Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional

DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
INTRODUCCIÓN
El mundo de los negocios se desenvuelve cada vez más rápidamente, el cambio
mismo se enfrenta a novedades y presiones. El fin de milenio ha puesto sobre las
organizaciones, las instituciones en general retos constantes en los cuales el punto
central es el hombre, el ser humano.
El camino que han recorrido las organizaciones ha sido largo, en la actualidad las
grandes empresas de negocios permiten un mejor ambiente, una abierta comunicación,
más calidad y sobre todo decisiones adecuadas y convenientes. Encontramos así que las
organizaciones aplican ya en la década de los años 90 un sistema en el cual se
promueven las filosofías de calidad, se enfocan a la educación, se produce también
material de apoyo, se llevan a cabo Simposiums, Grupos de Pláticas, Seminarios que
fomentan calidad, educación y comunicación más abierta, sobre todo se tienen técnicas y
mecanismos de soporte en comunicación para que los contenidos sean más efectivos y
comprensibles y se ha encontrado que se maneja el fortalecimiento Personal o
Empowerment, el Desarrollo Organizacional y se hace uso de diferentes teorías, así como
la teoría Z relacionada con la educación y se aplica en forma conveniente para el
mejoramiento de la comunicación en las empresas.
A) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se ha detectado una problemática muy generalizada en la comunicación
organizacional pues es frecuente que se de por hecho el que los sistemas de la empresa
deban ser comprendidos por el personal. Se tiende a no entregar la información adecuada
a la persona adecuada y no se da el valor agregado a quien la recibe. Por lo general las
organizaciones, sobre todo las grandes organizaciones dan por sentado que al conocer el
ejecutivo lo que ocurre en la empresa, por ese simple hecho se podrá encontrar una fácil
solución.
A la luz de las deficiencias comunicacionales existentes en las organizaciones de
fin de milenio, se ha considerado un punto interesante de estudio, investigar la forma en
que se hace participar al personal en la toma de decisiones, cómo se enfrentan a los
problemas y soluciones y también cómo se le da claridad a los propósitos y la finalidad de
las expectativas de trabajo.
Un punto relevante también en el estudio del problema es el hecho de que la
comunicación al acomodarse dentro de un programa de Desarrollo Organizacional se
puede manejar de diferentes maneras, es decir, puede ser informativa, necesaria, para
formación, para convencer o reaccionar.
B) OBJETIVOS
* A través de una investigación bibliográfica señalar las razones por las cuáles no
se realizan adecuadamente los procesos de comunicación en los programas de desarrollo
organizacional.
* Se busca en forma general dar respuesta a una serie de cuestionamientos
relacionados con la forma en que se maneja la comunicación dentro de los programas de
Desarrollo Organizacional.
-¿Se aplica la teoría Z adecuadamente en la comunicación que se maneja en el
Desarrollo Organizacional?
- ¿A qué da respuesta el Desarrollo Organizacional?
- ¿Se detiene en algún momento el proceso de cambio evocado por el Desarrollo
Organizacional?
- ¿Se maneja únicamente un tipo de comunicación en el Desarrollo Organizacional
o permite la flexibilidad en ésta?
Conocer cuál es el papel que juega el ejecutivo en la aplicación del Desarrollo
Organizacional.
C) JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
A medida que nos adentramos en un mundo cambiante, con nuevos sistemas, con
una tecnología en constante cambio, sale a relucir el problema del conocimiento del
hombre y su papel dentro de las organizaciones, así como también la necesidad de hacer
un uso adecuado de la comunicación, ayudándose a través de diferentes teorías de las
ciencias de la conducta, con técnicas educativas y dentro de ellas, la teoría Z.
C) VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Al contar con la oportunidad de hacer una investigación bibliográfica sobre el
material de interés, así como también el poder hacer uso del medio electrónico el proyecto
se vuelve viable ya que existe material actual y creíble el cual se puede analizar y revisar
para conocer los cambios que se han dado y las oportunidades que se tienen en el
cambiante mundo. La comunicación, ha medida que surgen los adelantos tecnológicos, se
ve afectada, se vuelve más dinámica, continua y más independiente pudiendo en la
actualidad comunicarse los empleados de las organizaciones, con casi cualquier empresa
alrededor del mundo en cuestión de segundos.
D) CONSECUENCIAS DE LA INVESTIGACIÓN
* La investigación tendrá como consecuencias el conocimiento de la forma en que
se está aplicando el Desarrollo Organizacional en la actualidad y la forma en que la
comunicación hace uso de las técnicas de la teoría Z. Esto indudablemente amplia los
horizontes y los conocimientos sobre la forma en que las organizaciones se están
manejando en los diferentes niveles con los clientes, proveedores, público, gobierno, otras
empresas y en el ambiente internacional.
* Otra consecuencia es el poder evaluar los impactos y resultados de la aplicación
del Desarrollo Organizacional así como la Teoría Z.
II. MARCO TEÓRICO
A) ANTECEDENTES DEL DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Vivimos en un mundo de organizaciones ya que son éstas las que
proporcionan los medios para vivir, las que manejan y surten el alimento, la habitación, el
cuidado de la salud y la seguridad, también proporcionan televisores, medios electrónicos,
ropas y la computadora personal. Las organizaciones nos dan trabajo y un sueldo,
aunque también nos pueden dar molestias, hacer que el ser humano se sienta
incompetente y no satisfecho y al tiempo que pueden mandar a una nave a que recorra el
espacio sideral también pueden frenar el desarrollo y contribuir a la ineficiencia y al
desperdicio. Eso y más son las organizaciones. Es en ellas en donde surgió el desarrollo
organizacional (D.O.), “un campo aplicado de la Ciencia Social que busca ayudar a las
organizaciones a mejorar la realización humana y la productividad. Es una disciplina que
apenas tiene 5 décadas y todavía se encuentra en evolución y crecimiento”1 .
El Desarrollo Organizacional tiene varios antecedentes. El primero fue el
crecimiento de National Training Laboratories (Laboratorios Nacionales de Entrenamiento)
y el desarrollo de grupos de entrenamiento que anteriormente eran conocidos como
Grupos-T. El segundo antecedente fue el relacionado con los trabajos realizados de
encuestas, investigación y retroalimentación, fue Kurt Lewin instrumental en el desarrollo
de ambas áreas, además también fue una influencia importante para animar a los grupos
a procesar sus propios datos. Por último se tiene otro antecedente que es el enfoque en la
productividad y en la calidad de vida. Todo eso se dio a finales de los años 50, surgiendo
también la formación de equipos o team-building.
“El Desarrollo organizacional comprende varias teorías, enfoques y técnicas y
siempre se le están agregando nuevos conceptos y métodos. Como tal es un ambiente
que a veces causa confusión y malos entendidos”2 El Desarrollo Organizacional
surge como una respuesta a las necesidades específicas, pues se sabe que los gerentes
y administradores en su labor diaria se enfrentan a cambios, a técnicas que llevan al
perfeccionamiento del organismo. Así que por medio de este conjunto de conceptos, de
medios de ayuda y procedimientos técnicos el Desarrollo Organizacional contiene dentro
de sí una serie de disciplinas.
El desarrollo organizacional contiene datos tomados de las ciencias de la conducta
y su objeto es facilitar el proceso de cambio proyectado o formulado de acuerdo con
planes.
B) EVOLUCIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Ha medida que el campo del desarrollo organizacional creció y maduró se le dio
atención a la estrategia organizacional, la tecnología y el diseño. Fue tanto su impacto
que "la American Psychological Association, conocida anteriormente como la División de
Psicología Industrial en los Estados Unidos, cambió su título a American Society of
1 Daft, Richard. Organization theory an design. USA. West Pubishing Co. 7th. edition. San
Paul, Minnesota, USA. p. 69
2 Coraminas, Fernando. Como educar la Voluntad. http://www.exponet.es/edufam/2volunt.htm
Training and Development"3 . Para finales de 1970 eran ya muchas las organizaciones
que habían establecido su departamento de Desarrollo Organizacional y las universidades
iniciaron su programa de Desarrollo Organizacional en la Western University. Empresas
como las siguientes realizaron su Desarrollo Organizacional: Union Carbide, Exxon.,
Corning Glass Works, Texas Instruments, American Airlines, Du Pont, Procter & Gamble,
IBM, Bank of America. Pero de igual forma se empezó a realizar el Desarrollo
Organizacional en las escuelas locales, estatales y federales y en el ámbito universitario
también.
El punto clave dentro del desarrollo de la organización está en el cambio, el cual
se encauza para lograr el perfeccionamiento de la eficiencia en las organizaciones.
Además se puede lograr considerar los cambios como un proceso natural y no como algo
especial. El proceso de cambio puede entonces conjuntarse y fusionarse con los
innumerables procesos restantes de la vida de los organismos.
El Desarrollo Organizacional viene a ser "un enfoque de sistemas, conjuntando las
relaciones funcionales e interpersonales en los organismos."4 Una forma de imaginar los
organismos en el enfoque de sistemas es considerar que el sistema se compone de tres
elementos principales: el sistema técnico, el sistema administrativo y el sistema humano.
Podemos encontrar una definición del concepto del Desarrollo Organizacional "Es
un esfuerzo planificado, de toda la organización y administrado desde la alta gerencia,
para aumentar la efectividad y el bienestar de la organización por medio de intervenciones
planificadas en los “procesos” de la entidad, las cuales amplían los conocimientos de las
ciencias del comportamiento"5 .
El Desarrollo Organizacional es un esfuerzo de cambio planificado que implica un
diagnóstico sistemático de la organización, implica un plan estratégico para el
mejoramiento y la movilización de recursos para llevar a cabo dicho esfuerzo. Es una
constante definición y redefinición de metas que involucra al sistema total, busca un
cambio profundo de la cultura. Su enfoque es total, no sólo de los subsistemas, sino de
toda la organización. Se administra desde la alta gerencia que debe participar
activamente en el programa y sus resultados.
3 Flores, A. Tomar decisiones, recomendaciones prácticas para que el empresario analice su
entorno. Transformación. 1997. pp. 23-24
4 Davis, Keith. Comportamiento humano en las organizaciones. Mc.Millan. 1997. pág. 287
5 De Green, K. B. 1998. La organización adaptable. Editorial Trillas. México. pág. 87
Está ideado el Desarrollo Organizacional para aumentar la efectividad y el
bienestar de la organización.
La evolución del Desarrollo Organizacional comprende: la naturaleza del cambio
planeado; el modelo de diagnóstico de las organizaciones; las intervenciones humanas,
tecnoestructurales, de Recursos humanos y las estratégicas.
C) LA ORGANIZACIÓN IDEAL
Para darnos una idea de la naturaleza y objetivos del Desarrollo Organizacional es
necesario tener una definición de como sería una organización ideal. Desde luego sólo se
pueden señalar algunas de las características de la organización sana:
* Las personas realizan su trabajo de acuerdo a los objetivos y planes
establecidos.
* Las decisiones se toman de las fuentes de información.
* Los miembros de la organización se recompensan o sancionan dependiendo del
grado en que hayan alcanzado las metas organizacionales.
* La comunicación no se distorsiona.
* Hay poca energía gastada en conflictos por dificultades personales.
* La organización es un sistema abierto.
El desarrollo organizacional logra sus objetivos por medio de intervenciones
planeadas, que aplican los conocimientos de las ciencias del comportamiento.
Es indispensable elaborar una estrategia de intervención dentro de la organización
existente, examinar las formas actuales de trabajo, las normas y los valores y estudiar
formas alternativas de trabajo, relaciones o recompensas. Las mediaciones utilizadas
producen el conocimiento y tecnología de las ciencias del comportamiento acerca de
procesos tales como la motivación del individuo, poder, comunicación, solución de
problemas, fijación de objetivos y conflictos de gerencia.
D) EL CAMBIO PLANEADO
El Desarrollo Organizacional se destina a desarrollar los recursos internos del
organismo para los cambios eficientes del futuro, comprende lo siguiente:
- Enfoque en la organización total.
- Orientación de los sistemas
- Uso de un Agente de Cambio
- Resolución de Problemas.
- Aprendizaje Experimental
- Proceso de Grupo
- Retroalimentación
- Orientación por contingencias
- Formación de Equipo.
Las actividades buscan que el cambio planeado aumente la efectividad total de la
organización. Se utilizan actividades como revisión, entrada, diagnóstico, planeación,
acción, evaluación. Son pasos que a simple vista parecen simples, pero en la práctica
rara vez se siguen. Las estrategias de cambio se modifican sobre la base de un
diagnóstico continuado y un re-diagnóstico de la situación. Aquí es el momento crucial en
el cual la comunicación juega un papel vital.
E) EL DIAGNÓSTICO
Para llevar a cabo un diagnóstico de la organización se requiere hacer una serie
de preguntas. De nuevo encontramos que la comunicación juega un papel relevante como
en este caso ¿Cuál es la tecnología de la compañía? ¿Cuál es la estructura de la firma?
¿Cuáles son sus sistemas de medición? ¿Cuáles son los sistemas de recursos humanos?
¿Cuál es la cultura de la empresa? Incluso teniendo la respuesta a las preguntas
anteriores surgirán otras a medida que el proceso avanza como ¿Cuál es la estructura de
la tarea de grupo? ¿La composición del grupo? ¿Cuáles son las normas de desempeño
del grupo?.
El diagnóstico comprende tres niveles, a la organización, al grupo y al trabajo
individual. Es necesario establecer una relación entre aquellos que obtienen la
información y los que la proporcionan y por lo tanto entre aquellos que la usan. El
establecer una relación de diagnóstico entre el consultor y los miembros relevantes de la
organización es algo similar a hacer un contrato. Es un medio para aclarar las
expectativas y especificar las condiciones de la relación. Es el momento en el cual se
hace uso de las diferentes teorías conductuales y en forma específica de la teoría Z.
Antes de proceder con el proceso de diagnóstico, se describen algunas de las teorías que
se aplican y la teoría Z.
- LAS DIFERENTES TEORÍAS
Las Teorías que se utilizan en el Desarrollo Organizacional son la Teoría X y la Y,
así como la T, P, C y la Z otros enfoques como la Administración por Objetivos y la
Administración Participativa. Las presunciones y valores del Desarrollo Organizacional
utilizando las anteriores teorías comprende el hecho de que el arreglo jerárquico puede
llegar a inhibir la comunicación y la cooperación debido a la inherente desigualdad entre
los niveles organizacionales; además enfatiza la autoridad de conocimiento y de
competencia así como la importancia de localizar la toma de decisiones muy cerca a la
fuente de información, también se enfoca en los resultados relevantes, reduciendo la
papelería. En el caso de las teorías T, P, C cuyo autor es Tichy sugiere la necesidad de
contar con tres perspectivas: política, técnica y cultural.
A continuación se presenta una figura en donde se integran los conceptos
anteriores. "Es un marco de referencia que se construye en sistemas abiertos con la
planeación y la cultura corporativa y se introducen algunas dimensiones adicionales.
Sugiere esto que las organizaciones enfrentan fuerzas económicas, políticas y culturales
en su ambiente de tarea"6 .
Los sistemas políticos, técnicos y culturales se interrelacionan y forman a un
sistema organizacional más grande. La administración del cambio estratégico comprende
el mantener a los tres sistemas balanceados o alineados frente a las presiones
ambientales. Esto significa que los sistemas deben apoyarse uno a los otros y no trabajar
con contrapropósitos. Por ejemplo, si los fuerzas ambientales llevan a los bancos a
presionar para ofrecer un amplio rango de servicios financieros, entonces las estructuras
organizacionales podrían cambiar a departamentos funcionales a grupos de productos
organizados alrededor de diferentes servicios. Esto requerirá los cambios
correspondientes en los sistemas políticos tales como presupuestos o promociones y
sistemas culturales tales como los valores o las metas para apoyar la estructura del
producto. De otra forma, los tres sistemas podrán estar mal alineados y los bancos
tendrán severas dificultades para implementar y tomar ventaja de a nueva estructura. Es
decir, los cambios en uno de los sistemas requieren las modificaciones correspondientes
en los demás si se quiere mantener el alineamiento.
6 Tichy, N. Administración del cambio estratégico. Dinámicas Técnicas, Políticas y Culturales.
1993. New York. John Wailey & Sons. pp. 201
Figura #1 Fuerzas Ambientales y Sistemas Organizacionales7
Se ha observado en los datos que se han ido proporcionado el Desarrollo
Organizacional y el papel que juega la comunicación dentro del mismo, así como el uso
de la teoría Z que es precisamente la comunicación la que permite un conocimiento más
profundo y conveniente del sistema organizacional. Del mismo autor Tichy se presenta a
continuación el conjunto de las tres herramientas administrativas básicas: sistemas
técnicos, políticos y culturales. En el cuadro #1 se indica en forma precisa cuáles son las
áreas administrativas y las herramientas administrativas convenientes para la aplicación
del diagnóstico organizacional en el proceso de Desarrollo Organizacional.
7 Tichy, N. Strategic Change Management.
Fuerzas
Políticas
Fuerzas Económicas
Fuerzas culturales
Sistema Político
Sistema Técnico
Sistema
Cultural
Sistemas
Organizacionales
Areas Administrativas
Misión y Estrategia Estructura Organizacional Administración de Rec.Hum.
Cuadro #1 Administración Estratégica: Áreas y Herramientas.8
Se reconoce que al utilizar las herramientas del cambio estratégico los ejecutivos
deben reconocer que se maneja en un estilo "rompecabezas en zig-zag", con las
8 Tichy, N. Strategic Change Management.
Evaluación del
ambiente
Evaluación de la
Organización
Definición de
misión y
acomodo de los
recursos
Diferenciación
Integración
Alineación de la
estructura a la
estrategia
Determinación
de los que
influyen en la
misión y
estrategia
Administración
de la conducta
de coalición
Alrededor de
decisiones
estratégicas
Distribución de
poder
Balance de
poder a través
de los roles de
grupo
Administración
de la política de
sucesión
Diseño y
Administración
del sistema de
recompensas
Administración
de la política de
evaluación
Administración
de la influencia
de valores y
filosofía sobre la
misión y la
estrategia
Desarrollo de la
cultura alineada
con la misión y
la estrategia
Desarrollo del
estilo
administrativo
alineado con la
estructura
Desarrollo de las
subculturas para
apoyar los roles
Integración de
las subculturas
para formar la
cultura de la
empresa
Desarrollo del
estilo
administrativo
alineado con la
estructura
Desarrollo de las
subculturas para
apoyar los roles
Integración de
las subculturas
para formar la
cultura de la
empresa
Sistema
Técnico
Sistema
Político
Sistema
Cultural
diferentes partes necesitando alinearse unas con otras. No se trata de estructuras
estáticas, sino que representan un proceso dinámico que requiere atención contínua y
ajuste, a la vez son parcialmente independientes. Los cambios en una celdilla no
requieren precisamente cambios iguales en las otras. Esto significa que los sistemas
técnicos, políticos y culturales no tienen que acomodarse "perfectamente". Una
organización efectiva posee un acomodamiento razonable o una congruencia entre las
diferentes partes
Se conocen los ingredientes para llevar a cabo una administración conveniente, se
pueden ademas tener algunos modelos de comportamiento organizacional y tomarse las
decisiones de participación.
- La Administración por Objetivos. Es útil sobre todo cuando se entra en sistemas
nuevos ya que se fijan los lineamientos a seguir.
- La Administración Participativa. Este es un aspecto muy conveniente ya que al
adentrarse México a los cambios se comparte una cantidad importante de capacidad de
decisión.
- El Rediseño del trabajo nos permite la combinación de actividades que integran
un trabajo completo.
- El Comportamiento del grupo nos permite diferenciar los grupos formales de los
informales, explicar las razones y conocerlas de porqué la gente se reúne y de acuerdo a
ello manejar a dichos grupos o trabajar con ellos.
Se conoce además la forma de trabajo, la influencia que las normas ejercen en la
conducta del individuo y se tienen ventajas al respecto.
La teoría Z destaca la importancia del comportamiento humano dentro de la
empresa para conseguir los objetivos marcados, y señala las pautas y directrices
aconsejables para ayudar a mejorar ese comportamiento en bien de todos, de las propias
personas y de la empresa.
Al profundizar en la teoría Z, se vislumbra que su aplicación al campo del mundo
de trabajo es directa, pues la base consiste en motivar la voluntad hacia un objetivo
determinado. A la hora de plantearse el caso, se trata de motivar la voluntad hacia el bien.
Por otra parte, una de las bases de la teoría Z es la conveniencia de vivir y evocar las
virtudes humanas y, en esta área, los puntos no pueden ser más coincidentes.
De acuerdo a Daft el uso de la dinámica de grupos y de los métodos de Desarrollo
Organizacional con el uso de la teoría Z en la educación superior tiene dos metas básicas:
el cambio en el enfoque de la enseñanza y el proceso de aprendizaje y el cambio de la
conducta de los subsistemas o de la universidad o colegio como un todo. “Se sabe que
las universidades, como los sistemas de cuidado de la salud, tienen metas más diversas,
sistemas más pluralistas, más dependientes en el ambiente y tienen además una gran
dificultad para medir la calidad de sus productos, en comparación con las firmas
industriales”9
Entre las muchas cosas que hacen bien los japoneses, hay una indiscutible:
vender”. Sobre las teorías de vender hay cientos de investigaciones, miles de libros y
millones de dólares gastados. La mercadotecnia ha obsesionado a miles de empresas en
los últimos años, pero de una forma simple, ¿Cuál es el objetivo final de la
mercadotecnia? En palabras de un experto: Orientar la voluntad hacia una decisión
determinada previamente.
Resumiendo esto podría ser:
- Querer comprar un auto.
- Desear hacer un viaje.
- Decidir votar a un partido.
- Querer fumar cigarrillos.
- Desear beber un “ Whisky “.
Son decisiones de la voluntad hacia un objetivo concreto.
Usando estas teorías en el mundo de trabajo se puede llevar a los empleados a:
- Querer estudiar más.
- Desear no tomar droga.
- Decidir no llegar tarde al trabajo
- Desear cambiar de amigos.
- Querer adquirir una virtud.
En esto radica la esencia, es decir fortalecer la voluntad para obtener lo que es
conveniente para todos. Un ejemplo muy común que encontramos dentro de los libros de
texto al aplicar la teoría Z es el caso de “Santo Tomás de Aquino” en donde se señala que
Joaquín Montoya se enfrenta al cambio. Era importante llevar a cabo un programa de
Desarrollo Organizacional en donde se verían involucrados los 169 miembros de la
Facultad para entender que es importante el cambio en forma general y la implantación de
un programa de enseñanza que fuera benéfico para todos. Que esa es precisamente la
meta: enseñar , no implantar sus conocimientos porque se tienen, sino los que se hacen
necesarios en el cambiante mundo del trabajo.
9 Daft, Richard. pag. 96.
Por lo tanto sugirió que se hiciera un estudio general del análisis de los
conocimientos de todos los maestros para ubicarlos por secciones o por etapas o por
conocimientos. Es decir dar las clases por áreas o por avances. Si es en área básica
separar esta área en una o dos partes solamente, para así después de los conocimientos
mínimos, seguir más adelante con otros conocimientos más adecuados a la situación.
En relación con la Teoría Z encontramos que se sugiere que la palabra educar se
toma en el sentido social, ético y moral conectado con la formación de la voluntad. Es
aquí donde los ejecutivos desempeñan el papel más importante para ayudar a los
empleados a formar su voluntad, enseñarles a conocer lo que están haciendo bien para
que deseen llevarlo a la práctica. Conseguir que los empleados y obreros sean personas
de voluntad fuerte y sana, capaces de querer de verdad. Capaces de:
Querer ser personas responsables.
Querer a los demás.
Querer estudiar.
Querer trabajar
Querer cooperar
Educar hoy es diferente, es cierto que hay factores que juegan en contra, pero
también es cierto que, existen más medios, nuevos conocimientos, nueva metodología,
instituciones. Por tanto los ejecutivos deben rechazar la tentación del pesimismo y, con
entusiasmo, esforzarse por conocer todos aquellos adelantos que pueden ayudar a
conseguir los mejores resultados.
Para la consecución de estos objetivos se debe poner en marcha:
Planes de Acción.
Que ayuden a motivar a los empleados para que realice una acción que le lleven a
mejorar o iniciar un aprendizaje. Fijando un objetivo concreto, así como los medios para
conseguirlo. Estos pueden variar desde razonamientos, actitudes, medios materiales, etc.
Se diferencia:
Que y ¿Cuándo?.
Lo que debe mejorar y cuando sea oportuno, es decir: La educación a tiempo.
Aunque será más eficaz Cuando exista “Sinergia Positiva “,
es decir: La educación Eficaz.
Cómo.
Aplicando la Teoría Z, es decir: Educando con el ejemplo.
Nivelando premios y castigos, o sea dando: Educación motivada.
Educando diferente a cada uno, esto es, dando: Educación
Personalizada.
Educar, es un arte; porque no hay reglas fijas, y cada caso es diferente, cada
circunstancia única ya que las personas son irrepetibles. Pero a su vez es una ciencia y
como tal es necesario conocerla, estudiarla y dedicar horas de trabajo, concienzudo,
constante, decidido.
Así entonces con la aplicación de las diferentes teorías se manejan preguntas que
el practicante del Desarrollo Organizacional debe hacerse al enfrentarse a aquellas
personas con las cuales va a iniciar un nuevo programa. Preguntas que deberá
contestarse y aplicando en sus respuestas la Teoría Z. ¿Quién soy? ¿Porqué estoy aquí y
qué estoy haciendo?. De esa manera podrá definir las metas de su diagnóstico y las
actividades para obtener los datos. Deberá presentar sus objetivos de acción. ¿Para
quién trabajo? La respuesta clara y convincente dará lugar la relación apropiada para la
obtención de datos.
Una forma propicia de comunicarse con los empleados de la organización es dar
respuesta a la siguiente pregunta ¿Qué es lo que quiero de ustedes y porqué? ¿Cómo
voy a proteger la confidencialidad? ¿Quién tendrá acceso a los datos?. Aqse deberá a
dar un proceso de comunicación conveniente, ya que los entrevistados necesitan
colaborar naturalmente y saber qué es lo que se va a hacer con las causas de los
problemas. ¿Qué obtiene el empleado con lo anterior? Esta pregunta requiere una
respuesta clara, señalar los beneficios que se pueden esperar del diagnóstico, esto
necesita retroalimentación y señalar cómo se pueden utilizar los datos para mejorar a la
organización.
¿Se puede confiar en este proceso? La relación se apoya en la confianza mutua
establecida entre el asesor y los que proporcionan los datos Un intercambio honesto y
abierto de información depende de esa confianza, del tiempo que se le dedique, del
contacto caro a cara durante el proceso de comunicación. Se necesita escuchar
atentamente y estar siempre pronto a la abierta discusión.
F) LA COMUNICACIÓN Y EL CAMBIO
Una forma eficiente de llevar a cabo el Desarrollo Organizacional es a través del
establecimiento de cuestionarios y de encuestas con los empleados en donde se podrán
obtener datos acerca de la habilidad, la identidad de la tarea, el significado de la tarea, la
autonomía, la retroalimentación acerca de los resultados y la forma en que la empresa se
está comunicando con los empleados.
Los cuestionarios pueden variar en su esfera de acción, algunos miden los
aspectos seleccionados de las organizaciones y otros evalúan las características
organizacionales en forma comprensiva. También varían en límite y otros están hechos
para medir únicamente una organización específica. Pero en forma general contienen un
conjunto predeterminado de preguntas, como aquellas para medir las dimensiones. Estos
son muy útiles para coleccionar los datos de gran cantidad de personas y analizar la
información rápidamente. Los resultados permiten hacer comparaciones cuantitativas y la
evaluación. Pero también tienen sus desventajas que deben tomarse en cuenta, sobre
todo las respuestas se limitan a las preguntas, hay poca oportunidad de probar datos
adicionales o de preguntar por puntos para aclarar. Tienden a ser impersonales y
"algunas veces" las respuestas no son honestas. Se da lo que se conoce como
resistencia individual y organizacional al cambio.
La resistencia al cambio no siempre se presenta de maneras estandarizada; las
fuentes de resistencia individual al cambio comprenden: el procesamiento selectivo de
información, las costumbres, el temor a lo desconocido, los factores económicos, la
seguridad. Ocurre la resistencia al cambio debido a que las personas necesitan mucha
seguridad; también los factores económicos son otra fuente de cambio, ya que se
despierte el temor económico por las rutinas nuevas de acuerdo con los estándares
anteriores. También está el miedo a lo desconocido.
Es cuando se hace pertinente aplicar los diferentes modelos para el manejo del
cambio organizacional. Se deben manejar premisas para diagnosticar la comunicación
que se está dando, asegurándose que la información adecuada esté llegando a las
personas adecuadas; además la comunicación que se tenga debe proporcionar un valor
agregado quien la recibe y a la organización; las acciones y los sistemas de comunicación
deben propiciar la integración de los esfuerzos y los recursos de la empresa,
contribuyendo así a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes
internos y los externos. Además todo el personal debe ver en forma clara los resultados
de la empresa, ya sean buenos o malos y participar en las decisiones, pues de esa
manera se demuestra la confianza que se tiene en la capacidad y la buena voluntad de
los empleados para enfrentar situaciones. Es una forma además de suavizar los efectos
de los cambios.
Se debe así manejar la situación para "descongelar" al empleado, para así superar
las presiones de la resistencia individual y el conformismo de grupo. Luego se pasa por el
llamado "Recongelamiento". El nuevo cambio para hacerlo permanente, la estabilización
de un cambio equilibrando las fuerzas que lo impulsan y las que lo restringen. Se trata de
fuerzas impulsoras por medio de las cuales se pueden reducir las fuerzas restrictivas.
El cambio hace que las cosas sean diferentes, los cambios intencionales y
dirigidos a las metas, se utilizan agentes de cambio que son las personas que actúan
como catalizadores y asumen la responsabilidad de administrar los cambios. Son
muchos los retos que enfrentan las empresas en la actualidad, en el ámbito mundial, esto
por lo tanto lleva a la necesidad de un cambio y así poder tener un mejor entendimiento
en las relaciones comerciales, de negocios y de comunicación en general, es decir la
calidad.
Para llevar a cabo un cambio se necesita hacer un diagnóstico de la necesidad del
mismo. Ahora bien, si lo que se busca es el cambio en la organización en general
es conveniente verla como un sistema abierto, como aquel sistema que sirve para
coordinar las conductas de sus departamentos. Como organizaciones los sistemas
abiertos se acomodan en orden jerárquico, o sea que se compone de grupos, que de
paso se componen de puestos individuales. Si se utiliza un modelo de diagnóstico se
deben incluir tres niveles o sea la organización, el grupo y el puesto individual.
Cuando se detecte el problema, en donde hay que realizar el cambio o los
cambios, hay que determinar que requiere la organización, lo que necesita. Las empresas
que desean ser exitosas, crecer y desarrollarse soportan mejor los cambios planeados y
saben también diagnosticar la situación o los problemas que los afectan.
Para llegar entonces a obtener la calidad en el mundo de las empresas es
conveniente hacer un diagnóstico de la situación de la empresa; además realizar un
cambio planeado, con metas específicas.
La comunicación en esta etapa es vital y deberá controlarse adecuadamente sobre
todo cuando se trata en el aspecto interno haciendo una lista de la forma en que deberá
llevarse a cabo:
Definiciones y Políticas Institucionales
* Participación del personal en la toma de decisiones
* Comunicados Internos de la Alta Dirección al resto del personal
* Información sobre el cumplimiento de objetivos, metas,
obstáculos.
* Enfrentamiento de problemas y participación en soluciones
* Directrices para los niveles intermedios y operativos
* Congruencia entre lo que se dice y se hace
* Estructura de Soporte
* Departamento o entidad responsable
* Medios ad hoc de difusión
* Mecanismos de evaluación y reconocimiento
* Programas y recursos específicos
* Unidades de negocio (nivel departamental, áreas, oficinas)
* Cumplimiento de las políticas y normas
* Participación de colaboradores en el análisis de problemas y en la
toma de decisiones
* Comunicación informal: jefe - colaboradores, colaboradores entre
* Relaciones de intercambio y colaboración con otras áreas del
negocio
* Repercusiones en el clima organizacional: cumplimiento de
compromisos, certidumbre, confianza, objetividad
* Personal Directivo, Mandos Medios, empleados y Trabajadores
* Claridad en la definición de los propósitos, finalidad y
expectativas del trabajo y su contribución a las metas del negocio
* Información sobre los productos y/o servicios
* Insumos de información para el desempeño del trabajo
* Cambios en las políticas y procedimientos de administración y
operación
* Seguridad e Higiene en el trabajo
* Evaluación del desempeño
* Metas y resultados alcanzados
* Programas y procesos de mejora continua
Eventos culturales, sociales y recreativos
Comunicación Institucional Externa
* Cobertura de todos los ámbitos del negocio
* Clientes
* Proveedores
* Público
* Gobierno
* Empresas del sector,
* Otros de carácter internacional
* Utilización adecuada de medios, mensajes o contenidos
* Calidad
* Pertinencia
* Oportunidad
* Consistencia
* Congruencia
Evaluación de impactos y resultados
Variedades de Comunicación:
* Informativa
* Necesaria como Insumo para Desempeño de Actividades
* Destinada a la Formación y Desarrollo del Factor Humano
* Generadora de Conciencia o Convencimiento
Desencadenadora de Reacciones
Algunos Tópicos Relevantes a Evaluar:
* Grados de penetración de la comunicación acerca de: Misión Valores, alcances,
expectativas de la empresa.
* La información como generadora de valor agregado y factor de competitividad.
* Compenetración del personal con la responsabilidad ética y social de la empresa.
* Divulgación/actualización de procesos, proyectos y cambios institucionales.
* Aclaraciones, enfrentamiento y resolución pública de problemas y asuntos de
interés interno o público.
* Importancia de los recursos destinados a los sistemas de comunicación, su
suficiencia y oportunidad. Madurez de dichos Sistemas.
* Asunción de responsabilidades relacionadas con los procesos y programas de
comunicación.
* Reconocimientos, sanciones o advertencias al personal o desde el personal,
derivados de los procesos de comunicación.
* Grados de satisfacción de las necesidades de los clientes sustentados en los
Sistemas y procesos de comunicación.
Con una revisión adecuada a la comunicación se llega a lo que se ha dado en
llamar la coalición.
La coalición es conseguir que otros miembros de la organización apoyen la
petición.
La ventaja de la coalición es que se forman grupos grandes y son los que tienen
más fuerza. Es la manera de ganar influencia para detentar poder. Una de las desventajas
es que puede ser difícil, arriesgado o caro.
Las coaliciones dentro de las organizaciones pretenden aumentar su tamaño al
máximo, pero de acuerdo a las ciencias políticas se mueven en otro sentido. Tratando de
reducirse al tamaño justo.
Las coaliciones en las organizaciones buscan miembros que respalden los
objetivos de la coalición, ampliándose para incluir la mayor cantidad posible de intereses.
En las organizaciones autocráticas no se busca aumentar el tamaño de la coalición al
máximo. Otra situación de las coaliciones es lo que se relaciona a la
interdependencia que existe en la organización.
Otro aspecto es que cuando las actividades que realicen los trabajadores tendrán
influencia en la formación de coaliciones, cuando más rutinario es el trabajo de un grupo
mayor probabilidad hay de que se presenten coaliciones. Las coaliciones son efectivas
para lograr alguna petición de todo el grupo de trabajadores.
Desde luego las coaliciones tienen ventajas y desventajas. El conflicto es un
proceso que se inicia cuando una parte percibe que otra la ha afectado de manera
negativa, o está a punto de afectar de manera negativa alguno de sus intereses.
La posición tradicional. Generalmente se suponía que todo conflicto era malo. Se
usaba como sinónimo de violencia, destrucción o irracionalidad para reforzar su
connotación negativa.
Posición de las relaciones humanas ante el conflicto.
Se decía que el conflicto era natural dentro de los grupos. No se podía eliminar e
incluso podía ser benéfico para el desempeño del grupo.
Posición interactiva.
La idea de que el conflicto no es sólo es una fuerza positiva en un grupo, sino que
es imprescindible para que el grupo se desempeñe bien.
De acuerdo con las tendencias actuales al mantenerse en una posición interactiva
se puede cuestionar a los demás de manera franca, de esa manera se tienen mejores
oportunidades de llegar a un acuerdo.
El conflicto por sí mismo puede ser funcional es decir que puede reforzar las metas
del grupo y mejorar su rendimiento y el conflicto disfuncional es el que entorpece el
rendimiento del grupo. Un ejemplo de las diferente etapas del conflicto es el
siguiente:
Etapa 1.
El momento de la oposición o incompatibilidad.
Etapa II.
Se siente y se percibe el conflicto.
Etapa III
Aparece la intención de manejar el conflicto, de competir, colaborar, convenir,
evitar y adaptarse. Estas intenciones intervienen entre las percepciones y las emociones
de las personas y su conducta es franca. Está la decisión de actuar de una manera dada.
En esta etapa aparecen dos dimensiones, la de cooperar y las cinco intenciones que son
competir (que puede ser asertivo y poco cooperativo), el colaborador (dogmático y
cooperativo), evasivo (no dogmático ni cooperativo); acomodaticio, es aquél que está
dispuesto de una de las partes del conflicto para colocar los intereses de la otra por
encima de los propios. (No dogmático y cooperativo ) y conciliador (a medidas dogmático
y cooperativo). Esta última es la situación en donde las dos partes de un conflicto están
dispuestas a ceder algo.
Etapa IV.
La Conducta está la reacción a la situación de una y otra parte. Este es un
proceso dinámico de interactuación. Se pide algo y se discute, se amenaza y se devuelve
la amenaza.
Etapa V.
Resultado. El grupo rinde mejor o bien se comporta peor.
Aquí se maneja el juego y la reacción de las partes en conflicto para obtener
resultados funcionales.
El proceso siguiente es la negociación, que se explica a continuación: Las
negociaciones son lo más común, generalmente invaden las interactuaciones de casi
todos los miembros. Las negociaciones son procesos mediante los cuales dos o más
partes intercambian bienes o servicios y conviene algún tipo de cambio para ello. Se
utilizan diferentes estrategias, por ejemplo, la negociación distributiva es aquella en la cual
se pretende dividir una cantidad fija de recursos, una situación de ganador-perdedor. Un
ejemplo común de la negociación distributiva es de las negociaciones salariales obrero-
patronales.
La negociación integradora, esta negociación funciona a partir del supuesto de que
existen uno o varios arreglos que conducen a una solución para ganar-ganar.
G) DIFERENCIAS EN LA APLICACIÓN DE LA TEORÍA
Z
A continuación se presentan las diferencias que existen entre las culturas de
México con la de Estados Unidos y Japón, ya que es a partir de ellas que se hacen
aplicaciones diferentes en la Teoría Z.
Las características primarias de la cultura organizacional son las siguientes:
- Identidad de los miembros. En la cultura Japonesa se encuentra que hay mucha
identidad de los miembros con la organización como un todo, no siendo el caso con los
Estados Unidos ya que ellos se identifican como grupo trabajador y en México se tiende a
ser individualista.
- Énfasis en el grupo
El grado en que las actividades laborales se organizan en torno a grupos y no a
personas. Esto ocurre principalmente en los Estados Unidos y en México, siendo en
Japón que se tiene más conciencia de la cultura organizacional ya que incluso cuando se
organizan huelgas se realizan paros de una hora.
- Enfoque hacia las personas.
El grado en que las decisiones de la administración toman en cuenta las
repercusiones que los resultados tendrán en los miembros de la organización. En México
esto se está llevando a cabo a partir del Tratado de Libre Comercio y de la globalización.
En Japón se manejan muy adecuadamente considerando a los empleados y las
repercusiones que tengan. No es así en el caso de Estados Unidos en donde al empleado
se le informa sobre el tipo de trabajo y de riesgo y lo demás es por su decisión, es decir,
en los trabajos de alto riesgo. Las repercusiones tomadas por las organizaciones no
toman en cuenta a los grupos de niveles más bajos.
- Integración en unidades.
El grado en que se fomenta que las unidades de la organización funcionen de
forma coordinada e interdependiente. Esto parece suceder solo en Japón y en unas
cuantas empresas estadounidenses,
- El control.
El grado en que se emplean las reglas, reglamentos y supervisión directa para
vigilar y controlar la conducta de los empleados. Se maneja en las tres culturas.
- Tolerancia al riesgo
El grado en que se fomenta que los empleados sean agresivos, innovadores y
arriesgados. Se fomenta en las tres culturas en forma constante.
- Los criterios para recompensar
El grado en que se distribuyen las recompensas, como los aumentos de sueldo y
los ascensos, de acuerdo con el rendimiento del empleado y no con su antigüedad,
favoritismo y otros factores ajenos al rendimiento. En este aspecto no se conoce a fondo
la forma en que se están manejando en las tres culturas.
- Tolerancia al conflicto
El grado en que se fomenta que los empleados traten abiertamente sus conflictos
y críticas. La cultura japonesa destaca precisamente por esa forma de hacer las cosas.
Este es uno de los puntos claves de la Teoría Z. El manejo conveniente de los conflictos y
de ahí ir a la búsqueda de soluciones.
- El perfil hacia los fines o los medios
El grado en que la administración se perfila hacia los resultados o metas y no
hacia las técnicas o procesos usados para alcanzarlos. Es conocido que en la cultura
organizacional estadounidense se manejan por resultados y se tiene en México a hacer lo
mismo.
- Enfoque hacia un sistema abierto.
El grado en que la organización controla y responde a los cambios en el entorno
externo.
La cultura japonesa se destaca por la forma en que responde hacia los cambios,
ocurriendo algo similar pero no con tanta fuerza en los Estados Unidos y México, siendo
este último país el más lento a responder a los cambios en el ambiente en la actualidad.
Queda mucho por hacer en el caso de la aplicación de una cultura conveniente en
México y manejar las culturas en forma precisa. Hay muchos estudiosos del tema, tanto
que se han formado tipos de culturas como siguen: “la academia”, el club”, “el equipo de
béisbol” y “la fortaleza”. Los clubes conceden mucha importancia a la adaptación, a la
lealtad y al compromiso, ejemplos de empresas que han formado así su organización son
Delta Airline, United Parcel Service; El Equipo de Béisbol son las organizaciones como los
despachos de contadores, abogados, banca de inversión y asesoría, generalmente se
trata de personas arriesgadas e innovadoras; La fortaleza ofrece seguridad de empleo,
aquí se incluyen los hoteles, sociedades de productos forestales y empresas de
exploración petrolera.
Cada cultura es diferente, de acuerdo a como se van compartiendo los valores; la
cultura dominante es la que expresa los valores centrales que comparte la gran mayoría
de los miembros de la organización; se tienen además las subculturas, se trata de
miniculturas dentro de la organización que se definen de acuerdo con la denominación de
los departamentos y la división geográfica; aparecen los valores centrales que son los
primarios o dominantes aceptados en toda la organización.
Si uno busca formar su propia cultura hay que integrar, por medio de las
costumbres y tradiciones presentes y cuando se empieza a partir de un negocio pequeño
se van formando las ideologías y las visiones de los fundadores que siguen siendo
compartidas por los empleados. El fundador fija la tónica, es decir puede ser agresivo y
sus empleados lo serán, puede ser económico y sus empleados lo serán; luego se
conserva viva la cultura cuando se tienen las prácticas adecuadas y acordes de selección,
los actos de la alta dirección y los métodos para la socialización.
La cultura de la organización se aprende por los relatos de casos, los rituales, los
símbolos materiales y el lenguaje. La comunicación organizacional según Frederick M.
Jarblin se considera como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad
social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una
actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de
identificación, de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es
estática, sino cambiante y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización.
La comunicación en las organizaciones se considera como un proceso que se
lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas.
H) UNA REVISION A LA LITERATURA
La comunicación organizacional es un proceso de creación, intercambio,
procesamiento y almacenamiento de mensajes dentro de un sistema de objetivos
determinados. La toma de decisiones se desarrolla dentro de un mundo de comunicación
y educación. Las organizaciones se enfrentan diariamente a retos y a momentos
de decisión. Se involucran en la identificación de problemas y la solución de los mismos.
Todo esto requiere de tener una mente abierta, muy racional para considerar las
alternativas que tienen a su disposición. En las empresas mexicanas, por ejemplo: Grupo
PULSAR, LADRILLERA MONTERREY, PRICE WATER HOUSE se tiene el
compromiso a través de un programa amplio y completo de educación continua que
permite asegurar que cada profesional avance constantemente.
En México se ha establecido el programa de educación continua conformado por
un paquete de cursos que permite mantener al empleado actualizado. Cada año los
cursos se preparan y se enfocan en función de los diferentes servicios profesionales que
prestan a sus clientes, así como de las necesidades y obligaciones de su personal. Se
actualizan los cursos, se introducen los temas de actualidad que demanda el país, con
nuevas técnicas de trabajo desarrolladas e implantadas por la firma en el ámbito mundial.
Se tienen además cursos específicos de actualización profesional que hacen énfasis en el
conocimiento y manejo de técnicas Computacionales aplicadas a los distintos aspectos de
la contaduría pública y de la administración.
La toma de decisiones es un proceso que se puede señalar como un cerebro y un
sistema nervioso de la organización. Viene a ser la parte final del uso de información. Se
hacen las decisiones acerca de la estrategia, estructura, innovación y temas muy
importantes sobre la organización.
Las decisiones afectan el desenvolvimiento de la empresa y forman parte de la
herramienta general de un ejecutivo. Cuando los ejecutivos se enfrentan al hecho de
tomar decisiones deben mantener su mente alerta, además un gerente eficiente debe
comprender muy bien la estrategia, las técnicas y los procedimientos implícitos en la toma
de decisiones y aplicarlos en su trabajo.
El proceso de toma de decisiones organizacionales se ha descrito como una serie
de pasos que llevan a la identificación de problemas y posteriormente a su resolución. Se
hace en dos etapas, primero se identifica el problema y luego se soluciona. El primero de
estos pasos se relaciona con la información acerca del ambiente y de las condiciones
organizacionales que son estudiadas y revisadas en forma constante para poder
determinar si el desempeño es satisfactorio y así diagnosticar la causa del problema. El
segundo paso es aquél en el que se consideran las alternativas y se decide cuál se
implementará.
La toma de decisiones es una parte muy importante en la operación de la
empresa. La mayoría de las decisiones se hacen bajo la presión del tiempo, se evita así la
oportunidad de analizar el problema detenidamente. Generalmente se hacen las
decisiones sobre la base de juicios rápidos y mucho tiene que ver en ello la suerte. Los
juicios se perfeccionan por medio de la experiencia. La suerte parece estar correlacionada
con la experiencia y el juicio. La observación racional de un negocio que implícitamente
desarrolla teorías de causa - efecto, aprendizaje por error y la colectividad, todas ellas
desarrollan el buen juicio.
Los factores organizacionales involucrados en la toma de decisiones son
importantes. Toda la organización desde los altos jefes hasta los subordinados se
encuentran involucrados en la toma de decisiones importantes.
Las empresas medianas y pequeñas tienen que redoblar los esfuerzos para evitar
cometer errores y tener que hacer una estrategia que garantice su permanencia y su
futuro. Los empresarios requieren desarrollar mayor creatividad y contar con mejores
herramientas para diseñar y establecer la estrategia competitiva adecuada a las fuerzas y
debilidades de la empresa, a fin de que pueda permanecer y desarrollarse.
Una desventaja al ponerse de acuerdo los administradores, al llegar a una
coalición, es que permite encontrar una solución que sea satisfactoria para todos los
miembros, solo que se busca la solución al corto plazo y los administradores tienden a
irse a lo más fácil y rápido. Aquí se hace la comparación con el enfoque científico que
asume que un análisis puede abarcar cualquier alternativa razonable.
Toma de decisiones individuales. En la toma de decisiones individuales se
mantiene un enfoque racional que le proporciona al ejecutivo las ideas para su toma de
decisiones. Se utiliza un sistema analítico que el gerente va cumpliendo paso a paso; pero
hay que recordar que la toma de decisiones se ve complicada debido al conocimiento
imperfecto que existe cuando se tienen que hacer decisiones. El tiempo juega un papel
muy importante, además de la competencia.
Los que toman decisiones se basan en supuestos, algunas veces basados en
falsa especulación, lo que provoca explicaciones y conclusiones incorrectas. Aquellos que
son precavidos verifican sus supuestos y en este caso el uso de la computadora ha
llegado a ser una herramienta muy efectiva.
El proceso de decisión se divide en ocho pasos que comprende dos ramas. Por
una parte se identifica el problema que incluye el conocer el medio ambiente, la definición
del problema, la especificación de objetivos y el diagnóstico del problema. Por otra parte
tenemos la solución del problema que para llegar a ello requiere de desarrollo, evaluación,
elegir e implementar las alternativas.
También se tiene la otra cara de la situación y en este caso se trata de la
racionalidad limitada que se caracteriza por restricciones de tiempo y de recursos. En este
caso se hace uso de la intuición, de la experiencia, del juicio personal. Se aplica el
enfoque de racionalidad limitada cuando se dan los casos de situaciones imprevistas, que
están fuera de programa.
En la empresa Price-Waterhouse cada persona toma decisiones que están
relacionadas con su posición y con el medio ambiente. Los gerentes son responsables de
las decisiones que afectan a los demás. Es el gerente el que toma la decisión, quien
selecciona el método de acción dentro de las posibles alternativas para poder lograr el
resultado deseado.
Ambiente Organizacional.
• Ambiente interno
En muchos sentidos el ambiente interno refleja la turbulencia externa de la
organización y se vuelve cada vez más incierto y menos manejable, exige continuamente
diferentes tipos de administradores y técnicos, requiere que se centren sobre el
desempeño de metas distintas a la tradicional, a la productividad alta y la rentabilidad.
El clima de la organización es un parámetro de orden, es decir, una característica
que sobresale en forma distinta del ambiente interno de una organización, que resulta de
las interacciones de muchos elementos diferentes a un nivel micro. El clima
organizacional se siente, se experimenta o se percibe antes de que se haga cualquier
intento de analizarlo. Es fácil detectar al Personal desatento; el desorden, la suciedad, el
retraso para hacer las cosas, el equipo y las instalaciones con reglas rígidas, el
formalismo frío y la superficialidad en el manejo de los deberes, todo esto son indicadores
de climas organizacionales malos.
El clima organizacional es el producto final de muchas acciones, diseños,
retroalimentaciones, interacciones y saltos que pueden evolucionar durante meses o
años. Un rasgo particularmente crítico es la adaptabilidad humana individual, que
frecuentemente va en contra de la adaptabilidad organizacional global y a largo plazo. Un
elemento más que contribuye a la evolución del clima organizacional es la tendencia a
rodearse de gente parecida. Los ejecutivos prefieren ejecutivos que encajen dentro de la
organización existente. El clima organizacional se refiere a la percepción intuitiva,
quizá subconsciente del ambiente interno por parte de los empleados incluyendo a los
administradores, clientes y visitantes. El estilo cognoscitivo describe la manera general del
pensamiento o del enfoque para la solución de problemas de la organización. Tiene este
estilo varias dimensiones como el grado de creatividad, espontaneidad o capacidad de
innovación, enfoque sistemático, enfoque subjetivo contra objetivo, grado de flexibilidad o
rigidez, enfoque reduccionista, papel de la intuición e importancia atribuida a la
racionalidad.
Las organizaciones, al igual que los seres humanos, son siempre únicas. Cada
una de ellas tiene su propia cultura, sus tradiciones y sus métodos de acción, lo que en su
totalidad, constituyen su clima.
Por su experiencia, las organizaciones han llegado a darse cuenta que un
ambiente estable es una inversión a largo plazo. Una disciplina exagerada o demasiadas
presiones al Personal pueden lograr un buen desempeño a corto plazo, pero con un costo
muy fuerte, a cargo de ese activo llamado clima. El clima varía a lo largo
de un continuo que va de favorable a neutro y a desfavorable. La búsqueda es hacia lo
favorable ya que los beneficios son tanto para patrones como para empleados, por
ejemplo, un mejor desempeño y más satisfacción en el empleo.
Los trabajadores de una empresa sienten que el clima es favorable cuando están
haciendo algo útil que les proporciona un sentido de valor personal. Se ha señalado que
las personas tienden a buscar un empleo que represente un desafío o que sea
intrínsecamente satisfactorio. Los empleados buscan la responsabilidad y la oportunidad
de tener éxito, quieren ser reconocidos en su valor como individuos y sentir que la
empresa se preocupa por sus necesidades y problemas.
El clima de cada empresa se desarrolla y comunica a través de un sistema de
comportamiento organizacional. El sistema de controles dentro de una organización
interactúa con las actitudes del empleado y los factores situacionales para dar origen a
una motivación específica para cada empleado en un momento determinado.
Las organizaciones tienen fronteras que son claramente identificables, que se
mantienen como una entidad distinta del medio ambiente. De esta manera nos podemos
dar cuenta que las organizaciones tienen una fuerte influencia en el mundo que las rodea,
como es la política, el aspecto social, la economía, la religión y la familia, se sabe que
incluso que hay grupos de familias enteras que dependen de las organizaciones, es decir,
por medio del sueldo o salario que le es entregado a su trabajador y que sirve para el
sostenimiento de la familia y de esa manera coopera en la sociedad.
Las organizaciones las vemos como sistemas y los sistemas como conjuntos de
elementos que interactúan y que adquieren recursos del medio ambiente, los transforman
y los mandan al exterior.
La Organización. - Se concibe la organización como la identificación y
clasificación de las actividades requeridas; el agrupamiento de las actividades mediante
las cuales se consiguen los objetivos; la asignación de cada agrupamiento a un gerente
con autoridad para supervisarla y la obligación de realizar una coordinación horizontal. Es
así como la estructura organizacional se deberá diseñar para que aclare puestos,
obligaciones y responsabilidad por los resultados. Es así como encontramos
organizaciones que pueden ser: formales, en este caso el medio ambiente es estable y no
hay incertidumbre, la tecnología que se maneja dentro de la estructura funcional es
rutinaria, existe poca interdependencia, buscan la forma de tener metas eficientes y el
manejo de la calidad, tienen el manejo de estadísticas, con autoridad con el manejo de
economías a escala con departamentos como la misma estructura, es decir, funcionales,
la flexibilidad que se tienen en estas va de acuerdo a las metas de la organización. Entre
las debilidades que encontramos en la organización formal está el hecho de que las
decisiones se toman arriba, muy centralizadas, el trabajo se acumula de arriba para abajo,
además de que la innovación no siempre está presente y sus metas organizacionales son
cerradas.
El Ejecutivo Plural y el Consejo de Administración. La mayoría de los comités son
de naturaleza no administrativa, aunque algunos tienen el poder de la toma de decisiones
y es en estos donde se conoce el ejecutivo plural, que se puede establecer por ley o por
resultado de una decisión administrativa; el alcance de autoridad para administrar y tomar
decisiones no es siempre fácil de evaluar; por lo general se ubica en el campo de la
estrategia o la creación de políticas; muchas compañías hacen la distinción entre
estrategia/formulación de política y ejecución. Se dan casos en que se llegan a tener
comités para áreas funcionales especializadas como ingeniería, distribución, producción,
relaciones públicas.
La computadora indudablemente que ha afectado a las organizaciones tanto en su
estructura como en sus funciones y en el ambiente interno en general. Las organizaciones
se han visto ante la necesidad de más información, de conocer más respecto al ambiente
interno y el externo y no se cuenta todavía con un programa completamente maduro para
monitora el ambiente interno de la organización. Las organizaciones exitosas y
competitivas carecen de información básica - en ocasiones - respecto a sus existencias,
inventarios, partes de repuesto, pedidos, etc.
Por medio de un programa computarizado se puede mejorar el conocimiento del
ambiente interno, se puede mostrar información, e integrar y sintetizarse mediante
modelos. Los altos directivos deben poseer una capacidad de información organizacional
total selectiva y de prioridades.
Además de la influencia que dan la estructura, la tecnología y el medio ambiente
para el éxito, tal vez la contribución más directa para la efectividad organizacional resulta
del comportamiento de los mismos empleados. Son los empleados quienes constituyen la
estructura de la organización y los que hacen uso de su tecnología, más aún, son ellos
quienes responden a las variaciones y presiones del medio ambiente. Es un hecho que la
llave para el éxito de la organización es la manera en que sus miembros trabajen unidos
para cumplir los objetivos.
Para asegurar el éxito, todas las organizaciones deben de poder dotarse y
mantener una fuerza de trabajo calificada de hombres y mujeres. Esto significa que
además del reclutamiento, de la contratación y de colocar individuos dentro del sistema
adecuadamente; las organizaciones deben de ser capaces de retener a los empleados,
ofreciéndoles recompensas atractivas dependiendo de su contribución, ya que son
relevantes para la satisfacción de sus necesidades individuales.
Las organizaciones también deben de asegurar el desempeño del papel del
empleado, la administración debe de saber que todos los empleados van a desarrollar su
trabajo asignado de la mejor manera, de acuerdo a sus habilidades. Un empleado sólo
debe desarrollar su labor indicada, ya que si hace otras cosas que no le corresponden, va
a afectar el desempeño de la organización, ya que van a tener menos tiempo disponible
para desarrollar actividades dirigidas a cumplir la meta. La efectividad de la
organización requiere de un comportamiento espontáneo e innovativo; para poder
responder a las emergencias que se susciten, es necesario que los individuos actúen y
tomen decisiones por mismos, para responder de acuerdo a lo que es mejor para la
organización. Como ejemplos podemos citar un comportamiento creativo que incluye dar
sugerencias para improvisar un proceso de manufactura, o la decisión de ignorar una
particular regla o procedimiento bajo ciertas circunstancias en que sea necesario. Una
verdadera organización efectiva trata de proveer una atmósfera de trabajo en donde los
empleados no solo tengan que efectuar su tarea primaria, sino que asuman la
responsabilidad de pensar y actuar de manera creativa, mejorando así la eficiencia y los
esfuerzos para cumplir con los objetivos.
Existe un compromiso organizacional que se refiere a la relación de un individuo
con la empresa que lo hace tomar una actitud más fuerte y positiva hacia ella por lo que
se incrementa el deseo de mantener al miembro dentro de la organización, ya que el
empleado está dispuesto a dar algo de mismo para contribuir a la realización de las
metas organizacionales.
Los administradores pueden aprender a incrementar el compromiso del empleado
teniéndolo en mente en los planes de la organización, poniendo niveles de salarios
relativamente altos, buenos beneficios, oportunidades de crecimiento personal e
implementando programas de entrenamiento; éstas acciones deben servir para hacer a la
organización más atractiva para el empleado, en comparación con otras organizaciones.
Este compromiso produce que los empleados que se sientan verdaderamente
identificados, mostrarán probablemente mayor participación en las actividades
organizacionales, en consecuencia de esto se incrementa el deseo del trabajador de
permanecer y poder contribuir a las metas en que cree firmemente, involucrándose más
en su trabajo ya que es el mecanismo para cumplir su compromiso. El desempeño
del empleado dentro de la organización depende de varios factores, como pueden ser las
habilidades, el carácter, sus intereses, el nivel de motivación, la claridad y aceptación de
su labor.
El desempeño del individuo dentro de las organizaciones depende de un conjunto
de factores, que si son implementados adecuadamente, lo llevarán a alcanzar la
productividad.
Todas las organizaciones tienen necesidades y metas, por lo que demandan a
individuos para que cumplan con ellas. Dichas demandas son percibidas por los
miembros de la organización como sus necesidades, valores y metas personales, por lo
que se debe de establecer un criterio similar entre las necesidades de la organización y el
individuo, para no desviar la meta y llegar a ella.
La mejor manera de que el individuo tenga un máximo aprovechamiento personal
es la de instituir métodos modernos de capacitación en el lugar de trabajo, ya que por
medio de ésta, se tiene un mejor entendimiento de como desarrollar su labor y de lo que
la organización espera de él.
Se deben de crear métodos modernos de supervisión, en los cuales la
administración busca crear un ambiente de confianza, promover la comunicación en
ambos sentidos, así como el trabajo en equipo; en ningún momento se debe de culpar al
trabajador de lo sucedido por otras causas, ni crear una supervisión en el que el motivo
que mueva al empleado a realizar su labor sea el miedo a las represalias. Todo esto debe
de comenzar desde la alta administración para crear un medio adecuado y apto para
trabajar, eliminando los peligros físicos que puedan existir para el trabajador y así puedan
realizar sus tareas eficazmente. Eliminar las barreras entre los departamentos lleva a un
mayor entendimiento de los individuos dentro de la organización ya que se da una buena
comunicación y se pueden dar a conocer las metas y la misión general de la organización;
logrando con esto que se fomente el trabajo en equipo para una mayor productividad.
I
II
II
I.
.
M
MÉ
ÉT
TO
OD
DO
O
Se lleva a cabo una investigación no experimental, transversal, utilizando como
técnica de recopilación de información, como instrumentos una serie de artículos y libros
que ilustran sobre el tema del Desarrollo Organizacional así como la Teoría Z.
La investigación es descriptiva no experimental ya que pretende analizar la forma
que se está dando la comunicación en las organizaciones al aplicar el método de
Desarrollo Organizacional. Se hace una revisión a la bibliografía y se presentan las
conclusiones de lo investigado.
CONCLUSIONES
En la bibliografía investigada se encontró el material suficiente para conocer que
en el caso de México se están llevando a cabo las intervenciones de Desarrollo
Organizacional con la aplicación de diferentes teorías de ciencias de la conducta y en
forma específica con la Teoría Z. Una de las ventajas de esta teoría es que permite
reorientar sus estrategias para acomodarse a las expectativas de cada país, a las
necesidades de cada uno de ellos con prioridades estructurales que los mantienen con las
novedades que se dan con el paso del tiempo. Manejan también niveles de
interdependencia.
Se puede concluir que en México se está empezando a manejar adecuadamente
el cambio, ya que las organizaciones actuales rediseñan la mayor parte de los sistemas
que componen una compañía. Lo importante en querer cambiar la mayoría de los
procesos está en dar una buena educación (uso de la teoría Z) a las personas que van a
participar en el cambio.
La estructura de la organización, el uso del poder, de la autoridad, en nea, de
staff y en fin los diversos comités que se tienen dentro de las empresas de negocios, ha
ido variando al paso de los años y se van acomodando a las circunstancias de cada
negocio. En la Administración el camino es muy amplio aunque difícil, el ser
humano, creativo como es, encuentra siempre la forma de adaptarse a su entorno y de
crear las mejores herramientas para tener éxito.
Son muchos los factores que influyen en un trabajo de equipo, todavía no puede
decirse que son equipos modernos, libres de costumbres y ataduras, sino que presentan
restos del pasado, existe mucho individualismo y a pesar de que se encuentra que se
aprende fácilmente de los demás por la capacitación proporcionada, se mantiene un nivel,
una ligera línea de autoridad que no se comparte. Cuando se llevan a cabo trabajos de
equipo en conjunto con otros departamentos en las áreas de manufactura, es cuando
resalta más la duda, la falta de conocimiento o seguridad y menos habilidad integración
con el equipo. El camino, como ya se dijo, es largo, falta mucho por hacer, pero por
lo pronto lo que ha surgido en los estudios realizados indica la necesidad de verificar el
diseño del trabajo del equipo de funciones cruzadas.
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http://www.i-trade.com/infosrc/pw/mx/Ch8.htm
Aportado por: Rosa Valdez, Monterrey, N.L. México

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Valdez Rosa. (2003, marzo 10). Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/
Valdez, Rosa. "Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional". GestioPolis. 10 marzo 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/>.
Valdez, Rosa. "Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional". GestioPolis. marzo 10, 2003. Consultado el 27 de Abril de 2015. http://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/.
Valdez, Rosa. Teoría del desarrollo y la comunicación organizacional [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/teoria-del-desarrollo-y-la-comunicacion-organizacional/> [Citado el 27 de Abril de 2015].
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