Software documental, herramienta de la competitividad empresarial

Uno de los objetivos de un CEO es convertir las crisis en oportunidades. Lograrlo no es tan difícil como pudiera parecer. Un meticuloso análisis de los procesos empresariales y una oportuna inversión en tecnología de la información pueden convertirse en las claves para incrementar la competitividad.

En momentos como el presente, en el que la crisis financiera global amenaza a muchas corporaciones, la tendencia generalizada es la de mirar con preocupación al exterior y recortar presupuestos en áreas que bien dirigidas pueden ser estratégicas: I+D, Marketing o Formación.

Sin embargo, pueden ser precisamente estas áreas las que ayuden a una compañía a salir reforzada de una crisis y alcanzar valor respecto a su competencia. He ahí la primera oportunidad.

Impresiones: controlando costes

Al tener que atender múltiples desafíos, una empresa, puede dejar de lado ciertos procesos que requieren recursos en cantidades determinadas y generan un significativo incremento de costes. Uno de estos procesos es el relacionado con las impresiones de todo tipo de documentos y comunicaciones. Si los encargados de las corporaciones estuvieran al tanto del gasto de recursos generado por la impresión de documentos en sus organizaciones, probablemente tomarían medidas para solucionarlo.

En buena hora, han surgido soluciones para obtener un control completo de todos los documentos que se imprimen en una empresa y generan Informes completos que evidencian la realidad corporativa en lo concerniente a hardware y suministros. Al emplear una herramienta adecuada para el control de impresión documental, logrará un ahorro de hasta 25% en los gastos orientados a este menester.

Implantación de impresión bajo demanda en una red de oficinas

Generar documentos en cualquier tipo de entorno y optimizar al máximo los tiempos de ejecución son requisitos ineludibles dentro de cualquier corporación. Por cierto, estas acciones son más complejas aún en empresas con redes de oficinas, distribuidas en diferentes puntos.

En este escenario, acceder al formulario correcto, imprimirlo en el acto o permitir a los usuarios su visualización en el monitor, se puede convertir casi en una misión imposible. Para evitar este problema, se puede optar por una solución que implemente un sistema integral de impresión para las diferentes secciones y bajo demanda.

Control de documentos

Otro de los puntos críticos en una compañía es el almacenamiento de documentos para su posible recuperación posterior. Sin un apropiado sistema, podemos arriesgarnos a perder documentación de negocio importante o que termine en manos equivocadas, lo que podría dañar la imagen de la organización.

Una buena solución, debería permitirnos ejercer un control sobre los documentos, pero también facilitar derechos determinados según el usuario, así nos evitaremos sorpresas desagradables cuando intentemos recuperar un documento o visualizamos las modificaciones realizadas.

Entorno web y distribución de documentos

Una de las causas por las que una corporación invierte en la impresión de documentos se debe a que, en la sociedad aún no ha habido un cambio de enfoque en lo concerniente a dichos procesos. La información sobre nuevos servicios, recibos o contratos se siguen enviando a los clientes por correo ordinario, lo que implica clasificación por lotes, impresión de gran cantidad de documentos, gastos en sobres…

Elementos como la e-factura o el DNI electrónico permiten la habilitación de vías alternas de comunicación con la clientela. Procedimientos que se optimizan con el empleo de soluciones que faciliten a los usuarios la creación y visualización inmediata de documentos.

Se recomienda a las corporaciones, el control de los procesos vinculados a las impresiones y considerar la implementación de software documental, ya que pueden reportar más ahorros de los que nos imaginamos.

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Klein André. (2015, julio 16). Software documental, herramienta de la competitividad empresarial. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/software-documental-herramienta-de-la-competitividad-empresarial/
Klein, André. "Software documental, herramienta de la competitividad empresarial". GestioPolis. 16 julio 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/software-documental-herramienta-de-la-competitividad-empresarial/>.
Klein, André. "Software documental, herramienta de la competitividad empresarial". GestioPolis. julio 16, 2015. Consultado el 10 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/software-documental-herramienta-de-la-competitividad-empresarial/.
Klein, André. Software documental, herramienta de la competitividad empresarial [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/software-documental-herramienta-de-la-competitividad-empresarial/> [Citado el 10 de Diciembre de 2016].
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