LA AUDITORIA

Autor: Melissa Rivera Hurtado

Auditoría y control interno

22-10-2007

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¿Que clases de auditoria conoce? 
Financiera, Económica, Sistemas, Fiscal, Administrativa. 
¿Cuales cree usted que son los objetivos principales de una auditoria de sistemas? 
Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implantados por el PAD 
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados 
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles. 
Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos. 
Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones 
Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización. 
Encuesta No 2 
Hotel Nutibara 
Marta 
Contadora 
5115111 
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia artificial? 
Es un programa por lo cual los aparatos tecnológicos pueden pensar por si mismos. 
2. ¿Que sabe usted de la Auditoria de sistemas? 
Es la verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia. 
¿Cree usted que el personal participante en la auditoria es importante si o no? 
Si por que dentro de la planeación de la auditoria de sistemas hay personal idóneo para desarrollar y orientar en esta tarea. 
3. ¿Qué características cree usted que debe tener estas personas? 
Debe tener conocimientos, práctica profesional y capacitación 
¿Como planificaría usted una auditoria de sistemas? 
Pues yo la Planificaría con Controles Preventivos, Controles detectivos, y Controles Correctivos. 
¿Que haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez mejor? 
Yo haría una mejor planeación o una planeación con mas tiempo, haría una mejor investigación de la empresa, trataría que todo lo planificado para la auditoria fuese lo mas eficiente posible 
¿Haría usted antes de cada auditoria de sistemas una investigación preliminar si o no y como la haría? 
Si la haría para saber bien la Descripción general de los sistemas instalados y de los que estén por instalarse que contengan volúmenes de información. 
¿Que diferencia y ve usted el la auditoria de sistemas y la auditoria financiera? 
Que La financiera se audita es los estados financieros y la de sistemas se preocupa es por la parte de informática 
¿Como seria una Evaluación de Sistemas? 
Se haría teniendo en cuenta Cuáles son servicios que se implementarán, Cuándo se pondrán a disposición de los usuarios, Qué características tendrán, cuántos recursos se requerirán en la evaluación 
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoria de sistemas? 
Si por que cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, órdenes impartidas y principios admitidos. 
¿Que clases de auditoria conoce? 
Financiera, Económica, Sistemas, Fiscal, Administrativa. 
¿Cuales cree usted que son los objetivos principales de una auditoria de sistemas? 
Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o computarizados diseñados e implantados por el PAD 
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados 
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información mediante la recomendación de seguridades y controles. 
Creo que estos serian los más importantes. 
Encuesta No 3 
Intimidades Nataniela 
Sergio García 
Contador 
5121034 
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia artificial? 
Es el sistema por lo cual una maquina piensa 
¿Que sabe usted de la Auditoria de sistemas? 
La auditoria de sistemas es evaluar la eficiencia y eficacia con que se está operando para que se tomen decisiones que permitan corregir los errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de actuación. 
¿Cree usted que el personal participante en la auditoria es importante si o no? 
Si por que pienso que más que un trabajo del auditor es un trabajo del jefe de sistemas. 
¿Qué características cree usted que debe tener estas personas? 
Personal idóneo independiente expertos en área de sistemas 
¿Como planificaría usted una auditoria de sistemas? 
Pues yo en el caso de la auditoria en sistemas, lo haría mediante la evaluación de los sistemas y procedimientos y evaluación de los equipos de cómputo. 
¿Que haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez mejor? 
La haría mediante la investigación preliminar solicitando y revisando la información de cada una de las áreas de sistemas 
¿Haría usted antes de cada auditoria de sistemas una investigación preliminar si o no y como la haría? 
Si la haría entraría en un conocimiento más profundo del tema y un conocimiento más que todo en que es lo que quiere o busca la empresa. 
¿Que diferencia ve usted el la auditoria de sistemas y la auditoria financiera? 
Pues la diferencia que yo veo es que la auditoria de sistemas no tiene nada que ver con la parte financiera o estados financieros. 
¿Como seria una Evaluación de Sistemas? 
Yo la haría revisando primero si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien segundo existen programas aislados y tercero evaluando es si existe un plan estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el adecuado señalamiento de prioridades y de objetivos. 
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoria de sistemas? 
Si por que el fin de la auditoria de sistemas es controlar y vigilar que todo se este haciendo correctamente 
¿Que clases de auditoria conoce? 
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa. 
¿Cuales cree usted que son los objetivos principales de una auditoria de sistemas? 
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información. 
Seguridad del personal, los datos, el hardware, el software y las instalaciones. 
Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información 
Conocer la situación actual del área informática para lograr los objetivos. 
Encuesta No 4 
Accesorias contables 
Nelson Cardona 
Contador Público 
3103955407 
1. ¿Sabe usted que es la inteligencia artificial? 
Es un emulador que trata de imitar la inteligencia humana 
¿Que sabe usted de la Auditoria de sistemas? 
Pues la auditoria de sistemas es evaluar la eficiencia y corregir los errores, en caso de que existan, en los sistemas de la empresa. 
¿Cree usted que el personal participante en la auditoria es importante si o no? 
Éste es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta dirección, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cual estén presentes una o varias personas del área a auditar, sería casi imposible obtener información en el momento y con las características deseadas. 
¿Qué características cree usted que debe tener estas personas? 
Se deben tener personas con las siguientes características: 
Técnico en informática. 
Experiencia en el área de informática. 
Experiencia en operación y análisis de sistemas. 
¿Como planificaría usted una auditoria de sistemas? 
Se Planificaría en base del conocimiento que se tenga de la empresa a auditar. 
¿Que haría Usted para que la planeación de los sistemas de auditoria fueran cada vez mejor? 
Investigaría más sobre el tema y así haría una buena auditoria de sistemas. 
¿Haría usted antes de cada auditoria de sistemas una investigación preliminar si o no y como la haría? 
Si la haría identificaría primero los recursos y destrezas que necesitara para realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar. 
¿Que diferencia ve usted el la auditoria de sistemas y la auditoria financiera? 
La auditoria de sistemas vela por el buen manejo de los equipos y software de la compañía mediante que la financiera vela es controla los estados financieros de la empresa. 
¿Como seria una Evaluación de Sistemas? 
Yo la haría mediante lo que se va auditor o lo auditado 
¿Cree usted que debería haber un control de proyectos en la auditoria de sistemas? 
Si por que así habrá mayor control y eficiencia. 
¿Que clases de auditoria conoce? 
Financiera, Sistemas, Fiscal, Administrativa. 
¿Cuales cree usted que son los objetivos principales de una auditoria de sistemas? 
Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización. 
Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informático. 
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas informáticos. 
Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información. 

1.10 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Un programa de auditoría es un conjunto documentado de procedimientos diseñados para alcanzar los objetivos de auditoría planificados. El esquema típico de un programa de auditoría incluye lo siguiente:
Tema de auditoría: Donde se identifica el área a ser auditada.
Objetivos de Auditoría: Donde se indica el propósito del trabajo de auditoría a realizar.
Alcances de auditoría: Aquí se identifica los sistemas específicos o unidades de organización que se han de incluir en la revisión en un período de tiempo determinado.
Planificación previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo así como las fuentes de información para pruebas o revisión y lugares físicos o instalaciones donde se va auditar.
Procedimientos de auditoría: para:
Recopilación de datos.
Identificación de lista de personas a entrevistar.
Identificación y selección del enfoque del trabajo
Identificación y obtención de políticas, normas y directivas.
Desarrollo de herramientas y metodología para probar y verificar los controles existentes.
Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones.
Procedimientos de comunicación con la gerencia.

Procedimientos de seguimiento

El programa de auditoría se convierte también en una guía para documentar los diversos pasos de auditoría y para señalar la ubicación del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:
 
 
 
 
Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las políticas o procedimientos son eficaces.

Asignación de Recursos de auditoría.

La asignación de recursos para el trabajo de auditoría debe considerar las técnicas de administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algún mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt.


Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:


Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditoría y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoría, como los períodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.

Técnicas de recopilación de evidencias

La recopilación de material de evidencia es un paso clave en el proceso de la auditoría, el auditor de sistemas debe tener conocimiento de cómo puede recopilar la evidencia examinada. Algunas formas son las siguientes:
Revisión de las estructuras organizacionales de sistemas de información.
Revisión de documentos que inician el desarrollo del sistema, especificaciones de diseño funcional, historia de cambios a programas, manuales de usuario, especificaciones de bases de datos, arquitectura de archivos de datos, listados de programas, etc.; estos no necesariamente se encontrarán en documentos, si no en medios magnéticos para lo cual el auditor deberá conocer las formas de recopilarlos mediante el uso del computador.
Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben tener una naturaleza de descubrimiento no de acusatoria.
Observación de operaciones y actuación de empleados, esta es una técnica importante para varios tipos de revisiones, para esto se debe documentar con el suficiente grado de detalle como para presentarlo como evidencia de auditoría.
Auto documentación, es decir el auditor puede preparar narrativas en base a su observación, flujogramas, cuestionarios de entrevistas realizados. Aplicación de técnicas de muestreo para saber cuando aplicar un tipo adecuado de pruebas (de cumplimiento o sustantivas) por muestras.
Utilización de técnicas de auditoría asistida por computador CAAT, consiste en el uso de software genérico, especializado o utilitario.

Evaluación de fortalezas y debilidades de auditoría

Luego de desarrollar el programa de auditoría y recopilar evidencia de auditoría, el siguiente paso es evaluar la información recopilada con la finalidad de desarrollar una opinión. Para esto generalmente se utiliza una matriz de control con la que se evaluará el nivel de los controles identificados, esta matriz tiene sobre el eje vertical los tipos de errores que pueden presentarse en el área y un eje horizontal los controles conocidos para detectar o corregir los errores, luego se establece un puntaje (puede ser de 1 a 10 ó 0 a 20, la idea es que cuantifique calidad) para cada correspondencia, una vez completada, la matriz muestra las áreas en que los controles no existen o son débiles, obviamente el auditor debe tener el suficiente criterio para juzgar cuando no lo hay si es necesario el control. Por ejemplo:
En esta parte de evaluación de debilidades y fortalezas también se debe elegir o determinar la materialidad de las observaciones o hallazgos de auditoría. El auditor de sistemas debe juzgar cuales observaciones son materiales a diversos niveles de la gerencia y se debe informar de acuerdo a ello.

Informe de auditoría

Los informes de auditoría son el producto final del trabajo del auditor de sistemas, este informe es utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aquí también se expone la opinión sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o procedimientos revisados durante la auditoría, no existe un formato específico para exponer un informe de auditoría de sistemas de información, pero generalmente tiene la siguiente estructura o contenido:
Introducción al informe, donde se expresara los objetivos de la auditoría, el período o alcance cubierto por la misma, y una expresión general sobre la naturaleza o extensión de los procedimientos de auditoría realizados.
Observaciones detalladas y recomendaciones de auditoría.
Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas.
Conclusión global del auditor expresando una opinión sobre los controles y procedimientos revisados.

Seguimiento de las observaciones de auditoría.

El trabajo de auditoría es un proceso continuo, se debe entender que no serviría de nada el trabajo de auditoría si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se están realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento dependerá del carácter crítico de las observaciones de auditoría. El nivel de revisión de seguimiento del auditor de sistemas dependerá de diversos factores, en algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situación actual, en otros casos tendrá que hacer una revisión más técnica del sistema.

1.11 Riesgos en Auditoría

Cada vez que un auditor ejecute una auditoría, no importando como se llame ésta, sé vera enfrentado a una serie de riesgos los cuales deben ser identificados, evaluados y considerados adecuadamente, para lograr en forma satisfactoria su labor, es decir, con eficiencia y eficacia profesional.
Hoy en día, cuando un auditor se enfrenta al tema de los riesgos en la auditoría, su mayor dificultad no está en el conocimiento y manejo de la teoría que lo sustenta, sino más bien en como evaluarlos para así poder minimizarlos al máximo. El auditor cada vez que se enfrenta a una auditoría debe considerar la posible existencia de riesgos, los que tienen relación con su actividad profesional y los relacionados con el trabajo de la auditoría como proceso.
Riesgo; cualquier variable importante de incertidumbre que interfiera con el logro de los objetivos y estrategias del negocio. Es decir es la posibilidad de la ocurrencia de un hecho o suceso no deseado o la no - ocurrencia de uno deseado.
Amenaza; es el evento, situación u acontecimiento considerado como posible fuente de materialización del riesgo.
Vulnerabilidad; es el grado de impacto que puede sufrir un determinado objeto por la exposición de éste a los riesgos.
Ocurrencia; nivel cuantitativo, de efecto relativo o probabilístico, de materialización de un riesgo de acuerdo a hechos estadísticos y/o históricos.

Control / mitigación; es la acción de corregir o reducir la incertidumbre de los eventos significativos de riesgo a través de la administración, la transferencia o eliminación del riesgo.

Exposición; susceptibilidad de los objetivos y estrategias de negocio frente a la materialización de los riesgos aun después de haber ejecutado las actividades de mitigación y control.  


1.12

Si visualizamos la figura podríamos decir que la auditoría es un proceso a través del cual un sujeto (auditor) lleva a cabo la revisión de un objeto (situación auditada), con el fin de emitir una opinión acerca de su razonabilidad (o fidelidad), sobre la base de un patrón o estándar establecido.

Sujeto; es el auditor que realiza la revisión del objeto bajo examen, que puede ser una cuenta contable determinada, un departamento en forma completa, un procedimiento, etcétera.

Objeto; es la situación auditada, esta puede ser muy diversa, ya que en algunos casos se da que sea una empresa en forma completa y en otros, solo se realiza esta revisión a una situación precisa.

Estándar; es el punto de comparación que tiene el auditor, para poder evaluar si la situación bajo examen cumple o no, con un determinado patrón establecido con anterioridad a la ocurrencia de la situación. Este estándar puede ser por ejemplo, principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de auditorias generalmente aceptadas, ley de la renta, ley de impuesto al valor agregado, manuales de procedimiento, en otras palabras cualquier documento que nos permita apoyar el dictamen final del auditor.

1.13 Iniciar una auditoria

Al iniciar una auditoria, se sugieren los siguientes pasos:
Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o junta directiva para establecer que:
La organización esta interesada en mejorar su reputación.
La organización comprenda/intente comprender el caso empresarial para la diversidad en el lugar de trabajo.
La organización tiene declaraciones de política que trata los temas de la igualdad de oportunidades y la diversidad
Paso dos. Requerir la preparación de los trámites antes de la primera visita.
Proporcionar huna lista de materiales, que la organización pueda recopilar para la inspección de los asesores.
Paso tres. Segundo encuentro
Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuación.
Establecer que documentos claves pudieran faltar según la lista entregada durante la primera visita.
Decidir cuales son grupos de objetivos y las reuniones individuales a mantener `para solicitarlas ante la organización con el fin de completar la valoración global.
Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas
Paso cinco. Terminar el proceso de puntuación.


1.14 La evaluación de necesidades de capacitación como herramienta de crecimiento

“Cuál es la importancia que se le da a establecer correctamente cuáles son las necesidades de capacitación de una organización, y los graves perjuicios que ocasiona generar políticas de capacitación sobre diagnósticos mal realizados.”
 Comenzando por un análisis poco profundo, podemos afirmar que en todas las organizaciones existen necesidades de capacitación. El por qué de esta aseveración es muy sencillo: siempre hay alguien que no hace algo porque no sabe como hacerlo.
 Partiendo de este punto podría considerarse muy simple la tarea de detectar cuáles son las necesidades de capacitación, pero la compleja realidad de las personas insertas en un ámbito organizacional, hace que este proceso requiera un análisis de gran profundidad.
 La primera premisa y quizá, la mas importante es poder detectar, evaluar y separar las necesidades de capacitación de aquellas que no lo son.
 Este punto es de gran importancia ya que, establecer problemáticas que pueden ser resueltas con capacitación, y que esto no coincida con la realidad, es efectuar mal el diagnóstico y partir de un punto equivocado.
 Si esta situación no se corrige y se realiza un plan de capacitación basado en un diagnóstico erróneo, tendrá como resultado: el reclamo de la organización, la frustración de los participantes y el descrédito del área de capacitación.
 Teniendo en cuenta estas posibles consecuencias se hace sumamente importante evaluar qué problemáticas "no se solucionan con capacitación"
El comienzo del análisis debe orientarse, no solo por la descripción de cuales son las necesidades existentes, que puedan brindar quienes solicitan la evaluación, sino que es necesario un meticuloso y pormenorizado trabajo de campo con quienes están involucrados en el proceso.
 Este análisis mostrará a quienes presentan necesidades de capacitación por falta de conocimientos, habilidades o actitudes para determinada labor. Pero, también surgirán, quienes, estando en condiciones de hacerlo (contando con los conocimientos habilidades y actitudes) no lo hacen.
 Esta será la primer gran división del diagnóstico, donde se deberán dejar sentadas qué problemas aparecieron cuya solución no depende de la implementación de programas de capacitación y sí, deberán ser motivo de estudio del análisis organizacional.
 Igualmente importante, es analizar y definir la cultura de la organización que solicita el proceso y su comportamiento histórico y actual, en relación a hábitos vinculados a la capacitación.
 Es necesario establecer si esa cultura previa permite que se perciban y se manifiesten problemas de capacitación o si acostumbran a relacionar sus problemas con otros factores.
 Si este análisis, no es correctamente realizado, aun efectuando un trabajo de campo muy detallado, no surgirán necesidades de capacitación, ya que los involucrados no las verán como tales.
 En este punto podemos adentrarnos más en el análisis, y establecer quiénes son los que se deben dar cuenta de que realmente, existe una necesidad de capacitación.
 En primer lugar, podríamos ubicar al capacitador, ya que por ser un profesional con autonomía e independencia dentro de la empresa, es quien primero las verá, por no estar condicionado por la cultura de la misma.
Luego el sistema de poder de la organización que es quien requiere algo, que no puede ser realizado en las condiciones actuales, está exponiendo una necesidad.
 También los jefes o supervisores directos de los involucrados tienen que comprender ese "algo" que la organización necesita y no se puede llevar a cabo, tiene un por qué relacionado con la falta de alguna aptitud para realizarlo. Ellos, deberán comunicar con claridad qué necesita la organización de las personas involucradas, motivar para solucionar esa situación por medio del aprendizaje y estimular, durante el proceso de implementación de lo aprendido.
 Por último, es fundamental que la propia persona perciba la necesidad de modificar o incorporar conocimientos, habilidades o actitudes que permitan llevar a la práctica lo que la organización le requiere y no puede hacer por desconocimiento.
 Debemos destacar que no siempre es sencillo que quien realiza una tarea pueda reconocer que la tarea está mal realizada o que puede ser mejorada. Estas necesidades por discrepancia, son sin duda, las mas difíciles de establecer.
 En cuanto a aquellas necesidades que surgen por cambios en la organización o incorporaciones, llevan en si mismas la importancia de ser materia de aprendizaje.
 De todas formas y sin entrar en contradicciones con todo lo dicho anteriormente no debemos olvidar que una necesidad de capacitación no es importante por si misma sino que, lo que le asigna valor es lo que posibilitará hacer.
 
Es en este punto donde nos acercamos a nuestra conclusión, afirmando que, cualquier aprendizaje dentro del ámbito organizacional, tiene no solo un valor intrínseco, sino que se transforma en un recurso estratégico de la gestión empresaria. Mucho más en aquellas organizaciones que basen el crecimiento en el desarrollo de su capital intelectual.


1.15 ¿Cómo Determinar las Necesidades de Capacitación en las empresas?

El inventario de necesidades de capacitación es un diagnóstico que debe basarse en información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de línea. El inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff: corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitación. A él le compete todas las decisiones referentes a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en capacitación.
Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son:

· Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación.
· Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
· Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que evidencien las necesidades de capacitación.
· Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal.
· Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores.
· Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
· Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
· Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.
· Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.


CAPITULO II “AUDITORIA SOCIAL”
2.1 ¿Qué es Auditoria social?

La auditoría social “es un proceso que permite a una organización evaluar su eficacia social y su comportamiento ético en relación a sus objetivos, de manera a que pueda mejorar sus resultados sociales o solidarios y dar cuenta de ellos a todas las personas comprometidas por su actividad.”

La trabajadora social, especialista en Gerencia del Desarrollo Humano, Mery Gallego F., define la Auditoría Social como aquella que “surge como estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestión de lo social, entendiendo ésta como la aplicación de políticas y prácticas relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de ésta.”
Referencias de Auditoría Social puede encontrarse desde las décadas tempranas del siglo XX, pero su mayor desenvolvimiento ocurre recientemente. El desarrollo de la auditoría social en los últimos años ha resultado en ampliación del beneficio que nos ofrece, convirtiéndose en un medio para el fortalecimiento de la democracia y la lucha contra la corrupción. Es por ello que podemos decir con propiedad que además de evaluar, medir y controlar la gestión social, busca hacerlo sobre la gestión política y de administración pública. Incluye de tal manera, la participación activa de las organizaciones de la sociedad civil en la auditoría de la gestión pública y se sigue denominando social, por originarse desde la sociedad civil.

La auditoría social va más allá de la simple auditoría financiera y contable. Esta incluye planes, estrategias, proyectos, políticas, procedimientos y practicas ejercidas por la organización o institución auditada. Revisa el sistema de información, contratos y programas, estructura y funcionamiento de las unidades organizacionales, sus productos y servicios, además de los estados financieros, cumplimiento de leyes y regulaciones. De este ejercicio, total o parcial, debe resultar un producto con propuestas de mejoramiento institucional.
La auditoría social entendida de tal manera, con cuyos resultados mejora sus procedimientos y actuación, se considera como un componente importante en varios ambientes.
 
La Auditoria Social se convierte en el proceso por el que una organización pasa cuentas de su acción social, dando cuentas de ésta y mejorando su acción. Evalúa el impacto y el comportamiento ético de la organización en relación a sus objetivos y a sus "stakeholders" o implicados. (Los "stakeholders" son aquellas personas, grupos o entidades afectados o que pueden afectar a las organizaciones).

Para poder pasar cuentas de su acción social, las organizaciones, primero tienen que recopilar y registrar determinada información que será la que les dirá como se esta llevando a cabo su acción: esto es la "contabilidad social" o llevar las cuentas sociales. Cuando estas cuentas sociales son analizadas (resultado de 'pasar cuentas'), comprobadas y verificadas por alguien 'independiente' al finalizar el año y entonces publicadas, el ciclo de la Auditoría Social se ha completado.
 
2.1.1 El principio fundamental
 
Consiste en generar una mejora permanente del resultado solidario de la empresa contando con el punto de vista de todas las personas afectadas por su actividad, controlando todos los aspectos del resultado social y ambiental de la empresa, comparando los resultados con los de organizaciones similares y con las normas sociales establecidas, garantizando un proceso duradero, estableciendo controles externos realizados por entidades independientes y emitiendo informes periódicos sobre los resultados de la auditoría social que se ponen a disposición de todas las personas afectadas (incluidos los empleados y vecinos de la empresa).
 
2.2 Ambientes en donde se aplica
 
2.2.1 Empresarial
 
Los pioneros de las auditorías sociales fueron las grandes empresas y corporaciones transnacionales privadas. Aries TSE-Reports, nos dice que la más representativa y citada es la compañía británica Body Shop International, productora de cosméticos. La Ben and Jerrys Homemade Inc de USA, la cooperativa de consumo italiana Holding, que agrupa a otras 16 cooperativas más. Las auditorías sociales en estas empresas capacitan al personal ejecutivo, administrativo y operario en su accionar para la inclusión, participación y transparencia. Organismos internacionales están buscando difundir y aplicar la Auditoría Social a empresas sociales o de la economía social.
 
2.2.2 Social
 
El otro ambiente en que se considera importante la auditoría social es en las organizaciones sociales gremiales y de desarrollo socio económico. Solamente que, como en muchas empresas privadas, en estas organizaciones hay bastante resistencia de realizar la Auditoría Social, particularmente por los líderes o dirigentes de las mismas. Debido a que la auditoría social interna conlleva exponer, por parte de la dirigencia a los afiliados, los procedimientos en la toma de decisiones, la distribución y ejecución de presupuestos y el mejoramiento de procesos de control, los dirigentes consideran esto una amenaza a su estabilidad política interna.
Pareciera más fácil realizar auditoría social en organizaciones para el desarrollo, o las denominadas ONGs/OPDs, y en las Fundaciones. Normalmente son organizaciones con estructuras sencillas, lo que puede pensarse en auditorías sociales sencillas. No obstante, la mayoría de ellas mantiene en cuartos obscuros sus manejos internos, excepto para las agencias madrinas que les financian sus proyectos, quienes las obligan a realizar auditorías, más que todo contables. La auditoría social para estas organizaciones debería hacerse y exigirse desde los mismos beneficiarios de los fondos en nombre de quién se solicitan a las agencias financieras. Debe ser esta población la más interesada en que estas fundaciones y ONGs funcionen bien o mejor.
 
2.2.3 Político
 
El tercer ambiente para la auditoría social es el ambiente político y público. Bajo este ambiente, el concepto se dirige al proceso evaluativo (eficiencia y calidad del (rendición de cuentas) y control (transparencia), ejercido
desde lo externo del Sector Público por la ciudadanía organizada, a la acción y al ejercicio administrativo de un ente privado o público, destinado a producir un servicio de interés social o colectivo, con recursos del Estado y de la comunidad internacional.
Entre otras, las funciones de la Auditoría Social en lo político administrativo son:
 
1. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración pública; por la transparencia y eficacia en todos sus actos.
 
2. Atender toda denuncia sobre violación al derecho público, al derecho de ser servido con prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
 
3. Atender toda denuncia sobre violación al derecho humano, a la seguridad económica, a la seguridad e integridad física y moral por parte de agentes del Estado.
4. Solicitar y obtener información sobre los proyectos, planes y acciones concernientes a la inversión pública, las fuentes de inversión y la ejecución de presupuestos destinados al bien público o colectivo.
 
5. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales, nacionales e internacionales el intercambio de información confiable y clara, para lograr evaluar los resultados de los proyectos y programas de interés público.
 
6. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional, estimulando a los gobernantes al cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de campaña y a mantener su legitimidad de autoridad y gobernante.
 
2.3 Importancia de las Auditorías Sociales
 
Para cualquier persona versada en el mundo político actual es comprensible que las Auditorías Sociales, o como se le denomine en los diferentes ambientes, regiones o países, constituyen un medio a la democratización y su fortalecimiento. Abren paso a la participación ciudadana y con mayor énfasis en la ciudadanía pobre y desprotegida.
Entre las potencialidades que encontramos en las Auditorías Sociales, podemos mencionar las siguientes:
 
1. Son un medio de participación activa de la ciudadanía.
 
2. Levanta la auto estima de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la propuesta.
 
3. Llena los espacios no cubiertos por los entes contralores del Estado.
 
4. Son un complemento de investigación, evaluación y control para los entes contralores del Estado.
 
5. Con una visión integradora, contribuyen al mejoramiento económico, social y político de las comunidades.
 
6. Fortalecen las organizaciones de la sociedad civil.
 
7. Contribuyen al fortalecimiento de la democracia y la gobernabilidad.
 
2.4  LAS FUNCIONES DE LA AUDITORÍA SOCIAL
 
Fundamentalmente la auditoría social tiene la función de prevenir que sucedan hechos incorrectos en la utilización de los recursos destinados a la ejecución de los proyectos de bien común. Procura corregir las malas actuaciones e incidir a favor del establecimiento de reglas y políticas sanas y transparentes en beneficio de la sociedad. Además se propone:
a. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración pública, fundamentalmente con respecto a su actuación transparente en el manejo de los recursos, el cumplimiento de las funciones encomendadas y el logro de los objetivos institucionales y nacionales.
 
b. Atender toda denuncia sobre violación al derecho público, al derecho de ser servido con prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
c. Atender denuncias sobre violación al derecho humano, a la seguridad económica, a la seguridad e integridad física y moral por parte de agentes del Estado.
d. Solicitar y obtener información sobre los proyectos, planes y acciones concernientes a la inversión pública, las fuentes de inversión y la ejecución de presupuestos.
e. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales, nacionales e internacionales el intercambio de información confiable y clara, para lograr evaluar los resultados de los proyectos y programas de interés público.
f. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional, estimulando a los gobernantes al cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de campaña y a mantener su legitimidad de autoridad y gobernante.
g. Ser un medio de participación activa de la ciudadanía.
h. Levantar la autoestima de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la propuesta.
i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes contralores del Estado.
j. Ser un complemento de investigación, evaluación y control para los entes contralores del Estado.
k. Contribuir al mejoramiento económico, social y político de las comunidades.
l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad civil.
La auditoría social constituye una forma concreta de contribuir a la gobernabilidad local, definida como la capacidad de una sociedad determinada para producir el cambio y la sostenibilidad de los procesos. En ese sentido su función no se limita solamente hacia el ámbito del Estado y el municipio, sino hacia toda la población y sus organizaciones.

2.4  LAS FUNCIONES DE LA AUDITORÍA SOCIAL
 
Fundamentalmente la auditoría social tiene la función de prevenir que sucedan hechos incorrectos en la utilización de los recursos destinados a la ejecución de los proyectos de bien común. Procura corregir las malas actuaciones e incidir a favor del establecimiento de reglas y políticas sanas y transparentes en beneficio de la sociedad. Además se propone:
a. Velar por el adecuado funcionamiento de la administración pública, fundamentalmente con respecto a su actuación transparente en el manejo de los recursos, el cumplimiento de las funciones encomendadas y el logro de los objetivos institucionales y nacionales.
 
b. Atender toda denuncia sobre violación al derecho público, al derecho de ser servido con prontitud, eficiencia, sencillez y claridad.
c. Atender denuncias sobre violación al derecho humano, a la seguridad económica, a la seguridad e integridad física y moral por parte de agentes del Estado.
d. Solicitar y obtener información sobre los proyectos, planes y acciones concernientes a la inversión pública, las fuentes de inversión y la ejecución de presupuestos.
e. Coordinar con las instancias gubernamentales, privadas, locales, nacionales e internacionales el intercambio de información confiable y clara, para lograr evaluar los resultados de los proyectos y programas de interés público.
f. Contribuir al buen gobierno local, regional y nacional, estimulando a los gobernantes al cumplimiento transparente de sus funciones y sus promesas de campaña y a mantener su legitimidad de autoridad y gobernante.
g. Ser un medio de participación activa de la ciudadanía.
h. Levantar la autoestima de la ciudadanía al obtener los medios idóneos de hacerse escuchar, tanto en la queja, en la protesta, como en la propuesta.
i. Llenar los espacios no cubiertos por los entes contralores del Estado.
j. Ser un complemento de investigación, evaluación y control para los entes contralores del Estado.
k. Contribuir al mejoramiento económico, social y político de las comunidades.
l. Fortalecer las organizaciones de la sociedad civil.
La auditoría social constituye una forma concreta de contribuir a la gobernabilidad local, definida como la capacidad de una sociedad determinada para producir el cambio y la sostenibilidad de los procesos. En ese sentido su función no se limita solamente hacia el ámbito del Estado y el municipio, sino hacia toda la población y sus organizaciones.

2.5 El Mercado de los Recursos Humanos como un Aspecto Social

La Administración de Recursos Humanos tiene (y necesita) un sistema multivariado por el hecho de tratar directamente con personas y organizaciones para lograr la eficacia y la eficiencia dentro de una empresa. Esto lo logra actuando dentro y fuera de la empresa mediante diferentes técnicas, como selección, reclutamiento, análisis de puestos, auditoría del Mercado de recursos humanos, etc.
La contingencia en la ARH es necesaria ya que ésta puede ser centralizada o descentralizada dentro de la organización, teniendo la primera como ventaja que las decisiones sean uniformes y como desventaja que no se tomen las decisiones apropiadas por la distancia que existe entre las áreas de la empresa y la segunda tiene como ventaja la rapidez en la toma de decisiones pero como desventaja la diversificación de punto de vista en éstas. Las políticas obligan a la ARH a ser sistemática, ya que deber verificar su cumplimiento mediante la alimentación de los recursos humanos, mediante su análisis, su evaluación, su mantenimiento, desarrollo y control. Las políticas servirán para guiar la forma de aplicación de los recursos humanos en la organización, por lo tanto, habrá políticas generales y dirigidas a puestos específicos.

2.6 La auditoría social como instrumento de gestión

La auditoría Social se ha convertido en una herramienta de ayuda al managment, puesto que esta ha pasado de la verificación y el control de la conformidad a poner en evidencia los riesgos de la gestión de recursos humanos y del personal en la empresa. Se ha encontrado en esta herramienta un control para que no existan disfuncionamientos con relación a los objetivos y estrategias de la empresa, y por tanto controlar que estos riesgos no alcancen a las competencias o motivación personal.
Por tanto esta auditoría social
1.- Refuerza la dirección en circunstancias de cambio, involucrando a las personas con los valores de la empresa y haciéndolos participes de los proyectos y estrategias decididos.
2.- Valora la adecuación estratégica del equipo directivo. Esto supone que la dirección estará dispuesta a tomar en seguida cualquier decisión difícil que redunde en el beneficio futuro de la empresa. La evaluación establecerá el equilibrio entre capacidades y necesidades, sobre una base previamente definida de criterios de éxito.
3.- Obtiene un rendimiento máximo del despliegue de los recursos humanos. Al cuestionar las ideas preconcebidas sobre la descripción de cada tarea y destacar la relativa importancia de los conocimientos que se requerirán en el futuro, pone el acento en la experiencia presente más que en los logros pasados.
4.- Destaca otros valores organizativos;
· Líneas de contacto informales
· Aspiraciones de promoción personal
· Red de comunicaciones
· Espíritu de la empresa.
Estos valores cualitativos son importantes y necesarios en la conducción del cambio que otros más concretos y cuantificables.
Según Sainz, J., la auditoría social es algo más que un informe de los aspectos sociales. En concreto, busca:
1.- Que sea un instrumento de medición-evaluación, que nos permita objetivizar y cuantificar la realidad de la organización.
2.- Que sea una herramienta para la gestión social, que nos posibilite crear políticas de influencia en los actores de la organización para crear nuevos contextos organizativos.
3.- Que sea un elemento de diagnóstico, que nos faculte detectar corrosiones en la articulación socio-técnica (sistema social y sistema organizativo).
4.- Que sea un elemento operacional de actuación, que nos permita establecer los planes y objetivos del sistema social.
5.- Que sea un elemento integrador que origine feedback, que nos ayude en el acercamiento del sistema social y subsistema técnico.
La auditoría social se convierte en un instrumento de gestión a través de la inclusión de la dimensión estratégica, organizacional y cultural.

2.7   Tipos de dimensiones de la auditoria social

2.1.7   La dimensión estratégica de la auditoría social

La Auditoría social debe servir para controlar y evaluar las acciones de la empresa, es decir, dotando las acciones que surgen de aplicar la estrategia de Recursos Humanos con coherencia y eficacia.
El proceso estratégico:
· Hay que controlarlo
· Hay que hacer un seguimiento y
· Hay que evaluar las acciones.
Las Empresas buscan tener ventajas competitivas y estas deben apoyarse en estrategias apropiadas que necesitan el establecimiento de diferentes actividades u operaciones, donde la ayuda del personal es fundamental. Así los Recursos humanos aparecen como un recurso estratégico, fuente de ventajas competitivas en el establecimiento de; políticas de Recursos humanos tales como; prácticas de reclutamiento, promoción, clima laboral, remuneración, planes de carrera profesional...
Por tanto si el personal es un recurso estratégico importante dentro de la empresa, hay que tener en cuenta las posibles desviaciones o disfunciones (que son fuentes de riesgo) que pueden aparecer tales como; competencias insuficientes en ciertas categoría del personal, desmotivación, insatisfacción...
¿Por qué es necesaria la auditoría social en un proceso estratégico?
Posibilita que el responsable de recursos humanos verifique la eficacia de la estrategia.
Permite realizar un verdadero pilotaje estratégico, tomar rápidamente decisiones correctas cuando se observan desviaciones de los objetivos.
Genera una imagen externa de rigor y de coherencia, como por ejemplo el balance, el plan de marketing...

2.2.7    La dimensión organizacional de la auditoría social

Se incluye la dimensión organizacional puesto que muchas ocasiones los riesgos constatados a nivel estratégico se derivan de los sistemas de planificación, decisión, comunicación, repartición de roles y controles, en definitiva de la organización y de la estructura. La mayoría de los problemas de estructura son debidos a problemas humanos, de ahí la justificación de la inclusión en el campo de la auditoría social.

Cuatro ejemplos, en los cuales la auditoría social tiene en cuenta las dimensiones organizacionales, son en:
1.- La repartición de responsabilidades y roles. El análisis de esto nos suele demostrar la existencia de disfuncionamientos, tales como; tareas o roles no asumidos, dobles empleos, desviaciones entre roles y responsabilidades...
2.- El análisis de los sistemas de control. Se trata de analizar los sistemas de control aplicables o ver la eficacia de los sistemas. El objetivo es poner de manifiesto si el control es adecuado, si existen riesgos... En este sentido, la auditoría puede ser entendida como el control de los controles, por eso debe ser concebida como una herramienta del managment.
3.- El análisis del sistema de información del personal. Su objetivo es servir de ayuda para la toma de decisiones y de control. El auditor comprobará si este sistema permite suministrar informaciones necesarias y previamente definidas en la realización de los objetivos de la empresa. Entre los principales disfuncionamientos pueden destacarse entre otros:
· Ausencia de indicadores sociales adecuados
· Ausencia de cuadros de mando
· Pérdidas de tiempo debido al tratamiento manual
· Redundancia de informaciones
· Ausencia de controles...
4.- Análisis de la comunicación interna y del clima social de la empresa. La consideración de estos aspectos, por parte del auditor, tiene como fin conseguir reforzar la comunicación, motivación del personal, para alcanzar los objetivos fijados.

2.3.7 La dimensión cultural de la auditoría social

En una auditoría de este tipo la labor principal para el equipo auditor es conocer la cultura de la organización. Esta es una herramienta muy útil para la gestión.
La consideración de la dimensión cultural varía según los tipos de misiones, por ejemplo:
— En una auditoría del equipo directivo, que concierne no solamente a la organización interna de un equipo de dirección, sino también a sus valores, a su estilo de dirección y sus orientaciones. Para realizar esta se van a considerar a la vez dimensiones organizacionales (clarificación y fijación de objetivos, programación y resolución de problemas...) y dimensiones culturales destacando diversos puntos como la comunicación ascendente, la aceptación de ideas, el clima de grupo, el interés en el desarrollo de los subordinados...
— En una Auditoría y proyecto de empresa. La toma en consideración de la dimensión cultural se revela particularmente útil cuando la empresa decide la realización de un proyecto de empresa en cual se expresa la filosofía y, así pues, los valores que se espera alcanzar por la firma.
— En una Auditoría de formación. La política y procedimientos de formación pueden tener como objetivos no solamente la adquisición de conocimientos y aptitudes, sino también la clarificación de nuevos roles, la satisfacción de necesidades emocionales, es decir, la formación tiene igualmente un rol cultural, en el sentido que disminuye las tensiones debidas al cambio y puede favorecer la socialización, reducir la ansiedad y satisfacer ciertas necesidades.

2.4.7  La dimensión social de la auditoría social, propiamente dicha
Es aquella que evalúa la llamada acción social de la empresa. Es decir; la relación con los colectivos que influyen o son influidos por ella desde una perspectiva social. (Son los llamados grupos de interés o stakeholders)
Ejemplo: estudia la existencia de guarderías de empresa, fondos de pensiones, becas para los trabajadores...

2.8 La Auditoria Social: Un Derecho Ciudadano
La auditoria social se constituye en una práctica fundamental que a su vez hace parte de los requisitos para que la modernización de la política y de las relaciones entre los ciudadanos y sus comunidades con los gobernantes, sea una realidad. La auditoria social potencia las posibilidades de una sociedad más democrática y participativa.
El ejercicio de la auditoria social como un derecho y deber ciudadano busca la conformación de un liderazgo social que se preocupe por cumplir con las responsabilidades ciudadanas en la vida pública. Es una forma de articulación entre gobernantes y gobernados; estos últimos incorporándose activamente en la vida social y política.
La observancia de una gestión pública transparente y la demanda de la ciudadanía sobre el destino que debe dársele a los recursos públicos, es expresión de un país que se moderniza y que afianza su democracia.
Lo que se promueve con la búsqueda de la transparencia en última instancia, es que Guatemala funcione con mayores niveles de eficiencia y eficacia que permitan promover el bienestar de la gente en materia de calidad de vida; el abatimiento de la pobreza; el desempleo; la desintegración social y otros flagelos sociales.
Es por ello impostergable la auditoria social como una forma de control ciudadano que limite las practicas de corrupción, abuso de poder y el enriquecimiento ilícito de los funcionarios públicos.
Las organizaciones de la sociedad civil deben demandar permanentemente de los gobiernos, explicaciones acerca de su gestión publica y que se informe sobre el destino dado a los recursos públicos.
Con frecuencia, la falta de capacitación específica de los liderazgos sociales y las dificultades de acceso a la información, impiden que esta valiosa participación ciudadana pueda llevarse a término de manera sistemática, pero además, de manera eficaz en la sociedad.
Contemporáneamente se entiende que la gobernabilidad es un acto que reclama cada vez más del concurso de la sociedad civil, y, en materia de políticas sociales, las experiencias documentan que pequeños pero activos, informados y capacitados grupos de ciudadanos, se pueden constituir en un valladar contra eventuales actos de corrupción. A su vez, son fuente de propuestas serias para las diversas etapas del diseño, ejecución y monitoreo o evaluación de las políticas publicas.
Una de las inequidades más fuertes en sociedades como la guatemalteca, se encuentra en la enorme diferencia de posibilidad de acceso que tienen los sectores populares ante los centros de decisión gubernamental, tanto en el ámbito nacional como local.
Entre otras medidas fundamentales para disminuir aquella desigualdad, es dotar a los líderes sociales de los conocimientos, las técnicas y la información especializada (el funcionamiento del aparato estatal y la legislación vigente) para poder dialogar, cuestionar, proponer y fiscalizar con conocimiento y responsabilidad social, la actuación de sus autoridades.
…“El Balance Social es una herramienta de Auditoría Social en cuanto permite, mediante la aplicación de una metodología especifica, medir cuantitativa y cualitativamente la gestión social de cualquier organización (pública, privada, de manufactura o de servicios, grande mediana o pequeña) dentro del marco de su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicación permitirá un mejor desempeño, lo cual redundará sin lugar a dudas en una mayor rentabilidad del negocio”…
…”Nadie puede ser ajeno hoy a los retos que deben enfrentar las organizaciones, fenómenos como la globalización, los altos costos de operación que han caracterizado a nuestras organizaciones, entre otros, exigen replantear sus procedimientos, estilos gerenciales, productos, minimizar costos y muchas otras…”
…“Existen otros elementos diferentes al entorno económico, que afectan y en muchos casos determinan el funcionamiento de las organizaciones estos son la calidad y características del personal que en ellas laboran, y quienes constituyen la fuerza creadora e innovadora de una organización y el entorno social o sea la dinámica de la sociedad, que como en el caso colombiano presenta una serie de características que no podemos desconocer y que inciden directamente en el funcionamiento de las empresas, este fenómeno se explica más claramente desde la teoría de sistemas la cual nos recuerda que todo organismo vivo (las organizaciones) es afectado y afecta el ambiente donde se desenvuelve, con razón se ha dicho que no es posible una organización sana en una comunidad enferma. Todo lo anterior nos invita a pensar que la competitividad de una organización no es posible alcanzarla solo desde el manejo de variable económicas sino desde una visión integral tanto dentro de la organización, su gente, como fuera, la sociedad y la comunidad donde ésta funciona….”
La Auditoría Social surge como la estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestión de lo social entendiendo esta como la aplicación de políticas y prácticas relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de ésta.

2.1.8 El Balance Social como Herramienta de Auditoría Organizacional

Se habla de balance porque es posible confrontar unos resultados obtenidos con respecto a unos presupuestos previamente definidos, su resultado al finalizar el período podrá presentarse en términos de déficit o superávit en materia social. Finalmente con respecto a la definición se puede agregar que los resultados finales del período respectivo se constituirán en material de gran importancia para planear la gestión de la organización en materia de lo social para el período siguiente, por ejemplo: redefinir políticas, priorizar programas, modificar presupuestos, etc.
Para efectos de una mejor comprensión del tema se precisan algunos términos:
INFORME SOCIAL
Descripción pormenorizada de todas las actividades que en materia social desarrolla una organización en un período determinado (un año).
BALANCE SOCIAL
Estado de pérdidas o ganancias en materia social, comparación entre presupuestos y resultados después de un período determinado.
CONTABILIDAD SOCIAL
Proceso de cuantificación y medición de todas las cifras y datos referidos a lo social.
AUDITORÍA SOCIAL
Proceso de verificación y control de los resultados presentados en el Balance Social. Dar fe de contenido.

2.2.8  OBJETIVOS DEL BALANCE SOCIAL
La implementación del Balance Social permite cumplir, entre otros, los siguientes objetivos:

INFORMACIÓN
Permite brindar información a los diferentes sectores con los cuales tiene relación lo cual a su vez genera valoración, reconocimiento, sentido de pertenencia, compromiso pero especialmente es un medio que permite dar a conocer la función social que la organización cumple no solo con su personal sino con su entorno. Es frecuente encontrar organizaciones que desarrollan trabajos significativos en materia de protección del medio ambiente, desarrollo de comunidades aledañas, obras de infraestructura, generación de tecnología propia, innovación en sus productos, etc. pero que nadie conoce estas obras pues no se ha tenido la cultura de informar respecto a estas realizaciones, perdiendo así tanto la organización como la comunidad.

PLANEACIÓN
Uno de los beneficios y contribuciones mas significativas que aporta el Balance Social a la organización es la posibilidad de planear su gestión a partir de la información que aporta su metodología. Las cifras actualizadas, analizadas e interpretadas permitirán en una primera instancia elaborar un diagnóstico de la realidad social de la organización y a partir de este formular, para periodos posteriores planes y presupuestos sociales en aspectos como: rediseño de políticas, optimización de recursos, priorización de programas o actividades, todo lo anterior en concordancia con el plan estratégico de la compañía; lo cual redundará en una gestión social más eficiente y productiva.

CONCERTACIÓN
Hablamos de concertación como acuerdo o convenio entre partes las cuales pueden ser, en su momento, el sindicato, los proveedores, el gobierno, la comunidad, entre otros sectores que interactúan con la organización. Lo anterior quiere decir que las cifras que reporta el Balance Social pueden utilizarse como información valiosa para negociar entre la organización y algún sector que así lo requiera. Por ejemplo en muchas organizaciones esta información es de gran utilidad en un proceso de negociación laboral colectiva pues permite mostrar tendencias, inversiones, demanda de servicios, necesidades reales y prioritarias, cobertura en beneficios, etc. En otras oportunidades se podrá negociar acuerdos con proveedores, el gobierno, entre otros.
Uno de los beneficios y contribuciones más significativas que aporta el Balance Social a la organización es la posibilidad de planear su gestión a partir de la información que aporta su metodología. Las cifras actualizadas, analizadas e interpretadas permitirán en una primera instancia elaborar un diagnóstico de la realidad social de la organización y a partir de este formular, para períodos posteriores, planes y presupuestos sociales.

2.9  REQUERIMIENTOS BÁSICOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

1. Existencia de una filosofía social: Es decir la organización debe otorgar valor a lo social, lo cual se refleja en la definición de su visión, carta de principios o filosofía o cualquier otra manifestación formal o informal pero que en el fondo supone compromiso con una gestión social como parte de las responsabilidades reconocidas por la organización. Este fundamento es necesario ya que el Balance Social evalúa la gestión social con fines de mejoramiento y no tendría sentido evaluar una gestión si no se le otorga ninguna importancia.
2. Compromiso de la Alta Dirección: Es importante tener en cuenta que la realización del Balance Social supone, en ocasiones, cambios internos, ajuste de presupuestos, redefinición de funciones, etc. todo lo cual es posible realizar si por parte de la alta dirección existe el conocimiento y convencimiento de su importancia y de la necesidades de realizarlos.
3. Compromiso Corporativo: El Balance social se concibe como un proyecto corporativo, es decir involucra a toda la organización no solo en su realización sino en la definición y cumplimiento de metas o presupuestos lo cual se asume como un compromiso organizacional. Si bien en su ejecución la coordinación está a cargo de un área especifica, sus metas y resultados comprometen a toda la organización.

2.10 METODOLOGÍA PARA SU ELABORACIÓN

Se sugiere aplicar una metodología que incluya los siguientes pasos:
1. Definición del área responsable: Si bien la elaboración del Balance Social exige la participación de todas las áreas, como compromiso corporativo que es, también es cierto que como proyecto debe ser orientado por un área específica la cual debe coordinar todas las actividades, y los procedimientos requeridos para su ejecución.
Teniendo en cuenta que el Balance Social busca evaluar la gestión social de la organización es, desde este punto de vista es lógico que su ejecución esté bajo la responsabilidad del área que orienta y coordina la política social de la misma. En la práctica encontramos que este proyecto es coordinado por áreas como Gerencia de Recursos Humanos, Desarrollo Social, Comunicaciones, Gestión Humana, entre otras.

2. Definición del plan de trabajo: Esta etapa esta orientada a definir el período de tiempo que se tomará para el diagnóstico inicial, es decir es necesario definir si se hará sobre la información del año anterior, o sobre tiempo presente o bien pudiera proyectar el período siguiente. Una vez definido el periodo que se tomará para el estudio, será necesario elaborar un cronograma que permita orientar las diferentes actividades a seguir, como las siguientes: elaboración del modelo específico que incluya las variables e indicadores que interpreten las realizaciones de la organización, etapa de recolección de la información, etapa de análisis e interpretación de cifras elaboración y presentación del documento final.

3. Conformación del equipo: Teniendo en cuenta que el Balance Social pretende evaluar el cumplimiento de la responsabilidad de la organización tanto en sus aspectos internos como externos, y que estas actividades están relacionadas con distintas áreas de la organización, es necesario conformar un equipo en el cual estén representadas. Algunos miembros de este pueden ser: área de sistemas, área de contabilidad, administrativa, gestión humana, relaciones con la comunidad, relaciones públicas, entre otras que serían más específicas según el tipo de organización y su propio modelo de Balance Social. Es importante tener en cuenta que después de conformar el equipo que con la orientación del coordinador será el encargado de sacar adelante este proyecto.

4. Definición del modelo específico según la organización: Teniendo en cuenta que la responsabilidad social que cada organización debe cumplir es diferente pues esta muy asociada a su propia razón social, al sector al que pertenezca, al tamaño al área geográfica donde está ubicada, entre otros aspectos, será necesario definir unas variables e indicadores que interpreten específicamente la gestión realizada por cada organización. Valga la aclaración de lo improcedente e inadecuado que seria utilizar por ejemplo el modelo de variables e indicadores utilizados para evaluar la gestión de una Caja de Compensación y utilizarlo para evaluar la gestión de una universidad, un banco o una ONG, esto resultaría no sólo absurdo sino que se perdería el objetivo mismo del Balance Social como ya se dijo anteriormente. Lo anterior nos permite deducir entonces la necesidad de diseñar un modelo específico, es así como en la práctica se encuentran modelos de Balance Social como: ONG, Cajas de Compensación Familiar, Empresas Manufactureras, de Servicios, Sector Bancario, Sector Salud, Entidades de Servicio Público, Sector Cooperativo, entre otros.


2.1.10  ¿CÓMO SE ELABORA EL MODELO ESPECÍFICO?

Se ha dicho anteriormente que las organizaciones existen en la medida en que se genera una dinámica e interacción tanto al interior con su personal como al exterior con los distintos sectores con los cuales tiene relación y que hacen posible el logro de los objetivos organizacionales; es esta la razón por la cual se habla de unas variables que miden la gestión en el área interna y otras en el área externa y cuyo objetivo será evaluar y medir, para mejorar, la gestión integral de la organización.
Veamos cuales pueden ser algunas variables, por lo menos las mas generales, que una organización puede evaluar en el área interna.

2.11 VARIABLES E INDICADORES DEL ÁREA INTERNA
Al área interna corresponden las distintas realizaciones que en beneficio del personal de colaboradores realiza la organización; sin
embargo es necesario realizar un diagnóstico y caracterización de todo el personal con el fin de poder interpretar y relacionar adecuadamente la información. Las variables e indicadores del área interna se han agrupado o clasificado en tres grupos por afinidad así:

2.1.11 CARACTERÍSTICAS SOCIOLABORALES DEL PERSONAL

De este grupo hacen parte todas aquellas variables que permiten adquirir un mayor conocimiento del personal por ejemplo todos los aspectos demográficos: sexo, edad, estado civil, nivel educativo procedencia geográfica, tipo de contrato; rotación de personal identificando las diferentes causas; jornada laboral, tiempo extra, vacaciones; ausentismo y sus diversas manifestaciones como incapacidades por diferentes causas; ausencias con y sin permiso; régimen salarial incluyendo en éste las diferentes variaciones.
Con respecto a las prestaciones sociales; factor prestacional, tipo de prestaciones sociales.
Relaciones laborales: huelgas demandas, reclamos, conflictos, porcentaje de participación sindical. Es importante precisar que la información anterior no sólo es importante en si misma, sino que permitirá cruzar información con datos posteriores lo cual posibilitara un mejor diagnóstico y conocimiento de la organización. Por ejemplo la edad, el nivel educativo o tiempo de servicio no solo son importantes como hechos laborales sino que permitirán un mejor diagnóstico si se establece la relación por ejemplo con el ausentismo, el desempeño laboral.

2.2.11 SERVICIOS SOCIALES QUE LA ORGANIZACIÓN PRESTA AL PERSONAL.
El propósito es poder evaluar todos los servicios y beneficios que ofrece la empresa como un diagnóstico preliminar que permitirá realizar los ajustes requeridos para obtener una mayor eficiencia y eficacia de los mismos. Se evalúan por ejemplo servicios como salud en sus diferentes manifestaciones; medicina general, primeros auxilios, salud ocupacional en sus diferentes formas, por ejemplo en medicina ocupacional se pueden evaluar
Controles periódicos, Programas de Medicina Preventiva, Programas de educación en salud, enfermedades profesionales y sus causas; en Seguridad Industrial se pueden evaluar por ejemplo los implementos de protección, manuales y normas de seguridad y en Higiene Industrial factores de riesgo, estudios ergonómicos, entre otros aspectos propios de cada organización. Otros aspectos que se evalúan en este grupo son por ejemplo la vivienda; alimentación, transporte. Existen en las organizaciones otros beneficios que usualmente no se cuantifican pero representan un significativo beneficio para el personal y representan para la organización inversiones que se desconocen y que si agregan valor a su desempeño frente al personal como asesorías tributarias, en derecho de familia, etc.

2.3.11 INTEGRACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL.
Existen otros beneficios que ofrece la empresa u organización al personal y que están relacionados con su crecimiento y desarrollo y no solamente con la satisfacción de necesidades básicas como puede referirse el ítem anterior. Estas variable e indicadores corresponde a: comunicaciones, estrategias de participación, capacitación, entre otros. Un aspecto importante en este punto es que tradicionalmente la capacitación se evalúa en términos de # de programas e inversión solamente dejando de lado la evaluación de aspectos cualitativos tan importantes como crecimiento del personal, logro de objetivos, cambios a partir de la capacitación, maximización de recursos, etc.

2.12 VARIABLES E INDICADORES DEL ÁREA EXTERNA
Hemos dicho ya, que en esta área se pretende evaluar la gestión relacionada con los diferentes sectores que hacen posible la existencia y desarrollo de la misma organización.
La proyección externa tiene un nivel de impacto diferente; con unos sectores es más inmediata y con otros más indirecta, por ejemplo existe una relación más obligante con la familia del colaborador, los accionistas, consumidores, proveedores, canales de distribución, competencia, jubilados, acreedores, etc.
El nivel diferente de relacionamiento de la organización con los diferentes sectores ha dado lugar a clasificar las variables e indicadores del área externa de la siguiente forma:

2.13  Tipos de relaciones de la auditoria social

2.1.13 Relaciones primarias.
Son aquellas que establece la organización en forma directa con sectores o públicos que hacen posible su funcionamiento. Frente a cada uno de estos sectores se definen las variables a estudiar las cuales buscan evaluar el cumplimiento de la responsabilidad social de la organización con cada uno de ellos. Por ejemplo frente a la familia se pueden evaluar servicios prestados en materia de salud, educación, recreación, préstamos económicos, entre otros beneficios.
Frente a cada uno de ellos, y para efectos de su evaluación, se puede determinar por ejemplo número de servicios, cobertura, inversión, causas que motivaron el servicio, entre otros.
Los sectores que con más frecuencia se evalúan en el área externa son: jubilados, accionistas, canales de distribución, acreedores, proveedores, consumidor final, competencia.
Es importante dejar en claro que frente a cada uno de ellos es necesario identificar las variables e indicadores que permitirán evaluar la gestión que la organización desarrolla frente a cada uno de ellos con el propósito de establecer metas de mejoramiento progresivo.
Aspectos que en general se evalúan son expectativas que estos sectores tienen frente a la organización, servicios que ésta presta, cobertura, inversión, empleo generado, programas especiales, créditos, entre otros.

1.2.13 Relaciones con la comunidad.
Uno de los sectores con los que interactúa la organización, y que merece especial atención es la comunidad entendiendo ésta en tres dimensiones: local, sociedad y sector público.
La comunidad local es el entorno geográfico más inmediato, es quien en muchos casos recibe directamente los beneficios o perjuicios de la actividad industrial, es la que hace posible el desarrollo de la organización aportando mano de obra, y quien genera expectativas como generación de empleo, crecimiento, desarrollo del sector, etc. Algunas de las variable a estudiar son: empleo generado tanto directo como indirecto, obras de infraestructura (alumbrado público, escuelas, unidades deportivas, carreteras, puestos de salud), protección del medio ambiente, desarrollo de líderes, etc.
Con respecto a la sociedad: desarrollo de nuevos productos que pueden implicar generación de empleo, desarrollo de tecnología propia, sustitución de importaciones lo cual permite ahorro de divisas, programas especiales de desarrollo de la sociedad como campañas institucionales de beneficio común, etc.
Frente al sector público: pago de aportes para fiscales, impuestos, participación en proyectos de interés publico.

2.3.13 Relaciones con otras instituciones.
Dentro de este grupo se evalúan las relaciones con gremios, medios de comunicación, universidades y asociaciones.

CONTABILIDAD SOCIAL

Etapa de recolección de información, está orientada a cuantificar y medir dicha gestión a partir de la información que se recopila. Esta información debe ser objetiva, actualizada, veraz, suficiente y real, es decir debe ser el reflejo fiel de la situación organizacional al finalizar el período a evaluar, de tal manera que permita obtener conclusiones y recomendaciones ajustadas a la realidad.
Cuando esta etapa concluye, se tendrá lista toda la información que permitirá un análisis e interpretación objetivos de la realidad y la elaboración de un diagnóstico que constituirá un punto de partida para determinar las metas o puntos de mejoramiento para el período siguiente, lo cual pudiéramos llamar el presupuesto social de la organización. La primera experiencia de las organizaciones en este tema, terminaría en esta fase con el análisis, interpretación y presentación del Informe Social.

2.14 Elaboración del presupuesto social

El diagnóstico sobre la realidad organizacional permitirá identificar las prioridades, estas estarán en concordancia con la Visión, Misión y Propósitos de la organización.
* ¿Quién fija las metas? Una vez definidas las prioridades, el coordinador del proyecto solicita a los responsables de las áreas consideradas como prioritarias que fijen metas alcanzables, retantes, realistas, medibles y cuantificables. El conjunto de metas de toda la organización pasará a aprobación de la Dirección quien de acuerdo con el Plan Estratégico de la Compañía y al presupuesto las aprobará o modificará, posteriormente cuando se da la aprobación final son divulgadas como presupuesto social de la organización para el período siguiente.
* Balance Social: Al finalizar el período se recopila nuevamente la información para establecer una relación entre lo presupuestado y lo realizado y poder finalmente, mediante una metodología específica establecer el déficit o superávit social. Una vez elaborado el cuadro se realiza un análisis e interpretación no sólo de la información obtenida, sino de las cifras que presenta el Cuadro Balance tanto totales como parciales, lo cual permitirá obtener conclusiones y recomendaciones para la elaboración, nuevamente del presupuesto del período siguiente. El cuadro siguiente ilustrará más claramente esta metodología:
…”La difusión de las actividades de carácter social por las empresas privadas y la presencia de entidades orientadas a prestar servicios sin fines lucrativos, conlleva la necesidad de que los agentes económicos y sociales que deseen intervenir, fundamentalmente aportando fondos, valoren la eficiencia y eficacia social de las actividades. En este sentido, la auditoría social, que es un concepto muy amplio, viene a incorporar elementos objetivos, cuantitativos y cualitativos, que permiten establecer una opinión sobre la eficiencia y eficacia.
El grupo de trabajo multidisciplinar sobre esta área está desarrollando criterios para incorporar la auditoría social, especialmente a entidades que requieren la misma para una mayor valoración de la Sociedad…”

2.15 LOS OCHO PASOS PARA HACER AUDITORÍA SOCIAL1

La auditoría social no dispone de una metodología única para su ejecución y utilización de sus resultados. Ha sido la necesidad, la práctica y las condiciones particulares de cada contexto institucional que han ido marcando el descubrimiento de procedimientos para su realización.

En ese sentido, los aprendizajes compartidos por las organizaciones de sociedad civil en el Taller de Villa Gracia coinciden en la realización de una serie de pasos que conviene aplicar en forma metódica para lograr los objetivos de la auditoría social, los cuales se describen a continuación:

Paso No. 1: Definición del objeto, asunto o materia de la auditoría
Este primer paso responde a la pregunta fundamental, ¿Qué queremos observar, analizar o controlar? El objeto de la auditoría puede ser un diseño de proyecto, un plan de trabajo, un presupuesto, un proyecto social o público o una obra en marcha cuyo proceso es susceptible de corregir o introducirle mejoras. Una clara definición del objeto de la auditoría es fundamental para la ejecución exitosa de los subsiguientes pasos del proceso.
Para la definición del objeto se deben tomar en cuenta criterios como los siguientes:
a. Pertinencia: Que el asunto sea oportuno, congruente y procedente.
b. Importancia: Que sea un asunto compartido por todos, por su valor, trascendencia, peso, significación para la sociedad.
c. Oportunidad: Que su abordaje corresponda con la situación y los intereses de la población.
 
1 La base de contenido de este proceso metodológico ha sido tomada de la exposición sobre auditoría social realizada por Javier Acevedo, del Centro de Investigación y
Promoción de Derechos Humanos en Honduras (CIPRODEH)
d. Accesibilidad: Grado de facilidad o dificultad para la realización de la misión de auditoría.
e. Eficiencia y eficacia: Verificar si se hizo lo que se tenía que hacer, si hubo actuación competente y responsable, si se cumplieron las tareas, si se gastaron bien los recursos, si se lograron los objetivos propuestos, si se obtuvieron productos y resultados, si se solucionó el problema, si se produjo el efecto deseado.
 
El resultado con la realización de este primer paso, es la selección o definición del objeto, asunto o materia que será sometida a observación, análisis y control social por parte de la Comisión.
 
Paso No. 2: Planificación y organización del trabajo
Una vez definido el “objeto”, asunto o materia de la auditoría social, el grupo debe proceder a planificar y organizar el trabajo. Esto es, estructurar un plan operacional en el cual se integren las actividades para lograr los objetivos y metas con los recursos disponibles. El Plan Operacional debe contener los elementos siguientes:
a. Objetivos
b. Metas por cada objetivo (cada objetivo puede proponerse varias metas).
c. Las actividades a ejecutar para el logro de cada meta (cada meta requiere de la realización de una serie de actividades)
e. El tiempo requerido para la ejecución de las actividades, organizadas en un cronograma.(cada actividad necesita de un tiempo para su ejecución)
f. Los responsables de la ejecución de cada actividad.(cada actividad necesita tener un responsable o encargado de ejecutarla en un tiempo determinado)
g. La mención de los recursos necesarios y disponibles para la ejecución del plan. (para el logro de los objetivos del plan se necesitan recursos económicos, humanos, logísticos y de coordinación, los que deben ser muy bien definidos en el plan)
 
El resultado que se obtiene con la ejecución de este paso es un Plan Operacional para la ejecución de la Auditoría Social.
Ejemplo de formato de Plan2 con los elementos descritos

 
2 Una manera de presentar los elementos del plan para facilitar el trabajo de los responsables de la planificación, propuesto por la relatoría del Taller.
 
Paso no. 3: Recolección de información
La información y documentación sobre el objeto de la auditoría social, constituyen los insumos indispensables para el trabajo de la Comisión. En una auditoría social primero hay que buscar la información. Es la información la que permite darle sustento, seriedad y soporte a la auditoría. La auditoría no puede basarse en especulaciones, no puede inventarse la información, se debe buscar en fuentes serias y calificadas, donde existen pruebas creíbles y confiables. Para obtener información segura es necesario identificar adecuadamente las fuentes institucionales o personales donde se encuentra.
La recopilación de información se hace con base a los criterios siguientes:
a. Definir el tipo de información necesaria para precisar el problema y el objeto.
b. Identificar a los responsables de proporcionar la información escrita (documentos) y asegurar su entrega oportuna.
c. Acceder a informantes claves que puedan proporcionar información complementaria, útil para el seguimiento y control.
d. Observación directa de la obra o proyecto.
 
El resultado esperado de este paso es la disponibilidad oportuna de la información y documentación necesarias, válida y confiable para cumplir los objetivos y metas establecidas.
Ejemplo de formato de Plan de recolección de información3

 

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Melissa Rivera Hurtado

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