Sistemas de información y organización

Los Sistemas de Información (SI) se constituyen para mejorar la organización y el espacio en la estructura de las mismas, el objetivo de este artículo es aprender los conceptos teóricos básicos que nos permitan orientar la función de los SI en las organizaciones.

Los SI en las organizaciones ofrecen ventajas y beneficios:

  • Mejorar la eficiencia
  • Aumentar la ventaja competitiva.

Con ventaja nos referimos a obtener una diferencia, en general sobre otras organizaciones o sobre el estado actual de las cosas. Con beneficio nos referimos a los resultados que podemos lograr con las ventajas en el mercado, ante los competidores.

Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de un SI son los factores que más importan y lo que va a permitir tener una mejora favorable ante cualquier tipo de organización competitiva.

EFICACIA / EFECTIVIDAD

La eficacia o efectividad responde a una pregunta: ¿Qué se logró?

La efectividad busca una alta productividad, un aumento de la misma y una consecuente mejora de los servicios. La eficiencia, se relaciona con la manera de cumplir el objetivo. Con la búsqueda de mayor eficiencia se busca hacer más por menos, bajar costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.

Los SI que responden a este tipo de criterios son:

  • Sistemas que permitan un ahorro de costos
  • Sistemas que permitan una reducción de labores manuales
  • Sistemas que permiten una reducción de espacio físico

Aumento de ventajas competitivas

Los SI de este tipo responden a la pregunta: ¿Cómo lograr una posición, un servicio único y diferente, antes los competidores que todavía no lo poseen?

En general se caracterizan por permitir o habilitar el crecimiento del negocio y se usan para ganar una ventaja sobre nuestros competidores. Los SI que responden a este tipo de criterios son:

  • Sistemas de compra por Internet
  • Servicios bancarios diferentes
  • Sistemas de compra de pasajes aéreos

Ante este factor, las organizaciones competitivas reaccionan, con la incorporación de la novedad a sus recursos, tratan de disminuir la ventaja existente de la empresa que lidera este proceso. Es decir, en forma más fácil, copian al líder. La líder gana mercado por el diferencial de tiempo ante la competencia tardía.

Los beneficios de eficiencia y aumento de las ventajas competitivas no se dan aislados, no son únicos. Un SI produce una combinación de estos beneficios, en la decisión d invertir en un buen SI. En general lo Sistemas ofrecen algo de las tres ventajas aun que uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador d la opción de compra.

En los diferentes momentos en el tiempo el desarrollo d sistemas puso foco en alguna de las ventajas mencionadas y; esta evolución cronológica ocurre y suele darse en la evolución de los objetivos perseguidos por los SI en una organización.

Sistemas de información y organización

Dentro de las organizaciones son sistemas vivientes que actúan y reaccionan ante problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen actitud de cambio y reacción, es decir aquellas que están: ciegas a sus problemas de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas necesidades de la gente, pierden rápidamente competitividad donde lo “único permanente es el cambio” en nuestra época, y los principales problemas son los siguientes:

  • Problema negativo: La situación actual no satisface objetivos.
  • Problema potencial. La situación proyectada no satisface el objetivo
  • Problema de implementación. ¿Cómo se va a concretar el objetivo?
  • Aprovechamiento de oportunidades: Generación de un nuevo objetivo.

Los avances tecnológicos en general y las tecnologías de información en particular son un actor en estas acciones de cambio. Los SI habilitan a las organizaciones a resolver problemas y/o son parte de las soluciones de las mismas. (Prieto & Zornoza, 1996)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Muchos actores distinguen entre sistemas de información (SI) y tecnología de información (TI), si bien en un lenguaje vulgar no es fácil hallar una diferencia. Sin embargo, la diferencia semántica no es trivial.

Los sistemas de información en una empresa, independiente del uso de computadoras, siempre existieron. Como hemos observado en la unidad temática anterior, son parte integrante de la empresa. La información aumenta nuestra posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a niveles de certeza donde no habría equívoco posible. Claro está, que estamos tomando como criterio para de la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas, que claro que muchas veces, las decisiones no se toman en forma racional.

A nivel de una organización también existe información formal e informal, y las necesidades de información es tan amplia que se producen sistemas d información de alta complejidad y calidad, a todos niveles de las decisiones empresariales, y sus medios para mantener el sistema de información son extraordinariamente amplios usándose:

  • Informes
  • Reuniones de consulta
  • Planillas de resultado
  • Boletines informativos
  • Balances
  • Planos
  • Mapas
  • Comunicaciones telefónicas
  • Comentarios informales

Los medios y su automatización para realizar y obtener la información es lo que se denomina como Tecnología de Información.

Flujo de información

Entre los distintos niveles existe un flujo de información. Así mismo, la organización toma información externa. En los siguientes gráficos se muestra el flujo de la información en forma teórica y el flujo de la información en forma real. Se puede observar los rebotes y/o ruido a los cuales quedan sujetos estos flujos.

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO EN LAS ORGANIZACIONES

En la sociedad actual, denominada “Sociedad de la Información “, el uso y acceso a la información constituye un cambio transcendental, desde el punto de vista económico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todos los ámbitos de las empresas. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la solución de problemas y representa las bases para el progreso organizacional en el factor corporativo.

Según Gil Horton, la información:” es un bien que difiere de un bien económico al no acabarse al ser consumido; no se extingue al ser compartida, por el contrario, la hace crecer. Propone dos definiciones de recursos de información:

  1. Recursos de información (en singular): se refiere a la información en sí, es decir el contenido.
  2. Recursos de información (en plural): son las herramientas, equipos, suministros, personas y recursos utilizados para una entidad; también el capital, la inversión y gastos involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.

Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de información “como el conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos de acuerdo a las necesidades que una organización, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha organización y para las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia” (Andreu, R, & Ricart, 1996).

COMPONENTES

Ponjuan conceptualiza los componentes básicos de un Sistema de Información:

  • Documentos: cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una autoridad.
  • Registros: es un conjunto de elementos de forma colectiva para la aportación de información acerca del asunto que se requiera.
  • Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con características similares.
  • Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la línea tecnológica.
  • Elementos de apoyo de los sistemas: manuales de procedimiento y software específicos.
  • Procesos: conjuntos d tareas que se relacionan de forma lógica, para la obtención de resultados concretos, dentro de un SI que desarrollan múltiples procesos, con procedimientos, actividades y tareas.
  • Personas: son las que diseñan los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones técnicas y personales que permiten que los sistemas operen con eficiencia. (Ponjuan & Gloria, 2004).

TIPOLOGÍAS EN EL SECTOR ORGANIZACIONAL

El sector organizacional se ha desarrollado diversas tipologías de sistemas de información. Básicamente a partir de las propias necesidades del sector y de la educación a los procesos fundamentales desarrollados de acuerdo con las particularidades propias de cada organización; entre ellos se tiene los siguientes:

  1. Sistemas de Información Marketing (S.I.M): están orientados a obtener y procesar información sobre mercadotecnia, una organización necesita tres tipos de información de mercadotecnia: inteligencia de mercadotecnia, información interna de mercadotecnia y comunicación de mercadotecnia en la información.
  2. Sistemas de Información de Producción (S.I.P): tiene como objetivo apoyar el sistema de producción.
  3. Sistemas de Información Financieros (S.I.F): proporcionan a personas y grupos, tanto dentro como fuera de la organización, información relacionada con los asuntos financieros de la organización.
  4. Sistemas de Información de Recursos Humanos (S.I.R.H): recopilan y almacenan información relacionada con los recursos humanos para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la organización.
  5. Sistemas de dirección para directivos (S.D.D): proporcionan a los directivos información sobre el desempeño global de la empresa. Utilizan fuentes de información interna y fuentes del entorno en las que se desempeñan.

Cartera de aplicaciones

La cartera de aplicaciones es el conjunto real, planificado y potencial de sistemas informáticos que una empresa demanda para cubrir sus expectativas de información.

Un esquema de clasificación desarrollado originalmente por Mc Farlan1 , de gran utilidad, compara el papel de los SI/TI en diversas organizaciones, toma la forma de una matriz y las clasifica en:

  • De alto potencial
  • Estratégica
  • Clave para las operaciones
  • De apoyo

La idea principal que nos lleva a este análisis y es la razón de su observación es permitir visualizar la prioridad y necesidad de los sistemas de información.

Las siglas ITSGAS provienen del Inglés con abreviatura de la frase ”Information Tecnhology Generic Strategy Action”, sus significado en español es: Estrategias basadas en Tecnología de Información.

Se ha incluido este apéndice tomado del libro:”La organización en la era de la información” pensando en su utilidad práctica para comprobar un listado de posibilidades que preparemos para una organización y no olvidar ninguno de los aspectos posibles.

Las aplicaciones mencionadas se correlacionan con los siguientes componentes de la organización:

  • En la relación al producto.
  • En la relación del cliente.
  • En la relación a los canales de distribución.
  • En la relación con los proveedores.
  • En relación con la cadena de valores.
  • De carácter general. (Rafael, E, Josep, & Valor, Barcelona).

LA TECNOLOGÍA COMO POTENCIADORA DEL CAMBIO

Se ha incluido este apéndice tomado del libro: “La organización en la era de la información” pensando en su utilidad práctica para comprobar un listado de posibilidades que preparemos para una organización y no olvidar ninguno de los aspectos posibles. Se ha incluido este apéndice tomado del libro: “La organización en la era de la información” pensando en su utilidad práctica para comprobar un listado de posibilidades que preparemos para una organización y no olvidar ninguno de los aspectos posibles.

Cada día son más las organizaciones que utilizan las tecnologías de información y comunicación con el fin de desarrollar sistemas de información en ambientes marcados por las nueva cultura informática, donde los sistemas de información ya no se confían a tareas como mantener las agendas de los clientes, nominas, ventas, distribución, etc. Si ahora se entiende al SI como parte de la infraestructura de la empresa, es decir, su infoestructura. Con el paso del procesamiento de datos de la información y su porterior distribución.

Según Andreu (1997) el CIO debe jugar un papel que no sea de un simple (oteador tecnológico), sino una figura con capacidad para entender los entresijos del negocio a fondo, de manera que pueda proporcionar, sugerir y ayudar a entender y justificar aplicaciones de la tecnología para mejorar o innovar en cualquier tipo de área de una organización. Debe desarrollarse y aprender a vincular el negocio con la tecnología visualizar, analizar y planear las estrategias a futuro siempre observado de cerca las necesidades del cliente y organización.

[Oteador tecnológico: figura fundamentalmente centrada en los aspectos tecnológicos, vigilar y toma las precisiones acerca de la posible evolución de las TI.]

Así mismo, el CIO es considerado una palanca de cambio en las organizaciones, donde existen coincidencias conceptuales para definir el CIO, como un miembro que debe poseer una gran capacidad para aprender continuamente, inclinado a la innovación y sumamente hábil para comunicar el valor agregado de la tecnología en las formas d la sociedad postindustrial. (ANDREU & RICART, 1991)

Importancia de las Organizaciones

Un sistema de información para la organización es de suma importancia pues facilita la organización y normalización de la información, con lo cual permite conocer el estado de los datos, la información sobre mercados y competidores, estadísticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestión organizacional y la toma de decisiones.

Debe responder al cumplimiento de su misión y visión, como objetivos supremos de esta, ya que los sistemas de información interactúan directamente con el ambiente de la organización, ya que los elementos del ambiente que incide en el sistema constituyente una entrada y todos los resultados del sistema hacia su ambiente en una salida. De igual manera la retroalimentación constituye un elemento clave para el desarrollo y fortalecimiento de la organización; permitiendo conocer el impacto de los servicios y productos, que sirvan como salidas en el ambiente y proporcionan el rediseño del sistema en función de la satisfacción de las necesidades de los usuarios/ clientes que formaran entradas.

Conclusión

Los Sistemas de Información, en las empresas postmoderna, se enfatizan en las urgentes necesidades de entender los diferentes SI en las diferentes organizaciones como instrumento que permita responder de manera ágil y efectiva en los diferentes entornos turbulentos. Para ello, resulta conveniente plantear las relaciones de cambios en las estructuras organizacionales pertinentes, con el fin de crear una cultura informacional.

Las consideraciones fundamentales destacan que, se requiere una clara concepción del valor de los SI en los diferentes niveles de las empresas, pues sólo es bajo estas ópticas que la firman pudiendo dirigir sus estrategias de los sistemas, sobreviviendo en el contexto de las diferentes demandas a nivel competitividad de las diferentes empresas en la actualidad que brindan sus servicios.

Bibliografía

  • Andreu, R, & Ricart. (1996). Estrategias y sistemas de información . 2 ed. MC Graw-Hill.
  • ANDREU, R., & RICART, J. Y. (1991). Estrategias y Sistemas de información . Madrid: Mc Graw-Hill.
  • Ponjuan, & Gloria. (2004). Sistemas de Información: principios y aplicaciones. La Habana.
  • Prieto, & Zornoza, P. (1996). Neuvas Tecnologías de la Información en la empresa. Madrid: Piramide.
  • Rafael, E, A. J., Josep, R., & Valor. (Barcelona). Estrategias y Sistemas de información. 1996: Mc. Graw Hill.

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Olayo Arroyo Salvador Israel. (2015, julio 20). Sistemas de información y organización. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-y-organizacion/
Olayo Arroyo, Salvador Israel. "Sistemas de información y organización". GestioPolis. 20 julio 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-y-organizacion/>.
Olayo Arroyo, Salvador Israel. "Sistemas de información y organización". GestioPolis. julio 20, 2015. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-y-organizacion/.
Olayo Arroyo, Salvador Israel. Sistemas de información y organización [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-y-organizacion/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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