Los papeles de trabajo: evidencia inequívoca del examen del auditor (II).

Autor: Giovanny E. Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

06 / 2002

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La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso del trabajo.

Planeación y contenido de los papeles de trabajo

A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel que presente la evidencia en la forma más efectiva.

Existen alternativas en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo.

Es conveniente estudiar la forma de la cédula u hoja de análisis utilizada en trabajos similares o en el mismo trabajo en oportunidad anterior.

En algunos casos, la forma utilizada con anterioridad puede ser copiada sin introducir cambio alguno y en otras ocasiones, la antigua forma podrá considerarse totalmente inapropiada.

Regularmente se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis o comprobación, sin embargo, hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes relacionados entre si.


Preparación

Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad.

En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una sola planilla informaciones relacionadas tales como los documentos por pagar, los intereses pagados, las depreciaciones, los gastos y toda la relacionada con la ejecución del trabajo.

Las hojas de trabajo deben tener un estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.

Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el Contador Público, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay ciertas categorías generales de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo.

Programas de auditoría.

Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar.

Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento.
Cuestionarios con evaluación de controles.
Asientos de ajustes y de reclasificaciones.
Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte.
Extractos de actas y otros papeles narrativos.
Certificaciones y confirmaciones.
Escrituras de constitución y reformas.
Borradores del dictamen de los Estados Financieros y de las notas.

Expedientes de auditoría

Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de acuerdo con el tamaño del ente que se examina, pero regularmente se clasifica para cada ente dos clases de expedientes:

1. El expediente o expedientes del trabajo anual que pertenece exclusivamente al examen o revisión del año o periodo que cubre.

2. El expediente o expedientes del archivo permanente que contiene la información que normalmente no cambia de un periodo a otro y que por lo tanto no requiere ser duplicada. El archivo permanente cumple entre otros los siguientes objetivos:

A) Refrescar la memoria del Contador Público acerca de partidas aplicables a varios ejercicios.

B) Proporcionar a los nuevos auxiliares un breve resumen de las políticas y de la organización del cliente.

C) Conservar los papeles de trabajo correspondiente a partidas correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación ejercicio tras ejercicio.

El archivo permanente debe tener un índice que permita la rápida referencia de los papeles de trabajo que utilizo el contador para realizar su evaluación.

La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente es obtenida en el curso del primer año de trabajo y una considerable parte del tiempo invertido en el primer trabajo se dedica a la obtención y evaluación de información general como:
Extracto o copia de la escritura de constitución de la entidad.

Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.
Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones.

Contratos de arrendamientos, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilación, participación de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y garantías.

Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.
Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.

Extractos de actas de las asambleas generales de accionistas y de la junta directiva.
Análisis de cuentas permanentes tales como terrenos, capital social y pasivos a largo plazo.

Esta información debe ser cuidadosamente conservada por el Contador Público en el expediente de archivo permanente, de tal manera que puede evitar una innecesaria repetición del trabajo durante exámenes subsecuentes.

Con esta información debidamente clasificada y estudiada, los trabajos pueden ser planeados en forma más eficiente, los nuevos auxiliares pueden obtener en consecuencia una conveniente disposición hacia las políticas y problemas del ente. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de cada trabajo, haciendo los cambios a que haya lugar.

Normas para la preparación de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación en cuanto al fuente.

Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden de consciente atención al detalle aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.

Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente. Las siguientes normas deben observarse en la preparación de papeles de trabajo:  

A) Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripción de la información presentada, el periodo cubierto.

B) Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo.

C) Cada papel de trabajo debe contener el nombre o iniciales de la persona que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado del trabajo y el supervisor que los revisó.

La completa y especifica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y los documentos examinados es indispensable para lograr un buen trabajo.

Los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se refieren todos los papeles de trabajo detallados.

Al aplicar estas recomendaciones y medida que avanza la revisión, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación.

En el curso de la revisión surgen problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado estos puntos, en una destinada a esta finalidad se pospone su revisión.

La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.
 

 

Giovanny E. Gómez

giogosarrobagestiopolis.com

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