Los documentos comerciales, también llamados documentos mercantiles, son todos los comprobantes y títulos extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
A continuación, se explorará su importancia, cuáles son sus principales funciones, tipos y características, además, se presentarán algunos de los documentos comerciales más comúnmente empleados en las operaciones diarias del comercio y la industria.
Importancia de los documentos comerciales
La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras, por las siguientes propiedades:
- En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
- Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
- Componen el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
- Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
En la siguiente video lección, 4 videos, 43 minutos, el profesor Daniel Rusca del ISIV, profundiza en el tema de los documentos comerciales, sus funciones y utilidad, repasando además las principales características de algunos de los más empleados en las empresas. Un buen complemento para tu aprendizaje.
Tipos de documentos comerciales
Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales negociables y no negociables:
- Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base en ellos. Los más comunes son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza y la factura cambiaria.
- No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una transacción comercial o brindan la información necesaria para hacerla. Los principales documentos comerciales no negociables son: la cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el comprobante de pago, el recibo de consignación y las notas débito y crédito.
En segundo lugar, se les llama de la siguiente manera:
- Privados. Son los suscritos entre las partes sin intervención de notarios, jueces o funcionarios.
- Públicos. Al contrario de los privados, han sido legitimados por notarios o funcionarios judiciales.
Por último, se les considera informativos y de soporte:
- Informativos. Aquellos que suministran información sobre el estado de la mercancía y sus generalidades como su valor, condiciones de pago, etc.
- De soporte. Son todos los documentos utilizados como prueba de una acción realizada y para pagar o respaldar una obligación monetaria.
Características de los documentos comerciales
Los siguientes son elementos que se observan en cada uno de los documentos comerciales que se emplean a diario en el ámbito empresarial y mercantil. Los hay de dos niveles, en primer lugar están los que configuran las características generales y, en segundo lugar, los que conforman las particulares:
- Generales:
- Nombre propio del documento.
- Lugar y fecha de emisión.
- Número de orden.
- Nombres de las personas o empresas que intervienen en el negocio.
- Cantidades escritas en números y letras.
- Concepto de la transacción con todos sus detalles.
- Firmas de las personas autorizadas.
- Particulares
- Nombre del documento.
- Tamaño del documento.
- Rayado de acuerdo con el tipo de documento.
- Vencimiento.
Cuáles son los documentos comerciales
Siguiendo la tipología básica que divide a estos documentos en negociables y no negociables, se tienen:
1. Negociables
Entre los documentos comerciales negociables se encuentran:
1.1 Cheque
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
1.2. Letra de cambio
Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional que da el girador o deudor (quien extiende la letra) para que se pague a un beneficiario o acreedor (quien percibe el pago), un monto de dinero en una fecha determinada.
1.3. Pagaré
Documento comercial privado por el cual una persona se compromete a pagar a otra, o a quien esta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
1.4. Libranza
Orden de pago que se da ordinariamente por carta, contra aquel que tiene fondos valores del que la expide. Debe estar expedida al portador. Una segunda forma es la constituida por los giros postales.
1.5. Factura cambiaria
La factura cambiaria de compraventa es un documento comercial negociable de tipo crediticio que libera el vendedor o girador al comprador o girado por venta real y efectiva de mercancías entregadas.
2. No negociables
Algunos de los documentos comerciales no negociables son:
2.1. Nota de pedido o de compra
Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
2.2. Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas.
Este documento comercial obliga a ambas partes a proceder con la operación en los términos establecidos.
2.3. Remito o remisión
Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura.
Por último, el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.
2.4. Factura
Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como constancia de un acto de compraventa de productos o servicios. Se usa para comprobar las condiciones en que se ha pactado el contrato de compraventa, además, para justificar la procedencia y propiedad de los productos o servicios y, por último, para conocer el monto respectivo a pagar.
2.5. Nota de débito
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
2.6. Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
2.7. Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Referencias bibliográficas
- Sevilla Quiroz, María Antonieta. 1001 sugerencias para la secretaria eficaz. Libresa, 1998.
- Granados, Ismael; Latorre, Leovigildo y Ramírez, Elbar. Contabilidad Gerencial. Fundamentos, principios e introducción a la contabilidad: enfoque práctico. Universidad nacional de Colombia. 2005
