Sistemas de soporte de decisión en grupo (SSDG), una relación entre métodos tradicionales y tecnológicos

Autor: Araceli Mendoza Sacristán

ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

11 / 2003

Se describe la ayuda de sistemas computacionales a una metodología de proceso grupal que ha dado lugar a un Sistema de Soporte de Decisión en Grupo (SSDG). El objetivo del sistema es facilitar la toma de decisiones en grupo. Investigaciones experimentales han demostrado la efectividad de los SSDG para resaltar el desempeño de las decisiones en grupo. Los SSDG son más productivos cuando se tiene algún método de estructuración de grupos soportada apropiadamente por la tecnología de la computadora.

Introducción

Las decisiones más complejas tomadas dentro de las organizaciones son hechas por un grupo de personas. Conforme la complejidad de la toma de decisiones aumenta, la necesidad de juntas y de trabajo en equipo se incrementa. La preparación de cada junta y la dirección de las mismas puede ser un proceso complejo. Es por ello que los sistemas electrónicos pueden ser la solución; los llamados Sistemas de Soporte de Decisión en Grupo (SSDG).

Actualmente existen métodologías de proceso de grupo bien estructuradas como la lluvia de ideas, la Técnica del Grupo Nominal (TGN) y el método Delphi, que sirven para soportar el trabajo en grupo, sin embargo estos métodos pueden ser largos y costos.

¿Qué es un SSDG?

Un SSDG puede ser definido de diferentes maneras. De acuerdo a Huber (1984) un SSDG consiste en un juego de softwares, hardwares, componentes lingüísticos y procedimientos que ayudan un grupo de gente comprometidos en tomar una decisión. Por otro lado DeSanctis y Gallupe (1987) lo definen como un sistema interactivo basado en computadora que facilita la solución de problemas no estructurados por un grupo de tomadores de decisión. Los componentes de un SSDG incluyen hardware, software, personas y procedimientos. Todos estos componentes están arreglados de tal manera para ayudar en el proceso para llegar a una decisión.

Es útil según sea el contexto (locaciones, actividades y tareas), el cual varía enormememnte de una decisión a otra. Es práctico pensar en un SSDG en términos de actividades grupales comunes que potencialmente pueden ser ayudadas por sistemas computacionales. En éstos existe la información recuperada que incluye una selección de datos de una base ya existente como recuperación de datos de otros miembros del grupo. La información compartida, que es desplegada a todo el grupo por medio de una pantalla o es enviada a un grupo seleccionado de estaciones de trabajo. Y el uso de la información que implica la aplicación de tecnología de softwares (como paquetes de modelación o programas de aplicación específica), procedimientos, técnicas de solución de problemas en grupo para alcanzar una decisión grupal (Bidgoli, 1996)

Características de un SSDG

§ El SSDG es un sistema de información especialmente diseñado y no solamente una configuración de componentes del sistema ya existentes
§ Un SSDG es diseñado con el objetivo de ayudar a la toma de decisiones grupales en el trabajo. Por ello el SSDG debe mejorar el proceso de toma de decisión o el resultado del grupo.
§ Un SSDG es fácil de aprender a usar, ya que deberá ser utilizado por personas con diferentes niveles de conocimientos.
§ El SSDG está diseñado para un tipo de problema o para una variedad de decisiones organizacionales a diferentes niveles.
§ El SSDG está diseñado para fomentar actividades como generación de ideas resolución de conflictos y libertad de expresión.
§ El SSDG contiene mecanismos ya construídos que desalientan el desarrollo de comportamientos grupales negativos como conflictos destructivos, mala comunicación y pensamientos de grupo.

Objetivos y niveles tecnológicos

El objetivo de un SSDG es mejorar la productividad y la efectividad de la toma de decisiones en grupo, ya sea acelerando el proceso mismo o mejorando la calidad de los resultados de las decisiones.

Un SSDG busca incrementar los beneficios del trabajo en grupo y disminuir las disfunciones del mismo como lo muestra la siguiente figura:

DeSanctis y Gallupe (1987) dividieron a las tecnologías SSDG en tres niveles:

Investigaciones experimentales

Muchos investigadores han notado el enorme despempeño en grupos usando SSDG. Métodos de proceso grupales tradicionales ayudados por computadora hacen el proceso más sencillo y fácil de usar (Lexis, 1987). El manejo electrónico de decisiones grupales es más eficiente y produce menos errores que el manejo manual (VanGund, 1987). Vogel y Nunamaker (1990) encontraron que para grupos más grandes, la efectividad de automatizar llega a ser una enorme ayuda para organizar muchos conceptos asociados a preguntas complejas. Sin un sistema automatizado estructurado, tienden a fallar eficiente y efectivamente.

Gallupe y MacKeen (1990) encontraron que SSDG resalta la participación individual. Un SSDG provee diferentes canales de comunicación para los miembros. Los SSDG proveen un modo más enriquecedor de participar remotamente y más democráticamente. Paradójicamente, un SSDG es usando tanto para problemas difusos como complejos.

Mejoras significativas han sido encontradas en experimentos conducidos en la universidad de Arizona. Por ejemplo un estudio reportó un ahorro de horas por persona de más del 50% y una reducción del 92% del total del tiempo requerido para completar el proyecto utilizando el “cuarto SSDG de Arizona”. Varios cientos de empresas lo ha utilizado y reportan dramáticos resultados (DeSanctis y Gallupe, 1987 y Nunamaker y otros, 1993).

Conclusión

Las múltipes ventajas de los SSDG se centran en el desempeño, la efectividad en grupos grandes y la mejoría de la participación individual. Estas ventajas representan ganancias en el resultado del proceso al reducir las pérdidas en el proceso y permiten obtener un resultado mejor mediante el empleo de tecnología de soporte de decisiones en grupo. Estos hallazgos iniciales indican que la efectividad del proceso actual se incrementa cuando los métodos tradicionales son ayudados por la tecnología.

Bibliografía
§ TURBAN, Efriam y ARONSON, Jay E. Decision Support Systems and Intelligent Systems; Prentice Hall, 6ta edición, EU, pág. 3-30
§ ADELMAN, Leonard. Evaluating decision support and expert systems. Wiley, EU, 1ra edición, pág. 38-106.
§ Lewis, L. Floyd. A Decision Support System for Face-To-Face Groups. Journal of Information Science, 13, 211-219.
§ VanGundy, Arthur B. Idea Collection Methods: Blending Old and New Technology. Journal of Data Collection, 27, 14-19.
§ Vogel, Douglas R.; Nunamaker, Jay F. Jr. Group Decision Support system Impact: Multi-Methodological Exploration. Information and Management, 18, 15-28.