DSS: UNA EVOLUCIÓN PARA MEJORAR EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Autor: Ing. Wayi Chaín Rocha

Comunicación organizacional

03-2006

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 "DSS: una evolución para mejorar el proceso de toma de decisiones"

Resumen

Nos encontramos en una era de constante evolución, tanto en el mercado como en la
tecnología. Para sobrevivir, los administradores deben de estar en constantes cambios
e implementarlos en sus empresas para mantenerlas en un nivel competitivo con un
alto nivel de productividad. Todo esto, con un buen desempeño de las funciones
administrativas y sometiéndose a un proceso de toma de decisiones continuo.

El proceso de toma de decisiones es crucial, ya que de eso depende la creación de una
ventaja competitiva en el mercado. El proceso de toma de decisiones tradicional se
consideraba un talento adquirido a través de un cúmulo de experiencia previa ante una
situación. Poco a poco se fueron aplicando nuevas metodologías que ayudaban al
tomador de decisiones a mejorar su juicio. Esta metodología ahora se puede
implementar por medio de sistemas que soportan a la decisión para hacerlo de manera
rápida y efectiva. Un DSS ayuda al tomador de decisiones a transformar datos en
información estratégica necesaria. Con su aplicación, se generan cambios radicales en
el clima organizacional de la empresa y para lograr esta transición correctamente e
implementar un DSS se deben de tomar en cuenta ciertos aspectos importantes.

Es importante que como administrador se amplié el panorama y aceptar los cambios
para mantenerse con una ventaja competitiva en el mercado.

Contenido

En esta era de constante evolución en el mercado y en la tecnología, los
administradores deben de estar en constante cambio para sobrevivir y prosperar en el
futuro. Las empresas se enfrentan a demandas cambiantes por parte de su mercado y
por lo cual, deben de buscar la forma de lograr su cumplimiento y satisfacción para
estar a la cabeza en comparación con su competencia.

La responsabilidad de mantener a una empresa en el nivel competitivo adecuado, es
de una correcta administración logrando un alto nivel de productividad. La
administración, según Turban, es un proceso donde los objetivos son alcanzados
utilizando los recursos necesarios. Ahora bien, la productividad es la mayor
preocupación de una empresa porque determinará el bienestar de todos los miembros.
Todo esto, depende un correcto desempeño de las funciones administrativas
(planeación, organización, dirección y control) y para esto se somete a un proceso
continuo de toma de decisiones.

En el ámbito empresarial, una decisión es crucial y se vuelve la solución a una
problemática o situación. Una decisión involucra el proceso de obtener y evaluar la
información sobre una situación, identificando posibles alternativas, seleccionando la
mejor y aplicándola a la situación. Los administradores, que son los tomadores de
decisiones, determinan las reglas, modelos o métodos usados en su proceso de toma
de decisiones.

El proceso de toma de decisiones es crucial, ya que de eso depende la creación de una
ventaja competitiva en el mercado. Este proceso ha logrado evolucionar conforme a las


demandas del mercado cambiante. El proceso de toma de decisiones tradicional se
consideraba un arte, un talento adquirido a través de un cúmulo de experiencia previa
ante un problema o situación. Esta experiencia se adquiría mediante el método prueba
y error, aprendizaje de situaciones fallidas o casos similares. Este proceso se basaba
básicamente en la creatividad, juicio, intuición y experiencia del tomador de decisión
más que en los métodos cuantitativos que se podían aplicar. Poco a poco el proceso se
fue refinando y aplicando nuevas metodologías que ayudaban al tomador de decisiones
e mejorar su juicio. Este cambio consiste en:

· Determinar la necesidad de la decisión.
· Identificar los criterios de la decisión.
· Asignar peso a cada criterio.
· Desarrollar alternativas posibles (construcción de escenarios).
· Evaluar las alternativas de la solución.
· Seleccionar la mejor o la más óptima.

Esta metodología se sigue implementando actualmente, pero el cambio radical, es que
existen sistemas computacionales que ayudan a automatizar este proceso y que
proporciona al tomador de decisiones, las mejores soluciones tomando en cuenta toda
la información necesaria que influencie en la problemática ofreciendo escenarios de
solución posibles. Esta automatización implica a usar tecnologías, incluyendo
procesamiento computacional, para tomar decisiones e implementar procesos
programados de decisión.

La creación de estos sistemas que soportan a la decisión, se basan por las necesidades
de los administradores para tomar las decisiones de manera rápida y exacta.
Actualmente, existe muchos datos e información sobre el mercado y hay muchos
criterios que tomar en cuenta para tomar una decisión. Ahora, es más difícil ya que
hay un gran número de alternativas de solución, el costo de los errores son grandes,
existen cambios continuos en el ambiente empresarial y por esto mismo, las decisiones
deben de tomarse de forma rápida y precisa para lograr responderle a este mercado
cambiante.

Ante esta problemática, es donde entran los sistemas de soporte a las decisiones
(DSS) a mejorar el proceso de toma de decisiones. Las empresas tienen su prioridad
de permanecer en el mercado y esto se basa en toma de decisiones críticas, las cuales
ya pueden ser soportadas por estos sistemas. Cabe, señalar que un DSS une los
recursos intelectuales de los individuos con las capacidades de la computadora para
mejorar la calidad de las decisiones. Es un soporte basado en computadora para
administradores tomadores de decisión que se enfrentan a problemas
semiestructurados.

Un DSS ayuda al tomador de decisiones a transformar datos en información
estratégica necesaria. Provee una visión y escenarios posibles, que orientan al tomador
a conocer que opción es la más optima dependiendo de los resultados que desea
obtener. Ayuda a diseminar la información del mercado para conocer las necesidades
específicas del cliente y saber como actuar para mantener su nivel de competitividad.

Para puntualizar y ejemplificar, lo que los sistemas de soporte a la decisión pueden
impactar al proceso de toma de decisiones de la empresa se presenta el caso del
Banco Unión de Noruega. Este caso está aplicado al sector financiero. La problemática


principal de este caso, es que fueron perdiendo el contacto directo con el cliente, no
sabían lo que deseaban o necesitaban. Esto se debió a que la información estaba
dispersa en varios sistemas y para analizar ciertos datos de los clientes era tiempo
perdido y por lo tanto, mayores costos. La solución fue implementar un datawarehouse
que les permitiera tener una vista global de los datos de los clientes y que cada
empleado pudiera tener acceso a ella fácil y rápido. Posteriormente a esta
implementación, decidieron incorporar un CRM para analizar el comportamiento y
mejorar la comunicación con el cliente. Cabe señalar, que datawarehouse es una
herramienta que ayuda a diseminar la información consolidándola en una sola base de
datos, logrando que los administradores cuenten con la información necesaria de
forma rápida y efectiva. Con este caso, se observa como estas nuevas herramientas
que están surgiendo en el ámbito empresarial ayudan a mejorar su productividad y
toma de decisiones ante el mercado cambiante.

Con esta mejora en el proceso de toma de decisiones, se generan cambios radicales en
el clima organizacional de la empresa, ya que se cambia la forma tradicional de la
toma de decisiones a una forma más tecnológica y computarizada. Para lograr esta
transición correctamente e implementar un DSS para mejorar este proceso, se deben
de tomar en cuenta ciertos aspectos importantes:

· Tener la información empresarial integrada.
· Mantener un excelente flujo de información a través de toda la empresa, es
decir, que todos tengan la información necesaria para realizar su desempeño
empresarial.
· Mantener una comunicación efectiva, es decir, que todos estén informados de
los cambios empresariales y de las decisiones a tomar que involucren cada área
de la empresa.
· Considerar aspectos tecnológicos, es decir, obtener la correcta infraestructura
tecnológica para el buen funcionamiento del DSS.
· Cuidar la cultura organizacional, esto es, estar al pendiente de la situación de
cada empleado ante estos cambios organizacionales y con esto evitar una
resistencia al cambio, la cual, afectaría el correcto desempeño y utilización del
sistema.
· Contar con una correcta planificación y estrategias organizacionales bien
definidas.

Es un factor importante que las tecnologías de información hayan evolucionado para
mejorar un proceso tan importante para las empresas y los administradores como lo es
la toma de decisiones. Este nuevo enfoque ayuda al administrador a diseminar la
información crucial y guiarlo por escenarios de posibles soluciones con sus resultados.
Es importante que como administrador se amplié el panorama y aceptar los cambios
para mantenerse con una ventaja competitiva en el mercado.

Conclusión

Las tecnologías de información van en constante desarrollo y esto se debe al constante
crecimiento de cada mercado. El sector empresarial es un gran ejemplo de ello, ya que
ha incursionado en la implementación de tecnologías que han ayudado a mejorar su
desempeño y a buscar mejorar en su servicio.



La información es un factor crítico para el éxito empresarial. Es primordial para la toma
de una decisión pero actualmente hay grandes cantidades y muy diversa que lo
importante esta en saber como recopilar, ordenar, diseminar y manipular esta
información para poder darle un valor agregado. Es por eso que el DSS apoya a los
administradores ante esta problemática.

Es importante puntualizar los beneficios que un DSS puede generar en este proceso. A
mi parecer ayuda a mejorar la comunicación en la empresa, incrementa la
productividad, se tiene acceso a datawarehouse para manipular al información, reduce
los costos, se logra la satisfacción de los clientes y se crea una ventaja competitiva
ante el mercado.

Con todo esto, se crea un panorama abierto a la aceptación de nuevas tecnologías que
ayudan a cambiar los procesos tradicionales de las empresas para lograr una mejora
en su efectividad, calidad y rapidez. El proceso de toma de decisiones es vital para una
empresa y que mejor que esté apoyada por un sistema que ofrece un sin número de
beneficios, tan solo hay que abrir las mentalidad y permitir el cambio organizacional.

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Ing. Wayi Chaín Rocha

Coordinadora de Incubadora de Empresas Dirección de Profesional Tecnológico de Monterrey, Campus Central de Veracruz http://www.itesm.mx 

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