Grupos formales e informales: qué son, características, tipos, ejemplos, diferencias y beneficios

Los grupos formales e informales son estructuras que inciden en el clima laboral y la productividad de todas las organizaciones. Los grupos formales permiten una gestión eficiente y la realización de tareas específicas encaminadas a la consecución de los objetivos de la organización, mientras que los grupos informales facilitan la comunicación y la cooperación entre los miembros, promoviendo un ambiente de trabajo agradable y motivador a través del cual es más probable alcanzar las metas fijadas por la dirección.

Para que te hagas una idea, antes de entrar en materia, los grupos formales son como una orquesta sinfónica; cada miembro tiene una partitura y una función específica para que la orquesta suene muy bien. Los grupos informales son como una sesión de jazz improvisada, desestructurada y cimentada en las conexiones entre músicos para que el conjunto también suene bien.

Puntos clave

• Este artículo detalla cómo los grupos formales e informales impactan en el clima laboral y la productividad en las organizaciones.
• Mientras los grupos formales se centran en tareas específicas y están estructurados de manera intencional, los grupos informales surgen espontáneamente de las relaciones sociales y fomentan la comunicación y cooperación.
• Se exploran las características, funciones, ventajas y desventajas de ambos tipos de grupos, así como su coexistencia y relación en el entorno organizacional.

Grupos formales e informales

¿Te has dado cuenta de que, aunque aún no hayas tenido experiencia laboral, ya has formado parte de grupos de trabajo tanto formales como informales? Seguro que en la escuela has tenido que realizar más de un proyecto en equipo para alguna asignatura. Es interesante cómo los grupos pueden tomar diferentes formas dependiendo de quién los organice. A veces, el maestro los estructura directamente, mientras que otras veces nos deja la libertad de elegir a nuestros compañeros.

¿Te suena familiar? Ya que estás en situación, vamos a profundizar en las características principales de los dos tipos de grupos, qué son, sus características, tipos, algunos ejemplos y qué beneficios aportan a las organizaciones y a sus integrantes.

Grupos Formales

Imagina esto: estás en clase y el profesor decide agrupar a los estudiantes. Tal vez lo haga al azar o siguiendo ciertos criterios. En ese caso, estaríamos hablando de grupos formales, porque están organizados de manera intencional. En las empresas los grupos formales pueden mejorar la calidad de las decisiones y estimular el desempeño de sus integrantes.

Qué son los Grupos Formales

Por grupos formales nos referimos a los que definen la estructura de la organización, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan tareas. En los grupos formales, el comportamiento de los individuos está estipulado y dirigido hacia las metas de la organización (Robbins, p. 219).

Estos grupos, como departamentos o divisiones, son formados por la dirección con el propósito de completar tareas específicas. Además, y de acuerdo con Soria (p. 196), son una función de las necesidades de la organización, siendo sus principales determinantes, la tecnología, la división del trabajo, el volumen de actividad, así como la estructura organizacional.

Características de los Grupos Formales

Algunas de las características principales de los grupos formales son:

• Estructura definida. Tienen una jerarquía y roles claramente establecidos.
• Objetivos claros. Los miembros poseen una clara visión de sus metas y se dedican a alcanzarlas mediante funciones, métodos y tareas definidas.
• Se elige a los miembros. Los miembros se seleccionan en función de sus capacidades y competencias.
• Normas formales. Tienden a tener reglas y normas formales que los miembros deben seguir. Estos pueden incluir códigos de conducta, políticas de trabajo y procedimientos operativos estándar.

Funciones de los Grupos Formales

De acuerdo con Fernández (p. 703), los grupos formales desempeñan dos tipos de funciones básicas:

1. Funciones individuales
   1. satisfacer la necesidad de afiliación individual,
   2. desarrollar, mejorar y confirmar la autoestima e identidad personales,
   3. brindar al individuo la oportunidad de poner a prueba su percepción de la realidad social y compartirla,
   4. reducir la ansiedad, inseguridad e impotencia personales y
   5. constituir un mecanismo de solución de problemas personales e interpersonales
2. Funciones organizativas
   1. realizar tareas complejas e interdependientes, más allá de la capacidad de los individuos,
   2. generar ideas y soluciones nuevas y creativas,
   3. coordinar las actividades interdepartamentales,
   4. constituir un mecanismo de solución de problemas complejos, que requieren información y valuaciones diversas,
   5. poner en práctica decisiones complejas y
   6. socializar y capacitar a los nuevos empleados.

Qué tipos de Grupos Formales existen

Existen varios tipos de grupos formales dentro de una organización. Estos se clasifican principalmente en función de su objetivo y estructura. Comprendamos cada uno de ellos:

1. Grupos de mando. Se determinan por el organigrama de la empresa. Están compuestos por un jefe y los individuos que reportan directamente a él. Por ejemplo, un chef de restaurante y los cocineros a su cargo.
2. Grupos de tarea. Determinados por la organización, están constituidos por individuos que se unen para adelantar una labor específica, su particularidad está en que las relaciones de mando no tienen una jerarquía lineal. Por ejemplo, una formación interdisciplinaria, en la cual participan gerentes de tienda, diseñadores de interiores y vendedores, convocada por la dirección para reformar los puntos de venta, conforman un grupo de tarea.

Tipos de grupos formales: (1) de mando, (2) de tarea

Ventajas de los grupos formales en la organización

Estos grupos, estructurados y con roles definidos, aportan las siguientes ventajas:

• Promueven la claridad y eficiencia en las tareas, ya que cada miembro sabe cuál es su función y cómo encaja en el conjunto.
• Al contar con una estructura sólida, se facilita la toma de decisiones y se optimiza la comunicación interna.
• La asignación de responsabilidades específicas permite un mejor seguimiento y evaluación del progreso del equipo.
• También fomentan la especialización y la diversidad de habilidades, ya que cada miembro puede aportar su experiencia y conocimientos únicos.

Posibles desventajas de los grupos formales en la organización

Si bien los grupos formales tienen numerosos beneficios, también es importante reconocer algunas posibles desventajas que pueden surgir de su conformación en organizaciones y empresas:

• La rigidez estructural de estos grupos puede limitar la creatividad y la innovación, puesto que se centran en seguir procedimientos y roles establecidos.
• Existe el riesgo de que se generen conflictos internos por competencia o discrepancias en la toma de decisiones.
• La dependencia excesiva de la estructura formal puede dificultar la adaptabilidad a cambios rápidos o imprevistos.
• La falta de flexibilidad en la asignación de tareas puede llevar a la sobrecarga de trabajo en algunos miembros o a la subutilización de habilidades en otros.

Ejemplos de grupos formales en una empresa

A continuación, se exponen algunos casos a través de los cuales podrás visualizar de manera más clara cómo se manifiestan los grupos formales, cómo influyen en la dinámica de una organización. Se trata de situaciones reales que te permitirán identificar y relacionar tus propias experiencias:

• Equipo de proyecto. Imagina que estás trabajando en una empresa de desarrollo de software y te asignan a un equipo de trabajo para crear una nueva aplicación. Este grupo formal estaría compuesto por programadores, diseñadores, especialistas en UX/UI y un líder de proyecto. Cada miembro tiene roles y responsabilidades específicas dentro del equipo, y se cimienta sobre una estructura de grupo organizada para llevar a cabo el proyecto. El objetivo es colaborar de manera eficiente y lograr el lanzamiento exitoso de la aplicación.
• Comité de dirección. En una gran corporación, es común encontrar un comité de dirección como un grupo formal clave. Este equipo está compuesto por altos directivos de diferentes áreas, como finanzas, marketing, recursos humanos y operaciones. Su función es tomar decisiones estratégicas para la organización, establecer objetivos a largo plazo y supervisar el desempeño general de la empresa. Cada miembro aporta su experiencia y conocimientos específicos para impulsar el crecimiento y el éxito de la organización.
• Departamento de ventas. En una empresa orientada a las ventas, el departamento de ventas es otro ejemplo de grupo formal. Este equipo está formado por gerentes, representantes de ventas, especialistas en atención al cliente y otros roles relacionados. Cada miembro tiene funciones específicas, como buscar clientes potenciales, cerrar acuerdos, brindar soporte postventa, etc. El grupo sigue una estructura jerárquica clara, donde los gerentes supervisan y coordinan las actividades de los miembros del equipo para alcanzar los objetivos de ventas establecidos.

Grupos Informales

Volviendo al ejemplo del aula de clase, también hay situaciones en las que el maestro nos da total libertad para elegir nuestros compañeros de equipo. En este caso, se forman grupos informales, donde somos nosotros quienes decidimos con quién queremos trabajar.

En las organizaciones los grupos informales favorecen la cooperación entre departamentos y promueven la apertura de canales de comunicación (hasta el 70 % de toda la comunicación de la organización se da a través de conductos informales), entre otros beneficios.

Qué son los Grupos Informales

Los grupos informales son alianzas que no tienen una estructura formal ni están definidos por la organización. Estos grupos son formaciones naturales del entorno laboral que surgen en respuesta a la necesidad de contacto social (Robbins, p. 219). Estos pueden formarse por amistades, intereses compartidos o incluso por proximidad geográfica.

Los grupos informales desempeñan un papel vital al satisfacer las necesidades sociales de sus miembros. A menudo, debido a la cercanía física o a la realización de tareas conjuntas, los trabajadores se involucran en actividades grupales, como formar equipos deportivos, compartir el trayecto del trabajo a casa, almorzar juntos y conversar durante los descansos.

Es importante reconocer que estas relaciones informales entre individuos tienen un impacto profundo en su comportamiento y rendimiento. No existe una razón única por la que las personas se unen en grupos. Dado que la mayoría de nosotros pertenecemos a múltiples grupos, es evidente que cada uno de ellos nos brinda beneficios diferentes. Estas conexiones informales enriquecen nuestras vidas y nos ofrecen una red de apoyo y satisfacción social única.

Según Soria (p. 197), el nivel de integración informal del grupo es una función del grado de moral del grupo, que a su vez depende del nivel de satisfacción de sus miembros.

Características de los grupos informales

Dentro de las características principales de los grupos informales se tienen:

• Formación espontánea: No son creados por la estructura organizacional, sino que surgen naturalmente debido a las interacciones entre los individuos.
• Relaciones personales: A diferencia de los grupos formales, las relaciones en los grupos informales son personales e íntimas. Los miembros se unen por amistad, intereses comunes o simplemente por compartir el mismo espacio.
• Normas no escritas: Los grupos informales suelen tener normas y reglas no escritas que todos los miembros entienden y siguen. Estas pueden incluir comportamientos aceptables, lenguaje de uso, entre otros.
• Fuente de apoyo: Los grupos informales a menudo actúan como una red de apoyo para sus miembros, proporcionando un espacio seguro para compartir ideas, desafíos y celebrar logros.
• Influencia en la toma de decisiones: Aunque no son parte de la estructura formal de la organización, estos grupos pueden tener una influencia significativa en las decisiones y comportamientos dentro de la organización.

Funciones de los Grupos Informales

Los grupos informales desempeñan varias funciones fundamentales en las organizaciones (Fernández, p. 704):

1. Ofrecen a sus miembros la sensación de estabilidad, al satisfacer las necesidades de amistad, ayuda y otras necesidades sociales.
2. Mantienen y refuerzan las normas (conducta esperada) y los valores comunes de sus miembros.
3. Contribuyen a resolver problemas de todo tipo.
4. Son útiles canales de comunicación dentro de la organización.
5. Pueden actuar como grupos de referencia, con los que nos identificamos o comparamos.

Qué tipos de Grupos Informales existen

1. Los empleados que no forman parte de un mando único o un grupo de tareas pueden congregarse para alcanzar un objetivo específico que les toca: se trata de un grupo de interés. Los empleados que se unen para modificar sus calendarios de vacaciones, defender a un compañero despedido o tratar de mejorar sus condiciones laborales forman una entidad que atiende a su interés común.
2. También se crean grupos porque sus integrantes comparten una o más características. Llamamos grupos de amigos a estas formaciones. Las alianzas sociales, que con frecuencia rebasan el contexto laboral, se basan en una edad o unos orígenes semejantes, la afición por un equipo de fútbol o de la defensa de opiniones políticas afines, por citar unas pocas características.

Tipos de grupos informales: (1) De interés, (2) de amigos

Ventajas de los grupos informales en la organización

Los grupos informales desempeñan cuatro funciones esenciales que aportan beneficios significativos:

• Preservación de valores sociales y culturales compartidos. Los miembros de un grupo informal comparten normas y valores que guían su comportamiento y se refuerzan mutuamente en las interacciones diarias.
• Satisfacción social, estatus y seguridad. En grandes corporaciones, donde puede haber una sensación de anonimato, los grupos informales satisfacen la necesidad humana de amistad y apoyo. Ayudan a las personas a confirmar su identidad, definir su estatus y mantener una autoestima saludable.
• Facilitación de la comunicación. Los miembros de los grupos informales establecen sus propios canales de comunicación, además de los canales formales proporcionados por la dirección. A través de esta red informal, se transmiten información “no oficial” que es relevante para el grupo.
• Resolución de problemas. Los grupos informales brindan apoyo y soluciones a los problemas de sus miembros. Ofrecen ayuda a los empleados que están enfermos o agotados, recopilan información crucial para el trabajo o el grupo, y crean dinámicas para contrarrestar el aburrimiento.

Posibles desventajas de los grupos informales en la organización

Sin embargo, las ventajas mencionadas también presentan desafíos y aspectos negativos:

• Conformación al grupo. Los grupos informales a menudo actúan como grupos de referencia, lo que puede fomentar una presión para conformarse y evitar destacar o desviarse de lo aceptado en el grupo. Esta dinámica puede limitar la expresión individual y la diversidad de ideas, impactando la creatividad y la innovación en la organización.
• Aumento de conflictos. Aunque proporcionan satisfacción social, esto puede entrar en conflicto con las necesidades y objetivos de la dirección.
• Producción de rumores. Los rumores son una preocupación en cualquier organización, ya que el sistema informal de comunicación de los grupos puede difundir información tanto verdadera como falsa. La falta de información clara puede dar lugar a la propagación de información poco veraz que socava la moral y conduce a la toma de decisiones errónea.
• Resistencia al cambio. Al preservar los valores comunes, los grupos informales pueden brindar estabilidad y cohesión al entorno de trabajo. Sin embargo, cuando esta estabilidad se lleva al extremo, puede convertirse en una barrera para la innovación, la disrupción y el progreso.

Ejemplos de grupos informales en una empresa

Las siguientes son ilustraciones prácticas con las cuales podrás visualizar cómo estos grupos toman forma en diferentes contextos organizacionales. Estos casos demuestran cómo las relaciones personales y las conexiones informales pueden influir en la dinámica y el éxito de una empresa:

• Club del almuerzo. En muchas empresas, se forman grupos informales durante la hora del almuerzo. Empleados de diferentes departamentos con intereses similares se reúnen espontáneamente para compartir una comida, conversar e intercambiar ideas fuera del entorno de trabajo formal. Estos grupos informales fomentan la camaradería, fortalecen las relaciones personales y generan un ambiente laboral más positivo y colaborativo.
• Redes sociales internas. En la era digital, es frecuente que los empleados formen grupos informales en las redes sociales internas de la empresa. Estas comunidades en línea se centran en temas específicos, como deportes, lectura o fotografía. A través de estas redes, los empleados conectan, comparten intereses, intercambian consejos y organizan eventos informales. Estas redes informales promueven la interacción entre empleados de diferentes departamentos y niveles jerárquicos, fomentando un sentido de pertenencia y comunidad dentro de la organización.
• Mentores y aprendices. Algunas organizaciones facilitan grupos informales de mentoría y aprendizaje. Estos grupos surgen cuando empleados con experiencia brindan orientación y apoyo a aquellos menos experimentados. A través de la compartición de conocimientos y consejos prácticos, se crea un ambiente enriquecedor de aprendizaje y una red de apoyo mutuo entre los participantes. Aunque no tienen una estructura formal establecida, estos grupos informales de mentoría fortalecen el desarrollo profesional y personal de los empleados.

Diferencias entre grupos formales e informales

La gran diferencia entre los grupos formales e informales es que los objetivos de los primeros son oficiales, al contrario de lo que sucede con los segundos. (Fernández, p. 704)

Elton Mayo, en las décadas de 1920 y 1930, revolucionó la forma en que entendemos las relaciones humanas en el ámbito laboral. Puso luz sobre la existencia de una entidad paralela y espontánea llamada “organización informal”. Esta red de relaciones personales y sociales surgió sin la necesidad de ser establecida o requerida por la estructura formal de la organización.

Mientras que la organización formal se centra en las posturas oficiales, como la autoridad y la responsabilidad, la organización informal le da prioridad a las personas y sus conexiones. A diferencia de la autoridad formal, el poder informal no se delega desde los administradores, sino que es otorgado por los miembros del grupo, recae en individuos en lugar de puestos. Puede provenir de los compañeros de trabajo en lugar de los superiores jerárquicos y trasciende los límites departamentales. Sin embargo, es importante destacar que esta forma de poder es más inestable debido a su naturaleza subjetiva, ya que está influenciada por los sentimientos personales.

¿Cómo se relacionan ambos tipos de grupo en una organización?

La coexistencia de las organizaciones formales e informales al interior de una organización otorga un equilibrio clave que favorece al rendimiento y la satisfacción de los empleados. Ambos tipos de grupos cumplen roles diferentes, pero complementarios, en el funcionamiento y la dinámica interna de la organización. Pero cómo se logra esto, mediante las siguientes estrategias que deberá aplicar la administración de recursos humanos:

• Complementariedad de funciones. Mientras que los grupos formales se encargan de tareas y metas esenciales para avanzar los objetivos institucionales, los grupos informales actúan como redes de apoyo, fomentando la cohesión y mejorando el clima laboral.
• Comunicación efectiva. Por una parte, los canales formales permiten un flujo de información y decisiones desde la dirección hasta los empleados. Por otra parte, los canales informales fomentan la colaboración, la confianza y la resolución de conflictos a nivel interpersonal.
• Aceptación y reconocimiento. Finalmente, la organización debe reconocer y valorar la existencia de los grupos formales e informales. Esto implica respetar los espacios y momentos de interacción informal entre los empleados, así como facilitar la formación de grupos formales que respondan a las necesidades y objetivos organizacionales.

La combinación óptima entre grupos formales e informales en una empresa se encuentra cuando se conforman grupos informales que procuran la cohesión y el trabajo de los grupos formales, con lo cual se protege la integridad de los objetivos organizacionales.

En otras palabras, la organización informal debe estar tan bien afianzada como para constituirse en una red de apoyo para los individuos, pero no debe ser tan dominante como para tener un control absoluto sobre la organización formal. Esta armonía entre ambos sistemas permite un equilibrio que potencia la eficacia y el funcionamiento de la organización en su conjunto.

En resumen / FAQ

• ¿Qué son los grupos formales y cuáles son sus características principales?
  Los grupos formales son estructuras organizadas intencionalmente dentro de una empresa, con roles y jerarquías definidos, y objetivos claros. Se enfocan en la eficiencia y en la realización de tareas específicas.
• ¿Cómo se definen los grupos informales y qué funciones desempeñan?
  Los grupos informales son alianzas no estructuradas que surgen naturalmente en el entorno laboral. Facilitan la comunicación y cooperación entre miembros, contribuyendo a un ambiente de trabajo motivador y satisfaciendo necesidades sociales.
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los grupos formales e informales en una organización?
  Los grupos formales promueven claridad y eficiencia en tareas, mientras que los grupos informales fomentan la cooperación y satisfacción social. Sin embargo, los formales pueden limitar la creatividad y los informales pueden generar rumores o resistencia al cambio.

El siguiente mapa mental sintetiza el concepto de los Grupos Formales e Informales en las Organizaciones, confiamos en que te será útil para hacerte una noción general del tema:

Mapa Mental: Grupos Formales e Informales en la Organización

Referencias

• Ainz G., Alexandra y Rodríguez P., Rubén. Redes sociales y dinámicas de grupos. Editorial Universidad de Almería, 2010
• Alles, Martha. Comportamiento Organizacional. Ediciones Granica, 2018.
• Mehmet, Saim et al. Groups and their effects in organizations. European Scientific Journal. November, 2015, vol.11, No.32.
• Newstrom, John W. Comportamiento humano en el trabajo. McGraw Hill, 2011.
• Fernández S. Esteban. Administración de empresas, un enfoque interdisciplinar. Paraninfo, 2010.
• Soria M., Víctor. Relaciones Humanas. Limusa, 1997.
• Robbins, Stephen P. Comportamiento organizacional. Pearson Educación, 2004.