La balanza de comprobación es una lista de todos los saldos, deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto es así a consecuencia de que la contabilidad con base en la partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
Sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los estados financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los estados financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la balanza que tomándolos directamente del mayor.
Concepto
La siguiente revisión bibliográfica será útil para tener una visión más amplia de lo que es la balanza o balance de comprobación:
El balance de comprobación es un estado que surge del mayor. Es un registro de la información que suministra aquél y que garantiza que se ha efectuado la totalidad de las transcripciones originadas en el Diario, basadas en los principios de la partida doble. Se realiza la sumatoria de todos los débitos y créditos en forma separada; deben ambas columnas ser iguales. De esta forma, se verifica que el pase de los asientos del Diario al Mayor se efectuó correctamente. Incluye todas las cuentas del Mayor y expresa la suma de todos los débitos y créditos de cada cuenta y también sus saldos. Sirve para comprobar si el pase del libro Diario al Mayor ha sido efectuado en forma correcta. Es el punto de partida del balance general. (Greco, p.74)
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos es un instrumento que, como su nombre indica, sirve de comprobación de las sumas deudoras y acreedoras y de los saldos deudores y acreedores de las cuentas utilizadas durante un periodo determinado. Asimismo suele contener las sumas y saldos acumulados de periodos anteriores. Para poder elaborarlo es necesario sumar todas las anotaciones realizadas durante el periodo deseado, calculando las sumas y saldos deudores y acreedores de todas las cuentas utilizadas por una empresa. Dependiendo del objetivo pretendido, un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos puede referirse a la totalidad de las cuentas utilizadas o a una parte de ellas. Por ejemplo, podría elaborarse un Balance de Comprobación que incluyese solamente las cuentas de clientes, al objeto de realizar un análisis de este conjunto particular de activos. (Alcarria, p.72)
Una balanza de comprobación es una lista de todas las cuentas con sus saldos -primero el activo, después el pasivo y, a continuación, el capital contable-, tomadas del mayor. Antes de que existieran las computadoras, la balanza de comprobación permitía corroborar la exactitud porque nos mostraba si el total de cargos era igual al total de abonos. En la actualidad. la balanza de comprobación es un resumen, de gran utilidad, de todas las cuentas y sus saldos.
Podemos llevar una balanza de comprobación siempre y cuando los asientos estén actualizados. El momento más frecuente para hacerlo es al término del periodo contable. En una balanza de comprobación, el total de cargos y el total de abonos deben ser iguales. Si no lo son, hay un error de registro. Los sistemas computarizados de contabilidad eliminan casi lodos los errores porque éstos pasan las cantidades del diario al mayor tal como están registradas en el diario. Sin embargo, las computadoras no pueden eliminar todos los errores, porque los humanos a veces introducen datos equivocados.
Cuando las cuentas no cuadran, es decir, el total de cargos es diferente al total de abonos, podemos detectar los errores si calculamos la diferencia entre estos totales de la balanza de comprobación. Después, haremos uno o varios de los siguientes movimientos:
- Buscar si en la balanza de comprobación falta alguna cuenta.
- Dividir entre dos la diferencia que haya entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo tratado como un abono, o viceversa. duplica el monto del error.
- Dividir entre nueve el monto de la diferencia, Si podemos dividir el resultado justo entre nueve, el error puede ser un error de pase al mayor (ejemplo: escribir $300 en lugar de $30) o una transposición (ejemplo: poner 561 en lugar de 516). Los sistemas computarizados evitan este tipo de errores.
Aviso: No confunda una balanza de comprobación con un balance general. Una balanza de comprobación es un documento interno, que sólo verán los dueños los administradores y los contadores de la compañía. La compañía presenta al público su balance general, que es un estado financiero formal. (Horngren, pp.50,51)
Características
En un balance de comprobación que incluya todas las cuentas se cumplen las siguientes relaciones:
- En un periodo: Total sumas deudoras = Total sumas acreedoras
- En un periodo: Total saldos deudores = Total saldos acreedores
- En el acumulado: Total sumas deudoras = Total sumas acreedoras
- En el acumulado: Total saldos deudores = Total saldos acreedores
Además, las sumas deudoras y acreedoras del periodo (o acumuladas) ceben coincidir con las sumas de los im portes anotados al debe y haber, respectivamente, del Diario en el periodo correspondiente (o acumuladas). (Alcarria, p.74)
Utilidad
La utilidad general del balance de comprobación es servir de resumen informativo de las cuentas y permitir, en ocasiones, detectar errores.
La detección de errores numéricos de cuadre (diferencias en las sumas o saldos deudores y acreedores) era muy importante cuando la contabilidad era llevada manualmente. En la actualidad el uso de ordenadores elimina esta posibilidad de error.
No obstante, los errores que provocan asientos conceptualmente incorrectos pueden no ser detectados dado que, según el método de la partida doble, los importes anotados al debe y haber deben ser siempre iguales.
Finalmente, el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos puede servir de base para la elaboración de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (tomando los saldos de las cuentas de ingresos y gastos) y del Balance (tomando los saldos de las cuentas de activos, pasivos y elementos de patrimonio neto). (Alcarria, p.74)
En el siguiente video la profesora Ana Segovia, de la UNED, explica cómo elaborar una balanza o balance de comprobación o de sumas y saldos:
Bibliografía
- Alcarria Jaime, José J. Contabilidad financiera I, Universitat Jaume I, 2009.
- Greco, Orlando. Diccionario Contable, Valletta Ediciones, 2007.
- Horngren, Charles T. Contabilidad. Un Enfoque Aplicado a Mexico, Pearson Educación, 2004.