Reducción de costos mediante costeo Kaizen

REDUCCIÓN DE COSTOS - COSTEO KAIZEN
1. Introducción
Un mundo en constante y rápidos cambios requiere de empresas e instituciones que se
acomoden a los mismos, ya no sólo reaccionando ante los hechos consumados de la manera
más rápida y flexible posible, sino además anticipándose proactivamente a ellos, si de
verdad quieren triunfar mediante una mayor participación en el mercado, aumento en los
niveles de rentabilidad sobre la inversión, mayor valor agregado por empleado y mejores
respuesta de satisfacción por parte de los clientes. Lograr ello implica trabajar sobre tres
ejes fundamentales que están interrelacionados entre sí, ellos son: costos – calidad – entrega
(CQD).
No sólo basta para ello alcanzar un determinado nivel, que puede llegar a ser considerado
satisfactorio para un momento, sino mejorar continuamente la perfomance para lograr
nuevos y mejores niveles, ya que lo que ha sido bueno o excelente hasta ayer ya no lo es
hoy, y menos aún lo será mañana. No se trata solamente de crear o mejorar los servicios o
productos ofrecidos, sino además hacerlo de la manera más rápida posible, al menor costo,
con la mayor calidad ajustándose a los gustos y preferencias de los usuarios del target
elegido, y con los mejores sistemas de entrega para responder en cantidad y tiempo a la
demanda de los clientes.
Como puede apreciarse de lo antes desarrollado, el cambio ha pasado a ser un elemento
fundamental en la sociedad y economía actual y futura. Siempre existió el cambio, pero
nunca de la forma tan acelerada con que se vive actualmente. Los sistemas de información
y comunicación, y el gran desarrollo de los sistemas computacionales dan lugar a un
espiral de continuos y acelerados cambios, lo cual implica la necesidad creciente de contar
para las empresas con sistemas óptimos de información y análisis. Quién cuente antes con
mayor y mejor información, y pueda analizarla de manera óptima tendrá no sólo más
posibilidades de subsistir a mediano y largo plazo, sino además sacar ventaja sobre sus
competidores.
Así pues tenemos que para operar en un entorno cambiante la empresa debe contar con un
Sistema de Información que le permita estar en continuo conocimiento de lo que acontece
ya no sólo en el mercado local, regional o nacional, sino global (lo que acontece en otro
lugar del mundo más temprano que tarde llegará a su zona directa de influencia), en lo
atinente a gustos, nuevos productos y servicios, nuevos diseños, procesos, materiales, forma
de comercialización, niveles de calidad y costos. Esta necesidad es mucho mayor para
aquellas empresas que compiten directamente en el mercado global, aunque hoy ya son
muy pocas las empresas o servicios que no se vean afectados. Otro componente
fundamental es tener la capacidad de análisis, lo cual comprende la capacidad técnica e
informática. Por capacidad técnica se debe entender la capacitación y aptitudes
profesionales para entender y comprender las señales tanto externas como internas de la
empresa, y por capacidad informática se da a entender el contar con hardware y software
apropiados para realizar análisis de datos de manera rápida y precisa.
No basta contar con información y proceder a su análisis, sino que además deben efectuarse
esas actividades dentro y conjuntamente con una metodología de Planificación Proactiva,
lo cual implica no sólo adelantarse a los hechos futuros, sino crear éstos y hacerlos realidad.
Ello significa realizar los cambios internos en cuanto a productos, servicios y procesos
necesarios para anticiparse a la competencia y a los deseos de los consumidores. Hay dos
formas fundamentales de llevar adelante dichos cambios, mediante la Reingeniería, o bien
por medio de un Proceso de Mejora Continua.
Interrelacionados con todos estos procesos y métodos tenemos al Benchmarking,
herramienta con la cual la empresa puede comparar sus productos, servicios y procesos con
los mejores niveles alcanzados por los competidores, como con aquellos que no siéndolo
presentan niveles para determinadas funciones o procesos que merecen ser adoptados y
adaptados a los requerimientos de la empresa. No sólo se trata de comparar, sino además de
cubrir dichas diferencias de competitividad o excelencia.
Mediante la Reingeniería se realizan cambios profundos, fundamentales y radicales en la
forma y metodología en que operan los procesos de negocios. Constituye un replanteo en la
forma de operar, poniendo en discusión cada aspecto y forma de realizar los procesos, sean
estos los de producción, servicios, financieros, comerciales y otros que hacen a la
operatoria de la empresa.
Por lo radical de los cambios, por quién los realiza (fundamentalmente guiados por
consultores, más allá de la participación del personal de la empresa) y por las inversiones
necesarias para su puesta en marcha, no sólo deben enfrentar la resistencia al cambio, sino
además los riesgos propios de cambios profundos.
En contraposición el Proceso de Mejora Continua presenta una mayor participación del
personal (ya sea por medios de equipos especiales, círculos de calidad, y sistema de
sugerencias), cambios pequeños pero acumulativos, menor resistencia al cambio, y costos
INFORMACION ANALISIS
BENCHMAR_
KING
MEJORA
CONTINUA
CAMBIOS EN
EL ENTORNO
PLANIFICA
CIÓN
BENCHMAR_
KING
CAMBIOS
INTERNOS REINGENIE_
RIA
bajos. Eso sí, requiere de un elevado grado de disciplina, todos los días deben realizarse
labores tendientes a controlar y perfeccionar los estándares.
Diversas consultoras y empresas han creado diversos sistemas de Mejora Continua a los
efectos de adaptarlos a las necesidades y características culturales de la empresa y su
entorno. Si bien existen una diversidad de metodologías o sistemas imperantes, los dos más
importantes actualmente son el Kaizen y el Seis Sigma, ambos coincidentes en sus aspectos
fundamentales con las teorías desarrolladas por Deming, Juran e Ishikawa.
El Kaizen tiene su origen en Japón y es el producto de la suma de una variada serie de
instrumentos, metodologías y herramientas, desarrollados a través del tiempo en numerosas
empresas, dentro de un marco filosófico común en el cual se acentúa la necesidad de la
mejora continua de los individuos en sus diferentes aspectos, como hombre, como
ciudadano y como trabajador o empresario. Todo es perfectible y hay que tener la
disponibilidad, aptitud y disciplina para mejorar día a día cada pequeña actividad,
proceso, producto y servicio.
Entre las técnicas y herramientas de las cuales hace uso el Kaizen tenemos: el kanban, el
Just in Time, los Círculos de Calidad, el TPM (Mantenimiento Productivo Total), el TQM
(Gestión de Calidad Total), las 5 S, poka-yoke, autonomación, los sistemas de sugerencias y
alertas, la gerencia visual, el andón, la función de pérdida de Taguchi, células de trabajo y
distribución en U, el Control Estadístico de Procesos, el SMED (sistema de tiempos rápidos
de preparación), las Herramientas Estadísticas de Gestión, las nuevas herramientas de
gestión, la Casa de Calidad, el despliegue de la función de calidad y la ingeniería de valor
entre muchas otras.
Entre los autores y consultores que contribuyeron a su desarrollo se encuentran como
figuras destacadas del Japón: Ohno, Shigeo Shingo, Karatsu, Ishikawa, Kano, Karatsu,
Omae, Tanaka, Taguchi y Masaaki Imai, éste último fue quién compiló y combinó en dos
aportes bibliográficos la esencia del Kaizen, siendo además el fundador del Instituto
Kaizen, el cual presta servicio de consultoría y capacitación en diversos países.
De las empresas podemos decir que no hay ninguna gran empresa japonesa que no aplique
el kaizen, siendo las más renombradas por la importancia que tuvieron en el desarrollo y
puesta en práctica de las diversas herramientas y metodologías: Toyota, Honda, Suzuki,
Toshiba, Sanyo, Cannon, NEC, Minolta, Casio, Seiko, Citizen, Komatsu, Mazda, Sony,
Nissan, Fujitsu, Mitsubishi y Subaru entre otras grandes corporaciones niponas.
Además estás mismas herramientas están siendo aplicadas por éstas empresas en sus filiales
radicadas en el extranjero, como así también por empresas europeas, norteamericanas y
latinoamericanas, entre éstas últimas pueden mencionarse: Matarazzo, Alpargatas, y la
Buenos Aires Compañía de Seguros.
2. El Kaizen como Sistema de Mejora Continua
Compenetrándonos más en el Kaizen podemos decir acerca de éste, que se trata de una
forma de pensar que pone el sentido común en práctica. Es una forma de pensar y actuar
que no es privativa de gerentes e ingenieros, sino que además incluye a los supervisores y
empleados jerarquizados o no. Además de poner el sentido común en práctica, se trata de la
necesidad de desarrollar una organización de aprendizaje que permita lograr cada día metas
más elevadas.
Dentro de la empresa tiene fundamental importancia el gemba (lugar de trabajo o aquel
lugar donde se agrega valor, en manufactura por lo tanto se refiere a la zona de
producción), y en este debe practicarse el kaizen siguiendo tres reglas fundamentales que
son el housekeeping, la eliminación del muda y la estandarización.
El housekeeping es un ingrediente fundamental para una buena gestión gerencial, por
medio del mismo los empleados adquieren y practican la autodisciplina. Los empleados sin
autodisciplina hacen que sea imposible suministrar productos o servicios de buena calidad
al cliente.
Eliminar el muda (desperdicio) es identificar y prescindir de todas aquellas actividades que
no agregan valor. Los obreros en el gemba agregan valor o no agregan valor. Esto también
es cierto para otros recursos, tales como máquinas y materiales. Suponga que los empleados
de una empresa agregan nueve partes de muda por cada parte de valor. Su productividad
puede duplicarse al reducir el muda a ocho partes e incrementar el valor agregado a dos
partes. La eliminación del muda puede ser la forma más eficaz en cuanto a costos para
mejorar la productividad y reducir los costos operacionales. El kaizen hace énfasis en la
eliminación del muda en el gemba, en lugar de incrementar la inversión con la esperanza de
agregar valor.
Los mejoramientos pequeños en muchos procesos, que día tras día y semana tras semana se
realizan en el gemba, se acumulan en forma gradual, llevando a un mejoramiento
significativo de la calidad, beneficios de costos y mejoramientos en la productividad.
La tercera regla de procedimiento en el gemba es la estandarización. Los estándares
pueden definirse como la mejor forma de realizar el trabajo. Es necesario mantener un
cierto estándar en cada proceso con el fín de asegurar la calidad. Mantener los estándares es
una forma de asegurar la calidad en cada proceso y de prevenir la reaparición de errores.
Los gerentes y empresarios tradicionales recurren a la compra de nuevas máquinas o a
contratar más personal, en especial cuando las perspectivas del negocio son claras. Los
directivos con mentalidad kaizen tienden ha hacer un mejor uso de los recursos existentes
incrementando de tal forma los niveles de productividad.
Para desarrollar el kaizen es fundamental el trabajo en equipo, el desarrollo óptimo de las
relaciones humanas y la inteligencia colectiva. En un mundo de elevado nivel de
competitividad cada empresa debe lograr que sus integrantes trabajen en equipo para lograr
luchar juntos en la búsqueda de los escasos recursos. Ganar al cliente es fundamental,
conquistarlo y deleitarlo, hacerlo socio y partícipe en el desarrollo de los productos y
servicios para lograr una plena satisfacción por parte del mismo. El ejecutivo como cerebro
de la organización requiere de todos sus empleados y operarios como nervios terminales
que le informen acerca del funcionamiento de los procesos y de las necesidades y deseos de
los usuarios y consumidores.
Pero el obrero no sólo debe poner a trabajar sus manos, sino también su cerebro, como
forma de autodesarrollo y como recurso fundamental de la empresa para lograr las victorias
en el campo competitivo del mercado.
La inteligencia colectiva es la confluencia de conocimientos, experiencias y decisiones del
conjunto de individuos que conforman la organización como un todo, para lo cual es
fundamental elevar al máximo la calidad en los sistemas de comunicación interna de la
empresa. Ya no es permisible el trabajo funcional o sectorizado, sin interrelación entre los
diversos sectores, e inclusive entre los integrantes de un mismo sector. La ingeniería
concurrente y las organizaciones matriciales han surgido como formas de superar esas
viejas limitaciones que sin embargo siguen subsistiendo en muchas empresas. Además la
inteligencia colectiva confluye con el pensamiento sistémico, el cual implica analizar y
tomar decisiones enfocándose en sistemas. Un sistema es un conjunto de elementos
interactuantes que conforman un todo unificado en pos de un objetivo. Así pues al proceder
a analizar los problemas de la empresa y las posibles soluciones, debe concentrarse en la
interrelación de los diversos elementos y componentes que lo conforman.
Las relaciones humanas óptimas constituyen esa química especial que determina que una
empresa con los mismos procesos, máquinas y productos que otra, sea superior a esta
última por ese conjunto especial de interrelaciones de individuos que permite lograr un
óptimo trabajo en equipo mediante una excelencia en los sistemas de comunicación y toma
de decisiones.
El benchmarking tradicional hace hincapié o concentra sus procedimientos en procesos o
productos cuantificables a los efectos de su comparación. La cuestión es como comparar,
como hacer benchmarking de la optimización de las relaciones humanas en la empresa, de
su trabajo en equipo, y en sus niveles de inteligencia colectiva. Estos son procesos muy
difíciles de medir y comparar, razón por la que no fue objeto del benchmarking tradicional.
Los empresarios japoneses compraron empresas occidentales con innumerables problemas
y mediante un cambio en su sistema de gestión lograron con operarios occidentales cambiar
notablemente los resultados.
En toda organización existen problemas en cuanto a las relaciones humanas entre sus
integrantes, de la misma forma en que existen ruidos y poluciones ambientales, pero no es
lo mismo un ámbito de 20 decibeles que uno de 5. Lo mismo acontece en la relación entre
los individuos, muchas organizaciones pagan muy caro la falta de hincapié en este
importante factor. Adquieren máquinas muy caras, contratan personal con importantes
títulos pero olvidan totalmente la inclinación de estos a la mejora continua, a las buenas
relaciones humanas, al trabajo en equipo y a la buena comunicación grupal. Si bien se
realizan estudios psicológicos para la mejor selección del personal, poco se hace luego por
seguir fomentando las mejores prácticas que lleven a ese plus que permite a la empresa
superar a las demás.
Un buen ámbito de trabajo, donde todos los días la gente tenga la felicidad de ir, de sentirse
bien y seguros, respaldados por sus compañeros, directivos y subordinados, un lugar en que
todos los días se trata de hacer mejor los proceso, un espacio en el cual el empleado u
obrero sea escuchado y respetado, es una empresa que logrará superar de forma consistente
a sus adversarios. Los que no lo quieren entender así son los mismos que están sufriendo la
avalancha de productos de mejor calidad y precios. En una economía de innovaciones estás
sólo pueden tener lugar con otros hábitos y actitudes de administración.
Cabe apuntar por último que los altos niveles de calidad, productividad , tiempos de entrega
óptimos y costos reducidos, ya no son los que implican una diferencia a nivel global, sino
meramente los niveles mínimos que deben poseer para participar en el mercado. De la
misma forma en que los atletas deben cumplir con niveles mínimos de tiempos para
participar en una Olimpíada más allá de cuan ligeros sean, las empresas que no poseen
niveles mínimos de costos y fallos en partes por millón (PPM), entregando los productos y
servicios en cantidad, tiempo y forma, no pueden competir en el mercado, si lo siguen
haciendo es en economías con medidas fuertemente proteccionistas o muy bajos niveles de
vida para una gran mayoría de su población.
Para meditar:
3. La mejora de los procesos en la empresa
¿Conoce realmente a sus clientes?, ¿sabe lo que ellos necesitan y esperan?, ¿se sienten
entusiasmados sus clientes por sus productos y servicios? En caso negativo, ¿qué se
necesita para entusiasmarlos? Hacer un buen trabajo no logrará despertar su entusiasmo.
Hacer un buen trabajo no comprará la lealtad de sus clientes. Las empresas buenas se
encuentran camino a la quiebra, las mejores empresas están perdiendo participación en el
mercado y sólo las verdaderamente excelentes crecerán en el futuro.
Para recuperar la reputación perdida, debemos suministrar productos sorprendentemente
buenos a nuestros clientes todas las veces, para que se conviertan en clientes leales.
LA LAPIDA DE UNA TUMBA
NUESTRA EMPRESA
Falleció víctima de:
- Inadaptación al cambio
- Mirarse al ombligo
- No ser competitiva
Sus restos descansan en el Parque Jurásico
Q.E.P.D.
Los clientes de hoy ya no adoptan una visión microscópica de su organización. Hubo una
época en la que se podía construir una buena reputación sólo con el suministro de
excelentes productos. Actualmente los clientes ven al proveedor potencial como una
entidad total. Esperan que cada interacción sea un placer. Esperan que el vendedor sea
amable y conocedor; que la sala de ventas sea limpia y agradable; las facturas legibles y
exactas, los empaques atractivos y fáciles de abrir; el personal de servicio sensible y
competente. Etc. Etc. Etc. En síntesis, una experiencia extraordinariamente buena con los
clientes sólo se crea cuando toda la interacción que tenga con ellos se coordine en una
forma muy superior. Nada puede dejarse al azar en los millones de momentos de la verdad
que se presentan cuando los clientes entran en contacto con su organización.
Para coordinar estos momentos de la verdad, debe cambiar sus formas de pensar, actuar y
hablar. Tiene que dejar de pensar en la estructura organizacional y empezar a centrarse en
los procesos que controlan estas interacciones con el cliente. Se presenta un patrón de
pensamiento totalmente diferente cuando se concentra la atención en los procesos.
Pasar de una orientación organizacional a una orientación de proceso es un cambio cultural
muy difícil. Esto requiere un replanteamiento fundamental en el manejo de la organización.
El cambio no es fácil. Todos se manifiestan a favor del cambio. Todos piensan que él debe
cambiar, que ella debe cambiar, que ellos deben cambiar, ¿pero cambiar yo? No hay
posibilidad. ¿Por qué necesito cambiar? Ya quedó demostrado que ésta es la forma correcta
de hacer las cosas. El cambio es un proceso simple. Requiere una gran cantidad de
reflexión, un plan bien concebido, un enfoque complejo y un liderazgo constante.
Las doce normas que deben emplearse en el proceso de cambio son:
1. La organización debe creer que el cambio es importante y valioso para su futuro.
2. Debe existir una visión que describa el cuadro del estado futuro deseado, que todas
las personas lo vean y comprendan.
3. Deben identificarse y eliminarse las barreras reales y potenciales.
4. Toda la organización debe estar tras la estrategia de convertir en realidad la visión.
5. Los líderes de la organización necesitan modelar el proceso y elaborar un ejemplo.
6. Debe suministrarse entrenamiento para las nuevas técnicas requeridas.
7. Deben establecerse sistemas de evaluación de manera que puedan cuantificarse los
resultados.
8. Debe suministrarse a todos una retroalimentación continua.
9. Debe suministrarse entrenamiento para corregir el comportamiento no deseado.
10. Deben establecerse sistemas de reconocimiento y recompensa para reforzar
efectivamente el comportamiento deseado.
11. Debe hacerse hincapié en la importancia fundamental que tiene el trabajo en equipo,
las buenas relaciones humanas, y la excelencia en las comunicaciones.
12. Exigir disciplina para lograr de manera constante nuevas metas.
4. Qué es un proceso?
No existe producto y / o servicio sin un proceso. De la misma manera, no existe proceso sin
un producto o servicio.
Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue
valor a éste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan
los recursos de una organización para suministrar resultados definitivos.
Un proceso de producción es cualquier proceso que entre en contacto físico con el producto
que se entregará a un cliente externo hasta aquel punto en el cual el producto se empaca.
Un proceso de la empresa son aquellos procesos de servicios y los que respaldan a los de
producción. Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas lógicamente
relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en
apoyo de los objetivos de la organización.
5. Los procesos y el kaizen
Como ya expresamos anteriormente para el kaizen resulta fundamental la eliminación del
muda (desperdicio / despilfarros) constituidos fundamentalmente por aquellas actividades o
procesos que no agregan valor.
Así pues tenemos que:
Los procesos de la empresa constituyen una parte importante de los costos de la or_
ganización.
Existe una oportunidad significativa para mejorar la participación de mercado al
mejorar los procesos de la empresa.
El mejoramiento de los procesos le permite tomar mejores decisiones de negocios y
ponerlas en práctica con mayor rapidez.
El mejoramiento de los procesos contribuye a mejorar y controlar las operaciones.
El mejoramiento de los procesos mejora el flujo de producción.
El kaizen es una metodología sistemática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una
organización a realizar avances significativos en la manera de dirigir los procesos. El
principal objetivo consiste en garantizar que la compañía tenga procesos que:
Eliminen los errores
Minimicen las demoras
Maximicen el uso de los activos
Promuevan el entendimiento
Sean fáciles de emplear
Sean amistosos con el cliente
Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes
Proporcionen a la organización una ventaja competitiva
Hagan un uso más productivo del personal
6. Selección de los procesos a mejorar
Los procesos seleccionados deben ser aquellos en los cuales la gerencia, los empleados del
gemba y /o los clientes no estén satisfechos con el statu quo. Normalmente, uno o más de
los siguientes síntomas será la razón para seleccionar un proceso para mejoramiento:
Problemas y/o quejas de los clientes externos
Problemas y/o quejas de los clientes internos
Procesos de alto costo
Procesos con tiempos de ciclo prolongados
Existe una mejor forma conocida (benchmarking)
Existen nuevas tecnologías
Excesivos niveles de inventarios
Falta y/o demasiado uso de espacio
Necesidad de reducir el tiempo de ciclo y/o superar la existencia de cuellos de
botella
Posibilidades o necesidades en mejora de los niveles de calidad y productividad
7. Los procesos y los costos
Los costos pueden definirse en función de:
El uso o consumo de recursos a los efectos de la producción de bienes o servicios.
O bien, el consumo de recursos o energías para el logro de los fines del ente.
Dado que los productos o servicios son el resultado de un proceso, tanto los niveles de
calidad, como de entrega, productividad o costos, dependen de la interrelación de una serie
de factores, los cuales producto de la misma variabilidad de su comportamiento en el
tiempo dan lugar a variaciones en los niveles antes mencionados.
Todos estos factores inciden en el costo total de la empresa, en el de sus productos o
servicios, como en sus diversos tipos y niveles de costos. Cada uno de ellos operando sobre
los niveles de calidad y productividad, de cada una de las actividades o procesos dan lugar
a los costos. Dentro de un marco normal los cambios en cada ítem y entre los ítem se van
compensando de tal forma que los niveles de costos evolucionan dentro de ciertos límites
(Límites de Control Superior e Inferior), lo cual constituye la capacidad que tiene el
proceso de generar bienes o servicios dentro de cierto nivel de costos.
COSTOS
MAQUINAS
METODOSMANO DE OBRA
MATERIALES
MEDIDAS
MEDIO AMBIENTE
MANAGEMENT
DISEÑO
Motivos especiales pueden ser causante de variaciones no comunes al proceso. Una de las
tareas fundamentales consiste en identificar las causas especiales y normales de variación
en los costos para actuar en consecuencia. No son los mismos ajustes los que habrá que
efectuar en el caso de tratarse de causas comunes de variación, de cuando las variaciones
son por motivos especiales (no aleatorios). Tratar una causa común como si fuera una
especial provocaría una mayor variación. Tanto si los costos superan el Límite Superior,
como si atraviesa el Límite Inferior deben ser objeto de análisis. En el primer caso para
superar el problema que origina los mayores costos, y en el segundo para aprender de lo
ocurrido a los efectos de lograr operar a menores costos.
Estos costos forman parte de un estándar y éstos estándares deben ser mejorados
continuamente mediante el ciclo: Planear-Realizar-Evaluar-Actuar (PREA), pero
previamente debe lograrse el equilibrio y normalización de los procesos mediante el ciclo:
Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar (EREA).
Iniciado un proceso de mejoramiento, pueden instalarse estándares nuevos y mejorados, y
realizarse esfuerzos para estabilizar los nuevos procesos, iniciando una nueva etapa de
mantenimiento y posterior mejoramiento.
Planear
Realizar
Evaluar
Actuar
MEJORAMIENTO
Planear se refiere a establecer un objetivo para mejoramiento. Realizar se refiere a la
implementación del plan. Evaluar (verificar) se refiere a determinar si la implementación
sigue en curso y si ha originado el mejoramiento planeado. Actuar se refiere a ejecutar y
estandarizar los nuevos procedimientos para prevenir la recurrencia del problema original o
para fijar metas para los mejoramientos. El ciclo PREA gira continuamente; apenas se hace
un mejoramiento cuando el statu quo resultante se convierte en el objetivo de mejoramiento
adicional. PREA significa nunca estar satisfecho con el statu quo. Como los empleados
prefieren el statu quo y con frecuencia no tienen iniciativa para mejorar las condiciones, la
gerencia debe iniciar el PREA mediante el establecimiento de metas continuamente
desafiantes. Al comienzo, cualquier nuevo proceso de trabajo es inestable. Antes de
empezar a trabajar con el PREA, todo el proceso actual debe estabilizarse en un proceso
conocido con frecuencia como el ciclo estandarizar-realizar-evaluar-actuar (EREA)
Estandarizar
Realizar
Evaluar
Actuar
MANTENIMIENTO
Las variaciones en los procesos dependen como antes se dijo de múltiples factores los
cuales podemos ver reflejados gráficamente de dos maneras a saber:
DIAGRAMA DE SOL
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
MAQUINAS
MATERIAL M. de OBRA
METODOS
Capacitación
Motivación Calidad
Cantidad
Mantenimiento Lay-out
Impurezas Defectos
Estos diagramas tienen una amplia utilidad no sólo para reflejar con claridad los diversos
aspectos o elementos que condicionan la capacidad del proceso para generar productos y
servicios dentro de determinados niveles de calidad, costos, tiempos de entrega,
productividad, seguridad, entre otros, sino además sirven para la razón y solución a
diversos problemas que pueden presentarse, u objetivos que pretenden alcanzarse.
Así pues éstas herramientas son de un inestimable valor para los equipos de trabajo, ya se
trate de Círculos de Calidad o Equipos de Mejora, a los efectos de lograr mejores niveles en
materia de calidad, costos (su reducción) y productividad.
8. El Kaizen y el CEP & G. Curva de Aprendizaje
El Kaizen combinado con el Control Estadístico de Procesos y Gestión permite a través del
proceso de Estandarización (EREA) y Mejoramiento (PREA) lograr de manera consistente
nuevos y mejores niveles tanto en calidad, como en costos y entregas.
Materiales Mano de Obra
Métodos Máquinas
Lay-out
Mantenimiento
En el siguiente gráfico tenemos desarrollado el proceso de mejora continua en los niveles
de Costos. En éste gráfico se ve reflejado también la Curva de Aprendizaje (llamada
también Curva de Experiencia). El Kaizen es la mejor forma de hacer realidad la Curva de
Aprendizaje, logrando de tal forma a través del tiempo y con la acumulación de la
producción menores costos promedios por productos o servicios.
Entre los principales factores condicionantes y/o determinantes de la Curva de Aprendizaje
se tienen:
1. Eficiencia de la mano de obra. La repetición de la tarea genera progresivamente
una mayor eficiencia. El gasto se reduce y aumenta la productividad. Este proceso se puede
impulsar mediante el entrenamiento y planes de acción en la gestión de personal.
Curva de Aprendizaje
2. Organización del trabajo. La organización del trabajo se evidencia de la siguiente
manera: a medida que crece el volumen, aumenta el nivel de especialización.
3. Los nuevos procesos de producción. La inventiva y el perfeccionamiento en los
procesos de producción pueden jugar un importante papel en la reducción de los costos por
unidad, especialmente en las industrias de capital intensivo.
4. Equilibrio entre la mano de obra y el capital
5. Uniformidad de los productos
6. La especialización técnica. A medida que aumentan los procesos de producción se
requieren nuevos equipos especializados, lo cual trae consigo una producción más eficiente
y con ello más bajos costes.
7. Modificación en el diseño. A medida que se acumula experiencia, tanto el
consumidor como el fabricante adquieren un mayor conocimiento de la relación entre
precio y rendimiento. Los productos se pueden modificar para ahorrar material, energía y
mano de obra, manteniendo o aumentando su rendimiento.
8. Economía de escala. Esta teoría reconoce que una amplia participación en el
mercado es valiosa, por cuanto ofrece oportunidades para incrementar la capacidad de
producción y de ese modo orientar la curva de experiencia hacia costos de producción más
bajos.
Factores que afectan al aprendizaje
Deseo de mejorar
Capacidad de mejorar
Ausencia de interrupciones
Ausencia de factores
restrictivos
Volviendo al Control Estadístico de Procesos & Gestión, cada gerente tiene puntos de
control (criterios R) y puntos de revisión (criterios P) en su trabajo. En un nivel
administrativo superior, los puntos de control son las metas de la política y los puntos de
revisión son las medidas de la política. Cuando estos puntos específicos de control y de
revisión se establecen entre superiores y subordinados, se establece una serie de metas y
medidas, con enlaces entre gerentes a diferentes niveles.
Son precisamente estos puntos de control y puntos de revisión los que se usan en el
despliegue de las políticas en el CTC (Control Total de Calidad). Para que tal sistema opere
con eficiencia, es esencial que cada gerente sepa con exactitud cuáles son sus criterios R
(puntos de control) y cuáles son sus criterios P (puntos de revisión), y que sus puntos de
revisión estén bien entendidos como puntos de control de sus subordinados.
Cada meta debe estar acompañada de medidas para realizarlas.
9. Kaizen – CEP & G – Cuadro de Mando Integral
Resultante de los puntos de control y de los puntos de revisión es posible instrumentar
mediante el uso de los gráficos de Control Estadísticos de Procesos un sistema completo de
Cuadro de Mando Integral que interrelacione las diversas áreas de la empresa y sus
respectivos procesos.
Así podemos tener gráficos de Control Estadístico de Procesos para monitorear el
comportamiento de las variables financieras, de los niveles de calidad, productividad,
costos y tiempos de entrega, de los niveles de satisfacción de clientes y evolución de las
ventas por áreas, zonas, productos y servicios, y contemplar la evolución de la satisfacción
de los empleados, la evolución de la Tasa de Polivalencia y rotación, ausencia y cantidad
de sugerencias de los empleados.
10. Costos de Calidad
Los mismos están constituidos por:
1. Costos de prevención: son los costos incurridos para evitar la fabricación de
productos que no se apegan a las especificaciones.
2. Costos de evaluación: son aquellos incurridos para detectar cuál de las unidades
individuales de los productos no se apegan a las especificaciones.
3. Costos de fallas internas: corresponden a aquellos incurridos al detectarse que un
producto no se apega a las normas, antes de enviarse o entregarse al cliente.
4. Costos de fallas externas: los costos incurridos cuando se detecta que un producto
no se apega a las normas, después de enviarse o entregarse al cliente. Estos costos de fallas
externas están conformados por costos explícitos (como reparaciones y garantías) e
implícitos (por todas aquellas personas que dejan de adquirir los productos de la empresa).
Entre los costes de prevención tenemos: (controlables)
Desarrollo y ejecución de un sistema de recolección y transmisión de datos sobre la
calidad.
Desarrollo del plan de control de procesos
Entrenamiento relacionado con la calidad
Entrenamiento relacionado con el trabajo
Encuestas de vendedores
Ejecuciones del proceso de mejoramiento
Revisiones del concepto de diseño
Entre los costes de evaluación pueden mencionarse: (controlables)
Mantenimiento y perfeccionamiento del equipo de inspección y prueba
Revisión de los diseños finalizados
Revisión de los datos de prueba e inspección
Lectura de prueba de las cartas de control
Auditorías operativas
Costes de fallas internas (resultante)
Cambios de ingeniería
Repetición de trabajos en el computador
Repetición del mecanografiado de cartas
Costos resultantes cuando se requiere un inventario adicional para respaldar el
rendimiento mediocre del proceso, partes rotas y lotes rechazados.
Reprocesamiento de manufacturas
Destrucción de manufacturas
Costes de fallas externas (resultante)
Costos de los servicios o productos rechazados por el cliente
Demanda de responsabilidad por productos
Reclamos por manipulación
Administración de garantías
Entrenamiento del personal de reparaciones
Devolución de productos
Costos generales para mantener centro de servicios
Ventas perdidas
Todos estos costos antes mencionados son costos directos, entre los indirectos se tienen:
Costos de Mala Calidad causados por la relación con el cliente
Costos de Mala Calidad causados por la insatisfacción del cliente
CMC por la pérdida de reputación
Los costes controlables son aquellos sobre los cuales la gerencia tiene un control directo
para garantizar que al cliente se le entreguen únicamente productos y servicios aceptables.
En tanto que entre los resultantes se incluyen, como pudo antes observarse, todos los costos
en que incurre la empresa como resultado de errores, o dicho de otra forma, todo el dinero
que la empresa gasta porque las actividades no se ejecutan bien todas las veces.
En cuanto a los Costos de Mala Calidad originados en la insatisfacción del cliente cabe
apuntar que el mismo es un aspecto considerado como binario. Los clientes están
satisfechos o insatisfechos. Rara vez se encontrará usted con alguien que esté en una
posición intermedia.
El nivel de calidad de los productos fabricados en los Estados Unidos y Europa no han
descendido de repente. Ciertamente, éste ha mejorado. Lo que sucede es que ha cambiado
el nivel de expectativa del cliente. En la actualidad, los clientes exigen un producto acabado
mucho mejor para satisfacer sus expectativas y demandas. El nivel de insatisfacción del
cliente ha cambiado, pero en muchas empresas el nivel de calidad ha permanecido
constante o no ha avanzado al ritmo de las expectativas del cliente. Estas compañías pueden
haber estado produciendo componentes según las especificaciones, pero éstas no resultaron
ser lo suficientemente buenas para conservar a los clientes antiguos, y menos para atraer
otros nuevos.
Ctos.Fallas Internas
Ctos.Fallas
ANTES
Como puede observarse el incremento en los Costos de Prevención permite no sólo reducir
los costos resultantes, sino además los costos de evaluación; reduciéndose los costes totales.
De ahí la gran importancia que toma la planificación de la calidad y la capacitación del
personal para lograr menores costos de Calidad, y si tenemos en cuenta que como promedio
en las empresas occidentales los costos de mala calidad evolucionan entre un 12% y un
25% del total facturado, podemos comprender la importancia que tiene para la mejora de la
Rentabilidad sobre la Inversión (ROI) el hecho de mejorar los niveles de calidad.
11. Costeo Kaizen
El costeo kaizen asegura un mejoramiento continuo al dar apoyo al proceso de reducción de
costos en la fase de manufactura o prestación de servicios.
El sistema de costeo kaizen incluye actividades específicas encaminadas al mejoramiento
de los costos de cada departamento y de cada período contable. Las actividades del costeo
kaizen presentan una serie de tareas encaminadas a la reducción de costos que requieren
ciertos cambios en la forma en la cual una empresa producirá sus bienes o servicios. El
punto fuerte del costeo kaizen es su estrecho vínculo con el proceso de planeación de
utilidades de una empresa. Este vínculo permite a los administradores controlar el progreso
hacia las metas a largo plazo de la empresa, sin centrar la atención en la satisfacción de los
estándares de los costos y en el estudio de las variaciones de un sistema tradicional de
control de costos.
Ctos. de Prevención
Ctos. de Evaluación
12. Reducción de costos en el gemba
Las oportunidades para la reducción de costos, donde sea posible, pueden expresarse en
términos de muda. La mejor manera para reducir costos en el gemba es eliminar el uso
excesivo de recursos. Para reducir costos, las siete actividades siguientes deben llevarse a
cabo en forma simultánea, siendo el mejoramiento de la calidad la s importante. Las
otras seis actividades importantes de reducción de costos pueden considerarse como parte
de la calidad del proceso, en un sentido amplio:
1. Mejorar la calidad
2. Mejorar la productividad
3. Reducir el inventario
4. Acortar la línea de producción
5. Reducir el tiempo ocioso de la maquinaria
6. Reducir el espacio
7. Reducir el tiempo del ciclo
Estos esfuerzos para eliminar el muda reducirán el costo general de las operaciones.
12.1. Mejorar la calidad
El mejoramiento de la calidad da inicio a la reducción de costos. En este caso, calidad se
refiere a la calidad del proceso del trabajo de gerentes y empleados. Mejorar la calidad del
proceso de trabajo genera como resultado una menor cantidad de errores, de productos
defectuosos y de repetición del trabajo, acorta el tiempo total del ciclo y reduce el uso de
recursos, disminuyendo, por tanto, el costo general de las operaciones. Mejoramiento de la
calidad es también sinónimo de mejores rendimientos.
El proceso de calidad incluye la calidad del trabajo en el desarrollo, fabricación y venta de
productos o servicios. En gemba, el término se refiere a la manera en que se producen y
entregan los productos o servicios. Se refiere principalmente a la administración de
recursos en el gemba; más específicamente, hace referencia a la administración de personal,
máquinas, materiales, métodos, mediciones y diseños.
Por medio de la Curva CC (Calidad Costos) puede verse claramente la interrelación
existente entre estos dos factores.
Partiendo de la relación Calidad – Insumos, tenemos que a mayor calidad se utilizan menos
niveles de insumos. Dado un determinado nivel de producción, ese menor nivel de insumos
consumidos produce un incremento en la productividad. Esa mayor productividad implica
menores costos. De ello se deduce claramente y en contra de todos aquellos que
consideran aún que mayor calidad implica mayores costos, que el incremento de la calidad
conduce a menores costos.
Esta gráfica no sólo sirve como elementos de razonamiento, sino que deducidos las
variables correspondientes a cada una de las curvas pueden lograrse importantes avances en
la labor de análisis mediante simulaciones.
Calidad
Productividad
Insumos
Costo
Costo
Calidad
Insumos
Productividad
Curva CC
12.2. Mejorar la productividad
La productividad mejora cuando una menor cantidad de insumos genera la misma
producción, o cuando la producción se incrementa con la misma cantidad de insumos.
Insumos, en este caso, se refiere a elementos tales como recursos humanos, equipos,
servicios públicos y materiales. Producción implica elementos como productos, servicios,
rendimiento o valor agregado. Reduzca el número de personas en la línea; cuanto menor
sea la cantidad de empleados en la línea, mejor. Esto no sólo reduce el costo, sino lo que es
más importante, disminuye los problemas de calidad, ya que menos manos presentan una
menor oportunidad de cometer errores. Cuando la productividad aumenta el costo se
reduce.
Según el economista norteamericano Paul Krugman, “la depresión, una inflación galopante,
o una guerra civil pueden convertir en pobre a un país, pero sólo el crecimiento de la
productividad es el motor del crecimiento económico tanto para un país como para una
organización individual”.
Cabe reflejar que si bien un mayor nivel de calidad implica mejores niveles de
productividad, la productividad puede ser la resultante de otros factores. La mejora en la
alimentación, iluminación, limpieza, liderazgo entre otros incide favorablemente en los
niveles de productividad. Estos factores hoy son considerados como integrantes de la
Gestión Total de la Calidad.
12.3. Reducir el inventario
El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de espera de la producción, genera
necesidades de transporte y almacenamiento y absorbe los activos financieros. Los
productos y el trabajo en proceso que ocupan espacio en el área de fábrica o en la bodega
no generan ningún valor agregado. Por el contrario, se desmejoran en cuanto a calidad e
incluso pueden volverse obsoletos de la noche a la mañana cuado el mercado cambia o
cuando los competidores introducen un nuevo producto.
12.4. Acortar la línea de producción
En manufactura, una línea de producción larga requiere más personas, más trabajo en
proceso y un tiempo total del ciclo más prolongado. Más personas en la línea también
implica más errores, los que conllevan a problemas en la calidad.
12.5. Reducir el tiempo ocioso de la maquinaria
Una máquina que se detiene, interrumpe la producción. La maquinaria que funciona mal
hace necesaria la producción por lotes, un trabajo en proceso y un inventario adicional, y
esfuerzos adicionales de reparación. Por consiguiente, la calidad también sufre. Todos estos
factores incrementan el costo de las operaciones. Tales problemas son similares en el sector
servicios. El tiempo ocioso de operación en el sistema computacional o de comunicación
genera una demora indebida, incrementando en gran parte el costo de operaciones de la
maquinaria. Cuando un empleado recién contratado es asignado a una estación de trabajo
sin un entrenamiento apropiado para el manejo de equipo, la consecuente demora en la
operación puede ser casi tan costosa como si el equipo estuviese parado.
12.6. Reducir el espacio
Como regla, las empresas de manufactura utilizan cuatro veces el espacio que realmente
necesitan, dos veces la cantidad de personas que requieren y diez veces el tiempo del ciclo
que realmente necesitan. Por lo general, el gemba kaizen elimina bandas transportadoras,
acorta las líneas de producción, incorpora las estaciones de trabajo separadas dentro de la
línea principal de producción, reduce el inventario y disminuye las necesidades de
transporte. Todos estos mejoramientos reducen los requerimientos de espacio. El espacio
adicional liberado por el gemba kaizen puede utilizarse para agregar nuevas líneas o puede
reservarse para una expansión futura. Un mejoramiento similar puede introducirse en un
ambiente diferente de manufactura.
12.7. Reducir el tiempo total del ciclo o tiempo de espera (tiempo de procesamiento)
El tiempo total del ciclo o tiempo de espera comienza cuando una empresa paga las
materias primas y los suministros y termina sólo cuando la empresa recibe el pago de su
cliente por los productos vendidos. Así, el tiempo de espera representa la rotación del
dinero (cobrando por tal motivo fundamental importancia la aplicación del kaizen a los
procesos de tesorería, como así también a los de gestión de créditos y cobranzas). Un
tiempo de espera más corto implica un mejor uso y rotación de recursos, mayor flexibilidad
en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones. El tiempo
de espera es la verdadera medida de la capacidad de la gerencia (management), y la
reducción de este intervalo debería ser la principal preocupación dela gerencia. El muda en
el área del tiempo de espera representa una excelente oportunidad para el kaizen.
Entre las formas de acortar el tiempo de espera se incluyen mejorar y acelerar la
retroalimentación de pedidos de clientes y comunicarse mejor con los proveedores; esto
reduce el inventario de materias primas y suministros. La modernización y el incremento de
la flexibilidad de las operaciones gemba también pueden reducir el tiempo de espera de la
producción. Cuando todas las personas de una organización trabajan hacia el logro de esta
meta, se genera un impacto real sobre la efectividad en cuando a costos se refiere.
13. El papel del gemba en la reducción de costos generales
Si el gemba no puede hacer que sus procedimientos sean cortos, flexibles, eficientes, libres
de productos defectuosos y de tiempo ocioso de la maquinaria, no hay esperanza de reducir
los niveles de inventario de suministros y partes ni de volverse lo suficientemente flexible
con el fin de satisfacer las estrictas exigencias de los clientes de hoy, en cuanto a una mayor
calidad, un menor costo y una entrega rápida y fiable.
Debe dejarse bien en claro que el mejoramiento de la calidad y la reducción del costo son
objetivos compatibles. Más aún la calidad es la base sobre la cual pueden construirse el
costo y la entrega. Sin crear un sistema sólido para asegurar la calidad, no puede haber
esperanza de construir sistemas eficaces de gestión de costos y de entrega. No sólo es
posible mejorar la calidad y reducir el costo, sino que debemos llevar a cabo ambos, con el
fin de satisfacer los requerimientos del cliente de hoy.
La ejecución simultánea de la Calidad Costos Entrega: es el objetivo supremo para el
gerente de estos tiempos. En un momento en que los clientes exigen cada vez mejores
niveles en materia de calidad, costos y entrega; la gerencia debe poner un fuerte énfasis en
la prioridad para lograr estos tres elementos.
14. Supervisión
Supervisar o controlar todos los procesos en el caso de que algo vaya mal es un derroche de
tiempo y de esfuerzos. Cualquier proceso o máquina de ciclo automático debe ser
suficientemente fiable para que el operario no tenga que controlarlos mientas dure dicho
ciclo. Una automatización sencilla y fiable de los procesos dará al personal la oportunidad
de realizar otras tareas sean estas de mantenimiento o de preparación, o bien otras labores
productivas o de análisis de problemas, y al propio tiempo, mejorar también el equilibrio de
la carga de trabajo. Los supervisores que no pueden dejar su área de trabajo por miedo de
que el personal no trabaje con eficacia durante su ausencia están malgastando un tiempo
que podrían emplear más provechosamente en la mejora de los procesos, y realizando
tareas de planificación y análisis. Los inspectores de calidad son controladores que vigilan
algo que puede repercutir negativamente en la calidad del producto. Si la responsabilidad
de la calidad es otorgada a las personas que “poseen” y hacen funcionar los procesos, y
dichas personas la aceptan, no se necesitará inspectores.
15. Diseño deficiente
Desentenderse de las consecuencias que pueden tener las decisiones referentes al diseño es
una característica común de muchos diseñadores de productos convencionales. Hay una
ausencia de sensatez práctica en el diseño del producto final cuyas consecuencias son una
serie de problemas para el personal de producción. Se dan a los componentes una tolerancia
sin referencia alguna a la capacidad de los procesos de que se dispone. Son demasiados los
componentes destinados a un solo montaje, y estos componentes no están diseñados para
aprovechar las fuerzas que genera el proceso; por esto fallan bajo los esfuerzos de la
mecanización, el montaje o cualquier tipo de sujeción. Los planos y las especificaciones se
hacen sin ninguna comprobación o verificación.
Se aceptan características de diseño que el cliente no necesita o no desea. Un simple detalle
del diseño puede alterar significativamente el nivel de inversión que se necesita para
fabricar un producto. Todo esto y más es consecuencia de hacer el diseño aisladamente, sin
ninguna sensibilidad hacia las necesidades de los clientes internos y externos.
Típicamente, los costes de diseño pueden representar solamente el 5% del coste total de un
producto. Sin embargo, la manera de diseñar el producto puede representar el setenta por
ciento del coste total de su producción.
Un diseño competitivo se consigue mediante el desarrollo del producto integrado, que
combina las necesidades y la experiencia de todos los implicados.
16. Mantenimiento Productivo Total
Algo vital tanto para mejorar la calidad, como para reducir los inventarios y disminuir los
tiempos ociosos tanto de máquinas como de personal, es instaurar los sistemas de Tiempos
Cortos de Preparación (SMED) y el Mantenimiento Productivo Total.
CONDICIONES BASICAS DEL
EQUIPO IGNORADAS
CONDICIONES DE USO NO
OBSERVADAS
APRENDER COMO USAR EL
EQUIPO DE MANERA
ADECUADA
LIMPIAR, APRETAR Y
LUBRICAR
CAUSAS DE INTERRUPCIONES CNICAS TPM
El mantenimiento productivo total es un enfoque al mantenimiento de equipo que resulta en
que no se presente ningún paro.
Llevar un sistema estadístico y un Control Estadístico de Procesos para verificar la
evolución y regularidad en la evolución de las máquinas forma parte también del TPM.
17. SMED
Algunos resultados de Toyota fueron verdaderamente espectaculares y servirán para
mostrar todo el potencial de ésta fabulosa técnica (SMED significa cambio de troqueles en
un minuto; es la técnica de reducir los tiempos de cambio de horas a minutos, cabe aclarar
que puede aplicarse la misma técnica a cualquier otro tipo de herramientas o situaciones,
como podría ser el ejemplo del tiempo de preparación de un quirófano entre dos
operaciones).
HABILIDADES DE OPERACIÓN
Y MANTENIMIENTO
INSUFICIENTE
ESTABLECER PROGRAMAS
SISTEMÁTICOS DE CAPACITA_
CION Y CERTIFICACION
DETERIORO DE PARTES
IGNORADO
TRABAJAR CON PROVEEDORES
E INGENIEROS PARA MEJORAR
DISEÑOS
DISEÑO DE EQUIPO
INHERENTEMENTE DEBIL
REVISAR TODAS LAS PARTES
CON REGULARIDAD META Y RESULTADOS
CERO
INTERRUPCIONES
Trabajando con Shingo y sus técnicas SMED en 1970, Toyota determinó que el tiempo para
cambiar el troquel en una prensa de estampado de 1.000 toneladas era de cuatro horas. Al
investigar las prácticas de otras empresas, se encontró que Volkswagen cambiaba el mismo
troquel en 2 horas (un benchmark externo). En menos de seis meses, Toyota había reducido
el tiempo de cambio a hora y media. Tres meses después, llegó la orden de reducirlo a tres
minutos. Al final, se redujo el tiempo hasta un minuto con cuatro segundos.
Toyota descubrió que SMED era más útil que reducir el intercambio de troqueles. Se tomó
la decisión de dominar la producción en lotes pequeños para eliminar el desperdicio del
exceso de producción y mejorar la respuesta a los clientes. El razonamiento fué que
mientras menos fuera el tiempo necesario para hacer un cambio, así mismo se reduciría el
lapso para entregar lo que quería el cliente, en lugar de hacerlo elegir de un inventario. Para
lograr estos objetivos, SMED era imprescindible.
El Sistema SMED se basa en la diferenciación de las tareas de preparación según se
realicen con la máquina parada (preparación interna) o mientras la máquina trabaja
normalmente (preparación externa).
18. Función de Pérdida de Taguchi
El mismo es un enfoque al control que se ilustra por una curva en forma de U en la cual la
especificación de objetivo está en la parte inferior de la U, y cualquier desviación del
objetivo es considerada una pérdida.
19. Valor Agregado de las actividades o procesos
Tenemos en las empresas tres tipos de actividades o procesos:
* AVA Son aquellas con Valor Agregado para el cliente.
Podemos clasificar estas en:
a) Actividades de transformación de insumos para la generación o producción
de bienes o servicios, y
b) aquellas generadoras de un “Plus” para la empresa y los consumidores.
* AVE Comprende las actividades o procesos con Valor Agregado para la empresa,
también son calificadas éstas como Actividades de Apoyo sin Valor Agrega_
do.
* ASVA Constituidas por actividades o procesos sin valor agregado.
Costos
Optimo
Malo
Aceptable
El objetivo es incrementar las Actividades con Valor Agregado como porcentaje del total de
actividades o recursos utilizados, controlar y reducir las Actividades de Apoyo o con Valor
Agregado sólo para la Empresa, y eliminar las actividades o procesos carentes de valor
agregado.
¿Cómo podemos eliminar? Las respuestas o ideas surgidas como consecuencia de las
preguntas ¿por qué es necesario? y ¿cuál es el objeto?, nos sirve para eliminar aquellos
detalles o actividades innecesarios.
¿Cómo podemos combinar? Las respuestas a las preguntas ¿dónde? ¿cuándo? y ¿quién?,
nos ayudan a combinar las actividades o procesos cuando no ha sido posible su
eliminación.
Hay que tratar de combinar las actividades, para poder reducir las inspecciones, recorridos,
almacenajes y demoras.
¿Cómo podemos reordenar? Si los detalles son necesarios y no pueden combinarse,
conviene ver si se pueden ordenar de otra forma más correcta.
Acciones a emprender
Eliminar
Combinar
Reordenar
Simplificar
Las respuestas dadas a las preguntas ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿quién?, nos conducen
igualmente a reordenar los detalles del proceso.
Modificando el orden de los detalles, se consigue hacer desaparecer recorridos
innecesarios, así como operaciones de carga y descarga.
¿Cómo podemos simplificar? Si no podemos eliminar, combinar, ni reordenar, aún nos
queda la posibilidad de simplificar el método para que se haga de forma más fácil, menos
peligrosa, menos costosa, etc.
Las respuestas a ¿cómo?, nos indican la forma de poder hacerlo.
La productividad es una medida de la eficiencia en el uso de los recursos disponibles.
Como organización los niveles de rentabilidad y crecimiento son directamente
proporcionales a los estándares de productividad alcanzados.
Para aumentar la productividad reduciendo los niveles de desperdicios (mudas) es necesario
identificar en qué lugar de la empresa se produce tal desperdicio o despilfarro. La manera
más sencilla de hacerlo es diferenciando entre el trabajo con valor añadido y el trabajo sin
valor añadido, o entre el trabajo útil y el que no lo es.
El verdadero trabajo con valor añadido es el que se añade directamente al valor del
producto durante el proceso de elaboración. Por ejemplo, las operaciones que cambian de
forma los materiales, como los procesos de troquelado, prensado, soldadura, mecanización,
montaje o pintura son procesos de trabajo que añaden valor a las operaciones precedentes.
Almacenar trabajo entre operaciones no representa ningún valor añadido porque aumenta el
coste del producto, pero no su valor. Un procesado continuo añade valor a medida que la
materia prima va reconvirtiéndose sin cesar. Por ejemplo, el refinado de petróleo, la
separación del aire entre diferentes gases, la purificación del agua, así como muchos
procesos químicos patentados. Sin embargo, incluso con un procesado continuo, el
almacenamiento de materias primas y el producto final son actividades que no tienen valor
añadido y que, en cambio, aumentan los costes.
Entre las generadoras de Plus Económico tenemos:
Investigación y Desarrollo
Diseño
Investigación de Mercado
Servicio post ventas
Ventas
Tanto en satisfacer los gustos del consumidor, como en la importancia que en los costos del
proceso productivo tienen, asumen vital importancia las labores de diseño, como de
estudios de mercado. Como podremos satisfacer mejor sus necesidades sin investigar cuales
son ellas.
Decir que Investigación y Desarrollo no genera valor agregado para el cliente, como
postulan algunos consultores, es erróneo, y si no pregúntenle a alguien que padece una
enfermedad que consecuencias tienen para él el resultado de tales investigaciones. Además
el resultado de sus desarrollos tienen un valor económico y patrimonial para la empresa
(posibilidad de activar dichos costos).
En cuanto a la faz de I&D no sólo debemos pensar en la generación de nuevos productos o
servicios, sino también en la invención de nuevos procesos productivos que permiten
mejores niveles de calidad y costos, logrando de esta otra forma mayores niveles de
satisfacción en los usuarios o consumidores.
En el pasado, casi todo el presupuesto de I&D se dedicaba al diseño de productos. Muy
poco se destinaba a mejorar los procesos de manufactura. En la actualidad, la situación está
cambiando a medida que la gerencia comienza a percibir que el diseño de procesos para
manufactura o servicios es tan importante como el diseño de productos. De hecho, a
menudo la ventaja competitiva se basa en la excelencia y naturaleza innovadora de los
procesos de manufactura o servicios.
El servicio post venta resulta esencial, sobre todo para los bienes de capital o de consumo
durables, donde el consumidor aprecia, valora y requiere de estos servicios.
Si bien hoy las ventas pueden efectuarse por internet, el concepto de vendedor actualmente
trasciende la mera toma de pedidos para ser un solucionador de problemas para el cliente,
además de contacto de la empresa con el mercado.
En tanto que entre las actividades con valor agregado para la empresa (llamadas
actividades de soporte o apoyo sin valor añadido para el cliente) debemos mencionar las de
diseño de herramientas, programación, control de calidad, estudio de trabajo, planificación,
organización, dirección, programación de producción entre otras.
Inmediatamente debajo del nivel de soporte sin valor añadido se encuentran las actividades
que no generan valor añadido, pero que existen porque son el resultado de todas las
deficiencias y errores que se han ido perpetuando en la empresa. Son fallos las materias
primas para actividades que no producen valor añadido. Los desechos, la repetición de
trabajos, las reparaciones, las sustituciones, las destrucciones, las manipulaciones, la
sobreproducción, las inspecciones, las administrativo burocráticas, que si bien son valiosas
para el funcionamiento de la empresa no generan valor directo para el cliente, ni
transforman insumos, ni son generadoras de un “plus económico”. También se encuentran
dentro de esta calificación actividades de transporte interno (el externo acerca el producto
al consumidor y los insumos a la empresa), los almacenamientos, las supervisiones, y toda
otra actividad que consumiendo recursos no genera valor añadido para el cliente.
20. Conservación de la energía
Reducir el esfuerzo despilfarrador conserva energía. La energía es el poder para hacer el
trabajo y solamente debe emplearse en hacer un trabajo útil: si no es útil, no tiene valor
añadido. Cuanta menor energía se necesite para completar una tarea determinada, tanto más
alta será la productividad de esta tarea. En un fábrica pueden reconocerse una serie de
categorías comunes de despilfarro, todas las cuales son básicamente independientes de los
tipos de productos y/o servicios, o de los procesos que se emplean.
Sobreproducción
Es la práctica de hacer más de lo que se necesita y más de lo que puede utilizarse
inmediatamente. Muchas empresas de categoría mundial estiman que ésta es la peor de
todas las categorías de despilfarro. Entre las causas de la sobreproducción cabe citar:
previsiones poco cuidadosas, permitir derroches y la repetición de un mismo trabajo,
cantidades en lotes económicos (en parte por falta de utilización del SMED), utilización de
máquinas, acumulación de stocks, mantener al personal ocupado y una deficiente
programación de la producción. La sobreproducción, planificada o no, es el resultado de
una falta de control eficaz de los procesos de fabricación. La sobreproducción utiliza
recursos que no se convierten inmediatamente en una salida generando ingreso de fondos
para la empresa.
DOCE CATEGORÍAS DE DERROCHES
Sobreproducción
Existencias
Manipulación excesiva de los materiales
Esperas
Pérdidas de tiempo
Movimiento excesivo
Piezas defectuosas
Equipamiento defectuoso
Equilibrio en la carga de trabajo
Utilización incongruente de recursos
Diseño deficiente
Supervisión
Existencias
Todos los materiales, componentes y productos acabados almacenados como existencias
pierden valor. Las causas de una existencias excesivas pueden ser, entre otras:
sobreproducción, mala previsión de ventas, largo tiempo de entrega por parte de los
proveedores, deficiente planificación de la producción, stocks máximos y de seguridad,
tolerancia de restos y de piezas repetidas, tiempos de planificación demasiados largos,
cuellos de botellas en la producción, entrega tardía de materiales, mal control de materiales
almacenados, problemas de calidad, mal control de la documentación y obsolescencia de
los productos. Las existencias excesivas son todo un catálogo de incompetencia gestora y
una de las mayores pérdidas de recursos.
Manipulación excesiva de los materiales
Es el resultado de un exceso de existencias. Cuando mayores son las existencias, más
manipulación de material se necesitará para su mantenimiento. Una mala disposición de la
planta representa un aumento significativo de la manipulación del material. Ello no debe
solucionarse automatizando los procesos de manipulación, sino superando las causas del
exceso de manipulación mediante la reducción drástica de existencias.
Esperas
Los materiales que esperan ser utilizados son existencias. Si el personal espera
instrucciones, es que la dirección es deficiente. Entre las causas pueden citarse: mala
planificación del trabajo, cargas de trabajo desiguales entre procesos, fallo de los equipos,
rechazos por mala calidad, entrega tardías, materiales perdidos y mala supervisión.
Pérdidas de tiempo
los componentes no están diseñados y hechos con la corrección que exige un montaje
fácil, habrá unas pérdidas de tiempo excesivas. Si los procesos no son los adecuados, el
personal perderá tiempo en el montaje de los componentes. Los errores continuos en poner
a punto una máquina es un indicador de que el proceso no se halla bajo control(importancia
en la aplicación del SMED). Una falta de comprensión de la variación del proceso es la
causa principal de las pérdidas de tiempo por la reacción que se produce ante una
inesperada variación que no puede cambiarse sin cambiar antes el proceso.
Movimiento excesivo
Una estación de trabajo mal diseñada es causa de que el personal malgaste energía en
movimientos innecesarios. Si la cantina y los lavabos están situados demasiados lejos del
lugar normal de trabajo, el personal tendrá que andar centenares de kilómetros innecesarios
a lo largo del año. Las herramientas, los equipos, los materiales y las instrucciones que se
necesitan para realizar el trabajo han de colocarse en el lugar más conveniente para que el
operario ahorre energía.
Piezas defectuosas
El tiempo y los recursos que se pierden en rehacer piezas defectuosas nunca se recuperan.
Los defectos de estas piezas son causa de las principales interrupciones en la marcha de los
procesos. El coste de los defectos es aún más alto cuando es el cliente externo quien los
descubre.
Equipamiento defectuoso
Un equipamiento mal diseñado o con un mantenimiento deficiente contribuye mucho a los
defectos de producción, a la interrupción del ritmo de trabajo y a los accidentes. Las
empresas deben instaurar el Mantenimiento Productivo Total cuya finalidad es cero
rupturas (ver punto 12.5). Cada vez más se incorporan a los equipos de producción
dispositivos de autodiagnóstico para controlar las condiciones del proceso y avisar en el
momento en que se necesita un mantenimiento preventivo.
Equilibrio en la carga de trabajo
Son muy pocas las empresas convencionales capaces de lograr una distribución equitativa
de la carga de trabajo entre todas las personas de su organización. Siempre hay personas o
departamentos que normalmente tienen más trabajo que otros. El resultado final es que hay
que emplear más personas y que son necesarios más esfuerzos para distribuir
uniformemente la carga de trabajo. Hacer esto significa aumentar la entrada de recursos sin
que, en contrapartida, haya el correspondiente aumento de salidas. Falla la productividad.
Esto tiene como causa fundamental la rigidez de la estructura formal de la empresa (o bien
una legislación laboral que impide la polifuncionalidad de los empleados u obreros). En vez
de animarse al personal a moverse libremente por los departamentos o a través de las
barreras funcionales para llegar a donde ha de hacerse el trabajo, los empleados se ven
circunscriptos a limitados ámbitos de desempeño.
Rotación de los trabajadores
Para llevar a cabo la rotación de los trabajadores, los supervisores, capataces o jefes de
sección deben elaborar un plan de formación tal que permita que al final todos los
trabajadores de la sección dominen todos los procesos. El control de la efectividad de las
rotaciones se efectúa mediante el cálculo de la Tasa de Polivalencia (TP) que se define
como el cociente entre la sumatoria del número de procesos que domina cada trabajador
(Pi) para todos los trabajadores de la sección (n) dividido por el número total de procesos
por el número total de trabajadores.
Σ (desde i=1 hasta n)Pi
TP
n x P
El objetivo a perseguir es que la tasa de polivalencia se acerque tanto como sea posible al
100%.
Ello tiene fundamental importancia en el desarrollo de las células de trabajo o distribución
en U. De que forma: suponiendo la existencia de un proceso con cuatro actividades como
podrían ser corte, fresado, maquinado y plegado, en caso de una actividad a pleno como
podrían ser 4.000 partes por día tendríamos a un obrero por máquina, pero en caso de
reducirse la producción a un 25% (1.000 unidades) un solo obrero podría hacerse cargo de
toda la operatoria pasando los restantes obreros a otras actividades. Ello en una
organización productiva organizada no por producto, sino por funciones se ve
imposibilitado por la especialización y la disposición de las máquinas.
SISTEMA PRODUCTIVO ORGANIZADO POR FUNCIONES (esquema
tayloriano)
SISTEMA PRODUCTIVO ORGANIZADO POR PRODUCTO (esquema en forma de
U)
Corte Fresado Maquinado Plegado
4,000 unidades 1,000 unidades
Utilización incongruente de recursos
En las empresas convencionales, la utilización de los recursos superiores a la necesaria es
una de las causas más corrientes de despilfarro. Caen en este defecto las direcciones de
empresa cegadas por la tecnología, como por ejemplo, las que instalan complejos sistemas
de control para cumplir unas necesidades simples. Ese uso de un espacio excesivo es
también una de las grandes causas de derroches de energía. Esto hace que muchas veces las
empresas tengan que invertir en edificios adicionales para alojar las deficiencias de la
organización. Unas existencias demasiado abultadas, una mala disposición de las plantas,
personal excesivo y, a veces, el deseo de mejorar la imagen del edificio institucional pueden
conducir a una expansión que nada hace para mejorar la productividad. Debe prestarse
especial atención a las pérdidas de energía como la electricidad, vapor, y aceites
hidráulicos, carbón y gasoil entre otros.
Al crecer los costos de la energía y a medida que el suministro y el uso de la misma
requieren un esfuerzo de planificación a mediano plazo, se comprende la necesidad de
establecer mecanismos de gestión energética. Es decir, es preciso conocer los consumos y
usos de las distintas fuentes energéticas , no sólo a nivel de valores globales, sino de modo
particularizado aplicado a los distintos procesos y consumos internos. De aquí es posible
predecir los incrementos de energía usada que se producirán al aumentar la capacidad de
producción industrial, o es posible fijar las medidas de contención del coste a través de un
programa inteligente de ahorro. Es interesante tomar conocimiento de que pueden
aplicarse medidas correctivas de tipo inmediato sin gastos de inversión que permiten
ahorros en materia energética.
Diseño deficiente
Dado que este aspecto ya fué motivo de consideración en el punto 15, sólo mostraremos la
relación existente entre cada componente con el coste del producto y su efecto sobre el
coste de producción.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
55%
60%
65%
70%
75%
Diso Materiales Mano de obra Gastos
generales
Coste del
producto
Efecto sobre la
producción
Supervisión
Si bien este aspecto fué desarrollado en el anterior punto 14, cabe consignar la diferencia
entre la supervisión tradicional con un mayor enfoque de Jefatura y el actual con un claro
enfoque de Liderazgo.
Un líder se orienta al sistema, las interdependencias y trabajar juntos.
Un jefe usa el mando y control de arriba hacia abajo, con poca preocupación de
cómo afecta esto a las personas.
Esa diferenciación es fundamental a la hora de generar equipos de trabajo con altos
niveles de participación y compromiso para con la mejora continua en la calidad,
productividad y costos.
21. Adquisición de insumos y servicios
Hay cinco principios claves que las empresas más competitivas aplican a la hora de
desarrollar modelos para compras de bienes y servicios. Seguirlos genera modelos de
costos más precisos y sólidos.
1. Identificar los generadores de costos, no sólo los elementos de costo.
2. Construir modelos específicos para cada producto con el fin de resaltar los
generadores de costos claves.
3. Considerar el impacto del costo total de adquisición.
4. Empezar de la manera más sencilla y hacerlo más complejo según la necesidad.
5. Considerar datos reunidos para mejorar precisión y confianza.
Identificar los generadores de costos, no sólo los elementos de costo
Los componentes básicos de un modelo de costos son: mano de obra directa, materiales y
costos indirectos de manufactura. Pero documentarlos es solamente el principio, pues el
modelo de costos también debe incluir los generadores de costos, como por ejemplo la
productividad laboral o las tarifas salariales por hora.
Incluir esos generadores produce un modelo que responde a la pregunta “¿qué pasa si?” y
no solamente “¿qué es?”.
Construir modelos específicos para cada producto con el fin de resaltar los
generadores de costos claves
Las diferencias inherentes entre productos hacen que aparezcan diferentes generadores de
costos entre ellos. Por consiguiente, los modelos deben ser específicos para cada producto.
Considerar el impacto del costo total de adquisición
Las decisiones de compras no deben basarse solamente en el precio del producto o servicio,
las decisiones de compra debieran incluir factores más allá del simple precio, como por
ejemplo gastos de transporte, costos de calidad y el costo de inventario.
Empezar de la manera más sencilla y hacerlo más complejo según la necesidad
Los tres primeros principios para desarrollar modelos de costos estimulan un enfoque
amplio hacia la modelación de costos, que incluyen los generadores del costo total de
adquisición. Aún cuando estos principios son críticos para desarrollar modelos de costos
sólidos, la experiencia demuestra que los esfuerzos iniciales deberían concentrarse en
modelos sencillos que incluyan solamente los elementos de costos más importantes y sus
generadores.
Los modelos más eficaces son los que “logran lo sencillo más allá de lo complejo”, tales
modelos eliminan lo innecesario concentrándose solamente en los generadores más críticos.
Considerar datos reunidos para mejorar precisión y confianza
Es necesario utilizar muchas fuentes de datos para entender mejor los números y mejorar la
precisión.
22. Regresión
La aplicación de las cinco claves principales garantiza el máximo beneficio en el pro_
ceso de modelación de costos.
La regresión es algo endémico en las empresas convencionales. Se mueven a base de una
serie de movimientos circulares hacia atrás que triplican el terreno que necesitan cubrir para
alcanzar su destino. Salen por la tangente sólo para descubrir que han perdido el camino, y
vuelven una y otra vez al punto de partida. Las empresas convencionales cometen errores,
los fijan, e inmediatamente los repiten. Rebuscan en sus antiguos registros para analizarlos
y descubrir que han hecho mal.
La suma total de este comportamiento tan regresivo es un derroche de grandes cantidades
de energía y unos aumentos significativos en el empleo de unos recursos tan necesarios
para lograr el resultado pretendido. La productividad se hunde y la respuesta del sistema se
desliza por una pendiente peligrosa. Esta regresión aumenta el potencial de pérdidas porque
aumenta también los costes y retrasa la velocidad del sistema. El secreto para eliminar la
regresión es una planificación de la calidad y una acción correctora que elimine las causas
de errores específicos.
La visión del objetivo es un punto de atracción vital para la eliminación de los
comportamientos regresivos. Esta visión hace marchar las actividades de manera que los
elementos del sistema se hallen bajo una tensión positiva y que la regresión en un área
determinada encuentre la resistencia de todas las demás.
23. Trabajo en equipo
La inteligencia de la empresa es vectorial. Si tuviéramos cuatro vectores empujando hacia
un lado y un vector empujando hacia el otro, la suma total de esos vectores será tres y no
cinco.
Cuando dos o más cerebros trabajan juntos con respeto mutuo, comunicación entre los
miembros del grupo y el permiso para utilizar la intuición, el todo siempre será mayor que
la suma de las partes.
En lo que se refiere al trabajo en equipo, en una suma de 1 + 1 podemos obtener tres
resultados diferentes:
1 + 1 < 2
Este primer resultado (“uno más uno menor que dos”) significa que el todo es menor que la
suma de las partes y que un elemento está perjudicando al otro en un proceso de
autodestrucción.
1 + 1 = 2
El resultado (“uno más uno igual a dos”) significa que cada persona trabaja como si
estuviese sola. La decisión del grupo no es en ningún caso diferente de las decisiones
individuales tomadas por cada uno de sus miembros.
1 + 1 > 2
Cuando el resultado obtenido es “uno s uno mayor que dos”), el todo se revela mayor
que la suma de las partes, lo cual implica una interacción entre los dos componentes (dos
personas, dos cerebros) que permiten que se manifieste el fenómeno de sinergia.
Un grupo de cerebros que piensen conjuntamente, con una buena comunicación, respeto
mutuo e intuición, obtendrá mejores resultados que cualquier persona pensando en
soledad, no importa quién sea.
24. No hay compromiso sin participación
La inteligencia de una colmena es siempre superior a la de cualquier abeja.
Las decisiones individuales raramente sobrepasan a las decisiones de grupo, tanto en
calidad como en aceptación.
La eficacia de una decisión puede expresarse mediante una ecuación matemática en que
uno de los factores es la calidad del pensamiento (CP) que implica la decisión, y el otro es
la aceptación (A) de la idea por los miembros del equipo encargado de llevarla a cabo.
Usted puede estar trabajando en su empresa con un especialista que tenga un doctorado y
que se haya formado en la mejor escuela de Administración de Empresas del mundo. Sus
ideas pueden ser brillantes. Su calidad de pensamiento puede ser genial, merecedora de un
10. Pero imagine, como hipótesis, lo que puede suceder en el caso de que este especialista
no sea aceptado por el equipo que debe poner en práctica sus ideas. El resultado se podría
expresar así:
O sea:
Es importante que se preocupe por la calidad del pensamiento que hay en la empresa. Sin
embargo, esto no es suficiente, porque, por más brillante que sea una decisión, si no es
aceptada no tendrá eficacia alguna.
Como se expreso en el inicio la productividad, la calidad, los costos y la satisfacción de los
clientes no depende sólo de procesos, máquinas, materias primas, planos y cálculos,
Eficacia = CP x A
Eficacia = 10 x 0
Eficacia = Cero
depende de lo más rico y vital que posee una empresa que son las personas, pero no la de
éstas como simple suma de individuos, sino como inteligencia colectiva (o grupal) que
trabajando en equipo se imponen metas a lograr y superar.
No es posible reducir costos, ni mejorar la calidad, ni la productividad sin tomar
debidamente en cuenta este importante hecho o factor.
El funcionamiento de los equipos de trabajo es una preocupación creciente de la alta
gerencia y de los líderes en general. El verdadero equipo tiene todo el potencial como para
mejorar el desempeño de los pequeños grupos en todos los niveles de la empresa y su
versatilidad está a tono con la velocidad, la intensa competencia y el cambio acelerado que
enfrentan cada vez más organizaciones de alto rendimiento.
25. PLAN DE ACCION
1. Hacer tomar conciencia a directivos y empleados, con participación de los
sindicatos, de la necesidad de acomodarse a los cambios y evoluciones del mercado
globalizado, mejorando para ello de manera continua y consistente los niveles de calidad,
productividad, costos, tiempos de entrega y flexibilidad. Es necesario que se tome
conciencia que de no operarse dichos cambios todos pueden perder el empleo o bien los
pocos que podrán conservarlo tendrán ingresos de subsistencia.
2. Conformar un equipo de planificación, puesta en práctica y seguimiento en la
aplicación de la mejora continua Kaizen. Se requiere el total compromiso de los mas altos
directivos de la empresa, razón por la que el equipo debera tener o como autoridad al
Director General de la Empresa o CEO.
3. Planificar la puesta en practica del Kaizen. Tener en cuenta que el Kaizen tiene por
objetivo no sólo reducir costos, sino además la calidad, la productividad, la entregra entre
otros. Pero más aún hace hincapié en la necesidad de mejorar la calidad a los efectos de
mejorar los niveles en materia de productividad y costos.
4. Capacitar al personal para el trabajo en equipo de la empresa en su conjunto y de los
sectores o procesos. Debe incluir labores de dinámica grupal.
5. Capacitar al personal en: kaizen, sus principios, filosofía e instrumentos y
herramientas de gestión.
6. Capacitación en métodos de resolución de problemas y toma de decisiones.
7. Capacitación en herramientas de gestión y estadística, incluye CEP & G.
8. Relevamiento y evaluación de las operaciones y actividades. Cuestionarios y
fluxogramas.
9. Desarrollo de diagnóstico y evaluación del sistema y procesos vigentes,
identificando mudas (desperdicios y/o despilfarros), y procesos y/o actividades
improductivas. Implementar las 5 S.
10. Evaluar el sistema de información. Su velocidad y precisión.
11. Instaurar el Control Estadístico de Procesos y Gestión.
12. Instaurar sistema de registro de datos estadístico correspondientes a distintos
factores, sean plazos, cantidades, importes, fallas, reclamos, etc.
13. Instaurar los Círculos de Calidad y los Equipos de Mejora.
14. Instaurar el sistema de Coste de Calidad.
15. Instaurar sistemas de sugerencias.
16. Instaurar sistema de Presupuesto Kaizen.
17. Instaurar: TQM, TPM, JIT / Kanban (comenzar un proceso de reducción de
proveedores).
18. Instaurar Cuadro de Mando Integral mediante el uso de los CEP & G (Puntos de
Control y Puntos de Revisión).
19. Evaluar el funcionamiento del sistema Kaizen y mejorarlo.
26. Diagnóstico de mudas
Por consultores externos: mediante lista guía de desperdicios o despilfarros, y mediante el
relevamiento de los procesos y actividades detectan mudas. Informando el concepto,
importancia, valor en tiempo o cantidades, valor en unidades monetarias, acciones
correctivas a adoptar (aconsejadas).
Como sugerencias del personal (en forma individual): mediante formulario cada empleado
entregara periódicamente una lista de desperdicios detectados.
Como sugerencias de Círculos de Calidad: mediante igual metodología que la anterior.
Un Equipo de Mejora conformado por Técnicos y empleados analizarán mediante las
herramientas de gestión las sugerencias elevadas en cuanto a las mudas, y designarán un
grupo especial o círculo de calidad para su análisis y propuestas de corrección.
Los Círculos de Calidad también podrán in situ detectar mudas y analizar las propuestas de
corrección, elevándolas para su consideración al Equipo de Mejora.
27. Re-examinando los errores improductivos
El sistema Kaizen es un método para eliminar a conciencia los costes improductivos y
aumentar el rendimiento. En la producción, “la improductividad” se refiere a todas las
situaciones de producción que sólo incrementan los costes sin añadir valor (por ejemplo, los
excedentes de personal, stock y equipo). Cuando hay demasiados trabajadores, equipos y
productos, sólo se consigue el incremento del coste y la pérdida secundaria. Por ejemplo, si
hay demasiados trabajadores, se recurre a trabajos innecesarios que , a su vez, incrementan
el consumo de potencia y materiales. Esto es una pérdida secundaria.
La mayor de las improductividades es el exceso de stock. Si hay demasiado stock para
almacenar en la planta, debemos construir un almacén, contratar trabajadores para
transportar las mercancías a este almacén y, probablemente, comprar una carretilla de
transporte para cada trabajador. En el almacén, se necesitará personal que controle el stock
y prevengan su deterioro. Aún así algunas de las mercancías almacenadas sufrirán daños.
Por tanto se necesitarán trabajadores adicionales para reparar las mercancías dañadas. Una
vez almacenadas en el almacén, deberá realizarse un inventario regular de las mercancías.
Esto requiere más trabajadores. Llegado a determinado nivel se requerirá el auxilio de
ordenadores. Si las cantidades de stock no están suficientemente controladas, puede dar
lugar a que se produzcan insuficiencias. Por tanto, a pesar de que exista una planificación
diaria de la producción, algunos pensarán que las insuficiencias son un reflejo de la
capacidad de producción. Consecuentemente, se idea un plan para incrementar la capacidad
de producción, que se incluye en la propuesta de inversiones en equipos del siguiente
ejercicio. Con la compra de esos equipos, el stock se incrementará más aún. Este círculo
vicioso de costes improductivos que generan más costes improductivos se oculta en todos
los estadios de la producción y en todo tipo de actividades. Para evitarlo, los directivos y
supervisores de producción y de administración deben conocer perfectamente cuales son
las improductividades y sus causas.
Todas las improductividades primarias y secundarias descritas se convierten finalmente en
parte del coste laboral directo e indirecto, del coste de depreciación y de los gastos
generales. Contribuirán, pues, a los incrementos de costes.
Considerando estos hechos, nunca podemos ignorar los elementos que aumentan los costes.
La improductividad causada por un único error acabará con el beneficio que normalmente
asciende sólo a un pequeño porcentaje de las ventas y por tanto pondrá en peligro el propio
negocio.
El hecho de eliminar la improductividad pretende esencialmente reducir los costes
mediante la reducción de mano de obra y stock, poniendo de manifiesto la disponibilidad
excesiva de utillaje y equipos, y disminuyendo gradualmente la improductividad
secundaria.
La gran pregunta es: que hacer con el personal sobrante?
Si no aseguramos la continuidad laboral a los empleados y obreros estos no sólo no
contribuirán a mejorar día a día la empresa, sino que tendrán miedo de hacerlo por la
posibilidad de que al incrementarse la productividad, o indicar la existencia de actividades
improductivas pierdan su empleo.
Hay dos soluciones:
La primera consiste en generar nuevas unidades productivas dentro de la misma empresa
para utilizar tanto la mano de obra, como los espacios sobrantes productos de las mejoras
introducidas.
La segunda consiste en crear unidades económicas separadas pero propiedad de la
principal, que se perfeccionen en determinadas labores que puedan prestar tanto a la
empresa madre como a otras de tal forma de utilizar más plenamente los recursos
excedentarios. Inclusive cuando la cantidad de personal no alcanza para manejar operativa
y productivamente un unidad de estas características la empresa madre suele asociarse a
otra empresa con excesos para conformar una unidad en común la cual aparte de prestar
servicio a ambas empresas producirán servicios a otros terceros.
28. Análisis Paretiano
Mediante el Diagrama de Pareto proceder a detectar los pocos vitales y muchos triviales,
logrando de tal modo fuertes efectos palancas en los resultados.
0
100
200
300
400
500
600
Falla "A" Falla "B" Falla "C" Falla "D" Otras fallas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Se procederán a seleccionar los factores que mayor incidencia tengan en las fallas, costos,
reclamos, reprocesamientos, improductividades y tiempos de espera. La forma correcta es
aplicar análisis paretianos sucesivos que se observa en la gráfica siguiente.
29. Detección de Mudas
Actividades o Procesos
Análisis profundo por Areas o Sectores
Producto o Servicio
Ejemplos:
Por Actividad: transportes en exceso de insumos de un sector a otro.
Proceso Crediticio: procedimientos costosos e ineficaces.
Por Sector: Sector Financiero. Mala gestión del flujo de fondos que no permite una óptima
utilización de los recursos.
Sector Créditos y Cobranzas. Mal otorgamiento de créditos que generan impa_
gos y moras con perjuicio económico para la empresa.
Por Producto: Diseño con elementos innecesarios en función de las necesidades del consu_
midor y material más caro que puede ser reemplazado por otro de igual o
mejor rendimiento.
30. Presupuesto Kaizen
En base a los gastos o costos del ejercicio anterior conformar un presupuesto en base a
actividades con sus respectivos montos, clasificando los mismos en función de si agregan
valor para el cliente, si son actividades de apoyo o si carecen de valor añadido, en función
de esta clasificación se establecen objetivos de eliminación, reducción o control de costos.
ACTIVIDADES COSTO CLASIFICACIONREDUCCION COSTO
AÑO 2002 PROPUESTA OBJETIVO
CONCILIACIONES BANCARIAS $ 800,00 SVA 25% $ 600,00
PROGRAMACION DE PROCESOS $ 3.900,00 AVE 10% $ 3.510,00
MOVIMIENTOS DE INSUMOS $ 82.700,00 ASVA 80% $ 16.540,00
ALMACENES $ 650.800,00 ASVA 60% $ 260.320,00
PEDIDO DE INSUMOS $ 7.960,00 ASVA 45% $ 4.378,00
PROCESAMIENTO DE ACEITES $ 10.960.000,00 AVA 20% $ 8.768.000,00
EMISION DE CHEQUES $ 1.500,00 ASVA 70% $ 450,00
31. Matriz de Actividades – Objetivos
Por medio de esta matriz se procede a analizar por un lado que las actividades cumplan con
los objetivos de la empresa, por otro lado que tan bien lo están haciendo, y en último lugar
detectar objetivos no cubiertos por ninguna actividad o proceso.
OBJETIVOS
ACTIVIDADES Objetivo "X" Objetivo "Y" Objetivo "Z" Objetivo "Q"
Actividad A 10 8 7
Actividad B 7 9 10
Actividad C 5 4
Actividad D 8 9
Actividad E 7 6 9
Actividad F
Así tenemos pues que el Objetivo “Q” no está siendo cubierto por ninguna de las actuales
actividades de la empresa, en tanto que la Actividad F no cubre ningún objetivo establecido.
Por otra parte hay objetivos cubiertos en mejor o peor medida por cada una de las
actividades que las respaldan.
De dicho análisis tenemos: por un lado la necesidad de suprimir una actividad que no cubre
ningún objetivo establecido, por otro desarrollar eficaz y eficientemente actividades que
permitan la realización del Objetivo Q”, y en último lugar mejorar las prestaciones de las
actividades actuales, como por ejemplo en el caso de la Actividad C que presta un
desempeño de baja nivel.
32. Benchmarking permanente
Se procede a comparar los niveles de la empresa en diversos aspectos como costos de
productos, costos de actividades, tareas o procesos, productividades, fallas, plazos de
entrega, índices financieros y económicos, niveles de satisfacción de clientes, etc., con los
niveles de las mejores empresas en cada ítem.
NIVELES DE LA NIVELES DE LAS EMPRESA DIFERENCIA O
EMPRESA MEJORES GAP
COSTO DE PROCESO DE CORTE POR TON. HORA $ 800,00 $ 650,00 GENERAL RIGHT $ -150,00
COSTOS DE ADM. GRAL. POR CADA $ 10.000 DE VTA. $ 720,00 $ 450,00 NPK Corp. $ -270,00
PLAZO DE DESPACHO 3 DÍAS 1 DÍAROULF S.A. -2 DÍAS
Fallas en partes por millón para aros convergentes dobles 78 ppm 15 ppm -63 ppm
Objetivo perseguido con ésta herramienta, controlar de cerca y de manera continua como
se están comportando las demás empresas, sean o no competidoras, a los efectos de
establecer objetivos de mejoras en los procesos o actividades.
33. Mantenimiento Productivo Total – Propuestas de Mejoramiento
Al igual que en el caso del muda entregar formularios a los obreros y empleados con la
intención de que informen a manera de sugerencia “Propuestas de Mejoramiento” para el
mantenimiento de máquinas, equipos y herramientas.
34. Check list sobre TPM
Se analizará por este medio:
Accesibilidad
Mantenimiento / Limpieza
Lubricación
Gestión
Estará a cargo de un auditor operativo interno o bien externo (consultor)
En el caso de Accesibilidad se responderá a una serie de preguntas entre las cuales estarán
entre muchas otras:
¿Están identificadas las zonas de difícil o peligrosa accesibilidad?
¿Han sido eliminadas las zonas inaccesibles para la limpieza?
En materia de Mantenimiento y Limpieza las preguntas serían como las siguientes:
¿Han sido eliminadas las causas que provocan suciedad?
¿Se está manteniendo la limpieza de la máquina?
En materia de Lubricación ¿son lubricadas las partes en movimiento?
Y para la Gestión ¿las reuniones del equipo se desarrollan regularmente? ¿ son expuestos
los programas operativos?
35. La caza de la empresa fantasma
La empresa fantasma es todo ese “valor añadido” proveniente de las actividades de la
empresa que no está presente en el producto que el consumidor adquiere, y que terminará
incrementando negativamente el cuadro de resultados de la empresa. Se trata, por ejemplo,
del coste de los desechos de productos en curso de fabricación o de los almacenamientos
intermedios, etc. Actualmente se denominan los “Ceros Olímpicos”: cero desechos, cero
existencias, cero demoras, cero defectos, cero avería, cero papeles, cero accidentes.
Dentro de la empresa tayloriana clásica, la organización de la producción y los
procedimientos de control permiten alcanzar un determinado nivel de calidad de los
productos a la finalización del proceso de fabricación, lo que, a la larga, induce a “admitir
estándares”. Uno se da por satisfecho si se alcanzan, se reacciona si queda uno por debajo
de los mismos.
Dentro de la gestión kaizen, no existe estándares alguno definitivo: se tiende a hacerlo
siempre mejor y si es preciso “de otro modo” e idealmente alcanzar todos los “Ceros
Olímpicos”.
Hacerlo posible requiere:
El objetivo no es sólo reducir costos en un momento, sino preparar e instaurar un sistema
de mejora continua en los costos.
36. Reflexiones finales
Las empresas pueden y deben hacer algo mejor cada día. Pueden y deben elevar sus
expectativas, y ampliar sus horizontes.
Los clientes
Deben volver a tener debidamente en cuenta a los clientes. Los clientes son sumamente
importantes. Si los eliminamos se esfuma la necesidad de los negocios y servicios. Las
industrias y los servicios públicos han comenzado a darse cuenta de que “el cliente” debe
ser el foco de su atención y que ignorar esto significa la inevitable declinación en el caso de
la industria privada.
Los empresarios, directivos y obreros deben entender y comprender que el único propósito
y razón de su trabajo es suministrar un servicio o producto a otros. Todos los componentes
de la organización tienen “clientes” y estos clientes son, en cada caso “el que sigue en la
Desarrollar líderes
Crear una comunicación amplia y fluida
Alentar el trabajo en equipo
Preparar a los individuos para el ciclo de cambio
línea”, es decir, el departamento o persona a quien le suministran el producto o servicio que
realizan. Por supuesto, estas mismas personas que son “el cliente” en una actividad son
“proveedores” de los clientes” que siguen. Y de esta manera continúa la cadena
“proveedor-cliente” hasta llegar al cliente final, el que compra el producto o usa el servicio
y paga los sueldos de todos los de la organización. Esta relación “proveedor-cliente” es
esencial para todo programa de calidad total, y brinda el camino que conecta los deseos
reales de nuestro cliente final con las funciones y actividades profundas de la organización.
Mejora continua
Es necesario ver la riqueza que representa la experiencia acumulada durante años por
quienes están en realidad más cerca del trabajo. Por medio del kaizen pueden venir mejoras
a través de una gran cantidad de pequeñas mejoras que, tomadas en conjunto, pueden
contribuir más a la eficacia del negocio que el más grande de los “macrocambios”.
El mejoramiento de cualquier proceso abarcará la identificación y solución de “problemas”;
y por consiguiente, para cerciorarnos de que todos puedan contribuir al proceso de
mejoramiento, debemos impartir enseñanza que ayude a la gente a entender las técnicas de
solución de problemas.
Cada departamento o grupo debe revisar:
lo que están haciendo actualmente
lo que necesitan los departamentos y personas que son sus “clientes”
lo que se necesita hacer para aproximarse más a los requerimientos del “cliente”
Al realizar las mejoras vamos reforzando cada eslabón. Al reexaminar el objetivo de cada
departamento nos cercioramos de que los eslabones se encuentren correctamente unidos
entre sí.
El mejoramiento de las “comunicaciones” debe ser un aspecto central del programa, y se
debe usar toda oportunidad y técnica para asegurarse de que todos tienen conocimiento
del programa y sus progresos.
Reducir la burocracia
La burocracia es un mecanismo defensivo para restringir las variaciones; se basa en
procedimientos fijos con los que se aseguran resultados predecibles. Desgraciadamente
también impide los cambios. Es esencial un poco de burocracia. Una organización
excesivamente burocrática donde se delinea exactamente quién puede hacer qué, sin
especificar medios sencillos de cambio, que diga exactamente cómo se van a hacer las
cosas, se tendrá que ver como un obstáculo en cualquier programa de kaizen (mejora
continua).
La “reducción de la burocracia” complementa los elementos de nuestro programa de
mejora continua. Si agregamos “creación de una motivación común en la compañía,
producción de una mentalidad de cliente, hacer que las mejoras sean parte del trabajo” y
todo esto con la ayuda de “mejor comunicación”, entonces habremos reunido todas las
características necesarias con las que se construye una empresa competitiva.
37. Anexo I
Kaizen aplicado a las actividades de oficina
Las actividades o labores administrativo-burocráticos son factibles de aplicación del Kaizen
al igual que se lo hace con los procesos productivos de bienes o servicios. Sin lugar a dudas
que dada la magnitud de los gastos burocráticos en relación a los gastos totales o ventas de
la organización, y dadas las dificultades para medir sus niveles de productividad y calidad,
está área merece un análisis y metodologías muy especiales. Además debe agregarse el
carácter crítico que como fuente de información para la toma de decisiones tiene este tipo
de actividades, pero también es importante como fuente de información hacia el exterior de
la empresa, como contacto con clientes, proveedores, organismos del Estado, consumidores
e inversionistas entre otros.
Las actividades burocráticas sin bien son fundamentales para todo tipo de organización
asumen un rol muy especial en empresas dedicadas a la banca, las inversiones, los seguros,
y los negocios de consultoría y asesoramiento, donde la mayor parte de sus procesos son de
carácter oficinesco.
Así como en el área productiva los grandes desperdicios o despilfarros pasaban por temas
como la calidad, el servicio de proveedores, los excesos de inventarios y stock de insumos,
productos en proceso y terminados, averías, transportes, movimientos y tiempos de
preparación entre otros, en el caso de las labores de oficina los despilfarros deben ser
rastreados en torno a: personal, procesos, formularios, listados de cómputos, computación,
y métodos de trabajo.
Podemos así mencionar los siguientes tipos de mudas administrativos:
1. Duplicación de tareas, en parte por falta de información compartida
2. Exceso de movimientos y traslados, en parte como resultado de la mala disposición
física
3. Tiempos muertos de papelería (trámites que en realidad duran 5 minutos tienen
tiempos de espera en escritorios o papeleras de horas hasta días o semanas.
4. Excesiva subdivisión de procesos y/o actividades. Falta de trabajo en grupos o
equipos de trabajo.
5. Ineficiencia de control interno, lo cual ocasiona 4 tipos de problemas:
posibles fraudes externos contra la compañía,
posibles fraudes internos,
información poco confiable o inexacta a los efectos de la toma de decisiones, y
falta de cumplimiento a normativas de organismos oficiales
6. Excesiva cantidad de formularios, con duplicación de información y/o innecesarios
7. Formularios mal diseñados
8. Excesivo inventario / stock de formularios
9. Tareas, procesos y /o actividades innecesarios
10. Actividades o procesos complejos
11. Falta de información y administración por excepción
12. Listados de cómputos: innecesarios y/o mal diseñados
13. Información fuera de tiempo y/o inexacta
14. Sobre-estructura organizativa. Ello puede ser el resultado de excesivos actividades
manuales, tramos de control demasiados cortos, falta de empowerment, carencia de
objetivos organizacionales claramente definidos o política de sobre-empleo.
15. Software: inadecuado, no parametrizable, de lenta ejecución, no adaptado a las
características de la empresa o del negocio.
16. Cuellos de botella originados en: concentración o centralización de decisiones o
autorizaciones, cantidad de elementos críticos escasos en función de las necesidades
llámense: computadoras, impresoras, fotocopiadoras y procesos de cómputos.
17. Averías y falta de mantenimiento en computadoras, impresoras, sistema lumínico,
teléfonos.
18. Falta de resguardo de datos informáticos.
19. Deficiente supervisión
20. Deficiente capacitación del personal
21. Excesivos niveles de estandarización o normativas internas
22. Exceso de informes internos
23. Exceso de reuniones internas y/o interrupciones externas
24. Improductividades por exceso de especialización o división de trabajo
25. Lentitud de impresoras, fotocopiadoras o procesos de cómputos
Dado que con excepción de las actividades antes mencionadas de bancos, financieras,
negocios bursátiles, aseguradoras y consultorías, en las demás actividades los consumidores
adquieren bienes o servicios no vinculados directamente con tareas de oficina, estas
actividades burocráticas son consideradas como “actividades de apoyo sin valor agregado”
o simplemente como actividades sin valor agregado”; razón por la que estas deben ser
eliminadas, simplificadas o reducidas.
La ineficiencia antes mencionada es razón por la que organizaciones vinculadas a la
educación o la salud, pierdan gran parte de sus recursos, sino la mayor parte, en gastos
administrativos aparte de los ilícitos que a través de estas actividades suelen llevarse acabo.
Los costes administrativos son elevadísimos; pueden representar hasta el 30% del coste
total de una empresa o a veces más. Eso considerando sólo los costos explícitos. Los
implícitos pueden llegar a ser más elevados, información errónea o fuera de término, falta
de seguimiento y control, carencia de información para la toma de decisiones son entre
otras las causantes de dolores de cabeza para los niveles gerenciales de una organización.
La oficina viene a ser el cerebro de la empresa. La mayoría de los directivos y
profesionales, por no decir todos, controlan e influyen, o se ven afectados por el modo en
que funciona la oficina. Pese a ello, pocas empresas disponen de un sistema de formación o
de ayuda al directivo que tiene a su cargo la oficina. Los profesionales expertos en
ingeniería, ciencias, contabilidad, derecho o cualquier otro campo de especialización, no
reciben ayuda alguna en el aprendizaje sobre el modo óptimo de desempeñar las funciones
de oficina.
El 30% de los costes de las empresas tiene su origen en las funciones de oficina, que son
vitales para la empresa y comprenden la planificación, el control, la contratación de
personal, las compras, la contabilidad, la financiación, las cuestiones jurídicas, y otras
muchas actividades. Sin embargo, pese a las dimensiones y costes de dichas funciones,
hasta el momento apenas se les ha prestado atención.
Hay que estar inmerso en el mundo de los negocios para conocer la profunda influencia que
ejerce la oficina y comprender lo ineficaces que en ocasiones pueden ser los sistemas
utilizados en ella.
Según un estudio realizado por Booz, Allen & Hamilton, las empresas podrían lograr
aumentar su productividad entre un 13 y un 18% mejorando el propio rendimiento de los
empleados administrativos. Casi el 80% de los costes de oficina se deben a los directivos y
profesionales, es decir, a los trabajadores intelectuales. El estudio averiguó que estos
trabajadores sólo invierten un 8% de su tiempo en la realización de análisis; un 30% lo
dedican a actividadesmenos productivas”; entre un 40 y un 50% a reuniones, y un 15% a
la elaboración de documentos.
La oficina no es un espacio físico; es, ante todo, una actividad. Se trata de la formación,
tramitación, análisis y utilización del trabajo administrativo que sirve de apoyo a una
empresa, y que se lleva a cabo en cualquier lugar o departamento donde se realicen estas
actividades.
Antes de introducir cualquier tipo de cambio, hay que conocer a fondo el sistema actual.
Esta es la regla número uno; tiene un carácter absolutamente imperativo. Es esencial que se
conozca la siguiente información:
1. la filosofía del sistema;
2. las normas con arreglo a las cuales funciona el sistema;
3. los procedimientos que se siguen;
4. las responsabilidades y competencias de las personas participantes;
5. el flujo de trabajo dentro del sistema;
6. los formularios e impresos que se utilizan habitualmente;
7. la idoneidad del equipo existente;
8. la suficiencia y calidad del personal;
9. los informes que se elaboran.
A continuación, y contando con una base sólida de las características propias del sistema en
funcionamiento se procederá a efectuar los cambios. Tanto para el caso de las actividades
como de los procesos deberá seguirse el siguiente criterio:
Eliminarlo (en caso de no ser necesario)
Combinarlo
Modificarlo
Alterar el orden en que se efectúa
El análisis de métodos y tareas es fundamental a los efectos de la reducción de los tiempos
de realización de las tareas, su simplificación y el incremento de los niveles de
productividad. La realización de tareas innecesarias, la duplicación de labores, la
inexactitud de los datos y la información, la falta de flexibilidad en la operatoria
constituyen elevados niveles de desperdicio y despilfarro.
La evidente falta de productividad del trabajo de oficina es una consecuencia directa de la
falta de eficacia en el tratamiento de la información de los procesos que integran este
trabajo. Las principales causas de esta situación hay que encontrarlas, desde un punto de
vista conceptual, en las siguientes circunstancias:
El énfasis en la automatización de las diferentes tareas individuales en lugar de
realizar la automatización del proceso en su conjunto.
La no participación de una forma activa, dinámica y continuada en el tiempo, en la
definición de sus necesidades de información, de los responsables de los distintos puestos
de trabajo en donde se ejecutan las tareas.
La extrapolación que se está haciendo, por los responsables de los sistemas de
información de la empresa, en el tratamiento de la información que interviene en el trabajo
de oficina intentando resolver las necesidades expuestas basándose en la realización de
nuevas aplicaciones informáticas o, mejorando las presentes, como única solución al
problema.
El no realizar la absolutamente necesaria reorganización del trabajo administrativo
antes de intentar su automatización, de forma que se consigan las máximas utilidades de las
técnicas y de las herramientas empleadas.
38. Anexo II
CONTROL ESTADÍSTICO DE PROCESOS Y GESTION
El control estadístico de procesos (CEP) es una técnica estadística, de uso muy extendido,
para asegurar que los procesos cumplen con los estándares. Todos los procesos están
sujetos a ciertos grados de variabilidad, por tal motivo es necesario distinguir entre las
variaciones por causas naturales y por causas imputables, desarrollando una herramienta
simple pero eficaz para separarlas: el gráfico de control.
Se utiliza el control estadístico de procesos para medir el funcionamiento de un proceso. Se
dice que un proceso esta funcionando bajo control estadístico cuando las únicas causas de
variación son causas comunes (naturales). El proceso, en primer lugar, debe controlarse
estadísticamente, detectando y eliminando las causas especiales (imputables) de variación.
Posteriormente se puede predecir su funcionamiento y determinar su capacidad para
satisfacer las expectativas de los consumidores. El objetivo de un sistema de control de
procesos es el de proporcionar una señal estadística cuando aparezcan causas de variación
imputables. Una señal de este tipo puede adelantar la toma de una medida adecuada para
eliminar estas causas imputables.
Variaciones naturales. Las variaciones naturales afectan a todos los procesos de producción,
y siempre son de esperar. Las variaciones naturales son las diferentes fuentes de variación
de un proceso que está bajo control estadístico. Se comportan como un sistema constante
de causas aleatorias. Aunque sus valores individuales sean todos diferentes, como grupo
forman una muestra que puede describirse a través de una distribución. Cuando estas
distribuciones son normales, se caracterizan por dos parámetros. Estos parámetros son:
La media de la tendencia central
La desviación estándar
Mientras la distribución (precisión del output) se mantenga dentro de los límites
especificados, se dice que el proceso está “bajo control”, y se toleran pequeñas variaciones.
Variaciones imputables. Las variaciones imputables de un proceso suelen deberse a causas
específicas. Factores como el desgaste de la maquinaria, equipos mal ajustados,
trabajadores fatigados o insuficientemente formados, así como nuevos lotes de materias
primas, son fuentes potenciales de variaciones imputables.
Las variaciones naturales y las imputables plantean dos tareas distintas al director de
operaciones. La primera es asegurar que el proceso tendrá solamente variaciones naturales,
con lo cual funcionará bajo control. La segunda es, evidentemente, identificar y eliminar
variaciones imputables para que el proceso pueda seguir bajo control.
El control estadístico de procesos es un medio por el cual un operario o directivo puede
determinar si un proceso genera outputs que se ajustan a las especificaciones y si es
probable que los siga generando. Consigue esto midiendo parámetros clave de una pequeña
muestra de los outputs generadas a intervalos, mientras está en marcha el proceso.
Esta información se puede utilizar como base para realizar ajustes sobre los inputs al
proceso o sobre el proceso mismo si es necesario, para evitar que se produzcan outputs que
no se ajustan a las especificaciones.
La producción de artículos que se ajustan por poco a las especificaciones puede ser
aceptable hoy día, pero toda variación del valor nominal que se tiene como objetivo pude
provocar rechazos y reelaboraciones a lo largo de la cadena de trabajo. Las variaciones del
valor nominal también pueden provocar problemas significativos a causa de la
interdependencia de los componentes en los productos complejos. El CEP permite a las
empresas mejorar de manera constante la actuación del proceso para reducir las variaciones
en los outputs. Esta capacidad de reducir las variaciones con respecto al valor nominal
puede aportar claras ventajas competitivas, y puede permitir cobrar precios más elevados
por los productos.
Características de un entorno de CEP
En un entorno tradicional de control de calidad, la calidad de los outputs se evalúa al final
de cada proceso, respondiendo a la pregunta: ¿ se ha generado la output según las
especificaciones? Esta pregunta conduce a actividades de evaluación y de corrección. La
empresa tiene que calcular las outputs de cada proceso para ver si se ajustan o no a las
especificaciones. Si no se ajustan, entonces tienen que ser reelaboradas o sustituidas. Estas
actividades son un reconocimiento de que no se ha conseguido definir y controlar los
procesos para asegurarse de que generan salidas que se ajustan a las especificaciones.
El CEP representa un planteamiento preventivo del proceso de fabricación. En un entorno
de CEP, la calidad de la producción se asegura concentrándose en el diseño y en la
operativa del proceso, en lugar de esperar a que se haya generado el output para pasar a
inspeccionarla y a clasificarla.
Cuando se utilizan métodos de CEP, las preguntas clave son las siguientes:
1. ¿Es capaz el proceso de producir outputs que se ajusten a los requerimientos?
2. ¿Está produciendo realmente el proceso de outputs que se ajustan a los
requerimientos?(comprobando examinando muestras en curso de elaboración).
3. ¿Se puede mejorar el proceso para reducir la variabilidad?
Para hacer funcionar un entorno de CEP, deben satisfacerse las condiciones siguientes:
Deben definirse las especificaciones del proceso
Los procesos deben establecerse de tal modo que sean capaces de producir outputs
que se ajustan a las especificaciones.
El operario debe disponer del equipo necesario para que pueda observar los
atributos críticos del proceso, mientras se están produciendo los outputs. Esta información
le permite evaluar si el proceso sigue produciendo outputs que satisfacen las
especificaciones.
El operario debe tener la formación necesaria para realizar los ajustes necesarios en
el proceso o en sus inputs, si el proceso se desvía de la producción de outputs que cumple
las especificaciones nominales.
El proceso debe ser observado de manera continua. Esto permite al operario
comprenderlo plenamente, de tal modo que se puedan identificar e implantar las
oportunidades de mejorar su actuación (reduciendo las variaciones de los outputs y
mejorando el ajuste a las especificaciones nominales requeridas).
¿Cuáles son las ventajas del CEP?
La implantación del CEP ofrece ventajas significativas:
1. Reduce la cantidad de outputs que no se ajustan a las especificaciones. La
concentración en el proceso, más que en la inspección posterior al mismo, también reduce
la cantidad de tiempo perdido y materiales gastados en reelaboraciones y en repeticiones de
procesos; reduce, asimismo, el trabajo de inspección requerido, y mejora la calidad del
entorno de trabajo. Esto puede tener un importante impacto positivo sobre la moral de los
empleados, si se gestiona correctamente. A nadie le gusta reelaborar o repetir procesos que
no se controlaron adecuadamente en un primer momento.
2. La mayoría de los procesos de inspección pasan por alto algunos outputs que no
se ajustan a las especificaciones. Incluso en los casos en que se inspeccionan todos los
outputs, se suelen pasar por alto cenca del 15% de los errores existentes. Estos productos
que no se ajustan a las especificaciones se venderán a los clientes. Evitando que se
produzcan, en un principio, los outputs que no se ajustan a las especificaciones, es menos
probable que los clientes reciban productos o servicios que no cumplan dichas
especificaciones.
3. La mejora continua de los procesos, y la reducción de las variaciones de los
outputs, permite a las empresas competir en cuanto a actuación y en cuanto a precios.
¿Qué es un proceso?
El CEP requiere el diseño y la observación cuidadosa de los procesos. Para comprender el
CEP es esencial, por lo tanto, comprender el significado del término “proceso”. Se reciben
inputs de un proveedor (es preciso definir las especificaciones de estos inputs). El proceso
transforma estos inputs en outputs para su entrega a un cliente (también es preciso definir
las especificaciones del cliente). Los outputs pueden ser un producto (por ejemplo, un
conjunto de cuentas, una carta escrita a máquina o un circuito electrónico montado), o un
servicio (cómo atender una llamada telefónica, o impartir un seminario de formación).
Para producir outputs que se ajustan a las especificaciones, el proceso puede tener que
hacer uso de:
1. Inputs directos, tales como un borrador de carta, un circuito impreso vacío,
componentes
electrónicos o datos financieros.
2. Equipos e instalaciones (tales como una planta de fabricación, una máquina de
escribir, un
ordenador, una calculadora o un aula).
3. Habilidades y conocimientos sobre el trabajo.
4. Procedimientos que describen cómo se debe realizar el trabajo.
5. Una especificación que describe las normas de actuación que se requieren del
proceso.
Cuando se ha definido un proceso, se puede utilizar el CEP para asegurarse de que los
outputs se ajustan a las especificaciones. No obstante, los métodos de CEP sólo se pueden
utilizar cuando un proceso está “dentro de control” y es capaz de generar productos que se
ajustan a las especificaciones. Para que un proceso genere consistentemente productos que
se ajustan a las especificaciones,
debe ser capaz de generar productos que se ajusten a las especificaciones, y
debe operar bajo control, para que sólo se puedan generar productos que se ajustan a
las especificaciones.
Los outputs que no se ajustan a las especificaciones se producen por las variaciones de los
inputs, o por las variaciones del proceso mismo.
Cuando se instaura por primera vez un proceso, puede que no esté “dentro de control”. En
este caso, será necesario investigar las razones por lo que el proceso no es capaz de generar
productos que se ajusten a las especificaciones, par que se puedan identificar y eliminar las
causas.
Las causas de las variaciones en un proceso
Las variaciones pueden surgir como consecuencia de dos factores principales:
Causas “atribuibles” o “especiales”. Las variaciones de este tipo son atribuibles a una causa
concreta, tal como las diferencias entre el rendimiento de diversas máquinas, operarios o
materiales. Las variaciones de este tipo no son aleatorias, y pueden conducir a variaciones
excesivas en los procesos. Si existen causas de variaciones atribuibles en un proceso,
entonces se dice que el proceso está “fuera de control”.
Las variaciones debidas a causas atribuibles suelen ser excesivas, y no se pueden utilizar
métodos de CEP para predecirlas. Antes de que se puedan utilizar gráficas de control, por lo
tanto, los procesos deben ajustarse de tal modo que queden “dentro de control”. Se deben
eliminar todas las causas atribuibles de variación.
Las variaciones aleatorias surgen como consecuencia de la interacción de un gran variedad
de factores, tales como la temperatura, la presión atmosférica y la tolerancia normal de
operación de la maquinaria. Estas variaciones son aleatorias, en general pequeñas, y no se
pueden atribuir a ninguna causa concreta. Se dice que un proceso es “estable” o que está
“dentro de control” si la variabilidad del proceso es consecuencia únicamente de
variaciones aleatorias. El CEP observa las variaciones aleatorias y, en función de la
tendencia de estas variaciones, predice el punto en que el proceso está próximo a producir
artículos que no se ajustan a las especificaciones. El operario puede realizar entonces los
ajustes necesarios para asegurarse de que el proceso sigue produciendo outputs que se
ajustan a las especificaciones.
El Control Estadístico y la Gestión
La información contable consiste en datos de medidas, similares a las medidas físicas de
productos manufacturados. La diferencia es que la información contable mide las
características operativas de una empresa, y no tanto las características físicas de un objeto.
Por consiguiente, la información contable es menos inmediata y más difícil de relacionar
con acciones individuales. De otro lado, su naturaleza agregada permite extraer
conclusiones sobre todos los tipos de actividades que componen las acciones individuales.
Lo mismo que una medición sucesiva del tamaño de los orificios que hace una fresadora
nos indica cuándo la máquina no está funcionando apropiadamente, las mediciones
sucesivas de la propia empresa a través de la información contable nos pueden indicar
cuándo la entidad económica no está funcionando como se esperaba. Posteriormente,
podemos buscar las causas especiales de tal situación.
Cuando la información contable indica que las desviaciones de rendimiento obedecen a una
causa especial, esa causa puede ser interna, en cuyo caso la empresa ha dejado de funcionar
como lo estaba haciendo (es decir, diferente de su capacidad de proceso previamente
establecida). Si la desviación es positiva, desearemos identificar sus causas especiales a fin
de poder continuar mejorando en esa línea. Si, por el contrario, la desviación es negativa,
querremos corregir las causas especiales. Si las causas especiales se hallan fuera de la
empresa, por ejemplo la presencia de un nuevo competidor en el mercado o una recesión a
nivel nacional, buscaremos adaptarnos a la nueva situación alterando las políticas de la
empresa, el márketing u otros factores a fin de obtener mejores resultados conforme a las
nuevas condiciones externas.
Los procedimientos para establecer un control estadístico del comportamiento de la
empresa mediante datos contables son los mismos que los utilizados para establecer el
control estadístico del comportamiento mecánico, mediante datos físicos, a saber:
1. establecer la “capacidad del proceso”,
2. crear un gráfico de control;
3. recoger datos periódicos y representarlos gráficamente;
4. identificar desviaciones;
5. identificar las causas de las desviaciones;
6. perpetuar los efectos positivos y corregir las causas de los negativos.
Un gráfico de control utiliza medidas de un proceso para determinar el comportamiento
normal de dicho proceso. Por ejemplo, podríamos observar algo tan simple como los saldos
de tesorería diarios. Se obtienen datos regulares de estos saldos y se calcula la media,
representándola gráficamente por una recta. La desviación típica es una medida de
variabilidad que también puede calcularse, con las cuales trazamos los límites de control
superior e inferior. Incluyendo los datos futuros a medida que se obtienen, veremos si los
nuevos datos se corresponden con los resultados esperados. Si no es así, inferiremos que ha
sucedido algo infrecuente con lo que procederemos a buscar la causa. Estas causas son
denominadas causas especiales para diferenciarlas de las causas comunes de variabilidad,
las cuales siempre están presentes y son las causantes de la variación incluida en las
observaciones previas. Las causas comunes se reflejan en los cálculos de la media y de la
desviación típica utilizados para elaborar el gráfico de control.
Podemos denominar al proceso simplemente funcionamiento de la empresa o resultados
económicos de las actividades, o de cualquier otra forma que sea conveniente. Algunas de
las medidas que se utilizan para evaluar el rendimiento global de la empresa son:
Característica Medida
Eficiencia de la explotación Rendimiento del activo
Eficiencia financiera Rendimiento del capital propio
Apalancamiento financiero Coeficiente de endeudamiento
Estabilidad a corto plazo Coeficiente de solvencia
Estabilidad inmediata Coeficiente de liquidez
Eficacia Cuota de mercado y crecimiento
Todas estas características pueden ser medidas y representadas fácilmente en gráficos de
control estadístico. Una ventaja de aplicar las técnicas estadísticas a los datos económicos-
financieros es que no se necesita esperar a obtener las medidas para establecer la capacidad
del proceso. Estas medidas ya habrán sido recogidas por la contabilidad histórica. La
ventaja real del análisis estadístico es que indica si las variaciones en el rendimiento
económico-financiero son significativas o se encuentran dentro de los límites normales de
variabilidad. Así, podemos determinar por qué los datos nuevos caen fuera de los límites de
control establecidos o por qué aparece un patrón desviado. Hay que tener en cuenta que un
patrón desviado incluye una serie de puntos que, o bien se suceden todos en la misma
dirección, aunque estén dentro de los límites de control, o bien están todos situados en el
mismo lado de la media. De manera que no se necesita una desviación de una magnitud
desmedida para detectar la existencia de nuevas condiciones de funcionamiento dentro de la
empresa o en el entorno del negocio. La capacidad para detectar estas alteraciones más
sutiles en el rendimiento es la gran ventaja del análisis estadístico de los datos contables.
Los resultados fuera de control quedarán patentes.
Los gráficos de control se pueden aplicar a los datos contables a nivel de departamento y a
otros niveles también. El número de empleados, las horas, los costes de material, los costos
del material indirecto, los servicios generales y el mantenimiento se prestan todos a la
elaboración de gráficos de control.
Una ventaja adicional de los gráficos de control para datos contables es que permiten
presentar estos datos de una manera más comprensible. Los directivos pueden entender el
mensaje con sólo un vistazo y, por lo tanto, pueden utilizar la información más
rápidamente.
Dado que la función de la contabilidad es producir información sobre la empresa como
totalidad, los datos contables pueden ser utilizados para detectar causas especiales en los
procesos globales de aquélla. Pero también pueden ser utilizados para identificar causas
especiales que puedan producirse dentro de las distintas áreas de la empresa.
La variación no es algo misterioso e inaccesible. Todo lo contrario, tiene multitud de
señales que ofrecen pistas acerca de lo que ocurre, señales que son indispensables para una
buena dirección. El conocimiento de la variación constituye un elemento esencial del
método científico. Nuestra capacidad para lograr un mejoramiento rápido y sostenido está
ligada directamente a la de comprenderla e interpretarla. Mientras no sepamos cómo
reaccionar frente a ella es muy probable que cualquier acción que emprendamos tenga las
mismas probabilidades de empeorar las cosas, o no surtir efecto alguno, que de mejorarlas.
“El problema central de la dirección radica en el hecho de no entender la variación”
Todos los sistemas presentan variaciones de causas comunes, y algunos, una variación
debida a causas estructurales; la mayor parte de ellos muestran causas especiales y los
efectos de la manipulación indebida, por una preocupación excesiva frente a la variación.
Aunque un poco de variación es inevitable, podemos mejorar muchísimo la calidad y
reducir los costos al eliminarla en lo posible. El primer paso consiste en hacer gráfica de los
datos; después, abstenernos de la manipulación indebida.
Aplicación del CEP para Control y Reducción de Costos
En función a las características del bien o servicio y de su proceso de producción se
procede a determinar el sistema más apto y eficiente para el cálculo de los costos de las
unidades producidas. Una vez determinado el sistema de costeo a aplicar se lleva a cabo el
cálculo de los respectivos costos. Sobre la base de un período, (cuya amplitud está en
función de las características del proceso y del bien) se procede a calcular el Promedio, el
cual pasa a ser el Costo Medio del Proceso y los respectivos Límites de Control Superior e
Inferior. Se determina el Costo Máximo Aceptable (CMA) en función del precio de
mercado del producto o servicio y del nivel de rentabilidad que se pretende obtener. Se
procede a calcular la capacidad del proceso (CP) que es igual al CMA dividido el Límite de
Control Superior (igual a 3 veces el desvío estándar sumado al Costo Medio del Proceso).
El objetivo es en primer lugar disminuir la diferencia entre LCS (límite de control superior)
y el LCI (límite de control inferior), alejando el LCS del CMA, de manera tal de
incrementar la CP y haciendo mayor la contribución marginal unitaria.
Mediante la graficación de los costos unitarios puede controlarse si el proceso se encuentra
bajo control estadístico y por lo tanto si las variaciones son normales o aleatorias, o
especiales. En función de ello se aplica distintas técnicas sobre los factores que inciden en
los costos, partiendo con la identificación de las causas que motivan las variaciones. Es
aquí donde la utilización de las herramientas de Kaizen y JIT cobran importancia a los
efectos de incrementar la calidad y productividad de los procesos, como así también la
aplicación de otras estrategias de administración con el propósito de reducir de forma
sistemática el nivel de costos unitarios.
El Costo Estándar responde a la capacidad del proceso o del sistema (CP) por tal motivo,
querer mejorar el costo o reducirlo implica mejorar la calidad de los procesos y controles.
A través del los procesos de PREA (Planear-Realizar-Evaluar-Actuar) y EREA
(Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar) se procede fijar nuevas metas en materia de costos.
También se aplica el CEP a los efectos del control sobre los Gastos Comerciales y
Administrativos. Se determina un costo medio, el cual puede determinarse por temporadas
(estacionalización), se fijan los límites de control, se determina la capacidad del proceso y
se procede a lograr nuevos objetivos en materia de costos.
CEP - Evolución de Costos
8,70
9,20
9,70
10,20
10,70
11,20
11,70
12,20
Ene-99
Mar-99
May-99
Jul-99
Sep-99
Nov-99
Ene-00
Mar-00
May-00
Jul-00
Sep-00
Nov-00
Ene-01
Mar-01
May-01
Jul-01
Sep-01
Nov-01
Ene-02
Mar-02
Fecha
Costo
COSTO UNITARIO
CMP
LCS
LCI
CMA
Descripción del Gráfico de CEP
Tomando los datos correspondientes a los costos unitarios del producto “x” entre los meses
de Enero-99 y Agosto-99 tenemos un Coste Medio del Proceso de $ 10,39 con un Límite de
Control Superior (LCS) de $ 10,64 y un Límite de Control Inferior de $ 10,14. El Costo
Máximo Aceptado es de $ 12. La Capacidad del Proceso es de 1,13. En el mes de
Noviembre-99 se registra un costo unitario de $ 10,70 el cual supera el LCS siendo por lo
tanto una variación debida a una causa especial (no natural o aleatoria) la misma se debía a
problemas en el suministro de energía eléctrica recepcionada por la planta industrial. Se
decide adoptar diversas medidas a los efectos de la reducción de los costes. Por un lado se
reducen los tiempos de preparación lo cual trae aparejado una reducción tanto en el coste
del producto, como también una disminución en los costos financieros por reducción de
inventario. Por otro lado se cambia de proveedor a los efectos de mejorar la calidad de los
insumos recibidos, se mejoran ciertas herramientas tanto a los efectos de mejorar la calidad
de manufacturación, como de disminuir los tiempos de paradas por averías.
Los nuevos procedimientos comienzan a ponerse en práctica a partir de Junio-00, pero
recién en Agosto-00 no sólo se completa su instalación, sino que comienzan a verse los
resultados. Por tal razón procede a calcularse la media (CMP) del período Agosto-00 a
Febrero-00, obteniéndose un Coste Medio de Proceso del orden de $ 9,38, LCS de $ 9,88 y
LCI de $ 8,87; siendo la nueva Capacidad de Proceso del orden de 1,11. El Costo Máximo
Aceptado se fijo en el orden de los $ 11. Ello implica una reducción del orden del 9.72%
en el Coste Medio de Proceso. De fijarse el Costo Máximo Aceptado en $ 11,50 la
capacidad del proceso sería de 1.16.
Entre Septiembre-99 y Mayo-00 se procedió a estandarizar el proceso de forma de asegurar
su correcto funcionamiento, lo que anteriormente vimos como EREA (Estandarizar-
Realizar-Evaluar-Actuar), procediendo luego a aplicar el proceso llamado PREA
(Planificar-Realizar-Evaluar-Actual), proceso con el cual retamos los estándares
establecidos fijando nuevas metas en materia de costos.
39. Anexo III
Las comunicaciones y la Gestión de los Recursos Humanos
La importancia de las comunicaciones
En la organización orientada hacia la calidad, la comunicación es una necesidad absoluta.
Además, gran parte de la base de la Gestión de la Calidad se basa directamente en la
información compartida. La información no puede ser compartida eficazmente, si la
información disponible no es comunicada en el tiempo preciso y del modo apropiado.
Como consecuencia, gran parte del esfuerzo se debe poner en la tarea de mejorar los
procesos de comunicación.
La interdependencia hace que sea necesario compartir la información. La interdependencia
asegura que los directivos se comuniquen.
Las redes descentralizadas ofrecen una mayor flexibilidad en el funcionamiento y, por este
motivo, proporcionan un entorno más eficaz en el cual comunicarse. Como consecuencia,
las configuraciones descentralizadas están más ampliamente aceptadas en las
organizaciones orientadas hacia la calidad. El trabajo en equipo y la resolución de
problemas requieren el cuidado y el refuerzo de una mayor comunicación.
La Gestión de los Recursos Humanos
Los recursos humanos son probablemente el área más inadecuadamente gestionada de una
organización. Esto puede atribuirse a que el capital humano es inconsistente e impredecible,
al contrario de las máquinas, los equipos y, posiblemente, las finanzas. Medir la calidad de
las máquinas es relativamente sencillo, pero ¿cómo medir la calidad de la plantilla?
El desarrollo de las técnicas de calidad implica el desarrollo de las personas, lo cual es un
imperativo.
La Gestión de los Recursos Humanos es el proceso de diseño de las medidas y actividades
de la fuerza de trabajo para mejorar la eficiencia y eficacia del funcionamiento de la
organización.
CRITERIO GRH orientado a GRH tradicional
la calidad
FILOSOFIA Trabajo en equipo, comprensión Orientado
individualmente. Recom_
y compromiso compartido pensa por el trabajo
individual.
OBJETIVOS DE CALIDAD Orientación a la TQM en todas Orientación hacia la
producción y el
las áreas y niveles de actividad control
de la organización
IMPLICACIÓN DEL EM_ Cultura altamente orientada a las Cultura poco orientada
al sistema
PLEADO personas.
FORMACIÓN Y ENTRE_ Orientación multidisciplinar Desarrollo de conocimientos
para un
NAMIENTO trabajo específico
ESTRUCTURA DE RE_ Es una propiedad formal y es ad_ Es propiedad y
es administrada por los
COMPENSAS ministrada tanto por los directivos directivos
como por los trabajadores
ORIENTACIÓN ESTRUC_ Descentralizada Centralizada
TURAL
40. Anexo IV
Causas que disminuyen el rendimiento laboral
Sobrecarga laboral. Demasiado trabajo que hacer, en muy poco tiempo y con escaso
apoyo. Las reducciones de personal requieren que los supervisores se hagan cargo de más
empleados; las enfermeras de más pacientes; los maestros de más alumnos; los cajeros
bancarios de más transacciones y los gerentes de más tareas administrativas.
A medida que aumenta el ritmo, la complejidad y las exigencias del trabajo, la gente se
siente abrumada. El cansancio se acumula y el trabajo se perjudica.
Falta de autonomía. Ser responsable de la tarea, pero con escaso poder de decisión sobre
como realizarla. El excesivo control gerencial lleva a la frustración, si el trabajador ve una
manera de mejorar su desempeño y la rigidez de las normas le impide aplicarlas.
Recompensas magras. Recibir muy poca paga por más trabajo. Con las reducciones de
personal, el congelamiento de sueldos y las tendencias a utilizar personal independiente y a
eliminar los beneficios adicionales, la gente pierde las esperanzas de que sus ingresos
aumenten al progresar en la carrera.
Otra pérdida de recompensa es emocional: la sobrecarga de tareas, sumada a la escasez y a
la inseguridad laboral, despojan al trabajo de su placer intrínseco.
Pérdida de vínculos. Creciente aislamiento en el trabajo. Las relaciones personales son el
aglutinante humano que torna excelente a un equipo. Las asignaciones de tareas hechas al
azar disminuyen la sensación de compromiso con el grupo laboral. Al desintegrarse las
relaciones se erosiona el placer que brinda la sensación de comunidad con los compañeros.
Injusticia. Falta de equidad en el trato a la gente. La falta de justicia crea resentimientos,
ya sea por desigualdades en la retribución o en la carga de trabajo, por la falta de atención a
las quejas o por políticas autoritarias.
Conflicto de valores. Contradicciones entre los principios de una persona y las exigencias
de su trabajo.
41. Bibliografía
IMAI, Masaaki
Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo – Mc Graw Hill – 1998
IMAI, Masaaki
Kaizen. La clave de la ventaja competitive japonesa – CECSA – 1999
TANAKA, MasayasuYOSHIKAWA, Takeo – INNES, John y MITCHELL, Falconer
Gestión Moderna de Costes – Díaz de Santos – 1997
MURATA, Kazuo – HARRISON, Alan
Cómo implantar en Occidente los métodos japoneses de gerencia – Legis – 1991
ISHIKAWA, Kaoru
¿Qué es el Control Total de Calidad? – Norma – 1994
KARATSU, Jaime
CTC: La sabiduría japonesa – Gestión 2000 – 1992
OHMAE, Kenichi
La mente del estratega – Mc Graw Hill – 1997
MONDEN, Yasuhiro
El sistema de producción Toyota – Edit. Macchi – 1993
CARDENAS, Agustín
Administración con el Método Japonés – CECSA – 1993
CUATRECASAS, Lluis
TPM Total Productive Maintenance – Gestión 2000 – 2000
TRISCHLER, William E.
Mejora del Valor Añadido en los Procesos – Gestión 2000 – 1998
COUND, Dana M.
Jornada de un líder hacia la calidad – Panorama – 1993
DEMING, W. Edwards
La Nueva Economía – Díaz de Santos – 1997
OUCHI, William
La Teoría Z – Hyspamérica – 1982
KATZENBACH, Jon R.
El trabajo en equipo – Gránica – 1987
DU TILLY – FIOL
Planeación y Control de Costos – Trillas – 1980
JAGOE, A.L.
La empresa triunfante – Plaza & Janes – 1987
PROKOPENKO, E.
La gestión de la productividad – Limusa - 1997
KARLÖF, Bengt
Práctica de la Estrategia – Granica – 1992
POIRIER – HOUSER
Alianzas empresariales para la mejora continua – Panorama – 1994
YORK, John
Calitividad – Marcombo - 1994
LEFCOVICH, Mauricio León
Mejora Continua en los Procesos Administrativo-Burocráticos - 2003
www.gestiopolis.com
LEFCOVICH, Mauricio León
Kaizen La Mejora Continua aplicada a la calidad, la productividad y la reducción de
costos – 2003
www.monografias.com
TRABAJO TERMINADO DE REALIZAR EL 14/09/03
AUTOR: Mauricio León Lefcovich
Consultor en Calidad – Productividad – Reducción de Costos y Mejora Continua
Especialista en Kaizen, Seis Sigma y Desarrollo Organizacional
Dirección: Avda. Ramírez 964 – CP 3100 - Paraná –Entre Ríos - Argentina
Teléfono: 0343- 4 318574 e-mail: mlefcovich@hotmail.com
REDUCCIÓN DE COSTOS - COSTEO KAIZEN

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