Técnicas de planeación y control de gestión. Presentación

“Técnicas de la Planeación
Y Control de Gestión”
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS
Noviembre 2014
Carlos Echeverría
Ingeniero Comercial y Periodista
MBA Y PMP
Introducción
La finalidad consiste en que el Gestor que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de
acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe.
Las técnicas más usadas como son las siguientes:
Manuales de Objetivos y Políticas.
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Graficas de Gantt.
PERT.
CPM (Método de Ruta Critica).
Manuales de Objetivos y Políticas.
Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Manuales de Objetivos y Políticas.
Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene
un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por
departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de
algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.
1. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que
son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.
2. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a
que nivel alcanza la decisión o ejecución.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.
3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.
4. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Introducción
Manuales de Objetivos y Políticas.
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.
5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir.
Introducción
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar
un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas
hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus
casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.
Introducción
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de
movimientos.
Cuando se realizan tramites administrativos existen también estas mismas etapas, ya que
hay:
Introducción
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, 'c registrar sellar, etc. Se
representan con un circulo ().
Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo
ciertas formas, etc. Se indican con una flecha ().
Introducción
Diagrama de Proceso y de Flujo.
Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de
su firma, etc. Su símbolo es ().
Demoras: como cartas dejadas en “charola de salida", documentos en espera de tramite, etc.
Se simbolizan con una letra D. ,
Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su símbolo es un triangulo () .
Introducción
Técnica del Diagrama de Proceso
Los símbolos empleados para formular el diagrama de proceso son los ya señalados; pero existe otra
forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O T I D - A, que
equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Se usan estos simb0los
para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego, fácilmente recordable por la
palabra "Otida".
Introducción
Pasos:
1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contend datos de identificación del
proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde
se acaba, fecha de elaboración, etc.
2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra para descripción
breve del tramite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos de
demora por almacenamiento y otra para observaciones.
Introducción
Pasos:
3. Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se
marcan puntos en las columnas de los símbolos Correspondientes, uniéndolos con una línea
perceptible.
4. Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones,
transportes, inspecciones y demoras, así como de los metros recorridos y el tiempo perdido
en almacenamiento y demora.
Introducción
Pasos:
5. Estos torales indican ya en cierro modo el tipo de acción que conviene tomar. Así, v.gr.. si
se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las operaciones 0
inspecciones, tendrá que deducirse que ese proceso puede ser mejorado.
6. Existe aun necesidad de hacer un análisis más profundo, para lo cual cabe preguntarse.
Introducción
Graficas de Gantt.
Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o
la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un
determinado período de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan
coordinadamente.
Introducción
Graficas de Gantt.
Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un enfoque gráfico. Un
grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del
proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se emplean
para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente, y en la
columna izquierda, se ofrece una relación de las tareas.
Introducción
Graficas de Gantt.
Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento
entre tareas planificadas.
A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no muestran demasiado bien la
dependencia que existe entre tareas diferentes.
Introducción
Cómo usar un gráfico de Gantt para planificación:
Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del gráfico Gantt.
Las fechas correspondientes a la duración del proyecto se anotan en el eje horizontal del
gráfico. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijándose bien en las
dependencias parciales o totales de entre tareas.
Introducción
Cómo usar un gráfico de Gantt para planificación:
Los gráficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, en virtud de que
pueden comparar de forma conveniente la planificación original con el desarrollo real. Para
informar del avance del proyecto o programa se tiene que ampliar las convecciones propias del
gráfico de Gantt. Si una tarea ha sido completada, su barra correspondiente aparecerá más oscura.
Si ha sido completada solo parcialmente, la parte proporcional de la barra estará más oscura.
Introducción
Cómo usar un gráfico de Gantt para planificación:
El porcentaje de barra oscurecida debería corresponder al porcentaje de tarea completa. Las barras
más claras simbolizan tareas que no han sido empezadas. A continuación, se trazara una línea
vertical perpendicular al eje horizontal y que cortará a éste en la fecha del día. Entonces, se puede
evaluar el avance del proyecto.
Introducción
PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión)
El PERT fue desarrollado por científicos de la oficina Naval de Proyectos Especiales. Booz,
Allen y Hamilton y la División de Sistemas de Armamentos de la Corporación Lockheed
Aircraft. La técnica demostró tanta utilidad que ha ganado amplia aceptación tanto en el
gobierno como en el sector privado.
Introducción
PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión)
En los gráficos PERT, los proyectos o procesos pueden organizarse en acontecimientos y
tareas.
"Un acontecimiento (también llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio
o la finalización de una tarea o un conjunto de tareas"
Introducción
PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión)
Parar ilustrar los acontecimientos en los gráficos PERT se ha utilizado una gran variedad de
símbolos: círculos, cuadrados y similares. En los gráficos PERT, estos acontecimientos
reciben a menudo el nombre de nodos.
Cada nodo esta dividido en tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el número de
identificación del acontecimiento.
Introducción
PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión)
Este número por lo general hace referencia a una leyenda que define explícitamente el
acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar
los tiempos máximo y mínimo de finalización del acontecimiento. En vez de ser fechas,
estos tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0, donde 0 corresponde a la fecha en la que
se inicia el proyecto
Introducción
EJEMPLO:
Donde:
IC : Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.
TC : Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad.
IL : Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del
proyecto.
TL : Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del
proyecto.
EJEMPLO:
IC : Inicio más cercano, es decir, lo más pronto que puede comenzar la actividad.
TC : Término más cercano, es decir, lo más pronto que puede terminar la actividad.
IL : Inicio más lejano, es decir, lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto.
TL : Término más lejano, es decir, lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del proyecto.
EJEMPLO:
Adicionalmente se define el término Holgura para cada actividad que consiste en el tiempo
máximo que se puede retrasar el comienzo de una actividad sin que esto retrase la finalización
del proyecto. La holgura de una actividad se puede obtener con la siguiente fórmula:
Holgura = IL - IC = TL - TC
EJEMPLO:
Para utilizar el método CPM o de Ruta Crítica se necesita seguir los siguientes pasos:
1. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.
2. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y cuál debe seguir después.
3. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia.
4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
5. Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que determinará la duración del proyecto
(Ruta Crítica).
6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto
CPM o PERT
A continuación se presenta un resumen de las actividades que requiere un
proyecto para completarse. El tiempo de duración de cada actividad en semanas
es fijo. Se solicita que estime la duración total del proyecto a través del método
CPM.
EJEMPLO:
EJEMPLO:
  
 
 
  
 
 

! 
"  !
EJEMPLO:
En consideración a las etapas del método CPM definidas anteriormente, en este
caso se debe desarrollar el paso 3 y 5. En este sentido es necesario construir el
diagrama identificando las relaciones entre las actividades y con el objetivo de
resumir la metodología se incorpora inmediatamente el lculo de la Holgura,
IC, TC, IL, TL para cada actividad, junto con la identificación de la ruta crítica
VER
EJEMPLO:
GRACIAS
carlosecheverriam@gmail.com
carlosecheverriam@microsimulacion.com

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

Estás en libertad de marcarlo con "Me gusta" o no

Tu opinión vale, comenta aquíOculta los comentarios

Comentarios

comentarios

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Echeverría Muñoz Carlos. (2015, enero 21). Técnicas de planeación y control de gestión. Presentación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/tecnicas-de-planeacion-y-control-de-gestion-presentacion/
Echeverría Muñoz, Carlos. "Técnicas de planeación y control de gestión. Presentación". GestioPolis. 21 enero 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/tecnicas-de-planeacion-y-control-de-gestion-presentacion/>.
Echeverría Muñoz, Carlos. "Técnicas de planeación y control de gestión. Presentación". GestioPolis. enero 21, 2015. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/tecnicas-de-planeacion-y-control-de-gestion-presentacion/.
Echeverría Muñoz, Carlos. Técnicas de planeación y control de gestión. Presentación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/tecnicas-de-planeacion-y-control-de-gestion-presentacion/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de stanfordedtech en Flickr