Así como todas las
empresas tienen sistemas de gestión, maneras de hacer las cosas, también
todas tienen políticas. Sin embargo:
Rara vez estas políticas están claramente definidas.
Generalmente no son comunicadas a, ni entendidas por, los integrantes de la empresa.
Con frecuencia no están alineadas con la visión de la empresa.
No siempre se desprenden de ellas objetivos claros.
En la mayoría de los casos no son revisadas periódicamente para adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional.
¿Quién no ha escuchado la frase?: “La empresa debe mejorar su
rentabilidad”; ¿es ésta una política?. No, aún no, le falta un elemento
clave: “el compromiso”.
“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad”. Ahora sí es una
política, contiene el compromiso de mejorar la rentabilidad, la palabra
que define el compromiso es: “mejorará”.
Es posible ampliarla:
“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad para asegurar su
permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus
accionistas.”
Otro ejemplo:
“No podemos seguir perdiendo clientes por problemas de Calidad”. La
política asociada podría ser : “La empresa cumplirá los requisitos
acordados con los clientes”
No parece tan difícil. En efecto, definir las políticas no es difícil,
el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la empresa no controla su
futuro. Sin ellas la empresa es un barco a la deriva, lo único que puede
hacer es tratar de evitar el naufragio, capeando cada tormenta que se
presenta con una tripulación pobremente coordinada que aplica su mejor
saber y entender, con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo
individual y con un final previsible: el agotamiento y el desastre.
La política es el faro, todos en el barco lo miran y todos en el barco
saben ahora hacia donde van, saben donde está el puerto. Y cuando
lleguen volverán a partir, guiados por otro faro y hacia un nuevo
puerto.
Siempre habrá tormentas, los oficiales coordinarán los esfuerzos y
conocimientos de la tripulación, juntos decidirán como llegar al puerto
y medirán día a día el avance corrigiendo inmediatamente los desvíos y
eliminando sus causas.
Misión – Visión – Política – Objetivo – Meta
Estos términos suelen generar confusión porque no hay un criterio
unificado sobre su significado y uso, pero en el momento de definir,
establecer e implementar las políticas de la empresa, los conceptos
asociados a estos términos son de gran utilidad.
La definición de la misión ayuda a clarificar las posiciones y creencias
de los integrantes de la dirección de la empresa y a unificar criterios
básicos. No es estrictamente necesario definirla para arribar a las
políticas, especialmente en el caso de un único director o dueño, pero
siempre es recomendable hacerlo, sobre todo para transmitir al personal
los valores que constituyen la base de la cultura de la empresa.
La visión es imprescindible, sobre ella se construyen las políticas de
la empresa. Ejemplos de visión son: si la empresa es mediana, ¿seguirá
siendo mediana o la dirección quiere construir una gran empresa?, si la
empresa es líder en su país, ¿se plantea extender su liderazgo al
continente o al mundo?.
Quizás la empresa nunca podrá realizar su visión, pero trabajará siempre
en pos de ella. Si la política es el faro, la visión es la estrella.
Los objetivos definen los logros cuantitativos y medibles que llevarán
al cumplimiento de la política.
En lo que se refiere a las metas, cuando el cumplimiento del objetivo
implica el cumplimiento de diferentes etapas o actividades, simultáneas
o no, es posible hablar de “metas”. También deben ser cuantitativas y
medibles.
Así, por ejemplo, si un objetivo para el 2003 es “Aumentar las ventas un
5%”, pueden establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el
objetivos del 5%.
¿Cómo cumplir con las Políticas de la Empresa?
Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir
políticas “cumplibles”. Para ello, al definir las políticas, es
necesario identificar y analizar los factores internos y externos que
inciden en el cumplimiento de las mismas.
El análisis interno incluirá:
La cultura de la empresa
Los recursos disponibles
Otras debilidades y fortalezas de la empresa
El externo:
Las variables del entorno, tanto nacional como internacional:
Económico
Sociales
Tecnológicas
Político-legales
La competencia
Otras amenazas y oportunidades
La necesidad de este análisis se hace evidente si consideramos factores
como, por ejemplo, el tipo de cambio o las barreras arancelarias. La
incidencia de estos factores sobre el éxito de políticas que apunten a
la importación, exportación o sustitución de importaciones es por todos
conocida.
El entorno rápidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve
obliga a revisar y actualizar constantemente las políticas.
Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse
exitosamente para dar por cumplidas las políticas, luego deben ser
cuantitativos y medibles. Al igual que en el caso de las políticas, al
definirlos, es necesario considerar si están afectados por factores
internos y externos y en que grado.
En el momento de establecer los objetivos es fundamental definir:
Responsable del cumplimiento del objetivo
Plazo de cumplimiento
Variable a medir
Método y frecuencia de medición
En todos los casos el área de Dirección de la empresa debe, además de
suministrar los recursos necesarios, asegurar que el responsable del
cumplimiento del objetivo posee las competencias requeridas y, si es
necesario, proveerle la adecuada capacitación.
El término planificación engloba las actividades de identificación y
análisis de factores internos y externos, la toma de decisiones
requerida para definir la política, objetivos y acciones, y el análisis
de riesgos potenciales y oportunidades emergentes de las decisiones
tomadas.
Cuando no se cumplen los objetivos y metas es necesario incorporar
actividades de análisis de causa para encontrar la causa raíz del
incumplimiento y, una vez determinada, eliminarla.
Es conveniente tener en cuenta que algunos autores llaman “ estrategia
de la empresa” al proceso que comienza con la definición de la misión y
finaliza con el cumplimiento o no de los objetivos.
Sin embargo no hay criterios unificados sobre el empleo de la palabra
“estrategia”, tiene tantos significados como autores que escriben sobre
ella.
Las Políticas y los Sistemas de Gestión
Las estadísticas que emite la norma ISO anualmente muestran un constante
incremento en el número de empresas que certifican Sistemas de Gestión
de la Calidad y Ambientales. Por otro lado, con el objeto de cumplir con
la legislación vigente, las empresas desarrollan e implementan Sistemas
de Seguridad e Higiene y Sistemas Administrativo-Contables. Estos
sistemas, así como otros que las empresas incorporan de acuerdo a sus
necesidades, requieren compromisos específicos.
De manera que, al definir las políticas, es conveniente considerar los
requisitos tanto de los sistemas vigentes como de aquellos cuya
incorporación está prevista en un futuro próximo.
Las Pólticas y la Comunicación
De nada sirven las políticas si no son comunicadas y comprendidas por
todos los integrantes de la empresa.
Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir, con sus
propias palabras, de que manera su trabajo contribuye al cumplimiento de
las políticas de la empresa.
No es una exageración “empapelar” la empresa con las políticas, sólo se
alcanzarán los objetivos si el personal incorpora las políticas a su
manera de pensar y lo refleja en sus actitudes.
La Dirección debe ser plenamente consciente de su papel en este proceso,
no hay posibilidades de éxito si ella no “predica con el ejemplo”.
El personal sigue atentamente las actitudes de la dirección y sólo
incorpora las políticas a su manera de pensar y actuar cuando verifica
que la dirección ya lo ha hecho.
La dirección es la “guardiana” de las políticas y lo demuestra día tras
día y siempre en cada una de sus palabras, actitudes, acciones y
decisiones.
No es difícil establecer las políticas, lo difícil es cumplirlas.
