PREPARACIÓN PARA EL DESPEGUE DEL PROCESO DE CAMBIO.
1. Objetivo estratégico.
Lograr una mayor fluidez en los procesos de inscripción en la facultad de ciencias económicas y sociales.
2. Mandato de cambio.
La decisión es motivada debido a que otras instituciones presentan un mejor proceso.
Se debe realizar un cambio debido a que el proceso de inscripción es poco operativo y funcional.
3. Proceso del cliente.
Anexo.
4. Establecimiento de roles.
Secretaria Docente: Serán los responsables de planificar y coordinar el proceso de reingeniería.
Villaluz: Serán los encargados de llevar a cabo la nueva metodología.
Centro de Estudiantes: Serán los encargados de promover la participación por parte de la comunidad estudiantil.
5. Macro plan.
- Visión y estrategia de la organización:
Un proceso mas fluido y simple, para así lograr su total operatividad.
- Nivel de objetivos fundamentales:
En la actualidad los objetivos de la organización se están cumpliendo en un 60%.
- Reingeniería de los procesos:
Se debe aplicar reingeniería para así poder cumplir en un 100% con los objetivos de la organización.
FASE 2
MAPA DE PROCESOS.
| Problemas presente en cada paso | Información del nivel de rendimiento | Fuente de información | |
| PASO 3Reúne y entrega los requisitos necesarios. | Cantidad excesiva de recaudos. | 2 horas 15 minutos para reunir los recaudos. | Centro de estudiantes. |
| PASO 4La información es verificada por los asesores. | Falta de asesores. | 2 horas, de acuerdo la cantidad de bachilleres. | Centro de estudiantes. |
| PASO 5Ingreso de datos en el sistema de la universidad. | Incumplimiento del horario (por parte de los empleados). | 4 horas según la cantidad de bachilleres. | Centro de estudiantes. |
| Tarea | Resultados | |
| PASO 3Reúne y entrega los requisitos necesarios. | Simplificar la cantidad de recaudos. | Reduce el tiempo utilizado para la recolección de los requisitos. |
| PASO 4La información es verificada por los asesores. | Entrenamiento de nuevos asesores. | Agilizar el proceso de asesoramiento. |
| PASO 5Ingreso de datos en el sistema de la universidad. | Modificar las políticas y normas. | Cumplimiento del horario por parte de los empleados. |
Clasificación de actividades de acuerdo a su valor / valor.
| PASO 3 Preguntas sobre la actividad |
VALOR | |
| Definido | Sospechado | |
| ¿Notaria el consumidor una perdida del valor si se elimina el paso de: Reunir y entregar los requisitos necesarios? | SI | NO |
| ¿Estaría definitivamente incompleto el servicio si no se realiza este paso? | SI | NO |
| Si, fuéramos a completar el servicio con mucha urgencia, ¿nos saltaríamos este paso? | SI | NO |
| Si, fuéramos dueños del negocio y nos podemos ahorrar mucho dinero eliminando este paso, ¿lo haríamos? | SI | NO |
| Si este paso es de revisión o inspección, ¿ es la tasa de error significativa? | SI | NO |
| PASO 4 Preguntas sobre la actividad |
VALOR | |
| Definido | Sospechado | |
| ¿Notaria el consumidor una perdida del valor si se elimina el paso de: La información es verificada por los asesores ? | SI | NO |
| ¿Estaría definitivamente incompleto el servicio si no se realiza este paso? | SI | NO |
| Si, fuéramos a completar el servicio con mucha urgencia, ¿nos saltaríamos este paso? | SI | NO |
| Si, fuéramos dueños del negocio y nos podemos ahorrar mucho dinero eliminando este paso, ¿lo haríamos? | SI | NO |
| Si este paso es de revisión o inspección, ¿ es la tasa de error significativa? | SI | NO |
| PASO 5 Preguntas sobre la actividad |
VALOR | |
| Definido | Sospechado | |
| ¿Notaria el consumidor una perdida del valor si se elimina el paso de: Ingreso de datos en el sistema de la universidad? | SI | NO |
| ¿Estaría definitivamente incompleto el servicio si no se realiza este paso? | SI | NO |
| Si, fuéramos a completar el servicio con mucha urgencia, ¿nos saltaríamos este paso? | SI | NO |
| Si, fuéramos dueños del negocio y nos podemos ahorrar mucho dinero eliminando este paso, ¿lo haríamos? | SI | NO |
| Si este paso es de revisión o inspección, ¿ es la tasa de error significativa? | SI | NO |
Análisis comparativo de valor, tiempo y costo.
Escala 1 a 5, mayor más importante.
| PASO | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Tiempo | 2 | 3 | 5 | 4 | 5 | 3 |
| Costo | 1 | 3 | 5 | 5 | 5 | 1 |
| Valor | 2 | 3 | 5 | 4 | 5 | 2 |
| Factor valor / tiempo | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 0.66 |
| Factor valor / costo | 2 | 1 | 1 | 0.8 | 1 | 2 |
Análisis de fragmentación y flexibilidad.
Paso 3. El estudiante reúne los requisitos necesarios para la inscripción, solvencia de biblioteca, pago en el banco, retiro de hoja de situación actual, compra de instructivo y retiro de comprobantes de materias aprobadas en el semestre anterior.
N° de cambio de manos: 5.
Flexibilidad: Media.
Paso 4. El estudiante espera para ser asesorado y verificar su plan curricular.
N° de cambio de manos: 2.
Flexibilidad: Media.
Paso 5. El estudiante ingresar su plan curricular en la base de datos de la universidad.
N° de cambio de manos: 2
Flexibilidad: Media.
| Sub. producto paso 1 | Sub. producto paso 2 | Sub. producto paso 3 | Sub. producto paso 4 | Sub. producto paso 5 | Sub. producto paso 6 | |
| Tiempo | 10 min. aprox. | 20 min. aprox. | 2 horas 15 min. aprox. | 2 horas aprox. | 4 horas aprox. | 15 min. aprox. |
| Fragmentación | 1 | 1 | 5 | 2 | 2 | 1 |
| Flexibilidad | Baja | Baja | Media | Media | Media | Baja |
| Variedad de insumo | 2 | 1 | 4 | 1 | 3 | 2 |
FASE 3
Determinación del rendimiento actual del proceso.
Cuantificación de los problemas.
1. Disponibilidad de personal.
2. No existen formatos de control de proceso.
3. Exceso de recaudos.
BENCHMARKING.
| IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACION DIFERENCIAL | OBJETIVOS | ESTRATEGIA |
| No hay suficiente personal disponible para el proceso de asesoramiento. | 1.1.Lograr una mejor distribución del personal. | 1.1.1. Contratar mas asesores para agilizar el proceso. |
| El proceso de inscripción debe ser supervisado, para una mayor fluidez. | 2.1.Utilización de controles dentro del proceso. | 2.1.1. Diseñar un sistema de control de proceso. |
| 3. Exceso de recaudos. | 3.1. Minimizar la cantidad de recaudos. | 3.1.1. Implementar nuevo sistema de registro en el sistema. |
FASE 4
IDENTIFICAR JERÁRQUICAMENTE LAS NECESIDADES DEL CLIENTE.
| ATRIBUTOS | IMPORTANCIA | CUMPLIMIENTO |
| RAPIDEZ | 5 | NO SE CUMPLE |
| ACABADO | 2 | SE CUMPLE |
| GARANTIA | 3 | SE CUMPLE |
| FUNCIONABILIDAD | 2 | NO SE CUMPLE |
