Contabilidad del manejo de efectivo en bancos

Dentro de los Activos Circulantes como las primeras partidas se encuentran el efectivo en caja y banco como las partidas mas liquidas estas comprenden la existencia en poder de la entidad de la moneda de curso legal, moneda extranjera, cheques, giros bancarios y postales a la vista, depósitos en entidades bancarias y colocaciones efectuadas en instituciones financieras.

Representa la existencia de los medios monetarios que posee la entidad y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias.

En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el proceso inversionista.

Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos.

Las operaciones de manejo de estos recursos monetarios deben ajustarse a las disposiciones del Banco Central de Cuba, efectuándose mensualmente la conciliación de su saldo con el estado de cuenta del Banco.

Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas:

1. Efectivo en Banco – Moneda Nacional
2. Efectivo en Banco – Moneda Extranjera

Cada una de estas cuentas o subcuentas se deben analizar a su vez en las siguientes subcuentas:

1. Fondos para Pagos Menores.
2. Fondos para Cambio
3. Cheques en Tránsito
4. Por Depositar en Banco o Depósitos en Transito.
5. Y otras que se quiera especificar

Se debita.

1. Por asignación en el momento de crearse la entidad.
2. Por los depósitos en efectivo, cheques u otros documentos, que representen efectivo efectuados de las ventas al contado o al crédito.
3. Por el reintegro de los salarios, subsidios y otras retribuciones no reclamadas por los beneficiarios.
4. Por la cancelación o disminución del fondo para cambio.
5. Por la cancelación o disminución del fondo fijo para pagos menores.
6. Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes, a través de transferencia bancaria.
7. Al vender acciones de contado.
8. Al liquidarse las acciones suscritas totalmente.
9. Al registrar la venta de contado de acciones por un valor superior a su valor nominal.
10. Al contabilizar la venta de acciones por un valor inferior a su valor nominal.

Se acredita:

11. Por la creación o aumento de fondos para cambio.
12. Por la creación o aumento de fondos fijos para pagos menores.
13. Por la extracción del efectivo para el reembolso del fondo fijo para pagos menores.
14. Por la extracción de efectivo para el pago de nóminas.
15. Por el pago de gastos de comisiones y servicios bancarios.
16. Por los pagos a proveedores por compras de mercancías y servicios.
17. Por el pago anticipado por compras de mercancías y servicios.
18. Por el pago de retenciones por créditos personales, reforma urbana, pensiones alimenticias, embargos judiciales, multas, préstamo estudiantil, caja de resarcimientos, cuentas de ahorro, etc.
19. Por los aportes de la Seguridad Social, saldo libre de ganancia, por descuentos a jubilados, etc.
20. Por las liquidaciones de los créditos bancarios recibidos.
21. Por cancelación del cobro del adeudo del cliente por ser devuelto el cheque por insuficiencia de fondos.
22. Al registrar los gastos de emisión de las acciones y de organización de la empresa.
23. Al adquirir la empresa acciones a algunos accionistas, a su valor nominal.
24. Al pagar los dividendos declarados.

Será considerado como efectivo en bancos los siguientes:

• Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
• Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.

• Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.

Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros de lo cual hablaremos más adelante.

Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:

• Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. Por supuesto, si el plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos deberá mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo.
• Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o9 hayan sido intervenidas por las autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos son aquellos que cualquier empresa mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento Comercial, los cuales fueron intervenidos y, hasta la fecha de publicación de este texto, permanecían en ese estado.
• Depósitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas crean fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda. Estos depósitos especiales deberán ser presentados en el grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes de un año en los fines previstos. En este caso, serán mostrados dentro del activo circulante, pero siempre segregados del efectivo.
• Depósitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser presentado más bien como otros activos

110- efectivo en Banco

CONTROL INTERNO

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS INHERENTES SUBSISTEMA DE BANCO.

Efectivo en Banco

1. Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.
2. Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.
3. Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse periódicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.
4. En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montantes aprobados en los presupuestos correspondientes.
5. En las unidades presupuestadas, es imprescindible la actualización del Control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones Materiales.
6. Por los aportes operacionales realizados en divisas debe recibirse el contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e importes recibidos para adquisición de bienes debe aportarse dicho contravalor.
7. Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.
8. En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones de la Contabilidad Presupuestaria y de la Patrimonial.

LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
• Promover la contabilización adecuada de los datos.
• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una «crisis de solvencia». Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como «un activo que no genera utilidades». Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:

• Transacciones.
• Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.
• Precaución
• Especulación

BIBLIOGRAFÍA

• Consultor del Contador
• Monografías. Com
• Grupo Editorial Cultural. Biblioteca Práctica de Contabilidad. Tomos I y II. Editorial Cultural, S.A. España, 1987.
• Kohler, Erik. Diccionario para Contadores. Editorial Uteha, S.A., México, 1979.
• Microsoft Corporation, Inc. Enciclopedia Microsoft Encarta 98. España, 1998.-Olivo de L., Marfa y Ricardo Maldonado. Estudio de la Contabilidad General. Editorial Tatum, Valencia, 1996.