
Los créditos a las cuentas de clientes, en cancelación de facturas (u otros débitos)
adeudadas por ellos, deberán coincidir con la sumatoria de los importes registrados en los
listados de cobranzas de los cobradores y con el listado de valores recibidos por
correspondencia.
En caso de haberse otorgado descuentos por pronto pago, se deberán conciliar los
importes totales de facturas canceladas con los importes reales cobrados en relación con
esas facturas.
La sumatoria de los listados indicados en el primer punto deben concordar con el
importe total de recibos emitidos y con la suma de los importes de las boletas de depósito.
Autores:
Casa, Alejandro
Solís, Gisela
Portas, Nayla
Universidad Tecnológica Nacional
3. Bibliografía
Descripción de las Operaciones Típicas de una Empresa.
Alberto Díaz, Editorial Club de Estudio.
Sistemas de Información para la Gestión Empresaria. Procedimientos, seguridad y
auditoria.
Alberto Lardents, Editorial Prentice Hall.
Trabajo enviado por:
Nayla Portas

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Portas Nayla. (2003, noviembre 2). Gestión de pagos y cobranzas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/gestion-de-pagos-y-cobranzas/
Portas, Nayla. "Gestión de pagos y cobranzas". GestioPolis. 2 noviembre 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-pagos-y-cobranzas/>.
Portas, Nayla. "Gestión de pagos y cobranzas". GestioPolis. noviembre 2, 2003. Consultado el 27 de Abril de 2015. http://www.gestiopolis.com/gestion-de-pagos-y-cobranzas/.
Portas, Nayla. Gestión de pagos y cobranzas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/gestion-de-pagos-y-cobranzas/> [Citado el 27 de Abril de 2015].
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