Frecuentemente la calidad de la toma de decisiones en una empresa se ve influida por la información que se tiene disponible, de modo que en muchas ocasiones no se toma la mejor decisión por carecer de la información necesaria o porque aun contando con esta; no es útil por ser demasiado complicada y que es necesario escudriñar en los datos por lo mismo es difícil de digerir por el tomador de decisión para poder elegir la mejor decisión para la empresa.
La capacidad que tienen las computadoras para extraer información precisa, concisa y relevante, utilizando para ello gestores de base de datos, ha dado lugar a una valoración cada vez mayor de los dispositivos de procesamiento de datos, a estos se les encomienda la tarea de seleccionar, filtrar y presentar la información a los directivos para que se tenga la mejor información para la toma de decisiones.
Los Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS), son hoy en día una herramienta indispensable para las grandes empresas, herramienta que les ayuda en la toma de dediciones de mayor importancia y gracias a la cual muchas empresas han tenido grandes ahorros tanto en tiempo como en dinero sin importar el giro de dichas empresas que va desde empresas financieras, constructoras, manufactureras, de servicios, etc. Es importante para las PyME´s ver el éxito que los DSS le han brindado a esas grandes compañías y como se puede adaptar uno de estos sistemas a los requerimientos de una PyME para obtener el mayor provecho de estos sistemas, para ello es importante mencionar algunas características de los DSS, su definición, sus componentes, los tipos de DSS que existen y algunos otros conceptos relacionados a los DSS.
Comencemos por la Definición.
Scott Morton define al DSS como “Un sistema interactivo basado en computadora el cual ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados” (Gorry y Scout Morton, 1971).
El mismo Scott Morton da otra definición de DSS unos años mas tarde y lo define como “Los Sistemas de Soporte a la Decisión acoplan los recursos intelectuales de los individuos con las capacidades de las computadoras para mejorar la calidad de las decisiones. Es un sistema basado en computadora para los tomadores de decisión que tratan con problemas semiestructurados”. (Keen y Scott Morton, 1978)
Pero la definición más aceptada de un DSS es “Sistema creado para dar soporte a las toma de decisiones en situaciones de decisión semiestruturadas”.
Aquí encontramos que los DSS ayudan a tomar decisiones como su definición lo dice, pero que tipos de decisiones se pueden tomar:
Estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas.
- Decisión Estructurada: Se hace de acuerdo a procesos específicos.
- Decisión no Estructurada: Alto grado de libertad e incertidumbre. Decisiones para las cuales la información que se obtiene de un sistema computacional es solo una porción del conocimiento total requerido para tomar una decisión.
- Decisión semi-estructurada: Existen componentes estructurados (datos fijos, modelos o reglas de decisión), pero la decisión pertenece al humano.
Un DSS se distingue del resto de los sistemas que puede tener un compañía porque lo integran los siguientes elementos: Modelo de decisiones, Base(s) de Datos, Interfaz de usuario y análisis de escenarios What if (¿qué pasaría si?) y Goal seek (búsqueda de meta).
Hablemos un poco sobre los análisis de escenarios, que son y para qué sirven.
Estos escenarios esencialmente sirven para el tomador de decisiones así como para la empresa; para proyectar que pasara en un futuro si se toma tal o cual decisión, un ejemplo claro seria en una entidad financiera, si invierto mas porcentaje de las ganancias que pasaría si el mercado de valores baja o sube, como se verían afectados los resultados de la decisión que se tome con el paso del tiempo.
La Base de Datos es una parte sumamente esencial en un DSS, aquí se encontrara todos los datos actuales e históricos de la compañía, esta base de datos debe estar organizada de una manera sencilla para un acceso fácil de las aplicaciones desarrolladas que servirán para extraer la información necesaria para la toma de decisiones.
Así mismo podemos mencionar que la interfaz con el usuario es otro componente fundamental en un DSS, esta interfaz debe de proveer facilidad al usuario para explorar la información a través de pantallas claras, con la información relevante resaltada y reportes bien estructurados que se obtenga en un corto intervalo de tiempo a través de la aplicación utilizada.
Una característica principal que debe poseer un DSS es la facilidad que debe darle a un usuario, sin que este deba tener amplios conocimientos computacionales; para utilizarlo y también crear sus propios modelos de decisión.
Se puede distinguir entre algunas características que deben de poseer los DSS las siguientes.
- Tipo de Decisiones
- Interactividad
- Flexibilidad
- Comunicación Ínter organizacional
- Simplicidad de uso
- Frecuencia de uso
- Que permita el desarrollo de modelos de decisión.
DSS y PyME´s
Si los sistemas de soporte a la toma de decisiones han ayudado a grandes corporativos, porque no podrían ayudar en la toma de decisiones a las PyME´s?
Hoy en día es necesaria para toda empresa la incorporación de las nuevas tecnologías para adaptarse a los nuevos tiempos y seguir siendo competitivos en el mercado al que se está atacando, así también para abarcar nuevos mercados. Las PyME´s necesitan estar al día con esta tecnología, por ende deben ver la posibilidad de integrar un DSS que les ayude a tomar las decisiones importantes de la compañía, integrar tecnología que les ayude a tener una mayor eficiencia, rapidez en tiempos con sus clientes y proveedores, en sí; que le ayude a la empresa a ser más competitivos y más productivos.
Apoyándose en una herramienta tan importante como lo es un DSS las PyME´s podrían obtener los siguientes beneficios.
- Menores tiempos de respuesta
- Soporte a diferentes niveles directivos
- Flexibilidad en los resultados
- Posibles escenarios al paso de un determinado tiempo
- Conformación de una BD con información actual e histórica de la compañía
- Compartir conocimiento entre diversas áreas de la empresa.
- Ahorros tangibles en tiempo y dinero.
El impacto que en general tienen las tecnologías de información se presenta en empresas, personas, gobiernos y cualquier entidad que debe utilizar una computadora para realizar sus actividades diarias. Es importante que las PyME´s vean a futuro y que comiencen a hacer uso de las tecnologías de información, el proceso de toma de decisiones está ligado a las tecnologías de información y afecta en gran medida a muchas personas y organizaciones, porque no hacer de este proceso algo más sencillo y con visión a futuro a través de la creación de un DSS, no necesariamente se debe adquirir la aplicación ya hecha, se puede hacer en casa con el personal humano adecuado y capacitado en las herramientas tecnológicas necesarias para su creación.
Bibliografía
Turban Efraim, Aronson Jay E. (2001) Decision Support Systems and Intelligence Systems, Prentice Hall. Sexta Edición
Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), sin Autor;
Bañuelos Álvarez, Víctor Manuel, La necesidad de los DSS en las PYME’s, Soluciones Empresariales.
