USO DEL TIEMPO ¡FACTOR DE ÉXITO!

Autor: Germán García Galindo r

GESTIÓN POR COMPETENCIAS

09-2005

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 ¡Factor de éxito!

Resumen
Es cada vez mayor
la preocupación
de las personas
y de las organizaciones
por racionalizar el uso
de los recursos financieros,
Germán García Galindo* materiales, equipos,
Docente de la Facultad de Estudios a Distancia instalaciones, etc. En esta
ocasión, recomendamos
considerar también, a la
hora de formular
Se ha preguntado alguna vez ¿cuánto culminó en tragedia, haber llegado tar- presupuestos, el despliegue
vale su tiempo?, una respuesta acep- de a la boda, estar en el sitio y a la de estrategias para
administrar el uso
table de un ejecutivo podría ser: bue- hora precisa del atentado o recibir
el recurso más valioso:
no, yo devengo al mes $5 millones, tra- atención oportuna para salvar su el tiempo.
bajando 20 días, a razón de ocho ho- vida...
ras diarias, lo que equivale a $250 mil
Palabras clave
al día, $31.250 cada hora, $520,83 Podría seguir mencionando situacio-
· Competencias laborales
cada minuto y $8,68 cada segundo. nes positivas o negativas y en todas, · Intangible
seguramente tiene que ver el buen o · Justo a tiempo
· Racionalización
Otra respuesta válida sería: depende mal manejo del tiempo. A manera de
· Agilizar
del momento, porque... si se trata de ejemplo: quién no ha vivido el deses-
hacer negocios, en un minuto puedo pero en los acostumbrados trancones
ganar mucho dinero, pero también pue- que se presentan en las grandes ciu-
do perderlo; suponga usted el caso de dades donde es común observar la ex-
un inversionista en bolsa de valores presión de angustia desesperanzadora
que, en cuestión de segundos, puede de los ocupantes de los vehículos atas-
pasar tan rápido del éxito al fracaso fi- cados en las vías, sin poder hacer
nanciero. nada para avanzar, reconviniéndose a
sí mismos por no haber salido de sus
Pero, también puede referirse a no ha- casas con suficiente anticipación para
ber alcanzado a tomar el vuelo que evitar el taponamiento.
* Administrador Público, Especialista en Finanzas Públicas, Magister en Administración, Profesor de tiempo
completo Facultad de Estudios a Distancia de la EAN. ggarcia@ean.edu.co
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En el hogar, es curioso observar cómo

la gente vive a las carreras, despa-
chando a los hijos para el colegio, to-
mando alimentos a la ligera, terminan-
do de vestirse en la puerta de la vivien-
da, maquillaje de las damas en los ve-
hículos, la cama sin tender, las pren-
das del día anterior fuera de lugar, la
ventana abierta, los grifos del agua
goteando, la estufa prendida, se olvi-
dan las llaves, en fin, caos total...
Lo anterior me permite afirmar que no
se ha tomado conciencia de que el
tiempo es el recurso más valioso que
existe y que no se puede comparar con
En la vida laboral se observan con ningún otro intangible, de ahí que su
mayor frecuencia situaciones que uso, manejo y administración sean los
involucran altas dosis de estrés pro- factores clave de éxito más importan-
vocadas por las demoras en las entre- tes en la vida de las personas y de las
gas de actividades, reclamos de pro- organizaciones.
veedores, clientes, llamadas de aten-
ción de los supervisores o directivos, A medida que se avanza en el desa-
por no cumplir los plazos acordados, rrollo de la ciencia y de la tecnología y
ocasionando enormes pérdidas en re- se modifica el rol de los miembros de
cursos a las organizaciones y deterio- la familia, especialmente por factores
ro de su imagen corporativa. económicos, la mujer ingresa al mun-
do laboral, el marido comparte con ella
En las instituciones educativas, es crí- el cuidado de los hijos y las labores
tico el manejo de los cronogramas por hogareñas, se requiere fijar la atención
parte de docentes, en la preparación en el valor del tiempo; el nuevo orden
de materiales, entrega de informes y mundial y la velocidad del cambio ha-
temas para evaluaciones, retroalimen- cen aún más necesario cuantificar el
tación a los trabajos de sus alumnos y precio de este recurso y estudiar la
reportes de notas; los funcionarios ad- mejor manera de utilizarlo para evitar
ministrativos, que retrasan el registro su desperdicio.
de información, el proceso de adquisi-
ción, producción y despacho de mate- En el mismo sentido, la humanidad ha
riales, la consecución de medios para desarrollado métodos y herramientas
la actividad académica; los estudian- para aprovechar al máximo el recur-
tes, angustiados por no haber realiza- so; a manera de ejemplo, las tecnolo-
do el estudio de los materiales, el ven- gías de la información y de la comuni-
cimiento de los plazos para entrega de cación son ayudas que minimizan las
actividades de aprendizaje. demoras en las operaciones que de
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otra manera durarían mucho tiempo, en los servicios de restaurante, ofici- A medida que se

reduciendo a horas, minutos, segundos nas bancarias, agencias gubernamen- avanza en el
y hasta fracciones de segundo. tales, centros de salud, estaciones y desarrollo de la
ciencia y de la
talleres de servicio automotriz, institu-
tecnología, el nuevo
En todos los campos de las activida- ciones educativas, supermercados,
orden mundial y la
des humanas, se viven buscando per- agencias de transporte, servicios ho-
velocidad el cambio
fecciones en los procesos, actividades teleros, centros de recreación, servi-
hacen aún más
y tareas, si observamos por ejemplo, cios de reparación de inmuebles, cons-
necesario cuantificar
en el mundo deportivo, una clásica tructores, ventas de vehículos, segu- el precio de este
muestra de la combinación de talentos, ros, etc., donde casi siempre la prime- recurso y estudiar la
competencias y tecnología, es el des- ra impresión marca para siempre la mejor manera de
pliegue de medios que se da en las opinión del cliente frente a la empre- utilizarlo para evitar
pruebas de las carreras válidas de la sa, porque la gente vive cada vez más su desperdicio.
Fórmula Uno, donde la reducción de ocupada, en función del mejor apro-
las demoras es determinante a la hora vechamiento del tiempo para cumplir
de medir los resultados. con todas sus actividades y no está
dispuesta a perder ni un segundo en
En la vida empresarial a través de la actividades que no le generan valor
comercialización de bienes y servicios, agregado.
la optimización de los tiempos de aten-
ción al cliente se ha convertido en un Es tal la preocupación que la humani-
poderoso factor diferenciador de la ca- dad tiene por hacer un mejor uso del
lidad y preferencia del mercado, que tiempo, de manera que le alcance para
tipifican la competitividad de la firma; cumplir sus compromisos, que la ne-
un servicio rápido, combinado con cesidad de regular su utilización se ha
atención esmerada, atrae y fideliza aprovechado como oportunidad de ne-
notablemente la clientela, sobre todo gocio, para crear programas de edu-

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cación formal de carácter universitario Ahora, también viene proliferando un

y hoy se ofrecen licenciaturas, estu- nuevo código matizado por el uso de
dios de profesionalización, especiali- extranjerismos sin traducción a la len-
zaciones y maestrías, en temas rela- gua nativa, se trata de palabras que
cionados con la administración del encierran conceptos para uso indiscri-
tiempo, en modalidades presencial y a minado y que quieren decir varias co-
distancia, esta última como la mejor sas a la vez, es decir, puede tener di-
manera de autorregulación. versas interpretaciones, aspecto que
facilita la comunicación y la hace más
Con el advenimiento de la denomina- fluída, esto, unido a la cada vez menor
da era digital y las, hasta hace poco, utilización del papel, y el mayor uso de
nuevas tecnologías de la información archivos mágnéticos.
y de la comunicación, en constante
desarrollo y en función del mejor uso Las organizaciones que buscan la
del tiempo, se hace exigible que las competitividad se esmeran cada día
comunicaciones, además de su obje- por buscar herramientas y modelos de
tividad, deben ser ante todo precisas, gestión que optimicen el uso de los
concisas y oportunas, de manera que recursos, aparecen así, modernas fi-
ya no son funcionales los informes vo- losofías como son:
luminosos con abundantes explicacio- · La gestión de la calidad total, funda-
nes, en la mayoría de los casos mentada en criterios tales como cero
desactualizadas e imprecisas, sino que defectos y una mejora continua ha-
hoy es más práctico presentar resú- cia la perfección, que se convierten
menes ejecutivos, reportes y boletines en una forma de vida.
en una página máximo (upm), a través · La metodología de producción Justo
del diseño e identificación de sistemas a tiempo cuyo propósito es un pro-
de índices e indicadores de gestión y cesamiento continuo y sin interrup-
cuadros de mando que integran y sim- ciones de la producción que implica
plifican los antiguos mamotretos, minimizar el tiempo total necesario
agilizando los procesos de toma de desde el inicio de la fabricación has-
decisiones. ta la facturación del producto y pro-

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ducirlo cuando se necesita y sola- · Las competencias laborales, que La Reingeniería

mente en las cantidades demanda- son la capacidad productiva de un de la empresa,
das por los clientes. individuo que se mide en términos definida como la
revisión fundamental
· El Benchmarking que se fundamen- de desempeño en un determinado
de los procesos
ta en la búsqueda de las mejores contexto laboral y refleja los cono-
para alcanzar mejoras
prácticas de las empresas que con- cimientos, habilidades, destrezas y
espectaculares
ducen a un rendimiento superior, actitudes necesarias para la reali-
en medidas críticas
oportunidad para que una organiza- zación de un trabajo efectivo y de
del rendimiento, tales
ción aprenda de las experiencias de calidad.2 como costos, calidad,
otras, de manera que se ahorran es- · El Downsizing, reestructuración ad- servicio y rapidez.
fuerzos y recursos. ministrativa y operativa de una or-
· La Reingeniería de la empresa, defi- ganización para reducción en las
nida como la revisión fundamental de plantillas de personal.
los procesos para alcanzar mejoras · El Rightsizing, que consiste en de-
espectaculares en medidas críticas terminar el tamaño correcto de la
del rendimiento, tales como costos, empresa, para el logro de sus obje-
calidad, servicio y rapidez. tivos.
· El Outsourcing, la contratación a lar- · Las alianzas estratégicas o joint-
go plazo de algunos procesos de una ventures, como una forma de apro-
empresa a un proveedor externo para vechar al máximo las fortalezas pro-
conseguir mejoras importantes en la pias y las de los socios en un es-
efectividad del servicio y un ahorro quema de riesgos compartidos.
sustancial en costos, como una for- · El Coaching, proceso que permite
ma de enfocar sus recursos en áreas prepararse para enseñar, entrenar,
claves del negocio.1 formar, educar, aprendiendo a ins-
· El Mejoramiento continuo, implica truir a otros, ayudar a conseguir ob-
buscar siempre formas nuevas para jetivos, orientar en el desarrollo de
mejorar la calidad y el desempeño de potencialidades, escuchando, refor-
las operaciones. zando y acompañando para desarro-
· El Empowerment, permite analizar llar habilidades y destrezas.3
las estructuras de autoridad y divi-
sión del trabajo, con el fin de incre- Todos estos nuevos enfoques buscan
mentar las facultades de los cola- mejorar el tiempo de respuesta a las
boradores, unidades y equipos de necesidades de los clientes y de paso,
trabajo para agilizar los procesos generar economías en el desarrollo de
productivos y la toma de decisio- los procesos productivos para compe-
nes, y disminuir los costos de nó- tir a través de la estrategia de precios
mina de una empresa. bajos y mejor calidad.
1 MALLO, Carlos, MERLO, José, Control de Gestión y control presupuestario, Mc Graw Hill, Madrid,
1995. Pp 33-75.
2 HERNANDEZ Y RODRIGUEZ, Sergio, Administración pensamiento, proceso, estrategia y vanguar-
dia, Mc Graw Hill, México, 2002. P. 415
3 PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer, Gestión de Organización Estratégica, Ecoe, Bogotá, 2003. Pp 83-
103.
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En virtud de los cambios en las orga- plazo, eso proyecta una imagen posi-

nizaciones, aparece también un nue- tiva y obliga a los demás a ser tam-
vo tipo de trabajador, centrado en el bién puntuales.
concepto denominado ética laboral só-
lida, que cree en la calidad de lo que Finalmente, es aconsejable reflexio-
hace y debe hacer, que está perma- nar permanentemente sobre los re-
nentemente motivado y reduce al mí- sultados que se espera obtener, en
nimo las actividades no generadoras función del tiempo dedicado a con-
de valor y que lo puedan conducir a seguirlos, la utilidad de las activida-
perder tiempo, da curso a su trabajo y des realizadas, la necesidad de ha-
busca siempre el máximo desempeño cer pausas, llevar registros ordena-
con esfuerzo mínimo. dos para medir el avance de las me-
tas y objetivos, asegurarse de que no
Surge entonces, la necesidad de apli- se hayan descuidado aspectos vita-
car la administración para mejorar el les para cumplir los planes y sobre
uso del tiempo, equilibrar el dedicado todo, tener presente que el tiempo es
a las responsabilidades familiares, un recurso que no se renueva, una
académicas, laborales, sociales y al vez transcurrido no vuelve atrás, vi-
crecimiento personal. El día tiene para vir, disfrutar intensamente cada mo-
todos 24 horas, es un reto aprender a mento porque no tendrá repetición.
distribuir adecuadamente el día y la
noche para atender íntegras las activi- Bibliografía
dades, a través de una adecuada pro- HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ, Sergio.
gramación y disciplina, de manera que Administración pensamiento, proceso,
se alcancen los mejores resultados estrategia y vanguardia. México: Mc
para elevar la calidad de nuestra pro- Graw Hill, 2002.
pia vida. MALLO, Carlos, MERLO. José, Con-
trol de Gestión y control presupuesta-
Es también una simple cuestión de rio. Madrid: Mc Graw Hill, 1995.
naturaleza cultural, en la escala de
PRIETO HERRERA, Jorge Eliécer.
valores, el respeto del tiempo propio y
Gestión de organización estratégica,
el de los demás, al cumplir una cita o
Bogotá: Ecoe, 2003.
aceptar una invitación, llegar a la hora
acordada, cuando se comprometa a Dirección en Internet: http://
realizar un trabajo, a reportar un infor- www.lafacu.com/apuntes/empresas/
me, acostumbrase a hacerlo dentro del admi_tiem/default.htm.
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Germán García Galindo

Administrador Público, Especialista en Finanzas Públicas, Magister en Administración, Profesor de tiempo completo Facultad de Estudios a Distancia de la EAN. 

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