Técnicas de Administración de Inventarios para empresas comercializadoras en Cuba

República de Cuba
Universidad de Ciego de Ávila
Máximo Gómez Báez
Facultad de Ciencias Económicas
LAS TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS COMO
HERRAMIENTA INDISPENSABLE EN LAS EMPRESAS
COMERCIALIZADORAS DE SERVICIOS.
Planteamiento del análisis e implementación de las técnicas de
administración del inventario como instrumento indispensable para la
operación de la Empresa de Comercio y Gastronomía en Ciego de Ávila.
Lic. Carlos Guerra Román
RESUMEN.
La actualidad de la empresa estatal cubana está determinada por la búsqueda de
soluciones económicas y financieras que conduzcan a la eficiencia del control de
los inventarios.
En el mundo empresarial el inventario es el conjunto de todos los bienes propios y
disponibles para la venta a los clientes y se convierten en efectivo dentro del ciclo
operacional de la empresa.
La supervivencia y el crecimiento de una entidad dependen de la generación
continua de cierta cantidad de utilidades por lo que la gestión de
aprovisionamiento juega un papel muy importante, ya que los inventarios
constituyen el factor fundamental para las ventas, y las ventas resultan
primordiales para la obtención de utilidades.
Los inventarios representan una base fundamental en la toma de decisiones
dentro de cualquier organización, estos permiten el buen desenvolvimiento de la
misma. Es necesario que toda empresa realice sus procedimientos en función de
garantizar que sus inventarios están libres de posibles hurtos, maniobras
fraudulentas o mal manejo en su utilización.
Los inventarios representan una cuenta de activo corriente y los podemos definir
“Como todos los recursos tangibles representados por la existencia de
mercaderías, materias primas, productos en proceso, productos terminados
y otros, los cuales son destinados a la comercialización, a la producción de
bienes y servicios o a la realización de otras operaciones de la
organización.”
INTRODUCCIÓN.
La situación financiera de una entidad es el elemento esencial para cualquier
análisis económico y sirve de partida a directivos para la toma de decisiones en
materia de gestión y administración crediticia; siendo de suma importancia para
la planificación económica a corto y mediano plazo.
La constante evolución y desarrollo de las finanzas, hacen que en el mundo
sea un reto permanente para quien debe aplicar su utilidad. Los hombres de
negocio por necesidad deben enjuiciar las causas y los efectos de la gestión de
la empresa, siendo este el principal punto de partida para la toma de decisiones
en el proceso de administración de la empresa. Como consecuencia de estos
cambios el empresario de hoy tiene que saber administrar eficientemente los
recursos y mercancías con que cuenta, además de manejar sus inventarios
adecuadamente, manteniendo el stock de acuerdo a sus necesidades y
evitando la inmovilización de recursos, ya que esta es una de las causas que
atenta contra el desbalance financiero.
Para la economía, es vital la utilización y adecuación a nuestras condiciones de
los métodos más modernos de operación y administración, dentro de ellos la
gestión de inventarios, aparejado a la crisis económica en que está inmerso el
mundo y claro, nuestro país no está ajeno a esta. En la actualidad la
organización se desarrolla en un entorno socioeconómico donde la
incertidumbre de su futuro acecha constantemente al buen funcionamiento de
la empresa. En tal sentido se hace necesario disponer de métodos o
herramientas eficaces para evaluar su gestión y obtener la base necesaria para
realizar cambios en bien de la administración, así como proyectar el
crecimiento presente o futuro de la entidad teniendo en cuenta el nivel de
riesgo que presenta.
El mundo actual se caracteriza por un elevado grado de turbulencia, entendida
esta como la situación cambiante del entorno. Un rasgo de alta incidencia en el
entorno actual es la competencia, ella contribuye a que las organizaciones
desarrollen capacidades para introducirse, mantenerse y ampliarse en el
mercado.
La economía cubana no está ajena a los cambios que se han producido en el
mundo; por ello, es vital la utilización y adecuación a nuestras condiciones de
los métodos más modernos de gestión, dentro de ellos la gestión de
inventarios. Para ello, se impone la necesidad de lograr diversas técnicas y
herramientas que garanticen la eficiencia económica de nuestras entidades
para obtener utilidades en plazos mínimos y tomar decisiones certeras.
La aprobación de los lineamientos de la política económica, en el VI Congreso
del Partido Comunista de Cuba, da inicio al reordenamiento de la política
económica del país; aspectos analizados y evaluados por CASTRO R, Raúl.
(2011) cuando expresó que “…es necesario realizar una valoración sobre el
estado de la economía y los problemas a resolver, teniendo en cuenta los
principales acontecimientos y circunstancias de orden externo e interno
presentes desde el último congreso “1.
Ante la necesidad de métodos que garanticen la eficiencia económica en el
manejo y control de los inventarios y en respuesta al artículo 312 de los
lineamientos económicos sociales del Partido y la Revolución (2011), donde se
señala que: ““ejercer un efectivo control sobre la gestión de compras y la
rotación de los inventarios en toda la red comercial, tanto mayorista como
minorista, con vista a minimizar la inmovilización de recursos y las pérdidas2;
se realiza esta investigación en la Empresa de Comercio y Gastronomía,
producto de sus saldos de inventarios ociosos, exceso de stock y una mala, por
lo que se hace necesario implementar medidas organizativas y de gestión para
mejorar esta situación que atenta contra la salud financiera de la entidad.
Por lo que se plantea como objetivo general: aplicar técnicas de
administración de inventarios partiendo de un análisis económico financiero
que permita que se controlen eficientemente los inventarios en la Empresa de
Comercio y Gastronomía.
1 CASTRO R. “Informe Central al Sexto Congreso del PCC”, Periódico Granma, 16 de Abril de
2011, p. 2.
2 Lineamiento de la política económica y social del Partido y la Revolución. La Habana. Cuba.
2011. Artículo No. 312. p. 38.
MARCO TEÓRICO.
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados
en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el
problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de
escasez que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y
alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. El
inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro
del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. La
formulación de una política de inventario para un departamento de almacén
depende de la información respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades
de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, los que se
mantienen en todos los artículos inventariados, así como establece resguardo
físico adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario
debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y de robos.
Definiciones de inventarios.
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados
o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La
base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así
como también conocer al final del período contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las
partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda
aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.
Son varias las definiciones de inventario, entre ellas:
Para (SCHROEDER, 1992), un inventario es una cantidad almacenada de
materiales que se utilizan para facilitar la producción o satisfacer las demandas
del consumidor.
En las Normas Cubanas de Información Financiera (NCIF) se plantea que el
inventario representa el valor de las existencias de recursos materiales
destinados al consumo de la entidad o a su comercialización (CUBA, 2005).
Para (ALVAREZ-BUYLLA, 2006) es un conjunto de recursos o mercancías en
buen estado que se encuentran almacenados con el objetivo de ser utilizados
en el futuro.
Desde el punto de vista jurídico, la palabra inventario se refiere al método
utilizado en la determinación, por enumeración y conteo, de todos los bienes
que posea una persona o una empresa… En cambio, desde el punto de vista
contable tiene un sentido más limitado, al referirse sólo a las cosas u objetos
que posee la empresa con ánimos de vender (VILLA QUINTERO, 2008).
Para la autora de esta investigación el inventario es el conjunto de mercancías
o artículos que tiene la empresa para comerciar con terceros, para la compra y
venta, o la fabricación antes de venderlos, en un período económico
determinado. Está constituido por bienes tangibles que se tienen para la venta
en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior comercialización.
El inventario se localiza en varios puntos del proceso productivo, con flujos que
interconectan un punto de abastecimiento con otro. La tasa a la cual una
existencia se puede surtir nuevamente es la capacidad de oferta, y la tasa a la
cual se agota es la demanda. Si la demanda excede a la oferta, el nivel de
inventario bajará hasta que las tasas se equilibren o hasta que este se agote; si
la oferta supera la demanda, el nivel de inventario aumentará. La cantidad de
inventario se comporta de manera cíclica: comienza en un nivel alto, y la
cantidad se reduce conforme se sacan las unidades; cuando el nivel baja, se
coloca una orden, que, al recibirse, eleva de nuevo su nivel. Se controla con el
tiempo y la cantidad de cada orden (GALLAGHER, 2005).
La contabilidad de los inventarios:
El inventario representa uno de los activos más importantes en muchas
empresas; además, constituye la mayor parte de la fuente de ingresos, tanto de
las empresas comerciales como industriales, de modo que influye
significativamente en el resultado de un período y en la situación financiera de
una empresa, y es, por lo general, el activo circulante mayor en su balance
general (VILLA QUINTERO, 2008).
Los cuatro métodos de costeo utilizados generalmente son:
Costo unitario específico: Se conoce también como el método de
identificación específica o costo de factura específica. Es utilizado por
las empresas que negocian con artículos que se pueden identificar de
forma individual, pero no es práctico para artículos que tengan
características comunes. Generalmente se utilizan en inventarios con
altos costos unitarios y relativamente pocos movimientos.
Costo promedio: Se basa en el costo promedio del inventario durante el
período. Se determina dividiendo el costo de las mercancías disponibles
para la venta (inventario inicial más las compras) entre el número de
unidades disponibles. Para la determinación del costo promedio se
siguen tres variantes:
Costo promedio aritmético simple: El costo unitario se determina
sumando los costos unitarios de cada entrada y se divide entre la
cantidad de entradas. Esta variante presenta la desventaja que
para la determinación de los costos promedios no tiene en cuenta
la cantidad de unidades de cada compra. Por ello, cuando se
presentan diferencias entre las cantidades de cada lote, no es
recomendable su uso.
Costo promedio ponderado: Cuando se utiliza, el costo promedio
se determina dividiendo el costo de las mercancías disponibles
para la venta entre la cantidad de unidades disponibles.
Costo promedio móvil: Para aplicarlo se determina un costo
promedio después de cada entrada, a partir de la relación del
costo de las mercancías en existencias; las salidas se valoran
tomando como base el último costo promedio calculado.
Costo primeras en entrar primeras en salir (PEPS): Con este método la
empresa tiene que mantener un registro del costo de cada unidad de
inventario comprado. Los costos unitarios usados para calcular el
inventario final pueden ser diferentes de los usados para el cálculo del
costo de las mercancías vendidas. Los primeros costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías
vendidas; el inventario final se basa en los costos de las compras más
recientes. Con el PEPS se presentan los inventarios en el balance
general con los costos más actuales, y es criticado porque durante los
períodos de inflación exagera la utilidad de la entidad.
Costo últimas entradas primeras salidas (UEPS): Depende de las
compras particulares de mercancías. Los últimos costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías
vendidas; esto deja los costos más antiguos en el inventario final. Puede
dar como resultado valuaciones absurdas de los inventarios en el
Balance General porque los precios más antiguos permanecen en el
inventario final. El UEPS es criticado porque permite manipular la utilidad
neta.
Estos métodos constituyen las herramientas para decidir el supuesto de flujo
del costo del inventario que se adoptará en la empresa. Cuál de ellos es mejor
no tiene una respuesta única, pues las entidades tienen motivos y criterios
diferentes para su selección. Cualquier cambio que se haga en su utilización
exige una nota aclaratoria en los estados financieros emitidos por la entidad.
Los dos principales sistemas de registro de inventario son el sistema físico o
periódico y el sistema continuo o perpetuo (HORNGREN, 2003).
1. Sistema de inventario físico o periódico: Al utilizarlo la empresa no
mantiene un registro continuo de las mercancías en existencia. En lugar
de ello, al finalizar el período se hace un conteo físico de las mercancías
en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el
costo del inventario final. Se utiliza para contabilizar partidas de
inventario de bajo costo unitario. Los artículos de bajo costo quizás no
sean lo suficientemente valiosos para merecer el costo de mantener un
registro continuo de las mercancías en existencia. Con este sistema la
empresa registra las compras de mercancías en la cuenta Compras (una
cuenta de gastos). Al finalizar el período el negocio elimina de la cuenta
Inventario el saldo inicial y anota el saldo final, que se determina
mediante un conteo físico.
2. Sistema de inventario continuo o perpetuo: Al utilizarlo, la empresa
mantiene un registro continuo de cada artículo en inventario, de esta
forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo
momento. Los registros perpetuos son útiles para preparar estados
financieros mensuales, trimestrales u otros estados intermedios. La
empresa puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener un conteo
físico de las mercancías. Este sistema proporciona un control más alto
que el sistema periódico, debido a que la información del inventario
siempre está actualizada; por tanto, las empresas usan el sistema
perpetuo para inventarios con alto costo unitario.
Las compras de mercancías se registran mediante un débito a la cuenta
Inventarios. Cuando la empresa realiza una venta se realizan dos asientos
contables: uno para registrar la venta en la forma usual, y otro para fijar el costo
de venta y disminuir la cantidad de inventario. El débito a Inventarios (por las
compras) y el crédito (por las ventas), es para mantener un registro actualizado
de las existencias disponibles; por tanto, no se necesitan asientos de ajuste al
final del período.
De forma general, en ambos sistemas se utiliza la cuenta Inventarios, sin
embargo, su modo de empleo es diferente en cada uno; el tratamiento de las
compras, ventas, descuentos, devoluciones, así como la determinación del
costo de venta, también lo son. Aunque en ellos se pueden emplear los
distintos métodos de valoración de los inventarios, sus diferencias son varias.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compras
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en tránsito
Mercancías en consignación
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la
fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control
de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método
especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable
cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y
Pérdidas directamente.
En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el
período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que
forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en
esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos,
Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance
general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de
Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el
fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por
cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la
cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no
entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por
la Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también
tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las
devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el
exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la
empresa comppero que, por razones de distancia o cualquier otra
circunstancia, aún no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este
tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no
es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por
la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de
propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas
hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y
corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las
compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas
Brutas en Ventas de ese período.
Gestión de los inventarios:
Partiendo de que los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas
son necesarias para las utilidades, se deduce que la base de toda empresa
comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del
manejo del inventario por parte de la misma. Su objetivo se basa en proveer o
distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos
a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos o
pérdidas de los mismos. Satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto
la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. Es
evidente destacar que los inventarios consumen una cantidad importante de los
recursos financieros totales de una empresa. Por tanto, la correcta gestión de
los mismos supone también conocer el volumen de circulante necesario para
su mantenimiento y realizar previsiones de tesorería más acertadas, de ahí que
la gestión del inventario reseña el valor de la cantidad de inventario que se
convendría conservar, la fecha en que se colocarán las órdenes y la cantidad
de unidades que se deberá ordenar cada vez. Con relación a lo anterior Lucas
Morera M., (2002), señaló, “la administración de inventarios es la eficiencia en
el manejo adecuado del registro, la rotación y evaluación del mismo de acuerdo
a como se clasifique ya que a través de esto determinaremos los resultados
(utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la
situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o
mantener dicha situación”. 3 “La administración del inventario” 4, en general, se
centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cantidad de unidades que corresponderían ordenarse (o producirse) en un
momento determinado.
2. Momento en que debería ordenarse (o producirse) el inventario.
3 MORERA M., Lucas. “Control de inventario”. [En línea] 2002. Disponible en internet:
http://www.monografias.com. (Consultado el 16 de marzo de 2015). p. 5.
4 WESTON, T. F., (2006). “Fundamentos de Administración Financiera”, La Habana: Editorial
Félix Varela, Vol. I., p. 560.
3. Los artículos del inventario que merecen una atención especial.
4. Protección contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
La adecuada administración de los inventarios requiere de una estrecha
relación entre los departamentos de ventas, de compras, de producción y
finanzas. En este contexto el financista debe vigilar los niveles de inventarios
en toda su magnitud para que la empresa no implique sus fondos en
inventarios excesivos, frenando la cantidad de dinero que debe comprometerse
en éstos. El objetivo de la administración del inventario se sustenta en
minimizar las inversiones y hacer frente a la demanda del producto, facilitando
las funciones productivas, de servicio y de venta. En la determinación de los
niveles adecuados de inversión en los inventarios se hace necesario considerar
diversos factores los cuales es conveniente tomar en cuenta para cada uno de
los elementos que los componen. Dentro de los factores influyentes en la
administración de los inventarios se tienen:
La Norma de Consumo.
El intervalo de tiempo en que se efectúa los consumos.
El tiempo de demora para recepción.
Clasificación y control de productos recibidos.
Técnicas de administración del inventario:
Para la administración de los inventarios se requiere utilizar diferentes técnicas,
las más utilizadas serian: 5
1.- Determinación del tipo de control necesario. El sistema ABC. La mayoría de
las empresas manufactureras virtualmente confrontan miles de artículos de
diferente inventario. Muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo,
en tanto que otros son bastantes costosos y representan gran parte de la
inversión de la empresa. Algunos artículos de inventario, aunque no se creen
especialmente costosos rotan lentamente y en consecuencia exigen una
5 Anónimo. Gestión Financiera. [En línea] 2008. Disponible en internet:
http://www.educatur.nh.co.cu/. (Consultado el 16 de marzo de 2015). p. 10.
inversión considerable, otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad,
rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente
baja. Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe
analizar cada uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.
1. El sistema ABC:
Una empresa que emplea este sistema debe dividir su inventario en tres grupos
A, B, C. En los productos “A” se concentra la máxima inversión grupo “B” está
formado por los artículos que siguen a los “A” en cuanto a la magnitud de la
inversión. Al grupo “C” lo componen en su mayoría, una gran cantidad de
productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su
inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y
tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los
productos A debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión
comprendida, en tanto los productosB” y” C “estarían sujetos a
procedimientos de control menos estrictos.
2. Modelo básico de Cantidad Económica de Pedido. (CEP):
Una de las herramientas sofisticadas que se cita más comúnmente para
determinar el monto óptimo de pedido para un artículo de inventario es el
modelo de cantidad económica de pedido (C E P) Este modelo bien podría
utilizarse para controlar los artículos en los que la empresa tiene mayor
inversión. Tiene en cuenta diferentes costos financieros y de operación y
determina el monto de pedido que minimice los costos de inventario de la
empresa.
La CEP es una técnica sofisticada de control de inventario y es la más
importante, para ilustrar la naturaleza financiera de una decisión acerca del
monto de un pedido. El modelo CEP es aplicable no solamente para determinar
los pedidos de monto ventajoso para inventario, sino que también puede
utilizarse fácilmente para determinar la mejor cantidad de producción.
3. “Punto de reorden:
Se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debe
mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de
unidades que se deberá ordenar cada vez. Para administrar este se debe
analizar las veces que rota para determinar si es necesario aumentarse o
disminuirse la inversión promedio en estos.” 6
“Para determinar la inversión en los inventarios existen algunas causas, como:
El nivel de ventas.
La duración y la tecnología en el proceso productivo.
La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estacionales.
La moda o estilo.” 7
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de
ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u
obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad. Todos
estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar
presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un
sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los
inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las
compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los
elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Control contable: Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas
computarizados, el tipo de control se realizará dependiendo del tamaño
de la empresa y el proceso productivo en su caso.
6 Ídem. p. 13.
7 WESTON, T. F., (2006). “Fundamentos de Administración Financiera”, La Habana: Editorial
Félix Varela, Vol. I., p.570.
Control físico: Debe ser seguro y eficiente para ello cumplirá con ciertos
requisitos como la fácil localización y un lugar de almacenamiento
apropiado.
Control del nivel de ingresos de inversión: Es el que tiene que ver con el
aspecto financiero. Este se determina en base a las políticas de ventas,
producción y finanzas, este control tiene mucho que ver con la
productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijación de
políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes
interesadas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando
con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Desde el punto de vista financiero el control de los inventarios resulta de
gran importancia, por constituir estos el dinero inmovilizado, que
naturalmente incide sobre la liquidez de la empresa
Importancia de la administración del inventario:
Desde un punto de vista teórico, la utilidad del capital de trabajo se centra en
su capacidad para medir el equilibrio patrimonial de la entidad, toda vez que la
existencia de un capital de trabajo positivo (activo corriente mayor que el pasivo
corriente) acredita la existencia de activos líquidos en mayor cuantía que las
deudas con vencimiento a corto plazo. En este sentido, puede considerarse
que la presencia de un capital de trabajo negativo puede ser indicativo de
desequilibrio patrimonial. Todo ello debe ser entendido bajo la consideración de
que esta situación no afirma la situación de quiebra o suspensión de pagos de
la entidad contable.
El análisis complementario del período medio de maduración, así como del
plazo concreto de vencimiento de las deudas a corto plazo y disponibilidades
de medios, complementará el adecuado estudio de la situación patrimonial
puesta de relieve en el balance de situación. (De Wikipedia, la enciclopedia
libre)
La administración de capital de trabajo se refiere al manejo de todas las
cuentas corrientes de la empresa que incluyen todos los activos y pasivos
corrientes, de tal manera que se mantenga en un nivel aceptable, este es un
punto esencial para la dirección y el régimen financiero.
La administración de los recursos de la empresa es fundamental para su
progreso, porque es este el que nos mide en gran parte el nivel de solvencia y
asegura un margen de seguridad razonable para las expectativas de los
directivos y administradores.
Los principales activos circulantes a los que se les debe poner atención son la
caja, los valores negociables e inversiones, cuentas por cobrar y el inventario,
ya que estos son los que pueden mantener un nivel recomendable y eficiente
de liquidez sin conservar un alto número de existencias de cada uno, mientras
que los pasivos de mayor relevancia son cuentas por pagar, obligaciones
financieras y los pasivos acumulados por ser estas las fuentes de
financiamiento de corto plazo.
Los pilares en que se basa la administración del capital de trabajo se sustentan
en la medida en la que se pueda hacer un buen manejo sobre el nivel de
liquidez, ya que mientras más amplio sea el margen entre los activos corrientes
que posee la organización y sus pasivos circulantes mayor será la capacidad
de cubrir las obligaciones a corto plazo, sin embargo, se presenta un gran
inconveniente porque cuando exista un grado diferente de liquidez relacionado
con cada recurso y cada obligación, al momento de no poder convertir los
activos corrientes más líquidos en dinero, los siguientes activos tendrán que
sustituirlos ya que mientras más de estos se tengan mayor será la probabilidad
de tomar y convertir cualquiera de ellos para cumplir con los compromisos
contraídos.
El objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar
cada uno de los activos y pasivos corrientes de la empresa. Se dice que a
mayor riesgo mayor rentabilidad, esto se basa en la administración del capital
de trabajo en el punto que la rentabilidad es calculada por utilidades después
de gastos frente al riesgo que es determinado por la insolvencia que
posiblemente tenga la empresa para pagar sus obligaciones.
Un concepto que toma fuerza en estos momentos es la forma de obtener y
aumentar las utilidades, y por fundamentación teórica se sabe que para obtener
un aumento de estas hay dos formas esenciales de lograrlo, la primera es
aumentar los ingresos por medio de las ventas y en segundo lugar
disminuyendo los costos pagando menos por las materias primas, salarios, o
servicios que se le presten, este postulado se hace indispensable para
comprender como la relación entre la rentabilidad y el riesgo se unen con la de
una eficaz dirección y ejecución del capital de trabajo.
"Entre más grande sea el monto del capital de trabajo que tenga una empresa,
menos será el riesgo de que esta sea insolvente", esto tiene fundamento en
que la relación que se presenta entre la liquidez, el capital de trabajo y riesgo
es que si se aumentan el primero o el segundo el tercero disminuye en una
proporción equivalente.
Ya considerados los puntos anteriores, es necesario analizar los puntos claves
para reflexionar sobre una correcta administración del capital de trabajo frente
a la maximización de la utilidad y la minimización del riesgo.
Naturaleza de la empresa: Es necesario ubicar la empresa en un contexto de
desarrollo social y productivo, ya que el desarrollo de la administración
financiera en cada una es de diferente tratamiento.
Capacidad de los activos: Las empresas siempre buscan por naturaleza
depender de sus activos fijos en mayor proporción que de los corrientes para
generar sus utilidades, ya que los primeros son los que en realidad generan
ganancias operativas.
Costos de financiación: Las empresas obtienen recursos por medio de los
pasivos corrientes y los fondos de largo plazo, en donde los primeros son más
económicos que los segundos.
En consecuencia la administración del capital de trabajo tiene variables de gran
importancia que han sido analizadas anteriormente de forma rápida pero
concisa , cada una de ellas son un punto clave para la administración que
realizan los gerentes , directores y encargados de la gestión financiera, es
recurrente entonces tomar todas las medidas necesarias para determinar una
estructura financiera de capital donde todos los pasivos corrientes financien de
forma eficaz y eficiente los activos corrientes y la determinación de un
financiamiento óptimo para la generación de utilidad y bienestar social.
La administración del capital de trabajo, es importante por varias razones ya
que los activos circulantes de una empresa típica industrial representan más de
la mitad de sus activos totales. En el caso de una empresa distribuidora
representan aún más. Para que una empresa opere con eficiencia es necesario
supervisar y controlar con cuidado las cuentas por cobrar y los inventarios.
Para una empresa de rápido crecimiento, esto es muy importante debido a la
que la inversión en estos activos puede fácilmente quedar fuera de control.
Niveles excesivos de activos circulantes pueden propiciar que la empresa
obtenga un rendimiento por debajo del estándar sobre la inversión. Sin
embargo, las empresas con niveles bajos de activos circulantes pueden incurrir
en déficit y dificultades para mantener operaciones estables.
En el caso de las empresas más pequeñas, los pasivos circulantes son la
principal fuente de financiamiento externo. Estas empresas simplemente no
tienen acceso a los mercados de capital a más largo plazo, con la excepción de
hipotecas sobre edificios. Las decisiones del capital de trabajo tienen sobre la
naturaleza global de riesgo- rendimiento y el precio de las acciones de la
empresa.
Para determinar la forma correcta, o el nivel de activos circulantes óptimo la
administración debe considerar la interacción entre rentabilidad y riesgo, al
hacer esta evaluación es posible realizar tres supuestos: que la empresa es
manufacturera, que el activo circulante es menos rentable que el activo fijo y
que los fondos a corto plazo son menos costosos que los de largo plazo.
Cuando mayor sea la razón o índice de activo circulante a total, tanto menos
rentable será la empresa y por tanto menos riesgosa. O cuando mayor sea la
razón de pasivo circulante a activo total, tanto más rentable y más riesgosa
será la empresa. Dado que el capital neto de trabajo puede considerarse como
parte del activo circulante de una empresa financiado con fondos a corto y
largo plazo se asocia directamente a la relación rentabilidad - riesgo y capital
neto de trabajo. (Giovanny E. Gómez GESTIÓN FINANCIERA01 / 2001)
El control eficaz del Capital de Trabajo es una de las funciones más
importantes de la gerencia financiera. Esto está dado por diversas razones,
como en la relación estrecha que existe entre el crecimiento de las ventas y el
del activo circulante. Otro aspecto es el tamaño de las cuentas de Capital de
Trabajo, sobre todo, las cuentas por cobrar y los inventarios, además el pasivo
circulante que representa una fuente importante de financiamiento a corto
plazo, otra razón, es entre el manejo eficaz del Capital de Trabajo.
El análisis del Capital de Trabajo es un factor clave para la administración,
dentro del campo de la Gestión Financiera, es fundamental analizar cómo se
han comportado las partidas corrientes. Es necesario conocer a fondo las
causas que han creado los niveles de Capital de Trabajo de un peodo a otro.
En la mayoría de las empresas, los flujos o entradas, y los desembolsos o
salidas de efectivo no se hayan sincronizadas; por ello es necesario contar con
cierto nivel de Capital de Trabajo. Las salidas de efectivo resultante de pasivos
a corto plazo, son hasta ciertos puntos imprescindibles, la misma predictibilidad
se aplica a los documentos y pasivos acumulados por pagar. Entre más
predecibles sean las entradas de caja, tanto menos Capital de Trabajo
requerirá una empresa.
El control, administración y gestión de inventario:
El inventario lo constituyen todos los bienes adquiridos por una empresa con la
finalidad exclusiva de destinarlos a la venta. Los artículos incluidos en este
renglón deben estar registrados a su precio de costo, al precio existente para
ese momento en el mercado, si es menor que el costo. En el caso de una
empresa comercial, estar representado por la existencia de mercancías para la
venta de una fecha determinada, en cambio, en el caso de una empresa
industrial estar representado por el inventario de materias primas, productos en
proceso e inventarios de productos terminados.
Normalmente la empresa opera en un ambiente que impone limitaciones
financieras importantes en los inventarios, para determinar el requerimiento de
caja de la empresa, el inventario debe rotarse con prontitud, ya que mientras
más rápida sea la rotación de este, menor es el monto que debe invertir la
empresa en el inventario para satisfacer una demanda dada de mercancías.
Este objetivo financiero a menudo está en conflicto con el objetivo de la
empresa mantener inventarios suficientes para minimizar la escasez de
inventario y satisfacer las demandas de producción. La empresa debe
determinar el nivel óptimo de inventarios que concilie estos dos objetivos en
conflicto.
Varios aspectos del inventario requieren preparación detallada, uno de ellos se
refiere a diferentes tipos de inventario. Otro está relacionado con los diferentes
enfoques acerca del nivel más adecuado de inventario que se mantiene en
ciertas áreas funcionales de la empresa. Un tercero es la relación entre el nivel
de inventario y la inversión financiera requerida. Cada uno de estos tres
aspectos del inventario se evalúa por separado.
Se debe mantener inventario suficiente para protegerse de cambios bruscos en
la demanda y de variaciones en el nivel de producción, pero a su vez se
pretende minimizar la inversión en inventarios dados los costos tangibles e
intangibles que supone el mantener recursos en existencias.
Sobre el particular, en el libro "Fundamentos de Administración Financiera",
Weston plantea: "... el inventario debe rotarse con prontitud, ya que mientras
más rápida sea la rotación de este, menor es el monto que debe invertir la
empresa en el inventario para satisfacer una demanda de mercancías...”, "...
Este objetivo financiero a menudo está en conflicto con el objetivo de la
empresa que es mantener inventarios suficientes para minimizar la escasez de
estos y satisfacer las demandas... "
El logro en el equilibrio entre los costos de mantener y de ordenar inventario es
una parte esencial de la gestión del inventario, lo cual da como resultado el
nivel óptimo de estos para mantener las operaciones de la empresa. Con vistas
a lograr este objetivo muchos teóricos han elaborado modelos matemáticos
que ofrezcan criterios para la toma de decisiones como el modelo del tamaño
económico de lote con sus diferentes variantes, (con agotamiento permitido, sin
agotamiento), al que se han hecho aportes significativos desde su invención
por F. Harris en 1915. Este modelo es también conocido como fórmula de
Wilsón.
Cada autor relaciona la gestión de los inventarios con los costos asociados,
entre los que se destacan el costo de mantenimiento y el costo de ordenar,
dando diferentes sinónimos sin perder la esencia del significado. También se
habla del punto de reorden, la demanda (conocida o desconocida, dependiente
o independiente), tiempo de entrega y abastecimiento.
Respecto al inventario de seguridad Gupta en la obra "Decisions by the
numbers" lo define como el inventario que es consumido a una tasa constante.
Al tratar este concepto constituye la base para el control racional del inventario,
circunscribiendo su análisis en esta acepción.
En la empresa se manifiestan las cuestiones antes expuestas y que son
susceptibles de perfeccionamiento y en algunos casos de implantación, con la
aplicación creadora y acertada a nuestras condiciones de los métodos y
procedimientos más sofisticados conocidos hasta ahora. Todo ello debe
contribuir al alcance de una mayor eficiencia en el aprovechamiento de los
recursos disponibles en correspondencia con la política económica del país.
Métodos organizativos de inventario:
Los métodos organizativos varían de acuerdo a las actividades que se realizan
en las entidades, no obstante, existen principios de carácter general que son
aplicables, como son:
-Que los documentos comerciales (Contratos, solicitud de compra, etc.)
contengan la firma del funcionario autorizado a estos efectos.
-Que no coincida en los mismos funcionarios la facultad de firmar la solicitud de
compra o contratos de suministros, con la de firmar informes de recepción,
ordenes de despacho o vales de entregas.
-Dejar constancia en todo expediente de pago de las solicitudes de las
personas que intervienen en solicitud de compra, informe de recepción, factura
y documentos bancarios
-Debe elaborarse relación de personas facultadas para solicitar productos, así
como para aprobar entregas y transferencias entre almacenes. En esta relación
deberá consignarse la firma de estos funcionarios.
-Que los productos en el almacén cuenten con tarjetas de estiba y que las
anotaciones en las mismas se realicen al momento de realizar los movimientos.
-Los submayores de inventarios deben ser operados por contabilidad en físico
y valor.
En el caso especial de las empresas comercializadoras del MINCIN como es la
Empresa Municipal de Comercio y Gastronomía, en sus medidas organizativas
para la adquisición, control y venta de inventario, se incluyen otros tipos que
permiten disminuir (si se explotan eficientemente) los stocks innecesarios y los
costos de almacenamiento, estos métodos son:
• Reunión semanal del SACI (orientado por el MINCIN) con el objetivo de
conocer el inventario existente y la necesidad de compra real de acuerdo al
nivel de actividad y el plan de ventas, en la parte de Gastronomía.
• Reunión mensual del Comité de Compras para determinar las necesidades de
mercancías para la venta (industriales y mercados paralelos), para la parte de
Comercio.
• Control periódico de las fechas de producción y vencimiento de los productos
por la parte de calidad para evitar posibles deterioros y mermas fuera de las
normas establecidas, que encarecen los costos de almacenamiento.
Reunión provincial de distribución y compras, con las entidades del propio
organismo, tiene como fin garantizar las mercancías necesarias para el
cumplimiento de las ventas, y un control eficiente de las compras.
Valoración de los inventarios:
Los inventarios deben estar valorados a precio de costo o adquisición.
De acuerdo al precio en que se reciben los inventarios y la forma más
conveniente en cada caso. Se pueden adoptar diferentes formas de
contabilizarlos como son
a) Inventarios para insumir, estos inventarios se reciben:
a) A precio de costo más recargo.
b) A precio de población menos descuento comercial.
En estos casos se puede optar por dos variantes.
-Incluir el recargo o descuento comercial en el precio del producto.
-Habilitar subcuentas o análisis (Para controlar por separada el precio del
producto del de recargo o el descuento comercial correspondiente).
En caso de habilitar subcuentas o análisis de recargo o el descuento comercial
puede ajustarse utilizando un coeficiente el cual se aplica al consumo.
b) Inventarios de producción terminada.
Estos inventarios se valoran al costo real de producción parta lo cual utilizan
diferentes métodos y para lo cual cada entidad debe elaborar su propio sistema
de costo,
c) Mercancías para la venta.
Las empresas comerciales de bienes de consumo contabilizan sus inventarios
de mercancías a precio de venta a la población y en la actividad de
gastronomía las mercancías para la venta se analizan en:
-Mercancías para elaborar.
-Mercancías listas para la venta.
En la cuenta de mercancías para elaborar se registran los movimientos de las
mercancías que se utilizan en la elaboración de alimentos, ya que esta realiza
la función de las cuentas de materias primas y materiales y la de producción
terminada en esta actividad. En la cuenta de mercancías listas para la venta se
contabilizará todo el movimiento de las mercancías que no requieren de un
proceso previo de elaboración para ser vendidas, (Ej. Tabacos y cigarros,
confituras, bebidas alcohólicas, cervezas, refrescos, etc.). En ambos casos las
mercancías para las ventas se contabilizan a precio de adquisición y en la
cuenta de descuento comercial se contabiliza el descuento concedido por el
proveedor.
APLICACIÓN DE TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO.
Caracterización de la Empresa de Comercio y Gastronomía:
La Empresa Municipal de Comercio Minorista y Gastronomía, que tiene como
objeto prestar servicios gastronómicos y de alojamiento, comercializar
mercancías, productos industriales y vender en el tiempo establecido y
eficientemente los productos de la canasta básica, además, garantizar el servicio
de alimentación a los organismos para sus eventos planificados.
Análisis de la situación actual que presenta el inventario y su
administración:
En el análisis financiero de la Empresa de Comercio y Gastronomía una de las
aristas más polémicas resulta ser el inventario o stock, ya que alrededor de este
redunda todo el resultado económico de las misma, teniendo en cuenta que
durante el año que analizamos los materiales, mercancías e insumos tuvieron la
tendencia a crecer, lo que frenó considerablemente el desarrollo financiero de la
entidad, esto afectó sus resultados integrales e inmovilizó gran cantidad de
recursos que en almacén o en las unidades de base representan el stock
existente, y por consiguiente el costo de aprovisionamiento o almacenamiento se
elevó, siendo esto también causa para incrementar los gastos operacionales, ya
que las empresas del tipo que nos ocupa, deben trabajar con el mínimo de
inventario de mercancías comercializables a más tardar en sesenta días.
Por tanto, el equilibrio financiero a corto plazo se logrará cuando, por una parte,
se genera el dinero suficiente y en el momento oportuno; por otra parte, el
equilibrio anterior debe llevar aparejado que la empresa tenga una inversión de
sus materiales e insumos corrientes en la medida adecuada, de forma que no
mantenga un exceso que implique recursos ociosos, o un defecto que no permita
una posible expansión o el ahorro de costos adicionales. En tal sentido el
análisis de los inventarios reviste gran importancia, teniendo en cuenta que la
inversión en estas partidas del activo circulante representa aplicaciones de
recursos que se transforman en ventas o producción mercantil de la empresa.
Descripción de las técnicas de administración del inventario:
Sistema ABC
El Sistema ABC de control de inventario es muy utilizado en la actualidad por las
empresas ya que permite clasificar el inventario en tres grupos A, B y C. Los
artículos A son aquellos en los que se tiene la mayor inversión, consiste en el 20
% de los artículos que adsorben el 90 % de la inversión de la empresa, son los
más costosos o rotan más lentamente. El grupo B, son los artículos siguientes
en términos de costos, representa el 30 % de los artículos que requieren el 8 %
de la inversión de la empresa; el grupo C consiste en un gran número de
artículos que representan la inversión más pequeña de la entidad,
aproximadamente el 50 % de todos los artículos del inventario, pero corresponde
solo al dos por ciento de la inversión de la empresa en el inventario.
Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventarios debe
analizar cada uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.
Al dividir estos inventarios en artículos A, B y C permite a la entidad determinar
el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventarios necesarios. En el
caso del control de los artículos de tipo ¨ A ¨ debe ser riguroso e intensivo por
razón de la inversión considerable que es necesaria para estos. En el caso de
los artículos B y C, en ellos se pueden utilizar técnicas de control menos
sofisticadas y su nivel se puede revisar con menos frecuencia que los artículos
clasificados en el grupo A.
El Sistema ABC aunque no es perfecto da la medida o necesidad de control
priorizada a ciertos tipos de inventarios de acuerdo a la inversión utilizada en
ellos, es un método excelente para determinar el grado de intensidad de control
que se debe tener o dedicar a cada artículo del stock existente en la empresa.
Cantidad económica de pedido
Este modelo es una herramienta sofisticada que se sita comúnmente en
nuestros análisis económicos, con el objetivo de determinar el monto óptimo de
pedido para un artículo de inventario, esta técnica bien puede utilizarse para
controlar los artículos clasificados en el grupo ¨ A ¨ de la empresa. Tiene en
cuenta diferentes costos financieros, de operación y determina el monto de
pedido que minimice los costos de inventario de la empresa. El modelo de
cantidad económica de pedido (CEP), hace tres suposiciones básicas, las cuales
se ilustra a continuación:
Primero: Supone que la empresa sabe con certeza cuál es la utilización anual de
un determinado artículo de inventario.
Segundo: La frecuencia de utilización del inventario no varía con el tiempo.
Tercero: Los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de
inventarios se reciben en el momento exacto en que los inventarios de agotan.
El estudio del modelo de cantidad económica de pedido (CEP) abarca los costos
básicos que se incluyen, el sistema matemático y defectos del modelo, lo que se
detalla en la determinación de los costos básicos, de pedido, de mantenimiento
de inventario y los costos totales.
Para llegar a la cantidad económica de pedido se puede aplicar una fórmula a un
artículo dado del inventario, se deben calcular todos los costos que influyen en
este modelo, los cuales son:
Costo de pedido = S. R / Q
Donde:
S = costo de colocar un pedido
R = cantidad de unidades requeridas en el periodo.
Q = cantidad de pedido
Esta fórmula mide el costo de pedido de un artículo determinado, ya que el costo
de pedido se puede expresar como el producto de número de pedidos y el costo
por pedido.
Costo de inventario = C.Q / 2
El costo de inventario se ha definido como el inventario promedio de la empresa
multiplicado por el costo por periodo de mantener una unidad en inventario.
Costo Total = S. R / Q + C. Q/2
Donde C = costo de mantenimiento de inventario por unidad del periodo.
En este caso la fórmula mide el costo total y se obtiene el resultado combinando
las expresiones de costo de pedido y costo de mantenimiento de inventario.
Todas estas conducen a la fórmula general para obtener la CEP, la cual es la
que sigue:
2 RS
Q = Û……. (Formula general para el cálculo de CEP)
C
Punto de reorden
El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que
se debe colocar una orden.
Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas * consumo semanal
Cuando existen mercancías en tránsito (Son los productos que se han pedido
pero que aún no llegan y entran al inventario)
Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en
tránsito
Aplicación de las técnicas de administración del inventario:
Determinación del tipo de control necesario: El Sistema ABC.
En el análisis efectuado aplicando la técnica ABC, se clasificaron los tipos de
productos de acuerdo a la importancia para la actividad fundamental de la
empresa y a la vez teniendo en cuenta el grado de inversión de la entidad en
estos inventarios lo que arrojó el resultado de la tabla que se muestra a
continuación.
Al analizar el inventario de acuerdo al Sistema ABC, para determinar el tipo de
control necesario, se puede observar en la tabla No. 1 (Anexo #1) que en el
grupo se encuentra el inventario de productos industriales y bienes de consumo
por dos razones, primeramente porque son los de mayor importancia financiera
ya que intervienen directamente en la producción mercantil de la entidad y
segundo porque aunque representan el 20 % de los artículos en stock, se
corresponden al 83 % de la inversión en el inventario, como se puede ver en la
tabla 1 (Anexo #1) el costo unitario de inversión de este grupo es el más alto $
481.04 ; esto demuestra que la empresa deberá mantener un control intensivo
de este grupo de artículos por razón de la inversión considerable que
representan y aplicarle las técnicas más sofisticadas de control existentes. Sobre
los artículos del grupo ¨B¨ podemos constatar que se incluyen las mercancías
para elaborar y las listas para la venta, de la actividad de gastronomía, en este
caso los artículos representan el 30 % del inventario y su inversión el 8 %, el
costo unitario de inversión asciende a $ 60.07 por cada uno, muy inferior a los
del tipo ¨ A ¨ esto refiere que se deben controlar con menos rigor aunque por
pertenecer a la actividad fundamental se analizarán periódicamente ya que su
inversión no puede incrementarse sino disminuir o mantenerse; los del Grupo ¨ C
¨ son los materiales y materias primas auxiliares a la actividad fundamental y
solo representan el 1.8 % de inversión con un costo de $ 4.05 por unidad lo que
los sitúa en la última posición pudiendo aplicar (al igual que al B), alguna técnica
menos rigurosa y prestarle un mínimo de atención.
Modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP).
Se propone que este modelo sea el aplicado para controlar los artículos
clasificados en el grupo ¨A ¨, es decir los productos industriales y bienes de
consumo, por su importancia para la entidad lo que fue demostrado a través del
método ABC; en este se debe tener en cuenta diferentes costos financieros y de
operación y determinar el monto de pedido que minimice los costos de
inventario, lo que se muestra en la tabla #2 (Anexo #2).
En la tabla (Anexo #2) se muestra el cálculo por pasos lógicos de los costos que
intervienen en la determinación de la cantidad económica de pedido (CEP),
donde se evidencia que de acuerdo a la cantidad de pedido y el número de este,
el costo de mantenimiento y el costo total crece considerablemente debido al
costo anual de pedido, tanto es así que para la última cantidad de pedido de 1
624 unidades se requiere el costo de mantenimiento anual más bajo de 195.3
MP sin embargo debido a su costo anual se alcanza un costo total ascendente a
9 895.3 MP, teniendo en cuenta que el número de pedido se incrementa a 4
veces.
Observando en la tabla #3 (Anexo # 3) la cantidad económica de pedido, de
acuerdo a la fórmula aplicada, varía en dependencia a la cantidad de pedido, su
costo, el costo de mantenimiento y el inventario promedio, lo que determina que,
si la empresa hace pedidos por 20, 40 y 80 unidades en cada caso, puede
minimizar considerablemente sus costos, y a la vez tiene en cuenta su inventario
promedio anual para no incrementar excesivamente el stock.
Punto de reorden.
Analizando en la tabla #4 (Anexo # 4) el punto de reorden, (tiempo para
ordenar), de acuerdo a la fórmula aplicada, varía de acuerdo a la clasificación
de los tipos de inventarios por el sistema ABC, demostrando que los artículos
clasificados en el grupo A son los que se consumen más rápidamente por lo que
plazo de tiempo semanal es menor, debido a que son los de mayor importancia
financiera ya que interviene directamente en la producción mercantil de la
entidad y segundo porque el costo unitario de este grupo es el más alto.
CONCLUSIONES.
1. Los inventarios representan una base fundamental en la toma de
decisiones dentro de cualquier organización, estos permiten el buen
desenvolvimiento de la misma.
2. La utilización del sistema ABC arrojó que los artículos productos
industriales y bienes de consumo se encuentran en el grupo A por ser los
de mayor importancia financiera y representan el 20% de los artículos en
stock.
3. El modelo cantidad económica varía en dependencia a la cantidad
económica de pedido, de acuerdo a la fórmula aplicada, varía en
dependencia a la cantidad de pedido, su costo, el costo de mantenimiento y
el inventario promedio.
RECOMENDACIONES.
A partir de las conclusiones expuestas se recomienda lo siguiente:
1. Evaluar las propuestas presentadas y aplicarlas en la administración de
inventario para mejorar su gestión económico-financiera de la entidad.
2. Disminuir los inventarios y stock en exceso, para lograr un resultado
favorable en el capital de trabajo y los indicadores financieros de la empresa.
3. Aplicar técnicas y procedimientos utilizados en la investigación para
erradicar las deficiencias en la administración de inventario de la empresa.
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Habana: Editorial Félix Varela, Vol. I.
ANEXOS.
Anexo #1
Tabla #1: Resultados de la técnica ABC para determinar el tipo de control
necesario. Fuente: Elaboración propia. U/M: Unidades y MP.
Anexo #2
Tabla #2: Cálculo de los costos de inventario para llegar a la cantidad
económica de pedido. Fuente: Elaboración propia.
Anexo #3
Tabla #3: Determinación de la cantidad económica de pedido (CEP) Fuente:
Elaboración propia.
Anexo # 4
Tabla #4: Determinación del punto de reorden. (ROP). Fuente: Elaboración
propia.
Clasificación
Tipos de
inventario
Cantidad
de
artículos
en (U)
Consumo
semanal
(1)
Plazo
de
tiempo
(2)
Punto
de
reorden
(1*2)
(3)
Grupo A Productos
industriales y
bienes de
consumo
6498 4530 1 4530
Grupo B Mercancías
para elaborar y
listas para la
venta
9822 2328 4 9312
Grupo C Materias primas
y materiales,
piezas e
insumos
16260 6530 2 13060
Total 32580 13388 7 26902
El problema es que la gente no es perfecta ni mucho menos, y
hay que perfeccionar los sistemas de control para detectar la
primera infracción que se produzca, porque esta es la que
conduce a todas las demás.
Ernesto Che Guevara

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Guerra Román Carlos. (2016, octubre 4). Técnicas de Administración de Inventarios para empresas comercializadoras en Cuba. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/tecnicas-administracion-inventarios-empresas-comercializadoras-cuba/
Guerra Román, Carlos. "Técnicas de Administración de Inventarios para empresas comercializadoras en Cuba". GestioPolis. 4 octubre 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/tecnicas-administracion-inventarios-empresas-comercializadoras-cuba/>.
Guerra Román, Carlos. "Técnicas de Administración de Inventarios para empresas comercializadoras en Cuba". GestioPolis. octubre 4, 2016. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/tecnicas-administracion-inventarios-empresas-comercializadoras-cuba/.
Guerra Román, Carlos. Técnicas de Administración de Inventarios para empresas comercializadoras en Cuba [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/tecnicas-administracion-inventarios-empresas-comercializadoras-cuba/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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