En México la PYMES representan el más del 50% de la generación de empleos y la fuerza económica que produce el PIB, el esfuerzo del gobierno federal por que este nicho de la economía Mexicana crezca en número y calidad se ve reflejado en los instrumento de ayuda que ha generado en los últimos ejemplo de ello es la página dedicada a estas empresas dentro de www.economia.gob.mx en ella encontramos ligas que tratan de acercar a estas con la era de la información digitalizada y los sistemas computarizados.
¿Pero qué aleja a estas empresas de las tecnologías de información?. En mi experiencia como asesora tecnológica de pequeños negocios e industrias, la resistencia al cambio es uno de los mayores impedimentos para la implementación de sistemas de información que permita agilizar sus procedimientos administrativos básicos como la facturación, cuentas por cobrar, bancos y nominas, pero además debemos sumar que casi nunca existen procesos bien definidos menos aun políticas que permitan un marco de referencia para operar sin depender de los gerentes de las misma para otorgar un descuento o surtir un pedido fura de normal, se que algunos se preguntaran si esto ocurre en pleno siglo XXI en la era de la información digital, época donde puedes comunicarte a cualquier parte del mundo por Internet y comprar al otro lado del mundo, pues si, en México muchas de nuestras pequeñas industrias aun no tienen a su alcance no la compra de una computadora si lo la asistencia para entender cómo aprovechar al máximo esta tecnología, como clasificar su información, ordenarla y hacer que esta misma sirva para tomar decisiones.
Este es precisamente el objetivo de este articulo guiar a los estudiantes y profesionales de la informática a comprender la problemática de estas empresas `para ser su guía un fin exitoso de la implementación de quizás un sencillo pero finalmente útil sistema de apoyo a las decisiones para lo cual debemos seguir estos sencillos pasos.
1.- Escuchar, debemos aprender a escuchar las necesidades reales de nuestro usuarios, fijar nuestra atención en aquello que quiere lograr sobre todo, el gerente o director de la empresa.
2.- Sumergirte en los procesos que nos llevaran a tener la base de datos para general el SSD, construir un SSD sin una base de datos sólida no es posible.
Recordemos que los puntos que debemos definir para implementar un SSD son:
- Base de datos (debemos estructurar nuestras bases de datos)
- Definir las variables que se utilizarán para la realización del Análisis de sensibilidad ¿Qué pasa si? y «Goal Seek”
- Determinar las pantallas de salida es decir que los resultados sean fáciles de interpretar, determinar los reportes que generara.
- Definir el software con el que se realizara el SSD.
- Definición de los requerimientos de hardware y software.
- Beneficios que se alcanzarán con la implementación en la organización.
3.- Antes de implementar un SSD seguramente tendremos que definir los procesos para generar los datos por ejemplo:
Proceso de facturación:
Primero debemos buscar si el cliente e nuevo o ya antes nos ha comprado.
Si es nuevo.- se le asignara un número de cliente y se registraran sus datos fiscales
Si no se localizara su número de cliente y sus políticas de venta.
Se capturan los datos del cliente.
Se captura la compra del cliente con los precios antes de IVA y se determina sus descuentos autorizados por el gerente de ventas.
Se genera la factura con monto se imprime en 3 tantos, Original del cliente, copia a cuentas por cobrar y copia a contabilidad.
La información de esta factura se registrara en la base de datos de ventas misma que nos permitirá por ejemplo determinar los montos totales por descuento a nuestros clientes, el cliente más importante por monto y el crecimiento de nuestro mercando, entre otros.
4.- Debemos recordar que no siempre lo más caro y sofisticado es lo mejor un SSD puede ser implementado por herramientas especializadas y sumamente sofisticadas pero no siempre esto es lo que nuestros usuarios necesitan, además que ablando de PYMES no siempre están en las posibilidades de hacer una gran inversión y no por esto su necesidad de toma de decisiones no existe o no puede ser cubierta.
Si tenemos bien determinados los puntos anteriores, el sistema de soporte a las decisiones puede hacerse incluso con hojas calculo vinculadas entre sí; final mente el objetivo de su implementación es soportar con hechos reales, estadísticas y probabilidad las decisiones de los directivos con respecto a una situación en particular.
Si no perdemos de vista este objetivo podremos implementar SSD sencillos pero confiables en mas PYMES ayudando a su crecimiento, que como consecuencia le permitirá mayores utilidades para invertir cada vez más en soluciones completas de tecnología de información que las acerque a ser competitivas en un mercado global donde solo el más preparado sobrevive
