Teoría de la gestión del conocimiento

Introducción

Actualmente como una respuesta a las demandas de la globalización de los mercados, las empresas buscan en nuevos métodos, enfoques, herramientas y teorías administrativas; las oportunidades que puedan representar una ventaja competitiva con respecto a las demás compañías.

Ciertamente, en el entorno competitivo actual, las empresas se trazan grandes retos, para adaptarse a diversas circunstancias como la globalización, los avances tecnológicos, los tratados económicos, el crecimiento demográfico, cambios en las preferencias de los consumidores, etc.; un sin número de actividades dinámicas y cambiantes, que hacen necesario el rápido ajuste a éstas y nuevas tendencias de la manera más efectiva para sobrevivir en el mercado.

Es indiscutible que el ambiente externo es una pieza importante para la organización, de igual modo el ambiente interno tiene un valor relevante, pues es ahí donde los procesos, metas, áreas y personal involucrado, deben estar perfectamente alineados con las políticas a nivel gerencial, para lograr resultados positivos en áreas como la producción, las ventas, el posicionamiento y la satisfacción de los clientes internos y externos.

Así pues, el conocimiento se ha convertido en uno de los activos más importantes para las organizaciones a causa de que su gestión añade valor a los productos o servicios que ésta produce, permite el desarrollo de tecnologías, metodologías y estrategias, lo que facilita su inserción y consolidación en el mercado.

La gestión del conocimiento es una disciplina cuyo propósito es mejorar el desempeño de los individuos y las organizaciones; así como mantener y aprovechar el valor presente y futuro de los activos del conocimiento. Se puede considerar también, como una integración de numerosos esfuerzos y campos de estudio.

La gestión del conocimiento es un proceso que apoya a las organizaciones para encontrar la información relevante, seleccionar, organizar y comunicarla a todo el personal activo; este ciclo es necesario para acciones tales como la resolución de problemas, dinámica el aprendizaje y la toma de decisiones.

La gestión del conocimiento puede mejorar el desempeño de la organización en vías de lograr una organización inteligente, pero no es suficiente por sí sola; puesto que gestión del conocimiento involucra la planeación de estrategias y el establecimiento de políticas y además la colaboración de todo el personal de la organización un alto sentido de compromiso para ejecutar su trabajo y la aceptación del proceso de gestión.

Por tanto, una organización basada en el conocimiento implica una búsqueda general de los enfoques tradicionales de gestión, de la selección del personal, la contratación y la gestión de los trabajadores; pero con nuevo enfoque empresarial que logre combinar la informaci ón con los recursos humanos (participación, compromiso, motivación y responsabilidad de los trabajadores) para generar un avance en la cultura empresarial.

Conceptos Básicos

Gestión

Se define como la acción y el efecto de administrar. (Española, 2014)

Comprende las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación.

Así también se denomina como el proceso mediante el cual un directivo o equipo directivo determinan las acciones a seguir por la empresa, mismas que se encuentran especificadas en la planeación, también se establecen las estrategias y las metas que se pretenden alcanzar.

Este concepto también se asocia con la dirección o administración de una compañía o negocio. La gestión tiene como objetivo aumentar los resultados óptimos de una empresa por medio de la generación de estrategias.

Conocimiento

Se entiende como la acción y efecto de conocer1. Considera ideas como el entendimiento, la inteligencia, la razón natural. Es tener la noción, ciencia, sabiduría en algún asunto en particular. (Española, 2014)

*En este punto es importante hacer una diferencia entre el concepto de conocimiento y de aprendizaje, ya que normalmente se presentan confusiones entre ambos.

Aprendizaje

Se considera como la acción y efecto de aprender2 algún arte, oficio u otra cosa. 2. En Psicología se denomina como la adquisición por la práctica de una conducta duradera. (Española, 2014)

Dato

Es un antecedente necesario para llegar al conocimiento de una cosa o para deducir las consecuencias de un hecho.

Información

Son los datos que han sido procesados.

Al conjunto de datos organizados y analizados en cierto contexto determinado se denomina como información.

Pero información, no es lo mismo que conocimiento.

Coleccionar datos, organizarlos y analizarlos, es algo que realiza el software informático. El conocimiento es un paso más adelante. Es identificar, estructurar y utilizar la información para obtener un resultado. Es importante, aplicar la intuición y la sabiduría, propios del individuo, a la información. Los datos se consideran los elementos base de la pirámide del conocimiento.

Pirámide del conocimiento.
Pirámide del conocimiento.

Figura 1. Pirámide del conocimiento.

Antecedentes

El conocimiento en la etapa primitiva del hombre

Desde que el hombre aparece en la tierra, fue adquiriendo conocimiento a medida que acumulaba experiencia en su vida cotidiana, y a su vez lo transmitía a sus descendientes de forma práctica mostrándoles la forma de cazar, luchar, huir, evadir el peligro, etc.

El conocimiento en la etapa del surgimiento de la vida en comunidad

Al empezar a comunicarse con los seres humanos que le rodean, el hombre tiende a socializarse para poder subsistir dentro de su medio ambiente.

En el proceso evolutivo del hombre, el conocimiento fue un aspecto determinante para definir las características de cada grupo o etnia, en la que el hombre comenzó a agruparse dando lugar a numerosas sociedades primitivas que se clasificaban en según su actividad predominante en recolectores, agricultores, pescadores, cazadores, etc.

El conocimiento adquirido mediante experiencias vividas era transmitido de generación en generación de forma oral mediante historias, sin embrago el ser humano consideró buscar una forma más apropiada y segura para que no perdiera este conocimiento, y se conservara la experiencia acumulada y se pudiera transformar en sabiduría, ya que la historia podía desvirtuarse o bien perderse por el olvido.

Por lo tanto surge la escritura; al principio muy rudimentaria, pero luego fue perfeccionándose según el desarrollo social. Convirtiéndose en la forma más eficiente de perpetuar el conocimiento ya que la primera fue la forma oral, repetida y divulgada por l os más ancianos.

El conocimiento en la etapa moderna

El concepto de la gestión del conocimiento, se desarrolló a partir de ciertos temas elementales provenientes de los ejecutivos de la gerencia de los años 80 y 90.En un principio, dichos temas fueron encaminados a la gestión de calidad total, la innovación continua y la organización.

De estos esfuerzos nació ideología sobre el conocimiento y una fuerte convicción de la gerencia de que todo conocimiento generado debía difundirse en la medida de lo posible dentro de la organización.

El primer acercamiento formal a la gestión del conocimiento empieza en 1990 con las aportaciones de Peter Senge en su obra “La quinta disciplina”, en donde nos presenta un nuevo enfoque para contextualizar la empresa; el cual, rompe con los paradigmas tradicionales. Esta obra invita a visualizar a la empresa como una totalidad funcional y propone cinco disciplinas que desarrolladas de forma eficiente son capaces de transformar a la organización tradicional en una organización inteligente. (Senge, 1990)

También, manifiesta un interesante punto de vista al referirse al conocimiento como un motor que impulsa el aprendizaje dentro y fuera de las organizaciones; por tanto este aprendizaje involucra irremediablemente un cambio en la conducta del ser humano.

A partir de este momento, surgieron ponencias sobre gerencia del capital del conocimiento, productividad del conocimiento y prácticas de la gestión del conocimiento. Y como resultado, en 1995 académicos japoneses iniciaron estudios sobre la gestión del conocimiento y su aplicación en las empresas japonesas.

Gestión del Conocimiento

Se puede definir como el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital Intelectual aumente en forma significativa, con el objetivo de generar ventajas competitivas.

Es la función que planifica, coordina y controla el flujo del conocimiento. Es el proceso mediante el cual se adquiere, genera, almacena, comparte y utiliza el conocimiento, la información, ideas y experiencias para mejorar la calidad en el cumplimiento y desarrollo de la misión de la organización.

También nombrada del inglés knowledge management, la gestión del conocimiento es un concepto aplicado en las organizaciones, que hace referencia a la transmisión del conocimiento y de la experiencia existente entre sus miembros. De esta manera, ese conjunto de conocimientos puede ser utilizado como un recurso disponible para todos los integrantes de una misma empresa. (Bañegil Palacios, 2004)

Elementos

  1. Gestión de los Recursos Humanos.
  2. Gestión de la Información.
  3. Utilización de las Tecnologías de la Información.

Gestión de recursos humanos

El Capital Intelectual hace referencia al saber individual o colectivo que produce valor dentro de una organización. Se considera como la principal fuente de riqueza de los profesionales y las organizaciones en la sociedad del conocimiento.

Es llamado también, el conjunto de activos intangibles de una empresa que, pese a no estar reflejados en los estados financieros, en la actualidad genera valor o tiene potencial de generarlo en el futuro.

En la nueva era, la riqueza es producto del conocimiento. Éste y la información se han convertido en las nuevas materias primas fundamentales de la economía para generar bienes y servicios de calidad.

El concepto de Capital Intelectual se ha revalorado en los últimos años en el mundo empresarial, y ha sido definido como el conjunto de aportaciones no materiales que constituyen el principal activo de las organizaciones del tercer milenio.

Gestión de la Información

La información se define como un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno, cuyo propósito es reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo en particular.

Actualmente, la información se considera un recurso que es preciso gestionar eficazmente, tal como los recursos financieros, tecnológicos, materiales y humanos. La información como un soporte de transmisión de conocimientos es hoy en día, en algo vital para el ser humano y su actividad empresarial.

La Gestión de la información es un proceso que incluye tareas como recolección, manipulación, tratamiento, depuración, conservación, acceso de la información adquirida por una organización a través de diferentes fuentes y que además monitorea el acceso y los derechos de los usuarios finales sobre la misma a fin de apoyar a los directivos en la toma de decisiones.

Utilización de las Tecnologías de la Información

Las plataformas digitales, especialmente la Internet, aunadas con las redes sociales, el desarrollo de sitios web y entornos virtuales vienen a fortalecer los procesos productivos (productos, servicios, conocimiento). Son además, herramientas esenciales para el proceso de transformación del conocimiento tácito en conocimiento explícito y para el intercambio de conocimiento.

Las plataformas digitales han jugado un papel fundamental en los procesos de gestión del conocimiento, han permitido desarrollar los espacios para la interacción entre las personas – en cualquier parte del planeta -, también el espacio digital se ha trasformado en el espacio de producción, es aquí donde al intercambiarse conocimiento e información se desarrollan los nuevos productos de conocimiento que los clientes demandan.

Objetivos que persigue la gestión de conocimiento son:

  • Generar conocimiento.
  • Reunir y compartir el conocimiento.
  • Aplicar el conocimiento para la gestión de la organización con acciones que crean valor agregado e incrementen la eficacia de todas las tareas.

Tipos de conocimiento

Conocimiento tácito

Es aquel que no está registrado por ningún medio, es producido por la experiencia, la sabiduría, la creatividad, y resulta difícil expresar o formalizar.

En este conocimiento, se desarrollan las aptitudes físicas o de esquemas mentales, está muy arraigado en la experiencia individual, del mismo modo que los ideales o escala de valores de cada uno. (Nonaka, 1999)

Conocimiento explícito

Se encuentra fundamentado en datos concretos con los que sería suficiente su conocimiento para el apoyo sistemático a las empresas para las que tratan de exoneración. De forma muy coloquial de una manera simple es “la teoría”.

Se expresar por medio de palabras y números, y es fácil de trasmitir. Es un conocimiento formal que puede manifestarse en los documentos de una organización, tales como informes, patentes, manuales, imágenes, esquemas, software, productos, diagramas organizacionales. (Nonaka, 1999)

Modos de conversión del conocimiento

Modos de conversión del conocimiento.

Tácito a Tácito

Figura 2. Modos de conversión del conocimiento.

Es el proceso de compartir experiencias entre las personas (Socializaci ón). Por ejemplo, los alumnos trabajan de cerca con los maestros, observando, imitando sus acciones y practicando las experiencias. (Nonaka, 1999)

Tácito a Explícito

Es el proceso de articular el conocimiento tácito en conceptos explícitos (Externalización). Por ejemplo, el conocimiento tácito puede ser representado a través de metáforas, analogías, hipótesis, modelos y teoremas. (Nonaka, 1999)

Explícito a Explícito

Es el proceso de sistematizar conceptos en un sistema de conocimiento (Combinación). Por ejemplo, intercambio y asociación de documentos, emails, informes, etc. (Nonaka, 1999)

Explícito a Tácito

Es el proceso de transformar el conocimiento explícito en conocimiento tácito a través de “aprender haciendo” (Internalización). Por ejemplo, rotación de roles y experimentación. (Nonaka, 1999)

Proceso de creación del conocimiento

Es un proceso de interacción entre conocimiento tácito y explícito que tiene naturaleza dinámica y continua. (Nonaka, 1999) Se constituye en una espiral permanente de transformación ontológica (real) interna de conocimiento, desarrollada siguiendo cuatro fases que se observa en la figura 3:

Procesos de conversión del conocimiento a la organización.

Figura 3. Procesos de conversión del conocimiento a la organización.

  • La Socialización, es un proceso de obtener conocimiento tácito a través de comunicar experiencias por medio de exposiciones orales, documentos, manuales y tradiciones.
  • La Exteriorización, es el proceso de convertir conocimiento tácito en conceptos explícitos que supone hacer tangible mediante el uso de metáforas conocimiento de por sí difícil de comunicar, integrándolo en la cultura de la organización.
  • La combinación, es el proceso de generar conocimiento explícito al reunir conocimiento explícito proveniente de cierto número de fuentes, mediante el intercambio de conversaciones telefónicas, reuniones, correos, etc., por tanto, el conocimiento se puede categorizar, comparar y clasificar para conformar bases de datos y producir conocimiento explícito.
  • La Interiorización, es un proceso de transformación del conocimiento explícito en conocimiento tácito, diseña modelos mentales o prácticas de trabajo para compartir el conocimiento.

Espacios para compartir el conocimiento

Puntos de Encuentro

El espacio donde se comparte el conocimiento.

  • Reuniones – círculos de conocimiento.
  • Grupos de trabajo nacionales o internacionales (Listas, Foros) presenciales – Internet.
  • Grupo de Trabajo Interdepartamental.
  • Comunidades Temáticas. Grupo que de forma voluntaria se organiza en torno a un tema que tiene un moderador.
  • Encuentros Voluntarios.
  • Clubes de sobre mesa.

Puntos de acceso

Es un medio para difundir y poner al servicio de toda la organización aquella información y aquel conocimiento que pudiera resultar ventajoso para los demás.

  • Centro de Documentación Virtual.
  • Publicaciones Periódicas (boletines).
  • E-mail.
  • Portales.
  • Plataforma para la formación y capacitación.

Lugares en donde se pueden encontrar el conocimiento

  • Procedimientos internos
  • Relaciones internas
  • Relaciones externas
  • Base de datos
  • Recuerdos culturales y deportivos
  • Manuales
  • Cursos de capacitación
  • Departamentos
  • Informes

Metodologías para la gestión del conocimiento y herramientas

Etapas del enfoque metodológico

  1. Definir el negocio en términos de conocimiento.
  2. Identificar aquellos empleados que promueven conocimientos que le brindan ventajas competitivas a la organización.
  3. Convertir el conocimiento generado por los empleados de alto desempeño en información: Clasificarla, almacenarla, distribuirla y hacerla accesible.
  4. Identificar las competencias (habilidades, destrezas) que permiten a los empleados de alto desempeño utilizar la información de manera inteligente.
  5. Promover el cambio en la cultura organizacional para que los empleados compartan el conocimiento. (Dalkir, 2005)

Las herramientas para la gestión del conocimiento

Estas herramientas son derivadas de las TIC´s y apoyan a la empresa a realizar las actividades de captura del conocimiento, para posteriormente almacenarlo y transmitirlo: (Dalkir, 2005).

  • Intranet.
  • Internet.
  • Sistemas de Gestión de Documentos.
  • EIS (Executive Information System).
  • Distribución de Información personalizada.
  • Portales Corporativos.
  • Buscadores.
  • Sistemas de Filtrado y Distribución de Información.
  • Sistemas de Trabajo en Grupo: Groupware.
  • Sistemas de Flujo de Trabajo: Work Flow.
  • Datawerehouse o Almacenes de Datos.
  • ERP: Enterprise Resource Planning.
  • CRM: Customer Relationship Management.
  • Minería de Datos.

Impacto de la gestión del conocimiento en las áreas de la organización

Ejemplo 1

La gestión del conocimiento desde la perspectiva de la calidad.

Autor: M.Sc. Zulem Pérez Rodríguez

El enfoque de procesos orientado a la gestión de calidad, expone cuatro procesos generales que han sido representados en el Modelo de Procesos para la Gestión de la Calidad puntualizado en las normas ISO 9000: 2000.

Uno de estos procesos es la gestión de recursos, que comprende los recursos necesarios para aplicar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad.

En este contexto existen algunos puntos de relación entre gestión del conocimiento y gestión de la calidad, como son:

  • El objetivo de la gestión de la calidad (necesidades y expectativas de los clientes) como el de la gestión del conocimiento (conocimiento organizacional) son intangibles.
  • Ambos se fundamentan en el sistema documental de la organización, considerando como documento cualquier forma de soporte físico de la información (videos, fotografías, planos, reglamentos, normas, procedimientos, manuales, registros, etc.)
  • Ambos involucran a todo el personal de la organización y fracasan sin un liderazgo activo de la alta gerencia.

La gestión del conocimiento contribuye a la materialización del enfoque al cliente y la mejora continua. No se pueden percibir claramente las necesidades futuras de los clientes y exceder sus expectativas sin organizaciones innovadoras y flexibles capaces de adaptarse a los requerimientos del entorno. La mejora también pasa necesariamente por el aprendizaje organizacional; el cual, se logra con una adecuada gestión del conocimiento.

Conclusión

En un mundo versátil como el de hoy, envuelto en una atmosfera de evolución la única capacidad perdurable, es la capacidad de aprender. Puesto que el aprendizaje es un elemento que el ser humano tiene implícito y al está en constante desarrollo. Las organizaciones que desarrollan la habilidad de aprender a aprender se transforman en organizaciones inteligentes, es decir, instituciones que están en un proceso de búsqueda y conocimiento y generación de instrucción permanentemente y que mediante sus aprendizajes se adaptan de manera constante y fluida a las modificaciones que sufren los entornos sociales.

Las tecnologías de información y comunicación (TIC) constituyen una poderosa herramienta que ha desarrollado el ser humano para favorecer los procesos de aprendizaje. Y aplicada en la gestión del conocimiento permite almacenar, compartir y utilizar el conocimiento con el objetivo de mejorar la calidad en el cumplimiento y desarrollo de la misión de la empresa.

La Gestión del Conocimiento es una nueva tendencia en la economía moderna, que paulatinamente se estar convirtiendo en el factor clave de éxito para las organizaciones. Además de la aplicación de las herramientas tecnológicas para la manipulación de los datos y la información de la organización, es también importante poner énfasis en la gestión del capital humano para explotar todo el potencial que puede estar contenido en cada colaborador de la empresa.

Inspirados por objetivos estratégicos de generar, compartir e innovar; los practicantes de la Gestión del Conocimiento, deben conocer los fundamentos epistemológicos de la teoría del conocimiento para determinar sus implicaciones en el conocimiento organizacional, identificar los tipos de conocimientos; así como las interacciones que se presentan entre ambos.

Actualmente, esta área se encuentra en desarrollo y constituye una opción para la investigación y mejora empresarial.

Referencias

  • Bañegil Palacios, T. M. (2004). “Gestión del conocimiento y estrategia”. . Colombia: Porrua. Dalkir, K. (2005). Knowledge Management in. Burlington: McGill University.
  • Española, R. A. (2014). Diccionario de la lengua española. Madrid: ESPASA.
  • Nonaka, I. y. (1999). La organización creadora del conocimiento. México D.F.: Editorial Oxford Press.
  • Senge, P. (1990). The Fifth Discipline . Argentina: Granica.

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Hernández Rivera Natalie. (2014, noviembre 27). Teoría de la gestión del conocimiento. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento/
Hernández Rivera, Natalie. "Teoría de la gestión del conocimiento". GestioPolis. 27 noviembre 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento/>.
Hernández Rivera, Natalie. "Teoría de la gestión del conocimiento". GestioPolis. noviembre 27, 2014. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento/.
Hernández Rivera, Natalie. Teoría de la gestión del conocimiento [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
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