Toda organización representa un sistema abierto que utiliza diferentes tipos de recursos provenientes de su entorno. El entorno tal y como lo describen diversos autores, representa todos aquellos elementos y factores que pueden influir de manera directa o indirecta en diversas empresas a los que denominamos entorno inmediato y entorno general.
El entorno inmediato y general, se encuentra estructurado por una serie de variables que actúan sobre una institución, en donde se deben tomar decisiones y medidas oportunas para adaptarse a los frecuentes y rápidos cambios que se presenten.
“Las variables de la empresa que actúan sobre el entorno son múltiples y en bastantes ocasiones difíciles de prever. Dado que los altos mandos toman decisiones en su actividad normal que influyen sobre el futuro de la empresa, deben procurar comprender lo mejor posible los factores más influyentes y su evolución” (Fernández, 2005)
Valoración de una Organización
¿Alguna vez ha leído el libro “La Meta” de Eliyahu Goldratt? Bien, si usted no lo ha hecho, debe saber que esa obra relata (a grandes rasgos) la forma en que funciona una organización y que independientemente del tipo de empresa que se construya, la meta de todo empresario es la de “Generar Utilidades”. Generar utilidades es simplemente una forma de desarrollar y hacer crecer un negocio, la cual va a depender de la forma en que “Valoremos la Organización”.
Al Valorar la Organización, estamos hablando de que todo empresario debe hacer un constante análisis de todas aquellas fuerzas y elementos que pueden, en su caso, beneficiar o perjudicar el logro de metas u objetivos que se estén persiguiendo. Esos elementos son:
Valoración de una Organización (Horton, 2008)
- Desempeño de la Organización: Se define como la habilidad que tiene una empresa para cumplir con los objetivos y lograr en general, su misión. El desempeño se puede medir mediante indicadores como la efectividad, eficiencia o sostenibilidad financiera.
- Capacidad de la Organización: La capacidad representa todos aquellos elementos tales como los recursos, procesos, tecnología, personal, infraestructura, instalaciones que necesita una empresa para lograr sus metas.
- Ambiente Interno: Se refiere a todos aquellos elementos o fuerzas internas que influyen en la organización, siendo estos los incentivos, clima organizacional, liderazgo, el cumplimiento de normas y valores, etc.
- Ambiente Externo: Aquellos elementos ajenos a la organización que influyen de manera directa o indirecta el cumplimiento de objetivos, siendo este concepto, la base de la presente investigación.
Ambiente Externo de las Organizaciones
“Ambiente Externo de las Organizaciones” o también llamado Entorno de las Organizaciones, es el conjunto de todos aquellos factores que influyen en la organización y que no pertenecen al sistema. Este entorno a su vez está dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o indirectas conocidas como Microambiente y Macroambiente; el óptimo funcionamiento de todas las empresas depende de la manera que se analicen y aprovechen estos aspectos para la supervivencia o crecimiento de toda organización.
Análisis del Macroentorno y Microentorno
Microentorno
Microentorno, Entorno Especifico, Entorno de Acción Directa o Entorno Inmediato, son algunos de los tantos nombres que manejan autores en sus diferentes obras; cualquiera que sea el término a utilizar, menciona que son todos aquellos aspectos o “elementos que están relacionados permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias como en los resultados (Fernández, 2005)”. Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los elementos que conforman el Microentorno de una organización.
Clientes
Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.
Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a herramientas de mercadotecnia para estudiar clientes presentes y detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de ventas que permitan el crecimiento de las organizaciones.
Competidores
Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de clientes y consumidores. Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente:
- Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.
- Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras Portátiles.
Proveedores
Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.
Reguladores
Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:
- “Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al publico de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras (Da Silva, 2002)”.
- Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con el propósito de proteger su área de actividad.
Socios Estratégicos
Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para facilitar la venta o distribución de bienes y servicios. A este fenómeno también se le conoce como aliadas estratégicas.
Macroentorno
El Macroentorno o también conocido como Entorno Específico o Entorno de Acción Directa se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. A diferencia del Microentorno, el Macroentorno estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo que la organización debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto. Los Factores Socio Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político Legales, y Factores Globales o “Secuencia STEP Global (Hitt, 2006) son claros ejemplos de este apartado.
Factores Socio Culturales
Fuerzas del ambiente general externo en donde se incluyen principalmente aspectos demográficos y aspectos culturales. Los aspectos demográficos son todos aquellos elementos (Edad, Nivel Educativo, Distribución Geográfica y Densidad de Población) que describen la composición de la población mientras que los aspectos culturales son todas las normas, costumbres y valores de la población en general.
Al momento de instalar una planta y de contratar al personal, se debe tomar en cuenta que “cada nación tiene un sistema cultural y social que comprende determinadas creencias y valores (Da Silva, 2002)”.
Factores Tecnológicos
“Comprende el nivel de los avances científicos y tecnológicos en la sociedad, incluyendo la base física (plantas, equipo, servicios) y la base tecnológica de conocimientos” (Rodríguez, 2002)
Los cambios tecnológicos suelen darse en dos puntos principalmente:
- Cambios Tecnológicos en los Productos. Los cambios tecnológicos en los productos son todas aquellas modificaciones que sufre un producto para obtener otros con nuevas características y capacidades de productos existentes o a productos nuevos.
- Cambios Tecnológicos en el Proceso. Los cambios tecnológicos en el proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se fabrican los productos o la forma de administrar las empresas.
Factores Económicos
“Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores en las actividades de la organización” (Finch, 1996)
Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para los administradores; cuando la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo y disminuyendo las utilidades.
Factores Político Legales
Estos elementos constituyen también un impacto drástico en las organizaciones, ya que las regulaciones a nivel municipal, estatal y federal imponen una serie de leyes y normas delimitando lo que las empresas pueden y no pueden hacer.
Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente, representan una desventaja para aquellas empresas que contaminan en grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan una oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va enfocada al desarrollo de productos tecnológicos e innovadores que disminuyan el impacto ambiental.
Algunas otras leyes que afectan y que en muchas ocasiones las organizaciones buscan la forma de disminuir o evadir, son los impuestos establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y derechos que beneficien a los empleados que prestan sus servicios a diversas instituciones.
Factores Globales
Elementos externos a la organización que se manifiestan cuando la organización importa, exporta o compite con organizaciones del extranjero o internacionales. Este tipo de variables afecta principalmente a aquellas empresas que ofrecen bienes o servicios a mercados externos, debido a los grandes volúmenes de ventas que estas instituciones realizan.
Tipos de Cambio
«Los anteriores factores o variables cambian de manera continua y de modo dinámico en forma independiente e interdependiente para crear tres tipos de cambio: Estacional, Cíclico y Estructural.» (Rodríguez, 2002)
- Cambio Estacional. Las empresas se ven afectadas por cambios estacionales los cuales son fáciles de predecir y superar si se encuentran bien preparadas. La industria del vestido es uno de los ejemplos más comunes, debido a que existen ciertas épocas del año en las cuales se oferta ropa dependiendo de la estación del año en la que se encuentren, sea ropa de invierno o ropa deportiva.
- Cambio Cíclico: Son causados principalmente por el crecimiento o decrecimiento de la economía que a su vez es causada por factores económicos a nivel global como la inflación, desempleo, tasas de interés, etc. Este tipo de cambio se ve seriamente afectado en empresas maduras de bienes y servicios que ofrecen productos de alto costo como las industrias automotrices, en donde se deben aplicar fuertes estrategias de mercadotecnia para no disminuir su nivel de ventas.
- Cambio Estructural. Este tipo de cambio se presenta cuando una de las empresas que sirve de soporte o para el desarrollo de otra empresa, se ve impactada por un cambio cíclico o estacional, es decir, la demanda se ve afectada produciendo falta de materia prima a su cliente, generando una reacción en cadena.
Análisis del Ambiente Externo Utilizando la Matriz FODA
Una de las herramientas o técnicas más empleadas por el nivel gerencial para la planificación corporativa es el análisis FODA. El también llamado análisis SWOT tiene la función de evaluar la situación de la organización determinando los factores internos y externos que influyen hacia la institución.
«El análisis FODA se hace mediante la elaboración de una matriz de doble entrada: en el eje de las ordenadas se ubica el componente externos de la institución (amenazas y oportunidades) y en el eje de las abscisas se ubica el componente interno (debilidades y fortalezas). Identificados estos elementos externos e internos, luego de un análisis de confiabilidad, se pueden establecer unas líneas gruesas de carácter estratégico para la institución» (Zambrano, 2006)
- Fortalezas: También llamados “Puntos Fuertes”, son aquellas características que tiene la empresa y que ayudan al logro de objetivos.
- Oportunidades: Son todas aquellas situaciones externas a la empresa que favorecen el logro de objetivos.
- Debilidades: También denominados “Puntos Débiles”, son aquellas características de la empresa que obstaculizan el logro de objetivos.
- Amenazas: Son todas las situaciones externas a la empresa que afectan las posibilidades del logro de objetivos.
«Cualquier debilidad o amenaza que usted logre resolver se convierte, automáticamente, en una fortaleza o una oportunidad» (Borello, 1994)
Estructura del Análisis FODA
Conclusión
Existen una serie de fuerzas, variables y/o elementos que influyen en el desarrollo de una organización. Probablemente el tema es conocido por la mayoría de los lectores, sin embargo, solo se tiene presente de una manera informal y desordenada. En la presente investigación, se logró una clasificación de todos aquellos aspectos ajenos a la organización y ahora se sabe que en la mayoría de los casos, éstos se pueden aprovechar y manejar, de manera que no impacten en gran medida a una organización.
Estos factores, afectan en diferente forma a la organización y es aquí en donde el administrador debe tomar su papel para anticiparse y visualizar los posibles cambios que pueda haber en su entorno, que permitan adaptarse y aprovecharse de la mejor manera esos aspectos.
Bibliografía
- Borello, A. (1994). El Plan de Negocios. España: Ed. Díaz de Santos.
- Da Silva, R. (2002). Teoría de la Administración. México: Thompson.
- Fernández, E. (2005). Introducción a la Gestión. España: Ed. Universidad Politécnica de Valencia.
- Finch, J. (1996). Administración. México: Pearson Educación.
- Hitt, M. (2006). Administración. México: Pearson Educación.
- Horton, D. (2008). Evaluación del Desarrollo de Capacidades. Colombia: Ed. CIAT.
- Rodríguez, J. (2002). Administración de Pequeñas y Mediana Empresas. México: Ed. Thomson.
- Zambrano, A. (2006). Planificación Estratégica. Venezuela: Ed. Universidad Católica Andrés Bello.
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Para complementar el presente texto sobre el ambiente externo de las organizaciones, te sugerimos la siguiente video-lección impartida por el profesor Jesús Martínez Mateo, de la Universidad Miguel Hernández de Elche, en la cual aborda los siguientes temas: la empresa como sistema, los subsistemas empresariales, el diagnóstico de situación de la organización, los conceptos de entorno genérico y entorno específico y cómo analizarlos, entre otros. (3 videos – 2 horas)
