LOS SISTEMAS GMAC (CMMS) Y LA TOMA DE DECISIONES EN EL MANTENIMIENTO.

Autor: Ing Erol Isaac Zabiski Duardo 

Gestión del conocimiento

03-2005

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Palabras Claves:

Gestión de la Información. GMAC (CMMS), Pareto, Análisis sistémico, Toma de Decisiones.

M chos líderes, gerentes o directores, se
u entonces, la pregunta de los directivos debería ser
preguntan, ¿para qué implantar un sistema de ¿por qué no obtengo más información?, ¿por qué
Gestión de Mantenimiento asistida por no se explotan más, los sistemas GMAC?
computadora (GMAC)? En la mayoría de las
ocasiones, esta interrogante, surge cómo resultado
del desconocimiento, y del temor a realizar una Si hacemos un análisis de los niveles de la
gestión de la información, podemos ver que,
inversión (segura a mediano-largo plazo) que no es según como se recojan los datos (calidad,
posible recuperar en un tiempo objetivo corto y frecuencia, responsabilidad), así será de buena y
mucho menos, son capaces de visualizar sus objetiva la Toma de Decisiones (T.D). (Fig. 1)
bondades a simple vista. Pues bien, ¿se han
detenido a preguntarle a un gerente de Comparación con
Mantenimiento qué piensa respecto a esto? Seguro T.D. lo Establecido.
que no. Ahora bien, si tenemos en cuenta, que la Ver desviación.
mayoría de las decisiones son tomadas por los
altos ejecutivos, en los cuales incluyo, al gerente de Transmisión de la
COMUNICACIÓN
Mantenimiento, entonces podemos sacar en claro, Información
que el nivel de información, que deben manejar Análisis y
estos directivos, es indudablemente alto. Si esto, lo INFORMACIÓN Selección
unimos al hecho de que la información cambia con
una rapidez increíble, entonces podemos concluir DATOS Almacenamiento
que es necesario un apoyo de "algo", llámese,
software, llámese grupo de control, que sea capaz
de mantener al directivo informado y actualizado.
Entonces, ¿por qué no se explotan más los Lectura de los Datos
sistemas GMAC? Hagamos una pausa, y veamos
algunos elementos del flujo de información.
Ahora bien, ¿cómo tomamos las decisiones?. En
muchas ocasiones, se toman las decisiones
C uando pensamos en la necesidad de obtener teniendo en cuenta la experiencias que se tiene en
alguna información, la cual es útil el tema a tratar, o pedimos consejo a las personas
(aparentemente) para gestionar mi actividad de que nos rodean y que forman parte del staff de
forma objetiva, tenemos muchas variantes, debido dirección, y en otras (las menos probables) nos
fundamentalmente, a la gran cantidad de datos que auxiliamos de datos, reales, históricos y que
existen en las organizaciones. No se equivoque, la reflejan el comportamiento de la empresa a lo largo
información y la recogida de datos, cuesta, y cuesta de la vida, o por lo menos, desde que se comenzó
mucho, y digo esto, porque la palabra con el proceso de recogida de datos. Bajo
"aparentemente", demuestra, que no siempre se cualquiera de estas opciones, siempre tengo que
recoge la información que se necesita y se pierde pensar en el estado "pasado", para de alguna forma,
tiempo y esfuerzo, en procesar información que, o "predecir" el comportamiento futuro. Pero, ¿y la
bien nadie lee, o bien, no son necesarias, o ambas, cantidad de datos a tomar en cuenta?, y ¿de donde
en el peor de los casos. Y si a esto le sumamos, se toman los datos? Pues bien, en el caso de la
que en ocasiones tenemos los medios para gestión del Mantenimiento, en las instalaciones de
obtener/brindar información, tenemos las servicio, estos datos se obtienen a partir de un
plataformas creadas para la recogida de datos, correcto llenado y eficiente utilización de lo que se

llena en la Orden de Trabajo (OT). Si quiere estas interrogantes, la podemos disolver, utilizando
obtener datos más veraces, debe llenar mejor la OT. las opciones que tenemos en el ya mencionado
Pero, si realmente desea obtener un nivel de sistema. Ha, pero ¿si no lo tenemos, como
información eficiente, en tiempo y recursos, y que hacemos para respondernos? Amigo lector,
esta sea lo más acertada posible, entonces, estas respóndase esta pregunta honestamente.
OT deben ser almacenadas en un sistema GMAC,
pero que sea capaz de brindar esta información, CLASIFICACIÓN:
analizar tendencias, y sobre todas las cosas,
permita tomar decisiones correctas en el mínimo Centro de Costo: Destino económico de todos los

tiempo posible. costos incurridos en el área de Mantenimiento.


P proceso de toma de decisiones, a partir de la
ara enfocar, de forma clara y precisa, el Objeto: Todo aquello en lo cual el Departamento

de Mantenimiento actúa.

informatización de la gestión del Mantenimiento,
pretendemos mostrar un caso de estudio, el cual se

desarrolló a partir de la implantación y explotación Equipos: Forman la base productiva de la

de la Herramienta informática GMAC, denominada empresa. Ejecutan una función clave.

MACWin©. La ventaja fundamental radica en la
visión económica del sistema, demostrado por las Grupo de Equipos (sistemas): Agrupamiento de

relaciones constante que se realizan entre la
ejecución de las acciones, ya sean diarias o equipos que tienen una finalidad común. Forman

planificas, y los costos (gastos) que se generan en parte de un sistema determinado y son el conjunto

los mismo. Todos estos elementos, y algunos otros de equipos que los conforman: Ej. Bombas o

análisis de evaluación, son los elementos que Sistema de Agua Caliente.

veremos a continuación.

C ontrol económico de la Gestión de los Servicios
Técnicos. Este eslogan, marca el punto de Pues bien, después de analizar el Centro de
Costo que más problemas genera, pasamos a
partida de todo este análisis, pero debería ser el día ver, dentro de ellos, qué Objeto es el más
a día de los especialistas, jefe de Mantenimiento, "problemático", utilizando el mismo sistema de
gerentes y personal de todo tipo, dentro de la evaluación antes mencionado. Veamos el siguiente
instalación. grafico (Fig. 2)

C puede lograr controlar el Centros de Costos Costos/Hab
on la utilización de este sistema GMAC, se $600.00


$500.00
que más costos de Mantenimiento están generando.
(Costos y no gastos. Existe una diferencia.) A partir $400.00

de aquí, se pueden diferenciar los objetos, los
$300.00
equipos, grupos de equipos (sistemas) que tienden
a ser más problemáticos, en cuanto a generación $200.00

de costos y son analizados, buscando el 20% de
$100.00
estos elementos, que son capaces de generar el
80% de los costos. (Ley de pareto). Veamos la 00
$0. 5 4 0 2 1 5 4 2 4 0 4
siguiente Tabla. (01/10/2004-30/10/2004)* 2 2 3 4 2 3 4 1 4 3
H-
H- H- H- H- H- H- H- H- H- H-
CENTRO DE COSTO.* COSTOS (CUC)
Costos/Hab # Hab

Planta de servicio 1. $ 3886.29
Línea 1 $ 3664.25 Como se puede apreciar, el comportamiento de
los costos de Mantenimiento, no es similar para
Planta de servicio 2. $ 3597.19 todos los Objetos, pero se puede inferir cual de
Planta de servicio 3. $ 3163.40 ellos es el que más recursos consume. En este
Planta de servicio 4. $ 1360.03 caso hablamos del que está codificado como H-25.
Muchas son las conclusiones que podemos sacar
* Datos Tomados en este rango de fechas. Nombres no Reales.

de estos datos. En primer lugar, que la Planta de
E ste resultado, el cual se obtiene utilizando las Servicio 1 es la encargada de generar la mayor
opciones del sistema MACWin©, nos permite cantidad de costos de Mantenimiento, y muy
corroborar algo que ya sabemos. El Centro de específicamente, el Objeto H-25 es el que más
Costo "Planta de Servicio 1", es el cliente interno aporta. Ahora, solo nos queda responder la
de Mantenimiento que más costos genera. Ahora pregunta ¿por qué? Analizaremos en este caso, el
bien, ¿por qué?, ¿en dónde?, ¿Qué trabajos se comportamiento Histórico de las Órdenes de
realizan con más frecuencia? Todas y cada una de Trabajo de este Objeto y sabremos cual ha sido la
2
razón para estos costos. No olvide, que en la Predictivo que se está utilizando. Veamos qué pasa
actualidad, se debe gestionar lo que se hace, y no en el caso de los equipos:
lo que se gasta, por lo que es imprescindible, saber
que se ha hecho, para saber la causa de su DENOMINACIÓN DEL EQUIPO COSTO (CUC)
repetición. Veamos la siguiente tabla, que nos Motor eléctrico ME-1. $572.10
muestra los principales trabajos ejecutados. (H-25) Calentador Solar. H-38 $313.66
Split Domestico. $284.51
TRABAJO. CANTIDAD. H-25 Pizarra Telefónica. $250.00
Moto-Bomba Falla eléctrica. 108 3 Generador 1. $218.70
MANTENIMIENTO Ligero. 90 4 Consola 2. $122.12
MANTENIMIENTO Mediano. 84 3 Consola 1. $107.68
MANTENIMIENTO General. 70 1 Montacargas. Almacén. $76.85
Cortocircuito. 44 12 Panel Eléctrico. Suministro. $52.49
Cambio Rodamiento. 37 23
Cableado. 31 14
Analizando esta tabla, la pregunta será, ¿existe
algún equipo del Objeto H-25?, y además,
E s evidente, que las fallas eléctricas en las Moto- ¿existen equipos de la Planta de servicio 1? Pues
Bombas, son los trabajos que más repetición en sentido general la respuesta es NO. Solo en el
presentan, pero no es el determinante en la caso del Calentador Solar H-38, pero nada más.
generación de costos de Mantenimiento en el H-25, ¿Les sorprende? Pues así es, la realidad del
puesto que la mayor incidencia lo tiene el trabajo análisis nos demuestra algo diferente a lo que
denominado "Cambio Rodamiento", con un total realmente está sucediendo, el equipo que más
de 23 repeticiones. Ahora bien, si analizamos qué costos de Mantenimiento genera es un motor
trabajos generan la mayor cantidad de costos, eléctrico (ME-1), pero que no estaba presente en el
podremos ver el cielo más despejado. Veamos: análisis inicial, puesto que solo se buscó en la
Planta de Servicio 1, y no se tuvo en cuenta que los
TRABAJO VALOR costos se pueden dividir en muchas partes y sobre
todo, organizar de la forma más caprichosa posible,
Mantenimiento Constructivo. $ 6,199.68 solo es cuestión de organizarlos bien. Nada, que
Reparación, Montaje y Mtto Equipos. $ 2,448.67 los datos siempre están ahí, lo más difícil es
Mtto Equipos de Transporte. $ 2,179.16 conformarlo como información, comunicarla y tomar
MANTENIMIENTO Mediano. $ 1,585.81 decisiones coherentes.
MANTENIMIENTO General. $ 1,388.15
Cambio Rodamiento. $ 1,320.28
Cableado. $ 1,059.19 Sin ánimo de intervenir en las conclusiones que
cada uno de ustedes ha tomado o está
tomando, aquí les expongo las que se obtuvieron,
Reparación y Construcción de apoyos. $ 779.46 cuando se realizó este análisis en una instalación.

¿Qué podemos inferir?, pues que el trabajo 1. La Planta de Servicio 1, generaba la mayor
denominado "Moto-Bomba Falla eléctrica." no es cantidad de costos de Mantenimiento.
precisamente el que más costos de Mantenimiento 2. El Objeto H-25 es el que mayor cantidad de
genera, puesto que según esta tabla, el costos generaba entre todos.
"Mantenimiento Constructivo" es capaz de generar 3. Los problemas de Cableado y de Cambio de
el doble que el trabajo que le sigue en orden. Pero Rodamientos, son los que mayor incidencia han
¿no se fijaron en que los trabajo denominados tenido en esa elevación de los costos.
"Cableado" y "Cambio de Rodamiento" están en 4. A pesar de que el "Mantenimiento
las dos tablas? Constructivo" genera la mayor cantidad de

P ues bien, ya tenemos la primera gran costos, no es así en el transcurso del año,
puesto que esto es solo en un periodo de
conclusión. Pero, ¿esto es todo?, por supuesto tiempo, limitado, que coincidió con el tiempo de
que no. Un aspecto muy importante en estos tipos análisis.
de análisis, es que no se pueden realizar a la ligera, 5. La mayor cantidad de costos globales, son
siempre hay que tener en cuenta el conjunto, o sea, generados por equipos que no se encuentran
al equipo, al sistema y a las personas que lo en la Planta de Servicio 1.
ejecutan. En algún lugar de estos estará la 6. Dentro de la Planta de Servicio 1, los equipos
verdadera causa del problema. Es necesario que se con más problemas están en el Calentador
verifiquen todas las posibles variantes a analizar, ya Solar.
sea el sistema, el equipamiento, la forma de dar el
Mantenimiento Preventivo, o hasta cual es la
metodología de aplicación del Mantenimiento
3
7. No se puede valorar la generación de costos,
con solo mirar los Costos Totales de Para finalizar, aquí les muestro un análisis de
tendencia en cuanto a los costos Totales de
Mantenimiento. Mantenimiento (Fig. 3), incurridos en los meses
8. Los Trabajos de Cambio de Rodamiento, se del año 2004. Esta tendencia a disminuir (ver línea
encarecían, puesto que el costo unitario del negra), es el resultado de la aplicación de varias de
rodamiento era bastante elevado. estas técnicas, conociendo mejor donde están los
9. Se debió ajustar el plan de Mantenimiento problemas y utilizando los recursos donde sean
preventivo de los equipos (objetos en general), necesarios.
puesto que no cumplía con las expectativas TAM
previstas. O sea, se continuaba generando $16,000.00
altas probabilidades de fallas. $14,000.00

E plicó con algunas limitaciones, elementales $12,000.00
s importante aclarar, que este análisis se $10,000.00
ex
de espacio en el texto, pero las tablas aquí $8,000.00
mostradas y los gráficos, son elementos de salida $6,000.00
del sistema GMAC denominado MACWin©, el cual $4,000.00
se tomó como base de recogida de información y $2,000.00
debido a sus características, es capaz de devolver $0.00
estos resultados. Claro está, el tamaño de las
tablas es muy grande y no es posible colocarlos
todos. Es aconsejable que se realicen análisis de

Pareto, Gráficos de Tendencias (TAM) y hasta Tendencia Anual No
análisis de Causa-Raíz, puesto que mirando los Linear (Tendencia Anual)
costos de operación, y enfocándolo desde un punto El resultado fundamenta está más allá del puro
de vista sistémico, nos daremos cuanta en dónde ahorro económico. Estos análisis provocaron que
hay que atacar primero, con qué fuerza y qué se comprendiera más los elementos que se
resultados esperar. No piense que tomar decisiones dictaban desde Mantenimiento, y mucho más, el
es algo sencillo. Psicológicamente, el asunto se poder ajustar ciertos puntos dentro de la
complica en proporciones increíblemente grandes, funcionabilidad sistémica del Mantenimiento, que
pero ¿por esta razón vamos a dejar de tomar hasta ese momento no se tenían en cuanta.
decisiones? Por supuesto que no, hay que sopesar
las consecuencias de haber tomado una mala
decisión, con las consecuencias de no haber hecho Sin tener la intención de parafrasear a nadie, solo
les pido que piensen e interpreten estos
nada, además de vigilar también, qué pasaría si se resultados y saquen sus propias conclusiones.
hubiera acertado en la decisión tomada.

NOTA: Este trabajo se efectuó, sin utilizar los
nombre reales de los Objetos, pero los valores y
los análisis se limitan al estudio ejecutado.

 

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Ing Erol Isaac Zabiski Duardo 

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