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Teoría de la comunicación, la información y la toma de decisiones

DATOS, INFORMACION Y COMUNICACION
Significado de la información
La información consiste en estímulos que, en forma de signos,
desencadenan el comportamiento.
Charles Morris describe dos clases de signos:
la señal que se origina en la experiencia real.
Un símbolo que sustituye a otro signo.
La información es cualquier entrada que cambia las probabilidades (o las
certezas) de cualquier manera. De ahí que un entrada que aumente la
incerteza sea información.
Los signos se producen externamente, afectan a los cinco sentidos.
El lenguaje ofrece una organización de signos visuales y auditivos que
transmiten información. Las dos ciencias que tratan de él son:
semiótica: Es la ciencia de los signo. El signo puede ser:
humano o animal
lenguaje o no lenguaje
verdadero o falso
adecuado o inadecuado
sano o patológico.
lingüística: Es el estudio científico del lenguaje hablado.
Atributos de la información
Atributos de la información en el hombre y en las máquinas
1) Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento
de ser transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u
organizar la información.
2) Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser
humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la
información en formatos de material verbal o documentos. Las
máquinas la reciben en el formato de patrones de energía, cintas,
tarjetas e incluso en forma escrita.
3) Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de
información transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de
seguridad en contra de los errores en el proceso de comunicación. La
eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia.
4) Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información
es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular.
5) Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información
repercute en su valor. La información que aparece con excesiva
frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción.
6) Determinística o probabilística: La información determinística
supone que existe un solo valor. Si la información es probabilística, se da
un conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades
correspondientes.
7) Costo: Constituye un factor limitante en la obtención de información.
Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su
costo.
8) Valor: Depende mucho de otras características: modo, velocidad,
frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez.
9) Confiabilidad y precisión: Es más caro obtener una gran precisión
y confiabilidad que bajos valores de ambas. Por tanto es posible un
intercambio entre costo y precisión/confiabilidad.
10) Exactitud: Mide la aproximación de un número a lo que
verdaderamente debería ser.
11) Validez: Es una medida del grado en que la información
representa lo que pretende representar.
12) Actualidad: Designa la antigüedad de la información.
13) Densidad: Es el “volumen de información” presente en un
informe o mensaje. Los informes largos tienen poca densidad de
información. Las tablas y gráficas presentan la mayor cantidad de ella
en la forma más condensada.
Atributos de la información relacionados principalmente con
máquinas
1) Estado estable o dinámico: La información que no varía con el
tiempo pertenece a la categoría de estado estable. La que varía con el
tiempo es la información con características dinámicas (entradas y
salidas de computadora).
2) Lineal o no lineal: Cuando la información es una función lineal de
alguna variable, la información es lineal. Gran parte de la información
que usa la dirección es lineal, principalmente por ser fácil de entender y
porque no dispone de otra mejor. Un ejemplo de información no lineal
son los pronósticos de ventas que aumentan a un determinada tasa al
año.
3) Continua o discreta: Casi toda la información es discreta. Es decir
que se reciben informes en períodos separados de tiempo. Los sistemas
de información de tiempo real aportan información constantemente en
función del tiempo (una variable continua).
Búsqueda de información
Los datos son recuperados u obtenidos selectivamente de uno o de las
tres fuentes siguientes:
1) El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el ambiente:
Observación no dirigida: El que busca no tiene en mente un
objetivo específico: lo único que desea es encontrar cosas que le puedan
ser de utilidad en el momento presente o en el futuro.
Observación condicionada: El observador concentra su
atención en algún área más o menos identificada, sin efectuar una
búsqueda activa. Si aparece una señal de algún tipo, el observador está
listo para evaluarla.
Búsqueda informal: Es una búsqueda activa, dirigida pero con
poca estructuración.
Búsqueda formal: Es un método sistemático, que sigue a un
plan previamente establecido tendiente a obtener información específica
o información relacionada con un problema concreto.
2) El sistema de almacenamiento ideado para el sistema
operativo: Las probabilidades de conseguir la información deseada
dependerá seguramente de cómo hayan sido clasificados los informes y
su contenido al momento de guardarlos. La clasificación consiste en
estructurar la materia en lotes basándose en las diferencias y
semejanzas. Cuanto más refinados sean el índice y la clasificación del
código, más caro será el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al
aumentar el refinamiento del índice y del sistema de clasificación,
disminuye el costo de la recuperación porque los datos relevantes
pueden obtenerse mejor. Respecto del sistema de almacenamiento,
deben considerarse varios aspectos del problema total que plantea el
MIS:
Identificación de los usuarios y de sus necesidades: El usuario
de la información es la figura principal en el sistema de información.
Selección de datos para almacenamiento y recuperación: Las
necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe establecerse
su importancia relativa.
Obtención de datos: Es preciso establecer los procedimientos
para reunir los datos.
Tipos de almacenamiento: La selección de tales tipos se basa
a menudo en la tradición, no en la economía, ni en la tecnología
moderna o las consideraciones del sistema de información
administrativa.
Método de clasificación o indexación: El sistema deberá
englobar las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no
deberá ser rediseñado ni reconstruido varias veces.
Procedimientos de recuperación: Deben establecerse
procedimientos para el gerente, el especialista en información y el grupo
de operación de la computadora para que colaboren en el proceso de
búsqueda.
Conservar perfiles de intereses de los usuarios: Debería
incluirse un medio para registrar las necesidades presentes y
cambiantes de los usuarios.
Interpretación de datos: Exige estructuración, integración y
filtración para traducir los datos en información concisa y comprensible.
Difusión de información: Hay que establecer procedimientos
para que la información relevante se difunda en forma oportuna y útil.
Actualización de los archivos de almacenamiento: A menos
que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico, representa
un serio problema sacar el material obsoleto.
3) Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra
controlada de manera similar).
Significado y ciclo de vida de los datos
Los datos son símbolos que describen un objeto, condición o situación.
El ciclo de vida de los datos se representa de la siguiente manera:
Almacenar Recupe
rar Clasificar
Analizar
Generar
y/o
capturar
Evaluar
Usar
como
inform
ación
Manipular
Sintetizar
Destruir
La generación y captura de datos puede tener lugar en virtud de una
transacción interna o de un evento externo.
1) Almacenamiento y destrucción: Lo que se capta suele guardarse en
documentos o en la base de datos. Si parecen ser inútiles, se destruirán.
2) Transporte: Se transportan una y otra vez, durante el ciclo de vida,
de un proceso a otro.
3) Recuperación: Ha dejado de ser un problema recuperar los datos de
la base respectiva.
4) Reproducción: Los datos guardados no están en una forma adecuada
para ser usados. Deben ser reproducidos, reorganizados o manipulados
y reproducidos de nuevo.
5) Evaluación: Cuando los datos son recuperados, casi siempre es
preciso evaluarlos para determinar si tienen que ser sometidos a
procesamiento ulterior, devueltos al almacenamiento o destruidos. Una
vez que se han transformado en información y que han sido usados, se
vuelven a evaluar. Algunos se utilizan una sola vez y se destruyen; otros
son devueltos al almacenamiento.
6) Clasificación: Los datos a menudo se acumulan en forma aleatoria y
deben ser ordenados para que sean útiles.
7) Análisis: Los datos pueden analizarse antes de su uso mediante la
identificación de áreas de interés, tendencias y ocurrencias inesperadas.
8) Manipulación: Se opera sobre los datos cuantitativos para modificar
su forma o desarrollar su significado a través de fórmulas o ecuaciones.
9) Síntesis: Agregando muchos datos para estructurar un todo
significativo.
10) Utilización: Una vez transformados en una forma significativa para
que los usen los miembros de la organización, los datos se convierten en
información.
11) Destrucción: Terminada la evaluación, los datos pueden ser
destruidos.
Estructura de datos
La estructura de datos sirve de base al desarrollo y medición de la
información. Las estructuras de datos más frecuentes son:
1) Listas encadenadas para búsqueda secuencial.
2) Estructura de lista con llave: Cada conjunto de datos tiene un
número de llave, que establece la estructura de los datos.
3) Estructura jerárquica o de árbol: Los elementos dato son
divididos y subdivididos en clases más finas. La búsqueda principia en la
parte superior y desciende por el árbol.
4) Estructura de redes: Un elemento puede buscarse por medio de
varias trayectorias.
Mediante los conceptos de lenguaje y semántica. se obtiene la relación
que los datos contenidos en la base guardan con la información.
Formas de datos
Formas linguísticas naturales:
Palabra (lógica).
Expresión de oraciones.
Mensaje escrito: Selección ordenada de los caracteres del lenguaje
tomados de un conjunto establecido de caracteres organizados de modo
que comuniquen algo al receptor.
Texto.
Documento: Comprende un conjunto ordenado de imágenes visuales
y se construye de modo que comunique una idea completa. Puede
basarse en el texto o en otra forma lingüística.
2) FORMAS CON VALORVERDADERO”:
Enunciado: Una expresión de oraciones que admite ser evaluada
como verdadera o falsa dentro de una comunidad establecida de
productores y receptores de información.
Dato: Un enunciado dado o tomado como verdadero.
Elemento dato: Un término que representa un predicado incluido
dentro de un dato. Por ejemplo, la identificación de una propiedad o de
una unidad de tiempo.
Dato estructurado: Una representación de un dato, compuesta de la
unión de elementos dato, que identifica y describe un solo objeto o
evento observado.
Registro de datos: Los datos estructurados que se asocian a
determinado objeto o evento, formulados como un mensaje escrito.
Archivo de datos: Configuración de registros de datos asociados a
los miembros de determinada clase de objetos y eventos observados.
Base de datos: Archivos o datos que en conjunto representan algún
estado del mundo relevante para el receptor.
Informe: Datos recuperados que se estructuran y presentan para
que informen al receptor.
Consulta: Un mensaje escrito, formulado por el que investiga, que es
aceptado y procesado por la unidad generadora.
Comunicación
El intercambio de información se lleva a cabo en tres niveles:
1) Estadístico: Trata la información en términos de “sorpresa”. Es decir,
si el contenido de un mensaje corresponde a las expectativas, el
mensaje no contendrá información.
2) Semántico: Cuando se transmiten símbolos, ¿decodifica el receptor
los signos para obtener el mismo significado que desea comunicarle al
emisor?
3) Pragmático: ¿Produce el mensaje la conducta del receptor que
desea suscitar el emisor?.
El
m
o
d
el
o
d
e
la
c
o
m
u
ni
ca
ci
ó
n
Ruido
Transmisión
del mensaje
Señales
corregidas
Señales
recibidas
Recepción del
mensaje
Fuente Codificad
or
Canal de
señales
Decodific
ador Receptor
F F y R
R
1) Fuente: Es el emisor.
2) Codificador: Actúa sobre el mensaje para convertirlo en señales que
acepte el canal.
3) Canal de señales: Transportan señales.
4) Decodificador: Actúa sobre las señales recibidas para extraer el
mensaje en una forma que el receptor pueda utilizar.
5) Receptor: Es el que recibe el mensaje en la forma en que la extrae el
decodificador.
6) Fuente de ruido: Los hechos externos introducen las señales de
interferencia.
Un mensaje es un signo o secuencia de signos proveniente de un
repertorio de signos comunes al emisor y al receptor.
El contenido de información en un mensaje está determinado por su
carácter inesperado.
El hombre como procesador de información
El procesamiento de información por parte del ser humano tiene los
siguientes pasos:
1) Sensaciones: El punto de arranque en el procesamiento de
información por el hombre es la recepción de energía ambiental que
afecta a la actividad nerviosa. La sensación implica complejos procesos
constructivos en altos niveles cognoscitivos. Es decir, la mente participa
en la captación e interpretación de percepciones sensoriales; la
sensación no es un mero proceso mecánico.
2) Reconocimiento de patrones: El ser humano es capaz de formar
varios patrones con la misma entrada ambiental. Algunos factores que
influyen en el reconocimiento de patrones, tanto visuales como
auditivos, son el tipo de estímulo, su duración, el retraso entre dos
presentaciones del mismo estímulo, el procesamiento después de
interrumpirse el estímulo, el aprendizaje, la memoria, el contexto del
estímulo y la atención. El estímulo físico es recibido y guardado
temporalmente en el sistema sensorial. Las características centrales son
extraídas pero reciben el influjo de la memoria, la información
semántica, sintáctica y contextual; están sujetas además a otras
limitaciones. Una imagen abstracta se construye y se guarda en la
memoria. Hay un compromiso entre la profundidad y la amplitud de la
atención durante el procesamiento.
3) Sintaxis, semántica y contexto: La sintaxis es el conocimiento
sobre la forma de un lenguaje. Las cadenas de palabras carecen de
significado para nosotros si no las ordenamos en una estructura
determinada por nuestro complejo conocimiento de la sintaxis de la
oración, los tiempos y el significado de las palabras. Las definiciones y
significados se facilitan gracias a los procesos cognoscitivos que colocan
las palabras e imágenes en relaciones significativas entre y con la
situación.
4) Memoria: Es indispensable para el procesamiento de información
porque éste requiere tiempo, por breve que sea. El sistema de memoria
en el ser humano se compone de memoria a corto plazo (primaria) y a
largo plazo (secundaria). Las entradas, o percepciones del ambiente, se
codifican y reducen. La conciencia acepta la información codificada y
activa la memoria a corto plazo. Este depósito puede manipular
patrones y simplificarlos para eliminar la interferencia. La memoria a
corto plazo es limitada en extremo. Otra importante limitación de la
memoria primaria es el acelerado deterioro de la capacidad de recordar
después de retrasos breves. La búsqueda de la memoria primaria para
recordar un elemento es secuencial y exhaustiva. La memoria a largo
plazo en el ser humano es muy grande. E, términos de entradas se
distinguen dos aspectos de información: 1) los eventos específicos que
vivimos o de los cuales nos enteramos, o sea la memoria episódica; 2)
la estructuración de las relaciones, asociaciones, redes y
representaciones espaciales, o sea la memoria semántica.
5) Procesamiento: Al aumentar la entrada de información (carga
ambiental) el hombre procesa más y más hasta llegar a un punto de
"sobrecarga". Terminada ésta, selecciona la información procedente de
la entrada y procesa menor cantidad. La entrada, o carga ambiental, es
el efecto agregado de la complejidad de la información, los sentimientos
positivos y negativos producidos por la entrada.
Medición de la información
La medición de la información contenida en un mensaje es importante
en el diseño de informes elaborados con el MIS. Una excesiva
comprensión de la información incrementará el tiempo que se tarda el
procesamiento humano.
Algunos de los métodos con que se mide y evalúa la información
presente en los mensajes son los que se explican a continuación:
1) Valor estadístico de la información: Este valor se mide con el
método de Shannon. El mismo prescinde del contenido semántico del
contexto y de la memoria del receptor; pero señala la teoría de la
sorpresa cómo una medida de información en un sentido muy general.
2) Información subjetiva: La información es una medida de la
incertidumbre del receptor respecto a un campo de acontecimientos.
Cuanto mayor sea la incerteza sobre la siguiente letra, palabra o idea en
el texto, mayor será el valor subjetivo de la siguiente parte del mensaje.
Cuanto más conozca el sujeto y cuánto más inteligente sea, menor será
la información que s ele transmite.
3) Valor esperado de la información perfecta: Una manera de
medir el valor de la información consiste en evaluar la utilidad obtenida
con la decisión óptima en condiciones de incerteza y restársela a la que
se conseguiría si estuviéramos seguros del futuro.
4) Evaluación de las características de la información: Las
características de la información que son importantes para un decisor
(gerente) pueden medirse de acuerdo con cuatro criterios
fundamentales: relevancia, verificabilidad, ausencia de error y
cuantificabilidad.
Procesamiento de la información y diseño organizacional
El enfoque de contingencias en el diseño organizacional supone los
siguiente:
1) Las organizaciones son sistemas sociales abiertos que deben resolver
la incerteza relacionada con el trabajo.
2) Las organizaciones pueden considerarse como sistemas de
procesamiento de información.
3) Las organizaciones se componen de subunidades que se distinguen
por destrezas especializadas.
Las organizaciones deben seleccionar las estructuras que satisfagan
mejor sus necesidades de información, además el sistema de
información administrativa debe aportar una información tal que no sea
ni excesiva ni insuficiente.
El proceso de toma de decisiones
Fases en el proceso de toma de decisiones
El modelo de H. Simon reconoce tres fases principales:
1) Investigación (inteligencia): Exploración del ambiente sobre las
condiciones que requieren las decisiones. Los datos de entrada se
obtienen, se procesan y se examinan, en busca de indicios que pueden
identificar problemas u oportunidades.
2) Diseño: Invención, desarrollo y análisis de los posibles cursos de
acción. Involucra los procesos para entender el problema, para generar
las soluciones y para probar las soluciones según su factibilidad.
3) Elección: De un alternativa o curso de acción entre aquellas que
están disponibles. Se hace una selección y se implementa.
En cualquier fase podría haber un regreso a la fase anterior.
El modelo de Simon no va más allá de la fase de selección. Algunos
modelos de toma de decisiones incluyen la implementación y
retroinformación a partir de los resultados de la decisión.
Fases de diseño y de investigación (inteligencia)
Hay tres aspectos importantes en estas fases:
1) Descubrimiento de problemas: Es el descubrimiento de una
diferencia entre alguna situación que existe y un cierto estado deseado.
Pounds identifica cuatro modelos que producen expectativas frente a las
cuales se mide la realidad:
Históricos: las expectativas se trazan como extrapolación de
las experiencias anteriores.
De planeación: en la cual el plan es la expectativa.
De otras personas de la organización: superiores,
subordinados, de otros departamentos, etc.
Extraorganizacionales: las expectativas se derivan de la
competencia, los clientes y las organizaciones profesionales.
La formulación de Pounds postula la necesidad de tener algún modelo
del proceso o de la situación con el fin de localizar problemas. Si el
modelo se cambia a un modelo más completo o más sofisticado, la
localización del problema también cambia.
2) Formulación de problemas: El propósito de la formulación del
problema es clarificarlo, de tal manera que el diseño y las actividades de
selección obren sobre el problema "correcto". En otros casos se necesita
alguna reducción de la complejidad. Hay cuatro estrategias para reducir
la complejidad y para formular un problema en forma manejable:
Determinación de los límites.
Examen de los cambios que pueden haber precipitado el
problema.
Descomposición del problema en problemas más pequeños.
Concentración en los elementos controlables.
3) Desarrollo de alternativas: que se van a considerar en la fase de
selección. El acto de generar alternativas es creativo. El proceso creativo
requiere que se tenga un conocimiento adecuado del área del problema
y de sus límites y de la motivación para resolver el problema.
Conceptos de toma de decisiones
Las dimensiones de las clases de decisión que son útiles para los
sistemas de información son las que siguen:
1) CONOCIMIENTO DE LOS RESULTADOS: Un resultado define lo que ocurrirá si
se elige una alternativa o un curso de acción en particular. El
conocimiento de los resultados se hace importante mientras hayan
múltiples alternativas. Hay 3 tipos de conocimiento con respecto a los
resultados:
Certeza: Conocimiento completo y exacto de lo que produce
cada alternativa. Sólo hay una consecuencia para cada alternativa. Si se
conocen las consecuencias y si los valores del resultado son evidentes,
la tarea del decisor es calcular la alternativa óptima o el resultado.
Riesgo: Se puede identificar la posibilidad de múltiples
resultados para cada alternativa y la probabilidad de ocurrencia asociada
a cada uno. La toma de decisiones bajo riesgo, cuando se conocen
solamente las probabilidades de varios productos, es similar a la de
certeza; en lugar de la optimización de los resultados, la regla general
es optimizar el resultado esperado.
Incertidumbre: Se pueden identificar múltiples
consecuencias para cada alternativa pero no conocer la probabilidad
asociada a cada una de ellas. Las decisiones bajo incertidumbre se
deben manejar de manera diferente, en razón de que sin las
probabilidades el criterio de optimización no se puede aplicar. La
mayoría de las sugerencias se diseñan para suministrar las
probabilidades desconocidas, de tal manera que el problema se pueda
tratar como un problema de toma de decisión bajo riesgo
2) DECISIONES PROGRAMADAS FRENTE A LAS NO PROGRAMADAS:
Programadas: Se explican mediante un conjunto de reglas o
procedimientos de decisión. Implican la toma de decisiones bajo certeza.
Pueden ser delegadas o se pueden automatizar.
No programadas: No tienen reglas o procedimientos de
decisión preestablecidos. No se pueden automatizar. Los peligros de la
aplicación de los métodos para la toma de decisiones no programadas
son los resultados rígidos y la posible aplicación de reglas inapropiadas.
3) CRITERIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES SEGÚN EL MODELO DE TOMA DE
DECISIONES
Modelo normativo o descriptivo: Este modelo le dice al
decisor como tomar una clase de decisión. El criterio para la selección
entre alternativas en este modelo es la maximización u optimización ya
sea de la utilidad o del valor esperado. Se asume una racionalidad
completa del decisor quien siempre escogerá la decisión o la alternativa
óptima.
Modelo descriptivo: Este modelo describe la manera como
se toman actualmente las decisiones. Dentro de este modelo el criterio
para la toma de decisiones es la satisfacción. El supuesto del concepto
de satisfacción es una racionalidad limitada. Los decisores tienen
limitada habilidad cognoscitiva para percibir las alternativas y/o las
consecuencias.
Modelos de comportamiento del decisor
1) Económico clásico: Es un modelo normativo. Describe la forma
como una persona debería tomar la decisión. Sus supuestos son:
Toma de decisiones bajo certeza.
La decisión busca maximizar el beneficio o utilidad.
El decisor es sensible de manera infinita a las diferencias de
utilidad entre los resultados o consecuencias.
2) Administrativo: Es un modelo descriptivo. Visualiza la decisión la
cual se da en un medio ambiente complejo y parcialmente desconocido.
La mayoría de estrategias de resolución de problemas por satisfacción
están basadas en reglas empíricas Este modelo asume que el decisor:
No conoce todas las alternativas ni todos los resultados o
consecuencias.
Hace un exploración limitada para descubrir una pocas
alternativas satisfactorias.
Toma una decisión que satisfaga su nivel de aspiración.
Expectativas humanas y toma de decisiones
El papel de las expectativas en la toma de decisiones se puede explicar
mediante las teorías de:
1) Disonancia cognoscitiva: Explica el comportamiento después de
que se hace una elección. Un decisor estará propenso a tener disonancia
cognoscitiva, sentimientos de insatisfacción mental que siguen a la
decisión en razón del reconocimiento de los elementos negativos y
positivos de las alternativas. El decisor reduce la disonancia cognoscitiva
incrementando la diferencia percibida en el atractivo de las alternativas.
2) Acuerdo o compromiso: Refuerza el efecto comprometedor de la
toma de decisión. Si una persona conoce que la decisión no es
revocable, el tiempo de la decisión se incrementa y el proceso se hace
con mayor atención.
3) Penalización anticipatoria: Es una respuesta psicológica a las
alternativas. La penalización anticipatoria inhibe al decisor para tomar
decisiones sin contemplar las consecuencias.
Modelo de comportamiento de la toma de decisiones en la
organización
Los principales conceptos usados para explicar la toma de decisiones en
la organización son:
1) Quasi-resolución de conflictos: La quasi-resolución es una
solución aparente. Los métodos para la resolución de conflictos son:
Racionalidad local: a las subunidades se les permite fijar sus
propias metas.
Reglas de decisión a nivel aceptable: Dentro de ciertos límites,
a las unidades se les permite tomas sus propias decisiones usando
acuerdos sobre reglas y procedimientos de decisión.
Atención secuencial hacia las metas: La organización responde
primero a una meta, luego a otra, y así sucesivamente de forma tal que
cada meta con conflicto tenga una oportunidad de influir en el
comportamiento organizacional. Dar atención secuencial a los conflictos
de metas significa también que ciertos conflictos nunca serán resueltos
en razón de que las metas en conflicto nunca se manejan al mismo
tiempo.
2) Elusión de la incertidumbre: Los métodos para eludir la
incertidumbre son:
Ciclo de reducción y retroalimentación a corto plazo: Un
pequeño ciclo de retroinfomación permite con frecuencia nuevas
decisiones y de este modo reducir la necesidad de estar involucrado en
la incertidumbre del futuro.
Ambiente de negociación: La organización busca controlar su
medio ambiente mediante prácticas convencionales del sector industrial
(algunas veces como comportamiento restrictivo y como
comportamiento colusivo) para provisión a largo plazo, o contratos de
venta, etc.
3) Búsqueda de problemas: La búsqueda de soluciones es estimulada
por problemas. La investigación por soluciones está basada en reglas
simples:
La búsqueda de manera local ya sea para aproximarse al
síntoma presente o para acercarse a la solución presente.
Si la investigación local falla, se expande la búsqueda primero
a las áreas vulnerables organizacionalmente antes de trasladarse a otras
áreas. Las áreas vulnerables son áreas con recursos de holgura (por
ejemplo personal que sobra) o con objetivos que son difíciles de
cuantificar (por ejemplo una investigación).
4) Aprendizaje organizacional: La organización ofrece un
comportamiento adaptativo con el transcurso del tiempo.
5) Toma incrementalista de decisiones: El método incremental es
aquel en el cual la toma de decisiones en la organización se reduce a
pequeños cambios en las políticas y en los procedimientos existentes. El
énfasis se hace en la corrección o en la mejora. Etzioni ha sugerido que
las organizaciones usen una estrategia combinada (exploración mixta)
para la toma de decisiones en la cual las decisiones menores usan un
método incremental, pero las decisiones principales de política requieren
de una consideración completa de las alternativas.
Toma de decisiones bajo presión psicológica
Hay muchas decisiones en las organizaciones y en la vida personal que
están cargadas de emociones en razón de los grandes deseos del decisor
de lograr ciertos objetivos o evitar peligros o consecuencias no
placenteras. Hay fuertes tendencias opositoras en los individuos con
respecto a los cursos de acción. El resultado es un conflicto decisional,
una fuerte significativa de presión psicológica. La tensión a partir del
conflicto decisional puede conducir a procesos de decisión
desbalanceados o deteriorados.
Conflicto decisional y presión psicológica
El conflicto decisional se plantea cuando se tiene que tomar una decisión
importante. Aumenta si el decisor es advertido sobre el riesgo de serias
pérdidas de cada alternativa de los cursos de acción. La toma de
decisión ocasiona algún conflicto decisional.
Patrones de confrontación
Hay cuatro preguntas que determinan el patrón de confrontación típico:
¿Son serios los riesgos si no hay un cambio?
¿Son serios los riesgos si el cambio tiene lugar?
¿Es real la esperanza de una mejor solución?
¿Hay suficiente tiempo para investigar y reflexionar?
Elusión defensiva
Como estrategia de confrontación dominante es característica del
decisor que evita exponerse a la información que lo altere, al
pensamiento bien intencionado, a la distorsión de la información recibida
y a la falta de atención selectiva. Si el decisor considera que el riesgo de
posponer una decisión es bajo, escogerá la dilación; de lo contrario,
intentará que alguien tome la decisión (dejándole la responsabilidad a
otro).
Métodos para decidir entre alternativas
Los métodos parten generalmente de que todas las alternativas son
conocidas o se pueden conocer. Los métodos a disposición son los
siguientes:
1) TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN BAJO CERTEZA: Asumen que todas las
alternativas y todos sus resultados son conocidos. El problema es
calcular cuál alternativa es la óptima para una función objetivo dada:
Sistema de ecuaciones.
Programación lineal.
Programación entera.
Programación dinámica.
Modelo de teoría de colas.
Modelos de inventarios.
Análisis de presupuestos de capital.
Análisis de puntos de equilibrio.
2) TÉCNICAS DE LA TEORÍA DE DECISIÓN ESTADÍSTICA: Son técnicas que
evalúan matemáticamente los resultados potenciales de acciones
alternativas en una situación de decisión dada. Todas las alternativas y
resultados se asumen como conocidos, y el decisor tiene como objetivo
la maximización de utilidades. Cómo métodos de presentar los datos en
la teoría de decisión existen la matriz de pagos y el árbol de decisión. El
trabajar con matrices de pago y árboles de decisión requiere el uso de
las estimaciones de probabilidad. Las probabilidades objetivas basadas
en situación de analogías generalmente no están disponibles, de tal
suerte que las probabilidades utilizadas son subjetivas. La ventaja de la
técnica es que requiere el uso explícito de las probabilidades subjetivas
en lugar de utilizarlas sin hacerlas explícitas.
Matriz de pagos: Consta de filas para las alternativas o estrategias
disponibles y de columnas para las condiciones (estados del mundo) que
afectan los resultados de las estrategias. Cada intersección contiene el
pago (las consecuencias). En el uso de esta matriz pueden darse 2
situaciones:
Si hay certeza en cuanto a qué condiciones prevalecerán, el decisor
necesita solamente seleccionar la estrategia que provee el pago más
alto.
Si existe incertidumbre en relación con las probabilidades de las
diferentes condiciones que se pueden presentar, el decisor puede
recurrir a algunas reglas para decidir como por ejemplo:
Minimizar la penalización: La regla es seleccionar la acción o
estrategia que minimiza la suma de las penalizaciones para la
estrategia. Las penalizaciones son las diferencias entre el mejor pago de
un estado del mundo y las otras consecuencias.
Regla maximin: Seleccionar la estrategia que tendrá el pago de
utilidad más alto (max) si el pero estado del mundo (min) se presenta.
Es una visión pesimista.
Regla maximax: Seleccionar la estrategia o alternativa que general el
pago más alto de utilidad (max) si el estado del mundo más favorable
(max) ocurre. Es una visión optimista.
Árboles de decisión: Cuando se deben tomar decisiones en
secuencia es útil el método del árbol de decisión para la representación
del análisis. Los pasos al utilizar el árbol de decisión en el análisis de
alternativas son los siguientes:
Construir el árbol comenzando con los puntos de decisión
agregándole ramas para los estados del mundo (eventos) que puedan
suceder. Incluir la probabilidad de ocurrencia de cada estado del mundo.
Para cada rama única (punto final) o resultado, asignar un valor.
Trabajar hacia atrás para analizar las consecuencias de cada
alternativa de cada "nodo" del árbol.
3) CURVA DE UTILIDAD E INDIFERENCIA: Los ejemplos de decisiones en la
teoría de decisión estadística han usado valores monetarios. También es
deseable ponderar las condiciones no monetarias. Por ejemplo, una
persona puede estar interesada tanto en el tiempo de descanso como en
el dinero y negociará el uno por el otro. Este dilema se puede
representar mediante las curvas de indiferencia de cada nivel de utilidad
total.
4) CLASIFICACIÓN, PONDERACIÓN O ELIMINACIÓN POR ASPECTOS:
Ponderación: En las decisiones que involucran un número de
factores o aspectos, a cada factor se le asigna una importancia relativa o
ponderación por parte del decisor. El grado al cual las alternativas
satisfacen el factor de decisión se pondera según la importancia (o
rango). La suma de los factores ponderados se utiliza para comparar las
alternativas.
Eliminación: Los requerimientos deseados se identifican y se
clasifican en importancia o valor. Comenzando con los requerimientos
más importantes, se eliminan todas las alternativas que no contienen
dicho aspecto. Este proceso continúa a través de todos los aspectos.
5) TEORÍA DE LOS JUEGOS: Es otro medio de analizar una decisión en una
situación de competencia, de tal suerte que cuando una unidad de
decisión (jugador) gana, la otra pierde.
6) INFERENCIA ESTADÍSTICA CLÁSICA: Las técnicas de la inferencia
estadística clásica pueden ser útiles en la preparación de información
para la toma de decisiones:
Muestreo: Se toman muestras de una porción pequeña de la
población con el fin de estimar parámetros tales como media, variación,
etc.
Distribución de probabilidades: Existe un número de distribuciones
(normal, Poisson, etc.). Si los datos se aproximan a una de estas
distribuciones, su modelo teórico se puede utilizar para propósitos de la
toma de decisiones.
Análisis de correlación y regresión: La relación entre variables
dependientes de una o más variables independientes se determina por
el análisis de correlación. El coeficiente de correlación es una medida de
resumen para explicar el grado al cual los cambios en las variables
dependientes son explicados por los cambios en las variables
independientes.
Prueba de hipótesis: Las hipótesis son probadas para juzgar si son
verdaderas o falsas,
7) HOJAS DE BALANCE DECISIONAL PARA LA TOMA DE DECISIONES BAJO TENSIÓN:
Para cada alternativa se obtienen las anticipaciones positivas y negativas
para cuatro categorías de ganancias y pérdidas y se colocan en una
rejilla. Habiendo llenado la rejilla, el decisor puede evaluar la fortaleza
de las pérdidas y ganancias y el rango de las alternativas. Las categorías
mencionadas antes son las siguientes:
Ganancias o pérdidas tangibles para sí mismo.
Ganancias y pérdidas para otros.
Autoconsentimiento o autodisentimiento,
Consentimiento o disentimiento social.
Documentación y comunicación de las reglas de decisión
Un procedimiento puede ser una secuencia de acciones completamente
determinada o puede incorporar toma de decisiones basadas en
condiciones alternativas. Los métodos de documentación de la lógica
decisional son:
1) Matricial: Se puede utilizar una matriz para presentar parejas de
condiciones y el resultado de una acción (decisión).
2) Tabla de decisión: Documenta las reglas que seleccionan una o
más acciones basadas en una o más condiciones de un conjunto posible
de condiciones. Es precisa y compacta.
3) Diagrama de flujo: Equivale a una tabla de decisión, donde cada
paso se separa a través de un diagrama que representa una regla de
decisión. Es menos compacto que ésta pero más fácil de seguir.
4) Árbol de decisión: Este es un diagrama de flujo sin los símbolos de
decisión o cajas de procesamiento. Se orienta para mostrar los pasos de
la decisión que se puede tomar en lugar de los criterios para la selección
de un paso dado. Es conveniente señalar las probabilidades de las
consecuencias.
5) Pseudocodificación: Muestra la lógica de la decisión en el formato
SI-ENTONCES de un programa del computador. Es una descripción
precisa, pero puede ser muy concisa y formal par los que no estén
familiarizado con la programación de computadoras.
La selección de uno de los métodos anteriores depende del contexto y
de los usuarios.
Relevancia de los conceptos de toma de decisiones apra el
diseño de sistemas de información
1) SOPORTE PARA LAS FASES DE TOMA DE DECISIONES: De acuerdo a cada fase
la relevancia es la que sigue:
Investigación: El proceso de búsqueda incluye un examen tanto de
los datos predefinidos como de los datos ad hoc. Los sistemas de
información de soporte proveerían ambas capacidades. Habría que
incorporar varios modelos en la exploración y en los diagramas de
informes. Deberían suministrar canales de comunicación para que los
problemas percibidos puedan hacerse a un lado en la organización hasta
que pueda actuarse sobre ellos.
Diseño: El sistema de información debería contener modelos de
decisión para procesar datos y generar alternativas de soluciones.
Selección: Un sistema de información es más efectivo si el resultado
del diseño se presenta en un formato impulsor.
2) Soporte para las decisiones programadas frente a las
programadas: Las decisiones no programadas no se repiten con
frecuencia, por tanto no hay un modelo general. Las reglas de decisión
para las decisiones programas deben dar una solución general que tenga
en cuenta una variedad de condiciones mientras que las decisiones no
programas sólo necesitan relacionare a situaciones específicas. Los
modelos de soporte a las decisiones para la toma de decisiones
programadas se deberían diseñar para facilitar la revisión humana.
3) RELEVANCIA DE LOS MODELOS DEL DECISOR: Bajo el enfoque de soporte a
las decisiones, el computador, esencialmente, actúa como un ayudante
del decisor humano en tareas tales como el cálculo, almacenamiento,
recuperación y análisis de datos. El diseño permite al decisor localizar
tareas para mismo o para el computador y además iterar las
soluciones.
4) Aplicación del modelo del comportamiento de la toma de
decisión organizacional: La teoría del comportamiento define los
métodos para eludir la incertidumbre que puede necesitar el soporte de
la información. El aprendizaje organizacional y el comportamiento
adaptativo es importante en el diseño de los procedimientos de
información para la planeación y los sistemas de control, en razón de la
necesidad de reconocer los cambios en las metas y aspiraciones.
5) Soporte para la toma de decisiones bajo tensión: El diseño de
sistemas de información puede incluir las decisiones preprogramadas en
forma de módulos que se invocan cuando ocurren ciertas crisis.
6) Soporte para técnicas alternativas: Los métodos para decidir
entre procedimientos de decisión alternativos, deberían estar disponibles
como parte de los sistemas de soporte a las decisiones. El sistema de
información debería ayudar al decisor en su investigación del mejor
enfoque. El usuario debería ser capaz de modificar las condiciones o las
probabilidades fácilmente y ver, de manera rápida, los efectos de los
cambios sobre los resultados.
7) Soporte para la calidad de la toma de decisiones: Es posible
evaluar la calidad del proceso por el cual se tomó la decisión. Se han
identificado 7 criterios principales para juzgar la calidad de los
procedimiento en la toma de decisión. La calidad de un proceso de
decisión se compone de un decisor, quien:
Examina: completamente un intervalo amplio de alternativas de
cursos de acción.
Estudia: el alcance completo de los objetivos propuestos y los
valores implicados por la selección.
Pondera: cuidadosamente cuanto conozca sobre le riesgo y costo de
las consecuencias negativas como también las consecuencias positivas,
que pudiera tener cada alternativa.
Explora: intensivamente en busca de nueva información relevante
para una mejor evaluación de las alternativas.
Asimila: correctamente y tiene en cuenta cualquier nueva
información o juicio experto que se le haya expuesto aun cuando la
información o juicio no apoye el curso de acción que inicialmente
prefiere.
Reexamina: las consecuencias positivas y negativas de todas las
alternativas conocidas, incluyendo aquellas que originalmente se
observaron como inaceptables, antes de hacer una selección final.
Hace provisiones: detalladas para la implementación o ejecución
de los cursos de acción seleccionados, con especial atención en los
planes de contingencia que pudieran requerirse, si se concretaran varios
riesgos conocidos.
El sistema de información se puede diseñar reforzando los
procedimientos de decisión que satisfagan estos criterios.
Subsistema de planeación
El propósito de la planeación es decidir:
1) Qué hacer en términos de planes a largo, mediano y corto plazo.
2) Cómo llevar a cabo estos planes en términos de recursos; y
3) Cuándo ejecutarlos con el fin de alcanzar las metas y objetivos de la
organización.
Tipos de planeación
1) A largo plazo: Su parte central está formada por las consideraciones
estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a
productos nuevos para satisfacerlas. Una característica distintiva de este
tipo de planeación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar
estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades.
2) A mediano plazo: Se relaciona primordialmente con la planeación
financiera, de manera que pueda colocar a la organización en la mejor
postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por
la planeación a largo plazo.
3) A corto plazo: También llamada planeación operativa; se lleva a
efecto en cada planta y almacén.
Consideraciones de la planeación para un sistema de información
gerencial efectivo
1) Factores críticos para el éxito: Están formados por el número
limitado de áreas en las que los resultados, en caso de ser
satisfactorios, asegurarán un desempeño competitivo y exitoso para la
organización. Son aquellas áreas en donde las cosas deben marchar
bien para que la organización pueda florecer. Son áreas que deben
recibir una atención constante y cuidadosa por parte de la alta gerencia.
Los FCE apoyan el logro de las metas y objetivos de la organización. Las
metas representan los puntos finales que una organización espera
alcanzar, mientras que los FCE son áreas en las cuales un desempeño
adecuado es estrictamente necesario para asegurar el logro de esas
metas. A guisa de ejemplo:
Metas deseadas Factores críticos para el
éxito
Éxito de nuevos productos Oportunidad del lanzamiento
Incremento en participación
de mercado
Alto retorno sobre la
inversión
Mayores utilidades por acción
al mercado
Sistema de distribuidores
calificados
Rápida rotación de inventarios
Control efectivo de costos
2) Recuperación de la inversión: Debido a que el retorno sobre la
inversión es una medida clara del desempeño bueno, regular o malo, la
gerencia debe considerar la forma de mejorar su recuperación. La
adquisición de valores que tienen un alto nivel de réditos, la eliminación
de líneas de productos con una baja recuperación, la reducción de
costos y la mejora de las utilidades, mejorar la utilización de los activos
y cambiar la estructura financiera, son medidas constructivas para
incrementar la recuperación de las inversiones. El retorno sobre la
inversión se incrementa en forma estable conforme aumenta la
participación en el mercado.
3) Procesos de decisión gerencial para la planeación: Lo que hay
es un proceso continuo de decisión. Comienza con el establecimiento de
metas y objetivos, determinación de los medios para alcanzarlos,
evaluación de los recursos requeridos, instrumentación de un curso de
acción planeado y control del plan para detectar desviaciones. Con
frecuencia es necesario efectuar revisiones. De hecho, el cambio es
parte integral de la naturaleza de un proceso de decisión de planeación.
Perspectiva de la planeación
El subsistema de planeación opera en forma distinta a la de todos los
otros subsistemas. Los factores importantes del ambiente interno se
reciben de los diversos subsistemas para fines de planeación a largo,
mediano y corto plazo; otra información, a su vez, se retroalimenta a los
subsistemas adecuados en cualquier momento en que se presentan
desviaciones importantes a partir de los planes. De igual manera, esta
retroalimentación se emplea dentro del subsistema de planeación mismo
para alterar los planes a los distintos niveles. Este flujo generalizado de
datos internos, junto con datos sobre factores del ambiente externo,
proporcionan las entradas para la planeación. Se puede decir que el
corazón de los diversos subsistemas de la organización es, por lo tanto,
esta función de la planeación.
Subsistema del SIG de la planeación
Este subsistema utiliza un lenguaje de planeación financiera para
responder a las preguntas del mañana en base a las proyecciones
actuales.
1) Planeación a largo plazo: Se concentra en la extrapolación de
datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la
información relacionada con la comercialización y distribución, técnica y
de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos.
Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos,
plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión,
flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y
habilidades y capacidades del personal. Los aspectos controlables por la
organización son los siguientes:
Planeación de líneas de productos y distribución:
La planeación de líneas de productos está enfocada a la expansión de
las líneas actuales de productos y a la penetración de nuevos mercados,
así como a la expansión de la base actual de clientes a través del
servicio a nuevos segmentos de mercado.
La planeación de distribución se centra en el uso creciente de los
dispositivos de venta y/u otras técnicas de distribución para vender los
productos de la organización, cambios en políticas de precios y prácticas
de fijación de precios para generar mayores ventas y consideraciones
relacionadas con nuevos medios publicitarios para una penetración más
efectiva de los mercados en que participa la organización.
Planeación técnica y de instalaciones:
La planeación técnica está encaminada a la creación de nuevos o
mejores productos.
La planeación de instalaciones está dirigida hacia las principales
instalaciones contempladas y las mejoras en la eficiencia de
procesamiento en las instalaciones existentes.
Planeación financiera: Está dirigida hacia la proyección de ventas
por línea de productos, utilidades brutas por línea de productos, ventas
y gastos generales y administrativos, utilidad neta por línea de producto,
necesidades de capital fijo y análisis y razones financieras comparables.
Planeación de recursos humanos: Se concentra en los
requerimientos proyectados de personal gerencial clave y de mano de
obra para producción, considerando la rotación de personal y el
crecimiento futuro.
2) Planeación a mediano plazo: Es un subconjunto de la planeación a
largo plazo. Se centra en las mismas áreas que la planeación a largo
plazo, pero dentro de una marco de tiempo menor. Los estados
financieros proforma en este período son más detallados que aquellos
para la planeación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas
estratégicos a largo plazo de la organización al desarrollar planes
financieros más específicos. El resultado de este nivel de planeación
sirve como entrada para la planeación a corto plazo.
3) Planeación a corto plazo: Es una extensión de la planeación a
mediano plazo con mayor énfasis en los pronósticos relacionados con
niveles específicos de producción para el próximo año. Incluye el uso de
pronósticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia. El
resultado final de las actividades de planeación a corto plazo se centra
en los presupuestos flexibles (variables) que son desarrollados para
niveles indicados de producción viable.
Los niveles sucesivos de planeación proveen un retroalimentación, en
donde los resultados se pueden analizar en forma objetiva. Este proceso
provee una base para modificar los planes en los diversos niveles en
caso de ser necesario.
Subsistema de comercialización
El subsistema de comercialización es la unidad que origina las
actividades de órdenes de ventas, dado que constituye el eslabón entre
la corporación y las necesidades de sus clientes.
Inteligencia de mercado: Esfuerzo continuo que mantiene
informada a la organización acerca de desarrollos actuales entre los
clientes, productos de la competencia y el ambiente del mercado.
Investigación de mercado: Es la investigación orientada a
proyectos.
El subsistema de contabilidad y finanzas genera información de ventas y
costos con el fin de complementar la inteligencia de mercado y la
investigación.
La comercialización captura información acerca del ambiente externo en
términos de pronósticos de mercado y órdenes de clientes. Los
pronósticos de ventas, la producción y la planeación de compras se
pueden desarrollar a la medida para controlar aquellos productos que
representan la mayor parte de la demanda. Esto permitirá a la
corporación servir a sus clientes a un costo reducido.
Objetivos del servicio de comercialización
1) Niveles de existencias para servicio: Se basa en tener en
existencia los productos adecuados para satisfacer las necesidades de
los clientes. Las condiciones adecuadas de existencias dependen de las
necesidades de los clientes, que deben ser anticipadas y, en
consecuencia, planear la producción; además de mantener los
inventarios a un nivel que satisfaga la demanda de dichos clientes. Los
pocos artículos que representan la mayor parte de la demanda son los
productos “estrella”; acerca de estos productos los clientes no tolerarán
situaciones de faltantes de existencia. Estos productos de alta rotación
deben fluir en forma regular a través del sistema de distribución física,
contando con niveles adecuado de inventario. El costos de
mantenimiento de los productos de media y baja rotación se deberá
observar cuidadosamente y no se deberá permitir que exceda de las
utilidades obtenidas por la organización.
2) Velocidad de entrega: Utiliza un sistema de distribución física que
permite efectuar a tiempo las entregas. La satisfacción de esta función
de servicio requiere de una entrega en el menor tiempo posible. Las
necesidades de entrega de los clientes deben ser cuantificadas mediante
una revisión de las tendencias de órdenes de los clientes, en términos
de los requerimientos de entrega y el tamaño de las órdenes.
Procesos de decisión gerencias para comercialización
Para administrar en forma efectiva, la firma debe emplear en forma
excelente las técnicas de modelación matemática de manera que la
interfase comercialización-producción produzca claramente un ahorro
neto global.
La expansión de los procesos de decisión de comercialización dentro de
un sistema de información produce ahorros substanciales a través de
una planeación y un control coordinados.
Modelos matemáticos
Existen áreas de comercialización que responde adecuadamente a la
observación sistemática, al análisis y a la instrumentación de modelos
matemáticos, tales como:
1) Suavizamiento exponencial: Es una técnica de pronósticos
extremadamente precisa para predecir la demanda futura del mercado,
desarrollando un estimado de ventas para el siguiente período.
2) Análisis de inversiones: Se usa en el desarrollo de nuevos
productos. Es un sistema de planeación de inversiones para el análisis
de nuevas oportunidades que incluye técnicas tales como probabilidad,
teoría de las decisiones y el valor del dinero en el tiempo, así como
modelación matemática. Debido a que es un sistema masivo de
recopilación, evaluación y proyección de todos los datos pertinentes a
una inversión de negocios a lo largo de su ciclo de vida, esta técnica
matemática almacena muchas clases de información. Depende
fuertemente de la simulación, dirige a la gerencia en la evaluación de un
nuevo productos desde la etapa de investigación de mercados a través
de la presentación de la información analizada dentro de un marco
estructurado en forma lógica. Considera los factores tanto de riesgo
como de participación y constituye un indicador del impacto económico
esperado de diversas rutas de decisión posibles. Aplicando este enfoque,
la gerencia puede llegar a una decisión mejor bajo condiciones de riesgo
e inseguridad.
3) Modelo de fijación de precios: optimiza las utilidades dado un
cierto precio de venta.
4) Programación lineal de medios publicitarios: Determina el mejor
medio para asignar los gastos publicitarios.
5) Cadenas de Markov: Un proceso de cambio de marca para predecir
futuras participaciones probables de mercado.
6) PERT: Es un método para controlar el progreso de los principales
proyectos relacionados con productos.
7) Simulación Monte Carlo: Es un método de líneas de espera para
determinar el número óptimo de vendedores que se asignarán a un
departamento de ventas.
Subsistema de comercialización
Este subsistema se coordina con el de planeación. Sus principales
soportes funcionales son:
1) Pronósticos de ventas: Se relaciona con la predicción de cuáles
productos se espera que sean adquiridos por los clientes; estos
pronósticos proporcionan una base para determinar qué productos se
deben producir para el próximo período. En general, la técnica de
pronósticos de ventas debe ser capaz de efectuar proyecciones
trimestrales precisas de la demanda para los productos de la
organización. Para ello se utiliza el método de suavizamiento
exponencial ya explicado. El almacenamiento de pronósticos trimestrales
de ventas en la base de datos permite la posibilidad de su utilización por
la planeación. El programa de pronóstico de ventas genera toda una
serie de programas que forman la base de las operaciones diarias de
producción y compras de proveedores externos.
2) Investigación de mercados: Se centra en aquellos productos que
se deben lanzar al mercado. Durante el desarrollo, introducción y vida
de un producto hay un número de decisiones que requieren
evaluaciones precisas del mercado. En estos caos se utiliza el análisis de
inversión. Esencialmente, este análisis mide las relaciones entre muchos
factores expresados en términos matemáticos con el fin de predecir el
futuro. Conforme pasa el tiempo, el nuevo productos debe ser
reevaluado periódicamente a la luz de nueva información y la situación
actual del mercado.
3) Publicidad: Es la principal actividad de la función de ventas.
Involucra la selección del mejor grupo de revistas, así como medios
audiovisuales para comunicar su mensaje publicitario a clientes actuales
y potenciales. Las variables más importantes que inciden en el proceso
de selección de medios son la disponibilidad de tiempo o espacio en
cada medio, el presupuesto publicitario, exactamente cuál es el grupo
objetivo al que la organización desea llegar con un mensaje dado, el
valor de cada exposición repetida, la calidad del medio publicitario y el
costo descontado de utilizar un medio seleccionado. El modelo de
programación lineal de medios publicitarios elige la mezcla de publicidad
que maximizará el número de exposiciones efectivas, teniendo presente
las limitaciones tales como el presupuesto total para publicidad, las
proporciones máximas y mínimas de utilización especificadas para los
distintos medios y las proporciones de exposición especificadas para los
diversos segmentos de mercado. En adición a la publicidad, las ventas
personales son otro método para vender los productos.
4) Procesamiento de órdenes de ventas: Se centra en aquellas
actividades que son necesarias para hacer llegar los productos de la
organización a sus clientes. Antes de que se pueda comenzar el
procesamiento de las órdenes, se debe realizar una verificación para la
orden del cliente por parte de la sección de crédito del departamento de
contabilidad. Una vez que se aprueba el crédito del cliente, el
encargado del procesamiento de las órdenes utiliza una terminal para
realizarlo.
5) Distribución física: Se concentra en reunir y empacar la mercancía
dentro de la planta para su envío directo, o dentro del almacén, para
envíos indirectos, y concluye con el envío de los productos al cliente. Las
órdenes de envío a los clientes se remiten del procesamiento de órdenes
de venta a distribución física. Entonces los artículos se empacan en los
almacenes y plantas para su envío a los clientes o a los almacenes.
Todas las órdenes de envío proveen suficiente información para efectuar
la facturación a los clientes y para efectuar los ajustes necesarios al
inventario. Esta información se utiliza para calcular el inventario de
productos terminados. El objetivo de este inventario es contar con la
cantidad adecuada de inventario disponible cuando el cliente lo requiera.
Un inventario de productos terminados demasiado bajo resulta en una
bajo nivel de servicio a los clientes, mientras que un inventario
demasiado alto bloquea fondos en exceso, lo que resulta en un menor
retorno sobre los activos totales de la organización. Los reportes por
excepción del inventario de productos terminados resaltan las
condiciones de falta de existencias; por otro lado, aquellos productos
para los que existe un exceso de existencias también se hacen notar
para que la gerencia adopte las medidas necesarias. La intención de
esta revisión es asegurar que el inventario de productos terminados esté
adecuadamente balanceado en relación con el servicio a clientes. Otros
elementos de la distribución física son:
Prioridades: Se debe considerar el valor del producto que se
mantendrá en inventario. Los artículos con un alto valor se deben
controlar más rigurosamente que aquellos con un valor reducido.
Niveles de servicio de existencias: Se miden por el porcentaje de
artículos, o unidades, disponibles para llenar órdenes pendientes en un
momento dado.
Velocidad de entrega: Este factor mide la habilidad para hacer llegar
el producto al cliente cuando éste lo requiere.
Castigo por falta de existencias: Si los artículos no están disponibles
cuando el cliente los ordena, paga un castigo real o potencial que se
deriva al tener clientes insatisfechos, o de menores utilidades derivadas
de ventas perdidas o de la pérdida de un cliente.
Tiempo de entrega de reabastecimiento: Es el tiempo requerido para
reabastecer un inventario.
Producción y obtención del tamaño de lote: Los tamaños económicos
de lote se deben considerar al determinar los niveles adecuados de
inventario. El costo unitario generalmente se reduce al aumentar la
cantidad producida o adquirida. Sin embargo, estas ventajas se deben
balancear contra los aumentos correspondientes en costos de
inventarios que resultan de mayores niveles de inventario.
Estacionalidad: Las variaciones cíclicas de la demanda se deben
tomar en cuenta y anticipar si se desea atender adecuadamente a los
clientes.
Subsistema de contabilidad y finanzas
Las consideraciones para este subsistema exceden sus propios límites.
Las únicas funciones realmente de contabilidad y finanzas que se
generan dentro de su propia operación son los estados financieros y las
fuentes de fondos.
Elementos de datos contables
Los datos para cuentas por cobrar y cuentas por pagar consisten en
partidas tales como facturación a clientes, cuentas por cobrar, cobros,
facturas de proveedores y cuentas por pagar.
Los elementos de datos de cuentas por cobrar y por pagar se utilizan
para elaborar los estados financieros.
La contabilidad de costos depende en gran parte de los datos
compilados por las funciones de producción, inventarios y nómina a nivel
planta. Los datos de costos a nivel corporativo se emplean en la
preparación de estados financieros, resultado final de todas las
actividades contables.
La base de datos necesaria para producir los estados financieros tiene
no solamente las cifras reales, sino también las cifras presupuestados
derivadas del subsistema de planeación.
Elementos de datos financieros
Los datos de presupuestos de capital constan de partidas tales como
capacidad y utilización de maquinaria, productos fabricados en cada
máquinas, tasas de depreciación, costo original de la maquinaria y
cortos de mantenimiento.
Las fuentes de capital requieren datos actualizados concernientes a la
estructura de capital, estos, deuda existente, pasivos y utilidades
retenidas.
Procesos de decisión gerencial para contabilidad y finanzas
Estos procesos, dentro del subsistema de contabilidad y finanzas se
enfocan en decisiones de control. Las decisiones de control se relacionan
con la instrumentación de los planes de la gerencia así como con el logro
de las metas y objetivos de la organización.
Modelos matemáticos
1) Modelo de programación lineal: Se calculan las diferencias entre
lo que la organización logró durante el mes con los recursos disponibles
y lo que debería haber logrado con estos mismos recursos, en términos
de su contribución total. De esta forma, utilizando el modelo de
programación lineal, se puede determinan la verdadera eficiencia de las
variaciones operativas, lo cual suministra una nueva herramienta para el
control global de las operaciones.
2) Modelos de contabilidad de costos: Estos modelos ofrecen la
capacidad para establecer un control más efectivo sobre los costos
actuales. Los modelos típicos de contabilidad de costos son:
Porcentaje de variación en el uso de materiales: Mide la desviación de
los materiales utilizados durante el proceso productivo para una orden
de producción dentro de un centro de trabajo específico.
Porcentaje de variación de mano de obra: Se enfoca al reporte de
mano de obra por centro de trabajo.
Porcentaje de variación de costos fijos: Se comparan los costos fijos
reales contra las cantidades estándar.
Subsistema de contabilidad y finanzas
Las principales funciones de este subsistema son:
1) Cuentas por cobrar y por pagar: El flujo de datos para la
facturación a clientes no se origina en la función de contabilidad, sino en
la función de procesamiento de órdenes de venta. Sin embargo, los
pagos se ingresan por la sección de cuentas por cobrar. Aunque las
funciones básicas de cuentas por cobrar se manejan en forma diaria, no
es necesario aplicar el mismo marco de tiempo a las actividades de
cuentas por pagar. Las facturas de los proveedores se ingresan por la
sección de cuentas por pagar, después de haberse revisado por
compras. Luego la sección de cuentas por pagar efectúa los pagos
correspondientes.
2) Nómina: La nómina de fábrica es una parte esencial del sistema de
recopilación de datos encontrado dentro del subsistema de producción.
Los elementos de la base de datos diaria de producción/tiempo se
acumulan en forma semanal y se sumarizan para producir un reporte
semanal de tiempo, pagos netos y excepciones. Los cambios a la
nómina aprobados se efectúan en contabilidad antes de que se realice el
procesamiento final. Sólo entonces el registro de nómina y los cheques,
incluyendo estados de sueldos devengados, se producen y distribuyen a
los empleados. Las actividades de nómina no terminan con el
procesamiento semanal, sino que se deben continuar para los reportes
trimestrales y anuales.
3) Contabilidad de costos: Se relaciona con la determinación de los
costos conforme se producen los productos de la organización. Los
dispositivos de recolección de datos en los centros de trabajo, dentro del
subsistema de producción, proporcionan la entrada para el análisis de
costos a nivel de la planta. Básicamente, los datos de materias primas y
mano de obra se comparan contra los estándares almacenados en la
base de datos de la planta.
4) Estados financieros: Son el resultado final de la unión de las
operaciones mensuales en términos de ventas y costos. Aunque los
elementos esenciales para las partidas del balance general se pueden
desarrollar fuera del departamento de contabilidad, su flujo físico se
refleja en las entradas contables que se resumen en el balance general
al fin del período. De igual manera, los ingresos y gastos son el
resultado de actividades de otros departamentos que fluyen a la base de
datos. Los ingresos y gastos resultantes forman la base para el estado
de ingresos de toda la organización. Los estados financieros se remiten
a todos los niveles gerenciales en forma oportuna.
5) Fuente y aplicación de fondos: Se concentra en la obtención de
los fondos necesarios para que se apliquen a proyectos de capital y a las
operaciones actuales. El efectivo, ingrediente vital para el sostenimiento
de las operaciones diarias de la organización, debe estar disponible
cuando se requiere. El sistema de flujo en efectivo es parte integral de
las secciones de cuentas por pagar y por cobrar. Una parte integral de
las fuentes y asignación de fondos es el flujo de efectivo presente y
futuro.
Resumiendo, el subsistema de contabilidad y finanzas es una parte
integral de los subsistemas de planeación, comercialización, producción
y personal dentro de una configuración de sistemas de información
gerencia. La planeación es el punto inicial para los presupuestos flexibles
del próximo año. Comercialización guarda una estrecha relación con
cuentas por cobrar, compras con cuentas por pagar, producción con
nómina e inventarios con contabilidad de costos. A pesar de este
elevado grado de integración, existen numerosos métodos y
procedimientos adicional que operan dentro del subsistema de
contabilidad y finanzas sin hacer referencia a los otros subsistemas.
Un subsistema de contabilidad y finanzas se centra en una información
oportuna.
La información sobre otros subsistemas, así como la función de
contabilidad misma se pueden evaluar al momento; apoyando al proceso
de toma de decisiones. De igual importancia que el atributo de
información contable oportuna son la flexibilidad para satisfacer
necesidades cambiantes, la capacidad de actualizar el nivel de los
reportes gerencia, un mejor acceso a los datos y la capacidad para
proveer una información más analítica.
Sistemas
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados entre con un
orden y un objetivo común.
Componentes básicos de todo sistema
1) elementos (humanos, mecánicos, conceptuales, etc.)
2) interrelaciones (se llaman procedimientos si significan lo que debe
ser hecho y comportamiento si denotan lo que ha de ser hecho).
3) orden (implica una estructura más o menos dinámica)
4) objetivo a lograr en forma cooperativa.
5) entorno
6) entradas (o estímulos del entorno)
7) salidas (o respuestas envíadas al entorno)
8) retroalimentación.
Los sistemas pueden clasificarse en abiertos o cerrados según reciban y
ejerzan o no influencia sobre su entorno.
Subsistemas: entidades en que arbitrariamente se divide un sistema
para facilitar su análisis, los cuales deben cumplir con las siguientes
condiciones:
tener objetivos propios coherentes con el sistema
global,
estar sujetos a interacción mutua;
tener un estructura jerárquica entre ellos.
Dentro de todo sistema se puede separar dos conceptos:
estructura: que es el sistema
proceso: que hace el sistema.
Características de los sistemas abiertos
1) Homeostasis: Capacidad de adaptación a las condiciones que le
impone o brinda el entorno.
2) Entropía: tendencia natural al desgaste u obsolescencia.
3) Equifinalidad: dispones de caminos alternativos para lograr su
objetivo.
La organización como sistema abierto
Organización: Sistema continuo de actividades humanas, diferencias y
coordinadas, que utiliza, transforma y produce un resultado homogéneo
con recursos humanos, materiales, financieros, intelectuales y naturales,
dentro de un todo dirigido a obtener fines, cuya función es satisfacer
necesidades específicas requeridas.
Los sistemas organizacionales se caracterizan por su:
1) Funcionalización: Agrupan sus elementos según funciones o
actividades homogéneas.
2) Jerarquización: o subordinación entre los subsistemas con una
clara delimitación de las atribuciones más generales a las particulares.
3) Sinergia: la acción resultante del sistema en su totalidad es mayor
que la suma de la acción individual de cada subsistemas.
Desde el punto de vista de la estructura de un sistemas se pueden
identificar subsistemas por agrupamiento de componentes.
Desde el punto de vista del proceso, es decir lo que el sistema hace, se
pueden identificar subsistemas de planificación, información, decisión y
control, aplicables al sistema global o sus subsistemas componentes.
Estos cuatro subsistemas están siempre presentes: cualquier proceso
requiere una planificación, información, decisiones y control del
cumplimiento de las decisiones.
Los sistemas de información
Sistema de información: Conjunto de componentes interrelaciones
que recogen, procesan, almacenan y distribuyen información para
soportar las operaciones de la organización.
Estos sistemas son creados para resolver problemas de administración y
dirección y pueden ser:
1) Transaccionales: o de procesamiento de datos; son los procesos
rutinarios ejecutados diariamente para registrar todas las operaciones
llevadas a cabo en la organización. Están orientados a la información
interna de la organización, en períodos relativamente cortos; la toma de
decisiones en función de esta información es muy baja.
2) De información gerencial: Incluyen más tareas que los
transaccionales pues realizan análisis de datos para permitir la toma de
decisiones, unificando todas las funciones informáticas de la
organización. Son requeridos para planea y controlar las decisiones de
gestión. Se basan en modelos estadísticos y de investigación operativa.
Los informes de estos sistemas pueden ser de dos tipos:
Resumen: La información está ordenada, clasificada y resumida,
para indicar tendencias.
Excepciones: Filtran los datos, incluyendo sólo los que presentan un
desvío respecto a cierta norma o parámetro.
3) De apoyo a las decisiones: Tienen también como fuente de datos
los sistemas transaccionales. No toman decisiones ni resuelven
problemas. Proporcionan las técnicas y la información adecuada a cada
decisión. Considera dos tipos de decisiones: estructuradas (pueden
predecirse) y no estructuradas (no pueden predecirse). En este último
caso no puede predefinirse la información que será necesaria para tomar
la decisión. A este problema apuntan los sistema de ayuda a la toma de
decisiones. Parten del criterio que la información necesaria está casi con
seguridad en el sistema transaccional. El sistema se basa
fundamentalmente en la consideración de "que pasaría si...?" . Las
características de estos sistemas son:
Gran cantidad de información
fuentes internas tradicionales y no tradicionales
fuentes externas a la organización
flexibilidad de presentación de reportes
permite estilos de decisión individuales
orientación gráfica
períodos largos en la consideración de datos.
Este tipo de sistema hace paralelos con decisiones tomadas, juntando
conocimientos sobre el problema particular y utilizando las reglas
adecuadas. Recorre su base de conocimiento para encontrar las reglas,
fórmulas o estructuras que sean de aplicación en cada caso.
La información se ha vuelto un recurso tan importante que las
organizaciones que la obtengan más rápidamente y la utilicen más
eficientemente toman ventajas competitivas sobre las restantes.
La inserción del los MIS y DSS en la organización trae cambios en la
forma en que se toman las decisiones. Dejan de ser enteramente
intuitivas para volverse más racionales, basadas en profundos y
creativos análisis de información formal e informal.
Sistema integrado de información: está formado por varios
subsistemas dentro de un sistema general, de modo que los datos
fluyen de un subsistema a otro para conseguir el objetivo del sistema
general.
Los subsistemas podemos clasificarlos en dos grandes grupos:
1) operativos: son los que realizan las tareas administrativas rutinarias
de la organización y aportan los datos básicos. Abarcan, entre otros, los
subsistemas de Compras y almacenes de insumos, Ventas y almacenes
de productos terminados, Cobranzas, Pagos, Sueldos y Jornales.
2) de gestión: ayudan a la planificación y control de la gestión
administrativa (Presupuestos Financiero, Contabilidad, Planeamiento).
Marina Ivnisky

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Ivnisky Mariana. (2001, junio 10). Teoría de la comunicación, la información y la toma de decisiones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-comunicacion-la-informacion-y-la-toma-de-decisiones/
Ivnisky, Mariana. "Teoría de la comunicación, la información y la toma de decisiones". GestioPolis. 10 junio 2001. Web. <http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-comunicacion-la-informacion-y-la-toma-de-decisiones/>.
Ivnisky, Mariana. "Teoría de la comunicación, la información y la toma de decisiones". GestioPolis. junio 10, 2001. Consultado el 26 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-comunicacion-la-informacion-y-la-toma-de-decisiones/.
Ivnisky, Mariana. Teoría de la comunicación, la información y la toma de decisiones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-comunicacion-la-informacion-y-la-toma-de-decisiones/> [Citado el 26 de Mayo de 2015].
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