¿Qué es contabilidad de costos?

La contabilidad de costos es un área de la contabilidad que se ocupa de la planeación, clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Se conoce también como contabilidad analítica y conforma, junto a la contabilidad administrativa y a la contabilidad financiera, la estructura contable de la organización. A continuación, respondiendo a las preguntas, qué es la contabilidad de costos, cuáles son sus objetivos, cómo se puede aplicar, cuál es su importancia y cuáles son sus características, se intenta plantear una guía introductoria al amplio e interesante mundo de la contabilidad de costos.

Qué es contabilidad de costos. Objetivos, cómo se aplica, importancia y características

¿Qué es la contabilidad de costos?

A continuación algunas definiciones de contabilidad de costos que permitirán entender y ampliar su concepto.

Para García y Jordà (p. 107) la contabilidad de costos se define como un sistema de información que permite la valoración de los bienes y servicios derivados de la actividad productiva de la empresa, cumpliendo para ello los principios contables generalmente aceptados.

Hargadon y Múnera (p. 1) indican que, en un sentido general, sería el arte o la técnica empleada para recoger, registrar y reportar la información relacionada con los costos y, con base en dicha información, tomar decisiones adecuadas relacionadas con la planeación y el control de los mismos.

Apunta Reveles (p. 38), que la contabilidad de costos es un sistema de información empleado para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar sobre los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Es un área de la contabilidad que comprende la predeterminación, acumulación, registro, distribución, información, análisis e interpretación de los costos de producción, de distribución y de administración.

De acuerdo con Cárdenas (p. 43), contabilidad de costos es el nombre que se da a un sistema ordenado de uso de los principios de la contabilidad general para registrar los costos de explotación de una empresa, de tal manera que las cuentas que se llevan en relación con la producción, la administración y la venta, sirvan a los administradores para la determinación de costos unitarios y totales de los artículos producidos o servicios prestados, para lograr así una explotación económica, eficiente y lucrativa.

Por su parte, Sinisterra y Polanco (p. 20) señalan que generalmente por contabilidad de costos se entiende cualquier técnica o mecánica contable que permita calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Es un subsistema de contabilidad general al que le corresponde la manipulación de todos los detalles referentes a los costos totales de fabricación para determinar el costo unitario del producto. Por manipulación de los datos de costos debe entenderse su clasificación, acumulación, asignación y control. Contribuye con el estado de resultados determinando el costo de los productos vendidos; colabora con el balance general, determinando el costo del inventario de productos en proceso y del inventarios de productos terminados.

Horngren, Foster y Srikant (p. 2) establecen que la contabilidad de costos mide, analiza y presenta información financiera y no financiera relacionada con los costos de adquirir o utilizar recursos en una organización. Proporciona información tanto para la contabilidad administrativa como para la contabilidad financiera. Por ejemplo, calcular el costo de un producto es una función de la contabilidad de costos que responde a las necesidades de valoración de inventarios de la contabilidad financiera y a las necesidades de toma de decisiones de la contabilidad administrativa (por ejemplo, la elección de los productos a ofrecer). La contabilidad de costos moderna adopta la perspectiva de que la recopilación de información de costos es una función de las decisiones administrativas que se toman. Así, la diferencia entre la contabilidad administrativa y la contabilidad de costos no está definida claramente y con frecuencia se utilizan ambos términos de manera indistinta.

¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad de costos?

García y Jordà (p. 108) establecen los siguientes tres, como los objetivos fundamentales de la contabilidad de costos:

1. Planificación y control. La planificación es la parte del proceso de gestión empresarial en la que se determinan las metas a largo plazo de la organización y las estrategias para alcanzarlas. En este caso objetivos de costes. El control es la parte del proceso de gestión empresarial utilizado para medir si se están logrando los objetivos propuestos.
2. Valoración de los bienes y servicios. La contabilidad de costes permite la valoración de los bienes producidos y servicios prestados, lo que supone obtener además la valoración de las existencias que quedan al final del periodo en la empresa.
3. Toma de decisiones. La contabilidad de costes aporta los instrumentos necesarios para determinar las políticas de producto más idóneas basadas en los costos de los mismos.

Sinisterra y Polanco (p. 83) plantean, como objetivos de la contabilidad de costos, los siguientes:

• Acumular los datos de costos para determinar el costo unitario del producto fabricado.
• Proporcionar a la administración de la empresa datos de costos necesarios para la planeación de las operaciones de manufactura y el control de los costos de producción.
• Contribuir al control de las operaciones de manufactura.
• Proporcionar a los diferentes niveles de la administración toda la información de costos necesaria para la presupuestación, los estudios económicos y otras decisiones especiales, relacionadas con inversiones a largo y mediano plazo.

Hargadon y Múnera, (p. 2) proponen, como fines principales de la contabilidad de costos, los siguientes

1. Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados tanto unitario como global, con miras a la presentación del balance general.
2. Determinar el costo de los productos vendidos, con el fin de poder calcular la utilidad o pérdida en el período respectivo y poder preparar el estado de rentas y gastos.
3. Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la planeación y el control sistemático de los costos de producción.
4. Servir de fuente de información de costos para estudios económicos y decisiones especiales relacionados principalmente con inversiones de capital a largo plazo, tales como reposición de maquinaria, expansión de planta, fabricación de nuevos productos, fijación de precios de venta, etc.

De acuerdo con Reveles (p. 40), los objetivos de la contabilidad de costos son:

• Proporcionar información oportuna y suficiente a la dirección de la empresa, para una mejor toma de decisiones.
• Generar información para ayudar a la dirección en la planeación, evaluación y control de las operaciones de la empresa.
• Determinar los costos unitarios para normar políticas de dirección, a fin de evaluar los inventarios de producción en proceso y de artículos terminados.
• Generar informes para determinar las utilidades, proporcionando el costo de los artículos vendidos.
• Contribuir a la planeación de utilidades y a la elección de alternativas por parte de la dirección, aportando con anticipación los costos de distribución, producción y financiamiento.
• Apoyar en la elaboración de los presupuestos de la empresa, en los programas de venta, producción y financiamiento.
• Colaborar en el fortalecimiento de los mecanismos de coordinación y apoyo entre todas las áreas, para el logro de los objetivos de la empresa.

¿Cómo se puede aplicar la contabilidad de costos?

De acuerdo con Reveles (p. 41) la aplicación de la contabilidad de costos en una empresa implica las siguientes fases:

1. Registro de las erogaciones bajo apropiadas clasificaciones, a medida que se van causando, por ejemplo: compras de material, consumo del mismo, pagos de renta, aplicación de depreciaciones, etc., utilizando para el efecto, un plan de cuentas adecuadas.
2. Reclasificación para aplicarse esas erogaciones a la actividad correspondiente; es decir, aplicación precisa a la orden de fabricación o proceso respectivo.
3. Determinación del costo unitario, objeto primordial de la contabilidad de costos.

De otra parte, para aplicar un sistema de costos basado en las actividades se deben seguir los siguientes pasos (Barragán, p. 25):

1. Identificar y definir las actividades relevantes.
2. Organizar las actividades por centros de costos.
3. Identificar los componentes del costo.
4. Asignación de costos: Identificar los inductores de costo.

Cuando se trata de la implementación de un sistema de costeo por orden de producción se tienen los siguientes pasos (Joya, p. 53):

1. Identificar el trabajo o la orden que va a ser objeto de costo.
2. Identificar los costos directos del trabajo.
3. Seleccionar las bases de asignación de costo que se utilizarán para asignar los costos indirectos al trabajo.
4. Identificar los costos indirectos relacionados con cada base de asignación de costo.
5. Calcular los costos indirectos asociados al trabajo.
6. Calcular el costo total de la orden.

Para la aplicación de un sistema de costos por procesos (para un proceso) los pasos son como siguen (Joya, p. 54):

1. Resumir el flujo de unidades físicas.
2. Calcular la producción final en términos de unidades equivalentes.
3. Calcular el costo por unidad equivalente.
4. Resumir los costos totales que se deben contabilizar.
5. Asignar los costos totales a las unidades terminadas y a las unidades en el inventario final de producción en proceso.

La selección del sistema de costos a implementar en una empresa se debe basar en las características propias de la misma en cuanto a su producción y operaciones, sus posibilidades y sus limitaciones, pero siempre con el propósito de alcanzar un perfeccionamiento de la información que habilite la optima toma de decisiones por parte de la dirección.

A través de la siguiente serie de video lecciones, el Profesor Jorge Ignacio Lardizábal, nos enseña más acerca del concepto y los objetivos de la contabilidad de costos, así como a identificar los principales elementos a considerar para efectuar un razonable cálculo de costos unitarios en empresas industriales.

¿Cuál es la importancia de la contabilidad de costos?

La contabilidad de costos constituye parte esencial del sistema contable de las empresas, entre otras, la información que aporta incide en las políticas y objetivos de la alta administración así:

• Determina cantidades óptimas de inventarios, importantes para, por ejemplo, calcular razones financieras de liquidez y tomar decisiones al respecto.
• Provee información específica para la determinación del precio de venta de los productos. Con lo cual es posible definir qué productos arrojan mayores utilidades y cuáles no, en función de lo cual es posible, por ejemplo, enfocar los esfuerzos de producción y comerciales de la firma.
• Mediante el análisis de los costos fijos y variables es posible la determinación del punto de equilibrio económico de la empresa.
• Desagrega los diferentes elementos que conforman el costo del producto, lo que permite, por ejemplo, saber en dónde se requieren inversiones en mejoramiento de planta y equipo o en capacitación del recurso humano para mejorar en productividad y eficiencia, o en dónde se presentan desperdicios de recursos, materiales, tiempo y mano de obra que afectan la producción y disminuyen la utilidad. Es decir, sirven para controlar y medir la eficiencia de la producción empresarial.
• Asigna valores cuantitativos a los diferentes escenarios de producción (presupuestos) que estudie y proponga la dirección.

Una visión integradora de la importancia de la contabilidad de costos para la empresa y su administración la brinda Arredondo (p. 2), quien muy acertadamente explica esta relación así:

Imaginemos productos o servicios, pueden ser desde obras de teatro, películas cinematográficas, equipo de cómputo, productos de belleza, productos comestibles, etc.; todos estos productos y servicios generan ingresos, quizá de millones de pesos, sin embargo, todos y cada uno también generan costos. Antes de decidir lanzarlos al mercado para la venta, se tiene que realizar no únicamente un estudio de mercado para pronosticar su aceptación, sino también un estudio de costos para conocer su rentabilidad futura.

La contabilidad de costos debemos considerarla como elemento clave de la gerencia en todas las actividades de planeación, control y formulación de estrategias ya que proporciona las herramientas contables indispensables para lograr el buen funcionamiento de algunas fases del proceso administrativo como son la planeación, el control y la evaluación de las operaciones.

En la fase de planeación, la contabilidad de costos hace proyecciones a futuro a través de los presupuestos. Con esto se pueden determinar los costos futuros en cuanto a materiales. sueldos, salarios y los gastos de fabricación que estén involucrados para fabricar un producto.

Estas proyecciones se pueden usar para determinar precios o bien, para optimizar las utilidades considerando algunos determinantes fuertes en el mercado como es la competencia.

Adicionalmente, ayuda a la toma de decisiones al incrementar la capacidad productiva de la empresa o sus instalaciones. fabricar o comprar, rentar o comprar, incluir un procesamiento adicional al producto, disminuir o aumentar una jornada laboral.

Cuando hablamos de control, la contabilidad de costos hace referencia al tiempo presente, ya que compara los resultados reales que se obtienen con lo que se presupuesta en la fase de planeación. En esta fase se pueden identificar algunas fallas operativas que nos permiten llegar a la maximización de utilidades.

Por último, en la fase de evaluación se involucra un análisis crítico de los resultados que se obtuvieron realmente y se analizan los problemas que surgieron y las desviaciones que se obtuvieron con respecto a los resultados previstos. de tal forma que se puedan eliminar o aislar las causas que los originan. Además de brindar acciones correctivas para las operaciones que se realizan actualmente, la fase de evaluación debe proporcionar a la administración las sugerencias para mejorar las actividades futuras de planeación.

¿Cuáles son sus características?

Retomando a Sinisterra y Polanco (p. 21) se tiene que la contabilidad de costos:

• Emplea documentos especiales para recoger la información. Ejemplos de estos documentos son: órdenes de compra y solicitudes de compra, requisiciones, informes de consumo de materias primas, tarjetas de tiempo, planillas de pago y hojas de costos.
• Utiliza cuentas y procedimientos de registro muy propios. Algunos ejemplos de estas cuentas son: materias primas, productos en proceso, productos terminados, costo de ventas, costos indirectos y nómina de fábrica.
• Los informes que suministra, estados de costos, se elaboran para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes.

Ramírez, García y Pantoja (pp. 48 y 49), anotan las siguientes características:

1. Proporciona inventarios permanentes de los materiales o materias primas, productos en proceso y productos terminados con sus respectivas valuaciones, por lo cual proporciona mucha ayuda en la administración de los inventarios.
2. Contribuye con la presentación oportuna y objetiva de las estadísticas, la información contable y la información operativa que se deriva de las actividades asociadas a la producción.
3. Facilita el establecimiento de controles relacionados con la adquisición, conservación y disposición o uso de los elementos que concurren en la elaboración de los productos y sobre los productos mismos.
4. Es el pilar del sistema de inventarios permanentes, cuyos aportes permiten efectuar valuaciones objetivas y oportunas y, adicionalmente, reforzar los controles sobre los productos.
5. Permite la determinación de los costos unitarios, que entre otras cosas sirven para planear y controlar los volúmenes de producción, los costos de los productos y fomentar políticas de ventas y de precios.
6. Provee la información contable y operativa con el grado de detalle y los requerimientos de los usuarios.
7. Contribuye con la formulación, presentación y controles presupuestarios y facilita la planificación de las utilidades.

Referencias bibliográficas

• Arredondo Gonález, María Magdalena. Contabilidad y análisis de costos. Grupo Editorial Patria, 2015.
• Barragán V., Nataly C. Implementación de un sistema de costos para empresa Soldimontajes Ltda. Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia. Tesis, 2015.
• Cárdenas y Nápoles, Raúl Andrés. Costos 1.  Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., 2016.
• García Parra, Mercedes y Jordà Lloret, Josep M. Dirección financiera. Univ. Politèc. de Catalunya, 2004.
• Hargadon, Bernard J. y Múnera Cárdenas, Armando. Contabilidad de costos. Grupo Editorial Norma, 1996.
• Horngren, Charles T., Foster, George y Datar, Srikant M. Contabilidad de costos: un enfoque gerencial. Pearson Educación, 2007.
• Joya R., Juan S. Diseño de un sistema de costos para la empresa Industrial de Accesorios Ltda. Universidad Industrial de Santander. Tesis, 2016.
• Ramírez M., Carlos V., García B. M. y Pantoja A., C. R., Fundamentos y técnicas de costos. Editorial Universidad Libre, Sede Cartagena, 2010.
• Reveles López, Ricardo. Cómo entender los costos elementales sin ser contador. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., 2019
• Sinisterra V., Gonzalo y Polanco I., Luis E. Contabilidad Administrativa. ECOE EDICIONES, 2007.