Sistemas de pólizas para el control interno
1. Introducción
Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:
a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.
b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.
c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.
d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.
e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
Ventajas:
1. Mayor división del trabajo.
2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.
3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
Desventajas:
1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.
2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.
Sistema de poliza unica: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.
Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.
Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hijas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de credito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.
Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberan anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de credito a las cuentas correspondientes.
Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizo la operación.
Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al principio.
Rayado de la poliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:
1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.
2. El nombre de la póliza.
3. El numero de la misma.
4. Columna para la fecha de operación.
5. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.
6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.
7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:
A. La persona que la hizo,
B. La persona que la reviso, y
C. La que autorizo.
2. Registro de pólizas
Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberan anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada.
Con respecto al numero de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.
De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicara que no d}se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. Al final del periodo de concentración deberan obtenerse la sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio de varias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el diario general, de los comúnmente expresados como de:
Varios a varios
Errores y contrapartidas: cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberan, en principio, observarse las reglas generales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección.
Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:
1. Errores que se cometen en las pólizas, y
2. Errores que se cometen en el registro.
Errores en la polizas. Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:
Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada.
Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.
En el primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastara con cancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el registro.
En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte después de haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda, y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido.
Errores en el registro. Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, se cometió el error ya sea en los cargos o abonos alas cuentas o el importe de los mismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y , con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas correctas.
Estas anotaciones deberan ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio de redacción, expresada en los siguientes términos: » cambio de columna, póliza numero……», O bien » corrección a la póliza numero… »
Ventajas e inconvenientes del sistema
Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas pueden sintetizares así:
Ventajas. Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diarios empastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita.
Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.
El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan mas manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios.
Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por orden progresivo de su localización.
Inconvenientes: como el registro de pólizas se lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de abonarla.
La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya que se requier4e la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se anotan.
Sistema de polizas de diario y caja: este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema de diario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diario especial, en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.
la clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las siguientes dos clases:
1.-pólizas de caja.
2.-pólizas de diario.
Polizas de caja: las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero.
Polizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
Formas: a continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única.
Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes:
1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.
2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:
a. Columna para la fecha de la operación.
b. Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.
c. Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.
3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:
a. Quien la preparó
b. Quien la revisó
c. Quien la autorizó
También es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con el objeto de que, s simple vista, se pueda distinguir la naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como ya se había indicado – cada clase de pólizas deberá llevar el nombre de la misma, para mayor seguridad.
Registros: en atención a la existencia de dos clases de pólizas, se hace necesario, a su vez, establecer registros, destinados, uno, al de las pólizas de caja, al que se llama registro de pólizas de caja, y el otro, a las de diario, que lleva el nombre de registro de pólizas de diario. Ambos registros contienen un rayado idéntico, es decir, a base de múltiples columnas, con su respectivo espacio de varias cuentas. Se sigue el procedimiento de que, una vez requisitada la póliza ( ya sea de caja o de diario) con las firmas de las personas que intervinieron y con los comprobantes de la operación anexos a la misma, ésta se anote en el registro que le corresponda, según su naturaleza, asignándosele, en ese momento, el numero correspondiente.
Respecto al numero que debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignar una numeración corrida a las pólizas de diario y de caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza distinta de una y de otras así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el numero será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate, con el objeto de facilitar su identificación y rápida localización.
Tanto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producen periódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientes términos:
registro de polizas de caja
Por los ingresos o entradas de caja:
caja y bancos a varios
Por los egresos o salidas de caja y bancos:
Varios a caja y bancos registro de polizas de diario:
Varios a varios
Ambos registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado, una pequeña columna destinada al número de la póliza. De hecho, el registro de pólizas de caja equivale al diario de caja llevado bajo la forma tabular, y el registro de pólizas de diario hace las veces de un diario de operaciones diversas, también bajo la forma tabular, cuando este diario funge como auxiliar de un diario general llevado en su forma continental.
Funcionamiento del sistema: conforme se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupos base de este sistema, registrando en pólizas de caja las entradas ingreso y salidas egreso de efectivo; y en pólizas de diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las de diario deberán llevar anexos los documentos que comprueban la operación en ellas registradas, así como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la póliza.
Después se anotarán en sus respectivos registros, y será en ese momento cuando se les asigne el número que les corresponda, siguiendo al efecto un orden progresivo.
Registrada la póliza, se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes y ordenándolas por número progresivo. Cuando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable, cada vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las operaciones.
Registro de operaciones: en este sistema, surge el mismo problema que ya se había señalado en el sistema de diario y caja para las operaciones mixtas, es decir, aquellas en las cuales intervienen parte de movimiento de efectivo y otra parte de valores que no son efectivo. En este caso, deberá observarse la regla de que la operación quede registrada, por su totalidad, en una póliza de diario mediante el uso de una cuenta puente y anotar en póliza de caja solamente la parte de la operación que se haya cobrado o pagado en efectivo.
Errores y contrapartidas: todo lo mencionado en el sistema de póliza única relativo a este punto, es aplicable al sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, más que fondo, son de procedimiento, ya que, en este caso, existen dos clase de pólizas y, por consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de diario o en las pólizas de caja; y, del mismo modo, estos errores se pueden advertir antes de que la póliza sea registrada o después De que esta se haya anotado en el registro que le corresponda para que los procedimientos de corrección resulten mas accesibles, se tratarán por separado los errores que se cometan en cada una de las pólizas que se emplean en este sistema:
Póliza de diario: si el error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se procede a formular otra póliza de diario con el asiento correcto.
Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda póliza de diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente, queda corregido el error.
Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la corrección se ejecuta solamente en el registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos en el sistema de póliza única.
Póliza de caja: los errores en esta póliza pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en los siguientes puntos:
1.- Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza sean correctas, pero los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la debida.
2.- Que la póliza se haya formulado con algún cargo o crédito a una cuenta incorrecta.
3.- Que la póliza éste bien formulad; pero, al ser registrada, se haya cometido error.
Ventajas e inconvenientes: igual que en los casos anteriores, señalaremos algunas de las ventajas e inconvenientes de este sistema.
Ventajas: la división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las pólizas, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en los dos grupos en que se basa este sistema.
El departamento de caja es el indicado para formular las pólizas que amparan las entradas y salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le haya servido de base para efectuar los cobros o pagos diarios. Lo anterior permite llevar en el departamento de caja un archivo completo de todos sus comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer.
La existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos permite un control más efectivo, de parte de los administradores o gerentes, sobre loas causas que dieron origen al mismo.
Inconvenientes: por existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse el error de usar equivocadamente una en un lugar de otra. Esta clase de error se puede evitar con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos.
Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad.
Existe también la posibilidad de que, al registrarse las póliza, se cometan errores, debido a los rayados tabulares que para esos libros se usan. Este inconveniente como ya se ha mencionado varias veces es común a todos los sistemas de pólizas y a cualquier otro en que se empleen libros o registros de base de rayados de múltiples columnas.
Sistemas de polizas de diario y de entradas y salidas de caja.
No se trata de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de pólizas de diario y de caja.
La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.
Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario.
Las pólizas que se emplean son las siguientes:
1. Póliza de diario.
2. Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.
3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso.
Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres.
• Registro de pólizas de diario.
• Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos.
• Registro de pólizas de salida de caja. Egresos.
Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.
4. Formas y rayados
5. Las pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que en el sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja, subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida.
Polizas de entrada de caja o de ingresos.
Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.
La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:
El encabezado,
El cuerpo de la póliza, y
El pie (la parte inferior).
En el anverso, el encabezado deberá contener:
• El nombre del negocio o empresa,
• El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y
• Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.
El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.
Por ultimo, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.
En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha.
Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.
Polizas de salida de caja o de egresos.
El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.
Registros de polizas.
Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores esta destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.
En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores esta destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.
La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan.
No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, de las pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja.
Registro de operaciones.
Puesto que este sistema tiene como base la división de las operaciones en dos grupos (operaciones de caja y operaciones de diario), la forma que se emplea para su registro es la misma que se estableció en el sistema de pólizas de diario y caja.
Sin embargo, como las pólizas de caja, se encuentran subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida, en las primeras se registraran únicamente las entradas en efectivo, anotándose en la póliza solamente la cuenta de crédito, puesto que la cuenta de cargo será siempre la de caja y bancos.
Por lo que se refiere a las pólizas de salida, se anotaran en ellas las operaciones que impliquen salida de fondos, mencionándose en la póliza la cuenta de cargo, ya que la de crédito será, la de caja y bancos.
Ventajas e inconvenientes.
Ventajas: la división de las pólizas de caja en las dos clases ya fijadas facilita el registro de operaciones en las empresas donde, por realizarse un movimiento importante de fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores y cajeros pagadores. En este caso la división del trabajo se llevaría a cabo en forma más amplia, ya que los cajeros recibidores prepararían las pólizas de entrada, y los pagadores las pólizas de salida.
Se puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de otras.
Para el registro de las pólizas, también se puede decir que la división del trabajo se ejecuta en forma más amplia, ya que para
cada tipo de póliza, normalmente, se destina un registro, lo cual no deja de ser una ventaja respecto de los sistemas anteriores.
Los bonos de fundador
Los bonos de fundador son titulo nominativos sin valor nominal que no forma parte del capital social y quedando a sus poseedores en forma gratuita una utilidad no mayor del 10% por los primeros 10 años.
Los bonos de fundador se dan en virtud de que los fundadores de una sociedad mercantil no pueden decirse aso favor ningún benefició que menoscabe el capital de la sociedad mercantil ni el acto o momento de la constitución ni para el futuro de la sociedad mercantil ya que de hacerse se consideraría nulo en una empresa de la que no se tenia seguridad de éxito por la cual se le permite gozar de un bono de fundador que le confiere a su tenedor el derecho de participar en las actividades anuales de la empresa como se dijo antes por un 10% de porcentaje máximo aun periodo mayor a 10 años contados a partir de la fecha de constitución de la sociedad mercantil teniendo como limitante que solo podrá cobrar el dividendo después que se haya cubierto el dividendo a los accionistas.
En virtud de los bonos de fundador carecen de valor nominal su control debe de hacerse en cuenta de orden asignándosele el valor de un peso.
4. Liquidación
Son las operaciones necesarias para concluir los negocios pendientes a cargo de la sociedad, para cobrar lo que ala misma se le adeuda para pagar lo que ella deba, para vender todo el pasivo y transformarlo en dinero para dividir entre los socios el patrimonio que hasi resulte.
Causas de la disolucion:
Por expiracion del termono fijado en el contrato social.
Por emposobilidad de reguir realizando el objetivo principal de la sociedad o por quedar este consumado.
Por acuerdo de los socios.
Por que la cantidad de socios llege a ser inferior al numero
Que la ley establese.
Por la perdida de las 2 terseras partes del capital.
Él articulo 2726 del codigo civil establese que una ves disuelta la sociedad, sé podgra inmediatamente en la liquidacion en un plaso de 6 meses salvo pacto en contrario poniendo en la razon o denominacion la palabra en liquidacion.
Ejemplo : la compañía x s. A. En asamblea general extraordinaria de accionistas acuerda disolver por haber llegado al termino de la vida social, motivo por el cual fueron nombrados liquidadores y los miembros del consejo de administracion, forma el siguiente balance:
Catalogo De Cuentas
Es la relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo y capital, costos y resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa para el registro de sus operaciones.
Principios:
1. La clasificación debe estar bien fundada.
2. En la clasificación se procederá de lo general a lo particular.
3. El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados financieros.
4. Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir las bases de las clasificaciones.
5. Debe preverse una futura expansión.
Objetivo del catalogo de cuentas.
• Registra y clasifica las operaciones similares en cuentas especificas.
• Facilitar la preparación de los estados financieros.
• Facilita la actividad del contador.
• Sirve de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
• Promover la eficiencia de las operaciones.
Tipos de catalogos.
1. Numéricos: Estos pueden ser de diferentes tipos; arábigos, romanos, combinados o duodecimales.
2. Alfabéticos: Puede ser progresivos y nemotécnicos
3. Mixtos: Numéricos y alfabéticos.
Cuentas De Orden
Son aquellas que sirven para el registro de operaciones que no afectan el Activo, el Pasivo o el Capital, pero de las que es necesario llevar un registro, con fines de recordatorio, de control, o bien, para anotar situaciones contingentes que pueden, o no presentarse en el futuro.
A esta clase de cuentas se les designa también con otros nombres que conviene mencionar, para evitar confusiones:
a. Cuentas de saldos compensados.
b. Cuentas de registro.
c. Cuentas de memorándum.
d. Cuentas de secretaría.
Aplicaciones de las cuentas de orden.
Por su naturaleza solo tienen aplicación en los casos específicos que a continuación se indican:
• Para registrar valores ajenos.
• Para registrar valores contingentes.
• Para el registro de operaciones, con fines de control o de simple recordatorio.
Movimiento de estas cuentas.
Una de las características de las cuentas de orden es que, invariablemente, hay que establecerlas en grupos de dos; es decir, siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual podríamos llamar la contracuenta. Establecidas las cuentas de este principio, el movimiento de ellas puede presentas dos aspectos:
a. Que su movimiento sea directo.
b. Que su movimiento sea cruzado.
Movimiento directo: Esta se da cuando al efectuarse un cargo a una de ellas, el crédito, necesariamente deberá corresponder a la otra cuenta o viceversa.
Movimiento cruzado: Consiste en alternar un cargo a la cuenta de orden, con crédito a una cuenta de Balance o de resultados; o bien un crédito a una cuenta de orden con cargo a una cuenta de Balance o de resultados.
El más usado es el de forma cruzada. Estas cuentas se caracterizan porque arrojan siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria.
Nombre.
En este caso, deberán observarse las reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de Activo, de Pasivo o de Resultados en el sentido de que el nombre con el cual se las designe, deberá tener las siguientes características:
• Que sea concreto. Debe desecharse la costumbre de usar en el nombre palabras innecesarias, por el contrario deben emplearse solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operación que se trate de registrar en esas cuentas.
• Que sea preciso. Está íntimamente ligado con el primero y tiende a obtener la mayor claridad, a fin de que cualquier persona que lo lea pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se ca a asignar a la cuenta.
Clasificación De Las Cuentas De Orden.
Las cuentas de orden se pueden clasificar desde el punto de vista de la naturaleza de las operaciones que registran, asimilándolas a los valores de Activo, Pasivo o Capital, de lo cual resultan los siguientes grupos:
a. Cuentas de Orden de Activo.
b. Cuentas de Orden de Pasivo.
c. Cuentas de Orden de Resultados Deudoras.
d. Cuentas de Orden de Resultados Acreedoras.
También se clasifican tomando como base la finalidad para la cual fueron creadas. En este caso su clasificación es la siguiente:
a. Cuentas de Orden para Valores Ajenos.
b. Cuentas de Orden para Valores Contingentes.
c. Cuentas de Orden para Valores de Registro.
Presentación en el balance.
Atendiendo a la naturaleza de las cuentas de orden, la costumbre es que su saldo se anote al pie del Balance, es decir, después de las sumas del Activo. del Pasivo y del Capital.
Cuando el número de estas cuentas es reducido, se anotan debajo del Activo aquellas que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente y debajo del Pasivo y Capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedor, mencionando también su nombre y el saldo respectivo. Sin embargo, la práctica más generalizada y cuyo uso se ha extendido no solamente en negocios comerciales, sino en otros de naturaleza distinta, como lo son los bancarios es la de agrupar las cuentas de orden bajo los tres rubros que son Valores Ajenos, Valores Contingentes y Cuentas de registro.
Ejemplo de aplicación de las cuentas de orden para valores ajenos.
Uno de los casos que con más frecuencia se presentan en el comercio, es el de las mercancías remitidas para su venta a un comisionista. Las características de esta operación por lo que se refiere al comisionista se pueden sintetizar en los puntos que a continuación se indican:
a. El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, designado como consignador, remitente o comitente.
b. El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente establecidas, tanto por lo que respecta al precio de las mercancías, como por lo que se refiere a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito.
c. El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, procurándose al efecto todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.
d. Por su inversión en la venta de las mercancías, tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida, denominada comisión, la cual usualmente se calcula a razón de un porcentaje sobre le monto de las ventas realizadas.
e. Periódicamente o en las fechas previamente señaladas deberá remitir a su comitente el producto de las ventas así como los informes necesarios respecto a la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargos de los clientes por las ventas a crédito.
Por los puntos anteriores, fácilmente se comprenderá que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión son valores propiedad del comitente, por tanto, deberá emplear para su registro cuentas de orden que le permitan conocer y vigilar los siguientes aspectos:
1. El costo de las mercancías recibidas y las que aún tenga en existencia, propiedad del comitente.
2. La cantidad de numerario recaudado por las ventas efectuadas al contado y los cobros obtenidos de los clientes por las ventas a crédito.
3. El monto de la ventas a crédito así como los saldos que aún aparezcan a cargo de los clientes, después de haber descontado los cobros que se hubieren recibido a cuenta.
Para cubrir estos tres objetivos que abarcan toda la actividad del comisionistas en lo que se refiere al movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, pueden expresarse con los siguientes nombres:
a) Mercancías en Comisión.
b) Comitentes Cuenta de mercancías.
La primera cuenta será de naturaleza deudora y se cargará del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente.
La segunda cuenta será de naturaleza acreedora y se acreditará del mismo concepto enunciado para la primera cuenta.En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contaría, representando éste el valor de las mercancías (consideradas en su precio de costo) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente.
a) Caja de Comitentes.
b) Comitentes Cuenta de Caja.
Las dos cuentas anteriores tienen por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas y de los cobros efectuados así como también anotar en ellas las salidas de efectivo, por el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones a favor del comisionista. Sus saldos deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza contraría.
a) Clientes del comitente
b) Comitente cuenta de clientes
Finalmente, las cuentas mencionadas tendrán por objeto registrar los saldos a cargo de los clientes, por las ventas efectuadas a crédito.
Igual que en los casos anteriores, ambas cuentas arrojarán los mismo saldos, pero de naturaleza contraría. Algunas operaciones efectuadas por el comisionista por cuenta de su comitente:
5. Operaciones
El comitente A remite al comisionista B mercancías por valor de $100,000.00, con instrucciones de venderlas con un recargo del 25% sobre el precio de costo.
El comisionista informa a si comitente haber efectuado las siguientes operaciones:
1. El 30% de las mercancías recibidas las realizó al contado en $37,500.00.
2. Vendió a crédito por la suma de $25,000.00, el 20% de las mercancías recibidas.
3. Sobre las ventas a crédito, efectuó cobros a clientes que importaron $15,000.00.
4. Efectuó diversos gastos de almacenaje, conservación y propaganda que importaron $ 1,500.00.
5. Las comisiones convenidas fueron las siguientes: sobre las ventas al contado, el 4% y sobre las ventas realizadas a crédito el 3%.
6. Reembolso en efectivo a su comitente, mediante giro bancario, el producto de las ventas y de los cobros efectuados, o sea, una vez descontados gastos y comisiones.
En la contabilidad del comisionista, las operaciones anteriores quedarían registradas en la forma que a continuación se indica.
1. Introducción
2. Registro de pólizas
3. Formas y rayados
4. Liquidación
5. Operaciones
