Proceso administrativo, importancia para la empresa

La importancia del proceso administrativo radica en que los elementos que lo conforman y su eficaz aplicación, hacen posible fijar objetivos y alcanzarlos mediante el empleo óptimo de los recursos disponibles, es decir, constituyen el núcleo del trabajo de quienes están al mando de la empresa en todos los niveles.

A continuación, se explica cómo está formado el proceso administrativo, tomando dos fases importantes la fase mecánica o estructural y la fase dinámica u operacional, dichas fases están formadas por las funciones administrativas de Planeación, Organización, Dirección y Control.

Proceso administrativo, definición

El proceso administrativo es el conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman el ejercicio de la administración e involucran diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Fases del proceso administrativo

Las fases del proceso administrativo son dos, la fase mecánica o estructural y la fase dinámica u operacional. Se describen y presentan sus elementos o etapas a continuación:

Fase mecánica o estructural

La fase mecánica del proceso administrativo está conformada por las funciones de planeación y organización y responde a las preguntas qué se quiere lograr y cómo se hace.

  • Planeación. Qué se quiere lograr.
  • Organización. Cómo se hace.

Fase dinámica u operacional

La fase dinámica del proceso administrativo comprende las funciones de dirección que se refiere y control en las que se verifica que se haga y se comprueba cómo se ha hecho.

  • Dirección. Ver que se haga.
  • Control. Cómo se ha hecho.

Importancia del proceso administrativo en la empresa

El proceso administrativo es importante porque…

Etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo, también llamadas funciones administrativas, son…

Actividades importantes de planeación

  1. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
  2. Pronosticar.
  3. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
  4. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
  5. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
  6. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
  7. Anticipar los posibles problemas futuros.
  8. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

La planeación está conformada por:

  • Misión. La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.
  • Visión. Descripción de un escenario altamente deseado por la dirección general de una organización. Capacidad de ver más allá del tiempo y el espacio, para construir en la mente un estado futuro deseable que permita tener una claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una organización.
  • Propósito. Se establecen en forma inmediata de la misión y la visión y no indican una limitante de duración en el futuro.
  • Objetivo. Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una organización, o a los propósitos institucionales, si se trata de las categorías programáticas. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la pregunta “qué” y “para qué”. En programación es el conjunto de resultados cualitativos que el programa se propone alcanzar a través de determinadas acciones.
  • Estrategia. Se designa con el nombre de estadística a aquella ciencia que ostenta en sus bases una fuerte presencia y acción de las matemáticas y que principalmente se ocupa de la recolección, análisis e interpretación de datos que buscan explicar las condiciones en aquellos fenómenos de tipo aleatorio.
  • Políticas. Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de la administración de negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporcionan un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños individuales.
  • Programas. Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus etapas y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
  • Presupuestos. Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Actividades importantes de organización

  1. Subdividir el trabajo en unidades operativas
  2. Agrupar las obligaciones operativas en puestos
  3. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
  4. Aclarar los requisitos del puesto.
  5. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
  6. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
  7. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
  8. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

La organización está conformada por:

  • División del trabajo. Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
  • Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Actividades importantes de la ejecución

  1. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
  2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
  3. Motivar a los miembros.
  4. Comunicar con efectividad.
  5. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
  6. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
  7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
  8. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

La dirección está conformada por:

  • Toma de decisiones. Es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.
  • Integración. Comprende la función a través de las cuales el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
  • Motivación. La motivación está compuesta por los estímulos que mueven a la persona a efectuar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación
  • Comunicación. Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social.
  • Supervisión. Vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se ejecuten adecuadamente.
  • Liderazgo. Consiste en influir en las personas para que lleven a cabo las labores que se requieren.

Actividades importantes de control

  1. Comparar los resultados con los planes generales.
  2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
  3. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
  4. Comunicar cuáles son los medios de medición.
  5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
  6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
  7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
  8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

La dirección está conformada por:

  • Identificación de estándares. Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo
  • Medición de resultados. Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares.
  • Comparación. Son ventajas o desventajas que se toman en cuenta para valorar la decisión correcta.
  • Detección de desviaciones. Es identificar el desempeño real y el estándar, misma que debe reportarse inmediatamente.
  • Corrección. Integrar las desviaciones en relación con los estándares, analizando si la baja no es causa de una mala calidad de producto
  • Retroalimentación. Ajustar la información obtenida al sistema administrativo

Conclusión

Cada empresa debe tener su proceso administrativo con el fin de mantener su empresa estable y así poder obtener resultados benéficos a futuro, es importante tomar en cuenta cada paso ya que cada uno tiene un lugar muy importante dentro de una empresa.

De esta forma concluyo este trabajo quedando con un aprendizaje satisfactorio y que con el paso del tiempo iré poniendo en práctica dentro de mi empresa.

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Molina Ramos Emmanuel Alejandro. (2014, noviembre 4). Proceso administrativo, importancia para la empresa. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-importancia-para-la-empresa/
Molina Ramos Emmanuel Alejandro. "Proceso administrativo, importancia para la empresa". gestiopolis. 4 noviembre 2014. Web. <https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-importancia-para-la-empresa/>.
Molina Ramos Emmanuel Alejandro. "Proceso administrativo, importancia para la empresa". gestiopolis. noviembre 4, 2014. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-importancia-para-la-empresa/.
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