GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Autor: Pedro Alejandrino Álvarez González

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04-2006

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 Time Management
Por otra parte, la tecnología tam- Dentro del marco de la administra- a cuáles debería dedicar menos. Las
bién ha hecho posible la rápida ción del tiempo, el entorno lo cons- conclusiones a las que llegue le ayu-
transmisión de datos que necesita- tituyen las principales personas, darán a identificar las áreas de su
mos para nuestro trabajo, para lugares y cosas que influyen en la vida personal y profesional que más
administrar nuestras cuentas, manera que tienen los individuos de podrían beneficiarse de un cambio.
comunicarnos con amigos y organi- utilizar el tiempo. Algunos factores
zar la información que recibimos en del entorno pueden estar fuera de Algunos mitos sobre la
grado creciente. Si en otro tiempo nuestro control y sin embargo exis-
en las empresas había secretarias ten formas de vencer casi todos los gestión del tiempo
que se ocupaban de escribir cartas, obstáculos. Si usted es capaz de
contestar al teléfono, filtrar llama- identificar cómo influye la conducta
das, recordar plazos de entrega y de otras personas en su capacidad Algunas creencias están tan arraiga-
citas a sus jefes y, asimismo, ayuda- de administrar el tiempo, consegui- das que parecen ciertas cuando no
ban a ordenar las labores diarias rá hallar la manera de cambiar lo son. Sin embargo, su repetición o
según su prioridad, hoy en día todas dichas conductas o de moderar el el hecho de que se escriban las hace
esas tareas las pueden realizar los impacto que éstas producen en su más creíbles. En el terreno de la
propios ejecutivos, por lo que las propia vida. administración del tiempo existen
secretarias se han convertido en mitos irreductibles similares, en los
asistentes administrativos y ya no que los individuos se refugian para
prestan sus servicios exclusivamen- evitar el compromiso de vivir de
te a una persona, sino que atienden "Somos dueños de manera ordenada. A continuación
a varias simultáneamente. Esta nuestra productividad examinaremos cuatro de los mitos
nueva dinámica ha hecho que el en la misma medida en más traicioneros que podrían cru-
tiempo se redistribuya de forma que somos dueños de zarse en nuestro camino.
que nuestras responsabilidades han nuestro tiempo y exis- El primero es que la administración
aumentado de manera paralela al ten una serie de técni- del tiempo es otra forma de etique-
progreso tecnológico: los plazos de cas que pueden ayu- tar la conducta obsesiva. Una obse-
entrega se han acortado, la canti- sión puede definirse como una pre-
darnos."
dad de trabajo ha aumentado y en ocupación excesiva por algo.
la actualidad trabajamos más horas Marc Mancini Cuando una obsesión desencadena
para poder controlar tanto el volu- acciones que con frecuencia son
men creciente de información, extrañas y no tienen sentido, deci-
como las nuevas responsabilidades. mos que existe un desorden com-
Una consecuencia de todo lo ante- La mayor parte de las personas pulsivo. Los desórdenes compulsivos
rior es que más que nunca el tiem- tiene poco o mal definido el uso que se relacionan directamente con el
po es oro y su precio se mide en hace del tiempo. Aunque usted uso del tiempo y, aunque algunos
productividad. Somos dueños de tenga claro cómo debe distribuir su son relativamente inocuos, otros
nuestra productividad en la misma tiempo, un inventario de cuánto pueden resultar dañinos. Ejemplos
medida en que somos dueños de tiempo pasa realizando varias acti- de ello son obsesionarse por llegar
nuestro tiempo y existe una serie de vidades le podría sorprender. Un al trabajo un minuto antes cam-
técnicas que pueden contribuir a sencillo ejercicio de diagnóstico biando el recorrido habitual o tra-
realizar el mejor uso tanto de nues- consiste en llevar un pequeño cua- bajar siempre en los aviones o en el
tro tiempo de trabajo como de derno de notas a todas partes y ano- transporte público. Una conducta
nuestro tiempo libre, reduciendo tar en el mismo qué actividades ha obsesivo-compulsiva relacionada
así el estrés que producen las res- realizado indicando cuanto tiempo con el tiempo puede vencerse apli-
tricciones temporales en la socie- le tomó realizarlas. Tal vez prefiera cando las cinco erres: racionalizar
dad actual. limitarse a controlar sus actividades la conducta (es decir, ser conscien-
En Time Management, Mancini insis- profesionales; no obstante, el expe- tes de la misma), reconocer que el
te en que no existe un estilo de rimento resultará doblemente útil si estrés que produce es mayor que los
administración del tiempo que se también registra las actividades que buenos resultados, tomar la resolu-
ajuste a todos los individuos por ha llevado a cabo en su tiempo per- ción de abandonar el hábito, reem-
igual, sino que el estilo individual sonal. plazarlo por una conducta menos
de cada persona debería dictar qué El paso siguiente es analizar las estresante y repetir las nuevas pau-
partes del libro le resultan útiles a anotaciones y fijarse, dentro de las tas hasta que sean neutras, relajan-
cada cuál. Por tanto, antes de que labores que realiza en su trabajo y tes y aceptadas.
podamos realizar los cambios de en su tiempo libre, cuáles son las En realidad, las conductas obsesivas
conducta y actitud que se requie- dos a las que más tiempo dedica y aisladas de un individuo no siempre
ren, necesitamos comprender nues- las dos a las que menos. Asimismo, resultan problemáticas, resulta
tra relación psicológica con el tiem- evalúe con sinceridad a qué activi- mucho más común enfatizar en
po. dades debería dedicar más tiempo y exceso la importancia del tiempo.

Todo el mundo se obsesiona con el zar labores que nos gusten y nos mayoría de estos libros obvia al dar
tiempo en algún momento: ¿quién motiven. Esto adquiere especial por supuesto que todos nos guiamos
no se ha alterado alguna vez espe- relevancia si es usted director, ya por los presupuestos occidentales.
rando que el semáforo cambie de que con frecuencia dirige con su Sin embargo, las empresas que tie-
color?, ¿quién no se ha inquietado al ejemplo y si está contento con su nen contacto con otros países o que
ver que la fila de al lado de mueve trabajo, contagiará a sus subordina- cuentan con una mano de obra mul-
más deprisa?, ¿quién no se ha senti- dos el deseo de sentirse realizados ticultural deben ser conscientes de
do culpable por dejar pasar un fin con lo que hacen. En una buena que la operativa de estos es dife-
de semana sin hacer nada provecho- administración del tiempo se debe rente. Así por ejemplo, en países
so? No se preocupe si le ha sucedido considerar la necesidad de encon- como Estados Unidos, Canadá,
alguna vez, pero esté alerta si las trar tiempo para trabajar en metas Alemania, Suiza y los países escan-
situaciones mencionadas se repiten relacionadas con el trabajo, pues la dinavos el trabajo se realiza de
con frecuencia, ya que ello es indi- productividad no se expresa exclu- forma lineal, es decir, una persona
cativo de que se preocupa demasia- sivamente en función del trabajo y realiza una sola labor cada vez, los
do por el tiempo. el tiempo: la gente es más produc- horarios están bien definidos y la
Existen también factores externos tiva cuando hace lo que le gusta. gente es puntual. Una empresa bien
que causan ansiedad, especialmen- El tercer mito es culpar a la empre- estructurada fija sus metas con cla-
te en la sociedad actual en la que sa de que no sabe organizar el tra- ridad y la actividad comienza tem-
las mejoras tecnológicas han produ- bajo, aunque nosotros como indivi- prano por la mañana y asimismo
cido a los individuos una sobrecarga duos sí que sabemos organizarnos. termina temprano, se valora la efi-
de información y, dado que no pue- Resulta sencillo hacer comentarios ciencia y se ve mal que la gente
den controlar dichos factores exter- cínicos sobre la empresa para la que pierda el tiempo charlando con los
nos, éstos se convierten en una trabajamos y refugiarnos en la cre- compañeros. Sin embargo, en Áfri-
causa de estrés. Puesto que la encia de que no podemos controlar ca, Oriente Medio, América Latina,
gente reacciona de forma diferente el entorno laboral. Sin embargo, el sur de Italia y Grecia el estilo de
al estrés es conveniente que identi- cuanto más control ejerce una per- trabajo se caracteriza por la super-
fique su propia reacción. Según los sona sobre sus deberes y responsa- posición, es decir, muchas personas
estudios, los menos vulnerables al bilidades, más satisfactorios resul- realizan la misma tarea a la vez o
estrés presentan las siguientes tan su vida y su trabajo. Lo más una persona realiza varias tareas a
características: tienen muchos ami- efectivo en tales casos es buscar la la vez, los horarios son flexibles, la
gos, comen a horas regulares, duer- manera de poder controlar el entor- gente es impuntual y las metas son
men bien, beben alcohol de forma no, pero si no es factible existen en ocasiones difusas. El ambiente
controlada, no fuman, hacen ejerci- otras posibilidades. Por ejemplo, si laboral es más importante que la
cio regularmente, toman poco café, usted sufre interrupciones constan- eficiencia, por lo que no es extraño
son afectuosos, están contentos con tes en la oficina, pida permiso para que la gente otorgue gran valor a
el dinero que tienen, gozan de trabajar en horarios más flexibles o las relaciones personales que se
buena salud, sus creencias espiri- pida a sus colegas que no le inte- establecen en el medio profesional.
tuales les dan fuerzas, pertenecen a rrumpan durante unas horas deter- Por su parte, los japoneses mues-
un club o grupo social y no tienen minadas al día. Por supuesto, algu- tran una curiosa mezcla de ambas
exceso ni deficiencia de peso. nas formas de desorden en el entor- ya que son puntuales, organizados y
Según el segundo mito, la adminis- no estarán fuera de su control y en eficientes y, sin embargo, invierten
tración del tiempo apaga la espon- tal caso no le quedará más remedio mucho tiempo y esfuerzo en fomen-
taneidad y la alegría. Lo cual tiene que adaptarse o buscar otro tar las relaciones sociales en el
su parte de verdad, pues es cierto empleo. Pero recuerde que es posi- medio laboral y, aunque sus metas
que las ideas más productivas nos ble ser una isla de calma en un mar son claras, no suelen estar escritas
llegan de forma espontánea. Sin de tempestades, si consigue contro- ni tampoco se comunican de pala-
embargo, la gente que controla su lar su propia área de responsabili- bra. Aunque estereotipar no está
tiempo con firmeza también sabe dad al menos. libre de riesgos, es cierto que exis-
apreciar los momentos de felicidad El cuarto y último mito es el de la ten ciertas pautas de conducta que
que surgen espontáneamente y al talla única. Muchos libros ofrecen se repiten en muchos casos.
mismo tiempo reconocer una opor- recetas mágicas para la administra-
tunidad inesperada cuando se les ción del tiempo que podrían apli- Poner los patitos en fila.
presenta. Si en el pasado mes usted carse a cualquier persona y a cual-
no ha tenido tiempo de realizar al quier situación. Sin embargo, el
menos dos de las actividades que autor vuelve a insistir en que cada Esta frase tan cursi hace referencia
más le gustan, necesita aprender a individuo debe adaptar su estilo de a la forma en que los patitos suelen
administrar su tiempo para poder administrar el tiempo a sus propias nadar en fila india detrás de su
realizarlas regularmente en el futu- necesidades fisiológicas y psicológi- mamá. En este apartado examina-
ro. Lo mismo sucede con el trabajo, cas. Por otra parte, existen también remos cinco formas de ordenar las
hay que fijarse como objetivo reali- condicionamientos culturales que la tareas según su prioridad con la
finalidad de que usted encuentre un todas ellas sobre la mesa y luego las Dejar para mañana lo que
proceso de calificación que se ajus- ordenaremos por orden de impor- se puede hacer hoy le roba
te a su estilo. El primero de ellos es tancia o de necesidad de acción.
el Sistema ABC, recomendado por También podría utilizar un gran el tiempo
casi todos los expertos en adminis- tablero magnético en el que pueda
tración del tiempo y utilizado por mover las tareas fácilmente. Este
más maniáticos del orden que cual- sistema tiene la ventaja de que Según los psicólogos, la gente pos-
quier otro. Se trata de asignar puede ser utilizado por varias per- pone las cosas debido a algún con-
letras a las tareas según su impor- sonas a la vez y, además, es un sis- flicto o miedo oculto. Una persona
tancia, así la A corresponde a tare- tema visual que facilita una pers- puede tener la obligación de lograr
as que se deben realizar inmediata- pectiva general con un solo vistazo. ciertas metas, sin embargo una
mente, las tareas B son aquellas de El Sistema de Inventario es otra multitud de emociones opuestas se
deberían hacerse rápido aunque no variación del ABC que parte de la cruzan en su camino. Expertos en
corren tanta prisa como las tareas idea de que la mejor forma de administración del tiempo han iden-
A, las tareas C se pueden posponer aprender es revisar lo que se ha tificado las ocho razones que se
sin problema y las tareas D teórica- hecho durante el día y aplicarlo al aducen con más frecuencia para
mente ni siquiera necesitan reali- día siguiente, por lo cual es crucial posponer las cosas: cuatro de ellas
zarse. La ventaja de este sistema es evaluar la productividad de cada son internas (miedo al cambio,
que despoja a las tareas de carga día estableciendo cada mañana lo miedo al fracaso, dejarlo todo para
emocional; por ejemplo, tal vez lo que se desea conseguir ese día. el último momento y tendencia a
que menos deseamos hacer son las Aunque este método no es en sí una adquirir demasiados compromisos) y
cuentas del mes, pero si se trata de medida que ahorre tiempo, genera las otras cuatro son externas (tare-
una tarea A no nos queda más reme- cambios de conducta que ahorran as desagradables, tareas demasiado
dio que hacerlas primero. Aplique tiempo. complicadas, flujo de tareas difuso
este sistema a su situación actual El Sistema de Recompensa parte de y metas difusas). Teniendo en cuen-
para tener una visión clara de cómo la pregunta que toda persona debe- ta esta información, identifique
funciona: por ejemplo, haga una ría formularse cuando va a comen- cuáles son las razones por las que
lista de diez cosas que tenga que zar a ordenar las tareas según su usted deja para mañana las cosas
hacer mañana y ordénelas en orden prioridad: "¿cuál es la recompensa?" que podría hacer hoy. Si es por razo-
de importancia calificándolas con la Las tareas se ordenan según sea nes internas, la lucha que debe
letra correspondiente. El Sistema alta, media o baja la recompensa emprender es contra usted mismo.
ABC tiene varias aplicaciones prác- que obtengamos de su realización. Si por el contrario se trata de razo-
ticas, ya que podemos calificar las Este sistema presenta la dificultad nes externas, tendrá que hacer todo
tareas que apuntemos en la agenda, de que nuestras reacciones emocio- lo posible por moldear el entorno en
las de la lista de cosas para hacer e nales y el contexto de cada acción el que vive y trabaja.
incluso crear un sistema de bande- influyen en la decisión. Una de las Un ejercicio interesante es hacer
jas en el escritorio en el que clasifi- formas de medir el empleo del una lista de los deberes laborales,
quemos documentos como A, B ,C o tiempo en este sistema es averiguar las responsabilidades personales y
D. cuánto dinero ganamos en una hora los objetivos a largo plazo que ha
de trabajo y cada vez que estemos dejado desatendidos, las tareas a
perdiendo el tiempo o alguien nos corto plazo, llamadas telefónicas,
"Una persona esté haciendo perder el tiempo, unas vacaciones, etc.: se sorpren-
puede tener la obli- pensemos cuánto dinero estamos derá de todas las cosas que ha deja-
gación de lograr desperdiciando. do de hacer. Ojos que no ven cora-
Por último, según el Principio de zón que no siente, una forma sub-
ciertas metas, sin Pareto, en cualquier orden de cosas consciente y bastante frecuente de
embargo una multi- el 80% del valor deriva del 20% de posponer las cosas es negarse a ver
tud de emociones las mismas. Por ejemplo, el 20% del lo que no nos interesa. En casos así,
opuestas se cruzan correo que recibimos nos aporta el debemos esforzarnos por sacar al
en su camino." 80% de la información útil, mientras consciente todas esas cosas. Resulta
que el otro 80% es inútil y el 80% de curioso observar que en algún
Marc Mancini la ropa que nos ponemos habitual- momento todos aplazamos algo, de
mente equivale al 20% de lo que hecho algunas empresas -como las
tenemos en el armario. A la hora de de paquetería express o las tiendas
ordenar prioridades mucha gente que abren el día antes de Reyes-
El siguiente sistema es una varia- utiliza este principio para sopesar la basan su estrategia comercial en
ción del anterior ABC y consiste en importancia relativa de ciertas acti- dicho conocimiento. Sin embargo, si
utilizar tarjetas o post-it en las que vidades, ya que nos brinda una somos capaces de controlar esta
escribiremos las tareas que tene- clave para cambiar nuestra conduc- tendencia tan corriente, habremos
mos pendientes, las colocaremos ta y al mismo tiempo crear valor. dado un paso de gigante para utili-
zar eficientemente el tiempo. poner limitaciones. Por último, si es marketing, programación informáti-
En las siguientes líneas exponemos adicto a dejarlo todo para el final ca.
algunas de las estrategias más efec- sepa que es un hábito peligroso, A la mayoría de las personas les
tivas para superar las barreras y, tal porque trabajando a última hora se resulta difícil delegar porque temen
vez, le motiven a poner manos a la cometen más errores, no queda perder control de la actividad o
obra comenzando a hacer las mis- tiempo para corregirlos y si hubiese creen que son los únicos que pue-
mas cosas que ha estado posponien- imprevistos faltará tiempo. Es difí- den hacerlo bien. La manera de
do. En primer lugar, si la tarea es cil superar este vicio, pero debe superar estos obstáculos es desli-
desagradable le recomendamos que convencerse de que es dañino y garse emocionalmente y ser cons-
sea la primera que realice en el día, debe planear su tiempo utilizando cientes de que la única forma de
que la noche antes la coloque en un alguna de las estrategias antes tener control es cedérselo a otra
lugar donde pueda verla, que se la mencionadas: diagramas de flujo, persona, ya que ello nos permitirá
pase a alguien que pueda disfrutar dividir y conquistar, etc. controlar aspectos más importantes
haciéndola o que elabore una lista dejando en manos de otros detalles
de ventajas y desventajas. Si la que nos roban el tiempo. El defecto
tarea le sobrepasa, le proponemos Cómo delegar opuesto es el de delegar en exceso
que la divida para conquistarla, que con el fin de huir de las responsabi-
encuentre un lugar tranquilo para eficientemente lidades, lo cual resulta poco moti-
hacerla y que una vez la haya vador. Recuerde que delegar no sig-
comenzado no se detenga. Si el nifica abdicar.
flujo de tareas resulta poco claro o Algunas de las tareas que está rea-
no está bien planeado le recomen- lizando en este momento no son Aprender a decir no
damos que realice un diagrama de parte de su trabajo, por lo que le
flujos como se suele hacer en TQM convendría delegar todas esas cues-
(Total Quality Management). Por tiones que nunca deberían haberle
último, si las metas no están claras, delegado. Delegar no se limita sólo Los operarios de telemarketing
lo mejor es volver a enunciarlas de a directivos, directores y otros saben que a la gente le resulta difí-
forma explícita de forma que no nos empleados con mando. Las tareas cil decir no y se aprovechan de
conformaremos con decir "las ven- se pueden delegar hacia abajo, aquellos que son educados. En algu-
tas aumentarán de forma significa- hacia arriba y también de forma nos lugares, las llamadas que los
tiva", sino que diremos "nuestra lateral, dependiendo de la posición consumidores reciben para realizar
meta es aumentar las ventas en un que ocupe en el organigrama la per- ventas por teléfono son tan fre-
12%". sona en la que vamos a delegar. cuentes que existen empresas que
Si demoramos las cosas porque Como regla general, delegaremos se dedican exclusivamente a borrar
estamos en un bache y tememos al tareas que no queremos pero que a la gente de las listas de las
cambio, existen tres soluciones que otros podrían desear asumir y tare- empresas de telemarketing. En el
podrían funcionar bastante bien: as para las que otra persona está entorno laboral, existen dos pre-
cambiar de entorno físico (puesto más cualificada. Por otra parte, la guntas que debemos formularnos
que las costumbres habitan en los delegación posee su propia filosofía antes de decir que sí a algo que no
lugares habituales, si cambiamos de económica: siempre que sea posi- termina de convencernos. La prime-
habitación cambiaremos nuestro ble, delegaremos en la persona que ra es qué responsabilidades conlle-
punto de vista), cambiar rutinas y tiene un salario más bajo y tiene vará el compromiso y la segunda es
patrones (por ejemplo, tome una capacidad para realizar la tarea. Es si consideraríamos que se trata de
ruta diferente para llegar al traba- una cuestión lógica el hecho de que un buen uso de nuestro tiempo si el
jo) o simplemente no haga nada (se cuando una persona está realizando compromiso comenzase mañana
aburrirá tanto que sentirá la necesi- una tarea que otra persona que mismo.
dad imperiosa de cambiar). Si lo gana menos podría realizar, se está En caso de que la respuesta sea
que tememos es al fracaso, debe- malgastando dinero, ya que la pri- negativa, los psicólogos han identi-
mos ser valientes y recordar las mera debería dedicarse a cosas más ficado un procedimiento en cuatro
palabras de Roosevelt: "lo único a lo importantes. pasos para que decir "no" sea segu-
que hay que temer es al propio Otra forma de delegar es el out- ro, diplomático y efectivo: dé una
temor". Si tendemos a aceptar más sourcing o contratación externa de razón, sea diplomático, sugiera una
compromisos de los que podemos servicios para ciertas tareas con la recompensa y no posponga la deci-
cumplir porque somos incapaces de finalidad de maximizar el valor de sión. Como ejercicio, el autor nos
decir no, porque deseamos caer la empresa. He aquí algunos ejem- propone que realicemos una lista de
bien o simplemente porque vivimos plos: gestión de bases de datos, tra- nuestras responsabilidades actuales
intensamente y tenemos intereses bajo de oficina, investigación, edi- a las que probablemente debería-
muy amplios, debemos ser cons- ción, llamadas telefónicas para dar mos haber dicho no y que reflexio-
cientes de que nadie puede hacer información sencilla, hacer citas, nemos sobre cómo actuaríamos en
todo lo que desea todo el tiempo y procesamiento de textos, ventas y situaciones futuras.

La sobrecarga de información es Dar vida al tiempo muerto yectos en activo y el material de
una de las cosas a las que tenemos oficina que utiliza con más frecuen-
que aprender a decir no. Para evi- cia; en el cajón superior guarde
tarla el autor recomienda que, al En un estudio realizado reciente- material de oficina, coloque el telé-
leer un informe, leamos primero el mente se han identificado seis cau- fono en el lado opuesto de la mano
resumen del comienzo y ojeemos la sas por las que los empleados pier- con la que escribe (si es diestro a la
información contenida en el infor- den el tiempo de trabajo con más izquierda) para no liarse con el
me, que nos subscribamos a publi- frecuencia: socializar, guardar las cable al hablar y así poder tomar
caciones que condensan la informa- cosas en el sitio que no es, olvidar- notas; cree un archivo recordatorio
ción, que evitemos ver la televisión se de las cosas, las oficinas "ambu- en el cajón inferior e introduzca en
en tiempo real y nos decantemos lantes", los malos hábitos de lectu- él en carpetas separadas (una por
por grabar los programas para evi- ra y la gente que nos roba el tiem- cada día del mes siguiente y once
tar los anuncios, que marquemos las po. El hecho de que socializar sea la más para cada uno de los meses res-
páginas web que más utilizamos primera causa es indicativo de que tantes) los documentos según su
para poder acceder a ellas con rapi- muchos jefes consideran que las fecha; fabrique en el cajón inferior
dez y que nos hagamos con un con- relaciones sociales constituyen una un sistema archivador para los
testador telefónico que limite los pérdida de productividad y que, documentos más importantes; veri-
mensajes a 60 segundos. además, sus subordinados socializan fique que su escritorio está bien ilu-
Las reuniones y comités son otro de más de lo que deberían, mientras minado y su silla es cómoda.
los elementos que debemos mane- que estos por su parte probable- Independientemente de la especie
jar de forma más efectiva. El direc- mente se sienten culpables de esca- a la que pertenezca, divida el escri-
tivo medio dedica media semana a bullirse de vez en cuando. Sin torio en tres secciones y mantenga
reuniones y, de ese tiempo, según embargo, una jornada de trabajo vacía la central para trabajar,
varios estudios, seis horas son com- sin contacto con otras personas ponga bandejas ABC en su escrito-
pletamente innecesarias. Sin puede resultar triste. Un estudio rio, saque de él todo lo que no
embargo, en muchas empresas las Xerox Corporation llega a la conclu- necesite de forma inmediata y al
reuniones se han convertido en un sión de que los empleados obtienen cabo de la jornada ordene y prepa-
ritual obligatorio al que resulta casi información más valiosa cuando re el escritorio.
imposible negarse. Su cometido es salen a tomar café con sus compa-
asegurarse de que las reuniones a ñeros que estudiando el manual de
las que asiste hagan el mejor uso operaciones de la empresa.
del tiempo de todos los asistentes. Socializar en cantidades razonables "Xerox Corporation
Para ello, haga llegar por escrito a aumenta la satisfacción laboral y la llegó a la conclusión
todos los participantes el orden del moral de los empleados y, consi- de que los emplea-
día con 24 horas de antelación, guientemente, también su producti- dos obtenían infor-
asigne a la reunión una hora de vidad. mación más valiosa
comienzo y otra de finalización que Existe una máxima que reza: "un
sean claras, fije al menos una meta sitio para cada cosa y cada cosa en cuando salían a
para su reunión, cubra un número su sitio". Se calcula que la gente tomar café con sus
lógico de tópicos, invite solamente emplea tres horas a la semana compañeros que
a las partes interesadas, no convo- intentando encontrar cosas que ha estudiando el manual
que nunca una reunión porque sea perdido y la mayoría de las veces no de operaciones de la
la costumbre, no solicite nunca a un es que estén perdidas, sino que
equipo de trabajo que realice una están fuera de su sitio. empresa."
labor que podría realizar una sola Independientemente del tipo con el Marc Mancini
persona, cree un entorno favorable que usted se identifique, para nave-
a la productividad, establezca una gar en su mesa de trabajo debe
cesta de ideas, al terminar la reu- seguir un estilo que refleje su pro-
nión resuma los acuerdos, asigna- ceso de pensamiento, que se ajuste Olvidarse de las cosas es otra de las
ciones y decisiones y, por último, a la naturaleza de su puesto y que causas por las que se pierde mucho
mediante un resumen por escrito de le permita encontrar las cosas ágil- tiempo en el trabajo. El 50% de
la reunión, haga una lista de los mente y sin causarle estrés. Si su todas las cosas que escuchamos o
pasos que deberán tomarse en ade- estilo responde a estos criterios, leemos las olvidamos en el espacio
lante para alcanzar las metas traza- manténgalo; pero si no lo hace es de un minuto. Si no puede acceder
das. Por otra parte, si usted no es la hora de comenzar a buscar una de nuevo a la información que
persona que preside la reunión, forma diferente de organizar su necesita escríbala en su agenda o
siempre puede ofrecerse para reali- espacio. Hay algunos trucos simples en algún otro sitio al que pueda
zar tareas que potencien la eficien- y evidentes que le funcionan a todo acceder con facilidad. Se tarda
cia de la reunión, como son tomar el mundo: reserve la superficie de menos en escribir una nota que en
actas o realizar el orden del día. su escritorio solamente para pro- buscar un pensamiento perdido.
Si la oficina fuera el único lugar táctica de lenguaje corporal o, conversación; NO GRITE: según la
donde trabajamos, todo sería más como último recurso, utilice el con- "netiqueta", escribir en mayúscula
simple. Sin embargo, hoy en día los traataque más seguro: póngase en equivale a gritar, por tanto, evítelo;
teléfonos son móviles, los ordena- pie, pida a la persona que le acom- en lugar de reenviar el mensaje a
dores son portátiles y casi podría- pañe a hacer fotocopias, continúen una gran cantidad de usuarios que
mos decir sin miedo a equivocarnos la conversación mientras usted tra- no lo necesitan, envíe copias tan
que las oficinas son ambulantes. baja y cuando termine simplemente sólo a las partes interesadas; envíe
Allá donde lleguen las tecnologías dígale que se alegra de haber char- los mensajes largos como archivos
de la información, hay una "ofici- lado con él o con ella, déjelo allí y adjuntos; revise su correo con regu-
na". Cada vez resulta más común vuelva a su escritorio. laridad pero no constantemente, es
que la gente trabaje en los aviones, decir, no se obsesione ni se empeñe
en el transporte público que les Herramientas para en leer cada correo cuando llega,
lleva al trabajo y en las colas, ya pues es preferible hacerlo una vez
sea porque están muy ocupados, potenciar la administración cada hora o dos veces al día según
porque tienen que cumplir con un del tiempo la cantidad de correo que reciba;
plazo de entrega o simplemente utilice programas de software que
porque están aburridos. Muchos le libren del spam o publicidad no
directivos se llevan alguna tarea Recientemente ha hecho su apari- solicitada; imprima solamente la
cuando van de vacaciones y según ción una amplia gama de herra- información que resulte estricta-
los expertos, no es una mala cos- mientas que nos permiten adminis- mente necesaria: por ejemplo, si se
tumbre si lo que hacen les gusta y trar mejor el tiempo. Algunas de trata de una cita o un vuelo, sim-
no molesta a los demás. ellas son un adelanto de lo que los plemente cópielo en su agenda;
Los directivos que tomaron parte en avances tecnológicos traerán consi- haga amistad con la tecla y el icono
el estudio arriba mencionado califi- go en el futuro, mientras que otras de suprimir, pues la mayoría de los
caron la lectura como una de las son curiosos inventos no tecnológi- mensajes merece ir a la papelera y
causas más importantes de pérdida cos como los post-it. Antes de elegir los que no, archívelos o reenvíelos;
de tiempo y, sin embargo, leer es la cualquier instrumento que nos responda a las preguntas insertando
única manera de adquirir informa- ayude a administrar mejor el tiem- las respuestas en el cuerpo del
ción valiosa. Hasta que algún otro po, ya sea electrónico o en papel, mensaje pero advierta primero que
medio tecnológico lo supere, la debemos responder a cinco interro- lo va a hacer así; revise la ortogra-
información escrita es la mejor gantes: ¿Lo necesito? ¿Necesito fía y la gramática de los mensajes
forma de distribuir información. todas sus funciones? ¿Es fácil de que envíe ya que los errores hacen
Como hemos dicho anteriormente, usar? ¿Es seguro? ¿Quedará obsoleto que parezca poco profesional;
el problema en realidad es la sobre- con rapidez? comuníquese con la gente excesiva-
carga de información y las únicas El correo electrónico es una de esas mente habladora al teléfono por
maneras de plantarle cara son herramientas que ha resultado ser medio de correo electrónico; cree
ojear, subrayar o leer resúmenes. una maldición disfrazada de bendi- una respuesta automática para
Otro problema es la gente que se ción. Cualquier ser humano que al notificar a quienes le escriban que
extiende en sus conversaciones por volver de las vacaciones se haya está de vacaciones o en viaje de
teléfono o en persona, o ambos. A encontrando varios centenares de negocios; por último, declare un día
los que hablan demasiado por telé- correos electrónicos esperándole en sin correo electrónico: los fines de
fono es aconsejable llamarlos cuan- el buzón, comprenderá a la perfec- semana suelen ser los más adecua-
do se sabe que no tienen mucho ción a qué nos referimos. La bendi- dos.
tiempo, por ejemplo cuando van a ción es que nos permite comunicar- Los PDA (Personal Digital
salir a almorzar, dejarles claro que nos de manera instantánea. Para Assistants), también conocidos en
no tenemos tiempo desde el princi- equilibrar las ventajas y desventa- castellano como palm por alusión a
pio, simular que algo o alguien jas del correo electrónico, le ofre- una de las marcas de PDA más cono-
reclama nuestra atención y decirles cemos algunas ideas: para empezar, cidas (Palm Pilot), son ordenadores
"lo siento, tengo que dejarte" e, no lo utilice para situaciones que de mano y representan, según se
incluso, localizar la llamada y luego requieren una cadena de envíos y dice, el futuro de los actuales orde-
responderles por e-mail o dejando respuestas como concertar una nadores personales tanto de sobre-
un mensaje en su buzón de voz. A cita, para lo que resulta más efi- mesa como portátiles. Para algunas
los que se extienden en exceso en ciente hacer una llamada; sea breve personas, los PDA ya se han conver-
persona contraatáqueles quedándo- consignando un solo tema por tido en herramienta indispensable y
se de pie cuando vienen a visitarle correo; en la línea en la que figura las razones para usarlos que la
al despacho, déjeles saber que no el asunto sea claro y escriba una gente aduce con más frecuencia son
tiene tiempo, póngase en pie cuan- frase que atraiga la atención; si se su tamaño compacto, su función de
do esté listo para terminar la con- trata de algo urgente, llame por fijar citas y activar alarmas para
versación, incline el cuerpo hacia la teléfono primero y luego envíe un avisar de las mismas, su memoria
otra persona utilizando una efectiva e-mail o fax para reconfirmar la para bases de datos y agenda de
direcciones, programas de procesa- de e-mail porque su pequeño tama- Alguien se ha encargado ya de ele-
miento de texto tipo Word, de hojas ño requiere concisión, porque son gir los colores, el escritorio y el
de cálculo tipo Excel e incluso de fáciles de llevar, porque mueven a equipamiento, por lo que como
presentaciones tipo PowerPoint, la acción y porque al estar escritas mucho puede poner alguna foto de
compatibilidad con Internet, música a mano potencian una comunica- sus seres queridos, traerse una lám-
en MP3 y algunas otras funciones ción abierta y compromiso. para o colgar un cuadro. Sin embar-
dependiendo del modelo (y por Otro punto importante para una go, cuanto más intenta cuidar su
tanto del precio). Los PDA también administración efectiva del tiempo imagen corporativa una empresa,
tienen sus desventajas y pueden lle- es el de archivar, pues un sistema más estricta se vuelve con la perso-
gar a consumir más tiempo que una de archivar bien organizado le per- nalización del escritorio.
agenda tradicional en papel. mitirá guardar documentos y encon-
También es cierto que están evolu- trarlos rápidamente cuando los Conclusión
cionando tan rápidamente que en necesite ya se trate de un sistema
algunos países como Japón ya hay electrónico, de archivos colgantes,
revistas especializadas en PDA, que un archivo de acordeón o cualquier Tras leer este resumen se habrá
se pueden consultar para comparar otro sistema de los muchos existen- dado cuenta de que tal vez no
precios y propiedades, así como tes. El detalle más importante es administra su tiempo tan mal como
para aprender funciones curiosas. que los archivos se subdividan alfa- creía o tal vez esta lectura le haya
Por otra parte, existen otras herra- béticamente, numéricamente, cro- dado la clave para cambiar algunos
mientas sencillas en papel que nológicamente o por tema. pequeños hábitos destructivos que
siguen y seguirán siendo esenciales Por último, la herramienta funda- estaban devorando su tiempo. De
para comunicarse y administrar el mental es su entorno: su escritorio, cualquier modo, sepa que no tiene
tiempo. Por ejemplo, a pesar de su silla, sus archivadores, las estan- por qué tomarlo todo al pie de la
estar a la última en materia de terías, los muros. Un entorno efi- letra, pues lo importante es que
avances tecnológicos, en las ciente le hará más productivo y, sin cada uno incorpore aquellos deta-
Fuerzas Armadas de Estados Unidos, embargo, pocos entornos se mues- lles que se adapten a su estilo.
para las comunicaciones internas se tran tan inflexibles y difíciles de
siguen utilizando tarjetas en lugar modificar como el entorno laboral.

 

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Pedro Alejandrino Álvarez González

Director de Compras distribuciòn e inventarios Copservir Ltda Sucursal Bucaramanga pedroalarrobacopservir.com