Manual de gestión integrada

Autor: Dr. Ing. Jenaro Romero Pastor 

Gestión del cambio

01-2006

Descargar Original

1.- Indice

1.- Indice
2.- Control de Cambios
3.- Preámbulo
4.- Declaración y Delegación de la Autoridad
5.- Presentación de la Empresa
6.- Organigrama y funciones
7.- Política de Calidad y Medio Ambiente y PRL
8.- Objeto, Alcance y Exclusiones del Sistema de GI
9.- Documentación de referencia
10.- Definiciones
11.- Interacción entre los procesos
12.- Correspondencias

2.- Control de Cambios

Este Manual de Gestión Integrada puede ser revisado por capítulos sin necesidad de publicar una nueva edición del mismo.

Mediante la tabla adjunta se controlará el estado de edición de cada capítulo.

NOTA 01: Como nota explicativa indicar que cada vez que se modifique un capítulo del Manual de GI, además de cambiar la edición del mismo se debe modificar en el cuadro del Capítulo 2 indicando la fecha de la modificación y la nueva edición. Así mismo se cambiará la edición del capítulo 2 al modificarse como consecuencia del cambio en otro capítulo del Manual.

3.- Preámbulo

Este Manual de Gestión Integrada es propiedad de la Empresa XYZ, S.A, por tanto, toda la información en él recogida es de su exclusiva propiedad.

Cualquier reproducción total o parcial de este documento queda totalmente prohibida, salvo la que se realice con la debida autorización que, por escrito, extienda por la Gerencia de Gestión Integrada de la Empresa XYZ, S.A.

Los poseedores de copias controladas de este manual, serán informados de cualquier cambio que se produzca como consecuencia de las revisiones realizadas en el mismo.

4.- Declaración y Delegación de la Autoridad

La Dirección de la Empresa XYZ, S.A., se ha propuesto como objetivo prioritario, alcanzar y mantener las más altas cotas de calidad en la prestación de sus servicios, de acuerdo con los requisitos de calidad aplicables y exigidos por sus clientes.

Para alcanzar este objetivo, la Empresa XYZ, S.A, ha establecido y documentado un Sistema de Gestión Integrado que le permite garantizar la calidad de sus servicios, mediante un estricto control del proceso y de los medios empleados, manteniendo en todo momento el respeto al medio ambiente y cumplir la legislación en PRL implantando y creando un servicio de PP ya que en la Empresa trabajan mas de 500 personas contratando con MUTUA la evaluación inicial de RL . Iniciando así el camino hacia la excelencia.

Así mismo declaro este Manual de Gestión Integrada, sus revisiones debidamente autorizadas y los documentos que lo desarrollan, de obligado cumplimiento por parte de todo el personal de la empresa XYZ, S.A.

El Responsable de la Gerencia de GI tiene la autoridad y responsabilidad delegadas para hacer cumplir las directrices generales y actuaciones correspondientes contenidas en este Manual de Gestión Integrada.

Toda la Empresa XYZ, S.A, estará familiarizada con los principios establecidos en este Manual de GI, debiendo conocer su contenido y cumplir sus requisitos.

5.- Presentación de la Empresa

La empresa XYZ, SA es una Sociedad Anónima y Privada dedicada a Mantenimiento Industrial

Integral dispone de 5 naves industriales equipadas para mantenimiento industrial Con sus respectivos servicios de talleres, almacenes y oficinas.

Dispone de sede central donde se encuentra la gerencia de Gestión integrada así como su Servicio de PP.

El personal Técnico/ Directivo lo Componen Directores, Gerentes, y Jefes de Servio y de Área correspondientes a la funciones desarrolladas por la empresa, el personal con que cuenta la empresa es fijo y supera los 500 trabajadores

El domicilio social se encuentra situado en la Comunidad, XXXXXXXX

Dispone además de un servicio de Clínica y de Formación propio.

NOTA 01:Aquí se debe incluir una presentación de la Empresa detallando la actividad principal, ubicación de las instalaciones, clientes más relevantes, recursos de la empresa (como la maquinaria, los equipos informáticos y vehículos) y cualquier dato que por ser significativo merezca la pena incluir.

Así mismo la empresa dispone de los recursos económicos y Técnicos necesarios para el desarrollo de sus trabajos y la consecución de la plena satisfacción de sus clientes, invirtiendo según las necesidades para la adecuación y mejora de dichos recursos tanto para la Calidad de sus servicios y control de los mismos como de medios humanos en Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales en los niveles académicos de Ingeniería y Master en PRL con las tres Especialidades..

6.- Organigrama y Funciones

Este Capítulo tiene por objeto describir la organización y estructura de la Empresa XYZ, S.A.,, establecidas para que los trabajos a realizar puedan llevarse a cabo adecuadamente con la calidad requerida y con el cumplimiento de todos los requisitos medioambientales y de PRL.

También se indican las funciones y responsabilidades de la organización que puedan afectar a la calidad de los trabajos realizados por XYZ, S.A. o a los aspectos medioambientales asociados con sus actividades.

La división de funciones y las relaciones entre todos los componentes de la estructura organizativa de la empresa están definidas en el siguiente organigrama:

NOTA 01: Se debe de insertar el Organigrama de la Empresa, incluyendo sólo las funciones o cargos, pero sin incluir los Nombres de las personas que los ocupan.

Por ejemplo: Responsable de Administración, Auxiliar de Administración, Jefe comercial, Responsable de Proyecto, Responsable de Obras, Encargado de Obras, Peones...

Las responsabilidades y perfiles de cada componente de la estructura organizativa que influyen en la calidad de los trabajos realizados por XYX, S.A., se describen a continuación, mediante las "Fichas de perfil de puesto de trabajo" establecidas para cada uno de ellos.

NOTA 02: Se debe realizar una Ficha de perfil de puesto para cada uno de los cargos establecidos en el Organigrama

Por ejemplo: Responsable de Administración, Responsable del Sistema, Auxiliar de Administración, Jefe comercial, Responsable de Proyecto, Responsable de Obras, Encargado de Obras, Peones...

Puesto de Trabajo: Responsable del Sistema de Gestión Integrada

Responsabilidad: Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y Medio Ambiente y PRL. Informar a la Alta Dirección (Presidencia) sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Integrado y de cualquier necesidad de mejora y, asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

Tareas Principales:

- Asegurar que el Sistema de gestión Integrado está establecido,
implantado y mantenido.
- Informar del funcionamiento del Sistema de gestión a la Dirección
(Presidencia) para que lleve a cabo la revisión del mismo, y como base
para la mejora continua.
- Mantener las relaciones con las partes externas en cuestiones relativas
al Sistema de gestión Integrado.
- Emitir y distribuir los documentos internos de su competencia
- Mantener, actualizar, distribuir y controlar la documentación de Calidad
Medio Ambiente y PRL.
- Mantener la necesaria colaboración con todo el personal para ayudar a
conseguir los niveles de Calidad establecidos en la Entidad.
- Establecer el Plan de Acciones Correctivas.
- Detectar y evaluar las No conformidades del Sistema de GI.
- Aquellas otras que le sean asignadas en los procedimientos.

Formación Requerida: Ingeniero ó Licenciado, y Master en Gestión Integrada.

Experiencia Laboral: No necesaria

Otros Requisitos: Independencia y Objetividad. Habilidad para coordinar equipos humanos.

7.- Política de Calidad, Medio Ambiente y PRL.

La política de la Empresa XYZ, S.A, tiene como objetivo fundamental proporcionar a sus clientes servicios de calidad que respondan a las exigencias vigentes y mutuamente acordadas, aportando soluciones reales a problemas concretos y por otro lado proteger y mejorar el Medio Ambiente y la PRL, cumpliendo y respetando la legislación, velando por la seguridad y salud en el puesto de trabajo mediante nuestro servicio de PP, integrado en la Gerencia de Gestión Integrada, ofreciendo a sus clientes la alternativa de servicios cada día más respetuosos con el entorno; fomentando actividades de reciclaje, reutilización, reducción de residuos, y optimización del consumo de recursos.

La calidad y la protección del Medio Ambiente y la PRL, es un compromiso de la Empresa y una responsabilidad individual de cada miembro del colectivo, que debe de plasmarse en acciones concretas que reflejen interna y externamente una imagen de XYZ S.A, que se identifique con la profesionalidad y calidad de servicio a nuestros clientes.

Por ello orientamos nuestras acciones para:

• Controlar constantemente que respondemos en todo momento a las
exigencias y expectativas de los clientes.
• Comprometernos al cumplimiento con todos los reglamentos y leyes
medioambientales y las de PRL, que nos sean de aplicación y de aquellas
organizaciones o colectivos de los que formemos parte.
• Proporcionar los medios adecuados para que todo el personal pueda
identificar y eliminar libremente los obstáculos que impidan mejorar la
Calidad, en la armonía del entorno ambiental y la prevención de riesgos
laborales en su el puesto de trabajo y la prevención de accidentes e
incidentes, coordinando todas las acciones para lograr la mejora continua.
• Minimizar, reciclar, reutilizar y gestionar adecuadamente los residuos
generados en nuestras actividades.
• Considerar la mejora continua un objetivo permanente, que incremente la
calidad percibida por nuestros clientes y la prevención de la contaminación.
• Sistematizar procesos, servicios y metodologías de actuación.
• Implicación de las nuevas tecnologías en nuestros servicios.
• Dar a conocer la empresa en ámbitos territoriales cada vez más amplios.
• Corregir aquellas no conformidades que se produzcan, pero poner énfasis
en la prevención para evitar la repetición.
• Favorecer un ambiente participativo entre los empleados, integrándose en el
objetivo común y mejorando las comunicaciones que faciliten el trabajo en
equipo, el reconocimiento individual y las sugerencias de mejora.
• Considerar la ejecución de los plazos de los pedidos, la puntualidad y
mantener la confianza entre nuestros clientes y proveedores como puntos
clave en la gestión cotidiana de la Empresa.
• Trabajar en todo momento dentro de la más estricta ética profesional.
• Conseguir la plena satisfacción del cliente mediante el estricto cumplimiento
de los requerimientos contratados.
• Mantener un alto nivel de innovación en el desarrollo y fabricación de sus
productos (en la prestación de sus servicios), en el marco de un sistema
permanente de mejora continua.
• Cumplir puntualmente la legislación y normativa aplicable.
• Potenciar la formación necesaria para conseguir una plantilla de personal
altamente cualificada.

NOTA 01: Incluir los puntos de la política aplicables a la empresa. En las reuniones de la Revisión por la Dirección se debe hacer referencia a la revisión de la Política de Calidad, Medioambiente y PRL (como mínimo se debe revisar anualmente).

Todos los puntos anteriormente relacionados nos permiten fijar Objetivos más concretos de Calidad, Medio Ambiente y PRL que se irán revisando en cada una de las Reuniones de Revisión por la Dirección para observar su cumplimiento y buscar soluciones a las desviaciones en su consecución, que se puedan producir.

La presente Política de Calidad, Medio Ambiente y PRL es comunicada a todos los empleados de la empresa, mediante su exposición en las instalaciones de la misma y se encuentra a disposición pública pudiendo tener acceso a ella cualquier persona externa a la empresa que lo desee.

Anualmente y coincidiendo con la Revisión por la Dirección, esta Política es revisada para ver si es necesario añadir o modificar algún punto por un cambio en la forma de actuar de la Empresa, permitiendo de esta manera que se encuentre en todo momento adecuada al funcionamiento Integral de la Empresa XYZ, S.A.

Fdo. : La Dirección (Presidente)

8.- Objeto, Alcance y Exclusiones del Sistema de GI.

Este Manual de Gestión Integrada tiene por objeto establecer las directrices generales de calidad y medio ambiente y PRL en las que se basa el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa XYZ, S. A., de manera que se garantice que todos los servicios prestados, se llevan a cabo de acuerdo con los procedimientos, normas y demás documentos técnicos y de gestión establecidos previamente, consiguiéndose así que el servicio satisfaga las necesidades del cliente.

El Sistema de Gestión Integrado desarrollado es de aplicación en todas las actividades de que realiza la Empresa, XYZ, S.A.

NOTA 01: Por alcance debemos entender las actividades desarrolladas por la Empresa en las que se va a implantar y Certificar el Sistema de Gestión de Calidad, Medioambiente y PRL. Por ejemplo, una empresa que realice Proyectos y Obras: El alcance será la realización de proyectos y Obras de ingeniería Civil.

Se recomienda consultar con la Entidad de Certificación a fin de determinar el alcance concreto del Sistema de Calidad

Así mismo, se consideran excluidos del Sistema de Gestión Integrado los siguientes requisitos de la norma de referencia:

• 7.3. Diseño y Desarrollo: Dada las características de nuestra actividad, este apartado de la norma no ha sido desarrollado en nuestro Sistema de Gestión Integrado. (Explicar el caso concreto de cada empresa justificándolo con razones de peso.)

• 7.3.1. Validación de los procesos: Se excluye del presente manual este apartado de la Norma por no considerarlo de aplicación, debido a que la empresa realiza inspecciones en proceso y finales previa a la entrega al cliente del producto o servicio solicitado. (se puede excluir siempre que en el desarrollo del proceso tengan lugar inspecciones en proceso y finales).

• 7.3.2. Propiedad del Cliente: Este apartado de la Norma no es de aplicación, ya que la empresa no recibe para su utilización o incorporación dentro del producto o servicio ningún bien propiedad del cliente.

• 7.3.3. Preservación del Producto: Se excluye este apartado de la Norma cuando la empresa no posee ni produce productos que requieran almacenamiento o embalaje.

NOTA 02: Sólo se pueden excluir aquellos puntos del Grupo 7 de la Norma que no sean de aplicación a la empresa y aquellos que no sean obligatorios según la Norma UNE-EN-ISO 9001:2000. (VER LISTADO DE PROCEDIMIENTOS)

10.- Definiciones.

A continuación se relacionan algunos términos y definiciones utilizados en la elaboración de este Manual del Sistema de Gestión Integrado:

• Acción Correctiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Acción Preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

• Aspecto Medioambiental

Elemento de las actividades, productos o servicios de una empresa que puede interactuar con el medio ambiente.

• Auditoria del Sistema de Gestión

Examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad y al medio ambiente cumplen las disposiciones previamente establecidas, y si estas disposiciones están implantadas de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos.

• Calidad

Conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas.

• Impacto Medioambiental

Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de una empresa.

• Medio Ambiente

Entorno en le cual una empresa opera, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. *

• Mejora Continua

Proceso de intensificación del sistema de gestión para la obtención de mejoras tanto en el comportamiento medioambiental como en el de la calidad, de a cuerdo con la política del sistema de gestión de la empresa.

• Meta

Requisito detallado de actuación, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la empresa o a parte de la misma, que proviene de los objetivos y que debe establecerse y cumplirse en orden a alcanzar dichos objetivos.

• No Conformidad

Incumplimiento de un requisito especificado.

• Objetivo

Fin último de carácter general, que tiene su origen en la política del sistema de gestión que una empresa se marca así misma, y que está cuantificado siempre que sea posible.

• Plan de Calidad y Medio Ambiente

Documento que establece las prácticas específicas, los recursos y la secuencia de actividades relacionadas todas con la calidad para un producto, proyecto o contrato particulares.

• Política del Sistema de Gestión

Directrices y objetivos generales de una organización, relativos a la calidad y al medio ambiente, tal como se expresan formalmente por la alta Dirección.

• Prevención de la contaminación

Utilización de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminación, lo que puede incluir el reciclado, el tratamiento, los cambios de procesos, los mecanismos de control, el uso eficiente de los recursos y la sustitución de materiales.

• Producto/Servicio

Resultado de actividades o de procesos / Resultado generado por actividades en la interfaz entre el cliente y el suministrador y por las actividades internas del suministrador, para satisfacer las necesidades del cliente.

• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Directrices y objetivos globales de una organización en relación con la protección de la salud de los trabajadores, expresados de forma oficial por el empleador y la Dirección.

• Integración de la prevención

Conjunto de actividades preventivas y/o correctoras que afectan, por una parte, a los procesos técnicos, a la organización del trabajo y a las condiciones en que éste se presta y, por otra parte, a todos los niveles jerárquicos de la empresa de acuerdo con sus funciones competenciales.

• Sistemas integrados

Partes de un sistema general de gestión de una organización que, debido a sus similitudes y concordancias, aconsejan su impulso y aplicación de forma global o parcial conjunta.

• Sistema integrado de de gestión (SIG)

Conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas.

• Registros del Sistema

Documento/s que proporciona evidencia objetiva de la extensión del cumplimiento de los requisitos para la calidad y el medio ambiente o de la eficacia del funcionamiento de un elemento del sistema de gestión.

• Sistema de Gestión

Estructura organizativa, procedimientos, procesos, planificación de actividades, las responsabilidades, las prácticas y recursos necesarios para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la gestión de la empresa.

• Trazabilidad

Capacidad para reconstruir la historia, aplicación o localización de una entidad (producto, proceso...) mediante identificaciones registradas.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Dr. Ing. Jenaro Romero Pastor 

Lic. En Seguridad en el Trabajo y Salud Auditor de Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales, Medio Ambiente y Calidad.

JENAROMEarrobaterra.es