Teoría de la gestión del conocimiento. Ensayo

Resumen

En el presente artículo, definiremos lo que significa el conocimiento y otros termino relacionados con él, y explicaremos la necesidad que se tiene actualmente en las organizaciones de poder documentar y reproducir el aprendizaje y las experiencias obtenidas con el paso del tiempo, lo que es la gestión de conocimiento.

Daremos un vistazo al enfoque interno y externo, su importancia, algunas herramientas utilizadas, así como también los objetivos que persigue y lo beneficios que proporciona su aplicación.

También estudiaremos ciertos enfoque que puede tomar y las características básicas necesarias que con las que un gestor del conocimiento debe contar.

Finalmente describiremos la metodología para su correcta implementación en cualquier organización.

Introducción

Los conocimientos, el aprendizaje y las experiencias adquiridas con el paso del tiempo en cualquier organización toman un valor muy especial, por tal motivo es importante saber de dónde surge el conocimiento para después gestionarlo, actualmente existen metodologías que nos guían paso a paso.

Siempre que surgen nuevas técnicas es importante analizar sus objetivos, beneficios y áreas de oportunidad, las cuales veremos a continuación en el siguiente artículo, y nos darán un panorama más amplio acerca de lo que se conoce hoy como gestión del conocimiento.

Definiciones

Gestión

“Hace referencia a la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo. Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera” (Definición.de, 2015).

Conocimiento

“Es un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje (a posteriori), o a través de la introspección (a priori). En el sentido más amplio del término, se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que, al ser tomados por sí solos, poseen un menor valor cualitativo”. (Definición.de, 2015).

Gestión del conocimiento

También conocido como KM es el proceso mediante el cual transferimos conocimientos y/o experiencias de una persona o grupo de personas a otras que son pertenecientes a la misma empresa. Es un nuevo método de gestión empresarial que puede resumirse en: información + gestión de recursos humanos.

Generalidades

Si bien la gestión de conocimiento permite capitalizar el conocimiento de una empresa para organizarlo y distribuirlo, podemos decir que existe un conocimiento tangible o explicito el cual abarca las bases de datos, los documentos electrónicos o impresos y por otra parte el conocimiento tácito o intangible que es el conocimiento, la experiencia y las competencias de todos los colaboradores, de estos factores muchas veces depende el éxito de las empresas, sin embargo en pocas ocasiones es compartido por las personas.

Debemos tener cuidado con el desarrollo de las TICs ya que aunque son una herramienta muy útil en la actualidad, de la misma forma tiene a provocar exceso de información.

El propósito de cualquier proyecto de gestión de conocimiento en las organizaciones debe ser identificar, capitalizar y evaluar los recursos intelectuales de la empresa.

Este proyecto consta de 5 etapas que a continuación se muestran:

  1. Obtener el conocimiento.
  2. Preservar el conocimiento.
  3. Evaluar el conocimiento.
  4. Crear y compartir el conocimiento.
  5. Actualizar el conocimiento.

Diferencia entre información y conocimiento

Cuando hablamos de conocimiento, existen otros dos términos relaciones que solemos confundir, los cuales son: datos e información; y tomaremos este espacio para aclarar los significados correspondientes. Primeramente los definiremos según la Real Academia de la Lengua Española:

Concepto

Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural.

Dato: Información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador.

Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

Si bien en muchas ocasiones solemos utilizar estos tres términos como sinónimos, podemos diferenciarlos de la siguiente manera: los datos están localizados en el mundo, mientras que el conocimiento puede localizarse en personas, maquinas, empresas, libros, etc. Y aquí es donde la información entra como mediador entre ambos.

Datos

Los datos por si solos son irrelevantes, son un conjunto discreto de valores que no expresan nada sin embargo son los elementos primarios de la información. Pueden ser una colección de hechos almacenados en algún medio físico o en la mente, por ejemplo la edad de una persona, es un dato sin contexto que no nos ayuda a tomar alguna decisión.

En las organizaciones pueden ser de fuentes internas o externas, objetivos o subjetivos, cualitativos o cuantitativos, etc.

Información

Es el conjunto de datos procesado, aquí adquieren propósito, contexto y relevancia y de esta manera son útiles en la toma de decisiones, ayudan a disminuir la incertidumbre. La información son datos con valor:

  • Contextualizado.- Sabemos en qué contexto y con qué propósito los generamos.
  • Categorizando.- Se determinan unidades de medida para su interpretación.
  • Calculando.- Se procesan matemática o estadísticamente.
  • Corrigiendo.- Ya no poseen errores ni inconsistencias.
  • Condesando.- Se resumen de forma concisa.

De tal manera que la información permite al receptor cambiar la idea de lo que percibe, modificando sus comportamientos y juicios de valor.

Conocimiento

Se origina en la mente de los conocedores, es una mezcla de información y experiencias, en las empresas no solo se encuentra en bases de datos, también en rutinas organizativas, procesos y políticas.

Se deriva de la información y para eso es necesario:

  • Compáralo con otros elementos.
  • Predecir consecuencias.
  • Buscar conexiones.
  • Interacción con otros poseedores de conocimiento.
Teoría de la gestión del conocimiento
Teoría de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento y el cambio cultural

Al tratarse de una cuestión intangible, cuando pretendemos implementar un cambio en las organizaciones, muchas veces se generan una serie de factores que pueden actuar como inconvenientes a continuación presentamos un cuadro comparativo entre organizaciones tradicionales y organizaciones conscientes de conocimiento, tomado de la página de Fundibeq. (Fundibeq, 2015).

Teoría de la gestión del conocimiento
Teoría de la gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento interno vs externo.

No es permisible centrarse solo en la gestión del conocimiento interno en las organizaciones ya que agentes como consumidores, competidores, proveedores, etc. Desarrollan sus funciones fuera de la organización, y si no estamos conscientes de las actividades que estos realizan, será más difícil alcanzar nuestros objetivos. Por ejemplo las empresas que viven de las ventas.

Afortunadamente con la proliferación del internet, la aparición de las redes sociales y comerciales, es posible que el conocimiento externo este más al alcance de las organizaciones, y de esta forman puedan detectar lo que ocurre a su alrededor.

La gestión del conocimiento interno, nos permite saber cómo estamos, qué necesidades tenemos, o cómo manejar nuestro inventario, sin en cambio la gestión externa nos brinda un panorama de los mercados donde nos estamos desarrollando, y que es donde generamos dinero y encontramos amenazad y oportunidades.

Objetivos

Enfocado al conocimiento en general:

Crear un depósito de conocimiento.

Mejorar el acceso del conocimiento.

Crear un ambiente para el intercambio del conocimiento.

Administrar el conocimiento como cualquier activo.

Enfocado a las organizaciones:

Incrementar la productividad.

Incrementar la competitividad.

Incrementar la capacidad de liderazgo de las empresas en sus respectivos mercados.

Incrementar las oportunidades de negocio.

Beneficios

Atenuar el déficit de conocimiento de la organización.

Prevenir fugas de conocimiento.

Evita duplicidad en la creación de conocimientos.

Mejora la toma de decisiones.

Adaptabilidad y flexibilidad.

Desarrollo de activos intangibles.

Potenciación de la inversión en capital humano.

Aumento del compromiso con el proyecto de la organización.

Incrementa la lógica empresarial.

Se enriquece el conocimiento.

Induce una ecología de conocimiento.

Cambia la idea errónea de que compartir conocimiento es negativo.

Herramientas

Desde la perspectiva de la información documental disponemos de herramientas como:

  1. Programas de gestión de la documentación y la imagen.
  2. Sistemas de edición electrónica.
  3. Motores de búsqueda.
  4. Programas de integración de información.
  5. Sistemas interactivos.

El gestor del conocimiento

Algunas organizaciones han optado por crear la figura del gestor de conocimiento, quien se encargue de dirigir actividades, implementar tecnologías y herramientas necesarias para la tarea en cuestión. No existe una profesión específica para este puesto sin embargo se recomienda sea una persona con experiencia en la información y documentación y que este motivado por la gestión y sobre todo sea adaptable a la tecnología.

Esta actividad es una posibilidad de desarrollo para los próximos años, ya que muchas empresas están optando por desarrollar la gestión de conocimiento como una herramienta más.

Enfoques

A continuación presentamos enfoques que puede tener la gestión de conocimiento:

  1. Basado en tecnología.- Los avances en la información y en la comunicación posibilitan la construcción e implementación de herramientas que nos facilitan la gestión del conocimiento.
  2. Basado en ciencias de la información.- Partiendo de libros, documentos, publicaciones, etc. Para llevar a cabo cualquier proyecto de gestión, no obstante podemos ir mas allá utilizando formatos electrónicos.
  3. Basado en personas.- Estas crean los conocimientos y los utilizan, por lo que es importante incentivar a las personas para que lleven a cabo este par de actividades.
  4. Basado en economía.- Valora el capital intelectual de las empresas, ya que una vez que lleguemos a este punto, la gestión será sencilla.

Metodología de implementación de la gestión de conocimiento

Fase de análisis

Auditoria de conocimiento

  • Identificar las necesidades potenciales.
  • Canales para captar esas necesidades.

Mapa del conocimiento

  • Identificar y ubicar todo el conocimiento de la organización.
  • Representarlo gráficamente.

Comparación de auditoria y el mapa

  • Identificar las lagunas del conocimiento.
  • Identificar los conocimientos a desaprender.
  • Evitar la duplicidad del conocimiento.
  • Tomar decisiones estratégicas sobre conocimiento.

Fase de diseño

  • Planificación del proceso de gestión de contenidos.
  • Establecimiento del ciclo de vida de los conocimientos cognitivos:

Creación, tratamiento y mantenimiento

  • Diseño conceptual de los recursos documentales.
  • Conjunto de decisiones de conceptuales críticas que garanticen la utilidad y la viabilidad de ese recurso documental.

Diccionario de datos

  • Estructuración de la comunidad de gestión del conocimiento.
  • Conjunto de personas que se dedicaran a la implantación y mantenimiento del programa KM.

Fase de implantación

  • Implantación del programa piloto y su posterior migración.
  • Implantación de una versión pequeña a escala del proyecto KM.

El desarrollo integral de las herramientas tecnológicas

  • Implementar coordinadamente todos los recursos tecnológicos para el programa KM.
  • Sistemas de gestión de bases de datos.
  • Programas de minería de datos, minería de textos y datos de almacén.
  • Soluciones de flujo de trabajo.
  • Intranet.
  • Comunicación.
  • Integración y acceso al resto de las herramientas.
  • Índice temático, mapa del conocimiento, toma de decisiones, buscados, metabuscador.

Conclusión

Si la gestión es el acto de realizar diligencias, podemos concluir que en nuestra gestión, las diligencias están enfocadas a transmitir los conocimientos, el aprendizaje y las experiencias entre los colaboradores de cualquier organización. Si bien es concepto que apenas está tomando fuerza, es importante reconocer su importancia, y las características que diferencian a una empresa que ya gestiona conocimiento de una que aún no lo hace.

Actualmente la gestión del conocimiento tiene dos vertientes una interna y otra externa y aunque la primera es la que normalmente tiene prioridad, la externa permite estar al pendiente del comportamiento con proveedores, cliente o consumidores.

No existe un profesional enfocado totalmente a la gestión del conocimiento, así que puede ser un área de oportunidad que se puede empezar a desarrollar.

Agradecimiento

En primer lugar al Tecnológico Nacional de México mi Alma Mater, al Profesor Fernando Aguirre Y Hernández quien imparte la materia de Fundamentos de la Ingeniería Administrativa por compartirnos los conocimientos necesarios para la redacción de un artículo y por alentarnos diariamente a ser mejores profesionistas.

Bibliografía

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Castro Arroyo Teresa de Jesús. (2015, mayo 5). Teoría de la gestión del conocimiento. Ensayo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento-ensayo/
Castro Arroyo, Teresa de Jesús. "Teoría de la gestión del conocimiento. Ensayo". GestioPolis. 5 mayo 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento-ensayo/>.
Castro Arroyo, Teresa de Jesús. "Teoría de la gestión del conocimiento. Ensayo". GestioPolis. mayo 5, 2015. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento-ensayo/.
Castro Arroyo, Teresa de Jesús. Teoría de la gestión del conocimiento. Ensayo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-gestion-del-conocimiento-ensayo/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
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