Constitución, organización y administración de empresas

Autor: Sabino Ayala Villegas

Otros conceptos administración

07-2005

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1. CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS

La situación actual hace que muchas personas busquen nuevas fuentes de ingreso, dentro de estas posibilidades esta la creación de la empresa que con un poco de entusiasmo, esfuerzo y deseos de triunfar en la vida, se puede formar una unidad productiva. Dentro de este ámbito empresarial existen muchas formas de tener una empresa bien en forma individual y/o asociada.
 
Por lo que viendo esta necesidad de información que requiere los actuales y potenciales empresariales de las Micro y Pequeñas empresas, se ha creído conveniente hacer un resumen de los fundamentos y requisitos mas importantes para crear una micro y pequeña empresa; teniendo en cuenta la normatividad legal vigente sea esta cualquier organización y modalidad empresarial que crea conveniente, pudiendo ser empresa unipersonal, Empresa individual de Responsabilidad Limitada, o una Empresa Asociada.
 
De igual manera contiene orientaciones de cómo gerenciarlas, utilizando modernas técnicas de Organización y administración de empresas, todo ello permitirá potenciar sus ventajas competitivas y salir airosas en ese gran reto que es hacer empresas lógicamente evaluando y encarando los factores externos como son las oportunidades y dificultades y, a nivel interno identificando sus fortalezas y debilidades.
 
Con la esperanza de contribuir tanto al empresariado como a la persona que esta deseosa de conocer el ámbito de este sector productivo, que contribuye tanto al desarrollo regional y nacional; me permito a poner esta valiosa contribución.

1.1 INICIAR UNA EMPRESA

Iniciar y constituir una pequeña empresa no esta reservada solo a un grupo privilegiado de personas. Usted puede hacerlo, solamente es decisión, confianza en si mismo y una renovada fe, en el sentido que toda persona es quien determina su destino de éxito o fracaso en esta vida. Usted creemos que lo lograra ya que busca la independencia, tiene visión panorámica de los objetivos y como llegar a ellos, y sobre tiene deseos de triunfar ¡o no! Solamente le decimos que debe estar preparado para trabajar intensamente 12 o 16 horas al día y para afrontar algunos riesgos considerándolos como un reto.
 
Generalmente ser empresario es conseguir mayores comodidades, realización personal, alejarse del trabajo dependiente, obtener un nivel social diferente, entre otros beneficios. ¡Usted tiene la palabra!
 
Usted también puede reunirse con unos amigos y pensar en un negocio; su primera preocupación es estimar las ventajas económicas del mismo, comprobar los medios con que cuenta y prever cuales han de ser sus respectivas aportaciones. Si el acuerdo se consigue, proceden a establecer un convenio documentado que determine los derechos y deberes que existirán entre ellos y ante la sociedad. En este momento nace la empresa. Este concepto institucional abarca tanto a la empresa individual como a la colectiva, es decir, a la gran como pequeña empresa.
 
Dentro del ámbito empresarial existen muchas formas de constituir y manejar una empresa, bien en forma individual y/o asociada. Para ello existe un conjunto de leyes que daremos a conocer mas adelante.
 
Debemos reconocer, que iniciar un negocio en el momento actual, representa una alta competencia y decisión, esto se manifiesta por la amenaza de nuevos competidores en el mismo giro del negocio, cambio en la practica de los clientes, o proveedores, nuevos sustitutos, etc. Y sobre todo en el mundo altamente competitivo y globalizado en que vivimos, Pero esto se contrarresta con la fortaleza y dinamismo humano de salir adelante en su progreso familiar, Lógicamente debe acompañar a esta iniciativa una capacitación técnica para evitar los fracasos y competir en una economía abierta al comercio internacional.
 
Hacer Empresa:
 
¡ES CREAR!
   NUEVOS PUESTOS DE TRABAJO
   NUEVOS PRODUCTOS
   NUEVOS MERCADOS
   NUEVAS TECNOLOGIAS
   NUEVAS IDEAS Y CONCEPTOS
   ORGULLO EN LOS LOGROS PROPIOS
   FE RENOVADA EN UN MEJOR FUTURO

1.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA

Esta referido al lugar donde debe localizarse o funcionar su empresa, generalmente existen factores que hay que tener en cuenta como por ejemplo, la demanda, la rentabilidad, mano de obra especializada, servicios básicos de energía y agua, etc. Todos estos factores se analizaran en el estudio de mercado.

Pero finalmente el potencial empresarial, con un buen criterio técnico, decidirá donde ubicarse su negocio.

1.2.1 NEGOCIO EN CASA

Varias son las personas que optan por ubicar su empresa en su domicilio, ahorrando ciertos gastos administrativos, pero lógicamente dependerá del tamaño o giro de sus actividades, sin embargo es bueno recomendarle que debe ubicar negocios que no ponga en peligro su vivienda, como por ejemplo, elaborar costuras, zapatos, carpintería, tipeos y demás servicios informáticos, etc. siempre que sea a pequeña escala.
 
Finalmente se le sugiere evaluar las ventajas y desventajas de establecerse en su vivienda.

1.2.2 CENTROS COMERCIALES

Son lugares en donde existen todas las facilidades para emprender un negocio, ya que a estos locales concurren masivamente los clientes y usted tiene contacto con otros empresarios que aprenderá mucho de ellos e incluso puede llegar a realizar algunas operaciones comerciales y financieras.

Generalmente estos locales son fáciles de acceder y cómodos en sus alquileres y cuentas con la respectiva seguridad contra robos, pero no contra incendios que será responsabilidad del empresario, contratando seguros para su mercadería.

1.2.3 COMPRAR O ALQUILAR UN LOCAL

Comprar su propio local requiere disponer de suficiente dinero, para este tipo de inversión no corriente, pero lógicamente le traerá muchas ventajas, como por ejemplo usarse como garantía para obtener un préstamo de alguna entidad financiera.
 
Si bien es cierto esta adquisición se puede hacer financiando, pero claro, es bueno recomendarle que tena cuidado con el compromiso bancario, puede ser peligroso,
Cuando usted este recién iniciándose.
 
Alquilar un local es la forma mas utilizada por la empresa, ya que su costo se va pagando conforme se realizan la venta, y le quede mayor capital de trabajo.

1.3. CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN

Hay dos formas de constituir y organizar una micro o pequeña empresa.

· Individual
· Asociada

Es decir dos formas que usted puede tener su empresa, solo y/o con la unión de una, dos o mas persona.

Si usted ¡solo! Quiere tener su empresa deberá escoger entre la empresa uni personal y la empresa individual de responsabilidad limitada; veamos sus características principales

1.3.1 LA EMPRESA UNIPERSONAL

1.3.1.1 CONCEPTO

La Empresa Unipersonal es una unidad económica organizada por una persona física a titulo particular, cuya función principal es la obtención de recursos económicos (Fin Lucrativo) a cambio de la producción de bienes y servicios.
 
Es el negocio individual propiamente dicho, en el cual el dueño desarrolla toda la actividad empresarial, aportando su capital, trabajo, esfuerzo gerencial, comprometiendo su patrimonio personal en forma limitada.
 
Su forma legal de constituciones la mas simple, pudiendo usar su nombre o utilizar un nombre comercial; La principal desventaja es que usted es el único responsable de sus deudas.

1.3.1.2. REQUISITOS DE CONSTITUCIÓN

• Registro único de contribuyentes: Que será proporcionado por la SUNAT, debiendo asimismo obtener la autorización para mandar a imprimir sus propios comprobantes de pago.
• Licencia de funcionamiento: Es una tasa que debe pagar todo contribuyente para operar un establecimiento industrial, comercial o de servicios y que será otorgado por la municipalidad respectiva.
• Ministerio de Trabajo: Entidad pública que otorga la autorización del uso de planilla de remuneraciones y aprueba el horario de trabajo.

1.3.1.3. RESPONSABILIDAD

Legalmente un propietario individual tiene una “responsabilidad ilimitada” por todas las deudas contraídas por la empresa. Si no se satisfacen esas deudas; se pueden embargar todas sus propiedades excepto las señaladas por el código civil.
 
1.3.2. LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
 
1.3.2.1. CONCEPTO

Es una persona jurídica, de derecho privado, constituido por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de actividades económicas como la producción y/o comercialización de bienes y servicios de pequeña empresa. Como podemos deducir su responsabilidad es limitada al capital social de la organización.
 
La empresa en este caso, se constituirá por escritura pública, otorgada en forma personal y deberá ser escrita en los Registros Públicos.
 
1.3.2.2. REQUISITOS DE CONSTITUCION Y FUNCIONAMIENTO

A diferencia de la empresa unipersonal, esta primeramente tiene que inscribirse en:

• OFICINA REGISTRAL. El registro será libro de Empresas Individuales, a través de la presentación de la escritura de constitución, otorgado por un notario Publico.
• SUNAT . En esta dependencia, tramitara y obtendrá su registro único de contribuyente. Y autorización para imprimir sus comprobantes de pago.
• MUNICIPALIDAD. Los gobiernos locales están facultados para otorgarles la licencia Municipal de Funcionamiento.
• MINISTERIO DE TRABAJO: Entidad pública que otorga la autorización del uso de planilla de remuneraciones y aprueba el horario de trabajo

1.3.3. EMPRESA EN SOCIEDAD

Usted también puede constituir empresas de dos o más propietarios, que una vez inscrita en los Registros Públicos, genera una persona jurídica de derecho privado.
 
Una de las características principales de este tipo de Empresas, es que el patrimonio social de la empresa responde por las obligaciones de la sociedad; sin perjuicio de la responsabilidad de los socios en el caso de la sociedad colectiva y comanditaria.
 
1.3.3.1. DEFINICIÓN

La sociedad se constituye necesariamente por escritura pública ante notario; y para su validez legal requiere obligatoriamente ser inscrita en los Registros Públicos de su sede de la sociedad; es decir, en el lugar donde va a realizar sus negocios. La sociedad nace como un consenso de voluntades de las personas que la van a integrar, pero una vez constituida se institucionaliza, con vida propia y diferenciada de los socio que expresan la voluntad de crearla.
 
1.3.3.2. CLASIFICACIÓN DE LAS SOCIEDADES

A. SOCIEDAD ANÓNIMA

Es una sociedad de capitales, con responsabilidad limitada, en la que el capital social se encuentra representado por títulos negociables y que poseen un mecanismo jurídico propio y dinámico, orientado a separa la propiedad de la sociedad.
 
En otras palabras en la sociedad anónima, el capital esta representado por acciones y se entrega por aportes de los socios, quienes no responden personalmente de las deudas sociales.
 
Para que se constituya la sociedad es necesario que tenga su capital suscrito y totalmente pagado; por lo menos , en una cuarta parte.
 
Los órganos de la sociedad son: La Junta General de Accionistas, el Directorio y la Gerencia; la representación de la empresa puede ser ejercida por los miembros del directorio o gerente.
 
Actualmente de acuerdo a la Ley General de Sociedades, las Sociedades anónimas, pueden ser Sociedad anónima abierta y cerrada

B. SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

En la sociedad de responsabilidad limitada, el capital esta dividido en participaciones iguales, acumulables e indivisibles, que no podrán ser incorporadas en títulos – valores, ni denominarse acciones; los socios no responden personalmente por las obligaciones sociales.
 
Los órganos de la sociedad son la Junta General de Socios y la Gerencia, la representación de la empresa es ejercida por el gerente.

C. SOCIEDAD COLECTIVA

La sociedad colectiva es de tipo personalista. En ella, los socios con nombre colectivo y bajo principio de responsabilidad personal o ilimitada, se dedican a la explotación de la Industria, Comercio o Servicio.
 
En este tipo de empresa, los socios responden en forma solidaria e ilimitada por las obligaciones sociales.

D. SOCIEDAD COMANDITARIA

La sociedad comanditaria, es análoga a la sociedad colectiva, presenta socios con responsabilidad limitada y otros con responsabilidad ilimitada.
 
La sociedad en comandita simple, presenta socios colectivos que responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, en tanto que los socios comanditarios responden por dichas obligaciones solo hasta el monto de sus aportes.
 
El acto constitutivo debe indicar quienes son socios colectivos y comanditarios, las participaciones sociales no pueden estar representadas por acciones y por cualquier otro título negociable.
 
La sociedad en comandita por acciones, presenta similar característica que la en comandita simple, pero en este caso, el capital social está dividido en acciones.

1.4. CONTENIDO DEL CONTRATO DE SOCIEDAD

El contrato de sociedad recoge la expresión de voluntad de los socios fundadores; es el punto de inicio para la constitución de la sociedad, el cual debe contener, al margen del los requisitos generales exigidos a los contratos, los elementos que señala el Art. 5 de la ley general de sociedades:

La minuta de constitución debe contener:

a. Identificación de cada socio:

• Si es persona natural: su nombre, nacionalidad, estado civil y ocupación.
• Si es persona jurídica: la denominación o razón social y los nombres de quién o quienes la representan.
• En ambos casos: el domicilio de cada uno de ellos.

b. El tipo especifico de sociedad.
c. La actividad económica a la que se va a dedicar.
d. La duración y fecha en que inicia sus operaciones. En el caso de sociedades colectivas y comanditarias, se señala plazo de duración.
e. El importe del capital social.
f. El aporte de cada socio en dinero, como en otros bienes o en servicios o industrias determinado el valor de las aportaciones no dinerarias y su criterio para su valuación.
g. El domicilio social y, en su caso, el de las sucursales.
h. El régimen de administración y las facultades de los administradores.
i. El nombramiento de los primeros administradores o directores.

2. LA ORGANIZACIÓN
 
2.1. LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

2.1.1 CONCEPTO.

• Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos) para alcanzar la producción.
 
• En una forma mas práctica implica la implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de cada una de sus partes; Este agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura orgánica, constituye la función de organización.
 
• La Organización es el proceso que se sigue para establecer los usos adecuados de todos los recursos del sistema administrativo.

Es el proceso por medio del cual se logra dotar:

- La estructura orgánica y el Organigrama.
- La categorización de los puestos de trabajo.
- El recurso humano necesario
- Los medios y equipos necesarios
- La elaboración de los instrumentos organizativos
- El área geográfica o los locales en donde debe funcionar la empresa.
- La implementación de los aparatos y herramientas de seguridad.
 
Una organización debe estar estructurada de tal forma que las personas puedan llevar a cabo sus labores eficientemente. La organización debe estar proyectada de tal manera que cada uno sepa quién va a hacer qué y eliminar obstáculos en la ejecución de las actividades, causados por la confusión e incertidumbre y para permitir un flujo de comunicaciones en el sentido vertical y horizontal.

2.1.2 ELEMENTOS:

• El objetivo

Toda empresa u organización busca siempre un objetivo, sea este social, económico o financiero; el objetivo a lograr debe ser claro, preciso y conciso.
 
• La base legal

Esta constituido por el conjunto de normas legales, que hacen posible que la empresa formalmente funcione. Ejemplo:

- Ley de la micro y pequeña empresa. Ley 28015
- Ley de la empresa individual de responsabilidad limitada. Ley 21621
- Ley general de sociedades. Ley 26887

• Los recursos

Son los fundamentales que necesita la empresa para el logro de sus objetivos, la cantidad deben estar en relación con las posibilidades y necesidades de la organización, pero cuidando que no exista ni en exceso ni en defecto. Los principales recursos que necesita la empresa, son:

- Recurso humano
- Recurso económico
- Recurso financiero
- Recurso material
- Recurso tecnológico
- Recursos de información
- Etc.

• La estructura orgánica

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal. Por ejemplo la estructura del estado peruano.

Esta constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que se han establecido en la organización, constituye el “cuerpo Óseo” de la empresa y deben establecerse de acuerdo a las necesidades, tamaño, giro, u otra característica especial de la organización,; para su establecimiento hay principios esenciales que se deben tener en consideración :

a. Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los objetivos.
b. Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la excesiva centralización de mando.
c. Niveles jerárquicos
d. Nivel de coordinación
e. Comunicación entre los diferentes puestos o cargos dentro de cada unidad administrativa, para facilitar el trabajo en equipo y hacerlo mas rentable.
f. Control del recurso humano.
g. Etc.

Generalmente para la elaboración de las estructuras empresariales, se tiene en cuenta las unidades administrativas y los órganos, siendo estos los siguientes:

- Órganos de Alta Dirección
- Órganos de Dirección
- Órganos de línea
- Órganos de Asesoría
- Órganos de consultaría
- Órganos de control
- Órganos de apoyo
- Órganos Descentralizados

ESTRUCTURA ORGANICA NOMINAL

• Los procesos

Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las operaciones y/o actividades de la empresa; para la producción de bienes debe seguirse un proceso, para la venta de igual manera, para la compras, etc.
 
• La infraestructura física

Esta referido a las áreas y/o ambientes físicos donde la empresa deba de funcionar

2.3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACION.
 
Los principios de una organización, deben reflejar las características propias de cada empresa y estar en concordancia con los objetivos, políticas y estrategias de la misma.
 
Sin embargo algunos principios son de aplicación general y sirven de punto de partida para el análisis de una organización específica, Estos son:
 
a.- Principio de la División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
 
b.- Principio del Objetivo.- Toda organización y sus componentes deben orientarse a alcanzar determinados objetivos y metas preestablecidas.
 
c.- Principio de Coordinación.- En toda organización debe haber unidad de criterio, y por ende, unidad de esfuerzo.

d.- Principio de Autoridad-Responsabilidad- En toda organización debe existir una clara línea de autoridad, que se extienda hacia cada uno de los escalones subordinados, y cada trabajador debe ser responsable del cumplimiento de las funciones asignadas.
 
e.- Principio de Racionalidad.- La organización debe mejorar, pero teniendo en cuenta el empleo racional de los recursos disponibles.
 
f.- Principio de la Participación.- La organización debe garantizar en su estructura interna, las formas y mecanismos pertinentes para desarrollar la participación de sus trabajadores.
 
g.- Principio de Flexibilidad.- Para que alcance sus objetivos y metas, frente a situaciones cambiantes.
 
2.4. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
• Eliminar duplicidad de trabajo.
• Establecer canales de comunicación.
• Representar la estructura oficial de la empresa

2.5. PROCESO DE ORGANIZACIÓN

2.5.1 PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR

• Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
 
• Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.  
• Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.
• Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.

División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.

Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.

Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en departamentos de compras, departamento de producción, etc. La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de otras.

Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que específica quien controla a quien en una organización.

Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia.
 
2.5.2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:

• Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores;
• Establecer claramente los deberes de cada empleado;
• Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad;
• Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo
 
2.5.3. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN

• Fijación del objetivo general
• Determinación de las actividades o áreas
• Establecimiento de las unidades administrativas
• Elaboración de la estructura orgánica
• Estructuración del organigrama
• Fijación de las funciones y responsabilidades
• Elaboración del cuadro de cargos
• Asignación de personal

2.6. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa
Al mismo tiempo, la función organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

De una u otra manera la mayoría de las personas han sido miembros de una "organización" equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. En resumen podemos sintetizar la importancia de la organización en:

• Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
• Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
• Evita lentitud e ineficiencia.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2.7 INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

-Estatuto
-Reglamento de Organización y funciones
-Manual de organización y funciones
-El organigrama
-Manual de procedimientos
-Clasificador de cargos
-Reglamento interno de trabajo
-Cuadro de asignación de personal
-Otros reglamentos
-Reglamento Único de Adquisiciones
-Reglamento de Licitaciones
-Reglamentos de Contratos
-Reglamento de Préstamo
-Reglamento de Seguridad
-Otros Manuales
-Manual de Comunicaciones Escritas
-Manual de Catalogo de bienes
-Manual de Políticas.

2.7.1. ESTATUTO

Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da origen a su constitución y funcionamiento legal de la empresa: Contiene las normas básicas, en cuanto a su constitución, organización asociativa y empresarial así como el sistema de gestión.

El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante una escritura pública, extendida por un Notario.

CONTENIDO

Capítulo l. Antecedentes y Constitución
Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad. Duración y Domicilio
Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los aportes y/o acciones
Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa
Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades
Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa
Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.

2.7.2. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Es un documento técnico organizativo, que tiene como finalidad dar formalidad legal a la estructura, tanto de la parte asociativa como empresarial y, de esta manera facilitar el entendimiento del rol de la empresa y la responsabilidad de quienes la conducen y de quienes ejecutan tareas. Este reglamento se deriva de los estatutos y está en función del tipo de actividades de la empresa y de la forma en que ésta desarrolla su actividad.

2.7.3. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos, dentro de la institución.
c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).
e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.

ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
TITULO I
GENERALIDADES

1.FINALIDAD DEL MANUAL
Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual.
2.BASE LEGAL
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.
3.ALCANCE
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.
4.APROBACIÓN
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.

TITULO II
DEL DISEÑO ORGÁNICO
FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional.

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO

Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo:

• De Alta Dirección
• De Dirección
• De consulta
• De Línea
• De Apoyo
• De Asesoría,
• De Control, y
• e descentralización

RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS

Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación.

ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN

Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y clasificada.

TITULO III
DEL MANUAL
FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO

Describir las funciones generales del órgano

FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS

Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:

-Denominación del cargo
-Naturaleza del cargo ( función resumen)
-Funciones específicas del cargo
-Línea de dependencia de los cargo
-Grado de responsabilidad
-Canales de coordinación
-Requisitos mínimos de los cargos
** Conocimiento y/o Instrucción
** Experiencia laboral
** Cualidades

FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Gerente General

Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a contratos, costos, aspectos financieros y el funcionamiento general de la empresa en proyección al futuro.
Particularmente se encarga de:

• Representar legalmente a la organización.
• El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos tomados.
• Regularización de las existencias de bienes consignados en los inventarios.
• Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de la empresa.
• Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo requiera.
• Reunirse mensualmente con los directivos.

Jefe del Área de Contabilidad

Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la producción y la mano de obra directa.

El jefe de contabilidad se encarga de:

• Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen funcionamiento del sistema de contabilidad.
• Preparar los datos necesarios para la planificación y control de la empresa.
• Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos, retenciones y ajustes; de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

Jefe del Área de Producción

Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área de control de calidad.

Específicamente, el jefe de producción tiene como tarea:

• Controlar la programación de las actividades productivas.
• Reducir el costo de la producción al mínimo posible.
• Efectuar y fomentar relaciones óptimas.

Jefe del Área de Ventas

Se encarga de establecer la política de comercialización del producto final (al contado o al crédito), las zonas donde entrará el producto, en qué porcentajes de la producción final.

Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene como objetivos:

• La rápida recuperación de crédito (si existiera), y mantenimiento de la liquidez necesaria para el proceso productivo.
• Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación del producto y cobro inmediato.

Jefe del Área de Compras

Se encarga de comprar lo necesario según la demanda del producto y requerimientos de producción

Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene como labores fundamentales:

• Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y seguridad en el transporte.
• Identificación de proveedores específicos, de tal manera que sean convertidos en clientes seguros y obtener beneficios futuros, como descuentos, abastecimiento oportuno, etc.
• Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no mayor de 30 días ni menor de 15, según las necesidades de la empresa

2.7.4. EL ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura formal que ha adoptado la organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que están dispuestas y relacionadas sus partes: en las que se muestran:

a. Las principales unidades orgánicas.
b. La división de las funciones.
c. Los niveles jerárquicos,
d. Las líneas de autoridad y responsabilidad.
e. Los canales formales de comunicación.

IMPORTANCIA Y USOS

Los organigramas tienen una gran importancia pues dan a conocer el sitio o lugar que le corresponde a cada persona dentro de la organización; por esta razón toda empresa por grande o pequeña que sea requiere de organigramas, a fin de que los Directivos y los trabajadores en general sepan la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura.

Los organigramas son usados también como elementos de comunicación y análisis. En la comunicación se utilizan para:

• Representar las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
• Informar la posición relativa que ocupan los miembros de la organización.
• Proveer un cuadro global de la estructura empresarial
• Facilitar a tos nuevos empleados el contacto con la estructura misma.
• Facilitar la comprensión de futuras posiciones para ascensos y promociones,
• Informar a terceros de cómo se encuentra estructurada la empresa.
• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
• Los cargos existentes en la compañía.
• Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
• Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Sabino Ayala Villegas

Licenciado en Administración, licenciado en Educación, y pronto a recibir mi grado de magister en Ciencias Económicas, con mención en Gestión Empresarial. sayalaviarrobahotmail.com

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