Sistema de inventario analítico o pormenorizado

Introducción

El siguiente trabajo se plantea el sistema analítico o también llamado pormenorizado, como ya sabemos a lo largo del tiempo el hombre ha ido buscando nuevas formas de facilitar algunas actividades en nuestra vida tal es el caso de este sistema en donde se muestra un análisis que consistirá en identificar y separar los elementos de la clasificación de la compra venta, así como también saber cómo se conforma y también hacer uso de los movimientos de las cuentas a través de lo teórico y lo práctico.

Dicha investigación se presenta de forma explícita junto con la ayuda de algunos ejemplos para dejar más claro el tema que se tratara a continuación.

Resumen

El sistema analítico o pormenorizado está basado en el uso de una cuenta especial destinada a la clasificación de compraventa, esto es con el fin de superar las inconveniencias dentro del sistema global o de mercancías generales. Este análisis consiste en la identificación y separación de los elementos que integran un todo. Es necesario hacer uso del inventario inicial y final para determinar el costo de la mercancía vendida.

Abstract

The analytical system or detailed system, is based on the use of a special account for the classification of sale, this is in order to overcome the inconvenience within the global system or general goods. This is analysis consists in the identification and separation of the elements that make up a whole. There is a need to make use of the initial inventory and to determine the final cost os goods sold.

Aspectos Metodológicos

Durante los siguientes párrafos se aplicó una investigación documental, ya que al inicio de dicha investigación, como su nombre lo indica, se realiza apoyándose de fuentes de carácter documental, es decir, en documentos tales como, las obtenidas a través de fuentes bibliográficas, hemerográficas, y otros documentos que se encuentran en archivos como cartas oficios, circulares, expedientes, etcétera. “Con base a la investigación se consultaron fuentes bibliografías en textos de contabilidad tales como”[1] M.A. Octavio Rolando Lara Martínez.

También se utilizó el método genérico ya que busca la génesis de los acontecimientos es decir, los antecedentes. Este método anuncia en su propio título, cuál es su finalidad: encontrar la causa inicial, el hecho generador.

Técnicas de Información Aplicadas

Algunas de las técnicas aplicas en la investigación son las siguientes:

  • Internet
  • Revisión documental
  • Recolección y análisis de la información.

Internet

En la investigación presente se hizo uso de los beneficios que nos proveen la tecnología en la actualidad, tal es el caso del internet, usándolo como un medio para obtener mayor información de manera más rápida.

Revisión documental

La revisión documental fue un punto importante para estructurar el marco teórico conceptual a partir de la consulta de algunos libros,  artículos, periódicos, revistas, o alguna otra herramienta donde se encontrara información referente al tema.

Recolección y análisis de la información

Esta técnica es importante ya que en ella se estudian los sistemas de registro de mercancías.

Marco Teórico

Definición de Inventario.

“Es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una persona física, a una comunidad y que se encuentra realizado a partir de mucha precisión y prolijidad en la plasmación de los datos.”[2]

Definición de mercancía.

“Del italiano mercanzia, una mercancía es una cosa mueble que se constituye como objeto de trato o venta. El concepto suele aplicarse a los bienes económicos que son susceptibles de compra o venta.”[3]

Desarrollo del Tema

“El método analítico o pormenorizado proporciona una mejor información después, como su nombre lo indica, el análisis o pormenorización está basado en el uso de una cuenta especial destinada a cada clasificación de la compraventa.”[4]

“Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías.

  • El Análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que integran un todo, así.
  • El sistema Analítico o Pormenorizado consiste en la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.”[5] “En general, en el manejo de la operación de compraventa de mercancías intervienen:

Inventarios compras ventas

Los inventarios se refieren al inventario inicial y al final que se requieren para poder determinar el costo de la mercancía vendida, como se tratara más adelante. La operación de compras incluye las compras propiamente dichas, los fletes y los acarreos sobre compras, las devoluciones hechas a proveedores y de los descuentos sobre compras que se han obtenido, lo que representa las compras netas. La operación de ventas incluye las ventas efectuadas, las devoluciones recibidas de los clientes y los descuentos sobre ventas que han otorgado, lo que representa las ventas netas.

Como se ha expuesto, la clasificación anterior se funda en un método pormenorizado en el que se destina una cuenta por separado para cada operación, como se representa a continuación:

Inventarios Compras netas Ventas netas
a)    Inicialb)    Final a)    Compras brutasb)    Devoluciones sobre comprasc)    Descuentos sobre comprasd)    Fletes y derechos de importación, gastos aduanales, comisiones de agentes, acarreos, etc. a)    Ventas brutasb)    Devoluciones sobre ventasc)    Descuentos sobre ventas

Como se observa, las cuentas básicas indispensables para el funcionamiento del procedimiento son: inventarios, compras netas y ventas netas. El procedimiento podría funcionar con solo estas 3 cuentas pero reducirá la información y la idea de pormenorizado o analítico, que tiene como esencia el proporcionar información detallada del resultado de las operaciones efectuadas.

El movimiento de las cuentas son las siguientes:

0121 Inventario de mercancías
Cargos1.    Inventario de mercancías a precios de costos  al principiar el ejercicio. Abonos

El saldo de esta cuenta debe ser deudor y no tiene otro movimiento durante el ejercicio; representa el total de la inversión en inventario de mercancías al principio del ejercicio.

Para registrar el costo de las compras netas se emplean las siguientes cuentas:

5060 Compras brutas
Cargos1.    Importe de las facturas de proveedores por mercancías compras a precio de costo.  Abonos

El saldo de estas cuentas debe ser deudor y representa las compras brutas que se han realizado. No representa las compras netas porque falta disminuir las devoluciones sobre compras y los descuentos que disminuyen el monto; deben registrarse por separado en este método que es analítico y requiere de información pormenorizada.

5061 Devoluciones sobre compras
Cargos Abonos1.  Costos de la mercancía devuelta a precio de factura de los proveedores.
5062 Descuentos sobre compras
Cargos Abonos1.    Rebajas o descuentos obtenidos sobre compras que disminuyen el valor de las facturas del proveedor. Generalmente se obtienen por volumen de compras o por alguna concesión especial.

Las cuentas anteriores son de naturaleza acreedora, esto es, deben tener saldo acreedor y disminuyen el importe de la cuenta 5060, compras brutas. La suma de las cuentas 5060, compras brutas, 5061, devoluciones sobre compras y 5062, descuentos sobre compras, representas las compras netas a precios del proveedor antes de los gastos inherente a la compra, como fletes y derecho, gastos aduanales, etc.

5063 Gastos sobre compras
Cargos1.  Importe de fletes y derechos de importación, gastos aduanales, comisiones de agentes, acarreos, etc., que originen la mercancía comprada. Abonos

El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa los gastos sobre las compras que se han realizado desde el momento en que el proveedor embarca hasta que la mercancía es recibida en los almacenes de la entidad.

A las compras netas a precio del proveedor (cuentas 5060, 5061, 5062) se les agrega el importe de  esta cuenta, que constituye parte del costo de las mercancías adquiridas.

Por tanto, el costo de las mercancías adquiridas está integrado como sigue:

5060 Compras brutasMenos:5061 Devoluciones sobre compras.5062 Descuentos sobre comprasCompras netas al precio del proveedor

Más:

5063 Gastos sobre compras

Costo de las compras netas

$xxxxxxxx $xxxxxxxxxxxx

 

xxxx

$xxxx

Para registrar las ventas netas se emplean las siguientes cuentas:

4060 Ventas brutas
Cargos Abonos1.    Importe total de las facturas que amparan las mercancías vendidas.

El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora y representa la venta bruta total que se ha realizado. No representa la venta neta porque le falta disminuir las devoluciones de mercancías y los descuentos sobre ventas, que disminuyen el monto de esta cuenta; deben registrarse por separado en este método, como se ha señalado anteriormente.

4061 Devoluciones sobre ventas
Cargos1.    Valor de la mercancía devuelta por los clientes a precio de venta señalada en las facturas. Abonos
4062 Descuentos sobre ventas
Cargos1.    Rebajas sobre ventas que se otorgan a los clientes. Generalmente se otorgan por volumen de ventas o alguna concesión especial o estratégica. Abonos

Las dos cuentas anteriores son de naturaleza deudora, es decir, deben tener saldo deudor y disminuyen el importe de la cuenta 4060, ventas brutas. La suma de las cuentas 4060, ventas brutas, 4061, devoluciones sobre ventas y 4062, descuentos sobre ventas, representan las ventas netas.

Por tanto, las ventas netas integradas como sigue:

4060 Ventas NetasMenos:4061 Devoluciones sobre ventas4062 Descuentos sobre ventasVentas netas $xxxxxxxx $xxxxxxxx$xxxx

En este método cada cuenta tiene operaciones homogéneas y, por lo tanto, se tiene una información limpia (no mezclada) que permite al lector formarse un juicio bien fundamentado.

El inventario final no ha sido considerado en ninguna de las cuentas tratadas anteriormente. Al final del ejercicio o periodo en que se quiera determinar el costo de lo vendido será necesario practicar un inventario físico para ser valuado a precio de compra (costo), con el fin de determinar su monto.

Con el inventario final se tienen todos los elementos para determinar  el costo de ventas, aplicando el siguiente razonamiento:

Al inventario inicial se le agregan las compras netas y a esta suma se le resta el inventario final, obteniéndose por diferencia el costo de lo vendido.

Para ilustrar lo anterior, a continuación se muestra la forma de determinar el costo de ventas bajo este método:

Costo de ventas
Inventario inicial cuenta 0121Más:Compras netas:5060 compras brutasMenos:

5061 Devoluciones sobre compras

5062: Descuentos sobre compras

Menos:

Inventario final

Costo de ventas

$xxxx 

( xxxx)

( xxxx)

$xxxx 

 

xxxx

 

xxxx

$xxxx

Para determinar contablemente el costo de ventas se requiere abrir la cuenta 5065, costo de ventas (del método analítico pormenorizado), la cual tendrá los siguientes movimientos:

5065 Costo de ventas
Cargos1.    Transferencia del importe del inventario inicial cuenta 0121.2.    Transferencia del importe de las compras brutas cuenta 5060.3.    Transferencia del importe de los gastos sobre compras cuenta 5063 Abonos1.    Transferencia del importe de las devoluciones sobre compras cuenta 50612.    Transferencia del importe de los descuentos sobre compras cuenta 5062.3.    Importe del inventario final de mercancías, el cual debe ser cargado a la cuenta 0121, inventario de mercancías.

El saldo de la cuenta representa el costo de las mercancías vendidas determinadas bajo este método.

Contablemente se registran: el inventario inicial, el asiento número 1 de los cargos, las compras netas integradas números 2 de los cargos, 1 y 2 de los abonos, y el inventario final asiento número 3 de los abonos.”[6]

Ventajas del sistema analítico.

Las principales ventajas del procedimiento analítico o pormenorizado son las siguientes:

  1. En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.
  2. Se facilita la formación del estado de Pérdidas y Ganancias, debido a que se conoce por separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forma.
  3. Mayor claridad en el registro de las operaciones de mercancías.

Desventajas del sistema analítico.

Las principales desventajas del procedimiento analítico son las siguientes:

  1. No se puede conocer, en un momento dado, el importe del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.
  2. No es posible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de las mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el importe de las mercancías que debiera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.
  3. Para conocer el importe del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, para poder llevarla al cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.
  4. No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, mientras no se conozca el importe del inventario final.

Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento únicamente se emplea en negocios de escasa capacidad económica.

Ajustes para determinar la utilidad o pérdida bruta. Cuando se lleva el procedimiento analítico o pormenorizado, para conocer la utilidad o pérdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del estado de Pérdidas y Ganancias, en esta forma:

  1. Para obtener las ventas netas, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas.
  2. Para obtener las compras totales, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el importe de los gastos de compra.
  3. Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras.
  4. Para obtener la suma o total de mercancías, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el importe del inventario inicial.
  5. Para obtener el costo de lo vendido, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
  6. Para obtener la utilidad o pérdida bruta, se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el importe del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de Compras.”[7]

Conclusión

Éste sistema de registro de mercancías es bastante tedioso, por lo que ya vimos, se abre una cuenta por concepto, lo que hace que además de tedioso sea muy complejo, sin embargo es posible verificar la mercancía que se tiene en el almacén y saber con exactitud las perdidas y las utilidades.

Te sugerimos veas el siguiente video sobre conceptos básicos de Gestión de inventarios para aprender más sobre el tema:

Referencias Bibliográficas

  1. Contabilidad básica. Joaquín Moreno Fernández. Compañía editorial continental. Primera edición. México 2002.pag 135.
  2. M.A. Octavio Rolando Lara Martínez. Apuntes.
  3. http://www.definicionabc.com/economia/inventario.php Recuperado el 08 de mayo de 2015.
  4. [1]Definición de mercancía – Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/mercancia/#ixzz3ZZiFRnr4 Recuperado el 08 de mayo de 2015.

[1] M.A. Octavio Rolando Lara Martínez. Apuntes.

[2] http://www.definicionabc.com/economia/inventario.php Recuperado el 08 de mayo de 2015.

[3] Definición de mercancía – Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/mercancia/#ixzz3ZZiFRnr4 Recuperado el 08 de mayo de 2015.

[4] Contabilidad básica. Joaquín Moreno Fernández. Compañía editorial continental. Primera edición. México 2002.pag 135

[5] M.A Octavio Rolando Lara Martinez. Apuntes

[6] Contabilidad básica. Joaquín Moreno Fernández. Compañía editorial continental. Primera edición. México 2002.pag 135

[7] M.A. Octavio Rolando Lara Martínez. Apuntes.

De los Autores

Xochiehecatl Chávez Ordoño.
Guadalupe Zárate Guirao.
Jhovana Amaranta Gómez Camacho.
Jesica Margarita Viza Hernández.

Estudiantes de 2° semestre de Ing. en gestión empresarial.
Instituto Tecnológico de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, México.

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Lara Martinez Octavio Rolando. (2015, julio 30). Sistema de inventario analítico o pormenorizado. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/sistema-de-inventario-analitico-o-pormenorizado/
Lara Martinez, Octavio Rolando. "Sistema de inventario analítico o pormenorizado". GestioPolis. 30 julio 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/sistema-de-inventario-analitico-o-pormenorizado/>.
Lara Martinez, Octavio Rolando. "Sistema de inventario analítico o pormenorizado". GestioPolis. julio 30, 2015. Consultado el 10 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/sistema-de-inventario-analitico-o-pormenorizado/.
Lara Martinez, Octavio Rolando. Sistema de inventario analítico o pormenorizado [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/sistema-de-inventario-analitico-o-pormenorizado/> [Citado el 10 de Diciembre de 2016].
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