DSS: una evolución para mejorar el proceso de toma de decisiones

Autor: Ing. Wayi Chaín Rocha

Comunicación organizacional

03-2006

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DSS: una evolución para mejorar el proceso de toma de decisiones

Resumen

Nos encontramos en una era de constante evolución, tanto en el mercado como en la tecnología. Para sobrevivir, los administradores deben de estar en constantes cambios e implementarlos en sus empresas para mantenerlas en un nivel competitivo con un alto nivel de productividad. Todo esto, con un buen desempeño de las funciones administrativas y sometiéndose a un proceso de toma de decisiones continuo.

El proceso de toma de decisiones es crucial, ya que de eso depende la creación de una ventaja competitiva en el mercado. El proceso de toma de decisiones tradicional se consideraba un talento adquirido a través de un cúmulo de experiencia previa ante una situación. Poco a poco se fueron aplicando nuevas metodologías que ayudaban al tomador de decisiones a mejorar su juicio. Esta metodología ahora se puede implementar por medio de sistemas que soportan a la decisión para hacerlo de manera rápida y efectiva. Un DSS ayuda al tomador de decisiones a transformar datos en información estratégica necesaria. Con su aplicación, se generan cambios radicales en el clima organizacional de la empresa y para lograr esta transición correctamente e implementar un DSS se deben de tomar en cuenta ciertos aspectos importantes.

Es importante que como administrador se amplié el panorama y aceptar los cambios para mantenerse con una ventaja competitiva en el mercado.

Contenido

En esta era de constante evolución en el mercado y en la tecnología, los administradores deben de estar en constante cambio para sobrevivir y prosperar en el futuro. Las empresas se enfrentan a demandas cambiantes por parte de su mercado y por lo cual, deben de buscar la forma de lograr su cumplimiento y satisfacción para estar a la cabeza en comparación con su competencia.

La responsabilidad de mantener a una empresa en el nivel competitivo adecuado, es de una correcta administración logrando un alto nivel de productividad. La administración, según Turban, es un proceso donde los objetivos son alcanzados utilizando los recursos necesarios. Ahora bien, la productividad es la mayor preocupación de una empresa porque determinará el bienestar de todos los miembros. Todo esto, depende un correcto desempeño de las funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control) y para esto se somete a un proceso continuo de toma de decisiones.

En el ámbito empresarial, una decisión es crucial y se vuelve la solución a una problemática o situación. Una decisión involucra el proceso de obtener y evaluar la información sobre una situación, identificando posibles alternativas, seleccionando la mejor y aplicándola a la situación. Los administradores, que son los tomadores de decisiones, determinan las reglas, modelos o métodos usados en su proceso de toma de decisiones.

El proceso de toma de decisiones es crucial, ya que de eso depende la creación de una ventaja competitiva en el mercado. Este proceso ha logrado evolucionar conforme a las demandas del mercado cambiante. El proceso de toma de decisiones tradicional se consideraba un arte, un talento adquirido a través de un cúmulo de experiencia previa ante un problema o situación. Esta experiencia se adquiría mediante el método prueba y error, aprendizaje de situaciones fallidas o casos similares. Este proceso se basaba básicamente en la creatividad, juicio, intuición y experiencia del tomador de decisión más que en los métodos cuantitativos que se podían aplicar. Poco a poco el proceso se fue refinando y aplicando nuevas metodologías que ayudaban al tomador de decisiones e mejorar su juicio. Este cambio consiste en:

• Determinar la necesidad de la decisión.
• Identificar los criterios de la decisión.
• Asignar peso a cada criterio.
• Desarrollar alternativas posibles (construcción de escenarios).
• Evaluar las alternativas de la solución.
• Seleccionar la mejor o la más óptima.

Esta metodología se sigue implementando actualmente, pero el cambio radical, es que existen sistemas computacionales que ayudan a automatizar este proceso y que proporciona al tomador de decisiones, las mejores soluciones tomando en cuenta toda la información necesaria que influencie en la problemática ofreciendo escenarios de solución posibles. Esta automatización implica a usar tecnologías, incluyendo procesamiento computacional, para tomar decisiones e implementar procesos programados de decisión.

La creación de estos sistemas que soportan a la decisión, se basan por las necesidades de los administradores para tomar las decisiones de manera rápida y exacta. Actualmente, existe muchos datos e información sobre el mercado y hay muchos criterios que tomar en cuenta para tomar una decisión. Ahora, es más difícil ya que hay un gran número de alternativas de solución, el costo de los errores son grandes, existen cambios continuos en el ambiente empresarial y por esto mismo, las decisiones deben de tomarse de forma rápida y precisa para lograr responderle a este mercado cambiante.

Ante esta problemática, es donde entran los sistemas de soporte a las decisiones (DSS) a mejorar el proceso de toma de decisiones. Las empresas tienen su prioridad de permanecer en el mercado y esto se basa en toma de decisiones críticas, las cuales ya pueden ser soportadas por estos sistemas. Cabe, señalar que un DSS une los recursos intelectuales de los individuos con las capacidades de la computadora para mejorar la calidad de las decisiones. Es un soporte basado en computadora para administradores tomadores de decisión que se enfrentan a problemas semiestructurados.

Un DSS ayuda al tomador de decisiones a transformar datos en información estratégica necesaria. Provee una visión y escenarios posibles, que orientan al tomador a conocer que opción es la más optima dependiendo de los resultados que desea obtener. Ayuda a diseminar la información del mercado para conocer las necesidades específicas del cliente y saber como actuar para mantener su nivel de competitividad.

Para puntualizar y ejemplificar, lo que los sistemas de soporte a la decisión pueden impactar al proceso de toma de decisiones de la empresa se presenta el caso del Banco Unión de Noruega. Este caso está aplicado al sector financiero. La problemática principal de este caso, es que fueron perdiendo el contacto directo con el cliente, no sabían lo que deseaban o necesitaban. Esto se debió a que la información estaba dispersa en varios sistemas y para analizar ciertos datos de los clientes era tiempo perdido y por lo tanto, mayores costos. La solución fue implementar un datawarehouse que les permitiera tener una vista global de los datos de los clientes y que cada empleado pudiera tener acceso a ella fácil y rápido. Posteriormente a esta implementación, decidieron incorporar un CRM para analizar el comportamiento y mejorar la comunicación con el cliente. Cabe señalar, que datawarehouse es una herramienta que ayuda a diseminar la información consolidándola en una sola base de datos, logrando que los administradores cuenten con la información necesaria de forma rápida y efectiva. Con este caso, se observa como estas nuevas herramientas que están surgiendo en el ámbito empresarial ayudan a mejorar su productividad y toma de decisiones ante el mercado cambiante.

Con esta mejora en el proceso de toma de decisiones, se generan cambios radicales en el clima organizacional de la empresa, ya que se cambia la forma tradicional de la toma de decisiones a una forma más tecnológica y computarizada. Para lograr esta transición correctamente e implementar un DSS para mejorar este proceso, se deben de tomar en cuenta ciertos aspectos importantes:

• Tener la información empresarial integrada.
• Mantener un excelente flujo de información a través de toda la empresa, es decir, que todos tengan la información necesaria para realizar su desempeño empresarial.
• Mantener una comunicación efectiva, es decir, que todos estén informados de los cambios empresariales y de las decisiones a tomar que involucren cada área de la empresa.
• Considerar aspectos tecnológicos, es decir, obtener la correcta infraestructura tecnológica para el buen funcionamiento del DSS.
• Cuidar la cultura organizacional, esto es, estar al pendiente de la situación de cada empleado ante estos cambios organizacionales y con esto evitar una resistencia al cambio, la cual, afectaría el correcto desempeño y utilización del sistema.
• Contar con una correcta planificación y estrategias organizacionales bien definidas.

Es un factor importante que las tecnologías de información hayan evolucionado para mejorar un proceso tan importante para las empresas y los administradores como lo es la toma de decisiones. Este nuevo enfoque ayuda al administrador a diseminar la información crucial y guiarlo por escenarios de posibles soluciones con sus resultados. Es importante que como administrador se amplié el panorama y aceptar los cambios para mantenerse con una ventaja competitiva en el mercado.

Conclusión

Las tecnologías de información van en constante desarrollo y esto se debe al constante crecimiento de cada mercado. El sector empresarial es un gran ejemplo de ello, ya que ha incursionado en la implementación de tecnologías que han ayudado a mejorar su desempeño y a buscar mejorar en su servicio.

La información es un factor crítico para el éxito empresarial. Es primordial para la toma de una decisión pero actualmente hay grandes cantidades y muy diversa que lo importante esta en saber como recopilar, ordenar, diseminar y manipular esta información para poder darle un valor agregado. Es por eso que el DSS apoya a los administradores ante esta problemática.

Es importante puntualizar los beneficios que un DSS puede generar en este proceso. A mi parecer ayuda a mejorar la comunicación en la empresa, incrementa la productividad, se tiene acceso a datawarehouse para manipular al información, reduce los costos, se logra la satisfacción de los clientes y se crea una ventaja competitiva ante el mercado.

Con todo esto, se crea un panorama abierto a la aceptación de nuevas tecnologías que ayudan a cambiar los procesos tradicionales de las empresas para lograr una mejora en su efectividad, calidad y rapidez. El proceso de toma de decisiones es vital para una empresa y que mejor que esté apoyada por un sistema que ofrece un sin número de beneficios, tan solo hay que abrir las mentalidad y permitir el cambio organizacional.

Bibliografía

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Anónimo. (2004). Union Bank of Norway. Teradata. Consultado el 22 de Marzo de 2005, de: http://www.teradata.com/t/pdf.aspx?a=83673&b=87367

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento. Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Ing. Wayi Chaín Rocha

Coordinadora de Incubadora de Empresas Dirección de Profesional Tecnológico de Monterrey, Campus Central de Veracruz www.itesm.mx

Reswchainarrobaitesm.mx

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