Manejo de grupos formales e informales

¿Qué es un grupo?

Existes diversas definiciones de “grupo”, dependiendo su campo de aplicación. A continuación, se presentan algunas de las definiciones existentes (Baron & Byrne):

  • “Unidad con un cierto número de organismos diferenciados (agentes), que tienen una percepción colectiva de su unidad y que poseen capacidad de actuar y/o que actúan, realmente, de un modo unitario frente a su medio ambiente”.
  • “Personas que interactúan entre sí en una reunión cara a cara, o una serie de reuniones, en la que cada miembro recibe una impresiono percepción de cada uno de los miembros lo suficientemente clara como para que pueda, en ese momento o al ser preguntado más tarde, reaccionar ante cada uno de los demás miembros en tanto que personas individuales, aunque sólo sea recordando que la otra persona se encontraba presente”.
  • “Cierta cantidad de personas que se comunican a menudo entre sí, durante cierto tiempo, y que son lo suficientemente pocas para que cada una de ellas pueda comunicarse con todas las demás, no en forma indirecta, a través de otras personas, sino cara a cara”.
  • “Conjunto de organismos en el que la existencia de todos ellos, en sus determinadas relaciones, es necesaria para la satisfacción de ciertas necesidades individuales”
  • “Conjunto de individuos cuya existencia como conjunto es gratificadora (o recompensable) para los individuos”
  • “Sistema organizado compuesto por dos o más individuos quienes están relacionados en tal forma que el sistema de actividades cumple con alguna función, cuenta con un conjunto determinado de relaciones de roles entre sus miembros y posee un conjunto de normas que regulan la función del grupo y de cada uno de sus miembros”
  • “Sistemas sociales complejos e intactos, comprometidos en la ejecución de una serie de funciones múltiples e interdependientes relacionadas en múltiples y concurrentes proyectos, ubicados parcialmente en los sistemas de su entorno y a los que se encuentran unidos de manera flexible”.

En general, todas las definiciones coinciden en que un grupo, es un conjunto de individuos (más de dos), que están interrelacionados, pero no tienen dependencia absoluta.

Qué es un equipo

  • “Es una forma específica de grupo de trabajo que se organiza y dirige de manera diferente a la empleada para otros tipos de grupos formales, pero no reales. Es conjunto de individuos que coordinan esfuerzos, apartan ideas y conocimientos, transfiriendo habilidades y toman decisiones del pleno consenso. Su variedad es muy amplia: abarca desde la ayuda mutua de dos personas, un círculo de calidad hasta un comité de alta dirección”. (PSYCSA, 2001)
  • “Es un conjunto de personas que poseen destrezas y conocimientos específicos, que se comprometen y colocan sus competencias en función del cumplimiento de una meta en común”. (S.)

Diferencia entre grupo y equipo

Es común que los términos “grupo” y “equipo” sean asociados como lo mismo, sin embargo, cada uno hace referencia a cosas distintas.

Con base en las definiciones de grupo y equipo, se puede concluir que: un equipo, es aquel en el que sus integrantes tienen una relación de dependencia, basada en la complementariedad, enfocando esfuerzos para lograr un objetivo en común y la responsabilidad es compartida. Por su parte, un grupo se forma con personas que realizan una labor autónoma, sin depender del trabajo de los demás, buscando el cumplimiento de objetivos individuales, cuya responsabilidad es individual.

Los grupos

Los grupos, no son formados con la intención de reducir el trabajo individual, sino con la finalidad de potenciarlo bajo determinadas circunstancias.

Los grupos pueden ser homogéneos, cuando sus miembros tienen necesidades, motivaciones, conocimientos y actitudes muy similares; y heterogéneos, cuando no presentas similitudes. Las reglas que se siguen por los individuos dentro de los grupos, son establecidas por ellos mismos. Con base en la posición de cada miembro dentro del grupos, es el comportamiento y actuación esperada por el resto.

Tipos de grupos

Existen diferentes tipos de grupos, sin embargo, no todos tienen las mismas características, Maldonado (P, 2013), los agrupa en seis tipos:

  1. Primario. la relación entre los miembros se basa en la efectividad, el compromiso y la solidaridad, normalmente son grupos reducidos y la interacción es cara a cara, y cuando un integrante de este grupo se va, su puesto no es intercambiable, es decir, la relación no deja de existir.
  2. Secundario. Conformado por un gran número de integrantes, esto dificulta la relación cara a cara e cada integrante, la relación entre cada miembro está sujeta a los objetivos que persiguen en común, no hay vínculos afectivos, su organización suele estar establecida por reglamentos o estatus.
  3. Referencia. Los miembros de estos grupos se integran a él con el fin de establecer sus conductas como forma de comportamiento propio, internalizan reglas o valores, una característica de este grupo es que el individuo no pertenece a él, tampoco es reconocido como parte del mismo por sus integrantes, sólo sirven como referencia para establecer ideologías y conductas.
  4. Pertenencia. La persona forma parte del grupo y es reconocido como integrante del grupo, así, las normas y reglas establecidas son adoptadas por sus miembros sin que sean impuestas.
  5. Formal. Existe una estructura, las conductas de los miembros están reglamentadas a cumplir un propósito determinado, estos grupos pueden ser temporales o permanentes.
  6. Informal. Establecidos a partir de relaciones de compañerismo y amistad entre los integrantes, su origen es espontaneo y normalmente son un pequeño número de integrantes.

Cada tipo de grupo tiene sus propias características, por lo tanto, el manejo de cada uno es diferente. Los dos últimos tipos de grupo (formal e informal), juegan un papel muy importante dentro de las organizaciones; por lo tanto, se debe aprender a manejarlos correctamente, y así, impulsarlos al cumplimiento de objetivos.

Grupos Formales

Son definidos por una estructura organizacional, mediante ciertas asignaciones de trabajo en las que se establecen actividades, en estos grupos, las metas de la organización, van trazando las conductas observadas.

Estos grupos son creados deliberadamente por los gerentes y/o jefes, y tienen la responsabilidad de realizar tareas específicas, para ayudar a la organización a el cumplimiento de sus metas.

Como se explica en (Herrera, 2011), el grupo formal más prevaleciente dentro de una organización es el “grupo de mando”, el cual se conforma por el gerente y sus subordinados. Por la tanto, una organización consta de una serie de grupos de mando que se entrelazan. Los gerentes pertenecen a diferentes tipos de mando, uno con sus subordinados, otro con ejecutivos de nivel superior y otro más con colegas del mismo nivel jerárquico.

Grupos informales

Los grupos informales surgen cada que la gente se reúne e interactúa de manera periódica, El Mtro. José Eduardo, catedrático de la Universidad Tecnológica del Centro de Veracruz (Herrera, 2011) , los define cómo:

“…alianzas que no están estructuradas de manera formal ni determinadas en la organización. Estas son formaciones naturales en un entorno laboral y se presentan como respuesta a la necesidad de contacto social”

La aparición de grupos informales dentro de una organización se debe a distintas razones, como las siguientes:

  1. Necesidades e intereses en común.
  2. Experiencias en común en el trabajo.
  3. Consenso entre los integrantes
  4. Fracaso del sistema total de satisfacer necesidades personales y sociales de los integrantes.

Dentro de una organización los grupos informales presentan las siguientes ventajas (Gastélum, 2007):

  1. Perpetúan los valores sociales y culturales comunes.
  2. Proporcionan satisfacción social, status y seguridad.
  3. Ayuda a sus miembros a comunicarse
  4. Ayuda a resolver problemas

Liderazgo y Manejo de Grupos

Liderazgo

Los grupos formales e informales, necesitan que dentro de sus miembros haya un individuo que actúe como guía, que sea quien conduzca al grupo en la dirección correcta. A dicho individuo se le conoce como “líder”, quien tiene la facultar de influir en otros sujetos.

A esa capacitad de influir en otros se le conoce como “Liderazgo”, diversos autores han aportado su propia definición, por ejemplo:

Para Idalberto (Chiavenato , 2004) es: “la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos”.

Newstrom, (2007, pág. 196) dice que “es el proceso de consiste en influir y apoyar a los demás para que los sigan y se muestre con disposición para hacer todo aquello que sea necesario”.

De igual forma, Daft (2006, pág. 5), dice que es :“Relación de influencia que ocurre entre líderes y sus seguidores, mediante la cual las dos partes pretenden llegar a cambios y resultados reales que reflejan los propósitos que comparte”.

Se debe tomar en cuenta que, en los grupos formales, el jefe pude ser tomado como un líder, sin embargo, éste al ser impuesto puede o no ser aceptado por el grupo como su “líder”.

“Para el jefe, la autoridad es un privilegio de mando; para el líder, un privilegio de servicio. El jefe ordena y el líder va al frente, comprometido con sus acciones” (Herrera, 2011). Sin embargo, ambos en determinado momento ejercen liderazgo, cumpliendo un rol dentro del grupo.

Los roles del liderazgo según Keith Davis (1997) adaptados por (Gastélum, 2007) son:

Roles de tareas:

  • Definir un problema u objetivo para el grupo
  • Solicitar hechos, ideas u opiniones a los participantes.
  • Aportar hechos, ideas u opiniones.
  • Aclarar situaciones confusas, dar ejemplos, o brindar estructuras.
  • Resumir el análisis o las discusiones.
  • Determinar acuerdos.
  • Establecer compromisos verbales o escritos.

Roles sociales:

  • Apoyar las contribuciones de otros y alentarlos mediante reconocimientos.
  • Percibir el estado de ánimo del grupo y alentarlos mediante reconocimientos.
  • Reducir la tensión y conciliar acuerdos.
  • Modificar la posición propia y admitir errores.
  • Facilitar la participación de todos los integrantes.
  • Evaluar la efectividad del grupo.
  • Llevar a cabo actividades sociales y culturales, que permitan la interacción del grupo.

Manejo de Grupos

Como se ha leído existen diversos grupos dentro de las organizaciones, los cuales conviven en un mismo espacio durante largas horas, y de manera cotidiana. Por ello, es importante saber cómo manejarlos, para ello existen diversas técnicas. A continuación, se abordarán las que en consideración del autor son las más importantes.

Actividades recreativas

Las actividades recreativas, pueden utilizarse en equipos recién formados, buscando dar el primer paso hacia las relaciones intragrupales; esta técnica para equipos ya formados, tiene la capacidad de crear sociabilidad. Como tal, esta técnica no está orientada a una meta específica, pero ayuda a aumentar la creatividad del grupo, proporciona oportunidad para el reconocimiento, respuesta y nuevas experiencias. Las actividades, pueden ayudar a fijar algunas normas grupales y desarrollar la habilidad de conducción.

Está técnica puede apoyarse de la música, juegos, atracciones; estos complementos a la técnica deben ser elegidos de acuerdo a los intereses y capacidades de los participantes.

Así mismo, las actividades recreativas, son útiles al inicio de cualquier reunión, una pequeña actividad, conducida eficazmente sirve para disolver la iniciar la charla y disminuir la tensión.

También, pueden ser utilizadas cuando los sentimientos de lealtad y solidaridad del grupo no están reforzados o no existen.

Se recomienda no abusar de esta técnica, sobre todo se debe cuidar su desarrollo, su ejecución requiere habilidad y discreción, debe ser elegida con base en las necesidades del grupo y cuidar especialmente que está no dañe psicológicamente o físicamente a alguno de los miembros.

Actualmente está técnica se asocia con el término “team building”, que se trata de realizar actividades en una empresa, con el objetivo de establecer funciones, mejorar las relaciones, y dar resolución a problemas personales dentro de los grupos, Algunas de las actividades recreativas que se pueden aplicar son:

  1. Juegos Olímpicos Empresariales
  2. First Mates (citas por parejas entre empleados, donde se realizan preguntas de tipo personales.)
  3. Día temático
  4. La oca (juego del tablero)
  5. Yoga en la oficina

Debate dirigido

Esta técnica consiste en un intercambio informal de ideas e información sobre un tema, realizado por un grupo bajo la conducción y dinámica de una persona que hace de guía e interrogador. La aplicación de esta técnica en una organización, se caracteriza por ciertos detalles:

  1. El tema debe ser cuestionable, analizable de diversos enfoques o interpretaciones.
  2. El director del debate debe hacer previamente un plan de preguntas que llevará escritas.
  3. Los participantes deben conocer el tema con suficiente antelación, informarse por sí mismos, para poder así intervenir con conocimiento en la discusión.
  4. El director les facilitara previamente material de información para la indagación del tema. Para evitar ocurra una improvisación.
  5. Es una técnica de aprendizaje por medio de la participación activa en el intercambio y elaboración de ideas e información múltiple.
  6. El número de miembros no debe pasar de los 12 ó 13. En casos de grupos mayores, se pueden hacer subgrupos guiados por subdirectores previamente entrenados, reuniéndose finalmente todos durante unos minutos con el director en sesión plenaria para hacer un resumen general.

Focus Grup

En español grupos focales, es una técnica de exploración que maneja aspectos cualitativos.

Es una reunión guiada por un moderador (en este caso el líder) donde se aborda un tema de interés, donde los participantes (regularmente ente 8-10), hablan sobre el tema de interés, la reunión no debe durar más de dos horas.

Se centra en obtener información completa de cómo piensan y sienten las personas. Es una técnica rápida de bajo costo que permite a las organizaciones llegar a profundizar en diversas situaciones empresariales, como clima organización, sentido de pertenencia, etc.

Para que esta técnica de manejo de grupos, no tenga un sesgo de información, las participantes deben ser homogéneos, darles confianza para el diálogo, y quien modere debe tener una actitud abierta con los participantes y no debatir o inducir a la obtención de ciertas respuestas.

Grupos T

Es una técnica que ayuda al individuo a concientizar y comprender los diversos aspectos de la conducta propia, para luego introducir cambios en ella. Tiene tres metas principales: aumentar la capacidad de a aprecias cómo los demás reaccionan ante nuestra conducta, medir las relaciones entre terceros y para actuar hábilmente según cada situación.

El grupo T, es un instrumento se permite general un cambio controlado. Fue propuesto en 1946 por Kurt Lewin, e inicio su aplicación desde 1947.

En esta técnica, cada miembro puede usar a los demás como espejo de la conducta propia para modificarla, mediante un proceso de retroalimentación. La aplicación de esta favorece el autoconomiento y encamina el desarrollo personal, pero puede dejar al descubierto emociones doloras.

Role-playing

Se explica en la página web, Dirección de equipos de alto rendimiento (Herrera, 2011) que es:

Una técnica que se ocupa, cuando se desea que alguien comprenda lo más íntimamente posible una conducta o situación, se le pide que «se ponga en el lugar» de quien la vivió en la realidad. En lugar de solo evocarla mentalmente, se asume el rol y se revive dramáticamente la situación, la comprensión íntima (insight) resulta mucho más profunda y esclarecedora.

El Role – Playing o Desempeño de roles: consiste en representar (teatralizar) una situación típica (un caso concreto) con el objeto de que se tome real, visible, vívido, de modo que se comprenda mejor la actuación de quien o quienes deben intervenir en ella en la vida real. El objetivo citado se logra no sólo en quienes representan los roles, sino en todo el grupo, que actúa como observador participante por su compenetración en el proceso. Ya que, los representadores trasmiten al grupo la sensación de estar viviendo el hecho como si fuera en la realidad.

Este tipo de actuación despierta el interés, motiva la participación espontánea de los espectadores, por su propia informalidad mantiene la expectativa del grupo centrada en el problema que se desarrolla. La representación escénica provoca una vivencia común a todos los presentes, y después de ella es posible discutir el problema con cierto conocimiento directo generalizado, puesto que todos han participado ya sea como actores o como observadores.

La representación es libre y espontánea, sin uso de libretos ni de ensayos. Para que se puede realizar esta actividad se requiere madurez y compromiso grupal.

Sociograma

El sociodrama, puede definirse como: la representación dramatizada de un problema que involucra a los miembros del grupo, para lograr una vivencia real de la situación y encontrar una solución adecuada.

Esta técnica se usa para presentar situaciones problemáticas, ideas contrapuestas, actuaciones contradictorias, para luego suscitar la discusión y la profundización del tema. Es de gran utilidad para dirigir al grupo al comienzo de la discusión de un problema, por lo tanto, el sociodrama debe ser preparado con anticipación, con la ayuda de un subgrupo previamente seleccionado.

El sociodrama, permite la profundización de temas previamente tratados, con el fin de concretar en situaciones reales las ideas, las motivaciones, y los principales temas de la discusión.

Al utilizar esta técnica el grupo debe tener presente que: no es una comedia ni una obra teatral, asimismo, no debe presentar la solución al problema expuesto o influir en la futura posible solución. Las representaciones deben ser breves y evitar digresiones en diálogos que desvían la atención del público.

Manejo de Conflictos

Dentro de los grupos, siempre se busca que la convivencia sea armónica, sin embargo, es inevitable que ocasionalmente se presente algún tipo de conflicto, y en ocasiones son necesarios para gestionar el aprendizaje grupal e individual.

Conflicto, según diversos autores es:

“Un proceso que se inicia cuando una parte percibe que la otra la ha afectado de manera negativa o que está apunto de afectar de manera negativa alguno de sus intereses.” – Stephen Robbins

“El conflicto es una forma de conducta competitiva entre personas o grupos. Ocurre cuando dos o más personas compiten sobre objetivos o recursos limitados percibidos como incompatibles.”- Kenneth Boulding

El conflicto, en conclusión, es una confrontación u oposición de intereses, que a veces puede llegar a la violencia. La violencia no es más que una salida extrema al conflicto, que impide la comunicación y dificulta el acuerdo de las partes.

Durante un conflicto se pueden tomar diversas actitudes, como son:

  • Competencia, que es: gano + pierdes
  • Acomodamiento, que es: pierdo + ganas
  • Evasión, que es: pierdo + pierdes
  • Cooperación, que es: gano + ganas

Quien lleve el manejo del conflicto, antes de proponer una solución debe analizar el acontecimiento, y determinar si la solución que dará resolverá el conflicto de manera permanente o solo temporal. Y considerar que en muchas ocasiones no le será posible adoptar una actitud de cooperación, que sería la ideal, sino, que tendrá que jugar con las otras actitudes para no afectar la cohesión grupal, y sí lo considera apropiado ceder ante el conflicto, es decir, perder en el presente, para ganar en el futuro.

Para lograr la solución del conflicto debe entenderse y tratarse de manera dinámica y con actitud positiva, buscando que la solución llegue como acuerdo entre las partes.

La comunicación, juega un papel fundamental en manejo y resolución de conflictos. Por ello, se debe asegurar que la comunicación del grupo sea eficaz. Está se logra cuando:

  • Se emplea el dialogo como principal herramienta en la relación de equipo.
  • Se asegura que el mensaje es recibido adecuadamente.
  • El lenguaje corporal es congruente con las palabras, así como entre palabras y acciones.
  • Se comprueba que el mensaje ha sido recibido y entendido correctamente.
  • Respetar los tiempos de intervención de otros, en los diálogos grupales.

Conclusión

Los seres humanos a lo largo de nuestra vida pertenecemos a diversos grupos, en donde nos buscamos se nos permita desarrollarnos e interactuar con otros individuos.

Cada grupo al cual pertenecemos, tiene una clasificación y características propias de acuerdo al motivo por el que fue creado, tenemos desde grupos primarios, en el cual están individuos por los cuales desarrollamos un sentimiento positivo, y aquellos como los formales los cuales nos son impuestos al ingresar en una organización.

Adentrando al tema de grupos dentro de las organizaciones, se debe diferenciar que un equipo es aquel conjunto de individuos que son dependientes entre sí, y que coordinan sus actividades para el cumplimiento de un objetivo compartido; mientras que, en los grupos, tienen mayor interdependencia y buscan cumplir objetivos individuales.

Las organizaciones, tienen dos tipos de grupos, los formales, predeterminados por los altos mandos y los informales, creados por los individuos conforme a sus propias decisiones, de este último tipo de grupo la organización no tiene control absoluto.

Ambos equipos están dentro de la organización, por lo tanto, se debe ejercer liderazgo y aprender a manejarlos. Para el manejo, existen diversas técnicas que apoyan y facilitan esta tarea como: el Focus Grup. Sociograma, Grupo T, Role-playing, entre otros.

También, al estar en constante interacción es natural que las personas deban enfrentar conflictos por lo que aprender a manejarlos, puede hacer la diferencia en la relación grupal, el correcto manejo de conflictos, favorece a que la cohesión no se vea afectada.

Referencias Consultadas

  • Baron, R., & Byrne, D. (s.f.). Individuos y grupos: Consecuencia de pertenencia. En R. Baron, & D. Byrne, Psicología Social (págs. 501-538). Madrid: Prentice Hall.
  • Chiavenato , I. (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración (Vol. Séptima Edición). McGraw-Hill.
  • Daft, R. (2006). La experiencia del liderazgo. En R. Daft , La experiencia del liderazgo (Vol. 3era. Edición). México: Thompson.
  • Davis, k. (1997). Administración de recursos humanos. McGraw-Hill.
  • Española, R. A. (05 de Diciembre de 2019). Diccionario de la Real Academia Española. Obtenido de Diccionario de la Real Academia Española: https://dle.rae.es/agricultura?m=form
  • Gastélum, R. G. (2007). Tipo de Grupos. En G. G. Rosalinda, Comunicación y Cultura Organizacional en Empresas Chinas y Japonesas (págs. 36-37).
  • Herrera, J. E. (2011). UTCV Direccion de Equipos de Alto Rendimiento. Obtenido de UTCV Direccion de Equipos de Alto Rendimiento: https://sites.google.com/site/direquiposdealtorendimiento/i-grupos-y-necesidades/2-1-grupos-formales-informales-y-equipos-de-trabajo/2-1-1
  • Maslow, A. H. (1968). Toward a Psychology of Being. (R. Ribé, Trad.) Barcelona, España: Kairós. Recuperado el Enero de 2020, de https://docplayer.es/47250190- Abraham-h-maslow-el-hombre- autorrealizado-hacia-una-psicologia-del-ser-editorial-kairos-numancia- barcelona.html
  • Newstrom, J. (2007). Dirrección: Gestión para lograr resultados. En J. Newstrom, Dirección: Gestión para lograr resultados. México: McGraw-Hill.
  • P, M. (2013). Tipos de grupos. Obtenido de https://es.slideshare.net/
  • PSYCSA. (2001). Material de estudio del curso: Formando equipo perfecto. Trabajo en equipo. Bilbao.
  • S., D. (s.f.). Trabajo en equipo para la calidad. Universidad de Chile: Faculdad de Ciencias Físicas y Matemáticas. Depto. de Ingeniería Industrial.

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Vidaurri Cajina María Ernestina. (2020, junio 1). Manejo de grupos formales e informales. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manejo-de-grupos-formales-e-informales/
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Vidaurri Cajina María Ernestina. "Manejo de grupos formales e informales". GestioPolis. junio 1, 2020. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/manejo-de-grupos-formales-e-informales/.
Vidaurri Cajina María Ernestina. Manejo de grupos formales e informales [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manejo-de-grupos-formales-e-informales/> [Citado el ].
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