Implantación de plan de prevención / sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales

Autor: Dr. Ing. Jenaro Romero Pastor

Otros conceptos y herramientas de Recursos humanos

08-2005

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SINOPSIS

El presente proyecto para optar al título universitario de BACHELOR en la especialidad de Industrial Safety & Health y cuyo título es implantación de un Pan de Prevención / Sistema de Gestión de la Prevención de riesgos laborales tiene su contenido principal en los puntos indicados en el índice y son El punto 4 implantación de P. P. R. L / SGPRL donde se desarrolla la implantación de un sistema de gestión para la prevención de riesgos laborales en una empresa de la construcción y sus partes principales son:

La documentación de el plan de prevención/s.g.p.r.l, los procedimientos, las instrucciones, los registros Etc, el manual, política, estructura, y el desarrollo de 11 procedimientos y 1 Instrucción de Trabajo y las fichas correspondientes.

La finalidad que se persigue con el presente proyecto en primer lugar cumplir con los requisitos que plantea la universidad, el fin conseguir el título universitario de Bachelor, en segundo lugar dar un proyecto que ayude a prevenir accidentes de trabajo sobre todo en el sector de la construcción que es el mas sangrante de todos los sectores empresariales de España.

INTRODUCCIÓN

La eficaz implantación de una acción preventiva en la empresa, en cada puesto de trabajo, es una exigencia establecida en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, transposición al derecho español de la Directiva Marco 89/391 CEE. Así se evitan las pérdidas que se están produciendo año tras año, y que suponen un inaceptable coste humano, económico y material.

Implantar un Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales nos beneficia a todos y sobre todo a la empresa que lo implante. Entre las numerosas ventajas que proporciona destacan:

-Reducción potencial en el número de accidentes e incidentes en el lugar de trabajo.
-Reducción potencial de tiempos improductivos y costes asociados.
-Demostración frente a todas las partes interesadas del compromiso con la seguridad y salud laboral. Entre las partes interesadas se encuentran, trabajadores, delegados, de personal y prevención, autoridades laborales, etc.
-Mayores posibilidades de conseguir nuevos clientes y nuevos negocios. Reducción potencial de los costos asociados a gastos médicos.
-Permite obtener una posición privilegiada frente a la autoridad competente al demostrar el cumplimiento de la legislación y regulación vigente y de los compromisos adquiridos.
-Asegura credibilidad centrada en el control de la seguridad y salud ocupacional. Se obtiene mayor poder de negociación con compañías aseguradoras gracias al respaldo confiable de la gestión del riesgo en la empresa.
-Mejor manejo de los riesgos en seguridad y salud ocupacional ahora y en un futuro.

El Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales puede llegar a ser un motor de funcionamiento casi autónomo que le permita a cualquier empresa llegar a criterios de excelencia en la eliminación de riesgos y accidentes, obtención de beneficios por la reducción costes, mejora del clima laboral, satisfacción laboral, etc., y todo ello con la mínima inversión.

El primer paso para la implantación del Sistema, es el análisis de la situación, este es el punto de partida y es muy decisivo. El objetivo es obtener una perspectiva de quién es la empresa, qué necesita y cómo lo necesita. Con esta información, planificaremos la construcción de un sistema aprovechando los procesos eficaces, que la empresa está llevando a cabo y elaboraremos aquellos que no se están realizando de manera que se adapten perfectamente a la estructura de la misma.

Este proceso precisa de un compromiso formal de todos, pero en especial de la Dirección de la empresa, determinante para orientar y motivar al resto de la organización a cumplir los requisitos de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y demás acuerdos del sistema. Este compromiso se formaliza documentalmente en lo que se denomina Política de Prevención.

La acción se desarrolla una vez que se ha realizado la evaluación de riesgos laborales, los resultados determinarán las medidas que se han de tomar, plazos y responsables de ejecución, etc. A partir de los resultados de la evaluación se realiza la planificación de la prevención, establecer objetivos y metas, modos de alcanzarlos y así determinar las acciones a realizar y procedimientos para alcanzarlos. Así como revisiones, inspecciones, tratamiento de las no conformidades, auditorías internas y externas,etc.

4-IMPLANTACIÓN DE S.G.P.R.L.

Un Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL), es la parte del sistema general de gestión de una organización, que define la política de prevención y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha política. El SGPRL es un instrumento que sirve para que la organización alcance el nivel de actuación preventiva que se propone, disponiendo de un mecanismo para lograr la mejora continua.

Para implantar un SGPRL las empresas tienen criterios y herramientas suficientes para implantarlo y son la legislación en PRL con sus Reales Decretos, la reforma del marco normativo de la PRL 2003, así como directrices generales y guías para la implantación. Aunque es obligatorio decir que no indica como hacerlo y sus contenidos dispersos y desordenados se dan a la confusión, la reforma del marco normativo en PRL establece la obligación legal de implantar un plan de prevención, que no es otra cosa que un sistema de gestión empresarial de prevención de riesgos laborales y sí indica los contenidos del plan.

Este plan de prevención/Sistema de gestión de prevención en su art. 16.1 afirma que " La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales, este plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan".

Este "plan" de que habla el art. 16 de la Ley de Prevención es el "sistema de gestión de la prevención". En el apartado 2 del citado articulo se hace referencia a los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan (la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva). En cuanto a los elementos del plan/sistema de gestión, aunque se les nombra en el último párrafo del apartado 1 del art. 16, pero hay que esperar a un posterior desarrollo reglamentario para conocerlos más en profundidad.

Por tanto y en consonancia con lo anteriormente expuesto voy a ir desgranando los elementos para la Implantación del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en una empresa. Para ello he elaborado una empresa constructora ficticia dado la incidencia de accidentes en el sector de la construcción.

A la empresa la llamaremos, XYZ. S.L que tomare como referencia en aquellos apartados del Plan que así lo requieran y que a la vez sirva de modelo ilustrativo del resultado obtenido. Este Plan de prevención, como todo Sistema de Gestión tiene un soporte documental, el cual, dependiendo del tamaño, actividad o complejidad de la empresa, puede ser más o menos extenso y prolijo. He querido reflejar un Plan tipo, aplicable a la práctica totalidad de las empresas, independientemente de su tamaño, al que no le sobre nada, y, si acaso, haya que añadirle algún procedimiento específico en función de la actividad de la empresa. Se trata de un Plan que cumple con los requisitos legales reglamentarios y que, además, tiene todos aquellos elementos que he considerado estrictamente necesarios para lograr su objetivo final: la mejora continua de las condiciones de trabajo.

La documentación de el Plan de Prevención está compuesta de un Manual (El Manual del Plan de Prevención), los Procedimientos de prevención, las instrucciones de Trabajo y los Registros.

EL MANUAL.

Presentación.

Lo primero que debo decir del Manual es que su obligatoriedad no está recogida en la normativa legal de aplicación. Sin embargo, tal y como dice la norma OHSAS de prevención, y las ISO de calidad y medio ambiente, el Manual es el documento básico del sistema de gestión de la prevención. En este manual se recogen:

a) la política preventiva de la empresa y los objetivos que se persiguen en esta materia
b) la estructura organizativa
c) las responsabilidades y funciones de todos los sujetos implicados, así como las interrelaciones entre éstos
d) la relación de procedimientos de trabajo, sus elementos y modo de elaboración
e) la relación de instrucciones de trabajo, sus elementos y modo de elaboración
f) la colección de formatos que servirán de soporte a los registros resultantes de la aplicación de los distintos procedimientos

POLÍTICA

La política de prevención de riesgos laborales es el conjunto de principios o directrices que van a regir el modo de actuar la empresa en materia de prevención de riesgos laborales. De esos principios deberán salir después los objetivos generales y específicos que marcarán el camino a seguir para conseguir que nuestra empresa sea, en materia de prevención, aquello que declaramos en la política.

La política, además de aparecer en el manual, será plasmada en un documento escrito y divulgada a toda la organización (ANEXO I).

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La Ley de Prevención, en sus artículos 30 y 31 recoge las distintas opciones que tiene el empresario a la hora de determinar la organización preventiva en su organización. Así, el art. 30.1 dice que, " en cumplimiento del deber de prevención de riesgos profesionales, el empresario designará uno o varios trabajadores para ocuparse de dicha actividad, constituirá un servicio de prevención o concertará dicho servicio con una entidad especializada ajena a la empresa". En los siguientes apartados de este artículo, así como en el siguiente, se dan unas nociones básicas del funcionamiento de las tres opciones de organización preventiva que la Ley establece. Por otra parte, en el Capítulo III del Reglamento de los Servicios de Prevención, se desarrollan estos dos artículos detalladamente.

En el ANEXO II, en el que describo la empresa XYZ. S.L que voy a utilizar para diseñar e implantar el Plan de Prevención, la misma ha optado por la modalidad preventiva de trabajadores designados simultaneada con el concierto de actividades preventivas con un servicio de prevención ajeno. Así, la empresa cuenta con dos trabajadores designados, que se encargan de las disciplinas preventivas de seguridad en el trabajo, ergonomía y psicosociología aplicada e higiene industrial (excepto mediciones higiénicas).

Tiene concertadas con un Servicio de Prevención Ajeno la Vigilancia de la Salud y las Mediciones higiénicas.

Uno de los trabajadores designados, con la Titulación de Técnico Superior con las tres especialidades, se dedica exclusivamente a las actividades preventivas. El segundo, Técnico Superior en Seguridad, es uno de los Aparejadores de la Oficina Técnica, dedicándose a las actividades preventivas la mitad de su jornada laboral.

En el Anexo II se recoge el organigrama funcional de la empresa, y en el Anexo III, el de Estructura Organizativa de la empresa XYZ.S.L, así como los Registros correspondientes.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

Este apartado está estrechamente unido al anterior, ya que la estructura organizativa preventiva que vimos en el mismo va a determinar, en gran medida, las responsabilidades y funciones de cada miembro de la empresa. No se debe olvidar que parto de un concepto de prevención caracterizado por la "integración de ésta en el sistema general de gestión de la empresa.

En el ANEXO IV se detallan las responsabilidades y funciones en el Plan de Prevención de la empresa.

PROCEDIMIENTOS

Los Procedimientos del Sistema, son documentos que describen de forma detallada cómo se realizan determinadas funciones descritas en el Manual, asignando al efecto los responsables de su ejecución.

Cada empresa puede crear y establecer cuantos procedimientos preventivos considere necesarios, pero pienso que un exceso de procedimientos perjudica el funcionamiento del sistema, burocratizándolo demasiado. Por eso, he querido proponer en la implantación del sistema de 12 procedimientos (el duodecimo, además, específico para empresas constructoras), pues pienso que, en general, pueden ser suficientes para casi cualquier organización. De hecho mi propuesta es un modelo básico que puede servir de guía para crear, con algunas adaptaciones, los procedimientos de la gran mayoría de empresas. Soy consciente, no obstante, de que grandes empresas, con procesos productivos complejos o con actividades de alto riesgo, puedan requerir algún procedimiento añadido, pero en ningún caso creo que debieran ser muchos más.

Se debe pensar que el destinatario del procedimiento puede ser cualquier trabajador. Es un error creer que va dirigido exclusivamente a los Técnicos de Prevención. Por tanto, tiene que ser un documento simple , con una redacción clara.

En la portada, además del nombre y/o logotipo de la empresa, figurará el nombre del documento, su codificación, número de edición o revisión y fecha, así como la firma de las personas que lo han elaborado y aprobado. Igualmente debe mencionarse si se trata de una copia controlada o informativa. No se puede olvidar que el sistema de gestión de la prevención, debe y puede ser integrado con los sistemas de calidad y/o medio ambiente si así lo requiere la organización de la empresa.

Todo procedimiento incluirá los siguientes apartados:

OBJETIVO: Nos dirá qué es lo que se pretende conseguir con el procedimiento.
ALCANCE: Indica qué actividades, procesos, y áreas de la organización se van a ver afectadas por el mismo.
RESPONSABILIDADES: Se recogen en este apartado los cargos o puestos que se van a ver implicados en el cumplimiento del procedimiento.
DESARROLLO: Es el cuerpo básico del procedimiento, en el que se describe de forma detallada y clara cada uno de los pasos que lo conforman.
REFERENCIAS: Aquí incluiremos una relación de todos los documentos internos y externos con los que se relacione el procedimiento, como Manual, otros procedimientos, normas (OHSAS, ISO, etc), leyes, decretos, etc.

Cada procedimiento tendrá sus propios formatos, que figuran al final de cada uno como anexos. Los formatos, se diseñarán de manera que simplifiquen y reduzcan al máximo el número de anotaciones que haya que llevar a cabo por los usuarios. Estos formatos, cuando se cumplimenten se convertirán en los registros del sistema. En cuanto a la gestión de estos registros me remito al procedimiento correspondiente, en el que se recogen todos los detalles sobre el particular.

El Sistema de Gestión de la Prevención que propongo en este proyecto tiene los siguientes procedimientos:

PER.00 Procedimiento de Evaluación de Riesgos
PAP.00 Procedimiento de Planificación de la Actividad Preventiva
PAINC.00 Procedimiento de actuación ante accidentes, incidentes y no conformidades
PPQEP.00 Procedimiento de control de Productos Químicos, Equipos y Procesos
PISOT.00 Procedimiento de inspecciones de seguridad y observaciones del trabajo
PFICP.00 Procedimiento de formación, información, consulta y participación
PMERGI.00 Procedimiento de Medidas de emergencia y actuación ante situaciones de riesgo grave e inminente
PGDR.00 Procedimiento de gestión de la documentación y registros
PCAE.00 Procedimiento de coordinación de actividades empresariales
PSERS.00 Procedimiento de seguimiento, evaluación y revisión del sistema
PAI.00 Procedim

PAPOC.00 Procedimiento de actividades preventivas en obras de construcción

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Las instrucciones de trabajo son documentos de menor rango que los procedimientos que describen y detallan cómo se realizan determinadas actividades que entrañen especiales riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. En las empresas constructoras constituyen un elemento importante del sistema preventivo, ya que una gran parte de las actividades desarrolladas entrañan riesgos considerables.

La estructura de la instrucción es mucho más sencilla que la del procedimiento y se compone de:

OBJETIVO: o a qué actividad va a afectar
DESARROLLO: explicación detallada de cómo realizar la actividad, con qué medios de protección y cómo registrar los resultados, cuando proceda.

Como los procedimientos, algunas instrucciones tendrán como anexos sus formatos correspondientes, los cuales se convertirán en registros cuando se complementen

REGISTROS

Los registros son los formatos del sistema una vez cumplimentados. Estos registros van a permitirnos comprobar el efectivo cumplimiento de los requerimientos del sistema, así como su adecuación y eficacia. Igualmente, los registros nos van a permitir, tras su análisis, tomar decisiones para la mejora del sistema. Por eso, es muy importante la gestión de estos registros y su archivo.

ANEXO I

1. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

La Dirección de XYZ, S.L, consciente de que la prevención de riesgos laborales es un derecho irrenuncia- ble de los trabajadores, imprescindible para promover la mejora continua de su seguridad y salud; así como de su deber legal y del beneficio que supone para la empresa garantizar una prevención eficaz y eficiente a todos los empleados, ha decidido, de común acuerdo con todos sus trabajadores, enunciar formalmente una serie de principios y compromisos fundamentales, que constituyan la política de la empresa y sirvan como pilar básico donde asentar el Plan de Prevención de Riesgos Laborales que se pretende implantar. Estos principios y compromisos, que siguen los aspectos clave de política empresarial que señala la propia legislación, son:

• La prevención constituirá un proceso de mejora continua o " acción permanente para mejorar los niveles existentes" (art. 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales- L.P.R.L.).
• La actividad preventiva se integrará en el conjunto de actividades y decisiones de la empresa, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que éste se preste, como en todos los niveles de la línea jerárquica; lo que supone que todos ellos asumirán la obligación de incluir la prevención de riesgos laborales en cualquier actividad que realicen u ordenen y en todas las decisiones que adopten (art. 1.1. del Reglamento de los Servicios de Prevención- R.S.P.).
• La empresa definirá funciones y responsabilidades en materia de prevención en todos los niveles jerárquicos de la empresa, que estarán incluidas dentro de un Plan de Prevención de Riesgos que contemple, además, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar una acción preventiva integrada en la organización (Art. 2.1. del R.S.P.).
• Se garantizará la información, formación y participación de todos los trabajadores en la actividad preventiva, como pieza clave del éxito de la implantación de la política preventiva (arts. 18 y 19 L.P.R.L.).

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Dr. Ing. Jenaro Romero Pastor

Lic. En Seguridad en el Trabajo y Salud Auditor de Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales, Medio Ambiente y Calidad. JENAROMEarrobaterra.es

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