Sistema de cuentas por cobrar para una empresa

SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR PARA: REPRESENTACIONES PITÍN
Índice
1. Introducción
2. Aspectos generales del proyecto
3. Aspectos metodológicos
4. Análisis de los resultados
5. Análisis del sistema actual
6. Sistema propuesto
1. Introducción
Las Cuentas por Cobrar registran los documentos, es decir, las transacciones de ventas,
pagos, etc., también es conocida como cartera.
En la Empresa Representaciones Pitín este manejo es llevado de forma manual lo cual
conlleva a un proceso tedioso y desorganizado al momento de guardar la información.
Por esta y muchas razones hemos decidido elaborar un programa que le facilite a esta
empresa a llevar un mejor control delas cuentas por cobrar y que cumpla con todas las
necesidades como agilizar de forma automatizada para un excelente organización al
momento de llevar los estados financieros.
El presente proyecto consta de siete capítulos, en el cual el primer capítulo observaremos
los aspectos generales de la empresa, y poco a poco iremos desarrollando los capítulos
hasta lograr presentar un prototipo en papel para la confección de las pantallas y su
posterior instalación en la empresa.
2. Aspectos generales del proyecto
Antecedentes Del Problema
En el año de 1990 el señor Juvencio Ortiz debido a las necesidades de ese entonces en
cuanto a los servicios que presta esta empresa se refiere decide fundar en la ciudad de
Aguadulce, Provincia de Coclé, Representaciones Pitín cuya finalidad es prestar servicios
a las familias aguadulceñas en cuanto a la reparación de aparatos electrónicos, de
relojería, celulares, también se dedica al expendio de productos electrónicos, de relojería,
celulares, implementos para tapicería y ferretería en general.
Inició sus labores con una inversión propia, luego en el presente año se hace un
financiamiento con el Banco Nacional de Panamá para ampliar la empresa, se inaugura
en la Avenida Rodolfo Chiari Representaciones Pitín, esta empresa se ha convertido en la
pionera en estos menesteres pues su personal cuenta con vasta experiencia en estos
oficios.
Situación O Estado Actual Del Problema
Debido a la globalización existe una gran competitividad en nuestro mercado laboral , es
por ello que todas las empresas de nuestro país deben estar siempre a la vanguardia de
los avances tecnológicos que se presentan cada día para así obtener un excelente
rendimiento y ligereza en todos los aspectos que en ella se realicen.
Desde sus inicios la empresa Representaciones Pitín ha llevado todos sus informes
manualmente por lo que resulta lento y problemático, es por ello que es necesario
implementar un sistema de cuentas por cobrar para así visualizar el movimiento de la
empresa, por otra parte desea automatizar estas cuentas para eliminar la acumulación de
documentos.
Supuesto general
Con la creación de un sistema automatizado se logrará agilizar el cobró a los
clientes y eliminar la abundante papelería que maneja la empresa.
Objetivo general
Crear un sistema automatizado de cuentas por cobrar para la empresa de manera
más rápida, nítida y precisa, que brinde apoyo a la toma de decisiones.
Objetivos específicos
Diseñar un sistema de cuentas por cobrar.
Realizar el cobro a los clientes de forma rápida.
Ayudar a la empresa a ser más efectiva.
Delimitación
Para la elaboración del control de datos se empezará la automatización a partir de enero
del 2002.
La empresa representaciones pitín no cuenta con el equipo necesario para el control de
las cuentas por cobrar, ya que este es llevado de forma manual. La elaboración de éste
sistema a implantar nos tomará aproximadamente un periodo de tres meses.
Alcance o cobertura
El proyecto de cuentas por cobrar que realizaremos en la empresa representaciones pitín,
ubicada en la avenida rodolfo chiari, de la ciudad de aguadulce, provincia de coclé
Restricciones y / o limitaciones
Falta de bibliografía.
Desconocimiento en el tema de cuentas por cobrar.
Justificación del proyecto
Importancia
La finalidad de este proyecto es de suma importancia porque nos ofrece un conocimiento
más amplio para que Representaciones Pitín en el momento que lo desee pueda hacer
mejoras en cuanto al manejo de las cuentas por cobrar se refiere favoreciendo así a la
empresa; además nos proporcionará una idea clara de cuáles son los altibajos de la
empresa en relación a las demás, por otra parte conoceremos los aspectos que se
mejoraran con la implantación de un sistema automatizado.
Por otra parte podremos hacer uso de todos los conocimientos adquiridos es Sistemas
Informáticos I, los cuales nos ayudarán a obtener un control de las cuentas por cobrar
más eficaz.
Este manejo se lleva de forma manual, lo cual conlleva a un proceso lento y
desorganizado al momento de almacenar la información.
La implementación de nuestro proyecto traerá beneficios tanto para la empresa como
para nosotros, a la empresa la ayudará a proyectarse de manera actual poniéndose
acorde a los avances tecnológicos, lo cual es muy importante para toda empresa ya que
con el uso de la tecnología todos los procesos se realizaran de una manera rápida y
ordenada, logrando con esto una mejor carta de presentación a sus clientes y un mejor
desempeño en sus labores, puesto que este programa de cuentas por cobrar le
simplificará todos los procesos que anteriormente tenían que realizarse de forma manual,
además este sistema solo podrán tener acceso el contable y el propietario de la empresa.
Aportes
Entre algunos aportes que traerá la implantación del software para el mejoramiento en el
área de cuentas por cobrar de “Representaciones Pitín” están:
Le ahorrará tiempo y trabajo que podrán utilizar en otros deberes.
Se les atenderá a los clientes de una manera más rápida.
Se evitará la utilización de métodos antiguos y la acumulación de documentos.
Incitará a otras empresas que estén atraídas por lo fiable y provechoso del
software a sistematizar sus servicios.
La empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de sus sistema
de cuentas por cobrar.
Por estos y muchos aportes la empresa dará una imagen renovada hacia la globalización.
Con este sistema la empresa Representaciones Pitín trabajará de forma más eficaz, ya
que confeccionaremos un sistema que ayudará al registro de los clientes de forma
organizada, también llevará a cabo el cálculo de las cuentas por cobrar de forma
automatizada sin necesidad de utilizar los métodos antiguos, por otra parte se presentará
un informe detallado para que la empresa prepare sus estados financieros.
3. Aspectos metodológicos
Planteamiento del problema
Como es de nuestro conocimiento en la empresa “representaciones pitín “ no se cuenta
con un sistema automatizado para tener un control en cuanto a cuentas por cobrar se
refiere.
Este es llevado a cabo manualmente por: otra parte de las operaciones matemáticas se
realizan con ayuda de la calculadora y al terminar son guardados en los archivos.
Formulación de supuestos
Con la creación de un programa para las cuentas por cobrar se logrará obtener un
control más eficaz.
Con este sistema se le ahorrará el tiempo en el cobro a los clientes.
Con la creación de éste sistema podrá ofrecerle a los clientes una atención
personalizada y eficiente.
Instrumentación
Para el tema en estudio utilizaremos la entrevista y la observación para recolectar
información.
Entrevista
Selección de los elementos muestrales
Entrevistamos a quien es el encargado del manejo de las cuentas por cobrar.
Dentro de los aspectos más sobresalientes de nuestra entrevista podemos destacar:
Año de fundación de la empresa
Tipo de inversión.
Necesidad de fundarla.
Las características que posee el sistema actual.
Los beneficios de un sistema que sea más rápido.
Los objetivos que se persiguen.
Las inversiones que se requieren.
Procedimientos para su realización
Nuestra entrevista la realizaremos en las instalaciones de la empresa en mención, esta
estará enmarcada en una serie de preguntas tanto abiertas como cerradas donde se
destacaron las características más sobresalientes de las cuentas por cobrar.
Observación
Al asistir a la empresa para aplicar nuestra encuesta se nos permitió observar un poco de
cómo son llevadas las cuentas por cobrar, donde pudimos percatarnos de una manera
detallada el desenvolvimiento de la empresa en cuanto a nuestro tema de estudio para así
poder establecer las partes más primordiales en el desarrollo de nuestro proyecto.
Métodos de observación
Aspectos a observar:
1.Forma en que se llevan las cuentas por cobrar.
2. El control con que cuentan los datos actualmente.
3. Forma en la que podemos sistematizar el sistema actual.
4. Tiempo que se requiere para realizar una transacción.
Tipo de investigación
Las realizadoras de este proyecto consideramos que esta es una investigación de tipo
descriptiva.
Definición
El propósito del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es decir como es y
cómo se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar
las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno que sea sometido a análisis.
Estos miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a
investigar.
Un estudio descriptivo selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas
independientemente, para así determinar lo que se investiga. Es importante notar que la
descripción del estudio puede ser más o menos general o detallada.
Aunque desde luego, pueden integrar las mediciones de cada una de dichas variables
para decir cómo es y cómo se manifiesta el fenómeno de interés, su objetivo no es indicar
cómo se relacionan las variables medidas.
Los estudios descriptivos se centran en medir con la mayor precisión posible; en esta
clase de estudios el investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo
lograr precisión en esta medición. Asimismo debe ser capaz de especificar quienes deben
estar incluidos en la medición.
La investigación descriptiva, en comparación con la naturaleza poco estructurada de los
estudios exploratorios, requiere considerable conocimiento del área que se investiga para
formular las preguntas especificas que busca responder.
La descripción puede ser más o menos profunda, pero en cualquier caso se basa en la
medición de cada uno de los atributos del fenómeno descrito. Los estudios descriptivos
pueden ofrecer la posibilidad de predicciones aunque sean rudimentarias.
Justificación
Utilizamos la Investigación Descriptiva porque es la que más se adapta al tipo de
investigación que realizaremos ya que reúne la mayoría de las especificaciones, antes
mencionadas se realizaran una serie de visitas a el comercio donde se implantará el
sistema “ Representaciones Pitín” donde observaremos por unos días cómo se
desenvuelve el manejo y el cobro de las cuentas por cobrar para luego tomar ésta
información y sacar un análisis de lo que el dueño de la empresa necesita, para más tarde
hacer un análisis descriptivo de la situación que presenta las cuentas por cobrar de dicho
local.
Al hacer un análisis descriptivo, el analista ve desde otra perspectiva la situación o el
problema que se encuentra en la empresa, toma las medidas pertinentes y toma acciones
precisas para solucionar el problema.
Este proyecto requiere este tipo de investigación y así nos facilitará el desarrollo de
nuestro proyecto de investigación y con esto se realizará un proyecto de mayor calidad
que pueda servir para la consulta de futuras generaciones.
4. Análisis de los resultados
De Las Entrevistas
Pregunta # 1:
¿En qué año fue fundada esta empresa?
Respuesta # 1:
La empresa fue fundada en el año de 1990.
Análisis:
Esta empresa fue fundada en enero de 1990 en la ciudad de Aguadulce, provincia de
Coclé, por el señor Juvencio Ortiz Gómez luego de haber quedado sin empleo. Hace 12
años fue fundada esta empresa en Aguadulce para el beneficio de los aguadulceños y
también los pueblos circunvecinos, ya que cuenta con un personal idóneo y capacitado
para satisfacer las necesidades del público.
Pregunta # 2.
¿La inversión es propia o financiada?
Respuesta # 2:
En primera instancia fue una inversión propia, luego se hizo un financiamiento con el
Banco Nacional para expandir el negocio.
Análisis:
La Empresa Representaciones Pitín inicia sus labores con una inversión propia, en lo que
era la sala de la vieja casa de los padres del señor Juvencio Ortiz con unas cuantas
remodelaciones. Luego que se emprende el negocio, los ingresos son bastante buenos y
se decide pedir un financiamiento al Banco Nacional de Panamá para remodelar y ampliar
lo que ahora es el edificio de Representaciones Pitín.
Pregunta # 3:
¿Cómo surge la necesidad de fundar la empresa?
Respuesta # 3:
Como necesidad principal, la empresa se fundó ya que el negocio donde trabajaba el
señor Juvencio Ortiz fue cerrado. Además en Aguadulce se necesitaban los servicios
prestados en esta empresa.
Análisis:
El señor Juvencio Ortiz era empleado de una empresa llamada El Esfuerzo Juvenil,
propiedad del señor Carlos Yap. Esta empresa cerró ya que, después de la invasión el
señor Yap fue nombrado embajador en China. Con el dinero de la liquidación se fundó la
empresa. Además en Aguadulce se necesitaba de una empresa donde se brindaran los
servicios que ofrece dicha empresa, ya que el país entero se encontraba
económicamente devastado después de una Invasión norteamericana y eran pocas las
personas que tenían capital para invertir.
Pregunta # 4:
¿Qué servicios presta?
Respuesta # 4:
Ofrece servicios de reparación de todo tipo de aparatos electrodomésticos, reparación de
relojes y celulares. También se venden productos eléctricos, de relojería, celulares,
tapicería y ferretería el general.
Análisis:
Esta empresa cuenta con los servicios de reparación de todo tipo de artefacto electrónico,
relojería, reparación de celulares. También ofrece mercancía para la venta como son:
celulares, tarjetas y accesorios, materiales para tapicería, jardinería, ferretería, eléctricos,
zapatería. El servicio humano prestado en esta empresa es excelente ya que, cuenta con
un personal calificado.
Pregunta # 5:
¿Cómo se llevan las cuentas por cobrar en esta empresa?
Respuesta # 5:
Las cuentas por cobrar se llevan de forma manual.
Análisis:
El sistema que se utiliza actualmente en la empresa Representaciones Pitín es un sistema
manual, en donde todas las operaciones a efectuarse en una transacción son realizadas
con ayuda de una calculadora y el empleado que va a realizar la transacción con el
cliente.
Luego se registran en las facturas pertinentes para las cuentas por cobrar para luego ser
llevadas a los archivos.
Pregunta # 6:
¿Cómo vería la implantación de un sistema de cuentas por cobrar que sea más rápido?
Respuesta # 6:
Estupendo.
Análisis:
Con la implantación de un sistema de cuentas por cobrar en la empresa, sería de gran
ayuda para todos(empleados y clientes), ya que es una mejor manera de obtener mejores
resultados con más agilidad, precisión y exactitud y confiabilidad y así ofrecerle a los
clientes una atención más personalizada, y confiable a la hora de elaborar los estados de
cuentas que se le van a ser entregados al cliente.
Pregunta # 7:
¿Qué objetivos ustedes persiguen al poner en práctica este programa?
Respuesta # 7:
La obtención de resultados más rápidos y precisos así como de informes detallados de
cada cliente.
Análisis:
La creación de un sistema automatizado para Representaciones Pitín representa un gran
logro, ya que, con este sistema el acceso a las cuentas por cobrar es más fácil , rápido y
confiable, además ofrece a la empresa la posibilidad de abrirse paso a la nueva
tecnología de punta que la pondría a marcar el paso con la globalización que está
viviendo nuestro país actualmente.
Pregunta # 8:
¿Estarían ustedes dispuestos a invertir en software y equipo?
Respuesta # 8:
Sí estarían dispuestos a invertir.
Análisis:
El propietario de esta empresa está dispuesto a invertir en equipos nuevos. Ya que el
dueño desea que su empresa esté a la vanguardia de los avances tecnológicos, aunque
esto signifique que debe desembolsar una fuerte cantidad de dinero para obtener el
software y el hardware para la instalación de un sistema automatizado que ayude a la
empresa a llevar un mejor control de sus cuentas por cobrar.
De Las Observaciones
Conducta a observar # 1:
La forma en que se llevan las cuentas por cobrar.
Conducta observada # 1:
Actualmente las cuentas por cobrar son llevadas a cabo manualmente.
Análisis:
El control de las cuentas por cobrar en Representaciones Pitín, actualmente se lleva a
cabo de forma manual, el cual es un proceso lento y tedioso que se hace por medio de la
ayuda de una calculadora, las facturas para el cobro de dichas cuentas. Este control
manual se lleva a cabo por un proceso más lento y problemático ya que muchas veces el
empleado de la empresa puede estar distraído y ocasionar errores a la hora de
confeccionar la factura.
Conducta a observar # 2:
El control con que se cuentan los datos actualmente
Conducta observada # 2:
Los datos son manejados manualmente y recopilados en un archivador.
Análisis:
Los datos de los clientes y sus respectivas copias de facturas son recopilados en un
archivador con el que cuenta la empresa. Este control manual es realizado por un
empleado de la empresa el cual está capacitado para este tipo de tareas .Este control
está expuesto a errores por la acumulación de documentos que posee la empresa y la
desorganización al momento de almacenar la información de cada cliente.
Conducta a observar # 3:
Forma en que podemos automatizar el sistema actual.
Conducta observada # 3:
Creando un sistema por computadora de cuentas por cobrar
Análisis:
Crearemos un programa en Visual Basic de cuentas por cobrar para Representaciones
Pitín, el cual agilizará el proceso de llenar las facturas, organizar la información y de
archivar los documentos. Así la empresa contará con la información más rápida al
momento de solicitarla y de manera precisa y eficaz, al igual se presentarán los informes
para el cliente y para que se preparen los estados financieros pertinentes.
Conducta a observar # 4:
Tiempo que se requiere para realizar una transacción
Conducta observada # 4:
Se realiza en aproximadamente 4 minutos , dependiendo del tipo de cliente.
Análisis:
A la hora de realizar nuestras observaciones pudimos percatarnos que las cuentas por
cobrar eran sumamente lentas, ya que, si el cliente ya posee una cuenta con la empresa,
confeccionarle la factura tomaba alrededor de 4 minutos, pero si el cliente es nuevo se
toma alrededor de 15 minutos ya que el cliente debe llenar primero ciertos requisitos que
la empresa solicita como política antes de abrir una cuenta nueva.
5. Análisis del sistema actual
Descripción Del Sistema Actual
Nos hemos podido percatar que el sistema actual que posee Representaciones Pitín, no
es un sistema automatizado, o sea que cuenta con un sistema manual, arcaico y
prácticamente obsoleto para llevar sus cuentas por pagar, representando así una forma
de manejar los datos de forma lenta, sin control .
Como toda empresa, Representaciones Pitín, el cliente necesita llenar a cabo una serie
de requisitos para que se le otorgue un crédito (cuenta por cobrar), como lo son: nombre
del interesado, talonario de cheque, número de cédula, teléfono y pagar la mitad del
monto que va a llevar. Todos estos requisitos se realizan a mano.
Representaciones Pitín necesita llevar un control muy preciso de sus nuevos clientes,
corregir algunos errores (devoluciones) y eliminando datos para saber con lo que cuenta,
par lograr esto se basa de un sistema de facturas las cuales llevan sus respectivas
copias, todo es realizado manualmente.
Presentación Del Sistema
Actualmente Representaciones Pitín realiza sus transacciones de cuentas por cobrar con
un sistema manual para el área de contabilidad por lo que necesita de tiempo todos los
días para llevar un control detallado de la posición de la empresa.
La empresa debe contar con un contable para que realice las operaciones de facturación,
de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Instalando un sistema automatizado se mejorará la capacidad de la empresa en el
control de su mercancía.
Identificación De La Comunidad De Usuarios
La comunidad de usuarios la podemos detallar de la siguiente manera:
Gerente: persona encargada de la toma de decisiones.
Contador: encargado de llevar el control necesario, para la siguiente toma de
decisiones.
Dependientes: encargados de atender al público.
Identificación De Entrada/ Salida
Identificación de Entrada:
La identificamos o se registra por las facturas, las cuales una se le entrega al cliente y las
copias reposan en la empresa.
Identificación de Salida:
1. las facturas de ventas
2. en los reportes.
Funciones, Limitaciones Y Restricciones
Funciones:
Dar mayor fiabilidad en el cobro de las cuentas.
Atender con mayor rapidez al cliente.
El personal contará con mayor tiempo para el desempeño de otras actividades.
Mejor manejo de todos los tipos de facturas.
Es un sistema lento y de fácil acceso para personal no autorizado.
Esta sujeto a muchos errores.
Es poco fiable.
Restricciones
El gerente es el único que tiene acceso
La persona tiene que hacer un abono del 50%
Diagrama De Flujo De Datos
Los datos son la guía de las actividades de la empresa. El análisis de un sistema conoce
el papel que tienen los datos de la empresa en la organizaciones. Seguir el flujo de los
datos por los procesos de la empresa, que es la finalidad del análisis de flujo de datos, les
dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan los objetivos de la organización.
Los diagramas de flujo de datos, como su propio nombre lo indica, un sistema de
procesos y cualquier análisis de un sistema así deben incluir ambos aspectos.
Diagrama De Contexto
Empleado datos personales 0
Talonario Procesar
cuentas
del cliente
cuenta procesada
Departamento
de cuentas
por cobrar
Diagrama General
cliente
1 2
Cliente talonario Procesar cuentas por cobrar procesar
Datos del venta
cliente procesadas
venta procesada
3
Procesar
factura cuentas
por cobrar
procesada
6. Sistema propuesto
Presentación Del Sistema Propuesto
El sistema de cuentas por cobrar de Representaciones Pitín generará los siguientes
reportes:
Los abonos hechos por cada cliente.
Saldo pendiente de cada cliente.
Esta se llevará por medio de una clave para cada vendedor, para así identificarlos con
mayor facilidada.
Con la creación de este sistema se logrará agilizar el manejo de los datos, el cual
automatizaremos para así lograr una excelente verificación de los estados cuentas de
cada clientes.
Este control es llevado de forma manual, esto resulta un tanto lento, problemático y en
ocaciones expuesto a errores, es por ello que con el nuevo sistema se busca agilizar
estas transacciones que actualmente lleva mucho tiempo para realizarlas. Con este
sistema la empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de su sistema
de cuentas por cobrar, dándole a la empresa una imagen renovadora hacia la
globalización.
Identificación De La Comunidad De Usuarios
Hemos decidido delimitar la comunidad de usuarios como estaba anteriormente:
Gerente: Persona encargada de la toma de decisiones.
Contador: Encargado de llevar el control necesario para la siguiente toma de
decisiones.
Dependientes: Encargados de atender al público
Identificación De Entrada/ Salida
Entradas:
Factura: Se elabora la factura del cliente manualmente.
Pedidos : Se introducen las descripciones de los productos, sus costos entre otros.
Forma de Pago: Se registran los pagos realizados y sus respectivos saldos.
Salidas:
Informes de pagos.
Informes de saldos.
Factura de venta
Funciones,Limitaciones Y Restricciones
Funciones:
Con este sistema que vamos a automatizar se llenarán las siguientes funciones:
Contro de las cuentas por cobrar.
Control de las facturas.
Control de los estados de cuentas.
Ahorro de tiempo.
Aumentar la productividad de la empresa.
Limitaciones:
El acceso al sistema solo será efectuado por el contable.
La empresa no cuenta con el personal capacitado en el manejo de bases de datos.
Restricciones:
El código del sistema solo tendrá acceso el gerente y el contable.
Desarrollo De Los Niveles Dfd’s
Diagrama de Contexto
0
Cliente datos del Procesar cuentas por cobrar Contador
cliente cuenta por procesada
cobrar
informe
GERENTE
Diagrama General
1 2
Cliente carta de trabajo Introducir factura Actualizar
Datos generales datos estado
Generales de cuenta
del cliente
estado
de cuenta
actualizado
3
Generar
reporte
Reporte
generado
Diagrama de Detalle
Diagrama1
Proceso1
Introducir datos del cliente
1.1
verificar
Carta de trabajo existencia
y datos generales del cliente
cliente
verificado
1.2
generales
del cliente
factura
CONTADOR
Diagrama 1
Proceso2
Actualizar Estado de Cuentas
2.1
factura verificar
existencia
del cliente
cliente verificado
2.2
crear
estado de
cuenta
estado de cuenta generada
2.3
procesar
abono
estado de cuenta actualizado
Definición de flujos de datos
Nombre:Cliente verificado
Grafico:
1.1
Verificar cliente verificado 1.2
existencia Actualizar
del cliente generales
del cliente
Descripción: este flujo registra los datos del cliente verificado
Sinónimos: cliente_ver
Composición: Código del cliente
Nombre delcliente
Cédula
Dirección
Teléfono
Limite de crédito
Origen: 1.1/ verificar existencia de cliente
Destino: 1.2 / Actualizar generales del cliente
Volumen: Eventual
Definición de Proceso
Nombre: Cliente verificado
Grafico:
2.1 2.2
verificar cliente verificado crear
existencia estado
del cliente de cuenta
Descripción: este flujo registra los datos del cliente verificado
Sinónimos: cliente_ver
Composición: Código del cliente
Nombre delcliente
Cédula
Dirección
Teléfono
Limite de crédito
Origen: 2.1/ verificar existencia de cliente
Destino: 2.2 / Crear estado de cuenta
Volumen: Eventual
Definición de flujo de datos
Nombre: Estado de cuenta generada
Grafico:
2.2 2.3
Crear Procesar
estado estado de cuenta generado abono
de
cuenta
Descripción: este flujo registra los datos del estado de cuenta generado
Sinónimos: es_cu_ge
Composición: Código del cliente
Nombre delcliente
Cédula
Dirección
Teléfono
Limite de crédito
Origen: 2.2/ Crear estado de cuenta
Destino: 2.3 / Procesar abono
Volumen: Eventual
Definición de Flujo de datos
Nombre: Estado de cuenta actualizado
Grafico:
2.3
Procesar estado de cuenta actualizado generar
abono reporte
Descripción: este flujo registra los datos del estado de cuenta actualizada
Sinónimos:
Composición: Fecha
Vendido a
Teléfono
Dirección
Código del cliente
Producto
Costo unitario
Costo total
Pago
saldo
Origen: 2.3/ Procesar abono
Destino: 3 / Generar reporte
Volumen: Eventual
Definición de flujo de datos
Nombre: reporte generado
Grafico:
3
generar reporte generado
reporte Contador
Descripción: este flujo registra los datos el reporte generado
Sinónimos: report_ge
Composición: Fecha
Vendido a
Teléfono
Dirección
Código del cliente
Producto
Costo unitario
Costo total
Pago
saldo
Origen: 3 / generar reporte
Destino: CONTADOR
Volumen: Eventual
Diccionario De Datos
Definición de proceso
Nombre: verificar existencia del cliente
Número de identificación: 1.1
Gráfico:
Carta de trabajo
1.1
Verificar
existencia
del cliente
cliente verificado
Descripción: este flujo registra los datos del cliente
Flujo de entrada: carta de trabajo
Flujo de salida:cliente verificado
Definición de proceso
Nombre: Actualizar estado de cuenta
Número de identificación: 1.2
Gráfico:
factura
1.2
Actualizar
generales
del cliente
estado de cuenta actualizado
Descripción: este flujo actualiza los datos personales de cada cliente
Flujo de entrada: factura
Flujo de salida:estado de cuenta actualizado
Definición de proceso
Nombre: verificar existencia del cliente
Número de identificación: 2.1
Gráfico:
factura
2.1
Verificar
existencia
del cliente
cliente verificado
Descripción: este flujo registra los datos del cliente y verifica la existencia del mismo
Flujo de entrada:factura
Flujo de salida:cliente verificado
Definición de proceso
Nombre: crear estado de cuenta
Número de identificación: 2.2
Gráfico:
Cliente verificado
2.2
crear
estado
de cuenta
estado de cuenta generado
Descripción: este flujo registra los estados de cuentas
Flujo de entrada: cliente verificado
Flujo de salida:estado de cuenta actualizado
Definición de proceso
Nombre: Procesar abono
Número de identificación: 2.3
Gráfico:
Estado de cuenta generado
1.1
Verificar
existencia
del cliente
estado de cuenta actualizado
Descripción: este flujo procesa los abonos junto con sus respectivos saldos
Flujo de entrada: estado de cuenta generado
Flujo de salida:estado de cuenta actualizado
Costos y beneficios estimados
Costo del hardware
El equipo a utilizar son:
Una computadora
1,269.97
Impresora
150.00
Scanner
120.00
Estación de trabajo
129.00
ITBM 96.00
1,744.97
Costo Del Software
El Software para el desarrollo de nuestra propuesta es el siguiente:
Software desarrollado
750.00
Otros Costos
Entre los otros en los que se debe incluir la empresa esta la capacitación al contable
quien es el encargado de utilizar el programa con un valor de 300.00
Beneficios Estimados
Entre los beneficios que tendrá la empresa con la automatización del sistema podemos
decir que no son más que las ventajas económicas que le proporcionará a la empresa
entre los cuales podemos mencionar:
Brindar un mejor control de las cuentas por cobrar.
Mayor velocidad en la ejecución de las tareas.
Capacitación adecuada en cuanto al manejo del sistema de
las cuentas por cobrar.
Incremento en la productividad de los empleados.
Viabilidad del sistema
Viabilidad técnica
El,sistema a realizar será viable ya que la empresa deberá incursionar en gastos para el
mejoramiento de las cuentas por cobrar, podrá comprar el software y le dará una
explicación detallada al personal que utilizará el sistema para que la viabilidad no sea
limitada.
Viabilidad económica
La empresa no tiene medios necesarios para la implantación del sistema, entonces este
proyecto no es viable.
Viabilidad operativa
El programa será el mismo pero habrán cambios:
1. De la producción ya que contará con el equipo para llevar el control de las
cuentas por cobrar.
2. Los clientes tendrán un código lo cual agilizará el manejo de los datos.
3. Mayor seguridad ya que solo podrán tener acceso a este sistema el contable y el
propietario.
Viabilidad del cronograma
Implica la posibilidad de que los tiempos establecidos para la implantación y operación del
sistema, sean cumplido. Se deberán tomar en consideración holguras, debido a
situaciones no previstas. Para éste proyecto se tiene un estimado para la implantación del
sistema de nueve meses.
SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR PARA: “REPRESENTACIONES PITÍN”

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Velásquez Martina. (2003, noviembre 1). Sistema de cuentas por cobrar para una empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/sistema-de-cuentas-por-cobrar-para-una-empresa/
Velásquez, Martina. "Sistema de cuentas por cobrar para una empresa". GestioPolis. 1 noviembre 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/sistema-de-cuentas-por-cobrar-para-una-empresa/>.
Velásquez, Martina. "Sistema de cuentas por cobrar para una empresa". GestioPolis. noviembre 1, 2003. Consultado el 29 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/sistema-de-cuentas-por-cobrar-para-una-empresa/.
Velásquez, Martina. Sistema de cuentas por cobrar para una empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/sistema-de-cuentas-por-cobrar-para-una-empresa/> [Citado el 29 de Julio de 2015].
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