Sistemas de Administración. Ensayo

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
Por: Diego Alberto Mares García
“El estudio de la administración apoya a que las empresas tengan calidad en la
organización, las empresas necesitan que todos los recursos estén bien
coordinados para que logren su supervivencia y lucro”.
Las empresas tienen como fin la permanencia en el mercado y adquisición de la
mayor cantidad de demanda, si una empresa hoy en día quiere ser exitosa debe
estar lo mejor organizada posible.
Conocer el sistema administrativo ayuda a que las empresas tengan un mejor
orden, sepan de qué manera tienen que laborar, distinguir las áreas funcionales de
la empresa, llevar a cabo el manual de procedimientos de la organización, y las
múltiples funciones del área administrativa de la entidad.
A lo largo del tiempo la forma en que se administraba ha ido cambiando hasta
llegar a las teorías administrativas actuales.
La toma de decisiones está conformada por varios aspectos a tomar en cuenta, es
necesario conocer todo el procedimiento para elegir la mejor opción para alcanzar
el mejor aprovechamiento o escoger la opción que menos daño puedo causar a la
empresa.
Para el mejor desarrollo de la actividad empresarial de una entidad es necesaria la
adquisición de recursos, estos pueden ser financieros, materiales, humanos,
tecnológicos, tiempo, culturales, etc.
Una gran parte del alcance del éxito en las empresas se debe a la maximización
de la utilización de los recursos, los recursos necesitan de una buena
administración, la administración de los recursos deberá ser firme y constante.
Toda empresa tiene objetivos a alcanzar planteados por la organización, la buena
administración de los recursos que tiene la empresa para seguir operando
generará una coordinación con la cual los recursos sean aprovechados de la
mejor manera.
Los sistemas de administración son constituidos por un conjunto de
procedimientos los cuales tienen que ser obedecidos de manera exacta o concisa
por los miembros de la organización.
La guía de procedimientos del sistema administrativo debe especificar el puesto,
las responsabilidades de cada trabajador y la jerarquía del recurso humano de la
entidad, gracias a esta administración podemos contar con mayor identificación de
puestos, disminución de tiempo de producción gracias a la especialización, y un
mejor control interno.
Los sistemas administrativos cuentan con funciones las cuales deben cumplir con
los pasos necesarios para llevar a cabo el proceso administrativo (planeación,
organización, dirección y control).
El área administrativa de una empresa tiene la gran responsabilidad del manejo de
los recursos, los sistemas de administración junto con sus procedimientos
establecidos serán el soporte base para lograr la rentabilidad y la eficacia de la
actividad de la empresa.
La administración puede estar apoyada de sistemas de información los cuales
generen una mejor organización, la correcta coordinación del conjunto de
información recopilada servirá como apoyo para la eficacia de la labor del área
administrativa de la entidad.
Teoría de la administración
La administración está conformada por un conjunto muy amplio de procedimientos
los cuales trabajando de forma adecuada lograrán un nivel de producción, ventas
y organización más que beneficiosa.
La administración está situada en la burocracia de la entidad, los encargados de la
administración de una empresa deben tener la capacidad suficiente para alcanzar
el mejor control dentro de la organización.
El conocer las teorías administrativas servirá de gran apoyo para el análisis de las
circunstancias para la toma de decisiones, se entenderá mejor la forma en que
labora un negocio por más grande o pequeño que sea.
Es complicado estar de acuerdo con todas las teorías que hay sobre la
administración, unas hablan sobre liderazgo empresarial, la división del trabajo, la
integración, manejo de los recursos, finanzas, y demás aspectos administrativos,
por ejemplo, en el aspecto de liderazgo encontramos la teoría de Nicolás
Maquiavelo indica que el trabajador necesita una mano dura o coercibilidad y
Abraham Maslow muestra en su famosa pirámide las fases que deben cumplir los
trabajadores de una entidad para poder dar lo mejor de sí mismos.
El proceso administrativo debe de actuar conjuntamente para alcanzar los
objetivos de la empresa, en la administración se toman temas financieros,
motivacionales, contables, organizacionales, etcétera, con los cuales se operará.
La tendencia hoy en día precisa que en una empresa debe de establecerse
responsabilidad y autoridad según los puestos de los trabajadores, debe
implementarse la división del trabajo, estipular como se asigna el poder según
jerarquías y posteriormente se adquiere la especialización de los trabajadores
sobre su puesto, lo cual en muchas ocasiones los vuelve indispensables para la
empresa.
En la administración también se lleva a cabo la toma de decisiones, la cual será
apoyada con la información la cual será resguardada gracias a un sistema
operativo o el personal, la importancia de la toma de decisiones va a variar
dependiendo de la jerarquía que tengan los trabajadores.
Los principios de administración siempre deberán tener como fin el mejor
funcionamiento de la empresa, estos tendrán como base para su creación los
valores comunes, integración empresarial, motivación a los subordinados y
especificación del trabajo.
Muchos autores hablan sobre diversos conceptos y aspectos de la administración,
la administración es una ciencia en su mayoría teórica la cual se tiene como
principales aportadores a Frederick Taylor, Henri Fayol, Henry Gantt, Max Webber,
Elton Mayo y demás teóricos.
Gracias a la correcta administración se podrá tener información para poder hacer
frente a cualquier situación, la rapidez con la que la información se procese
dependerá del trabajo de la administración y los sistemas operativos.
Las teorías administrativas están conformadas por aportaciones las cuales siendo
analizadas e implementadas en la entidad lucrativa o no lucrativa alcanzaran un
mejor control y funcionamiento de los recursos.
Con el transcurso del tiempo la manera de pensar con respecto a la administración
ha sido modificada adaptándola a la actualidad y las nuevas tendencias
empresariales, la administración juega un gran papel en la toma de decisiones de
la empresa, para tomar la mejor decisión se necesita tanto de la aportación
previamente resguardada en la base de datos del sistema operativo como de la
participación de los auxiliares, gestores, auditores de control interno, estadísticos,
etcétera.
Según Frederick Taylor la empresa debe contar con seis áreas funcionales
principales, las cuales son seguridad, técnica, administrativa, finanzas,
contabilidad y comerciales.
Funciones gerencial
La gerencia es aquel nivel jerárquico de una institución o entidad, estipulada
previamente mediante un organigrama, la cual tiene como función la dirección y
administración sobre los recursos adquiridos por una empresa, el gerente
representa a la institución ante demás entidades, llevara a cabo junto el área
administrativa la planeación de las acciones a tomar, la organización de los
recursos, la dirección del personal, aprovechamiento del recurso financiero,
material y control al seguimiento del proceso de actividad de una empresa.
El gerente tendrá el deber de estipular cuales son los objetivos a alcanzar, tiene el
poder y debe ejercer autoridad para que los trabajadores de las distintas áreas
(técnicas, comerciales, finanzas, contabilidad, seguridad y administración)
desempeñen sus labores de la manera más eficaz.
Al gerente usualmente lo conocemos como la cabeza del área administrativa, los
gerentes deben conocer a la empresa de la manera más completa posible para
poder supervisar, apoyar, dirigir, planificar y principalmente tomar las mejores
decisiones.
Para la toma de decisiones el gerente se ve apoyado por jefes de departamento,
área administrativa, estadísticos, conocimientos empíricos, área de ventas y
demás personal de la empresa.
Las funciones que tiene que desempeñar el gerente consistirán en hacer cumplir
el proceso administrativo dentro de la actividad empresarial, estas funciones se
clasificarán según su nivel organizacional, estos niveles son: alto, medio y
operacional.
El nivel alto se centra en la administración de toda la entidad, planteará los
objetivos a cumplir, tomará las decisiones con mayor relevancia de la empresa,
implementará los códigos de conducta, y controlará como va a desempeñarse la
empresa ante los factores externos.
Las funciones de la gerencia ubicadas en el nivel medio sirven para controlar a los
distintos departamentos de la entidad, para esto el gerente debe conocer sus
procesos, sus objetivos, cultura de trabajo y manual d procedimientos para poder
influir y tomar las mejores decisiones, tendrá contacto con las áreas de la empresa
que tienen a su cargo al nivel operativo. Estas áreas tienen la obligación de
cumplir con las estipulaciones que la gerencia aplique, el gerente supervisará
como ha laborado cada una de las áreas de la empresa y los resultados
obtenidos.
Las actividades del gerente a nivel operacional tendrán como objetivo la correcta
dirección de los trabajadores del nivel inferior, estos son los empleados de
producción, gente de ventas, vigilancia, auxiliares administrativos, auxiliares
contables, etcétera.
Un buen gerente debe ser un líder y no limitarse únicamente a dar órdenes como
jefe, el poder se lo da el puesto, pero la autoridad el mismo se la gana, tiene la
responsabilidad de inculcar a los trabajadores la cultura laboral necesaria para
alcanzar los objetivos de la empresa, se necesita que tome a todos sus
trabajadores en cuenta para planear y tomar decisiones, debe supervisar el trabajo
de todas la áreas, tener facilidad para resolver conflictos y cada vez que el o
alguien más se equivoque tiene que aprender y para que esos errores ya no
pasen en el futuro.
La información y la toma de decisiones.
La información es aquel conjunto de datos los cuales procesados o no nos pueden
servir para toma de decisiones o simple consulta, la información recopilada dentro
de una información siempre será la base de consulta con la cual podemos tomar
una mejor decisión, el grado del éxito obtenido por la toma de decisión dependerá
de la calidad de la información y como se procesa.
En las empresas siempre es importante resguardar toda la información en la base
de datos para que posteriormente gracias a un sistema de información sea
procesada y apoye a las acciones que ordenará la gerencia.
La información se puede obtener de fuentes primarias, de fuentes secundarias y
por ultimo terciarias.
La información que se obtiene de las fuentes primarias es aquella que es
totalmente reciente, es la primera vez que se ha publicado, hablado al respecto o
expuesto.
Las fuentes secundarias son aquellas que ya procesaron la información primaria,
brindan facilidad a los informados para el análisis de este conjunto de datos.
La fuente terciaria se lleva a cabo una vez que la información ya se procesó, se
analizó, se muestra de una manera más detallada y se presenta al público en
forma de libros, documentos, páginas web, relatos, textos, etc.
La toma de decisiones tiene como fin elegir la opción correcta para resolver alguna
situación o tomar el mejor camino para resolverlo.
En una empresa la responsabilidad de la toma de decisiones recae en las áreas
dependiendo de la gravedad o el beneficio que ésta pueda causar, las situaciones
con mayor importancia o impacto estarán en manos de los gerentes, las
decisiones en un impacto medio recaerán en los jefes de áreas o administración y
las situaciones menos drásticas podrán ser resueltas por el personal con menos
jerarquía en el organigrama.
En la vida todos tomamos decisiones desde la más simple como puede ser qué
ropa usar o las más difíciles como la eutanasia o una inversión fuerte, para cada
decisión es totalmente recomendable seguir los pasos necesarios para no fallar al
momento de elegir la opción.
Los pasos para la toma de decisiones varían según el autor, en general los pasos
comunes a seguir para la toma de decisión son: identificar cual es el problema o
situación a tratar, recopilar toda la información posible, analizar toda la información
recopilada, observar las posibles opciones a elegir, elegir la opción más
conveniente según la información mediante herramientas de apoyo y darle
seguimiento a la decisión tomada.
La información está totalmente de la mano con la toma de decisión, una decisión
tomada sin información es una decisión tomada con incertidumbre, las decisiones
con incertidumbre tienen un amplio grado de riesgo.
La entidad debe de tener siempre actualizado y capacitado al personal sobre los
sistemas que utilicen para que aprovechen de la mejor manera la información que
estos contienen, de nada sirve tener el mejor sistema si no se sabe utilizar
correctamente.
La información que tenga la empresa debe de venir de fuentes confiables y
verídicas, el personal será el encargado del correcto registro de la información, si
la base de datos se alimenta de información inservible, los estadísticos, análisis,
presupuestos o datos que arroje serán incorrectos y estos pueden llegar a
perjudicar a la empresa por haber ayudado de forma negativa a la toma de
decisiones.
En conclusión un sistema administrativo será conformado con un conjunto de
pasos guiados al alcance del objetivo de la entidad, el sistema administrativo será
dirigido por la gerencia.
La importancia de la gerencia radica en el poder de toma de decisiones, las
situaciones que más pueden beneficiar o afectar a la empresa deben de
resolverse con las decisiones que elija el gerente.
La administración debe de cumplir ciertos procesos con los cuales maximizar el
aprovechamiento de los recursos y alcanzar los objetivos planteados desde el
principio.
Las empresas deben dividirse por áreas según sus funciones, se deben repartir
responsabilidades, dividir el trabajo, la estipulación de jerarquías y hacer que los
trabajadores se especialicen; muchas veces el que los trabajadores se
especialicen genera que se vuelvan indispensables de cierto modo para la
empresa, pero por otra parte agiliza el cumplimiento del manual de procedimientos
generando mayor productividad y reduciendo costos.
Referencias bibliográficas.
PANIAGUA, CARLOS GERMÁN. 2002, Principales escuelas del pensamiento
administrativo, San José, Costa Rica, 2° edición.
AMAYA AMAYA, JAIRO. 2003, Toma de decisiones gerenciales, Bogotá, Colombia
2° edición.
RAYMOND MCLEOD, JR. 2000, Sistemas de información gerencial, D.F., México,
7° edición
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Mares García Diego Alberto. (2016, agosto 5). Sistemas de Administración. Ensayo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/sistemas-administracion-ensayo/
Mares García, Diego Alberto. "Sistemas de Administración. Ensayo". GestioPolis. 5 agosto 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/sistemas-administracion-ensayo/>.
Mares García, Diego Alberto. "Sistemas de Administración. Ensayo". GestioPolis. agosto 5, 2016. Consultado el 27 de Septiembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/sistemas-administracion-ensayo/.
Mares García, Diego Alberto. Sistemas de Administración. Ensayo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/sistemas-administracion-ensayo/> [Citado el 27 de Septiembre de 2016].
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