Sistema de organización general en una empresa de servicios cubana

El Perfeccionamiento Empresarial es un nuevo sistema de dirección y gestión, fruto de la experiencia acumulada en la dirección empresarial  y se proyecta para situar a la empresa estatal socialista en condiciones de competitividad en el ámbito nacional e internacional. La implementación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión  y los sistemas asociados, requiere del trabajo sistemático y mancomunado de los directivos y trabajadores, que permita asimilar los cambios estructurales y de valores en la organización. En este trabajo se presentan  los resultados obtenidos en la implementación del Sistema de Organización General (Sistema I) que forma parte del Sistema de Dirección y Gestión, en una empresa de servicios.

Palabras claves: Dirección, gestión empresarial.

Según se plantea en el Editorial publicado por la Revista Nueva Empresa (2001) el Perfeccionamiento Empresarial es un nuevo sistema de dirección y gestión, fruto de la experiencia acumulada en la dirección empresarial  y se proyecta para situar a la empresa estatal socialista en condiciones de competitividad en el ámbito nacional e internacional.

En esta misma publicación aparece una interesante pregunta: ¿Y después del expediente qué? Para no estancarse y retroceder la organización deberá proponerse nuevos retos. El objetivo: empresa de Clase Mundial. (Faloh, 2001).

En esta primera etapa se realizaron los diagnóstico y la aprobación de los expedientes mediante la aplicación del Decreto Ley No. 187/ 1998 Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial. En un análisis efectuado por García y col. (2007) sobre la evolución económica de una muestra de 83 empresas en Perfeccionamiento Empresarial de Cienfuegos en el periodo 2002 al 2006 se concluye que entre las analizadas, algunas se encuentran en los grupos de índices bajos de crecimiento, con inestabilidad en el comportamiento de los indicadores fundamentales como producción mercantil, ventas netas, total de ingresos, utilidades o pérdidas en el periodo, fondo de salario total, etc. y no en un ascenso progresivo con la aplicación de este modelo empresarial.

Los resultados de este trabajo realizado demuestran, que de forma general, desde el inicio de este proceso ha existido una política del Estado Cubano para lograr empresas de excelencia, pero como todo proceso de cambio, ha sido necesario un periodo de asimilación de los nuevos sistemas que se incorporan a la gestión empresarial.

Las experiencias asimiladas en los doce  años de trabajo con las empresas en Perfeccionamiento Empresarial y en un proceso de mejora continua hacen que se promulguen el Decreto-Ley No.252/2007 Sobre la continuidad y el fortalecimiento del sistema de dirección y gestión empresarial cubano y el Decreto No. 281/2007 del Consejo de Ministros.  Reglamento para la implantación y consolidación del sistema de dirección y gestión empresarial estatal que regulan las nuevas etapas de desarrollo para lograr la gestión integral y la eficiencia que el país necesita.

El Grupo Ejecutivo del Perfeccionamiento Empresarial (GEPE) ha elaborado diferentes metodologías para la implementación del Perfeccionamiento Empresarial desde su constitución, las cuales se han adecuado al  contexto de la situación de las empresas en la economía nacional, siendo las más recientes la Metodología para la elaboración de los expedientes de Perfeccionamiento Empresarial sobre la base de las nuevas proyecciones establecidas por la legislación (2007), Guía metodológica para la elaboración del diagnóstico empresarial (2007) y la Ayuda Metodológica para la Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión (2009).

Como puede observarse, desde el punto de vista metodológico se cuenta con las herramientas necesarias para la implementación del Sistema de Dirección y Gestión, pero en muchas empresas cubanas se requiere de un extraordinario esfuerzo organizativo y de creación colectiva, dado que no se ha desarrollado de forma escalonada una cultura de la gestión, si se tiene en cuenta que es necesario diseñar, documentar, implementar y gestionar 19 sistemas de gestión entre ellos los de calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y capital humano, que son sometidos a certificación o avalados por organismos competentes, además de los que tradicionalmente se han gestionados en las empresas cubanas.

La implementación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión en la empresa requiere del trabajo sistemático y mancomunado de los directivos y trabajadores durante un periodo más o menos prolongado de tiempo, que permita asimilar los cambios estructurales y de valores en la organización. En este trabajo se presentan  los resultados obtenidos en la implementación del Sistema de Organización General (Sistema I) del Sistema de Dirección y Gestión en una empresa de servicios.

Desarrollo del trabajo

1. Generalidades para la aplicación del Sistema de Gestión y Dirección

1.1  De la capacitación

La preparación de todos los trabajadores, dirigentes administrativos, de las organizaciones políticas y de masas sobre los objetivos políticos, sociales y económicos del sistema es de vital importancia en las trasformaciones a realizar en la organización.

El  Director de Capital Humano debe incluir en la elaboración del Plan de Capacitación de empresa las necesidades de capacitación de los trabajadores en lo referido al Perfeccionamiento Empresarial y evaluar el impacto en la Evaluación del Desempeño Anual.

El Director de Organización y Desarrollo debe determinar y utilizar las técnicas más apropiadas para cada caso, para conocer el dominio que poseen los trabajadores de la implantación del Sistema de Dirección y Gestión en sus áreas.

Para los miembros del Consejo de Dirección se deben programa acciones de capacitación según el Plan de reuniones del mismo, de forma que este tema se revise periódicamente, semestralmente debe evaluarse mediante un examen y debe ser aprobado por más del 70 % de los miembros del Consejo.

1.2 De los sistemas que integran Sistema de Dirección y Gestión  (SDG)

Los procesos determinados en la organización se presentan en la Figura 1. Mapa de Interrelación de los Procesos. Los sistemas que integran el SGD asociados a los procesos y documentos se presentan en la Tabla 1. Procesos y documentos empresariales asociados al Sistema de Dirección y Gestión en la organización.

1. Sistema de Organización General

Los documentos que constituyen la base reglamentaria de la empresa se elaboran por las áreas que los originan y se someten a revisión de los órganos de dirección y consulta, de acuerdo a lo establecido por los procedimientos específicos de cada proceso.

El Director General es la persona designada para aprobar los reglamentos, procedimientos y documentos que se encuentre facultado, mediante resoluciones empresariales que se elaboran, revisan y controlan por el Asesor Jurídico, después de estar aprobadas por el órgano de dirección correspondiente y archivadas el Legajo de Resoluciones Anuales.

El sistema de información se regula por el Procedimiento de Información y Comunicación donde se establece el flujo informativo y se definen las responsabilidades en el uso y manejo de la información.

2.1 Sobre la estructura y la plantilla

De acuerdo a las necesidades de la empresa y los cambios que se produzcan en el entorno donde la misma realiza sus procesos, el Consejo de Dirección analiza periódicamente la estructura de la organización y la plantilla y aprueban la misma, que deben hacerse efectiva mediante Resolución firmada por el Director General.

La Dirección de Capital Humano confecciona la plantilla según lo regulado en la Resolución No. 57/88 Reglamento para la elaboración, cálculo, presentación, aprobación, radicación y control de las plantillas del Comité Estatal de Trabajo y Seguridad Social. Los modelos a confeccionar y que se archivan en la Dirección de Capital Humano son los siguientes:

• Modelo P-1 Resumen de la plantilla empresa.
• Modelo P- 2 Plantilla de cargos y ocupaciones.
• Modelo P- 4 Plantilla de personal.

La plantilla debe corresponder con el balance de carga y capacidad efectuado en la empresa, es necesario tener en cuenta que la diferencia de salarios Jefes-subordinados no supera los cuatro grupos en la escala única (Artículo 353, Decreto No. 281/07), salvo que estén aprobados como excepción en el expediente inicial y mantenerla actualizada de forma que la plantilla aplicada se corresponda con la aprobada y con la nómina de pago de salarios.

2.2 Sobre las áreas de regulación y control y las UEB.

En la empresa se definen las siguientes áreas de regulación y control que se ejecutan en las direcciones definidas en la estructura:

• Gestión de la Dirección: Planeación Estratégica, Despliegue de objetivos y control de la gestión empresarial. (Dirección General y Dirección de Organización y Desarrollo)
• Gestión Contable Financiera: Planificación, contabilidad, finanzas, costos, precios, estadística y evaluación económica de los resultados de la empresa. (Dirección Contable Financiera).
• Gestión de Capital Humano: Sistema de Capital Humano. Selección, formación, contratación, evaluación de la idoneidad, salarios. (Dirección de Capital Humano)
• Gestión Técnica: Planificación y control de la ejecución de los servicios. (Dirección Técnica).

En la organización se determinan los siguientes procesos de realización del servicio y producción que se efectúan en las Unidades de Base:

• Proceso de Servicio A.
• Proceso del Servicio B.
• Proceso de Asesoría Técnica en Diseño y Proyectos.
• Proceso de Mantenimiento Constructivo.

Se determinan los siguientes procesos de apoyo para la realización de los servicios

• Proceso de Asesoría Jurídica. (Dirección General).
• Proceso de la Defensa y Situaciones Excepcionales. (Dirección General).
• Proceso de Información y Comunicación. (Dirección de Organización y Desarrollo).
• Proceso de Innovación. (Dirección de Organización y Desarrollo).
• Proceso de Medio Ambiente. (Dirección de Organización y Desarrollo).
• Proceso de Calidad. (Dirección de Organización y Desarrollo).
• Proceso de Compras. (Dirección de Aseguramiento).
• Proceso de Servicio. (Dirección de Aseguramiento).

Las funciones y actividades que se realizan en la ejecución de los procesos se encuentran definidas en el Expediente del Perfeccionamiento Empresarial, en la Carpeta de Control Interno, las Resoluciones del Director General, los manuales y procedimientos respectivos de cada sistema de gestión determinados en el SGD.

Se mantiene evidencia de la realización de las mismas en los registros establecidos en los documentos mencionados.

2.3 Sobre la estrategia integral de la empresa

Para la elaboración de estrategia se ha elaborado una Instrucción Empresarial como una guía que facilite el trabajo del equipo constituido para este fin, dirigido por el Director General. Debe tenerse en cuenta además, las indicaciones del Grupo Empresarial en la actualizaciones de la misma, así como documentos que sean emitidos por el Gobierno.

3. Beneficios aportados a la organización

La implementación del Sistema de Organización General se ha realizado de forma paulatina, de acuerdo al cumplimiento de las etapas de los proyectos aprobados para cada año, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de trabajo de la empresa.

Se observa que se ha elevado la formación, competencias y toma de conciencia de los directivos y trabajadores sobre el Sistema de Gestión y Dirección y sus componentes, a partir de la participación activa de todos los miembros de la organización en equipos de trabajo y el liderazgo de la alta dirección en la implementación de los sistemas.

Entre los resultados más importantes para la empresa se encuentran:

• El diseño, implementación y certificación del Sistema de Gestión de Calidad, que permite su alineación con los requisitos del Decreto No. 281/2007 Reglamento para la implantación y consolidación del sistema de dirección y gestión empresarial estatal y la Resolución N0.297-2003 del MFP. Definiciones del Control Interno. Contenido de los Componentes y sus Normas.
• La determinación y elaboración de los procedimientos y manuales necesarios para consolidar el Sistema de Dirección y Gestión de acuerdo al Decreto No. 281/2007.
• La elaboración del Manual del Sistema de Gestión Ambiental y la mejora en la gestión ambiental, se obtiene el Certificado de Reconocimiento Ambiental Territorial otorgado por la Delegación del CITMA el presente año.
• La elaboración de la Estrategia Integrada de la organización para el periodo 2009 al 2011, donde se definen las políticas y estrategias especificas, de acuerdo a lo establecido por el Decreto No. 281/2007.
• El diseño e implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo por las NC 18 000:2005 Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, con vistas a su integración con el Sistema de Gestión de la Calidad y la vinculación con las NC- 3000:2007  Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano.
• Introducción de nuevos y mejorados métodos de trabajo con la cartera de proyectos, el movimiento la realización del Fórum de Ciencia y Técnica y las actividades de la ANIR,  la participación de los especialistas en eventos enmarcados dentro del Sistema de Innovación Empresarial.
• La organización mantiene la condición de Empresa dentro del Sistema de Perfeccionamiento Empresarial desde su fundación, mediante la mejora continua de sus sistemas y el cumplimiento de los requisitos establecidos por Decreto-Ley No.252/2007 Sobre la Continuidad y el Fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano.

Referencias bibliográficas:

• Cuba. Decreto Ley No. 187/1998 Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial.
• Cuba. Decreto No. 281/2007 del Consejo de Ministros.  Reglamento para la implantación y consolidación del sistema de dirección y gestión empresarial estatal.
• Cuba. Decreto-Ley No.252/2007 Sobre la continuidad y el fortalecimiento del sistema de dirección y gestión empresarial cubano.
• Editorial Nueva Empresa. 2001. Revista Cubana de Gestión Empresarial. Vol.1, No. 1, 2001.
• Faloh  Bejerano, R. 2001. Enfoques. Hacia una empresa de alto desempeño. Nueva Empresa. Revista Cubana de Gestión Empresarial. Vol.1, No. 1, 2001.
• García Leonard, Y., Domínguez Domínguez, M., Nieves Domínguez, Z. 2007. La evolución económica de las empresas en perfeccionamiento empresarial en el periodo 2002 -2006. En: Anuario Científico de la Universidad de Cienfuegos. Edición digital. 2007.
• GEPE. 2007. Guía metodológica para la elaboración del diagnóstico empresarial. Formato digital.
• GEPE. 2007. Metodología para la elaboración del Expediente del Perfeccionamiento Empresarial de las empresas y organizaciones superiores de dirección empresarial. Formato digital. 27 pág. GEPE. 2009. Ayuda Metodológica para la Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión. En: CD de Consolidación del GEPE. Noviembre del 2009.

FIGURA 1. MAPA DE INTRRELACIÓN DE LOS PROCESOS

Nota: *Se trabaja en la integración de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo (Sistema Integrado de Gestión).

Tabla 1. Procesos y documentos empresariales asociados al Sistema de Dirección y Gestión en la organización.

Datos de los autores

Dra. Silvia Caridad Gil Fundora

Dirección: Facultad de Mecánica. Universidad de Cienfuegos. Cuatro Caminos. Cienfuegos. Cuba.

Teléfonos: (53) (43) 522962 y (53) (43) 522548.

Correo electrónico: [email protected]

Graduado de  Ingeniero  Químico en la Universidad Central de Las Villas en 1972. Doctorado en Ciencias Técnicas en la Universidad Central de Las Villas en 1986. Investigador Titular.

Actualmente es consultante de la Universidad de Cienfuegos en Sistemas de Gestión de la Calidad y en Corrosión y Protección de Metales.

Dr. Wilfredo Francisco Martín

Dirección: Facultad de Mecánica. Universidad de Cienfuegos. Cuatro Caminos. Cienfuegos. Cuba.

Teléfonos: (53) (43) 522962 y (53) (43) 522548.

Correo electrónico: [email protected]

Graduado de  Ingeniero  Químico en la Universidad Central de Las Villas en 1969. Doctorado en Ciencias Técnicas en 1977 en Polonia. Profesor Titular de la Universidad de Cienfuegos. Profesor de Corrosión y Protección de Metales,  Tratamiento de Agua, Análisis Instrumental,    Metodología de Investigación Científica y Experimental, Fundamentos de Operaciones Unitarias y  Gestión de Proyectos.