Teorías para el análisis organizacional

Introducción

En la búsqueda de la eficiencia o la eficacia de una organización, es recurrente la necesidad de hacer un análisis de su funcionamiento, lo que también se hace imprescindible para lograr decisiones verdaderamente efectivas, que conduzcan al logro de los propósitos que las animan con eficacia y eficiencia, considerando siempre la protección del entorno medioambiental en que se ubica la organización.

Para realizar un análisis objetivo de la eficacia y/o eficiencia de la gestión organizacional, es necesario tomar en consideración todos los elementos que intervienen en el funcionamiento de la misma, a saber: actores o participantes, estructura social, metas y propósitos, tareas y tecnologías y medio ambiente.

  • Actores o Participantes: Son individuos o grupos de individuos  que contribuyen al logro de los objetivos del sistema y obtienen beneficios por los resultados de la gestión organizacional.
  • Estructura Social: Se definen como tal, las relaciones permanentes que existen entre los participantes de una organización.
  • Propósitos y Metas: Resultados que persiguen lograr los participantes mediante el desarrollo de las tareas tecnológicas y el desempeño de la organización.
  • Tecnología y Tareas: Como su nombre lo indica estas son los procesos de trabajo que permiten a la organización convertir sus entradas en salidas o resultados.
  • Entorno: Contexto tecnológico, cultural y social en que se encuentra insertada la organización.

Una premisa insoslayable al acometer el análisis de una organización, es categorizar la misma a partir de sus características generales. Una de las clasificaciones mas utilizadas actualmente, divide los sistemas organizativos en tres categorías:

  • Sistemas Racionales: La organización se asume como una colectividad orientada a la consecución de objetivos muy específicos y cuyo comportamiento se rige por una estructura formalizada. Estos sistemas tienen una administración unitaria con una estructura jerárquica en extremo formalizada, cuyas tareas tecnológicas son la optimización (minimización/maximización), mediante árboles de decisión y procedimientos estándares de operación. Los sistemas racionales no toman en consideración la interacción con el entorno, ya que dado el alto grado de formalización de sus procesos, el medio ambiente no tiene una influencia significativa en sus estándares de comportamiento, sus resultados, su eficacia y su eficiencia.
  • Sistemas Naturales: La organización se asume como una colectividad cuyos participantes tienen intereses múltiples y disimiles, existen fuerzas en conflicto y el consenso en la herramienta fundamental para la adopción de las decisiones. No obstante, a pesar de las contradicciones internas que se generan debido a los disimiles intereses de los participantes, todos ellos reconoce la importancia de perpetuar la organización como un recurso indispensable para alcanzar sus propósitos, formando coaliciones. En estos sistemas la dirección se ejerce de modo que se alternan los roles de acuerdo a las exigencias del entorno, dentro de una estructura mas emergente e informal, caracterizada por normas de pertenencia y códigos generales de comportamiento. En este tipo de sistema los objetivos son múltiples y conflictivos, por lo que para alcanzar los mismos las decisiones de adoptan por contingencia, buscando eficacia, mas que eficiencia, dando una importancia poco significativa al medio ambiente.
  • Sistemas Abiertos: Constituidos por organizaciones múltiples que interactúan dentro de un campo de actividad especifico, entre las cuales existen estrechos vínculos de colaboración en la adquisición y utilización de los recursos materiales y el entorno tiene una relevante incidencia en los resultados de la gestión organizacional. Estos sistemas se caracterizan porque en ellos interviene un alto número de participantes: accionistas, proveedores, empleados y masas de consumidores. En consecuencia, su estructura social esta significativamente permeada por el mundo exterior, sus creencias y preferencias, lo que condiciona que los objetivos del sistema sean la supervivencia y la legitimización en el entorno, a partir de una continuada adaptación a las exigencias del entorno, el cual tiene en estos sistemas un papel determinante.

Todos los elementos hasta aquí expuestos permiten hacer una selecciona acertada de la teoría mediante la cual se procederá a realizar el análisis de la eficacia y eficiencia del resultado de la gestión de una organización. En el presente artículo abordaremos de manera general algunas de estas teorías propiciando al lector los elementos esenciales que las diferencian y una referencia acerca de la factibilidad de su aplicación, a partir de precisar cuatro aspectos esenciales:

  1. Cuando es aplicable cada una de estas teorías.
  2. Cuales son sus argumentos teóricos básicos.
  3. Cual es el patrón de inferencia dominante en cada una de ellas.
  4. Que estrategias de management se aplica en cada una de ellas.

Teorías para el análisis organizacional

Teoría del Actor Racional

Esta teoría es aplicable solo cuando existe un actor centralizado o unificado con preferencias consistentes, mucha información acerca de las posibles resultados de cada acción o decisión; donde las metas son muy claras y están enmarcada en un periodo de tiempo determinado.

Esta teoría se sustenta básicamente en los siguientes argumentos: Existencia de un único actor o grupo de actores que afrontan un problema, con propósitos bien definidos, y del cual se conocen plenamente las alternativas de solución y las consecuencias de cada una de estas en términos de costo o beneficios.

La Teoría del Actor  Racional utiliza como patrón dominante de inferencia  la Acción, expresada en términos de optimización de los resultados (maximización/ minimización). Para ello recurre a la selección sabia a partir del análisis de la información disponible y el conocimiento de los resultados posibles. Estrategia de Administración de la Consecuencias o Lógica de las Consecuencias.

En el contexto de esta teoría para el análisis organizacional se puede emplear una variante llamada Lógica de lo Apropiado, la cual consiste en definir un nivel de aceptación  a partir del cual una solución puede considerarse seleccionable, aun cuando no cumpla el requisito de arrojar los resultados óptimos. Dicho de otro modo, se establece una regla de decisión, según la cual toda alternativa que la cumpla se considera aceptable. Esta variante puede ser utilizada en decisiones donde haya una tradición determinada, normas culturales  o reglas, procedimientos o algoritmos previamente existentes y aceptados, que los decisores consideren aceptables para la solución del problema que se analice. En esta variante, la ambigüedad existente, se maneja haciendo coincidir el resultado de la solución propuesta con el criterio de satisfacción establecido (es suficientemente bueno).

Teoría de los procesos organizacionales

Esta teoría se aplica cuando una organización es dividida claramente en posiciones y rutinas de trabajo, o cuando el problema puede ser modelado. Esta forma de abordar el análisis de una organización se fundamente en la posibilidad de dividir un problema en componentes, acciones o tareas para posteriormente coordinar las acciones de los actores  aprovechando las competencias especiales de cada uno de ellos y las existencia de procedimientos estándares de operación para ir solucionando el problemas por partes, atendiendo de forma secuencial al cumplimiento de los objetivos, utilizando como guía las rutinas disponibles para cada uno de los procesos organizacionales.

En consecuencia, el patrón de inferencia utilizado por esta teoría es la utilización secuencial de los procesos estándares correspondientes al tipo de problema existen, por lo que la intervención de los actores estará en dependencia de las exigencias de dichos procesos. En función de ello, se hacen corresponder los problemas con las reglas que permiten su solución y las habilidades especiales de los actores de acuerdo a su área de competencia, esto es, Administración según las Reglas.

Teoría de la coaliciones

Esta teoría es aplicable cuando concurre la existencia de múltiples actores, con preferencias e identidades disimiles y ninguno de ellos puede llevar el objetivo a vías de hechos sin la participación de los demás. Abordar el análisis de una organización mediante la Teoría de las Coaliciones, consiste en tomar en consideración las concepciones de los diferentes actores acerca de los problemas existentes; las diferentes opciones de solución a los mismos y los recursos que cada uno de los actores puede aportar, para conducir un proceso de negociación entre estos que conduzca a la adopción de acuerdos mutuamente ventajosos.

El patrón de inferencia fundamental  de esta teoría es la negociación  y la estrategia  de administración que se aplica es la Administración de las Relaciones, a partir de conocer sus intereses, objetivos, fortalezas y debilidades, para manipular este conocimiento en el proceso de negociación. En este proceso de negociación el objetivo fundamental es la búsqueda del consenso entre todos los participantes.

Teoría de las anarquías organizadas

La teoría de las Anarquías Organizadas se aplica con existe un torrente de problemas, soluciones posibles y participantes que colisionan en el marco de la toma de decisiones.  Los fundamentos básicos se localizan en la diferenciación de los problemas disimiles que se integran en el torrente y el proceso mediante el cual se conectan los problemas, las soluciones y los participantes, tomando  en consideración la fecha limite de solución de los mismos.

Para que las Anarquías Organizadas tengan resultados satisfactorios es preciso maximizar la energía de los participantes, creando sinergias positivas  que agilicen el proceso de solución; propicien descartar rápidamente las soluciones en extremo complejas y generar oportunidades de selecciona que satisfagan los intereses de la organización. En consecuencia, la estrategia de administración a aplicar es el Manejo Indirecto de la Situación, donde el papel del liderazgo se concentra en crear las condiciones óptimas para optimizar el proceso de búsqueda creativa de la solución, dada la falta de estructuración y el número creciente de problemas a resolver. Dicho de otro modo, la estrategia administrativa es la manejar el grupo para que este llegue por si mismo a la selección de las soluciones mas efectivas y viables.

Teoría del aprendizaje organizacional

Esta teoría es aplicable cuando existe una retroalimentación eficaz en la organización y la solución de los problemas se propicia a partir de la generalización de los resultados positivos; el éxito de experiencias anteriores y la adaptación de las reglas a la realidad actual de la organización, tomando como base el conocimiento colectivo.

Los fundamentos teóricos del Aprendizaje Organizacional se focalizan en la capacidad de la organización de aprender rutinas, generalizar el conocimiento adquirido mediante las experiencias prácticas y el esfuerzo para mantener una adaptación permanente a las nuevas exigencias de su entorno y un proceso de mejora continua de sus resultados a partir de la experiencia practica. De acuerdo al enfoque de esta teoría, la organización es inteligente.

La estrategia de administración consiste en crear encadenamientos laterales de comunicación que permitan que el conocimiento se generalice de forma más directa y rápida; crear y nutrir sistemáticamente la memoria de la organización; crear espacios para la transmisión de las experiencias y la socialización de los aciertos y descubrimientos. La utilización de esta estrategia supone la búsqueda de una mayor y más efectiva comunicación; la promoción de la improvisación y búsqueda colectiva; la generalización sistemática de las buenas prácticas y el conocimiento para compartir.

Teoría de la cultura organizacional

Resulta aplicable cuando los aspectos cognitivos y normativos de la estructura social se constituyen en una guía para el comportamiento y el accionar de los miembros de la organización, lo que abarca las relaciones informales y los motivos intrínsecos de cada uno de ellos. Esta teoría se fundamenta en el hecho de que los actores precisan expresar y mantener una determinada identidad, y el medio para lograrlo es la cultura organizacional.

A través de los artefactos y ritos de la cultura organizacional, se sustenta el sentido de pertenencia  de sus miembros y logra alinear sus objetivos y motivos con la misión, las metas y los propósitos de la organización. La estrategia administrativa a aplicar en el marco de esta teoría consiste en compulsar a los miembros de la organización a fomentar su propia cultura, a partir de la conformación de una ideología (visión compartida) y el logro de la asimilación de esta por los miembros de la organización, a través de los rituales y artefactos que la expresan (logotipo, lema comercial, marca, uniforme, etc.) Administración a través de los valores y paradigmas.

Teoría de la dependencia de los recursos

Esta teoría se aplica cuando la organización persigue el logro de una autonomía creciente y asegurar su estabilidad en el entorno. Sus fundamentos básicos se localizan en el manejo acertado de las relaciones de dependencia de los recursos en el entorno específico en que se inserta cada organización, con el propósito de garantizar la continuidad de su funcionamiento.

El patrón dominante de inferencia es la búsqueda de oportunidades de recursos y la realización de convenios sobre la base de negociaciones mutuamente ventajosas que le permitan minimizar la incertidumbre y garantizar la estabilidad en el funcionamiento del sistema. Dicho de otro modo, el patrón dominante de inferencia en esta teoría es la adaptación externa.

En el marco de esta teoría se pueden aplicar dos estrategias diferentes. Una de ellas es la creación de reservas (Buffer), manteniendo un determinado nivel de los recursos imprescindibles como reserva para un caso de emergencia. Dentro de la estrategia de reserva se enmarcan las siguientes acciones: codificación, acopio o almacenamiento, estimación y adaptación de las escalas. La otra estrategia consiste en establecer colaboraciones y cooperaciones (Bridge), a partir del siguiente conjunto de posibles acciones: cooperación, absorción parcial, absorción total, alianzas estratégicas, proyectos conjuntos o asociaciones.

Teoría de las organizaciones en forma de redes de trabajo

Esta teoría es aplicable cuando las relaciones inter-organizacionales resultan críticas para el funcionamiento óptimo del sistema; es decir, cuando el propósito de la organización demanda el manejo efectivo de relaciones de colaboración, contratación, servicios o abastecimiento, con otras organizaciones.

Estas organizaciones se focalizan en las interrelaciones en la red de trabajo, que posición tiene cada elemento de la red en relación con el propósito de la organización y como el contexto puede afectar el desarrollo de su estrategia. A partir de lo anterior, resulta factible la formación de disimiles redes de trabajo, de acuerdo a los intereses y propósitos específicos de cada organización.

Consecuentemente, el patrón dominante de inferencia en esta teoría es la identificación de fortalezas complementarias, la formación de alianzas y establecimiento de normas de colaboración recíproca, dirigidas a alcanzar todos aquellos mutuos beneficios que sea posible; todo ello con el objetivo de garantizar la estabilidad de la actividad fundamental de la organización, mediante el aseguramiento de tareas o servicios secundarios y/o crear una eficaz red de distribución de sus productos o servicios a su mercado meta.

La estrategia administrativa a aplicar en el marco de estas organizaciones supone las siguientes acciones: seleccionar cuidadosamente los posibles socios; establecer canales de comunicación muy activos e informales; coordinar las actividades de los miembros mediante un grupo de profesionales especializados; alinear a todos los miembros de la red con la cultura de la organización; eliminar la competencia; crear una información abierta; formar una administración conjunta focalizada en la coordinación de las tareas y reforzar las normas de colaboración y reciprocidad.

Teoría Neo-institucional

Esta teoría se aplica cuando el nivel de análisis de la organización es un campo institucional centrado en la conformidad con las exigencias culturales o normas del entorno en que se inserta. Dicho de otro modo, esta teoría aplica allí donde la organización se estructura de conformidad con la cultura externa para asegurar la supervivencia y reducir la ambigüedad.

Para este tipo de organización, resulta un recurso clave su legitimación en el entorno, incluso a expensas de su propia eficiencia. En consecuencia, su patrón dominante  de inferencia es la estructuración de la organización de conformidad con las normas y regulaciones de su entorno, donde los procesos pueden ser estratégicos, planificados o conocidos y dados por hecho.

La estrategia de administración que se aplica en el marco de esta teoría, consiste en mediar a través de la sistematización, la clasificación, y desvinculación entre los elementos organizacionales. La presión externa, ejercida a través de mitos o esquemas culturales, conduce al isomorfismo organizacional y la adquisición de legitimidad. Como resultante, la administración utiliza procedimientos coercitivos, miméticos y normativos para lograr el isomorfismo requerido para legitimarse en su entorno.

Teoría de la ecología organizacional

La Ecología Organizacional es aplicable cuando el nivel de análisis de una organización es una población de organizaciones y el concepto primario de análisis es la competencia inter-empresarial y la sección ambiental. Esta teoría se sustenta en la existencia de un interno de recurrentes cambios y de una población de organizaciones estructurada en nichos de empresas isomorfas que luchan para establecer un equilibrio ambiental temporal. En este entorno las empresas se diferencian y compiten, siendo seleccionadas y reproducidas en el entorno hasta que el nicho agota su capacidad de asimilación.

El patrón dominante de inferencia en esta teoría consiste en la competencia de las organizaciones por  alcanzar un lugar en el nicho de mercado en que se han localizado, donde todas las organizaciones se dedican a la misma forma de actividad y sus resultados son interdependientes, por lo que se vuelven isomorfas con las restantes ocupantes de su nicho de mercado. En este entorno,  no todas las firmas existentes en un nicho son seleccionadas, sobre todo aquellas que no compiten y no toman en consideración los cambios que introducen las nuevas firmas que se tratan de insertar en el mismo.

La adaptación al entorno  es dura, por lo que mantener el esfuerzo por ser competitivamente isomorfa en un nicho organizacional es la principal estrategia administrativa a emplear en el marco de esta teoría. Las organizaciones deben lograr el éxito mediante el establecimiento de su ajuste con un nicho, para lo cual necesitan mantener un conocimiento actualizado acerca de cuales son las características de la población en que están dentro, cual es su composición, qué cambios se están produciendo, para decidir entonces, si tiene sentido adoptar una orientación generalista o especializada.

Conclusiones

Todo lo hasta aquí expuesto, nos permite hacer unas consideraciones finales acerca de como abordar el análisis de una organización para hacer mas eficaz y eficiente su funcionamiento. La primera se refiere al hecho de que el análisis organizacional no puede asumirse de forma empírica, por el método de prueba y error, ya que existen factores que determinan la forma de actuar en cada caso específico y condicionan el nivel de eficacia que ha de lograrse en dicho proceso de análisis.

Como consecuencia, para abordar el análisis de una organización es imprescindible caracterizarla de acuerdo al tipo de sistema, sus componentes y las características del entorno en que se inserta. Solo un análisis de las características del sistema organizativo, su actividad fundamental, los actores que intervienen en el mismo, su estructura social, sus metas y la tecnología con que cuenta; así como las características y exigencias de su entorno, propicia la información necesaria para seleccionar adecuadamente la teoría de análisis a aplicar en cada caso.

Una vez seleccionada la teoría aplicable para un caso determinado, es preciso tomar en consideración sus fundamentos teóricos, cual debe ser el patrón dominante de inferencia y la estrategia de administración correspondiente, ya que éstos determinan la eficacia de su aplicación, y en consecuencia, el éxito de la organización, en términos de eficiencia.

Las teorías para el análisis organizacional nos proporcionan un marco teórico-práctico para la solución de los problemas relacionados con la eficacia y eficiencia de una organización, orientando las acciones administrativas para lograr el éxito, considerando tanto el sistema como el ambiente empresarial en que este desenvuelve su actividad.

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Gómez Nodarse Iris Ma.. (2014, febrero 6). Teorías para el análisis organizacional. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/teorias-para-el-analisis-organizacional/
Gómez Nodarse, Iris Ma.. "Teorías para el análisis organizacional". GestioPolis. 6 febrero 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/teorias-para-el-analisis-organizacional/>.
Gómez Nodarse, Iris Ma.. "Teorías para el análisis organizacional". GestioPolis. febrero 6, 2014. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/teorias-para-el-analisis-organizacional/.
Gómez Nodarse, Iris Ma.. Teorías para el análisis organizacional [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/teorias-para-el-analisis-organizacional/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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