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ERP y la parte tecnológica de la empresa

1. Introducción

Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información.

  • Competitividad

Las empresas para mantenerse requieren, por un lado, de continuas optimizaciones de sus costos, ya se de producción, comercialización o administración y, por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad.

  • Control

Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

  • Integración

Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura.

La selección de un sistema ERP es un proceso complejo, que se ve influido por la cultura informática que tenga la organización y que pueda verse afectada por la resistencia al cambio o a la idea errónea de que este tipo de proyectos consumen grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo.

2. Desarrollo

Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y se aproveche al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación para mejorar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable.

Un poco de historia

Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy conocemos como ERP se gestó durante la Segunda Guerra Mundial, lo que ha sido un largo proceso de cambios y adaptaciones; así es, tal y como muchos productos de computo que se comercializan actualmente en forma masiva, el origen del ERP se encuentra en el área de la tecnología militar.

Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utilizó sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas MRP Systems (Material Requirements Planning Systems).

A principios de la década de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, principalmente en E.U. Durante los 60 y 70 tuvieron un desarrollo importante ya que permitían reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real, “dice Andrés Piedragil”.

En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MRP II, aunque el acrónimo cambio de manera radical a Manufacturing Resource Planning, estos nuevos sistemas permitían cuidar factores relacionados con las capacidades de manufactura.

En la década de los 90, se veía una panorama disperso: por un lado los sistemas especializados en factores de requerimientos y en el otro extremo los sistemas orientados hacia la planeación de procesos de manufactura.

Dado el contexto de negocios que se empezó a vivir, regido por un marco de competencia global que exige mayores niveles de eficiencia y productividad dentro de los procesos y operaciones de la empresa para poder alcanzar los niveles óptimos de servicio; las empresas necesitaban soluciones de tecnología integrales que les permitieran alcanzar estos niveles.

Debido a los requerimientos, la industria del software desarrolló varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso.

Poco después, la simple conexión (MRP / aplicaciones para corporativos) se transformó en una sistema empresarial integrado: los ERP habían nacido.

3. ¿Qué es un ERP?

Un ERP, de sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos Empresariales , se refiere a un paquete informático que cubre de forma parcial o total las áreas funcionales de la empresa. En entrevista con los principales oferentes de soluciones ERP en México, dice Aldaco (2000), que todos acordaron en definirlo como un sistema de gestión de información estructurado, diseñado para satisfacer de soluciones de gestión empresarial. Se caracterizan básicamente por su capacidad de modelar y automatizar la mayoría de los procesos básicos de una organización, desde la orden de venta, hasta la distribución del producto; la gama de funciones que cubren los ERP son: contabilidad, finanzas, administración de ordenes de venta, logística, producción y recursos humanos.

Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se han especializado por segmentos de industria, lo que implica que la lógica para optimizar procesos está basada en modelos de operación específicos.

¿Por qué utilizar un ERP?

Debido al proceso que se está viviendo de globalización, se está gestando un cambio en la forma en que las empresas hacen sus negocios, además de exigir mayores niveles de eficiencia en las operaciones y procesos causada por la competencia.

En este sentido, las empresas que deseen sobrevivir requerirán de sistemas de información empresarial que les permitan aumentar su competitividad.

De acuerdo con McDaniel (1998), en la actualidad es necesario establecer que el manejo de la información para una organización es el líquido vital para que ésta se mantenga en franca competencia. El sistema de información debe ser flexible, interactivo, que permita a los gerentes y directivos obtener y manipular información.

Debe considerarse que la decisión de incorporar un sistema de información cambiará incluso la visión del negocio y el hacerlo de una forma correcta y con clara visión del proceso, se ganará una ventaja competitiva muy importante.

Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información.

  1. Competitividad: Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya se de producción, comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad.
  2. Control: Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.
  3. Integración: Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura.

En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos .

El reducir la incertidumbre sobre la veracidad de la información, mejorar la comunicación entre áreas, reducir la duplicidad de la información y eficientar la integración de los procesos son otras de la razones para llevar a cabo la implantación de un sistema ERP.

Es indispensable considerar lo beneficios que traerá la implantación de un sistema ERP:

* Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas

* Información disponible e inmediata para la toma de decisiones

* Incremento en la productividad

* Mejora en los tiempos de respuesta

* Rápida adaptación a los cambios

* Escalabilidad del sistema

* Integridad de los datos

* Seguridad definida por el usuario.

* Reducción en los costos

Se debe poner especial énfasis en el procesos de selección de las empresas capaces de proporcionar los servicios de soluciones integradas.

Comenta Cerezo (2000) en relación al especial cuidado que se debe tener con respecto a la selección de la soluciones:

Los directivos deben seleccionar soluciones que les permitan integrar las aplicaciones tradicionales con otras aplicaciones claves para la empresa y totalmente capaces de operar en un entorno de negocios electrónicos.

La selección de este tipo de soluciones debe tener en cuenta que la tecnología está cambiando, el proceso de implantación debe ser corto y no requerir gran inversión de recursos. Además de establecer lo que ella considera serían los pasos para que se haga una correcta selección de una sistema de este tipo para la organización:

* Tener muy claro qué es lo que se quiere hacer, el objetivo que se persigue.

* Involucrar a todas la áreas de la empresa con el fin de establecer las necesidades y requerimientos reales de los usuarios.

* Detallar y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en un orden de prioridades

* Buscar a los proveedores y la mejor manera de buscarlos es indagando en el mercado los productos y los distribuidores que pueden satisfacer las necesidades.

* Una vez realizada la selección, el mayor reto que enfrentan las empresas para implantar sistemas de información empresariales modernos es poner en funcionamiento éstos de forma exitosa, dentro del tiempo y del presupuesto, dice “Steven E. Reyes”.

La implantación de un sistema de información no sólo es el hecho de instalar el software y listo, como por arte de magia se tendrán resultados instantáneos como una formula mágica que incrementará la eficiencia de la empresa. Es de considerarse que el costo total de las soluciones ERP no solo incluye el software, mantenimiento y soporte técnico, sino también el costo de implantación.

Claudia Cerezo en su articulo “Mas allá de los procesos internos de su empresa: ERP’s en el Web” comenta sobre los diez factores para la exitosa implantación de un ERP:

La visión de un proyecto de negocio

Es de vital de importancia que el proyecto ERP sea designado a un equipo multidisciplinario para evitar la pérdida de visión del negocio.

Formación del un comité de proyecto

Es necesario crear un comité que represente cada área de la compañía, debido a que este tipo de tecnología tendrá repercusión en toda la organización. El comité deberá reunirse con periodicidad para revisar progresos, definir estrategias, asignar prioridades y resolver conflictos. El compromiso y participación de la alta dirección son indispensables.

Designación de un líder de proyecto

Este líder funcional debe conocer perfectamente la organización y al negocio como tal, debe contar con la capacidad de tomar decisiones y resolver conflictos, así mismo debe coordinar esfuerzos y tareas de diferentes áreas.

Involucrar a los usuarios

Existen empleados claves en el proceso de implantación, la capacitación de estos es muy importante debido a que si participación en el nuevo sistema de información será parte del día a día.

Capacitación que va mas allá de los conceptos tecnológicos

Existen nuevos modelos que están revolucionando la forma de hacer negocios, los cuales pueden ser aplicables para hacer de la tecnología un recurso más rentable. Las nuevas herramientas como Internet, ocupan actualmente un papel muy importante en el campo empresarial, por lo que es primordial que el personal se mantenga capacitado, no sólo en el sistema ERP, sino en conceptos de planeación, nueva terminología, procedimientos y técnicas operativas, entre otros.

Adaptación a los programas existentes

Cada empresa requiere satisfacer sus necesidades específicas; sin embargo, los programas y paquetes existentes están construidos bajo estándares o prácticas de calidad mundial. De esta forma se puede encontrar en el mercado la herramienta ideal, dirigida para cada tipo de industria, a la cual se le realizan unas pequeñas adaptaciones para que quede a la medida de cada empresa. Es recomendable no crear programas o adaptaciones que vayan en contra de la filosofía del paquete adquirido, debido a que puede ocasionar un gran costo en el momento de migrar a futuras versiones.

Elaboración de un programa detallado

Es recomendable elaborar un programa detallado con tiempos y responsables de forma recurrente, con el fin de observar los avances del proyecto, verificar las tareas efectuadas y las próximas a realizar, así como identificar problemas potenciales. En la elaboración del programa de trabajo deben participar los usuarios clave para precisar los tiempos que les llevará ciertas actividades tales como: carga de datos, depuración de información, tiempo disponible para capacitación, etcétera.

Recurrir a los expertos

El punto de vista de un externo es indispensable en este tipo de proyectos. Actualmente existen diferentes alternativas de consultoría que proporcionan la orientación necesaria para poner en marcha la solución. Es importante verificar la experiencia de estas fuentes en cuentas de su mismo tamaño y giro. Asimismo, es indispensable asegurarse de que tengan una cultura cercana a su empresa y que cuenten con una metodología similar.

Una nueva visión

El éxito en la implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la empresa. Es indispensable fomentar el trabajo en equipo debido a que a partir de la liberación del ERP, los datos ingresados por un usuario serán utilizados por otro de un área completamente diferente. Lo importante es que todas las áreas de la empresa alcancen el objetivo al mismo tiempo.

El seguimiento

Es necesario tomar conciencia de que la implementación de una sistema ERP es un proceso de mejora continua. El proyecto requiere de mantenimiento ya que constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las posibilidades de operación, como nuevas versiones, capacitaciones y revisiones periódicas con su consultor para obtener el mayor provecho de la solución.

Desde hace unos 20 años se ha demostrado que la parte de comercio electrónico entre empresas funciona adecuadamente. Sin embargo, con la aparición de Internet se puede acceder a la totalidad de las empresas. (Trincado 2000)

Actualmente hay muchas empresas que, gracias al uso de herramientas tecnológicas con soporte en Internet, han obtenido ventajas sobre sus competidores y colocado en la punta de la carrera empresarial.

Menciona Manuel Trincado (2000), entre las aplicaciones mas conocidas destacan las soluciones CRM, las cuales permiten Administrar la relación directa con el cliente, de forma tal que se puede dar una atención personalizada, un servicio directo on line o a través de Call Centers, se puede hacer un seguimiento de la situación de sus pedidos, construir una comunidad de valor enfocada y personalizada.

También existen las soluciones SCM. En este caso es la parte que maneja el back-office, con la cual podemos administrar toda la cadena de suministro, incluso trabajar con los proveedores de los proveedores, manejar los inventarios, security stock, conocer y pronosticar la demanda y la variabilidad, así mismo como la distribución.

Pero lo que sí es verdad, es el hecho de que algunas empresas están considerando el utilizar el Internet como un canal más de ventas; otras sin embargo están considerando utilizar Internet simplemente como un apoyo para su canal de ventas actual, mas sin embargo existe otras que consideran la venta por Internet únicamente.

La transición de la empresa tradicional a un negocio electrónico o el utilizar el Internet como apoyo para sus operaciones, presenta ventajas que deben ser tomadas en cuenta por los altos directivos, como una manera de poder sobresalir y desarrollar ventajas competitivas sostenibles, (Rivera 2000) pero cabe mencionar que una solución efectiva es aquella que le permita realizar transacciones con sus socios de negocios, así como con sus clientes y mantener la relación con el mismo.

Para incursionar en el E-business o E-commerce, es necesario que las empresas tengan en cuenta que esto es un cambio mas que tecnológico es cultural, además de requerir cierta infraestructura.

Las opciones para completar la parte -E- en la compañía son dos: los ISP y los ASP.

Para comenzar la aventura dentro de la jungla electrónica es necesario establecer una estrategia de mercadotecnia, crear un catalogo de productos, definición de costos y precios de venta, el mercado objetivo y los medios de entrega.

Se puede comenzar por seleccionar a un proveedor de servicios de Internet, además puede emplearse un desarrollo propio o una solución ya hecha, que cuente básicamente con el catalogo de productos, carritos de compras, formas de pagos con transacciones seguras, procesamiento de pedidos y análisis de la información de los clientes. Es indispensable contar con dos elementos básicos: un proveedor de hosting confiable y un sistema confiable de distribución.

Posteriormente debemos enfocarnos en la ubicación de la tienda virtual, se puede acudir a una oferta especifica para el hosting de tiendas virtuales.

Es indispensable considerar la parte de seguridad dentro de la tienda y en las transacciones, existen dos estándares de seguridad diseñados para el comercio electrónico: SSL (Secure Socket Layer) y SET (Secure Electronic Trasaction). El primero de ellos se caracteriza por no permitir la descodificación del documento por terceros, para lo cual hace uso de llaves aleatorias, con un certificado y una firma digital, cuya función es asegurar que sólo el usuario interesado podrá descifrar el mensaje. SET, por su parte, constituye un estándar de pago seguro basado en técnicas de encripción avanzada, cuya finalidad es elaborar transacciones en Internet. Funciona con base en llaves públicas y privadas –las cuales, a su vez, están protegidas por SSL–, que en conjunto encriptan las transacciones para mantenerlas a salvo de miradas indiscretas.

En cuanto al equipo que se necesita para montar estas aplicaciones, en el mercado existe un vasta oferta. Sin embargo, todo el equipo, como servidores, ruteadores, switches, etcétera, se puede adquirir directamente con los fabricantes, o bien, por medio de un ISP o ASP.

En el caso de los ASP, éstos han tomado el papel de integradores en todo lo concerniente al comercio electrónico, ya que su propuesta abarca lineamientos de software empresarial, venta y renta de equipo, enlaces dedicados y hospedaje de sitios Web, entre otros.

De cualquier modo, sea grande o sea chico el proyecto de comercio electrónico, siempre será necesario contar con la ayuda de los expertos y la oferta en ese sentido en el país es amplia; sólo dependerá de cada uno contratar los servicios adecuados.

Lo ejecutivos de las Tecnologías de la Información (TI) de la industria en general, muchos de los cuales han tenido oportunidad de ver durante años la implantación de un sistema ERP, están descubriendo las nuevas reglas del negocio, las velocidades trepidantes y la creciente demanda de sus clientes gracias a la nueva era de Internet.

Estos usuarios de ERP o sistemas de planeación han mejorado sus operaciones a través de la integración de sus sistemas de producción y administración con los de las demás tecnologías de la información y están extendiendo estas herramientas hacia sus cadena de suministro o hacia sus clientes.

Los E-business o negocios electrónicos llegaron para darle celeridad y eficiencia a los negocios. Los clientes están listos para recibir un servicio bastante mejor que el que se ofrecía en el pasado.

Expertos en la materia aseguran que llevar a una empresa sea del giro que sea, al siguiente nivel del ERP, es decir, al E-business, requiere mas que implantación en los sistemas internos. Trabajar con socios en la cadena de suministros que están lidiando con la adopción de procesos en la empresa y que están fijando el flujo vía Internet, ahí es donde esta la clave del proceso.

Una cadena de suministro integrada es prerrequisito para responder a la demanda de productos hechos a la medida. De hecho esta medida se está convirtiendo en una norma para los fabricantes.

El contemplar a las empresas dentro del comercio electrónico permitirá hacer mas eficientes las operaciones de las mismas, y del mismo modo establecer nuevas formas de cooperación. La optimización en la operaciones reducirá los costos tanto de operación, administración y transporte. En este sentido, se logrará alcanzar una ventaja competitiva sostenible.

Se tienen mejores canales de acceso a los mercados actuales, y los clientes pueden acceder de manera simple y amigable a los productos y servicios de lo oferentes.

Finalmente y repitiendo, la orientación de las implantaciones de estos sistemas debe estar dirigida hacia la optimización de las operaciones de la empresa, enfocándose en sobre todo en la satisfacción de los clientes.

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Resumen

En el marco de competencia actual y con los retos que implican una economía global, es necesario que las empresas vean en los sistemas de información una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficentes sus procesos y optimizando sus operaciones. Una de las soluciones mas viables para las empresas son las soluciones ERP las cuales les permitirán el grado de optimización deseado, pero es importante conocer que es una solución de este tipo, además, el porque es importante contar con un sistema ERP en la compañía.

La determinación de adquirir un sistema ERP debe ser sumamente estudiada, ya que no solo implica el hecho de adquirir el software, implica mas que nada un cambio en la cultura, en la forma de realizar las operaciones, implica la trasformación de los procesos, todo con el fin de lograr el avance y liderazgo de la compañía.

Es importante que la alta dirección preste toda su atención en el proceso, dado que el reto para la empresa es el hecho de implementar el sistema de manera exitosa dentro del tiempo y del presupuesto.

Después viene la parte mas complicada del caso, durante los siguiente 6 meses o inclusive un años, se tendrá el proceso de capacitación, después de ese tiempo se podrá saber a ciencia cierta los resultado de la implantación. Una vez implementado el ERP, se puede todavía extender el alcance implementado otras aplicaciones tales como CRM y SCM.

De tal manera que al tener la herramientas tecnológicas integradas al ERP, se puede llegar al E-business. Los ERP están estructurados integralmente para importar y exportar información de manera flexible.

Posteriormente ya con las herramientas trabajando a un mismo ritmo se puede decidir a cerca de la factibilidad sobre el ingreso al E-business.

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Herrera Álvarez Víctor Manuel. (2001, junio 12). ERP y la parte tecnológica de la empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/erp-y-la-parte-tecnologica-de-la-empresa/
Herrera Álvarez, Víctor Manuel. "ERP y la parte tecnológica de la empresa". GestioPolis. 12 junio 2001. Web. <http://www.gestiopolis.com/erp-y-la-parte-tecnologica-de-la-empresa/>.
Herrera Álvarez, Víctor Manuel. "ERP y la parte tecnológica de la empresa". GestioPolis. junio 12, 2001. Consultado el 25 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/erp-y-la-parte-tecnologica-de-la-empresa/.
Herrera Álvarez, Víctor Manuel. ERP y la parte tecnológica de la empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/erp-y-la-parte-tecnologica-de-la-empresa/> [Citado el 25 de Mayo de 2015].
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