Auditoria registro y control del personal
Autor: CLARIBEL ARIAS DUVERGE
Reclutamiento y selección de Recursos humanos
06-2004
Descargar
OriginalConcepto de Auditoria:
El término de Auditoria se ha empleado incorrectamente con frecuencia ya
que se ha considerado como una evaluación cuyo único fin es detectar
errores y señalar fallas. A causa de esto, se ha tomado la frase "Tiene
Auditoria" como sinónimo de que, en dicha entidad, antes de realizarse
la auditoria, ya se habían detectado fallas.
El concepto de auditoria es mucho más que esto. Es un examen crítico que
se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una
sección, un organismo, una entidad, etc.
La palabra auditoria proviene del latín auditorius, y de esta proviene
la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de
oír.
La auditoria es un examen crítico pero no mecánico, que no implica la
preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de
evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un
organismo.
El auditor ha de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de Información. Claro está, que para la realización de una auditoria eficaz, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido, ya que una Universidad, un Ministerio o un Hospital son tan empresas como una Sociedad Anónima o empresa Pública.
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS:
La auditoria de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar como está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse.
La auditoria es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo.
OBJETIVO Y TIPOS DE AUDITORÍA:
En sentido general, los principales objetivos que constituyen a la
auditoria son el control de la función, el análisis de la eficiencia de
los Sistemas, la verificación del cumplimiento de la Normativa General
de la Empresa en cada ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los
recursos materiales, humanos e informáticos.
El objetivo de una auditoria no es sólo señalar las fallas y los
problemas, sino también presentar sugerencias y soluciones. En este
sentido, el papel de la auditoria de recursos humanos es
fundamentalmente educativo. Inclusive cuando la auditoria esta bien
realizada permite el desarrollo de la sensibilidad de los
administradores para diagnosticar problemas.
Tipos de Auditoria:
Auditoria Interna y Auditoria Externa
La Auditoria Interna:
Generalmente es practicada por funcionarios o empleados de la misma
empresa en que se realiza y se usa para corregir y perfeccionar el
control interno, fijando un curso de acción a tomar.
La Auditoria Externa:
Es la revisión realizada por un agente de recursos humanos,
independiente que reúne los requisitos técnicos y cualidades morales
necesarias.
Desde el punto de vista de la periodicidad en que se practiquen.
1. Periódicas.
2. Continuas.
3. Esporádicas.
Auditoria Periódica: se practican en fecha determinadas.
Auditoria Continua: son aquellas que en forma sistemática se llevan a
cabo, es decir, a medida en que se realizan las operaciones o bien
intervalos cortos o irregulares.
Auditoria Esporádica: No influyen en estas el plazo o la continuidad,
sino la necesidad de examinar en un momento dado.
Internacionalmente las auditorias se clasifican atendiendo a:
• La afiliación del auditor: Estatal e Independiente o Privada
•
La relación del trabajo: Externas e Internas
•
El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente
Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestión, Financiera,
Especial y Fiscal
Son clasificadas por el Ministerio de Auditoria y Control (MAC) de la siguiente forma: Auditorias Contables y Auditorias Informáticas.
Auditoria Contables
Auditoria de Gestión y resultados:
Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión.
Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestión empresarial, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que estén en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute en la competitividad de la misma.
Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad.
De Gestión u Operacional:
Consiste en el examen y evaluación, que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de la organización, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados Financieros, así como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la organización o entidad auditada.
Auditorias Integrales:
Son aquellas auditorias que se encuentran en el punto medio entre una
auditoria de gestión y una financiera, ya que es contable – financiera y
tiene elementos de gestión en una gran medida, teniendo en cuenta la
actividad fundamental de la unidad auditada. En ésta debe definirse en
las conclusiones si los Estados Financieros reflejan razonablemente la
situación financiera y los resultados de sus operaciones y si los
recursos que maneja la entidad y que fueron revisados, se utilizan con
Economía, Eficiencia y Eficacia.
Auditoria Financiera:
Consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones,
registros y Estados Financieros de la entidad, para determinar si éstos
reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de
sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones
económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos
relativos a las mismas y el control interno.
Auditoria Administrativa:
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se
siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el
cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones
que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y
asegurar que la organización los este cumpliendo y respetando.
Es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de su
estructura orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de
informar los hechos investigados.
Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de
una organización un panorama sobre la forma como esta siendo
administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos,
señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas
administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención.
Auditoria Operativa:
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la
totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad,
proyecto, programa, inversión o contrato en particular, sus unidades
integrantes u operacionales específicas.
Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía.
Auditorias Temáticas:
Se refiere a aquellas que se ejecutan con el propósito de examinar
puntualmente entre uno y cuatro temas específicos, abarcando con toda
profundidad los aspectos vinculados a estos temas que permitan evaluar
en toda su dimensión si la unidad cumple con las regulaciones
establecidas.
Auditorias Especiales:
Consisten en la verificación de asuntos y temas específicos, de una
parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados
hechos o situaciones especiales y responde a una necesidad específica.
Auditorias Recurrente:
Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en
auditorias anteriores donde se obtuvo calificación de Deficiente o Malo,
tratándose de Auditorias de Gestión, Integrales, Financieras, Temáticas
o Especiales.
Auditoria de cumplimiento:
Es la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas,
económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han
realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y
de procedimientos que le son aplicables.
Esta auditoria se practica mediante la revisión de documentos que
soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para
determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control
interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si
dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados
para el logro de los objetivos de la entidad.
Auditoria de gestión ambiental:
La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las
actividades humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales
se produzca un incremento de la sensibilización respecto al medio
ambiente.
Debido a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento
legislativo han dado paso a sistemas de gestión medioambiental que
permiten estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales,
coordinando los esfuerzos que realiza la empresa para llegar a objetivos
previstos.
Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de
contaminación que generan las actividades de la empresa, y por este
motivo será necesario que dentro del equipo humano se disponga de
personas cualificadas para evaluar el posible impacto que se derive de
los vectores ambientales. Establecer una forma sistemática de realizar
esta evaluación es una herramienta básica para que las conclusiones de
las mismas aporten mejoras al sistema de gestión establecido.
La aplicación permanente del concepto mejora continua es un referente
que en el campo medioambiental tiene una incidencia práctica constante,
y por este motivo la revisión de todos los aspectos relacionados con la
minimización del impacto ambiental tiene que ser una acción realizadas
sin interrupción.
Auditoria Informática
Auditoria informática de sistemas:
Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como técnica de sistemas
en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las
telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones. Líneas y redes
de las instalaciones informáticas, se auditen por separado, aunque
formen parte del entorno general de sistemas.
Su finalidad es el examen y análisis de los procedimientos
administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía
auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su
informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las
recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su
opinión, en la organización de la compañía.
Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay
procedimientos y métodos, que son términos más operativos. Los
procedimientos son también sistemas; si están bien hechos, la empresa
funcionará mejor.
La auditoria de sistemas analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa con la intención de mejorar su eficacia.
Auditoria Regular Informática:
Se refiere a las que se realizan a la calidad de la información existente en las bases de datos de los sistemas informáticos que se utilizan para controlar los recursos, su entorno y los riesgos asociados a esta actividad.
Auditoria Especial Informática:
Consiste en el análisis de los aspectos específicos relativos a las bases de datos de los sistemas informáticos en que se haya detectado algún tipo de alteración o incorrecta operatoria de los mismos.
Auditoria Recurrente Informática:
Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditorias informáticas anteriores donde se obtuvo la calificación de Deficiente o Malo, ya sea en una Regular o Especial.
Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
Proceso de una Auditoria de Personal o Recursos Humanos:
Es el proceso o conjunto de técnicas de investigación aplicables a una
partida o grupo de partidas o a un grupo de hechos o circunstancias
examinados mediante las cuales el auditor obtiene las bases necesarias
para fundamentar su opinión.
Durante el proceso de auditoria se ponen en práctica algunas técnicas o
métodos de investigación y pruebas que el auditor utiliza para comprobar
la razonabilidad de la información que le permite omitir su opinión
profesional.
Estas técnicas son:
Estudio general.
Análisis (saldos y movimientos)
Inspección.
Confirmación (Positiva, Negativa y Blanda o ciega)
Investigación.
Declaraciones.
Certificación.
Observación.
Cálculo.
De manera análoga se desarrollan las auditorias específicas, detallando aspectos fundamentales de la evaluación de cada proceso.
El plan contendría los siguientes puntos:
Nombre del proyecto de auditoria (Proceso a evaluar)
Objetivo General Propuesto
Objetivos Específicos
Actividades a desarrollar
Fecha de Inicio
Fecha de Finalización
Fecha de Entrega del informe
Auditor Responsable
Recursos a utilizar
La auditoria requiere del desarrollo de un proceso que se puede explicar en el siguiente diagrama de proceso expresado en la Siguiente Figura.
Proceso de auditoria
Plan de la auditoria
Definición de los antecedentes de la auditoria
Análisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.
Informe de la auditoria
Seguimiento del Sistema
¿Qué Abarca la Auditoria? ¿Porqué? ¿Dónde? Y ¿Quién? Hace la Auditoria:
AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCIÓN DE LA AUDITORIA DE PERSONAL O RECURSOS HUMANOS.
La auditoria de recursos humanos puede abarcar una cobertura tan amplia
como las mismas funciones de ARH (Administración de Recursos Humanos) y
presenta una división semejante a las divisiones secciónales de los
organismos de ARH (Administración de Recursos Humanos).
Las auditorias por lo general empiezan por una evaluación de las
relaciones empresariales que afectan la administración de potencial
humano, incluyendo el personal de línea y el de staff, las
calificaciones de los miembros de staff de recursos humanos y la
adecuación de apoyo financiero para varios programas. A partir de ahí se
aplica una variedad de patrones y medidas, cuya escala de profundidad
depende del tipo de examen que vaya a efectuarse. Se examinan los
registros e informes de personal. Se analiza, compara y prepara un
informe de examen que incluye casi siempre recomendaciones para cambios
y alteraciones.
La auditoria también puede evaluar programas, políticas, filosofías y
teorías. Dependiendo de la política que exista en la organización.
La auditoria de RH puede enfocarse hacia cualquiera o hacia todos los siguientes aspectos de productividad.
1) Resultados, que incluyen tanto las realizaciones como los problemas
considerados efectos de la administración en curso;
2) Programas, que incluyen las practicas y los procedimientos detallados
que los conforman;
3) Políticas, tanto las explícitas y formalizadas como las implícitas;
4) Filosofía de la administración, sus prioridades de valores, metas y
objetivos;
5) Teoría, relaciones supuestas y explicaciones plausibles que detallan
y relaciona las filosofías, las políticas, las practicas y los problemas
continuos.
Cuanto mayor y más descentralizada este la organización, tanto mayor
será la necesidad de una cobertura sistemática de auditoria.
La auditoria puede desarrollar fuerte impacto educativo, pues permite
relacionar la calidad de la administración de recursos humanos con los
diversos indicadores de eficiencia de la empresa. Permite observar hasta
que punto la administración tuvo éxito en la identificación personal de
los empleados con los procesos de la organización y la aceptación de los
objetivos organizacionales.
La auditoria también puede presentar los indicadores de la calidad de
liderazgo, de motivación en el trabajo, de deficiencia de la supervisión
y del crecimiento continuo y el desarrollo de los empleados y de los
administradores tomados individualmente.
La auditoria permite verificar:
• Hasta que punto la política de recursos humanos se basa en una teoría
aceptable;
• Hasta que punto la práctica y los procedimientos son adecuados a tal
política y a tal teoría. En esencia, se trata de evaluar
y
medir los resultados de la ARH (Administración de Recursos Humanos) en
las actividades de mayor o menor prioridad, como: Indicadores de
eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formación de staff,
entrenamiento y desarrollo, remuneración, beneficios sociales,
relaciones sindicales, etc.,
• Clarificación de objetivos y expectativas en cuanto a la ARH en
términos de cantidad, calidad, tiempo y costo;
• Empleo de recursos y resultados obtenidos;
• Contribución de la ARH en las objetivos y los resultados de la
empresa;
Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del
personal.
Los más importantes cambios que alteran el escenario de auditoria de RH
son:
1) Cambio en las filosofías y teorías administrativas.
2) El cambio del papel que desempeña el gobierno y su creciente
intervención con el fin de vigilar la administración del potencial
humano y proteger los intereses de los empleados, aumentándoles la
seguridad económica y garantizando el pleno empleo;
3) La expansión de los sindicatos y la determinación bilateral de la
política de empleos, con frecuentes criticas hacia la competencia
administrativa en relaciones industriales;
4) Alzas salariales frecuentes, que implican un costo mas alto de la
mano de obra y mayores oportunidades de desarrollar una ventaja
competitiva en la administración de personal;
5) El cambio en las habilidades requeridas para algunos trabajadores
técnicos y profesionales que presentan problemas administrativos más
difíciles y una actitud mas critica frente a la administración;
6) Aumento de gastos para las divisiones de staff de relaciones
industriales, lo que implica una proporción mas elevada de personal y
salarios mayores para los especialistas en relaciones industriales;
7) Competencia internacional más agresiva, resultante de la ampliación
del circulo de la industrialización, que destruyo el mito de la antigua
ventaja que disfrutaban las empresas norteamericanas.
La Auditoria de Recursos Humanos se realiza en todos los departamentos
de la empresa o institución, ya que los recursos humanos se encuentran
en todos y cada uno de ellos.
El Agente de Auditoria de Recursos Humanos es quien la hace. El cual
puede ser un especialista, un consultor externo o una comisión interna
que tiene como coordinador al director de recursos humanos o al gerente
de relaciones industriales. Otras forman comisiones y contratan al
consultor externo para orientarlas. En cualquier caso, la auditoria de
RH tiene un fuerte impacto educativo sobre la organización.
COMPARACIÓN CON OTRAS AUDITORIAS
FUENTES DE INFORMACIÓN
La auditoria de recursos humanos se basa en verificaciones,
seguimientos, registros y estadísticas.
CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAL
Libros de asistencia del personal
Contendrán el registro diario de la entrada y salida de los empleados
durante la jornada laboral en el cual se detallarán:
· Número correlativo de entrada o salida
· Nombre del empleado
· Hora
· Firma
Observación: El libro deberá ser ubicado en un lugar de fácil acceso a
la regional bajo la custodia y administración del Receptor y se colocará
un reloj en un lugar visible que marcará la hora oficial.
Observación: Las llegadas tardías y ausencias del personal deberán ser
reportadas a la jefatura en los formularios correspondientes durante los
tres días hábiles posteriores a la finalización de cada mes.
Reloj Chequeador
• Registro de entradas y salidas de personal por día
•
Mensajes de aviso de salidas no registradas en el sistema
•
Manejo de tolerancias para control de entradas y salidas
SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA CONTROLAR LA ENTRADA Y SALIDA DEL PERSONAL
Existen diferentes tipos de sistemas computarizados o software que
permiten controlar la entrada y salida del personal, entre ellos
pondríamos mencionar el llamado CHEKTIME.
CHECKTIME: es la mejor solución para control de entradas
y salidas por medio de la huella digital.
- Manejo de horarios diversos
El software permite especificar un horario para toda la empresa y/ó manejar horarios específicos por grupo/turno e inclusive especificar horario específico por cada empleado.
- Opciones de Administración
•
Registrar datos de la empresa
•
Acceso al menú de catálogos del sistema
•
Acceso a los reportes operativos
•
Ajuste a la bitácora de registro de entradas y salidas
•
Velocidad de Búsqueda
Opción de utilizar filtros de búsqueda para agilizar las filas de entrada y salida de personal, tales como clave de empleado, iniciales de apellidos, etc
- Velocidad de Búsqueda
Opcionalmente utiliza filtros de búsqueda para agilizar las filas de entrada y salida de personal, tales como clave de empleado, iniciales de apellidos, etc
- Beneficios
Algunos beneficios tangibles y costeables de utilizar tecnología de huella digital sobre tarjetas manuales, magnéticas o código de barras son:
•
No duplicable
•
Instransferible
•
Portable
•
Bajo costo de mantenimiento
•
Cero costo de reposición
•
Margen de error ínfimo .01%
CONTROL DE ACCIÓN DE PERSONAL
Cuanto mayor sea la organización y más descentralizada sea su
estructura, mayor será la necesidad de control respecto de los recursos
humanos.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende
de su función o del área específica en que se aplique.
Puede ser la función administrativa y gerencial de control. En este
caso. El control hace parte del proceso administrativo, conjuntamente
con la planeación la organización y la dirección.
Puede ser el conjunto de los medios de regulación de un sistema u
organización. Es el caso de las tareas específicas que el controlador
aplica en una empresa. El control en un sistema automático que mantiene
un grado constante de flujo o funcionamiento del sistema total. El
mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales y
permite la debida regulación de proceso.
Puede ser la función restrictiva de un sistema para mantener a los
miembros dentro de los parámetros deseados. Es el caso del control de la
frecuencia y expediente de personal.
Para Sherwin, la esencia de control es la acción que ajusta las
operaciones a los patrones predeterminados, y su base es la información
que los gerentes reciben. Koontz y O’Donnell creen que el control es la
función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de
los subordinados, con el fin de asegurar que los objetivos de la empresa
u los planes delineados para alcanzarlos se realizan.
El control no consiste solo en verificar si todo va de acuerdo con el
plan adoptado, las instrucciones emitidas y los principios establecidos,
tiene por objetivo señalar las fallas y los errores para rectificarlos y
evitar reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y actos.
Respecto al control de personal es necesario tener en cuenta el desarrollo de formularios:
· Mantenimiento de Trabajadores.
· Flexibilidad en la definición y control de Horarios.
· Definición y asignación de Calendarios.
· Control de horas extras y exceso de jornada.
· Horarios alternativos.
· Control de visitas.
· Adaptabilidad a diferentes modelos de relojes (si es el caso).
Teniendo en cuenta los parámetros anteriores, es probable que se puedan desarrollar formularios propios.
Control de recursos humanos:
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y
ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del
cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la
evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo,
motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones.
Los estudios de evaluación de personal están realizados de acuerdo con
el proceso de control.
Patrones de evaluación y control en recursos humanos
El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones
capaces de permitir una continua evaluación y control sistemático de su
funcionamiento.
Patrón en un criterio o un modelo que se establece previamente para
permitir la comparación con los resultados o con los objetivos
alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse
los resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben
realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor.
Se utilizan varios patrones, esto pueden ser:
1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en números o en
cantidades, como número de empleados, porcentaje de rotación de
empleados, número de admisiones, índice de accidentes, etc.
2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no
cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados de
entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc.,
3) Patrones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e
personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la
empresa, el tiempo de procesamiento de la requisiciones de personal,
etc.
4) Patones de costo: son los costos, directos e indirectos, de la
rotación de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios
sociales, de las obligaciones sociales, de la relación costo-beneficio
del entrenamiento.
Los patrones permiten la evaluación y el control por medio de la comparación con:
a) Resultados finales: cuando la comparación entra el patrón y la
variable se hace después de realizada la operación. La medición se
realiza en términos de algo rápido y acabado, en el fin de la línea, lo
cual presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y las fallas de
una operación ya terminada, una especie de partida de defunción de algo
que ya sucedió.
b) Desempeño: cuando la comparación entre el patrón y la variable se
hace simultáneamente con la operación, es decir, cuando la comparación
acompaña ala ejecución de la operación. La medición es concomitante con
el procesamiento de operación. A pesar de que se realiza en forma
simultanea, lo que quiere decir es que es actual, la medición se realiza
sobre una operación en proceso y no terminada aún.
La comparación es la función de verificar el grado de concordancia entre una variable y su patrón.
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Sistema de información es un conjunto de elementos interdependientes
(subsistema), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción
se genere la información necesaria par la toma de decisiones.
El montaje de un sistema de información de recursos humanos requiere
observación sistemática y un análisis y evaluación de la empresa, o de
sus subsistemas, y de sus respectivas necesidades de información. Un
sistema de información debe identificar y agrupar todas las redes de
flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de
decisiones.
En lo fundamental, el sistema de información es la base de proceso
decisorio de la organización.
La planeación de un sistema de información de RH
Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:
• Base de datos de recursos humanos.
• Reclutamiento y selección de personal.
• Entrenamiento y desarrollo de personal.
• Evaluación del desempeño.
• Administración de salario.
• Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos,
disciplina, etc.,
• Estadísticas de personal.
• Higiene y seguridad.
• Jefaturas respectivas, etc.
El sistema de información de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinado objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitirá evaluar la eficacia del sistema: Hacer que los organismos de línea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.
REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL:
El registro y control de las incidencias y el tiempo extra del personal,
que permita a las dependencias contar con información que oriente a la
toma de decisiones y cumplir con los requerimientos de las dependencias
centralizadoras.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema
en buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:
· Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escándalos, etcétera.
· Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está
correcto, como verificar pruebas o notas.
· Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar
una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.
· Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del
proceso administrativo.
· Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este
tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas
o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y
errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES:
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden
medirse los resultados, representan la expresión de las metas de
planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro
real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos,
unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc.,
o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros términos de medición.
Medición de resultados:
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para
determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la
comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay
actividades en las que es difícil establecer estándares de control por
lo que se dificulta la medición.
Corrección:
Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y
procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación:
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control
con la información obtenida causante del desvío.
Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento. Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior
Conéctate con GestioPolis
¿Qué hay de nuevo?
Lo que se está compartiendo
Otros artículos que te van a interesar
Explora todas las publicaciones por tema