Elaboración del Informe Financiero a la Dirección

Autor: Saul Alcala Sanchez

Análisis financiero

02-2005

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INTRODUCCIÓN.

Dentro de todo ente económico, es necesario que se tenga información precisa de lo que es la empresa con la finalidad de poder mostrar a la sociedad, en sus diversas áreas, que es está, como esta operando, y todo lo relevante que pueda servir para decidir en torno a ella, además que no solo es utilizada dicha información para el exterior, sino también internamente, ya que en base a esta información proporcionada, los accionistas tendrán una amplia visión de cómo esta trabajando su capital, los rendimientos que se están obteniendo y en base a esto tomar decisiones bien fundamentadas.

Un informe de interpretación, en un cuaderno en el cual el analista mediante comentarios, explicaciones, sugestiones, gráficas, etc., hace accesible a su cliente los conceptos y las cifras del contenido de los estados financieros que fueron objeto de su estudio. El contenido del informe está integrad por un cuaderno, que a su vez esta compuesto por las cubiertas y el pliego donde consta el trabajo del analista.

Las empresas no pueden considerarse como organismos independientes; solo el análisis de los datos internos es suficiente para forjar opiniones adecuadas sobre la situación financiera y rentabilidad de un negocio, el análisis se puede completar con información relativa a las condiciones que prevalecen dentro del negocio y sobre las cuales la administración tiene control, análisis de las condiciones que prevalecen fuera del negocio, y sobre las cuales la organización no tiene ningún gobierno.

UNIDAD 6
“ELABORACIÓN DE INFORME FINANCIERO A LA DIRECCIÓN”

6.1. Elaboración de Informe Financiero a la Dirección

El informe desde el punto de vista material puede adoptar las siguientes partes:

CUBIERTA. La parte externa principal de las cubiertas esta destinada para:

a. Nombre de la empresa
b. Denominación de tratarse de un trabajo de interpretación de estados financieros o el tema que corresponda.
c. La fecha o periodo a que correspondan los estados.

ANTECEDENTES. Esta sección es donde consta el trabajo realizado de análisis, y esta destinadazo generalmente para lo siguiente:

a. Mención y alcance del trabajo realizado.
b. Breve historia de la empresa, desde su constitución hasta la fecha del informe.
c. Breve descripción de las características mercantiles, jurídicas y financieras de la empresa.
d. Objetivos que persigue el trabajo realizado.
e. Firma del responsable.

ESTADOS FINANCIEROS. En esta parte se presentan los estados financieros de la empresa, generalmente en forma sintética y comparativa, procurando que la terminología sea totalmente accesible a los usuarios de la información.

GRAFICAS. Generalmente este informe contiene una serie de gráficas que vienen a ser aun más accesibles los conceptos y las cifras del contenido de los estados financiero, queda a juicio del analista decidir el número de graficas y la forma de las mismas.

COMENTARIOS, SUGESTIONES Y CONCLUSIONES. Aquí se agrupa en forma ordenada, clara y accesible los diversos comentarios que formulaba el responsable del informe; asimismo las sugestiones y conclusiones que juzgue pertinentes presentar.

6.1.1. Interno.

De acuerdo a lo marcado por la Ley General de Sociedades Mercantiles en su Sección Quinta, nos indica los aspectos más importantes de la Información Financiera que se debe elaborar.

“Las Sociedades Anónimas, bajo la responsabilidad de sus administradores, presentaran a la asamblea de accionistas anualmente, un informe que incluya por lo menos:

a. Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.
b. Un informe en que se declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.
c. Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.
d. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.
e. Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.
f. Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social , acaecidos durante el ejercicio.
g. Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

A lo anterior se le agregará un informe de los comisarios.[1]

El informe de carácter interno se realiza para fines administrativos y el administrador esta en contacto intimo con la empresa, tiene acceso a los libros de contabilidad y en general todas las fuentes de información del negocio están a su disposición. Los resultados de su trabajo son más satisfactorios debido a que el analista interno esta mejor informado de las peculiaridades y movimientos del negocio.

6.1.2. Externo.

El análisis interno y el externo, por su parte, se diferencian uno del otro en que el primero tiene acceso o toda la información necesaria para el análisis, pues se realiza dentro de la propia empresa; en tanto que el análisis externo es llevado a cabo fuera de la empresa, bien sea por un analista de crédito, asesores de inversiones, o cualquier persona interesada.

Para fines externo y que el publico en general tenga conocimiento de la información dentro de los quince días siguientes a la aprobación de la información por los accionistas, “deberán mandarse publicar los estados financieros, juntamente con sus notas y el dictamen del comisario, en el periódico oficial de la entidad en donde tenga su domicilio la sociedad, o, si se trata de sociedades que tengan oficinas o dependencias en varias entidades, en el Diario Oficial de la Federación. Se depositara copia autorizada del mismo en el Registro Público de Comercio. Si se hubiere formulado en término alguna oposición contra la aprobación del balance por la asamblea general de accionistas, se hará la publicación y depósito con la anotación relativa al nombre de los opositores y el numero de acciones que representen.”[2]

En el informe de carácter externo el analizador no tiene contacto con la empresa,.y la única información con la que cuenta es la que la empresa juzgue pertinente proporcionar.

Para el análisis de los Estados Financieros se requiere de tiempo, dinero y esfuerzo, al hacer la presentación del análisis se debe de establecer la relación existente entre el informe y el informado, se debe por lo tanto preparar un informe especifico para cada caso.

Se debe de realizar una adecuada presentación, de tal manera que capte la atención del lector, con lo cual se habrá logrado realizar una adecuada presentación, así por lo anterior el informe requiere que se realice de la siguiente forma:

-COMPLETO.- presentación de datos favorables como desfavorables.

-LÓGICAMENTE DESARROLLADO.-el trabajo debe de estar dividido en etapas, cada una permitiendo el desarrollo de los temas siguientes de forma natural y lógica, el problema y la base vienen primero las conclusiones al final

-CLARO Y PRECISO.- los hechos deben de estar asentados concisamente, conclusiones y recomendaciones accesibles y justas, las soluciones deben de ser viables para un mismo problema.

-CONCRETO.-no debe de contener material extraño al problema, y que se deben de referir a casos específicos y determinados del negocio., deben de evitarse abstracciones y generalizaciones.

-OPORTUNO.-La utilidad de un informe depende de la oportunidad con que se estén proporcionando los resultados, por lo anterior la información debe de ser siempre oportuna, ya que un informe extemporáneo ocasiona una situación falsa de apreciaciones inmediatas que sirven de orientación para la toma de decisiones, ya que estas pueden afectar periodos largos y cortos.

6.2. Extractado para Fines Ejecutivos

Este informe estará realizado con la finalidad que pueda responder a las principales interrogantes de todo aquel ejecutivo interesado en la empresa, algunas de estas personas que pueden estar interesadas son las siguientes:

• Los accionistas tienen un particular interés en evaluar la actuación de la administración. A estos a su vez les interesa conocer los resultados de su gestión, poniendo una atención especial en la información contable.
• Los accionistas habrán de decidir si venden sus acciones o si compran nuevas acciones. Los asesores de inversionistas habrán de analizar la información financiera para prestar mejor servicio a su clientela. Los analistas de crédito estudiaran la información contable de los solicitantes para seleccionar aquellos a quienes se les habrá de conceder crédito.
• La Secretaria de Hacienda comparara las utilidades contables conforme se detallan en el Estado de Resultados con el ingreso global gravable que se presente en la declaración fiscal. Los sindicatos podrán tener interés en la información contable, aun ciando el reparto de utilidades a los trabajadores tenga como base el ingreso global gravable.
• La Bolsa de Valores requiere que todas las sociedades anónimas cuyas acciones estén restringidas en Bolsa presenten información confiable en forma periódica.

A continuación mostramos un modelo de informe que puede ser utilizado para informar a la gerencia, es decir para cumplir ciertos fines ejecutivos.

EVALUACIÓN DE LA GERENCIA

La Dirección General está a cargo del Lic. Javier Contreras Ruíz, quien cuenta con amplia experiencia en el Sector Financiero de más de 17 años. Ingreso a la Compañía en Febrero de 1991. Entre sus principales actividades, destacan la dirección general de finanzas (Arrendadora financiera de Citicorp) y diversos puestos dentro de Citibank (trabajo por un espacio de 8 años). Los demás funcionarios han colaborado durante largo tiempo en la empresa, logrando importantes resultados, por lo que consideramos que son gente capaz y conocedora de su negocio.

Una garantía más del buen manejo de la empresa la podemos encontrar con el Lic. Miguel Castillo Fonseca (Vicepresidente Ejecutivo), quien se ha caracterizado por intervenir directamente en el negocio para mantener un estricto control sobre el mismo y que le ha permitido a Atlas crecer rápidamente.

Recientemente ingresó al Grupo el Sr. Ignacio Reyna González, quien además de poseer el 17% de las acciones de la arrendadora, trabajó conjuntamente con la familia Castillo desde la creación de la misma. Durante más de 5 años, fungió Como Director General de Alfa. Posteriormente, desempeño diversos puestos en Bancomer como director General de la Arrendadora y otros. En 1993, se integró al Grupo Inbursa para colaborar en la creación del Banco y desde hace cuatro meses inició sus funciones en Alfa para llevar a cabo la integración como Grupo Financiero y posiblemente en un futuro la constitución de un buen Banco Especializado.

Arrendadora Alfa cuenta con una plantilla de personal compuesta por 13 Funcionarios y 158 Empleados. Constantemente envían a sus empleados a programas de capacitación con el fin de proporcionar un mejor Servicio y obtener óptimos resultados. A principios de Año, se fija un presupuesto del gasto para tal efecto.

La calidad y profesionalismo tanto de sus funcionarios y empleados como de sus accionistas, es una garantía del buen funcionamiento de la empresa.

6.3. Detallado para Fines específicos

Estos informes son elaborados para algún proyecto u objetivo especifico, como pudiera ser algún proyecto de inversión, adquisición de maquinaria, emisión de acciones, aumentos en el capital, obtención de financiamientos, etc.

Por tal motivo este informe debe tener y fomentar:

• Una visión clara de las utilidades.
• Un plan para mantener en equilibrio los factores de la utilidad, o sea el volumen de ventas, margen bruto y gastos de operación.
• Obtener mayor rentabilidad con lo que tiene la empresa, es decir, Inventarios, Clientes, Capital proveniente de bancos y otras fuentes.
• Ayuda a optimizar utilidades.

Deberá llenarse el programa y reporté analítico todos los meses con el objeto de administrar financieramente la empresa.

6.4. Estados Financieros a base de parámetros o razonamientos.

Los métodos de análisis más utilizados son los siguientes:

• razones simples
• estados comparativos
• tendencia
• porcentajes integrales
• flujos de fondos y de efectivo
• razones estándar

1. RAZONES SIMPLES

Éste es el mas utilizado para analizar la información financiera, y consiste en relacionar una partida con otra, o bien, un grupo de partidas con otro grupo. Es muy común relacionar la partida de ventas con la de cuentas por cobrar, o bien, relacionar los activos circulantes con los pasivos circulantes, constituyendo ambos elementos de la razón un conjunto de partidas. Se podrán relacionar partidas de un mismo estado financiero entre sí, o bien, de distintos estados financieros. Por ejemplo, se puede relacionar el pasivo con el capital contable, información contenida en el estado de situación financiera, o también, la partida del costo ventas con la de inventarios siendo del estado de resultados y estado de situación financiera respectivamente.

2. ESTADOS COMPARATIVOS

Un estado carece de significado si no se realiza la base comparativa, ésta podrá hacerse normalmente entre los estados financieros del presente año con los de varios años anteriores, o también, con los de otras empresas del mismo ramo. Algunas ocasiones se tiene que hacer con los estados financieros elaborados con datos históricos o reales con los estados financieros que previamente se habían elaborado de manera proyectada (Estados pro forma).

Este método pertenece a los denominados horizontales, pues se refiere al análisis de varios periodos. Estos estados de situación financiera se presentarán en forma de reporte para facilitar su análisis.

3. TENDENCIAS

Al igual que el método de estados comparativo, el método de tendencias es un método horizontal de análisis. Se seleccionará un año como base y se le asignará el 100% a todas las partidas de ese año. Luego se procederá a determinar los porcentajes de tendencias para los demás años y con relación al año base. Se dividirá el saldo de la partida en el año de que se trate entre el saldo de la partida del año base. El resultado se multiplicará por 100 para encontrar el porcentaje de tendencia.

Un porcentaje mayor a 100% significará que ha habido un aumento en el saldo de la partida con respecto al año base Los porcentajes de tendencias de una partida deberán compararse con los porcentajes de tendencias de partidas similares.

4. PORCENTAJES INTEGRALES

Las grandes cifras que aparecen en los estados financieros pueden confundir a un lector de los mismos. Una manera de simplificar la comprensión es el convertir dichas cifras a porcentajes integrales, en donde se respeta la máxima matemática: el todo es igual a la suma de sus partes. Si se aplica este método al estado de resultados, se consideran las ventas netas como un 100% y se relacionarán el resto de las partidas del estado de resultados con dichas ventas netas.

5.- LOS FLUJOS DE FONDOS Y FLUJOS DE EFECTIVO

Al realizarse este tipo de método se toma en cuenta la información presentada a dos balances compasivos correspondientes al del año anterior y año actual de tal forma se podrá elaborar un Estado de Flujo de Fondos o un Estado de Flujo de Efectivo Al estado de Flujo de Fondos o Estado de Cambios en el Capital Neto de Trabajo se le domina con frecuencia como estado financiero de las grandes finanzas, cuya función es determinar aquellos cambios que surgen e una partida no circulantes que constituye una fuente o una aplicación del capital neto de trabajo. Se puede mencionar que entre las fuentes de financiamiento destacan los provenientes de emisiones de obligaciones o de acciones, así como aplicaciones de recursos en la expansión de negocios mediante la adquisición de activos fijos.

6.- RAZONES ESTÁNDAR,

Este método se considera como razón promedio. En estadística existen formas en el cual se puede determinar el premediación:
La media Aritmética
La mediana
La moda

La media aritmética es el promedio más utilizado y se obtiene sumando los términos para luego poder proceder a dividir dicha suma entre el número de dichos términos.

La mediana es una medida de posición y su ventaja es que no afecta a valores extremos. Se ordenar los términos de menor a mayor y el termino y el termino que se encuentra a la mitad de dicho ordenamiento determinara el valor de la mediana:

La moda es el valor que se repite mas y en el ejemplo el que se repite mas es 18%.

En el estudio de las razones estándar otro método es el de dispersión, ya que es una medida del alejamiento de los valores individuales del valor promedio.

Las medidas de dispersión mas utilizadas son las siguientes:
Desviación estándar y Cuarteles.

La desviación estándar se utilizara conjuntamente con la media aritmética, en tanto que los cuartiles se utilizaran con la mediana. Si se ordena los valores de menor a mayor, al llegar al termino que represente la cuarta parte de todos los términos, se habrá obtenido el valor del primer cuartil. Al seguir en la ordenación hasta llegar al termino que este en la mitad del total de los términos, su valor será equivalente al segundo cuartil mejor conocido como mediana. Si se prosigue con la ordenación hasta llegar al termino que representa las tres cuartas partes de total de los términos se determinara el valor del tercer cuartil.

La Comisión Nacional Bancaria y de Valores podrá determinar razones estándar para las instituciones bancarias, puesto que todas las instituciones de crédito llevan el mismo catalogo de cuentas y la misma clasificación y agrupación de partidas, y lo principal, un mismo criterio contable.

A continuación mostramos un ejemplo de este tipo de información.

 

 

 

 

COMPAÑÍA LA ASTURIANA, S.A. DE C.V.
C.P. Andrea Zamora Dávila.
Director General.

En relación al análisis aplicado en las cifras de los Estados Financieros del año 2002 encontramos las siguientes partidas que consideramos son de mayor relevancia.

I. Terrenos: En el año 2002 no se adquirió el terreno que se tenia presupuestado por no tener un acuerdo con lo propuesto por parte de la inmobiliaria por lo cual tenemos una variación entre lo presupuestado y lo real por un monto de $207,000.00

II. Edificios: En consecuencia con lo anterior, se realizaron modificaciones en el edificio, razón por lo cual existe una variación de $ 133,400.00 conforme lo presupuestado.

III. Caja y Bancos: Del saldo presupuestado en este rubro tenemos una variación de $ 90,000.00 ya que se genero un aumento a la cuenta.

IV. Clientes: En la cuenta mostramos una disminución de $32,200.00 por el hecho de no haberse obtenido un nivel óptimo de ventas.

V. Ventas: La cuenta nos representa una disminución ya que las cantidades presupuestadas en ventas con nuestros clientes no se llevaron a cabo satisfactoriamente y esto nos origino una desviación.

De acuerdo con la aplicación de los índices de análisis financieros aplicados a los estados financieros se obtuvo el siguiente resultado.

Los índices de Solvencia y Liquidez en cifras reales superan a los presupuestados, por lo cual es satisfactoria esta situación para liquidar nuestras deudas. Por lo tanto estos indicadores representan que la empresa sé encuentra en un nivel saludable y benéfico.

El índice de Inversión de Capital lo presupuestado rebasa a lo real en los siguientes puntos:

Presupuestado: Por cada $1.00 de Capital Contable se tiene invertido $0.54 centavos en Activo Fijo.

Real: Por cada $1.00 de Capital Contable se tiene invertido $0.50 centavos en Activo Fijo.

Por lo tanto se tiene la necesidad de evaluar con detenimiento el Activo Fijo en el que se pretende invertir.

Al haberse encontrado una serie de variaciones en las cifras reales nos muestra que el presupuesto no fue elaborado con la eficiencia requerida, ya que no se cuenta con una visión para proyectar al futuro, por lo cual se deberá buscar la involucración del personal y la identificación general de los objetivos de la empresa para obtener resultados presupuestados que satisfagan a la misma.

Sin más por el momento, quedo a sus órdenes para cualquier aclaración con respecto al análisis efectuado.

CONCLUSIONES

Como se vio a lo largo de esta unidad, los informes se realizaran de acuerdo a las personas que le darán uso, es decir que puede ser de carácter interno o externo. El interno será para los miembros de la empresa desde el nivel mas alto hasta el inferior, y de carácter externo será el que requiere el Gobierno, posibles inversionistas, en síntesis el publico en general.

EL Informe interno será aquel dirigido a la administración, siendo su principal objetivo evaluar las operaciones de la empresa, detectando los puntos débiles y fuertes de ella, así como establecer medidas correctivas a aquellos puntos que afecten las operaciones. Así este brindara a los accionistas las posibilidades de decidir si siguen aportando o participando en la empresa.

EL Informe externo estará dirigido a la SHCP cuando esta desee verificar si sé esta cumpliendo con los impuestos generados por las operaciones de la empresa, a la BMV para que los inversionistas pueden el decidir o no invertir en la compañía, etc.

Sea cual sea el tipo de informe que se presente este debe de cumplir con ciertos atributos que lo distingan de cualquier otro y que presenten también una adecuada imagen del a empresa, dichos atributos son:

- Claro - Limpio
- Terminología Accesible - Bien redactado
- Concreto - Bien Presentado

FUENTES DE INFORMACIÓN

Ley General de Sociedades Mercantiles 2003.
Art. 172, 173

Análisis e Interpretación de Estados Financieros.
Abraham Perdomo Moreno
Editorial: ECAFSA
1999.
Pág. 225,226

Análisis e Interpretación de la información Financiera,
Alberto García Mendoza
Editorial CECSA, México Distrito Federal. 1978.
pp.: 91-103

El Análisis de los Estados Financieros y las Deficiencias en la Empresa,
Macias Pineda Roberto,
14 edición, México ECASA

[1] Ley General de Sociedades Mercantiles 5, Sec. Art. 172
[2] Op cit Art. 173

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Saul Alcala Sanchez

alcalasanchezarrobayahoo.com.mx

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