¿Cuál es el retorno de inversión de un ERP?

Existe cierta controversia dentro de las empresas en cuanto el tema de la inversión en un sistema ERP sale a relucir. Y es que para unas personas parece ser una herramienta “opcional”, que aunque simplifica el control y ejecución de los procesos, puede que no represente alguna otra ventaja que vaya más allá de la inversión inicial, o que inclusive, pueda ser un proyecto que no tenga un substancial retorno de inversión.

Sin embargo, esta lectura está pensada para desmentir estas creencias, y reafirmar el excelente ROI (retorno de inversión) que un sistema ERP de calidad puede representar.

Cabe aclarar que no nos meteremos con números o porcentajes de ROI que la implementación de un ERP “pudiese” generar, pero ya que observes las mejoras en cada uno de los departamentos de la empresa y sus correspondientes beneficios en cuanto a productividad y rentabilidad, te darás cuenta del potencial ROI de la implementación de un proyecto de esta naturaleza.

Más adelante se describirán a detalle las mejoras en cuanto a control y ejecución de procesos que brinda un ERP en cada uno de los departamentos de una empresa, y aún más importante, de cómo esto puede impulsar la rentabilidad y productividad de tu negocio.

Pero primero que nada, definamos qué es un sistema ERP

¿Qué es un ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), es un sistema planificador de recursos empresariales. Su función principal es la de gestionar, administrar, y controlar los procesos y recursos de una organización de una manera sistematizada y rastreable.

Dependiendo del proveedor, los sistemas ERP generalmente manejan los módulos de producción, logística, distribución, inventarios, facturación y contabilidad de la compañía. Sin embargo, en este sistema también pueden incluirse otras áreas de la organización como las ventas, comercialización, producción, gestión de clientes (CRM), y control de calidad de procesos y productos.

Ahora si vallamos a conocer los beneficios específicos que un ERP aporta a los departamentos de administración, producción, compras, inventarios, ventas, finanzas y contabilidad.

Administración

Comencemos con el departamento de administración, en donde se toman las decisiones más importantes en una organización.

Dependiendo de la capacidad del ERP, un sistema de esta naturaleza permitirá a los integrantes de este departamento tomar decisiones precisas y en tiempo real, evitando así acciones (correctivas o preventivas) erróneas o a destiempo.

Además, un sistema ERP, brinda la oportunidad de monitorear a detalle todas y cada una de las operaciones que se realizan en la organización, lo cual posibilita un rastreo constante de la ejecución de los procesos de negocio, y por lo tanto, la seguridad de que los sistemas y operaciones que se estandarizaron inicialmente continúen trabajando correcta y alineadamente.

Producción

En el área de manufactura nos enfrentamos con 5 retos principales:

  • Minimizar costos (tiempos, mermas, y movimientos).
  • Planear una producción en base a la demanda y minimizando obsolescencia.
  • Vigilar la correcta ejecución de las operaciones de manufactura.
  • Controlar la calidad de la materia prima, procesos, y producto terminado.
  • Identificar potenciales riesgos en producción que obstaculicen la alineación de los procesos con las metas de producción, y por lo tanto, retrasen la entrega de producto terminado.

¿Cómo se puede llevar un rastreo, control, y planificación eficiente de la producción de manera que se cumplan en tiempo y forma las metas pactadas con los clientes (órdenes de venta)?

Mediante la implementación de un sistema que alinee todas y cada una de estas etapas de cadena de suministro, y que a su vez afecte estados contables y de inventarios conforme los artículos se mueven a través de la secuencia de producción.  Este sistema forma parte de las múltiples funciones de un ERP.

Compras e Inventarios

Compras e inventarios son dos departamentos que están fuertemente relacionados con el área de manufactura.

Por otro lado, aún y en caso de no existir un departamento de producción como tal, o que la producción de los artículos a vender se realice de manera externa, los módulos (departamentos) de compras e inventarios siguen siendo necesarios en caso de comercializar productos tangibles.

Para poder realizar una planeación de producción efectiva (en caso de tener un área de manufactura) es indispensable que el estado de los inventarios se pueda visualizar en todo momento y que estos se vean afectados conforme los artículos cambian de almacén, caminan a través de la línea de producción, y salen o entran de la institución (como producto terminado o materia prima respectivamente).

Caso similar ocurre cuando no se requiere controlar la producción de manera directa (ej. Comercializadora) pero se necesitan vigilar los niveles de inventario, salidas o entradas de mercancía (tiempos), y puntos de re-orden.

Finalmente, para mantener siempre los inventarios en niveles óptimos (máximos y mínimos), minimizar paros en las líneas de producción, y evitar el retraso en la entrega de pedidos, es necesario que las compras estén alineadas con las órdenes de producción y/o de venta.

Un sistema ERP tiene la capacidad de proveer al departamento de compras con sugerencias automáticas de requisición de materiales mediante el MRP (Materials Requirements Planning), que no es más que un planeador de requerimientos de materiales, el cual, programa la compra de materia prima en base a los requerimientos de producción (órdenes de producción).

MRP - ERP Beneficios en la producción
MRP – ERP Beneficios en la producción

Esta herramienta asegura el abastecimiento a tiempo de inventarios, lo que su vez, minimiza los retrasos de entrega de pedidos, reduce los costos relacionados con sobre-inventarios, y optimiza el servicio al cliente (lo cual tiene el potencial de atraer futuras ventas con este o nuevos clientes).

Ventas

El seguimiento al cliente en las diferentes etapas de venta, la generación y cálculo de rentabilidad de campañas de mercadotecnia, y la posibilidad de crear programas de lealtad (ej. Puntos) o descuentos exclusivos dirigidos, son solo algunas características que el módulo de ventas de un buen ERP puede proporcionar.

Por otro lado, si este ERP cuenta con la posibilidad de poder levantar pedidos, conocer datos de clientes, y estado de inventarios desde una aplicación móvil (como es el caso de SAP) la mejora en productividad y eficiencia de los representantes de ventas se verá altamente beneficiada, lo que se traduce en mayores ganancias (más ventas) y menos costos (tiempos y movimientos).

Finanzas y Contabilidad

Ahora nos enfocaremos al departamento núcleo de todo negocio (y en ciertos casos el más problemático), el área de finanzas y contabilidad.

El beneficio más grande que un ERP te puede aportar en esta área es la consolidación de información financiera de toda la empresa en tiempo real, algo que un software puramente de contabilidad no te puede brindar.

Al estar alineadas todas y cada una de las operaciones que afectan las cuentas y estados contables como lo son compras (cuentas por pagar), ventas (cuentas por cobrar), producción (gastos y costos), y comercialización (gastos de logística y campañas de mercadotecnia), la consolidación de estados financieros se simplifica y acelera, obteniendo por ejemplo, una reducción del tiempo invertido en el análisis de los estados financieros (ej. La Cámara de Comercio de Guadalajara obtuvo un 70% de reducción en el tiempo invertido en este tipo de análisis).

Aunado a esto, ya que cada transacción queda grabada dentro del sistema y no puede ser eliminada (solo revocada), se puede tener una trazabilidad de cada uno de los documentos generados, y por lo tanto la seguridad de que los procesos de negocio y sistemas estandarizados se realicen tal cual se planeó todas y cada una de las veces en las que se efectúen.

Conclusiones

El incremento en productividad derivado de la implementación de un sistema ERP impulsara el crecimiento y exposición de tu empresa, mientras que el aumento en rentabilidad te permitirá percibir mayores ingresos y reducir costos.

Finalmente, a continuación se enlistan los beneficios que una correcta implementación de un ERP le puede proporcionar a tu negocio en cuanto a productividad, costos, e ingresos:

Productividad

  • Consolidación de información (búsqueda de información en un solo lugar).
  • Procesos de negocio sistematizados, controlados, y más eficientes.
  • Disminución de documentos físicos, autorizaciones en papel, y movimientos.
  • Procesos y cálculos automatizados.

Disminución de costos

  • Disminución de tiempos en consolidación y análisis de estados financieros.
  • Control de inventarios (disminución de sobre e infra inventarios).
  • Disminución de tiempos y movimientos en procesos de negocio. (Procesos más ágiles y automatización de tareas).
  • Mayor control y decremento de mermas y gastos.
  • Eliminación de redundancias (tareas repetidas).
  • Reducción de incidencias (se minimizan errores en inserción datos, generación de reportes, o migración de información).
  • Reducción de actividades fuera del proceso estandarizado (control y rastreabilidad de procesos de negocio).
  • Prevención de robo hormiga y disminución de mermas ocasionadas por malas prácticas.
  • Trazabilidad documental (relación entre todos los documentos implicados en los procesos de ventas y compras).
  • Conectividad (integración de módulos/departamentos, reducción de consumo de papelería, y documentos adjuntos relacionados en las transacciones).
  • Estandarización de procesos y sistemas (capacitación estandarizada, simple, y con “seguros” contra errores en su práctica, lo que facilita su implementación en otras compañías/sucursales de ser necesario).

Incremento en ingresos

  • Ciclos de ventas más controlados y eficientes.
  • Facturación simple (se pueden efectuar facturaciones masivas).
  • Seguimiento a clientes.
  • Programas de lealtad y descuentos dirigidos.
  • Cálculo de rentabilidad de campañas de marketing.
  • Mayor retención de clientes y adquisición de nuevos prospectos gracias a un mejor servicio proporcionado mediante la entrega de pedidos de calidad a tiempo.

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Astorga Pablo. (2016, septiembre 13). ¿Cuál es el retorno de inversión de un ERP?. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/retorno-inversion-erp/
Astorga, Pablo. "¿Cuál es el retorno de inversión de un ERP?". GestioPolis. 13 septiembre 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/retorno-inversion-erp/>.
Astorga, Pablo. "¿Cuál es el retorno de inversión de un ERP?". GestioPolis. septiembre 13, 2016. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/retorno-inversion-erp/.
Astorga, Pablo. ¿Cuál es el retorno de inversión de un ERP? [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/retorno-inversion-erp/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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