Administración de proyectos de desarrollo de sistemas de información

Autor: JOSE DE JESUS RODRIGUEZ VELA

Otros conceptos administración

03-2004

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INTRODUCCIÓN  

Producción, mercadotecnia, finanzas, Las empresas conociendo las ventajas de estos y la necesidad de uso de estos en la empresa han considerado a los sistemas como parte dinámica en la estructura de la empresa en esta trabajo abordaremos temas de mucha importancia; en el capitulo uno hablaremos que es una empresa, sus antecedentes, su clasificación por su giro, por su origen de capital, por su magnitud entre las mas importantes, conoceremos los elementos que forman una empresa y la importancia que tiene cada uno de ellos, veremos cuales son los valores institucionales de la empresa, mencionaremos cuales son las áreas funcionales de la empresa y explicaremos cada una de ellas, reconoceremos la importancia que tiene la información en la empresa en la actualidad.  

Después de haber analizado la empresa en el capitulo uno pasaremos al capitulo dos donde hablaremos ¿qué es la administración de proyectos? Para que nos sirven, describiremos el ciclo de vida de vida de un proyecto, cuales son sus etapas que lo conforman, definiremos ¿que es un sistema?, ¿cuales son los elementos que forman un sistema?, describiremos el ciclo de vida del desarrollo de los sistemas, ¿cuáles son sus fases que lo conforman?, conoceremos ¿qué es la información?, Identificaremos que es un sistema de información sus objetivos primarios, conoceremos los elementos que forman un sistema de información, sabremos un poco de los orígenes de los sistemas de información, veremos sus características, conoceremos los diferentes tipos de sistemas de información como son: los sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de información gerencial, sistemas de apoyo a decisiones, sistemas expertos e inteligencia artificial, sistemas de apoyo a decisiones de grupo, sistemas de apoyo a ejecutivos, conoceremos la importancia de la administración de proyectos de sistemas de información en la empresa, así como también la importancia de los sistemas de información en la empresa por ultimo para concluir este capitulo describiremos sin duda lo mas importante que es el ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información.

En el capitulo tres abordaremos la planificación de un proyecto de sistemas de información, explicaremos como inicia un proyecto, describiremos los puestos como mínimo para formar un grupo de trabajo de desarrollo de sistemas, conoceremos como se determina la factibilidad de un proyecto de sistemas de información, describiremos como se hace la planeación de control de actividades, y por ultimo explicaremos la importancia del uso de las herramientas CASE en el desarrollo de sistemas de información, sus ventajas y tipos de herramientas CASE que existen.

Este trabajo tiene el objetivo de servir al lector como libro de consulta dando una sencilla explicación acerca de los sistemas de información dentro la empresa, y de la importancia de una buena administración de proyectos para su desarrollo, ofreciendo conocimientos básicos para su entendimiento con el fin de proveer al lector una idea clara.

CAPITULO 1 LA EMPRESA.  

1.1.-Definición de empresa

Hay demasiadas definiciones de empresa pero solo se hará referencia a algunas de ellas que son las mas concretas: Definición de empresa es: “Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad”[1]

“Una empresa es una organización que se estructura con fines comerciales, es decir, con el fin de producir un bien o un servicio, y luego venderlo para generar ganancias. El objetivo de las empresas es generar ingresos” [2]

Otra definición de empresa “es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de un mercado” [3]  

Por su parte podemos definir a la empresa como un grupo social dedicado satisfacer necesidades de un mercado demandante; estas necesidades pueden ser productos o servicios que a través de estos obtienen una ganancia o un pago por ellos y por lo regular tiene un fin de lucro a excepción de las empresas publicas que no perciben un ingreso, como ya lo veremos mas adelante en la clasificación de empresa.  

1.2.-CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA.

El continuo avance tecnológico, moderno y económico ha propiciado la existencia de una gran diversificación de las empresas. Hay diferentes criterios para clasificar a la empresa entre estos tenemos por actividad o giro, por origen de capital, por magnitud de la empresa y otros criterios.

1.2.1-Actividad o giro.  

La empresa se clasifica por la actividad o giro en la cual se desarrolla esta.

1.-Industriales.

“La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas”.[4] Estas a la vez se clasifican en extractivas y manufactureras.

• Extractivas.

“Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean renovables o no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre”. [5] Un ejemplo de este tipo de empresas son las industrias petroleras, pesqueras y madereras.
 
• Manufactureras.

Son empresas que se encargan de procesar las materias primas en productos terminados estas son de dos tipos:

Manufactureras de bienes de consumo final. “Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; estos pueden ser: duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Verbigracia: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos”. [6] Es decir son aquellas que producen bienes o productos para los consumidores finales.

Manufactureras de bienes de producción. “Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final”. [7] Un ejemplo de estas empresas que se dedican a la fabricación de envases y botellas de vidrio para la industria refresquera y farmacéutica.  
 
2.- Comerciales.  

Son empresas intermediarias entre productor y el consumidor; su función primordial es la compra-venta de productos terminados. Estas se clasifican en:

“Mayoristas.- cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas) que a su vez distribuyen el producto al consumidor.

Minoristas o detallistas.-  Las que venden el producto al menudeo o en pequeñas cantidades al consumidor.

Comisionistas.- Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión”. [8] Estas empresas solo se dedican a la compra-venta de productos y estos productos son vendidos tanto a consumidores finales como a otras empresas.

3.- Servicio.

“Como su denominación lo indica son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos”.
[9] Existen diferentes ramas dentro de esta clasificación entre estas tenemos:

• Transporte (publico colectivo, transporte de carga pesada, mudanzas, transportes de productos varios (alimenticios, combustibles, granos y hortalizas).
• Turismo (Hoteles, restaurantes, centros turísticos).
• Instituciones financieras (Bancos, cajas de ahorro).
• Servicios públicos varios (alcantarillado, pavimentación y alumbrado publico)
• Comunicaciones (Empresas de telefonía, Internet, radio y televisión).
• Energía (empresas dedicadas a proveer luz eléctrica).
• Agua (empresas abastecedoras de Agua potable).

Servicios privados varios:

• Asesoría (empresas dedicadas a brindar accesoria de tipo legal, de software, tipo psiquiátrico, etc).
• Diversos servicios contables, jurídicos y administrativos. (buffet y despachos contables, jurídicos y administrativos).
• Promoción y ventas (Empresas de promoción y venta de algún producto o servicio).
• Agencias de publicidad (Agencias de publicidad, editoriales, Revistas, periódicos) dedicadas a hacer publicidad a algún producto o servicio.

1.2.2- Origen del capital.

También las empresas se clasifican dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quienes dirijan sus actividades.

• “Publicas.- En este tipo el capital pertenece al estado y generalmente su finalidad es satisfacer las necesidades de carácter social.
• Privadas.- Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales cuando los inversionistas son nacionales o nacionales extranjeros, y trasnacionales cuando la mayoría de los inversionistas son extranjeros y las utilidades se enfocan en el país de origen”. [10] Podemos decir que las empresas publicas son aquellas que pertenecen al gobierno y las privadas son aquellas que pertenecen a particulares.

1.2.3- Magnitud de la empresa.

Otra forma de clasificar a la empresa es por la magnitud o tamaño de esta que es: pequeña, mediana o grande.

Sin embargo es difícil determinar los limites de cada una. A continuación se mencionan algunos criterios sacados del libro de fundamentos de la administración.

1. Financiero.- El tamaño de la empresa se determina con base en el monto de su capital; en este texto no se mencionan cantidades por que estas cambian continuamente de acuerdo con la situación económica del país”. [11] Es necesario contar con los indicadores económicos actualizados para poder hacer la clasificación.

2. Personal ocupado.- Por el numero de personas que laboran en una empresa.

a) Pequeña: Esta es de hasta 250 empleados.
b) Mediana: esta es de 250 hasta 1000 empleados.
c) Grande: esta es de 1000 empleados en adelante.

3. Producción.- Se clasifica a “la empresa de acuerdo con el grado de maquinización que existe en el proceso de producción”. [12] Entonces podemos definir que una empresa se puede clasificar de esta manera:

• Pequeñas.- Aquellas que cuentan con poca maquinaria y en la mayor parte realizan su trabajo manualmente o de forma artesanal.
• Mediana.- Son aquellas que realizan su trabajo con maquinaria y menos mano de obra que en la pequeña.
• Grande.- Son aquellas empresas altamente mecanizadas y/o sistematizadas con menos mano de obra ya que sus actividades son hechas por maquinaria en su mayor parte.

1. Mercadotecnia.-  Este criterio establece que las empresas se van a clasificar “en razón del mercado que domina y abastece”. [13] Es decir se hace la clasificación de acuerdo al dominio que tengan en el mercado las empresas con respecto a las ventas que realicen.

2. Criterio de nacional financiera.- “Nacional financiera posee uno de los criterios mas razonables para determinar el tamaño de la empresa.

Para esta institución, una empresa grande es la más importante dentro del grupo correspondiente a su ramo. La empresa chica es la de menor importancia dentro de su ramo, y la mediana es aquella en la que existe una interpolación entre la grande y la pequeña”.[14] Hay que destacar que este criterio es muy usado en la por parte de nacional financiera en lo que se refiere a créditos y prestamos que hace a las empresa.

Ahora con el uso de Internet empresas tanto chicas y grandes pueden competir a la par con la publicación de páginas web que ofrecen sus productos a todo el mundo solo importando que las empresas chicas y medianas sepan usar la tecnología que se encuentra a su alcance para competir con las empresas grandes.

A continuación se presenta un cuadro sinóptico extraído del libro de fundamentos de administración[15]  


1.3.-Elementos de la empresa.  

Toda empresa requiere de ciertos elementos para formarse como tal. Estos elementos son tres; bienes materiales, bienes humanos o de personal y de sistemas.

1.3.1.-Bienes materiales.  

Son todos aquellos bienes tangibles como son: edificios, instalaciones que en estos se realizan para acondicionarlas al giro de la empresa, estos bienes son adquiridos con recursos financieros de los inversionistas. Desde un punto de vista personal los bienes materiales se clasifican de la siguiente manera:  

1. Maquinaria.-Estos bienes tienen por objeto incrementar la capacidad productiva del trabajo humano, es decir, ayudan a hacer más rápido el trabajo realizado por el personal.
2. Materias primas.-Son las necesarias para la elaboración, producción, manufacturera y desarrollo de los productos finales los cuales la empresa vende para obtener ganancias (madera, agua, hierro, acero, plástico).
3. Dinero.- Toda empresa necesita contar con dinero en efectivo para gastos diarios o por algún imprevisto.

1.3.2.-Bienes de personal.  

Es el elemento mas importante en todas las empresas, sin el no hay razón de ser, no hay fuerza motriz, al menos que haya una con robots donde no intervenga el ser humano. Este bien es el mas difícil de conservar en un estado de motivación que ayude a la productividad de la empresa. En el libro de fundamentos de administración se encuentra la siguiente clasificación de bienes de personal que a juicio personal es la mas precisa.

a) Obreros.- Son aquellas personas que realizan el trabajo manual principalmente; estas se dividen en obreros calificados y no calificados según los conocimientos, habilidades especiales y experiencia que tenga cada uno.
b) Empleados.- Su trabajo es mas intelectual y de servicio pueden ser calificados y no calificados.
c) Supervisores.- Su trabajo principal es el de vigilar que las cosas se hagan bien y sin errores de acuerdo a los planes señalados. Presentan igualdad de funciones técnicas sobre las administrativas.
d) Técnicos.- Son personas con principios teóricos-prácticos en alguna especialidad, apoyan en el desarrollo de actividades dependiendo el giro de la empresa.
e) Altos ejecutivos.- Son personas con amplio conocimiento de las áreas administrativas.
f) Directores.- Su función básica es la de fijar grandes objetivos y políticas, aprobar planes mas generales y revisar los resultados finales.

1.3.3.-SISTEMAS.  

Por ultimo tenemos a sistemas que son “las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas”. [16] Puede entenderse como un conjunto de personas, cosas, datos e información que se encuentran interrelacionados e interactúan para lograr un objetivo específico. Hay que mencionar que en la actualidad las grandes empresas no cuentan con una cultura organizacional en lo referente a los sistemas ya sea manuales o computacionales, ya que la en la mayoría de veces a pesar de que se cuenta con sistemas para determinadas actividades, estos no se emplean o se ponen en uso por los usuarios, un ejemplo seria: un sistema para llevar cabo el inventario físico de una refaccionaría, este sistema fue realizado para hacer un conteo de sus refacciones aproximadamente cada seis meses este se lleva mediante la lectura de códigos de barra de cada refacción mediante un lector óptico que procesa la información en el sistema y la deposita en la base de datos; conforme se van adquiriendo nuevas refacciones estas deben de ir agregándose inmediatamente después de su adquisición en la base de datos del sistema, pero esto no sucede así, ya que el inventario no se realiza cada seis meses sino que se realiza cada año y durante el inventario se agregan las nuevas refacciones adquiridas en ese año al sistema de inventario, es decir no se tiene un inventario actualizado que tenga un adecuado control de sus refacciones adquiridas para su mejor desempeño.

A continuación se muestra el siguiente cuadro como retroalimentación de los bienes de la empresa para su mejor entendimiento.  

1.4.-VALORES INSTITUCIONALES DE LA EMPRESA.

Los valores institucionales de la empresa son:

“La empresa al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrón o sistema de valores deseables que le permita satisfacer las necesidades del medio en el que actúa, y operar con ética. Toda empresa moderna debe perseguir valores institucionales, ya que al conseguirlos incide directamente en su progreso. [17] Los valores institucionales según el autor Lourdes Munch en su libro de fundamentos de administración son los siguientes:

Económicos.-Tendientes a lograr beneficios monetarios:

• Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión colocada.
• Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre prestamos concedidos.

Sociales.- Aquellos valores que contribuyen al bienestar de la comunidad.

• Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en la mejores condiciones de venta.
• Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios, y al crear fuentes de trabajo.
• Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante el pago cargas tributarias.
• Producir productos y/o servicios que no sean nocivos al bienestar de la comunidad.

Técnicos.- Dirigidos a la optimización de la tecnología:

• Utilizar conocimientos mas recientes y aplicaciones tecnológicas mas modernas en las diversas áreas de la empresa para contribuir al logro de sus objetivos.
• Propiciar la investigación y el mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.  

Sin duda hay que destacar que los valores institucionales de la empresa hacen que esta cuente con una personalidad propia dentro del mercado donde se desarrolla, los valores institucionales forjan los compromisos de la empresa con sus inversionistas, sus consumidores y con su medio ambiente.

1.5.-Áreas funcionales de la empresa.  

“Las áreas funcionales, conocidas también como áreas de responsabilidad o como departamentos o divisiones están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos”. [18] Cabe mencionar que las áreas funcionales básicas son: Producción, mercadotecnia, finanzas, recursos humanos y sistemas. Toda empresa cuenta con estas áreas funcionales solo algunas como son las comerciales y de servicios no cuenta con el área de producción.

1.5.1.-Producción.  

El área de producción se define como “es el proceso mediante el cual se elaboran bienes y servicios”. [19] Este departamento es de mucha importancia en las empresas industriales ya que esta es la encargada de la elaboración de productos en buena calidad y que estos sean elaborados en forma rápida para su posterior venta a los consumidores.

1.5.2.-Mercadotecnia.  

La palabra mercadotecnia viene de la traducción de Marketing que es una palabra en ingles y quiere decir mercadología y su definición es “mercadotecnia es el conjunto de actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar intercambios”. [20] La mercadotecnia nos ayuda a conocer las tendencias, gustos y modas de los consumidores para así poder determinar la mejor estrategia que ayude a la empresa a introducir o mantener el producto vigente en el mercado con el fin de que no decrementen las ventas.

1.5.3.-Finanzas.  

“De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros”. [21] El área funcional de finanzas siempre es una área en donde se da demasiada importancia debido a que se hace manejo de los recursos monetarios de la empresa.

1.5.4.-Administración de recursos humanos.  

“Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y desarrollo”.[22] Los recursos humanos son los mas difíciles de controlar ya que es necesario motivarlos e incentivarlos constantemente para que puedan realizar su trabajo con calidad, de no hacerlo puede existir demasiada rotación de personal debido a constantes despidos por negligencia por parte de los empleados que no se sienten a gusto en la empresa y hacen el trabajo de mala gana llevándose demasiado tiempo.

1.5.5.-Sistemas.  

Su objeto es el de optimizar información de una manera confiable y segura para la toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se presenten en los sistemas de la empresa. Sistemas también es encargado de proponer las tecnologías mas adecuadas de interconectividad y del desarrollo de sistemas de información.  

1.6. La importancia de la información en la empresa.  

Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información para el desarrollo de sus actividades cotidianas tan solo tener la información adecuada de un estado financiero no necesariamente en computadoras demuestra que es necesaria la información para todo tipo de actividades y si ha esto le agregamos el uso de computadoras como herramientas junto con sistemas capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y concreta, además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para cualquier tipo de persona como para cualquier tipo de empresa sabiendo de antemano que la información es vital en todos los aspectos, muchas empresas emplean internet como medio de información con sus posibles consumidores, proveedores, socios.  

Solo queda decir que la información es la parte fundamental de toda empresa para tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo.  

Por que como dice el dueño de la empresa que domina el mercado del software a nivel mundial, quién tiene la información, tiene el poder. “Los avances tecnológicos nos sitúan en las puertas de una tercera revolución industrial donde dominar la información significa dominar el mundo”. [23]  

CAPITULO 2: LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.  

2.1. ¿Que es la administración de proyectos?.  

Antes que nada debemos de definir que es administración y que es un proyecto: “Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos”. [24]

Otra definición es la de koontz “La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas”.[25]

Entonces podemos definir a la administración como el proceso de organizar, planear,  dirigir y controlar; actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo .

Ahora definimos que es un proyecto “un proyecto es una organización de gente dedicada a un propósito u objetivo especifico”. [26]

Habiendo definido los conceptos de administración y de proyecto podemos decir que “La administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de realización”. [27]

Después de haber visto la definición de administración de proyectos podemos dar nuestro punto de vista acerca de que es la administración de proyectos; La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc) un problema o cosa.  

2.2. Ciclo de vida de un proyecto.

Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una completa implantación a medida de que se realice el trabajo y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el proyecto llega a su final. Este ciclo es invariable , aunque (como sucede con las personas no se conoce o no se respeta por completo).

“La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso especifico. No existe ninguna excepción a esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida”.

La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida, brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones al ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.

2.2.1. Factibilidad.

En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una organización preeliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el problema o no; al termino de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no continuar con el proyecto.

2.2.2. Diseño.

Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organización y a la administración pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarización y el financiamiento que le otorgan al proyecto.

2.2.3. Producción.

Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay que decir que esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las demás ya que las anteriores la fase de factibilidad y la fase de diseño son orgánicas y de carácter evolutivo, mientras que la fase de producción es de alto grado mecanicista.

2.2.4. Culminación y puesta en marcha.

Culminación y puesta en marcha: En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente verificando que no tenga fallas lógicas.

2.3. ¿Qué es un sistema?

Vamos a empezar definiendo que es un sistema; analizaremos varias definiciones y después elaboraremos una tratando de tomar de cada una de ellas lo más esencial de la idea que nos dan:

“El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o información sobre energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida información o energía u organismos”.

“Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados”.

“Un sistema es un agregado de personas, cosas, información etc agrupados en conjunto de acuerdo con un objetivo”.

Entonces podemos definir que sistema es un conjunto de cosas, objetos, conceptos y elementos conectados unos con otros que interactúan para lograr un objetivo en común.

2.3.1. Elementos de un sistema.

Son aquellos que hacen el sistema sin alguno de estos elementos simplemente no existiría un sistema.

Los elementos de un sistema son:

• Conceptos.- definiciones de cosas o actividades.
• Objetos.- pueden ser por ejemplo, una maquina de escribir compuesta de varias partes.
• Sujetos.- como puede ser los integrantes de un equipo de fútbol.

Todo sistema cuenta con estos elementos. Por tanto también se dice que un sistema es un agregado de entidades que están formadas por elementos.

2.4. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

Todo sistema tiene un ciclo de vida así como los humanos nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos los sistemas cuentan con un ciclo muchos autores manejan menos o mas etapas pero la idea es la misma a continuación solo describiremos el ciclo de vida que desde un punto de vista es el mas entendible.

Fases:

• Fase conceptual.
• Fase de definición.
• Fase de adquisición o de producción.
• Fase operacional.
• Fase de muerte.

2.4.1. Fase conceptual (descripción)

“La fase conceptual es aquella en la que la idea se concibe y se le hace una evaluación preeliminar”.

En esta fase se examinan el medio se realizan pronósticos se evalúan los objetivos y alternativas, se realiza una evaluación por primera vez de costos y aspectos relacionados con el tiempo del sistema al mismo tiempo se hace la estrategia básica la organización y los requerimientos de recursos. El propósito fundamental de la fase conceptual es hacer un estudio sobre papel de todos los requerimientos. Para proporcionar la base de una evaluación detallada que posteriormente se hará en la etapa siguiente.

Siempre hay una tasa alta en porcentaje de sistemas potenciales que no serán realizados, esto debe ser así, puesto que el proceso de estudio de esta fase conceptual tiene como objetivo identificar proyectos que tienen un alto riesgo y no son factibles o no son prácticos desde el punto de vista técnico, económico y del ambiente.

2.4.2. Fase de definición.

El propósito principal de esta fase es definir lo mas pronto posible y exacto, los costos, los programas, la realización y los requerimientos de recursos y si todos estos elementos concordaran económica y técnicamente.

“La fase de definición solo narra con mayor detalle que es lo que queremos hacer, cuando queremos hacerlo, como lo llevaremos a acabo y cuanto costara”.

2.4.3. Fase de adquisición o de producción.

“El propósito de esta fase de adquisición o de producción es adquirir y probar los elementos del sistema y el sistema total mismo utilizando los estándares que se desarrollaron durante las fases precedentes. El proceso de adquisición involucra aspectos tales como la implantación real del sistema, la fabricación del equipo, la asignación de autoridad y de responsabilidad, la construcción de las instalaciones y la conclusión de la documentación de apoyo”.

Esta fase puede describirse como la fase de desarrollo de las actividades que anteriormente fueron definidas en la fase de definición.

2.4.4. Fase operacional.

“En esta fase el papel fundamental del gerente de un sistema durante la fase operacional es proporcionar el apoyo de recursos requeridos para llevar a cabo los objetivos del sistema”.

En esta fase el gerente encargado del sistema es el que provee de todos los recursos necesarios para llevar acabo los objetivos del sistema. Esta fase es resultado de que el modelo ha sido aprobado desde el punto de vista económico, y el gerente trata de poner más atención en los elementos humanos del sistema y trata de optimizar los recursos del sistema total.

2.4.5. Fase de muerte.

Todo ciclo tiene su inicio y su fin, es decir no todo es eterno, así que esta etapa es la de declinación o muerte del sistema.

Muy a menudo, esto no es reconocido por las empresas a simple vista, no quieren reconocer de que cuentan con sistemas obsoletos y que estos ya no son de utilidad para la empresa, muchas veces son deficientes y se mantienen con equipos e instalaciones inadecuadas.

La empresa debe asumir la realidad que hay que hacer un cambio en sus sistemas así como sus instalaciones si realmente quiere ser competitiva.

2.5. ¿Qué es información?

La información es todos aquellos datos transformados o modificados que tienen valor para aquellos usuarios que hacen uso de ellos.

“Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. Por el contrario, la información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos, por lo que en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima para obtener información” llegamos a la conclusión que la información son datos procesados con un valor para aquel usuario que la necesita, aunque para otro solo sean datos que después de procesarlos obtenga otra información.

2.6. ¿Qué es un sistema de información?

El sistema de información es:

“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio”. Otra definición de sistemas de información es “Son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas”.

Por lo tanto podemos definir un sistema de información como un conjunto de subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos ya sea primarios, secundarios y bases de datos relacionadas entre si con el fin de procesar entradas para realizar transformaciones a esas entradas y convertirlas en salidas de información importantes en la toma de decisiones.

El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor.

El sistema de información esta al servicio de los objetivos de la empresa para lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y practicas de trabajo que resultan mas útiles y eficaces.

2.6.1. Elementos de un sistema de información.

Los procedimientos y las prácticas habituales del trabajo son aquellos que los directivos suelen hacer para coordinar los distintos elementos de la empresa para su buen funcionamiento.

• Información. Este es el elemento fundamental de todo sistema y su razón de ser. Este debe adaptarse a las personas que la manejan y al equipo disponible con el que cuenta la empresa, según los procedimientos de trabajo para que las actividades se realicen de forma eficaz.
• Personas o usuarios. Se trata de los individuos o unidades de la organización que introducen manejan o usan la información para realizar sus actividades y operaciones en función de los procedimientos de trabajo establecidos.
• Equipo de soporte. El equipo de soporte se ocupa para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información, este constituye la parte más visible del sistema de información, su parte tangible o física. Este sistema tangible y físico puede incluir elementos de los mas variados niveles tecnológicos y pueden ser: papel, maquinas de escribir, archivadores, cintas magnéticas, impresoras, computadoras, etc.

de los sistemas de información.

“Cuando una empresa crece la supervisión de las actividades relacionadas con ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento el empresario descubre que le seria necesario estar en varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (ósea administrar) las diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que resultaban adecuados cuando la empresa era muy pequeña, se vuelven demasiado numerosos y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador propietario se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir”. En esta situación es cuando el propietario debe decidir la implantación de un sistema de información para la empresa con el fin de cubrir todas las necesidades que han nacido con el crecimiento de la empresa.

2.6.3. Características de los sistemas de información

“Todo sistema necesita tener interacción con su medio ambiente el cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas, a esos sistemas se le conocen como sistemas abiertos, ya que reciben entradas tanto del medio ambiente como internamente y producen salidas de importancia tanto internamente como para el medio ambiente. En contraste todos aquellos sistemas que no interactúan con su medio se les llama sistemas cerrados, en realidad estos sistemas no existen solo están como conceptos, solo existen los sistemas abiertos”.

2.7. Tipos de sistemas de información.

Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos son:

a) Sistemas de procesamiento de transacciones.
b) Sistemas de información gerencial.
c) Sistemas de apoyo a decisiones.
d) Sistemas expertos e inteligencia artificial.
e) Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
f) Sistemas de apoyo a ejecutivos.

2.7.1. Sistemas de procesamiento de transacciones.

Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa.

Los sistemas de procesamiento de transacción o TPS (transacción procesation system) por sus siglas en ingles, eliminan el trabajo tedioso de las transacciones operacionales y como resultado reducen el tiempo que se empleaba en ejecutarlas actualmente, aunque los usuarios todavía deben alimentar de datos a los TPS.

“Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que traspasan sistemas y que permiten que la organización interactué con ambientes externos. Debido a que los administradores consultan los datos generados por el TPS para información al minuto acerca de lo que esta pasando en sus compañías, es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen lentamente y sin interrupción”.

2.7.2. Sistemas de información gerencial.

Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en ingles no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni tampoco son los mismos, sino que estos sistemas incluyen procesamiento de transacciones. Los sistemas de información gerencial son sistemas de información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo.

Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro mas amplio de tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento de transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de decisiones y la toma decisiones. “Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de información gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede llegar a unificar algunas de las funciones de información computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar del negocio”.

2.7.3. Sistema de apoyo a decisiones.

Los sistemas de apoyo a decisiones o de (DSS, Decision Support Systems) están en un nivel más alto del anterior que hemos visto.

El sistema de apoyo a decisiones es muy similar al sistema de información gerencial tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se caracteriza de los sistemas de información gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente).

Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa a diferencia de los sistemas de información gerencial tradicionales.

“Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización; ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones esta hecho para una tarea administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o tarea.

Los sistemas de apoyo de decisiones suelen ser diseñados especialmente para servir a los administradores en cualquier nivel de la organización.”

2.7.4. Sistemas expertos e inteligencia artificial.

Primero definiremos que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser considerada la meta de los sistemas expertos. ”La AI es la actividad de proveer a máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir conductas que se consideraría inteligentes si se observarán en seres humanos. La AI representa la aplicación más sofisticada de las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano”.

Los sistemas expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia artificial para resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios.

El sistemas experto o también llamado sistema basado en conocimiento, captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una empresa.

A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el libre dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución a un problema en específico y la propone para la toma de decisiones.

2.7.5. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.

Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es “un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con un entorno compartido”. El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las posibilidades de encontrar una buena solución.

El sistema de apoyo a decisiones de grupos esta diseñado para disminuir el comportamiento introvertido de algunos usuarios que por miedo a hablar en publico o a represiones por parte de sus compañeros no expongan su punto de vista y que muchas veces estos pueden llegar a ser muy benéficos para la empresa.

Muchas veces los sistemas de apoyo a decisiones de grupos son tratados bajo el termino general de trabajo colaborativo apoyado por computadoras y estas pueden incluir el software llamado “Groupware” para el trabajo en computadoras en red.

2.7.6. Sistemas de información a ejecutivos.

Un sistema de información se define como “Un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito”. [47]  

Un sistema de información a ejecutivos (IES) ayuda a estos a organizar sus interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en lugares accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas personales corporativas. Aunque los sistemas de información de ejecutivos se apoyan en los sistemas de operaciones transaccionales y sistemas de información gerencial por la información que estos le ofrecen, los sistemas de información de ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de una manera informada.  

El trabajo cambia drásticamente cuando el gerente llega a la cima, por lo que el gerente debe ser capaz de enfrentar el desafío. Los gerentes de nivel más alto recibirían toda su información de los subsistemas funcionales, y estos ejecutivos tendrían que analizarla y sacar de ella los datos hasta tenerlos en una forma que les proporcione la adecuada información para la toma de decisiones.  

“La información se origina tanto dentro de la compañía como en su entorno. Generalmente se acepta que la información del entorno es especialmente importante en el nivel más alto.” [48]  

2.8. Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información.  

Anteriormente habíamos descrito el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, ahora describiremos el ciclo de vida pero para el desarrollo de sistemas de información, la mayoría de las etapas son similares solo cambian en el nombre de ellas, o varían por el hecho de que estas son orientadas a sistemas de información, la idea principal es conocer las etapas y saberlas aplicar dependiendo el problema a solucionar.  

¿Qué es un ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información?  

“Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información”. [49] A continuación se muestra las etapas del ciclo de vida de desarrollos de sistemas según el autor Seen james son las mas adecuadas en el desarrollo de sistemas.  

2.8.1. Investigación preliminar.  

La investigación preliminar es la primera etapa dentro del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. Esta comienza con la formulación de una solicitud ya sea por parte de un usuario o un gerente de un departamento que haya detectado una necesidad de mejoramiento de un sistema o que haya la necesidad de automatizar una serie de actividades.

La investigación preliminar consta de tres partes:  

a. Aclaración de la solicitud
b. Estudio de factibilidad
c. Aprobación de la solicitud  

Aclaración de la solicitud.- Muchas solicitudes que provienen de usuarios o gerentes de departamentos (por ejemplo: ventas, producción, contabilidad, etc.) no están formuladas de manera clara, estas no tienen los fundamentos necesarios, como para considerarse una solicitud de proyecto es por eso que se debe determinar con precisión lo que realmente el usuario es lo que desea.  

Hay ocasiones que el usuario sabe que es lo que quiere pero no sabe interpretarlo por eso es necesario realizar una pequeña entrevista con el o hacer una llamada telefónica.   

INTERNET

18.  http://www.lafacu.com/apuntes/informatica/admin_proy/default.htm, 1/Dic/02, 8:30pm.
19. http://www.lemon.com.ve/FinancialServices/University/zona05.asp 4/11/02 2:00p.m.”
20. http://jungla.dit.upm.es/%7Epepe/fprg/apuntes/testing.htm#s9 4/12/02, 7:30 pm
21. http://www.monografias.com/trabajos11/impglob/impglob.shtml“, 20/11/02, 9:28 pm.
22. http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/modelos/proyectos.html, 1/12/02, 11:30 pm.
23. http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm,
7/01/03, 1:40 pm.
 
JOSE DE JESUS RODRIGUEZ VELA
Lic. en Sistemas Computacionales Administrativos
josero19@hotmail.com
 
Egresado de la Fac. de Contaduría, Administración y Sistemas de la Universidad Veracruzana.


[1] MUNCH, Lourdes y Martinez, Jose ”Fundamentos de Administración.” Quinta edición. Trillas. México. 1999. 44p.
[2] Encontrado en” http://www.lemon.com.ve/FinancialServices/University/zona05.asp 4/11/02 2:00p.m.”
[3] REYES, Agustín. “Administración Moderna.” Primera edición. LIMUSA. México. 1999. 154p.
[4] MUNCH, Lourdes. ob. cit. Pág. 45.
[5] Idem.
[6] Encontrado en: “http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm” . 7/01/03. 1:40pm.
[7] MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pag. 45.
[8] Encontrado en: “http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm” . 7/01/03. 1:40pm.
[9] MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pág. 45.
[10] Encontrado en: “http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm” . 7/01/03. 1:40pm.
[11] MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pag. 47.
[12] Idem.
[13] REYES, Agustín. “Administración moderna”. Primera edición. LIMUSA. México. 1997. Pág. 166.
[14] MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pág. 47.
 
[15] Ibidem. Pág. 50.
[16] REYES, Agustín. ob.cit. Pág. 154.
[17] MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pág. 48
[18] Ibidem. Pág. 51.
[19] BARAJAS, Jorge. “Curso introductorio a la administración”. Tercera edición. Trillas. México. 1994. Pág. 124.
[20] Ibidem. Pág. 134.
[21] MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pag. 54.
[22] Idem.
[23] Encontrado en http://www.monografias.com/trabajos11/impglob/impglob.shtml“. 20/11/02. 9:28 pm.
[24] CHIAVENATO, Idalberto. “Introducción a la Teoría General de la Administración”. Quinta edición. Mc Graw Hill. Colombia 1999. Pág. 8.
[25] KOONTZ, Harold y WEINRICHY, Heiz. “Elementos de la Administración”. Quinta Edición. Mc Graw Hill. México 1998. Pág. 4.
[26] CLEALAND, David. “Manual para la administración de proyectos”. Primera edición. Continental. México. 1998. Pág. 541.
[27] Ibidem. Pág. 696.
[28] Ibidem. Pág. 18.
[29] MURDICK, Robert. “Sistemas de Información administrativa”. Primera edición. Prentice-Hall. México. 1998. Pág. 33.
[30] GICH, John .“Teoría General de sistemas”. Segunda edición. Prentice-Hall. México. 1981. Pág. 17.
[31] CLEALAND. David. ob.cit. Pág. 15.
[32] Ibidem. Pág. 237.
[33] Ibidem. Pág. 238.
[34] Ibidem. Pág. 239.
[35] Idem.
[36]CARRERA, Ricardo. “Apuntes de la materia de sistemas integrales de información”. 2002 Facultad de contaduría y administración. Pág. 1.
[37] Ibidem. Pág. 3.
[38] SENN, James. “Análisis y diseño de sistemas de información”. Segunda edición. McGraw-Hill. México. 1995. Pág. 23.
[39] RODRÍGUEZ, Adolfo. “Sistemas para la toma de decisiones”. 2002. Facultad de contaduría y administración. Pág. 2.
[40] BOCCHINO, William. “Sistemas de información para la administración técnicas e instrumentos”. Primera edición. Trillas. México. 1975. Pág. 5.
[41] Idem.
[42] KENDALL, Kenneth y KENDALL, Julie. ”Análisis y diseño de sistemas”. Tercera edición. Prentice- Hall. México. 1997. Pág. 2.
[43] Ibidem. Pág.3.
[44] RODRÍGUEZ, Adolfo. ob.cit. Pág. 42.
[45] Ibidem. Pág. 30.
[46] Ibidem. Pág. 31.
[47] COHEN, Daniel. “Sistemas de información para la toma de decisiones”. Segunda edición. McGraw-Hill. México. 1998. Pág. 95.
[48] RODRÍGUEZ, Adolfo. ob.cit. Pág. 25.
[49] SENN, James. ob. cit. Pág. 33.
[50] Ibidem. Pág. 34.
[51] Ibidem. Pág. 35.
[52] Ibidem. Pág. 36.
[53] Ibidem. Pág. 38.
[54] Idem.
[55] Idem.
[56] CARRERA, Ricardo. ob.cit. Pág. 2
[57]CLEALAND. ob.cit. Pág. 696.
[58]CARRERA, Ricardo. “Apuntes de administración de proyectos de sistemas de información”. Facultad de contaduría y administración. 2002. Pág. 9.
[59] Idem.
[60] Ibidem. Pág. 11.
[61] Ibidem. Pág. 14.
[62] Ibidem. Pág. 15.
[63] BURCH, John, GRUDNITSKI, Gary. “Diseño de sistemas de información”. Limusa. 1999. México. Pág.430.

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JOSE DE JESUS RODRIGUEZ VELA

Lic. en Sistemas Computacionales Administrativos

josero19arrobahotmail.com 

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