¿QUÉ CARACTERÍSTICA DEBE TENER UN DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS?

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04-2001

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INVENTARIOS  

Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios.

Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta.

 El departamento de planeación y control de inventarios debe tener las siguientes características y funciones dentro de la organización: 

Funciones del departamento

Ø Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno.

Ø Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.

Ø Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.

Ø Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Ø Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.

Ø Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.

Ø Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

Ø Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.

Ø Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.

Ø Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.

Ø Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.

Ø Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.

Ø Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las optimas.

Ø Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

Ø Verificar manualmente si las cantidades en inventarios se representan productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y están en existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en consignación.

Ø Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea mas bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Ø Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.

Ø Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos gravámenes aparecen claramente consignados en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos.

Ø Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.

Ø Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.

Ø Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.
 
Características y análisis del inventario

Ø Necesario realizar análisis de las partidas que componen el inventario. Materia prima productos en proceso, productos terminados, suministros, repuestos, materias primas en tránsito. Se deberá analizar cada uno de ellos

Ø En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.

Ø Obsolescencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste

Ø Tiempo de rotación

Ø Tienen seguro contra incontinencias

Ø Deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería.

Ø Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios

Ø Correcta valorización y la moneda empleada para su contabilización

Ø Se bebe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en proceso y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada.

Ø Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.

Ø Conocer como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada

Ø Naturaleza y liquidez de los inventarios.

Ø Características y naturaleza del producto

Ø Características del mercado

Ø Canales de distribución

Ø Analizar la evolución y tendencia