Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas

EJERCICIOS DE AUTOMATIZACIÓN
Capitulo 1
EJERCICIO 1
CONCEPTO DE AUTOMATIZACION
1 Identifique dos tareas que no ameritan ser automatizadas, explicando el porque.
En una patería no podría ser automatizado el taller de fabricación por una maquina que hiciera
piñatas, ya que es mas ecomico pagarle a un piñatero.
El empleado de una heladería, no poda ser automatizado por un robot, costaría demasiado
dinero, es mejor el recurso humano.
2 Identifique dos tareas que ameritan ser automatizadas, señalando como sugiere que se
haga y por que debe hacerse.
En un pinchazo 24 horas, podría automatizarse la tarea del empleado de cambiar las llantas, ya
que con una maquina para quitar la llanta del aro, no tendrá que esforzarse, ahorraría tiempo,
poda hacer mas pinchazos, el duo no necesitaa de tanta mano de obra, ya que siempre son
3 o 4 empleados por turno, podan ser solamente 2.
Para las empresas que fabrican los interruptores, me refiero de todo tipo, podrían fabricar uno
para cuando las personas se quieran bañar en su ducha , solo tendan que pulsar el switch y no
darle vueltas a la perilla, dejar atrás la perilla, tener ya graduado como quiere que le salga el agua
y pulsar el switch.
3 Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, como lo hicieron y
como se realizaban anteriormente
En los restaurantes, el autoservicio, atiende a mas personas, antes las personas esperaban a que
alguien desocupara una mesa, ahora puedes pasar al autoservicio e ir a comer a tu casa.
En las empresas de taxis el taxímetro es una manera innovadora de dar este servicio ya que es
una forma rápida y justa de medir la distancia y la tarifa es mas justa. Antes no era tan fácil para
los taxistas, y daban tarifas totalmente desacuerdas a todos, no era del todo justo.
EJERCICIO 2
TAREAS ADMINISRTATIVAS Y PRODUCTIVAS
Escoja una empresa cualquiera y resuelva lo que se le pide a continuación: Jimmy Johs Venta
de ndwichs
1. Mencione 5 tareas productivas de dicha empresa.
1. Preparar los vegetales para los panes
2. Preparar las bandejas de pan fo para hornearlas
3. Hornear el pan
4. Preparar las mesas frías y el área del restaurante
5. Preparar las cajas registradoras y el servicio a domicilio
2. Mencione 5 tareas administrativas de dicha empresa clasifindolas de acuerdo a los
criterios expuestos en el presente capitulo.
1. Hacer volantes para todas las tiendas
2. Llevar la contabilidad
3. Tener listos los cheques de cada quincena
4. Hacer la publicidad del restaurante
5. Atender las regalías de franquicia
3. Mencione cinco puestos existentes en la empresa y califíquelos.
1. Gerente General Administrativo
2. Gerente Operativo de Tiendas
3. Gerente de Tienda
4. Cajeros
5. Preparadores
EJERCICIO 3
ANALISIS DE TAREAS
1. Debe seleccionar dos tareas que se realizan en una oficina. Debe analizar cada una de
estas tareas, estudiando quiénes la realizan, como lo realizan, con que lo realizan y cuando.
También debe responder a la pregunta: ¿por qué se realiza? O ¿es importante que se realice?
TAREA Contabilidad de una empresa Recepcionista
¿Quiénes? Contadores, personas entrenadas
para hacer este trabajo, llevar y
controlar las finanzas de la empresa
Recurso humano, por lo regular son
mujeres, entrenada para el trabajo, recibir
llamadas, y la atención al publico dentro
de la oficina
¿cómo?
Trabajando en una forma ordenada,
verificando los gastos contra la
salidas de la empresa, teniendo al día
los libros contables, caja chica
Atendiendo a los clientes dando una
buena imagen dentro de la oficina,
contestando llamadas y haciendo
llamadas, recibiendo mensajes, faxes, etc.
¿Con que y
cuando?
Usando computadoras con
programas espeficos para este
trabajo, utilizando libros de
contabilidad; en sus horas
disponibles dentro de su horario de
trabajo.
En un escritorio con teléfonos, fax,
computadora donde pueda archivar todo
tipo de información de los clientes
interesados en la empresa, durante el
transcurso de la semana, 8 horas diarias.
¿Es importante? Controla las perdidas y ganancias de
la empresa.
Es importante ya que debe de ocuparse de
atender al publico que quiere los servicios
de la empresa.
EJERCICIO 4
PRODUCTIVIDAD
1. Identifique un puesto en la oficina. Defina que hace la persona en este puesto y que
produce
Gerente. En este puesto el toma las decisiones, le da tareas a los demás trabajadores, tiene la
mayor responsabilidad.
Produce que la empresa marche bien y se tenga el control dentro de ella.
2. Tomando como base a un panadero defina que hace la persona en este puesto y que
produce
Panadero: Prepara todos los ingredientes, moldea la masa, prepara el horno, se encarga que no
falte nada en la preparación que todo este bien y produce pan.
3. Tomando como base a un futbolista defina que hace la persona en este puesto y que
produce
Su tarea es mantenerse físicamente bien, estar en buenas condiciones, llegar a sus éntrenos, jugar
bien los partidos y el cómo persona se le debe al publico y produce goles y dinero para el mismo
y para la empresa que el juega.
4. Explique en términos de que se mide la productividad de un:
Periodista
En hacer noticias
Mecanógrafa
En hacer mas palabras por minuto
Vendedor
En hacer todas las ventas posibles en un tiempo determinado
5. Explique en que términos se mide la productividad de:
Fabrica de calzado Zapatos
Proveedor de servicios de Internet Usuarios
Editorial de Libros Libros
EJERCICIO 5
CONCEPTOS BASICOS DE ADMINISTRACION
1. Defina con sus palabras las actividades básicas de la administracn
La planeación: establece la visn, la misión y los objetivos de la organización.
La organización: desarrollar una buena organizacn para llevar los planes muy adecuadamente.
La ejecución: se lleva a cabo físicamente las actividades que resultan de los pasos de planeacn
y organización y que las personas involucradas ejecuten sus tareas.
El control: permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se logran los
objetivos.
2. Explique la importancia de ubicar una tarea de oficina dentro de las actividades
administrativas
Las tareas administrativas no son lo mismo que las actividades administrativas, las tareas son las
labores de una oficina y son muy importantes para la administracn ya que son el resultado de
lo planeado y su ejecución es fundamental para lograr nuestros objetivos.
3. Explique que es administracn
Es llevar el control de lo planeado en una organización, lograr que marchen bien todas las
actividades administrativas dentro de la oficina así como también la parte productiva, la buena
ejecucn nos lleva al control lo cual le dará a la empresa resultados satisfactorios.
EJERCICIO 6
CAUSAS DE LA AUTOMATIZACION
1. Explique las 5 razones más comunes por las que se hace necesario automatizar
Las cinco razones mas comunes son capacidad, control, comunicación, costo, competitividad, en
capacidad se requiere de un acceso mas pido a la información, si aumentan los clientes, ventas
o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicacn integración y
comunicación en las diferentes áreas de la organizacn, Costo, monitoreos y reduccn de
costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatización ayuda a la atracción
de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.
2. Seleccione una oficina y describa su situación actual. Posteriormente analice si se puede
aplicar uno o mas de estas razones comunes
Una Tienda de Abarrotes
Esta muy bien surtida y cada vez tienen mas productos que vender, consta de tres empleados,
Sus prioridades son tener los productos Básicos, así como golosinas, aguas gaseosas, jugos y
variedad de papalinas, etc.
La situacn Actual es que también venden comida preparada que le dan algunos proveedores,
como hamburguesas, hot dogs, enchiladas, panes con chile, etc. Así como también venden
licores y cervezas. Indudablemente necesitan de la comunicación y en cuanto a capacidad y
volumen sus condiciones requieren de un acceso más rápido. Si se analiza ellos tienen dos de las
razones mas comunes para automatizar.
EJERCICIO 7
REFUERZO DEL CONCEPTO DE AUTOMATIZACION
1. Basado en el articulo que escribió en la seccn 1.1 en el cual describ lo que a su
criterio es la automatizacn de oficinas, analice en que estaba equivocado
2. Pregunte a personas de su oficina, negocio u hogar que es automatizar una oficina, en su
opinión. Analice que es lo que tienen en común sus definiciones. Analice en que punto no esn
de acuerdo con lo expuesto en este texto.
Volver las tareas de la oficina más eficiente y rápidas por medio de recursos tecnológicos
Automatizar es realizar algo en forma automática .
Automatizar es trabajar en forma automática con la más mínima ayuda humana. Todas las
definiciones son bien parecidas en las cuales me dicen lo mismo; al igual que el libro de texto.
3. Tomando como base las respuestas dadas en el capitulo a la pregunta: ¿Por qué debo
automatizar? Y ¿cuándo debo hacerlo? Describa un caso o experiencia personal de tres procesos
que han sido automatizados, identificado la situación previa a la automatización y las razones
por las que se automatizaron.
En mi casa pasamos varias experiencias en las que tuvimos que automatizar ciertas tareas
domesticas que ameritaban pensarlo una de ellas fue las compras de la casa, como todos estamos
afuera la mayor parte del tiempo se compraba la comida necesaria para el día ahora se compra
semanal, el servicio de limpieza todos lo hacíamos pero éramos muy dejados se contrato una
muchacha para que lo hiciera.
EJERCICIO 8
COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACION
1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados
En este caso una buena comunicación a los subordinados haciéndoles entender que las reglas
organizaciones, por medio de una platica constructiva, y llegar a un acuerdo.
2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales
Por medio de una buena administración los objetivos de una empresa se pueden llevar a cabo;
son cuatro actividades administrativas, la planeación, la organización, la ejecucn y el control.
3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones
Para una empresa investigar cualquier tipo de información para obtener datos de los cuales se
pueden tomar decisiones, se debe estar seguro acerca de la informacn que se investigo o
proveniente de la misma empresa, de tal manera que las decisiones sean objetivas para la
empresa.
4. Clarificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos de autoridad y fijar las
responsabilidades para el desempeño
EJERCICIO 9
COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACION II
¿Ilustrar un proceso de comunicación entre dos personas creados por usted. Identifique las
etapas en la comunicación, acomo al receptor, el mensaje, el medio y la fuente.
1.Buenas tardes Luisa! Encontró lo que
le pedí.
2.Bueno pregúntele al encargado del
área.
3. Le hablo después que pase el
avión. Fui a buscarlo pero no lo
encontré, sabe usted
donde lo tienen.
No le escucho bien hay
un avión pasando, lo
llamo enseguida.
Yo le de vuelvo la
llamada
El sor planifica la pregunta, el es el transmisor, en esta etapa el va a transmitir el mensaje.
Se codifica el mensaje se selecciona el medio a través del cual se comunica el mensaje que se
ha planeado. Los medios puede ser el habla, escribir, hacer señales, relación sica, etc.
Recepción: Esto implica la recepcn física del mensaje: escuchar, ver, sentir, comprender, etc.
Decodificación y respuesta. Ya se ha recibido el mensaje. Ahora le toca al receptor
decodificarlo e interpretarlo. ¡Que se significa? ¿Q debo hacer?
Retroalimentacion. La reaccn del receptor al mensaje es una forma de comunicación al
transmisor y en realidad se realiza de nuevo otro proceso de comunicación, en donde el
transmisor es el receptor del nuevo mensaje.
Ruido. Es un elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace mas difícil el proceso de la
comunicación. Puede ser desde una escritura desgarbada, a un ruidoso trabajador martillando el
techo, o un ton muy bajo de hablar, etc.
RESUMEN
Términos - Conceptos más importantes
A. Resuma con sus propias palabras los rminos o conceptos explicados en este
capitulo.
1. ¿Q diferencia existe entre automatizar y mecanizar?
Automatizar da la idea de realizar algo en forma autotica, la mínima intervencn humana,
mecanizar es hacer algo en forma mecánica.
2. Explique cada una de las actividades administrativas
La planeación: establece la visn, la misión y los objetivos de la organización.
La organización: desarrollar una buena organizacn para llevar los planes muy adecuadamente.
La ejecución: se lleva a cabo físicamente las actividades que resultan de los pasos de planeacn
y organización y que las personas involucradas ejecuten sus tareas.
El control: permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se logran los
objetivos.
3. Defina las cinco causas s importantes por las que se deciden automatizar las
empresas
Las cinco razones mas comunes son capacidad, control, comunicación, costo, competitividad, en
capacidad se requiere de un acceso mas pido a la información, si aumentan los clientes, ventas
o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicacn integración y
comunicación en las diferentes áreas de la organizacn, Costo, monitoreos y reduccn de
costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatización ayuda a la atracción
de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.
4. Explique cada una de las categoas en que se clasifican las tareas administrativas.
De un ejemplo
5. Explique que consideraciones se deben tomar en cuenta, en lo referente al equipo,
cuando se desea automatizar.
Se debe tener en cuenta que no solo es de comprar el equipo, debe de tener un respaldo de un
sistema para usarlo, se deben establecer claramente los procedimientos. Equipar implica conocer
las capacidades de los equipos.
6. Explique cual es el objetivo de la automatización de oficinas.
El objetivo es de incrementar la productividad
7. Defina que es productividad.
Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformación de los insumos en
productos.
8. Explique el proceso de la comunicación identificando cada uno de los pasos, así
como los elementos que intervienen.
Es uno de los facilitadores más importantes de las actividades administrativas. El proceso de la
comunicación tiene varios pasos: El transmisor planifica, se codifica el mensaje, el mensaje y el
medio, recepcn, decodificacn y respuesta, Retroalimentacion, ruido.
9. Explique cada una de las categorías en las que se clasifican las tareas
administrativas
10. Explique cual es la importancia de la comunicación en la administración
Es uno de los facilitadores mas importantes de las actividades administrativas. El objetivo de la
comunicación es el entendimiento. La comunicación ayuda a que la planeacn sea bien
ejecutada, la organización se ejecute con eficiencia.
11. Explique la formula de la productividad
Productividad es una relación entre los insumos invertidos al producirla salida o producto.
Productividad = Resultados = Salidas
Recursos utilizados Insumos
12. Explique que no es automatizar
Solo poner a funcionar un equipo de computo.
Solo comprar un equipo electnico de comunicaciones
Solo hacer cambios o mejoras en procedimientos
Son acciones aisladas, no garantiza su éxito y no son un proceso de AO.
13. Mencione varios canales utilizados en el proceso de comunicación
Entre ellos esn: hablar, escribir, hacer señales ya sea con ademanes, relación física, etc.
14. Defina el termino sistematización
Se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y
métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar
pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo su trabajo.
COMPLETACION
B. Llene los siguientes espacios en las oraciones siguientes con la frase o la palabra
adecuada:
1. Realizar algo en forma automática, es decir con la mínima intervencn humana se
conoce como Automatizar.
2. Ejecución es la actividad administrativa en que se toman medidas que inicien y
contien las acciones requeridas para que las personas involucradas ejecuten las tareas.
3. Control es la actividad administrativa en que se establece la visión, la misión y los
objetivos de la organización.
4. Si la tarea se puede realizar sin intervención humana se dice que la tarea esta
Automatizada.
5. Ruido es un elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace mas difícil el proceso
d comunicacn.
6. Al sitio donde se realizan tareas administrativas se la llama Oficina.
7. El equipamiento es entendido como el dotar o proveer a la oficina del equipo necesario
para realizar las tareas administrativas.
8. Las diversas tareas desarrolladas en una oficina se clasifican en: Toma de decisiones,
Manipulación de información, Administración, Comunicaciones, Almacenamiento de
documentos.
9. Un sistema es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.
10. Por Sistematizar se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar
los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que
ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo su trabajo.
11. Al proceso que implique la sistematización y el equipamiento de los procesos
administrativos de una oficina, apoyándose en dos disciplinas: la administración y la informática
se conoce como: Automatización de Oficinas.
Ejercicios 10 al 16
Capitulo 2
EJERCICIO 10
CONCEPTOS DE INFORMACION
1. Ilustre el concepto de información.
2. Enumere 5 casos de informacn (Recuerde que debe de identificar al receptor).
Para los conductores de autos la señal ALTO. No continúe.
La televisn en publico en general.
El perdico es un informante escrito para los lectores.
Los libros son información para los estudiantes.
Quieto para un perro entrenado
3. Utilizando el mismo elemento del inciso anterior, determine cuando podría ser
considerado como un dato.
Para alguien que no sabe manejar.
Es un dato para los que no pueden ver.
Dato para las personas que no saben leer.
Para las personas que no estudian.
Los perros que no están entrenados.
4. A PESAR... ¿por qué considera que la información es importante para la administración?
La información es importante en la administracn ya que es un recurso muy útil para la toma de
decisiones dentro de una empresa. Sin una buena informacn un administrador se arriesgaa
mucho si toma cualquier tipo de decisión, el tipo de informacn que requiere una empresa debe
ser exacta, oportuna, concisa, integra y confidencial.
EJERCICIO 11
IMPORTANCIA DE LA INFORMACION
1. Analice 5 ejemplos en donde la causa del problema sea la falta de información
1. Cuando alguna persona no asiste a una reunión que fue cambiada de fecha.
2. Se dan noticias en las cuales no son verdaderas por falta de información.
3. En la compra de una computadora se puede llegar a comprar algo que no este bien
actualizado por falta de información.
4. Por falta de información un jefe puede llegar a despedir algún empleado.
5. Una mala información podría ser devastadora en un negocio.
2. Explique el tipo de información que es requerido en cada nivel de la organizacn
Los niveles existentes dentro de una organizacn son: Nivel de oficina, en este nivel son tareas
repetitivas y transacciones, la informacn es manipulada y detallada. A nivel operativo, se
tienen tareas definidas y de corta duración, la información requerida es resumida para efectuar
controles. A nivel táctico, son metas y objetivos a lograr, se requiere informacn periódica que
permita evaluar el logro de metas. Por ultimo como estragico, la información debe ser
resumida y agrupada.
3. Explique la importancia de la informacn en la administracn
La informacn mas que importante es vital, para tomar decisiones hay que saber como andan
las cosas, sin informacn acerca de lo requerido es solo improvisar, y al improvisar se arriesga
mucho. Es de gran importancia la información dentro de la administracn, el valor de la
información depende del grado en que esta sirva para reducir la incertidumbre en las decisiones
efectuadas.
EJERCICIO 12
CARACTERISTICA DE LA INFORMACION
1. Elija cinco cosas en que se maneje informacn en la organización. Posteriormente
analice en cada caso que significa cada caractestica: veraz, oportuna, exacta, concisa, integra,
confidencial.
1. Cuenta de ahorros
2. Inventario de una bodega
3. Resumen de ventas de una tienda de domicilio
4. Lista de precios en una verdulería
5. Ganancias de una empresa en 5 os.
En la cuenta de ahorros tiene que ser una información exacta: se mide en porcentaje de
información correcta con relación al total de informacn generada. El inventario de bodega en
su caractestica tiene que ser exacta y oportuna y es a nivel oficina. Resumen de Ventas es una
información a nivel ctico, de una manera exacta y concisa. Lista de precios es de nivel
operativo, toda información debe de ser clara y ordenada, y exacta en este caso. Las ganancias
de una empresa es una informacn confidencia, debe de ser resumida y agrupada .
2. Explique cada una de las caractesticas de la información: veraz, oportuna, exacta,
concisa, integra, confidencial. ¿Cuál es la mas importante según su criterio?
Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información
generada
Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa.
Integra: Que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar
ninn aspecto que se requiera.
Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información.
Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la
información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan tener acceso.
EJERCICIO 13
ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO
A continuación se enumeran varios casos de procesamiento. Se le pide que indique los tres
elementos que lo integran:
1. Elaborar un pantalón
Entrada: lona, hilo, maquina de cocer, tijeras, broches, Maquina para poner broches. Proceso:
Cortar la lona en la medida deseada, cocerlo, poner broches. Salida: pantalón.
2. Preparar un artículo de revista
Entrada: agencia de arte, personal de publicidad, informacn del articulo, materiales de trabajo,
computadora. Proceso: Poner todo en marcha, trabajando, poniendo fotos pegando textos, etc.
Salida: Articulo de revista.
3. Preparar un reporte de total de horas extras por departamento
Entrada: Informe de horas extras de los empleados, contador, hoja de reporte, computadora para
trabajarlo. Proceso: Poner a trabajar al contador para laborar la hoja de reporte. Salida: Hoja de
reporte de horas extras.
4. Preparar un catalogo de productos detallando sus principales caractesticas y precio de
venta
Entrada: agencia de publicidad, dirección de arte, materiales de trabajo, fotografías de los
productos en venta, textos, precios de los productos, información que se requiere en el catalogo,(
medidas, colores, tipos de letras, etc.)maquinas de producción, papel de revista, personal de
producción. Proceso: Todo mundo a trabajar y proceder con el catalogo. Salida: Catalogo de
productos detallado.
5. Elaborar un resumen de ventas por sector
Entrada: Sector de ventas, donde se va ser el informe, informacn del resumen de ventas,
oficina administrativa, secretarias, contadores, computadoras, papel, Gerente de ventas, tiempo
de entrega. Proceso: Trabajar en conjunto dentro de la oficina, verificando que toda la
información sea correcta. Salida: Reporte de ventas para dicho sector.
EJERCICIO 14
ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO II
1. Identifique la entrada, el proceso y la salida en los siguientes casos:
a) Sistema de votación para elegir directiva de un Comité de vecinos
Entrada: Personal Administrativo, personas auxiliares para ordenar los votos, computadoras,
programa de votacn, fecha de votación, papeletas de votos. Proceso: Recibir todo los votos,
procesarlos, verificarlos. Salida: Directiva de comité de vecinos.
b) Calcular el promedio de tareas en el curso de Automatización I
Entrada: Libro de texto de Automatización 1, persona para hacer el promedio, sumadora, hoja de
respuesta. Proceso: revisar y sumar las tareas. Salida: Calculo de tareas de Automatización.
c) Realizar una investigación de historia de la Automatización de oficinas
Entrada: estudiante que va a ser la investigación, libros de Automatización, computadora,
impresora, papel. Proceso: investigar, realizar el trabajo, imprimirlo. Salida: Historia de la
Automatización.
d) Calcular el promedio de la clase en el curso de computación
Entrada: Quien va ser el trabajo, informante de inscripciones, contar con los resultados del curso,
computadora, impresora. Proceso: Realizar el trabajo imprimirlo. Salida: Promedio de la clase
del curso de computación.
e) Calcular el promedio de todos los cursos de la Facultad de Ingeniería en un
semestre
Entrada: No. De cursos de la facultad, resultados de cada curso, numero de estudiantes,
computadora, programa de calculo de promedios, impresora, papel. Proceso: Procesar la
información obtenida e imprimirla. Salida: Promedio de cursos de la Facultad de ingeniería.
EJERCICIO 15
CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION
Defina cada paso en el ciclo de la información
1. Tome como base los siguientes productos de información identificando cada fase en su
ciclo de información:
a Generación informe mensual IVA por pagar
Recopilar todos los gastos hechos durante el mes, lo siguiente procesar todos los datos y obtener
la informacn requerida, desps viene la distribucn de la información.
b Cartas y documentos recibidos
Se deben de recopilar todos los documentos y cartas recibidas luego se procesa la
numeración(contar) de documentos existentes al finalizar tendremos nuestra informacn y
sabremos los documentos que hemos recibidos.
c Informe de flujo de efectivo producido para el gerente financiero
Aquí hay que recopilar todos los flujos de dinero que aya recibido de la empresa en efectivo y
transacciones que pudieron haber, se procesan todos estos datos para obtener la información
deseada luego se distribuye la información a la persona que la solicitó y esta persona la utilizara
en beneficio de la empresa.
d Informe de productos con mayor y menor rotacn en el año
Este informe debe de recopilar todos los datos necesarios, productos en existencia, reporte de
movimientos en el año, datos de los proveedores acerca de los productos vendidos durante ese
año, etc. Procesar los datos obtenidos para obtener la información de las rotaciones de mayor y
menor movimiento durante el año, distribuir el informe a los solicitantes.
e Mensajes de correo electrónico recibidos por el gerente de
infortica
Recopilar todos los mensajes de correo electrónico recibidos, procesar los datos recopilados y
obtener la información, distribuirla al interesado.
EJERCICIO 16
CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION
1. Explique los aspectos de seguridad, legales y de privacidad que deben considerarse al
automatizar tareas que involucren tratamiento de información
Bueno, asegurarse que la información no se pierda, caiga en manos equivocadas o con malas
intenciones o bien sea alterada.
Otro aspecto en la seguridad es respecto a ataques o penetración de personas totalmente ajenas
al sistema de información.
También debe de considerarse la seguridad sica tanto del hardware como la del software.
Incluye protección contra cualquier daño o destrucción ocasionados por incendio, inundacn o
sabotaje.
2. Explique que es la negligencia y que es el fraude en lo que a información se refiere. De
ejemplos
La negligencia es que alguien de fuera de la organización sea molestado innecesariamente y es
resultado del mal control del sistema. Ej: es cuando una persona ya efectúo los pagos a la
empresa o esta al día en sus cuentas y por descontrol en el sistema se continúan realizando
avisos de cobro.
El fraude es un esfuerzo premeditado o inconsciente de defraudar el sistema. U n ejemplo es el
de un programador bancario que crea cuentas de ahorro inexistentes para intentar defraudar el
sistema. Puede modificar los programas de manera que depositen a esas cuentas.
RESUMEN
Términos - Conceptos más importantes
A. Resuma con palabras sus rminos o conceptos explicados en este capitulo
1. La información es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse de
muchas maneras. Explique
Pueden ser señales, un color, datos, una conversacn. Esto nos dice que la informacn no solo
tiene que ser escrita cualquier dato o señal puede ser una información si el receptor lo descifra.
2. Identifique cada fase en el ciclo de vida de la información
Las etapas en el ciclo de vida de la información :Recopilar, procesar, distribuir y usar
3. Explique en que circunstancias un hecho se considera información y en cual se considera
dato
Es informacn cuando el receptor le da significado y utilidad al dato, si no es a, es
simplemente un dato, ej: el perdico para una persona que no puede ver.
4. Analice cada una de las caractesticas que debe poseer la informacn
Las características de la informacn se clasifican en a forma y fondo. La información debe ser:
Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información
generada Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa. Integra: Que sea
completa, es decir que, ades de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se
requiera. Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la
información. Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la
confidencialidad de la información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan
tener acceso.
5. En todo procesamiento se puede distinguir tres etapas o elementos. Explique cada una de
ellas.
Entrada: toda la materia prima que sirve de base para hacer el producto. La Salida: es el
producto que se genera después de realizar el proceso indicado. EL proceso: son todos los pasos
necesarios para convertir la materia prima en el producto deseado.
6. Explique tipo de información se requiere en cada nivel de la organización
Nivel de oficina, en este nivel son tareas repetitivas y transacciones, la información es
manipulada y detallada. A nivel operativo, se tienen tareas definidas y de corta duracn, la
información requerida es resumida para efectuar controles. A nivel táctico, son metas y objetivos
a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas. Por ultimo
como estragico, la informacn debe ser resumida y agrupada.
COMPLETACION
C. Llene los siguientes espacios en las oraciones siguientes con la frase o palabra
adecuada:
1. En todo procesamiento se pueden distinguir tres etapas o elementos
Entrada, proceso y salida
2. La Entrada es toda materia prima que sirve de base para hacer el producto.
3. Proceso Son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto
deseado.
4. Cuando la salida de un proceso es informacn el sistema es conjunto de elementos que se
interrelacionan.
5. Los gerentes Tienen a su cargo la toma de decisiones y el control se la empresa
6. Los Datos son las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso
7. Al conjunto de elementos como personas, programas, papel, dispositivos diversos,
computadoras, etc, para llevar a cabo el procesamiento de datos se le domina Proceso
8. Un Sistema es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.
9. Al proceso de convertir datos en informacn se conoce como sistema de procesamiento
de datos.
10. La informacn puede representarse en forma de: un color, una sal o un dato.
Título: “EJERCICIOS DE AUTOMATIZACIÓN
Aportado por: E. Evans

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Evans E.. (2002, octubre 3). Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/
Evans, E.. "Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas". GestioPolis. 3 octubre 2002. Web. <http://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/>.
Evans, E.. "Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas". GestioPolis. octubre 3, 2002. Consultado el 28 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/.
Evans, E.. Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/> [Citado el 28 de Mayo de 2015].
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