Uso de TICs en la gestión empresarial de la comercializadora ESCAMBRAY Cuba

El ámbito empresarial está sujeto a una serie de rápidos y profundos cambios que, inevitablemente están propiciando una profunda transformación de los procesos, las estrategias y las estructuras organizativas.

Sin duda alguna, uno de los mayores catalizadores de esta transformación lo constituyen las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), por lo que alcanzar beneficios derivados de su utilización supone uno de los retos más importantes en las estrategias empresariales y, de modo particular, en la educación de su capital humano.

Ciertamente el contexto empresarial se halla inmerso en un profundo proceso de cambio y reestructuración, sobre todo debido a la aparición y difusión que, de manera continua, se está produciendo de nuevas aplicaciones de las TIC. Esta situación resulta observable tanto en el plano técnico, por ejemplo con la aparición de aplicaciones basadas en entornos de Internet, como en el mercado, gracias al desarrollo de diversos elementos y sistemas de TIC, como las aplicaciones multimedia. Constituye éste un  proceso al cual las empresas no pueden permanecer ajenas, debiendo tratar de incorporar y gestionar adecuadamente todos aquellos instrumentos y mecanismos que les permitan ofrecer un mayor valor.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones son cada vez más usadas para el apoyo y automatización de todas las actividades de las empresas. Gracias a ellas, las organizaciones han conseguido obtener importantes beneficios, entre los que caben mencionar la mejora de sus operaciones, llegada a una mayor cantidad de clientes, la optimización de sus recursos, la apertura a nuevos mercados, un conocimiento más profundo acerca de las necesidades de la clientela para brindarles un servicio de mejor calidad y una comunicación más fluida, no sólo con sus empleados sino también con sus clientes y proveedores. En pocas palabras, las TIC les permiten lograr aumentar considerablemente su eficiencia.

Los constantes avances y masificación que han experimentado las tecnologías en las últimas dos décadas, sobre todo el desarrollo de Internet, han significado una verdadera revolución en el seno de la sociedad, motivo por el cual las grandes multinacionales así como las Pymes han decidido subirse a la ola de las TIC. En efecto, las organizaciones se han percatado de que la aplicación de las nuevas tecnologías en el ámbito de trabajo les da la posibilidad, en primer lugar, de arribar más rápido al mercado y cubrir nuevas plazas, porque las distancias ya no suponen un límite. Asimismo, les permiten ofrecer una imagen innovadora de empresa ante sus competidores.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones inciden de forma importante no sólo sobre el crecimiento de las economías modernas sino también en multitud de otros escenarios que tienen que ver con la esfera productiva. Uno de ellos es el escenario de emprendimiento empresarial, donde convergen variables financieras, condicionantes institucionales y las diferentes decisiones de los empresarios para sostenerse en el mercado de manera competitiva.

Con certeza, la utilización de las TIC en las diferentes áreas de las empresas ha propiciado una disminución de costos y tiempo, ayudándoles a su vez con una mejor gestión de los flujos de información.

En Cuba, es de primordial importancia avanzar en un amplio proceso de informatización de la sociedad que garantice el uso seguro y amplio de las TIC en el contexto empresarial, de manera inclusiva y en función del desarrollo del país. Las TIC deben convertirse en una herramienta del desarrollo humano, con especial énfasis en el desarrollo empresarial cubano, por las oportunidades que ofrece no sólo a las personas sino a las organizaciones y las comunidades en el desarrollo de su pleno potencial, en promover su desarrollo sostenible y en mejorar su calidad de vida.

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Su uso creativo e intensivo contribuirá favorablemente a la solución de problemas fundamentales vinculados a la sociedad, las empresas y sus desafíos económicos, sociales y culturales, los cuales deben estar en el centro de la atención de cualquier empresa. Es cierto que su amplía utilización impone nuevos retos y desafíos, pero es necesario enfrentar y vencer tales retos y desafíos.

En este sentido, es importante que los directivos de las empresas en Cuba comprendan que se requiere de una infraestructura básica para el desarrollo de las actividades económicas y empresariales de las organizaciones y del país propiamente, pero que finalmente favorecerán una actividad económica con alto potencial de desarrollo. Al parecer, las TIC llegaron para quedarse y nadie está ajeno a los cambios que trae consigo, más aún en el mundo de los negocios, ya que los especialistas han indicado, en más de alguna ocasión, que quien ignore el potencial de las TIC estará alejado del éxito empresarial”

Por lo tanto, se reconoce que la apropiación y el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación han afectado todos los aspectos de la dinámica empresarial, transformando no solo la forma en que las empresas llevan a cabo sus actividades productivas, sino también la creación de nuevos sectores de la actividad económica y el empleo. Su implementación en la práctica ha modificado ciertos conceptos y actuaciones, como pueden mencionarse la necesidad del cambio en la percepción de tiempo y espacio de los sujetos en las comunicaciones de una organización, y las nuevas formas en la construcción cultural generadas desde la comunicación de los espacios virtuales.

En consecuencia, en la práctica empresarial cubana es necesario que las nuevas Organizaciones Superiores de Dirección Empresarial, OSDE, utilicen un enfoque abierto al cambio y como prioridad necesaria, los directivos empresariales deben reconocer la importancia de desarrollar la infraestructura imprescindible para implementar y promover el aprendizaje virtual. En lo concerniente a la Comercializadora Escambray está claro que la red de computadoras con que cuenta es una parte muy importante de esta infraestructura, y que se ha convertido en la base y punto de partida para el logro de tales objetivos.

En esta primera parte del trabajo se esbozarán brevemente desde perspectivas teóricas y conceptuales, algunas de las influencias más notables surgidas en el contexto de la gestión y la educación empresarial con el surgimiento y aplicación de las TIC en las empresas y, de modo particular, su posible impacto positivo en algunos de los diversos subsistemas que deben ser implementados por las empresas cubanas, con referencia ocasional a la Comercializadora Escambray. Del mismo modo, se hará mención a la necesidad de ciertos cambios de paradigmas en lo concerniente a esta educación empresarial utilizando como soporte la implementación de las TIC, y como concepto que las mismas constituyen un interesante e ineludible proceso de convergencia tecnológica que resulta de vital importancia no sólo para la gestión de la empresa, sino también para garantizar la capacitación y educación de todos y cada uno de sus trabajadores.

En la segunda parte, se abordarán diferentes paradigmas tradicionales, desde las perspectivas de los autores, y el surgimiento de nuevos paradigmas con la aplicación de las TIC con especial énfasis en la educación empresarial, ejemplificando como pasar de uno a otro en el caso particular de las aplicaciones desarrolladas o introducidas en la Comercializadora Escambray, lo cual contribuirá positivamente en su gestión empresarial.

  1. Breve descripción de la Empresa Comercializadora Escambray.

En la figura 1 se muestra la interesante y competitiva distribución en todo el territorio nacional cubano de las diferentes Unidades Comercializadoras Territoriales (UCT) y Bases de Almacenes de la Comercializadora Escambray. Las actividades que se realizan en estas son fundamentalmente de carácter Técnico – Comercial. Dispone de oficinas, almacenes, salones de expo venta y otros constituyendo un punto de referencia excepcional para clientes, proyectistas, inversionistas y otras partes interesadas; estos últimos cuentan, además, con las facilidades que les provee la comunicación con las diferentes direcciones de la organización que cuenta con un personal de alta profesionalidad para ser orientados a la mejor utilización de los materiales, equipos y herramientas para la construcción. Las actividades fundamentales de las Bases de Almacenes es el aprovisionamiento, almacenamiento y resguardo de los recursos a distribuir y comercializar por las Unidades Comercializadoras Territoriales.

La Comercializadora Escambray constituye el canal comercializador del Ministerio de la Construcción (MICONS) de los materiales para la construcción y otros, aportando al proceso inversionista del país la comercialización sobre parámetros integrales de servicio, lo que representa un elemento de equilibrio en los plazos de entrega a las inversiones y mantenimiento constructivo en el país.

Es una empresa en Perfeccionamiento Empresarial que dispone de un Sistema de Gestión de la Calidad Certificado por la Oficina Nacional de Normalización de la República de Cuba, un Sistema de Gestión de Comunicación, de Gestión Ambiental, de Gestión de Capital Humano, de Ciencia, Innovación y Tecnología y se encuentra implementada la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República de Cuba, herramienta de vital importancia para el control interno en las empresas cubanas. En la figura 2, se muestra resumidamente el contenido de los diferentes manuales de funcionamiento y documentación propia (particular) asociada a los diferentes procesos y sistemas de gestión de la organización.

Figura 2. Contenido de los diferentes Sistemas de Gestión de la Comercializadora Escambray y documentación específica asociada.

Las bases metodológicas de su funcionamiento se soportan en las leyes del país y en normas de referencia de amplio prestigio y utilización internacional como se muestra resumidamente en la figura 3.

La gestión de la organización se realiza por Procesos. El Mapa de Procesos y la documentación común asociada a cada uno de estos en la empresa se muestra en la figura 4.

La principal ventaja competitiva de la empresa se puede resumir en los aspectos que se muestran en la figura 5.

Dispone, además, de una potente y actualizada Intranet Corporativa que constituye la herramienta fundamental de gestión de la información y el conocimiento en la empresa, con información actualizada de todas sus UCT y con acceso en tiempo real de las mismas en todo el país. La figura 6 muestra una apertura de los temas de la Dirección de Procesos en el menú principal de la Intranet Corporativa de la Comercializadora Escambray.

Los directivos de la organización muestran su convencimiento de que las TIC son imprescindibles, pero deben tener presente que hay que aplicarlas con sentido común. Por lo anterior, es oportuno precisar que para tal intención se debe partir de algunos principios elementales entre los cuales se pueden mencionar:

  • La tecnología es un medio y nunca un fin. Es decir, deben ser usadas y sacarles el máximo rendimiento.
  • Se recomienda comprar programas acorde a las necesidades de la organización, tecnológicamente hablando. Muchas veces se invierte mucho dinero y no se utilizan muchas funcionalidades bien por falta de formación, o bien porque son excesivas para el negocio en el cual se aplican.
  • Calcular la inversión en TIC. No hay porqué comprar el último modelo de ordenador sino aquel que se adecue a nuestras necesidades.
  • Antes de lanzarse a por grandes soluciones informáticas, es preciso reflexionar sobre la existencia de otras de menor tamaño, precio y tiempo de elaboración que nos pueden dar el mismo rendimiento.
  • Es necesario ir desarrollando aplicaciones propias que en su avance hacia versiones superiores y mejoradas, vaya permitiendo la creación de una cultura interna a favor de este tipo de solución y, al mismo tiempo, contribuyendo a la solución de problemas en la organización.

Se deben tener presente además, las siguientes recomendaciones:

  • Es necesario fomentar una actitud  positiva hacia el uso de Internet y de las TIC en general.
  • Tienen que ser conscientes de que será una herramienta que, a mediano y largo plazo, hará más llevadero su trabajo.
  • Aunque no fueron creadas con la finalidad de ser aplicadas a la educación empresarial, su introducción con esta perspectiva es una realidad, una necesidad social y un gran reto para los empresarios.
  • En su introducción como una herramienta fundamental de educación empresarial es preciso combinar aspectos tecnológicos y concepciones pedagógicas.
  • Se convertiría en un error estratégico y conceptual esperar tener la “última y más actualizada información” para crear aplicaciones internas. El vertiginoso desarrollo de las TIC no posibilita esperar ese estado ideal y mientras tanto……..el tiempo pasa.
  1. APLICACIÓN DE LAS TIC EN LA GESTIÓN Y LA EDUCACIÓN EMPRESARIAL EN LA COMERCIALIZADORA ESCAMBRAY.

2.1 Los primeros pasos para introducir las TIC. Algunas ventajas derivadas de su introducción.

El camino para introducir las TIC como herramienta de gestión es un proceso largo que debe realizarse de forma natural, de modo que el resultado sea ahorrar tiempo y dinero. No siempre el programa más potente es el más aconsejable, hay que tener en cuenta la capacidad de adaptación de la persona a la herramienta informática. No es negar el desarrollo, es ir introduciendo lo novedoso en el momento adecuado. Por eso, es imprescindible realizar cursos formativos y recurrir al asesoramiento profesionalizado.

La educación empresarial es la base para el desarrollo de la  empresa, pero es un proceso que continúa a lo largo de todo el ciclo de vida de la misma, y que debe ser mejorado continuamente. La posibilidad de utilizar las bondades que nos ofrece la tecnología, en función de capacitar a nuestros trabajadores es algo que no se puede pasar por alto si tenemos en cuenta que:

  • Una vez que se cuente con toda la infraestructura, el proceso de formación y capacitación se abarataría.
  • Los actores implicados no tendrían que recorrer grandes distancias para moverse a los sitios de capacitación.
  • No dependeríamos de proveedores externos para la preparación de los cursos online de capacitación, pues el organismo cuenta con la fuerza profesional que se puede preparar para hacerlo.
  • El personal a capacitar tendrá un acceso inmediato a los nuevos contenidos con la posibilidad de construir y crear su propio espacio de aprendizaje, a través de las herramientas que ofrece la plataforma como son: la utilización de los blogs, wikis, el foro, entre otros.
  • Se fomentaría el trabajo cooperativo que necesitan las organizaciones en temas de capacitación.
  • Se incrementaría la eficiencia y la responsabilidad entre las personas que trabajan en una oficina distante o con colaboradores a distancia.
  • Se reduciría el tiempo de la capacitación en la modalidad presencial al darle más peso a la formación online.
  • Se facilitarían las estrategias globales, vinculadas a la capacitación y desarrollo de los recursos humanos y el proceso sería menos costoso.

Otras ventajas de la introducción de las TIC en la empresa se pueden resumir de la siguiente manera:

  • Efectiva y rápida vía de gestión y renovación del conocimiento, la comunicación y la información.
  • Nuevas formas de acceso a la información: navegación, motores de búsqueda, formas y métodos de comunicación.
  • Fortalecimiento de la educación empresarial continua y a distancia.
  • Contribución positiva al surgimiento de nuevos métodos y estilos de dirección.

Con todas esas ventajas a disposición del capital humano de la organización, el aprendizaje virtual debe ser entonces, herramienta fundamental para ayudar a que la empresa desarrolle al máximo todo su potencial. La tecnología no será ni el problema ni la solución. Los retos asociados con el aprendizaje virtual en nuestro caso, tienen que ver más con promover una cultura en función de la capacitación desde estas comunidades de aprendizaje, capaz de otorgarle al mismo el mérito que le asiste, aspecto al que se hacía referencia con anterioridad.

2.2 Las TIC en la gestión y la educación empresarial

Los escenarios, entorno y mercados en los cuales desarrolla su actividad el colectivo de la empresa Comercializadora Escambray, como el de casi todas las empresas en cualquier latitud, suelen ser muy exigentes y requieren una dedicación temporal plena. A la labor profesional hay que añadir el esfuerzo añadido que suponen las labores de gestión y administración. Esto conlleva un esfuerzo añadido para controlar en todo momento las existencias, la facturación, las compras, la rotación de los productos, las compras con empresas proveedoras, las relaciones con los clientes, tanto internos como externos y las partes interesadas. Ante estos retos del día a día, las Tecnologías de la Información y la Comunicación pueden proporcionar multitud de herramientas para mejorar la gestión, facilitar su acceso a nuevos productos y mercados, nuevos proveedores y clientes, y mejorar el servicio ofrecido a todos sus clientes y partes interesadas, con un reflejo positivo y más competitivo en el mercado.

Las TIC constituyen un instrumento fundamental para su organización interna, tanto como lo puede ser para cualquier negocio y empresa. Su utilización supone un importante ahorro de tiempo y recursos, al simplificar y agilizar los procesos de gestión, toma de decisiones, y facilitar el contacto directo con los clientes, empresas proveedoras y partes interesadas. Así, cualquier empresa que no usa las TIC no es que no sea innovadora o moderna, es que es poco práctico. Algunos ejemplos de los beneficios que proporcionan las TIC se pueden resumir en:

  • Mejor aprovechamiento del tiempo. La automatización de tareas rutinarias mediante sistemas informáticos permite dedicar más tiempo a tareas más productivas.
  • Mejor gestión del negocio. Mediante aplicaciones informáticas y determinados dispositivos electrónicos, se puede pueden controlar todas aquellas variables y tareas que intervienen en el negocio: stock del almacén, rentabilidad de los productos, compras por empresa proveedora…
  • Reducción de la carga administrativa. Gracias a las herramientas informáticas, los tediosos arqueos de caja, las gestiones tributarias, con trámites online cada vez más frecuentes, y las tareas administrativas se harán de forma intuitiva y automatizada, sin ocupar parte del tiempo personal.

Asimismo, en la empresa actual se da cada vez más importancia al control de gestión. Los recursos son escasos, los procesos son complejos, y cada vez es más crítica la información que se requiere para una correcta toma de decisiones.

Por ello, las TIC son primordiales herramientas de apoyo a la toma de decisiones, proceso complejo que conlleva responsabilidades y riesgos que hay que asumir, concepto ahora abarcador a todas las áreas funcionales de la empresa: gestión de procesos, gestión de recursos, tecnológica, ambiental, ventas, compras, proveedores, evaluación satisfacción de clientes y partes interesadas, capital humano, logística, gestión de la información y las comunicaciones, gestión de la calidad, gestión de riesgos, marketing, y otros, como se verá a lo largo del artículo.

En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos en relación con sus clientes, sus inventarios, su producción, sobre la efectividad de las campañas de marketing, información sobre proveedores y socios, además de los datos que pueden provenir del exterior, como los referentes a competidores y otras partes interesadas.

En lo adelante, se hará referencia a diversas ventajas que representan las TIC en la gestión de varios subsistemas que deben estar implementados en las empresas cubanas.

2.3 Gestión de los clientes.

Existe una tipología de programas informáticos que sirven para almacenar toda la información relacionada con la clientela, conocidos en general como los CRM. Este tipo de aplicaciones son importantes cuando en un negocio tiene mucho peso el área comercial. De este modo, se puede recopilar gran cantidad de datos como las acciones que se realiza con cada cliente y parte interesada: las visitas realizadas, lo que se le ha vendido y en qué fecha, sus preferencias, sus sugerencias. De este modo, toda la información será accesible para cualquier persona de la empresa que lo necesite. Estos programas permiten analizar las tendencias, la cantidad de ofertas/presupuestos que se convierten en negocio real. En definitiva, conocer mejor nuestro mercado.

2.4 Gestión de la información.

En cualquier negocio es vital que la información circule de manera fluida. A medida que se va informatizando es importante que esa fluidez no se pierda. Si el negocio crece y tiene varios ordenadores, no tiene mucho sentido que éstos trabajen de forma aislada puesto que conectándolos por medio de una red local será posible compartir la información de modo eficiente. Además, hoy en día este tipo de redes pueden ser inalámbricas y tienen una gran ventaja podemos instalar un programa posible en un único ordenador central (al que se le denomina habitualmente “servidor”). A este ordenador estarán conectados el resto de equipos lo que permite, por un lado, que todo el mundo pueda acceder a un determinado programa o información y, por otro, podemos alargar la vida útil de aquellos modelos de ordenador de más edad.

En la figura 7 se muestra esquemáticamente la distribución de la red informática nacional que sustenta y soporta la gestión de la información y las comunicaciones en la Comercializadora Escambray, y que constituye la columna vertebral de su funcionamiento.

Figura 7. Esquema de la Red Informática Nacional de la Comercializadora Escambray.

2.5 Gestión de la Comunicación Organizacional.

El cambio de siglo ha traído consigo una serie de cambios que vistos desde el punto de vista de la actualidad, parecen ser la consecuencia más obvia tras presenciar (vivir) ese nuevo punto de partida que simbolizaron los desarrollos técnicos y tecnológicos de las herramientas de comunicación; y desde quienes miraban desde el pasado, como la gran meta a lograr en cuanto a lo comunicacional se refiere.

No es la primera vez que la humanidad ha experimentado un cambio/aceleración en las dinámicas con las que viven su cotidianidad por cuenta del desarrollo de estas tecnologías. En determinado momento, herramientas como la televisión, la radio y la imprenta lograron modificar a su vez las relaciones entre sujetos, y de estos con su entorno.

Con esto se quiere resaltar que el desarrollo tecnológico es tan inevitable como los cambios que este suscita en las sociedades. Para bien o para mal, las TIC se hacen presentes y desde el punto de vista de los profesionales de la comunicación debe observarse desde dos situaciones paralelas: en qué grado se modifican y reestructuran las personas a partir del uso de tecnología, y la manera en que podemos acercarnos a este fenómeno para estudiarlos; sin caer en el error de observar a cada una desde un enfoque segmentado en lugar de verlas en conjunto, en su verdadero nexo sistémico.

En lo que respecta a la primera situación, el uso de las TIC ha modificado algo más grande que los flujos de información. Paul Virgilio afirma que se ha generado un cambio en la percepción del tiempo y el espacio, en donde “la disposición del territorio, el tiempo cuenta más que el espacio, pero ya no se trata del tiempo local y cronológico, sino de un tiempo mundial que se opone tanto al espacio local como al espacio mundial del planeta”.

La desvinculación del sujeto de lo que entiende Virgilio como “tiempo” ha sido el causante de una de las realidades a las que nos enfrentamos tras el uso de herramientas tecnológicas para comunicarnos y, a su vez, las relaciones en cuanto a lo comunicativo de las empresas; la creación de un tiempo sin tiempo llamado “virtualidad” en el que compartimos un espacio común sin territorio.

En consecuencia, vivimos en un mundo en donde la inmediatez, uno de los elementos que distinguen las TIC, en los flujos informativos traen a colación una nueva situación en que las barreras entre lo local y lo mundial quedan anuladas, permitiendo la constante información (sobre) y comparación (con) de la producción a escala planetaria. Esta situación tiene repercusiones empresariales en el ámbito de lo local.

Por un lado, es posible encontrar sujetos (trabajadores de empresas para este caso) con la disponibilidad de acceder y emitir información constantemente no sólo con sus compañeros de trabajo, sino con similares en otras organizaciones, ya sean nacionales o en cualquier parte del mundo. Esto trae consigo dos consecuencias; las transformación en las relaciones internas entre sujetos encontrados en el interior de la empresa y su relación con el entorno que los rodea.

Teniendo como objeto de estudio una organización, la generación de cultura organizacional no se encuentra ahora siendo enmarcada por directrices generadas o mediadas, como lo sugiere Stuart Hall en su paradigma estructuralista como la situación en la que “el sujeto y las identidades son posiciones determinadas socialmente e ideológicamente estructuradas”, sino que, en contra posición, se encuentran siendo modificadas constantemente por los mismos sujetos que encuentran un espacio en la virtualidad (utilización de las TIC) para la generación de debates y acuerdos.

Este tipo comunicaciones, ajena a los espacios físicos de la empresa (como límite para la generación de cultura organizacional tanto en espacio como en tiempo), es uno de las situaciones que requieren el entendimiento y análisis por parte de los directivos de la empresa, ya que en ellos, además de transformar la relación entre los sujetos, es de donde nacen las percepciones de ellos mismos con su quehacer cotidiano en la empresa (la relación entre ellos y su entorno empresarial).

En palabras de Michel de Certau, este es el “lugar” en el que ahora se introduce el “ruido” que antes era generado en los espacios físicos mediante la conversación, y aunque sea más fácil de identificar y recolectar en espacios virtuales, es más difícil de delimitar en cuanto al alcance y los tipos de comunicación que circulan sin mediación.

Partiendo de esta premisa, debemos replantearnos la manera en que nos encontramos percibiendo y analizando la cultura, enfocándonos en las interacciones entre la subjetividad (el sujeto), el poder (la política) y la cultura (lo simbólico), generadas en el espacio virtual y que afectan de manera significativa las comunicaciones empresariales.

En esta línea, estimamos que una de las formas más efectivas en que nos podemos acercar a este fenómeno es la que sugiere Renato Ortiz de modificar el curso de los estudios culturales, dejando de lado el estudio de los efectos que se producen desde las estructuras de poder, para prestarle atención a “las múltiples correspondencias, articulaciones, tensiones y contradicciones entre lo local, lo nacional, lo global”. En otras palabras, llevar al campo de estudio las relaciones surgidas en los espacios virtuales en donde participan sujetos que interaccionan en un lugar en donde el tiempo y el espacio superan las barreras de una organización.

Hay que tener claro, entonces, que ninguna cultura es estática ni un sistema cerrado (la organización aunque cumpla tiempos y espacios físicos, ya no puede limitar las interacciones ni los tiempos en que se generan y que tienen relación con ella), y que aunque se trate de una fuente de entendimiento mutuo, también se convierte en una fuente constante de conflicto; sumado a la inmediatez en el uso de TIC y la reconfiguración del tiempo y relocalización del espacio, la convierte en una situación peligrosa en el que puede hacer cambiar, modificar o destruir una estructura organizacional.

Este interesante cambio de paradigma surgido a partir del surgimiento y desarrollo de las TIC, y su propia introducción en la gestión empresarial, pudiera ejemplificarse a partir del esquema planteado por Lavandero de la forma en que se expone en la figura 8.

A razón de lo anteriormente argumentado, los autores aprecian que los temas más relevantes a tener en cuenta para relaciones comunicativas en las comunicaciones, es la de comprender el cambio en la percepción de tiempo y espacio en que nos encontramos y que son consecuencias del uso de las TIC en la construcción de espacios virtuales que extralimita los poderes racionalizadores de una organización, cómo en estos espacios se generan las interacciones que modifican el desarrollo de la comunicación interna de una empresa, cómo se encuentran reconstruyendo las relaciones entre lo simbólico, el poder y la cultura, entre los sujetos y de ellos con su entorno, y del cómo se encuentran siendo consumidas y compartidas las informaciones como mediaciones claves en la interpretación de la comunicación al interior de una organización.

2.6 Gestión del conocimiento

Definitivamente ha cambiado el entorno en el que operan las empresas, ahora el desarrollo del potencial humano (conocimiento, capacidad, aptitudes, potencial de desarrollo y de aprendizaje) es fundamental para hacer que nuestros activos intangibles sean verdaderamente productivos y mantengan una curva de crecimiento sostenible.

Consiste en generar un estilo de trabajo y una infraestructura que permita que la información se comparta, de manera que pueda ser útil para otros individuos a la hora de resolver problemas o tomar decisiones, identificando prácticas válidas o casos anteriores de éxito y poniendo la documentación al servicio de la organización.

Cualquier programa de formación en gestión del conocimiento para pymes debe empezar ofreciendo herramientas sencillas y valiosas, es decir, que puedan utilizarse con mayor o menor amplitud y complejidad.

Las empresas que crean y aprenden son más sensibles a los cambios y se adaptan mejor y más rápidamente a ellos. De esta forma, consiguen también un mayor rendimiento por parte de las personas.

La gestión del conocimiento requiere que se trabaje en dos campos. En primer lugar, hacemos referencia a la cultura empresarial porque los individuos deben estar dispuestos a documentar y compartir todo aquello que saben, porque la gestión del conocimiento se basa en la colaboración.

El otro campo son los medios, es decir, que la empresa disponga de medios tecnológicos para poder almacenar, encontrar y compartir la información. A este nivel del análisis es importante tener presente que en los profundos y acelerados cambios que ocurren en, prácticamente todos los campos del saber humano, “si la tecnología puede referirse como el gran motor, el poderoso acelerador del cambio, el conocimiento debe considerarse como la energía que lo alimenta. De aquí, la relevante importancia de la combinación de las TIC y la Gestión del conocimiento en cualquier sociedad y empresa.

En este aspecto juega un papel relevante el diseño y concepción de la Intranet Corporativa de Escambray, la cual facilita tener acceso a los mejores desempeños dentro de la organización, en cada uno de los diferentes sistemas y subsistemas que rigen el funcionamiento de las empresas cubanas, en la aplicación de metodologías foráneas de amplia utilización en el contexto internacional, así como de los trabajos de innovación, investigación y desarrollo ejecutados por la propia organización y otras a nivel mundial a través de los sitios propios de cada UCT y el de Educación a Distancia.

2.7 Gestión del Capital Humano.

La implantación de nuevas tecnologías ha sido clave en la transformación de la sociedad y de los sistemas de administración de las empresas. Hace ya muchos años se utilizan software de gestión de nóminas, herramientas que significaron las primeras aplicaciones informáticas al servicio de la administración de personal, y han ido evolucionando hacia un conjunto de programas complementarios que ayudan a manejar y optimizar la gran cantidad de información que se genera en los departamentos de Capital Humano.

El portal del empleado o también conocido como Business to Employee es una página web personalizada, disponible para cualquier empleado, que facilita la comunicación, el acceso a la información y conocimiento entre los empleados, aumentando la eficacia de los trabajadores en la organización.

Para el trabajador supone un considerable ahorro de tiempo, acceso permanente a la información, obtención de servicios y productos personalizados on-line.

Todo ello integrado mediante la Red, accesible tanto desde cualquier puesto de trabajo en cada UCT. Estas plataformas ponen bajo una Intranet toda la información de la empresa y dotan a sus trabajadores de productos y servicios de valor añadido.

Por otra parte, a la empresa la dota de agilidad al permitir el acceso inmediato a una gigante base de datos que recoge no sólo información, sino casos resueltos, procesos desarrollados, distintos programas de formación y servicios para los empleados, así como facilitar el intercambio de información entre la plantilla y de ésta con los directivos.

Entre los servicios que puede ofrecer un portal se pueden destacar: agenda, novedades, noticias, solicitud de vacaciones, solicitud de material, tablón de anuncios, consulta de nóminas, solicitar cursos de formación y otros.

Hay empresas en las que su portal únicamente contiene noticias y eventos de la empresa, el trabajador lo consultará en diversas ocasiones por curiosidad, pero si éste no se actualiza el empleado dejará de utilizarlo y entonces, no habrá servido para nada la implantación en la empresa de esta nueva herramienta.

En definitiva, el objetivo es convertir los datos en acciones acercando la empresa al empleado, facilitándole todas las herramientas para mejorar profesionalmente y agilizando todos los procesos de comunicación.

2.8 Gestión Integral de Procesos (ERP)

Muchas empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que de forma accesible apoye la toma de decisiones.

Los ERP constituyen el centro del sistema de información de una empresa y tienen una gran importancia en los niveles estratégicos, organizativos y operativos.

Es un tipo de sistema de gestión que se caracteriza porque trata de afrontar todas las necesidades de información de la organización y permite adaptar el sistema a las necesidades concretas de una empresa, consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas: financiera, de operaciones, marketing, logística, comercial, recursos humanos, y otros.

En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones que permiten a las empresas comprar, administrar y distribuir productos.

El reducir la incertidumbre sobre la veracidad de la información, mejorar la comunicación entre áreas, reducir la duplicidad de la información y la integración de los procesos son otras de la razones para llevar a cabo la implantación de un sistema ERP.

Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la empresa que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente, ya que le permite aumentar la productividad de la empresa en forma considerable.

Las aplicaciones ERP suelen tener un carácter modular que permite a cada empresa adquirir las partes de la aplicación que le resulten necesarias o interesantes, las cuales son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, GIS (Sistema de Información Geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc., y facilita el crecimiento del sistema si en un fututo se adecúa la inclusión de nuevos competidores.

Cada empresa requiere satisfacer sus necesidades específicas. Sin embargo, los programas y paquetes existentes están construidos bajo estándares o prácticas de calidad mundial. De esta forma, se puede encontrar en el mercado la herramienta ideal dirigida para cada tipo de industria, a la cual se le realizan unas pequeñas adaptaciones para que quede a la medida de cada empresa.

Es recomendable no crear programas o adaptaciones que vayan en contra de la filosofía del paquete adquirido, debido a que puede ocasionar un gran costo en el momento de migrar a futuras versiones.

Para la implementación efectiva de un ERP es importante ser conscientes de que se requiere un trabajo colaborativo de toda la empresa, mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios y por tanto, la implementación de un sistema de este tipo implica tiempo y esfuerzo.

Es de vital importancia que el proyecto ERP sea designado a un equipo multidisciplinario para evitar la pérdida de visión del negocio.

A cambio, la empresa podrá reducir tiempos y costos, eliminando diversas tareas manuales, por ejemplo: la conciliación de información, revisión de errores de interfaces y armado de reportes de gestión.

Además, podrá mejorar la relación con clientes y proveedores gracias a una mejor gestión de los recursos, pudiendo visualizar en tiempo real cuáles son los recursos de los que dispone en relación a las demandas que recibe.

Debido al proceso que se está viviendo de globalización, se está gestando un cambio en la forma en que las empresas hacen sus negocios, además de exigir mayores niveles de eficiencia en las operaciones y procesos causada por la competencia.

En este sentido, las empresas que deseen sobrevivir requerirán de sistemas de información empresarial que les permitan aumentar su competitividad.

En la actualidad es necesario establecer que el manejo de la información para una organización es el líquido vital para que ésta se mantenga en franca competencia.

El sistema de información debe ser flexible, interactivo, y permitir a los gerentes y directivos obtener y manipular información.

Debe considerarse que la decisión de incorporar un sistema de información cambiará incluso la visión del negocio y al hacerlo de una forma correcta y con clara visión del proceso, se ganará una ventaja competitiva muy importante.

Mediante la implementación de un ERP, una empresa puede optimizar sus procesos y gracias a la visualización de la información, ayudar a que las operaciones fluyan, dejando registro y sin quedar estancadas en áreas de la empresa.

Esos procesos de negocio deben estar correctamente gestionados empleando los sistemas de información para la gestión (ERP). Esto es posible gracias a la incorporación de las nuevas Tecnologías de la Información que permiten redefinir los procesos alcanzando grados de eficacia y eficiencia inimaginables hace unos años.

Las organizaciones que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán ventajas competitivas debido a la disminución de costes y el aumento de flexibilidad frente a los requerimientos de los clientes.

En definitiva, el ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa porque permite optimizar los procesos empresariales, acceder a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos), compartir información entre todos los componentes de la organización, eliminar datos y operaciones innecesarias y la reducción de tiempos y de los costos de los procesos.

2.9 Las TIC Y EL Business Intelligence

En un entorno profesional, las TIC aportan herramientas específicas, que si se incluyen de forma responsable en el día a día de la empresa, son unas excelentes aliadas para mejorar la gestión del trabajo. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación son aliadas de la eficacia porque aportan a los usuarios herramientas específicas para la gestión del tiempo.

Asimismo, en la empresa actual se da cada vez más importancia al control de gestión. Los recursos son escasos, los procesos son complejos, y cada vez es más crítica la información que se requiere para una correcta toma de decisiones.

Por ello, son primordiales las herramientas de apoyo a la toma de decisiones, entre los que se encuentra el Business Intelligence que ayuda a los directivos en este sentido.

Originariamente, los sistemas de información a la dirección aportaban información básicamente económico-financiera. Con la extensión de las herramientas de Business Intelligence, este concepto abarca ahora todas las áreas funcionales de la empresa: recursos humanos, logística, calidad comercial, marketing, etc., como hemos expresado a lo largo de este escrito.

La toma de decisiones en una empresa es un proceso complejo que conlleva responsabilidades y riesgos que hay que asumir, por lo que es necesario contar con tecnología de punta y estar a la vanguardia para adaptar las nuevas técnicas que vayan surgiendo.

En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos en relación con sus clientes, sus inventarios, su producción, sobre la efectividad de las campañas de marketing, información sobre proveedores y clientes, además de los datos que pueden provenir del exterior, como los referentes a competidores y otras partes interesadas.

En este sentido, el Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la información disponible en la empresa.

En el departamento de marketing, permite identificar de forma más precisa los segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su comportamiento.

En el departamento de compras, permite acceder a los datos del mercado, vinculándolos con la información básica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Por otro lado, puede ser posible monitorizar la información de cada UCT, Base de Almacenes o cadena de producción, lo que permite ayudar a optimizar el volumen de las compras.

En cuanto a las ventas, facilita la comprensión de las necesidades del cliente, así como responder a las nuevas oportunidades del mercado.

Proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de calidad y la administración de inventarios hasta la planificación y la trazabilidad.

En el departamento económico-financiero, el Business Intelligence, permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando así ciertas operaciones, que suelen incluir presupuestos, proyecciones, control de gestión, tesorería, balances y cuentas de resultados.

Y en el departamento de recursos humanos, obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, permite analizar los parámetros que más pueden afectar al departamento: satisfacción de los empleados, ausentismo laboral, y otros de interés.

En definitiva, lo que se pretende es dar a conocer a la pyme la importancia y el impacto en su modelo de negocio que pueden tener las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Todo ello desde una visión introductoria e integral de todas las posibilidades, para luego cada una, en función de su situación y grado de avance tecnológico y presupuesto, decida cuál de ellas es mejor en su cadena de valor.

Como conclusión, hay que recordar que las nuevas tecnologías son una herramienta. Lo importante es conocer la dinámica oferta tecnológica y saber incorporarla a los procesos de negocio. La clave es conseguir que la organización empresarial interiorice sus usos y conseguir el aprovechamiento de su implantación con un uso óptimo de la misma. Para ello, es determinante el nivel de compromiso de la dirección de la empresa, la elección de las aplicaciones y la adaptación al modelo de negocio del cliente.

Es necesario analizar previamente su negocio, sus procesos, sus necesidades y recomendar la implantación adecuada para cada necesidad. Es necesario valorar de forma efectiva el alcance y las ventajas que aporta la solución, secuenciar su implantación de forma progresiva y exprimir las funcionalidades al máximo.

Quizás lo complejo es poder identificar entre la cambiante y creciente oferta las aplicaciones más adecuadas para cada modelo de negocio. Por eso, cada vez es más frecuente el uso de servicios de consultoría tecnológica y de negocio independientes a la compra de aplicaciones para apoyar a la dirección en los procesos de evaluación de herramientas que hay en el mercado y posibles proveedores/implantadores de las mismas.

Por el coste económico, y sobre todo por el impacto en la organización y el modelo de negocio la decisión, es absolutamente estratégica para el desarrollo competitivo de la empresa en general y de la pyme en particular.

2.10 El paso de la videoconferencia a la telepresencia

Hace tiempo que las videoconferencias han pasado de la ciencia ficción a convertirse en una realidad cotidiana en cualquier empresa. En la actualidad, para reunirse con un cliente, con un proveedor o una parte interesada, no es necesario pagar un largo y caro viaje. En un mundo cada vez más global las tecnologías de la información han evolucionado tanto que los kilómetros, antaño un obstáculo insalvable, sólo suponen un problema de huso horario. Por lo demás, cualquier reunión puede llevarse a cabo con un buen sistema de videoconferencia, habiendo incluso muchos gratuitos para aquellas pymes que no puedan permitirse mayor calidad.

Sin embargo, conforme avanzaba y se expandía el uso de la videoconferencia, comenzó a surgir otra necesidad: el contacto permanente entre dos o más equipos que trabajan en un mismo proyecto pero que se encuentran en sedes diferentes de una empresa o pertenecen a distintos organismos con un proyecto común. En consultoría, ciencia o desarrollo tecnológico esto era cada vez más común.

Para solucionar este problema se desarrolló la telepresencia, un sistema de videoconferencia continuo que permite a sus usuarios trabajar juntos y compartir en todo momento sus análisis, datos, estadísticas y lo que se tercie en una tercera pantalla. Este sistema cuenta con una gran calidad de imagen y un sistema de audio especial que hace que los participantes oigan como si todos estuvieran en la misma habitación, lo que contribuye a mejorar la calidad de la reunión.

Si aplicamos estos principios al contexto de la educación empresarial en la Comercializadora Escambray, podremos ejemplificar esta situación a través del esquema presentado por Litwin y que se muestra en la figura 9. Otro caso en que las TIC contribuyen a la ruptura de un paradigma tradicional.

En el caso de la telepresencia, la comunicación no tiene porqué ser solamente bidireccional, sino que también puede ser multicanal pudiendo trabajar con más de dos sedes. Esto supone un gran ahorro de tiempo y, lo que es más importante, la posibilidad de aumentar el feedback entre los participantes, que pueden aportar más ideas y apoyarse en la de más compañeros. Este sistema es también ideal para establecer una reunión con jefes de departamentos o de las distintas UCT sin que éstos tengan que abandonar su lugar de trabajo para acudir a la reunión. El ahorro de tiempo y recursos hace viable la inversión necesaria.

2.11 Las TIC en el ámbito social

El impacto de la actividad de las empresas en el ámbito social es uno de los aspectos que se miden en cualquier modelo de Excelencia Empresarial de los actualmente aplicados en el mundo para evaluar su gestión. Tal impacto genera una importante diferenciación promocional y competitiva, y según criterio de los autores, contribuye notablemente a prestigiar la empresa en su entorno y también fuera de este.

El impacto social de las TIC se hace sentir en la fuerza e influencia que tiene en los diferentes ámbitos y las nuevas estructuras sociales que están surgiendo, produciéndose una interacción constante entre la tecnología y la sociedad. La influencia de la tecnología sobre la sociedad ha sido claramente explicitada por Kranzberg, en su ley sobre la relación entre tecnología y sociedad: “La tecnología no es buena ni mala ni tampoco neutral”,
pero esta relación no debe entenderse como una relación fatalista y determinista, sino como una relación que nos conduce a nuevas situaciones y planteamientos que deben llevarnos a través de la investigación y el análisis de sus efectos a tomar posiciones que marquen el camino y la dirección a seguir atendiendo a la sociedad que deseamos construir.

Posiblemente sean los diferentes objetivos del hombre los que marquen en algunos casos las direcciones a seguir tanto si estas están basadas en criterios sociales, como en criterios puramente económicos, y no sería tampoco esta situación la primera en la que los criterios económicos se priorizan sobre los avances y desarrollo sociales e individuales.

Un efecto de esta interacción entre las innovaciones tecnológicas y las estructuras sociales es el nuevo sistema económico global. La Globalización o Mundialización es un fenómeno que se produce por el impacto de las tecnologías de la información y la comunicación sobre los procesos organizativos y sociales, y está dirigida o guiada por diferentes agentes interesados en el establecimiento de un nuevo modelo económico que les
permita el crecimiento y la expansión tanto económica como estratégica. En este complejo conjunto de intereses y motivaciones los poderes políticos y nacionales e internacionales también propugnan políticas con el fin de dirigir el proceso y no quedar relegados en el mismo.

Es necesario que la sociedad analice los cambios y las consecuencias sociales que pueden derivarse del uso de las TIC, de modo que atienda las necesidades sociales y culturales de las personas. La reflexión sobre los efectos relacionados con: las desigualdades entre los países pobres y ricos, el efecto de la globalización sobre las culturas minoritarias y el respeto a los derechos humanos; permitirá evitar los posibles efectos negativos y el establecimiento de políticas orientadas a una sociedad de la información para todos, igualitaria y guiada por objetivos sociales no por intereses de los poderes económicos. Algunos de los impactos de las TIC en la sociedad se muestran en la figura 10.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

  • Las TIC existen, han transformado la sociedad; es una realidad que tenemos que asumir en la educación de nuestros  colaboradores en el mundo empresarial.
  • Las Tecnologías de la Información y Comunicación han ido ganando terreno y han desempeñado un papel importante en los negocios, ya que han favorecido el éxito de las empresas y el uso de estos sistemas permite mantener un mejor control de las principales operaciones de la misma como planeación, organización, dirección y control, porque la adecuada administración de las mismas conlleva poder tomar mejores decisiones que beneficien a la empresa y a los objetivos de la misma.
  • Todos los agentes implicados sufren directamente los efectos de la nueva tecnología, bien mediante cambios en sus prácticas de trabajo, bien a través de las modificaciones de su poder de decisión, o mediante reestructuraciones organizativas producidas por la implantación de la nueva tecnología. Esto se debe a que la adopción de nuevas Tecnologías de Información y Comunicación suele presentar nuevos retos importantes para las empresas
  • El reto fundamental está en manos de los líderes y de las propias instituciones.
  • El cambio esencial no es de tecnología, sino de paradigmas de actuación.
  • Debemos aprovechar las posibilidades de las TIC, para desarrollar sólidos y profundos modelos empresariales, basados en modelos  educativos y pedagógicos.
  • El mayor peligro para la educación empresarial actual, es que pretendamos hacer lo mismo que hacíamos ayer, con las herramientas de hoy.

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