El diseño de estructura como instrumento del cambio organizacional

Autor: Damián Eixarch

Gestión del cambio

07-2004

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INTRODUCCION

La construcción en el lenguaje que permite descubrir el fenómeno de los sistemas complejos, del caos, es de reciente desarrollo en el campo de la física, más aún en las ciencias sociales y todavía más en la administración. Encontrar el orden descriptivo para el fenómeno organizacional, un fenómeno dentro de la complejidad con las restricciones que antes mencioné, se encuentra en el orden de lo dicho por Freddy Kofman "...no nombramos el mundo que vemos, si no que solamente podemos ver el mundo que somos capaces de nombrar..." (2001). De tal manera que es necesario usar un conjunto de axiomas diferentes a los usados por las ciencias convencionales.

La tercer dificultad tiene que ver con encontrar en el desarrollo, o a partir de él, una herramienta del análisis organizacional. Es decir convertir un conjunto de ideas en algo con lo cual poder operar sobre las organizaciones sociales. Algún tipo de herramienta, sin caer en las simplificaciones que abundan en la bibliografía administrativa del tipo "¿Cómo ser un empresario exitoso?", recetas que no tienen en cuenta la singularidad de cada uno de los sistemas en que se interviene. El dilema tiene que ver con como estamos acostumbrados a realizar diagnósticos sobre los cuales proponer soluciones. Para esto medimos, contamos, describimos, en definitiva sacamos una foto que nos permite describir el estado del objeto, como dijo Deming "... no se conoce lo que no puede ser medido..." (Walton,1994) La duda es, en general, la misma para todos los sistemas complejos y tiene que ver con ¿cómo encontrar alguna forma de operar en un sistema en constante modificación? Si al medirlo ya cambio2, ¿Como describirlo?.

Bien, entonces no es un camino fácil de andar, pero tampoco lo es el operar sobre las organizaciones sociales y sin embargo es el camino que elegí, que pretendo andar al haber elegido esta profesión.

Por lo tanto intentaré, y para resolver el tercer problema, satisfacer una de las principales actividades (¿dificultades?) del análisis organizacional, "el cambio". El cambio planeado, pero abordado desde el diseño organizacional, específicamente desde el diseño de su estructura, lo que creo permitirá predisponerlas a esta condición. Las estructuras son las condiciones iniciales con las que se encuentran las personas en una organización. Esto no solo es a nivel de coordinación, también define por inferencia el marco en el cual se darán las relaciones (internas y externas) y con ello las "posibilidades de evolución" del sistema.

HIPOTESIS

El diseño de estructura como instrumento del cambio organizacional.

Las organizaciones operan en ambientes turbulentos, cambiantes, "caóticos", con estructuras y procesos rígidos, que procuran ser previsibles. Este ambiente, tanto externo como interno, genera en todos los participantes de la organización una fuerte tensión dada por la incertidumbre y la dificultad de predecir las consecuencias, en el largo y mediano plazo, de las acciones que realizan en el presente. Es decir para ambientes y organizaciones, sistemas complejos, que operan en los límites del caos, se realiza una infructuosa búsqueda de orden que le dé sentido a su obrar diario, un sentido que no es necesario buscar.

Este tipo de acción está soportado en paradigmas lineales o simplistas, los que son el sustento para el diseño de las organizaciones en las que operan. Se buscan soluciones sencillas y simples a problemas complejos. Sin embargo en el funcionar diario los sistemas "se les escapan de las manos".

Las distintas alternativas para remediar ésta incertidumbre van desde la asociación de la problemática a cuestiones como el liderazgo, el rediseño organizacional, de los procesos o reingeniería, análisis motivacionales, etc., en definitiva de la búsqueda del "cambio organizacional", que les permite tener pronósticos acertados, ya de los resultados, ya del comportamiento de las distintas variables y sobre todo del personal. Pero en general en todas estas estrategias de cambio, y a pesar del uso de nuevas herramientas, los mismos están sustentados en los mismos paradigmas. El soporte de las ideas no cambia y los resultados, en general, son perturbaciones que el mismo sistema se encarga de reencausar3.

Es una continua búsqueda de previsibilidad que termina en implementaciones traumáticas con resultados similares en el mediano plazo4.

Ahora bien, ¿porque es tan fuerte la existencia del "paradigma del control"?. En principio es uno de los recursos que utilizamos las personas para restaurar el orden. Reaccionamos de esta manera cuando los medios que da la racionalidad y sus instrumentos, pierden poder en un orden que ya no existe, por "...La nostalgia de una tradición protectora del orden, o la impotencia parcial para pensar y gobernar el movimiento... " (Balandier, 1994).

La religión le da sentido a la condición humana, oculta el temor a la muerte y al sinsentido, brinda "clausura de sentido". Así en las organizaciones el temor a perder, a lo desconocido a lo imprevisible se asimila a dudas similares, de ahí que el control sea un paradigma que da "clausura de sentido" al obrar empresario.

Sin embargo el estado ideal de los sistemas complejos, es aquel que se encuentra en la transición entre orden y caos, este estado de transición permite al sistema el surgimiento de procesos creativos. Esta frontera coincidirá con el punto de máxima entropía y es el de máxima complejidad. Pero para permitir este estado del sistema hay que realizar un esfuerzo adicional. La necesidad que tiene el hombre, en este caso los accionistas y el nivel directivo, de tener completo dominio y conocimiento de la operación del sistema, producto de su necesidad de conocer, de dar sentido, de brindar, clausura de sentido es muy fuerte.

¿Cómo lograr entonces un cambio de paradigma?. Existen varias formas, a través de crisis, educación, etc. Una de ellas y es parte de la hipótesis del presente trabajo, es utilizando la vivencia como metodología de aprendizaje y aceptación del nuevo paradigma.

Por ello partiendo del mismo paradigma, de lo prescriptivo, lo normativo, diseñar una estructura organizacional tal que facilite las relaciones que predisponen al cambio organizacional y a la aceptación de él. No a convivir con la incertidumbre y el caos, sino a vivir en ellos. No ya como un "cambio planeado", sino como condiciones que permitan la co-evolución interna y con el medio5.

Esto no significa que la organización no cambiará, de hecho siempre está evolucionando por su propia condición de sistema abierto, sino que las "posibilidades" serán mayores dependiendo de su diseño estructural.

Resumiendo, la hipótesis de trabajo parte de la premisa de que las características estructurales de diseño de la organización predisponen al sistema al cambio. Es decir que la co-evolución entre el sistema y el medio dependerán de las condiciones estructurales originales, de tal manera que los estados atractores posibles no limiten su desarrollo.

La estructura de la demostración de la hipótesis es la siguiente:

Definiciones de la nueva ciencia. Punto en que se desarrollan los conceptos y bases del nuevo paradigma. Se tratan temas como complejidad, caos, autopoiesis, etc. Estos conceptos originalmente provienen de ciencias tan distintas como la física cuántica, la geometría fractal, la biología, que sin embargo han sido adoptadas por las ciencias sociales, para explicar éstos fenómenos. También es muy reciente el desarrollo y adopción de estos conceptos en la ciencia administrativa.

• Caracterización del objeto. A partir de las definiciones vistas en el capítulo anterior, lograr una distinta caracterización del objeto de estudio, las organizaciones sociales y su dinámica. Una nueva realidad "descriptiva" para el mismo fenómeno.

• La estructura organizacional y el cambio. Capítulo en que se intenta pormenorizar en las funciones y entendimiento de la estructura de la organización. No sólo desde el punto de vista del diseño de la "forma", sino también y tan importante como lo anterior de las relaciones que genera tanto internamente como con el medio. Además cuales son las condiciones que ayudarán a definir un sustento organizacional distinto.

Conclusión. La aprobación o disprobación de la hipótesis

Quiero aclarar que cuando digo descubrimientos no es una cuestión de soberbia, sino todo lo contrario. Me refiero a descubrimientos personales, a revelaciones de algo nuevo que me permiten pensar a la organización de forma diferente a como la entendía antes de la realización del trabajo. Esto no significa que otras personas no lo hicieran antes, y de hecho esto es así, sino que es un aporte personal a mi mismo, valga la redundancia.

DEFINICIONES DE LA NUEVA CIENCIA. APORTES PARA LA CARACTERIZACION DEL OBJETO DE ESTUDIO

El surgimiento de un nuevo paradigma

"Thomas khun establece que los cambios de paradigmas son el resultado de contradicciones entre las predicciones teóricas y los datos experimentales. cuando sucede esto, se produce una crisis, una bifurcación de la cual emerge un nuevo paradigma que sortea las contradicciones, "  (Schnitman, 1998). Se requiere un paso más que es el "darse cuenta" de que es un problema que reside en el observador y no en el objeto.

Lo que presentaré en este capítulo, mal llamado por mi nueva ciencia, en realidad son propiedades de los sistemas. Estas propiedades no son nuevas para ellos, existieron siempre. Esto no puede ser de otro modo, porque las cualidades de los sistemas u objetos observados no residen en los objetos, sino que son computaciones propias del observador.

Quiero decir con esto que uno de los primeros cambios radica en la renovación del concepto de objetividad científica. Usualmente pensamos que la realidad se nos descubre si utilizamos las herramientas correctas de análisis, si seguimos las reglas de la metodología de investigación, la explicación mecánica, el modelo newtoniano. Un trabajo sistemático de incremento lineal de conocimiento de las condiciones del objeto de estudio que nos permite revelar y luego extrapolar a otros sistemas las cualidades así descubiertas y definidas como hechos, como leyes fundamentales.

Explicamos con cierta arrogancia, que si utilizamos el conjunto adecuado de conceptos básicos y podemos asociarlos a ciertas representaciones, luego simplificamos algunas variables6, utilizamos proposiciones simples, entonces damos por verdaderas aquellas representaciones. Pero estos descubrimientos son verdaderos siempre y "...cuando derivan de los axiomas... através de ese método desconocido." (Einstein, 1998) De esta manera el objeto es pasivo en relación con el observador y su significado, su realidad es previa solo que es objetivamente determinada, "La idea de leyes de la naturaleza tiene una connotación legalista: parecería que la naturaleza está "obligada" a seguir ciertas leyes...(Schnitman D.F, 1998)

Toda mirada sobre la realidad es un acto de selección, de construcción y de interpretación que se hace desde un sujeto en un contexto, que es particular y propio para esa observación en ese momento.

¿Que sucede entonces? Resulta que las operaciones que realizamos como observadores tienen un razonamiento propio dado por los "... principios supralógicos de organización de pensamiento o paradigmas, principios que gobiernan nuestra visión de las cosas y del mundo sin que tengamos conciencia de ello" (Morín, 2000), lo que se pone en duda es la objetividad.

Gracias al trabajo realizado por Maturana, relacionado con la biología del conocimiento, nace un quiebre en el paradigma empirista. La relación observador/observado no genera una realidad única, sino que existen muchas realidades y tienen que ver con las que propone el observador. El sugiere que no existe una realidad objetiva independiente del observador, sino que el observador es constitutivamente participante y por lo tanto activo de lo que observa (Maturana, 1996). Concluyendo, "... no podemos decir cómo las cosas realmente son sólo podemos decir cómo "nosotros" las interpretamos o concideramos´ (Echevarria, 1996).

Uno de los principios definidos por Echevarría es "...que los seres humanos se crean así mismos en el lenguaje y através de el ´, es por eso que la posibilidad de tener nuevo vocabulario nos permitirá acceder a esas, ahora "nuevas realidades", es decir descubrir propiedades de los sistemas que aunque ya existían, aún no las podíamos describir (o descubrir?)7.

Concurrencia de teorías

Como dije un poco más arriba, el conjunto de teorías desarrolladas desde distintas ciencias nos permite aprehender un conjunto nuevo de conocimientos, que nos introduce en una distinta visión de las organizaciones. Estos supuestos convergen para poder caracterizar a la organización como un sistema evolutivo complejo (en inglés complex evolving sistem), con características particulares, que se desarrollarán más adelante. A continuación expongo, muy resumidamente, los aportes de algunos de estos desarrollos.

El caos

Según el diccionario, caos nos remite a lo siguiente: m estado de confución en que se hallaban las cosas en el momento de su creación, antes de que Dios las colocase en el orden que después tuvieron.//Confusión, desorden  (Ed.Plaza & Janes,1980) Vemos en esta explicación dos significantes comunes a nuestro entender del sentido de caos. Por un lado, de acuerdo con la segunda acepción: el desorden; la confusión; lo impredecible; la inestabilidad; la falta de continuidad. Nos envía a lo desconocido, o a lo no querido. Por otro lado tenemos la segunda representación que requiere una explicación un poco más extensa. En principio entendemos que mediante la intervención divina, de un ser superior, es posible generar orden a partir del caos. ¿Porque remarco lo de la intervención divina? Es común en las organizaciones sociales depositar esta función en los directivos de la organización8, un líder salvador. Ahora bien, contradictoriamente a lo que pensamos, el caos es un estado original, de creación. Es el estado que tienen las cosas al momento de nacer. Si bien no pensé encontrar este concepto en un diccionario, es una de las propiedades y aportes de la teoría del caos a las ciencias sociales, entre ellas la de la organización. Adicionalmente existe una relación entre el orden y el desorden, recursivamente uno precede al otro.

¿Que es la teoría del caos?

La teoría del caos está enfocada hacia aquellas formas de complejidad en las cuales el orden emergente coexistente con el desorden. Cuando un sistema se mueve de un estadío de orden hacia un creciente desorden, puede pasar por una fase de transición en la cual nuevos patrones de orden emergen del desorden, dándole sentido a la paradoja del entendimiento entre estos dos conceptos.

Según Hayles es posible reconocer en los sistemas caóticos ciertas características. La QR OLQHDOLGDG, tal vez sea una de las más comunes. Esta función nos aleja del modelo causa ­ efecto como una línea recta reversible en el tiempo e implica "...con frecuencia una incongruencia sorprendente entre causa y efecto, de modo que una causa pequeña puede dar origen a un efecto grande." (1993) Pequeñas modificaciones en alguna de las variables intervinientes en el sistema pueden generar impredecibles variaciones al total. El ejemplo clásico de esta cualidad es la dificultad que existe en anticipar el "estado del tiempo". En economía sobran las muestras: la evolución de la bolsa de valores; el crecimiento o retroceso de la economía en los países; o los cracks financieros (efecto tequila, tango y tantos otros)

Otra de las características está dada por las formas complejas que realzan la importancia de la escala. Concretamente, los objetos no son independientes de la escala que se elija para medirlos. Un ejemplo clásico de la geometría fractal es la definida por Mandelbrot cuando se pregunta ¿qué longitud tiene la costa de Bretaña?. Pareciera que se puede resolver buscando la respuesta en alguna enciclopedia. Pues bien, esto está totalmente alejado de la realidad. La medida depende de la exactitud y precisión de la regla que se utilice para medirla. Así si se utiliza una regla de 1 (un) metro se tendrá una aproximación, pero hay recovecos que miden menos de un metro por lo que escaparán a la medición, por lo tanto tenemos una nueva aproximación. Lo mismo pasaría si utilizamos una regla de 1 (un) cm., pero como siempre se puede usar una de menor escala las aproximaciones serían, en principio, mayores y con tendencia al infinito. Esto nos habla de la irregularidad y la dificultad de definir precisamente algo.

Otro elemento muy importante del caos es "... el desplazamiento del centro de atención, desde la unidad individual hacia las simetrías recursivas entre niveles de escala" (Hayles, 1993) Se representa las simetrías en distintos niveles de escala y estos niveles están conectados a través de puntos de acoplamiento. Es en estos lugares donde cualquier pequeña modificación puede causar que el sistema se comporte de forma impredecible.

El caos también tiene la particularidad de tener alta sensibilidad a las condiciones iniciales .

Por ejemplo en el golf, aunque se intente predecir el desarrollo que va a tener la pelota en un golpe, dos tiros similares pueden tener trayectorias muy diferentes. Esto es consecuencia de las circunstancias existentes al momento del impacto: el deportista al momento del golpe (posición, temblores en el golpe, swing, posición del palo); la pelota (altura del piso, pequeños interferencias como la altura del pasto, peso e irregularidades de la pelota) entre otros, a menos que "...las condiciones iniciales puedan especificarse con infinita precisión, los sistemas se tornan rápidamente impredecibles ´ (Hayles, 1993)

Por último, todos poseen mecanismo de retroalimentación. Al igual que en la teoría de sistemas o cibernética, parte de la energía de la salida del sistema vuelve al mismo como entrada (mecanismo de feedback) Esta dinámica permite explicar el surgimiento de estructuras organizativas que ajusten la salida.

Si bien la aplicación de estos conceptos a la ciencia humanística es dificultosa, sobre todo porque el caos está basado en construcciones matemáticas complejas, nos brinda fundamentos epistemológicos para la aplicación en nuevos paradigmas.

Estructuras disipativas

Según Prigogine (1998)10 cuando un sistema se aleja del equilibrio, surgen estados cuyas propiedades son diferentes a las de equilibrio, propiedades típicas de situaciones de no- equilibrio. La condición para que estas estructuras aparezcan es la existencia de recurrencia del tipo X conduce a Y, e Y conduce a X. Conjuntamente con la situación de recurrencia el sistema, lejos de estar aislado, es sometido a fuertes condicionamientos externos. Y estas propiedades completamente nuevas son todo lo necesarias para comprender el mundo que tenemos alrededor.

La "estructura disipativa" encuadra estas nuevas propiedades: sensibilidad y por lo tanto movimientos coherentes de gran alcance; posibilidad de estados múltiples y en consecuencia "historicidad" de las elecciones adoptadas por los sistemas. Ocurren en los puntos de bifurcación, de las que emergen nuevas ramificaciones. Los puntos de bifurcación introducen un elemento aleatorio, los cuales son muy sensibles a pequeñas perturbaciones. Este es un punto de transición entre el orden y el caos (figura 1). 

En condiciones de equilibrio sólo se ve lo cercano. Pero cuando se está ante una estructura de no-equilibrio, tiene que haber señales que recorran todo el sistema. Tiene que suceder que los elementos de la materia empiecen a ver “más allá” y que la materia se vuelva sensible. En estas condiciones hay muchas propiedades posibles, que son las distintas estructuras disipativas accesibles. En cambio si nos acercamos al equilibrio, la situación es todo lo contraria: todo resulta lineal y no hay más que una sola solución.

Sin embargo los sistemas caóticos no son totalmente azarosos, usualmente tienen límites bien definidos dados por el campo de ocurrencia y dirección de esas perturbaciones, solo que este campo es muy amplio o totalmente probabilístico, de ahí la impredictibilidad de la evolución de estos sistemas o estructuras.

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Damián Eixarch

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