Qué es la contabilidad administrativa, sus características y objetivos

La contabilidad administrativa le brinda información a la gerencia para facilitar la toma de decisiones y mejorar el desempeño. También es llamada contabilidad gerencial o contabilidad de gestión y junto con la contabilidad financiera y la contabilidad de costos conforma lo que se conoce como la estructura contable de la organización.

A continuación, con base en la exploración de fuentes académicas, responderemos a las preguntas:

  • ¿Qué es la contabilidad administrativa?
  • ¿Cuáles son sus principales características?
  • ¿Cuáles son sus objetivos fundamentales?
  • ¿Cómo se diferencia de la contabilidad financiera?

Qué es la contabilidad administrativa

La contabilidad administrativa es la rama de la contabilidad que identifica, registra, analiza, evalúa y comunica la información financiera interna a los tomadores de decisiones de las organizaciones, para que ellos, a través de la implementación del proceso administrativo, las conduzcan al logro de sus objetivos empleando apropiadamente sus recursos.

Esta contabilidad les proporciona a los administradores información histórica y proyectada, además de cálculos detallados y estimaciones útiles para la gestión del día a día, la verificación del uso eficiente de los recursos, la planificación de operaciones futuras y la elaboración de estrategias generales de negocio.

En el siguiente video el profesor Víctor Medina hace una breve introducción al amplio tema de la contabilidad administrativa, dando a conocer su definición, su relación con otras ramas de la contabilidad, su impacto en las diferentes áreas de la organización y sus objetivos.

Definición según autores

Las siguientes son algunas definiciones de estudiosos de esta rama de la contabilidad, a partir de las cuales te será posible elaborar tu propio concepto de lo que es la contabilidad administrativa:

La contabilidad gerencial puede ser definida como un sistema de información dirigido hacia el interior de la empresa con el propósito de mejorar la planeación, la organización, la dirección y el control de las unidades económicas. (Cano, p. 21)

La contabilidad administrativa es el campo de la contabilidad que se desempeña en la comparación cuantitativa de lo realizado con lo planeado; es decir, en la planeación y en la generación de nuevas políticas empresariales para la buena administración y control de la entidad a partir de los mismos registros cronológicos financieros. (Guzmán, et al., p. 25)

La contabilidad administrativa es un conjunto de herramientas que producen información financiera para uso interno de la empresa, cuyo objetivo principal es la toma de decisiones relacionadas con el futuro y cuyo sustento es el proceso administrativo: planeación, dirección, organización y control. (Gómez y López, p. 14)

La contabilidad gerencial es una parte integrante del proceso gerencial, enfocada en el uso eficiente y eficaz de los recursos, que proporciona información esencial para que la organización pueda: controlar sus actividades en curso; planear sus estrategias, tácticas y operaciones futuras; optimizar el uso de sus recursos; valuar y evaluar su desempeño; reducir la subjetividad en el proceso de toma de decisiones y mejorar la comunicación interna y externa. (Flores, p. 23)

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Características de la contabilidad administrativa

Las características de la contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de la gerencia (Warren, Reeve y Fess, p. 2):

  • En primer lugar, los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto medidas objetivas de operaciones pasadas como estimados subjetivos sobre decisiones futuras. La utilización de estimados subjetivos en los reportes de contabilidad administrativa ayuda a la gerencia a responder a las oportunidades comerciales.
  • Segundo, los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como solo la gerencia emplea la información de la contabilidad administrativa, el contador puede suministrar la información según las necesidades de la gerencia.
  • Tercero, los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados periódicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier momento en que la gerencia necesite información. Por ejemplo, si la gerencia directiva desea tomar una decisión sobre una expansión geográfica, se puede desarrollar un reporte de contabilidad administrativa, en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para ayudar a la gerencia en esa decisión.
  • Por último, los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para reportar información para toda la entidad económica o un segmento de esta, como una división, producto, proyecto o territorio.

Objetivos de la contabilidad administrativa

Fundamentalmente, los objetivos de la contabilidad administrativa son: facilitar la toma de decisiones y mejorar el ejercicio del control.

En primer lugar, se trata de proporcionar información idónea a los tomadores de decisiones para facilitar la mejora del rendimiento y la eficiencia de los procesos.

Esta información habrá de estar disponible en los diferentes niveles de la organización, de tal manera que, por ejemplo:

  • El operario del taller se entere de cuán eficiente ha sido su labor con base en las horas empleadas en una tarea específica.
  • El jefe del área de mantenimiento conozca la rentabilidad de su departamento examinando costos e ingresos
  • El gerente de sucursal pueda comparar el desempeño general de su filial con las demás agencias en términos de volumen, rentabilidad y eficiencia.

En segundo término, el propósito consiste en establecer un sistema de evaluación del desempeño y de la responsabilidad que fomente la motivación de quienes conforman la organización.

Se trata de sentar las bases para el diseño de esquemas de remuneración que estimulen al personal de todos los niveles a realizar su labor con toda solicitud. Además de incorporar en la cultura de trabajo el compromiso con la maximización de valor para el cliente y la empresa.

Ejemplo de aplicación de la contabilidad administrativa en una empresa

Imagínate que eres el gerente de ventas de una confeccionadora de prendas de vestir que únicamente produce para terceros (maquila) y que tus jefes te han pedido que les ayudes a decidir sobre la conveniencia de abrir un punto de venta de marca propia.

Para decidir si será una buena estrategia de negocio desde tu área tendrás que hacer estimaciones acerca de las ventas, por lo que elaborarás en conjunto con las áreas de producción y finanzas un presupuesto de ventas para presentarlo a tus jefes y así ayudarles a tomar la decisión en torno a este proyecto.

Esa tarea es tu aporte al sistema de información de contabilidad administrativa con el cual se soportan las funciones del proceso administrativo. En este caso, el presupuesto de ventas que elaboraste formará parte de las etapas de dicho proceso, ya que, con base en él y en otras herramientas, los directivos decidirán lo que se hará y cómo se hará tanto en el ámbito de producción en el taller de confección, como en el ámbito de ventas en la nueva tienda. Además, en el futuro servirá como elemento de control para determinar lo que se hizo bien, así como lo que requiere atención y en lo que definitivamente se debe mejorar.

Contabilidad administrativa y contabilidad financiera

En ocasiones se confunden estos dos tipos de contabilidad por estar relacionados con su propósito de ayudar a mejorar la toma de decisiones, veamos en qué se distancian y en que se asimilan para poder identificar cada especialidad claramente.

Diferencias

Veamos en el siguiente cuadro cuáles son sus principales discrepancias:

Característica Contabilidad Administrativa Contabilidad Financiera
Usuarios principales Administradores de la organización de distintos niveles. Actores externos, como inversionistas y agencias gubernamentales; también administradores de la organización.
Libertad para elegir las medidas contables No hay más restricción que los costos en relación con los beneficios para tomar las mejores decisiones administrativas. Restringida por los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
Implicaciones de la medición del comportamiento al seleccionar medidas contables La elección debe considerar la forma en que las mediciones y reportes influirán en el comportamiento cotidiano de los administradores. La elección se basa en la forma de comunicar y en la comunicación misma de los fenómenos económicos. Son secundarias las consideraciones acerca del comportamiento, aunque las compensaciones de los ejecutivos con base en los resultados que se reportan podrían influir en su comportamiento.
Enfoque de tiempo Orientación al futuro: uso formal de los presupuestos, así como de los registros históricos. Ejemplo: presupuesto 2022 versus rendimiento real 2022. Orientación al pasado: evaluación histórica. Ejemplo rendimiento real 2022 versus rendimiento real 2021.
Horizonte de tiempo Flexible, varía de una hora a 10 o 15 años. Menos flexible; por lo general un año o un trimestre.
Tipos de reportes Reportes detallados que incluyen precisiones sobre las partes de la entidad, productos, departamentos, territorios, etc. Resúmenes de reportes: los reportes tratan sobre todo la entidad en su conjunto.
Descripción de actividades El campo de acción está definido con menor claridad. Mayor uso de ciencias económicas, de decisión y de comportamiento. El campo de acción está definido con mayor claridad. Menor uso de dichas disciplinas.
Fuente: Horngren, Sundem y Stratton (p. 6)

Similitudes

Las semejanzas entre estas ramas de la contabilidad se encuentran, fundamentalmente, en los siguientes puntos (Ramírez, p. 15):

  1. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información: las dos parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable mantener un sistema de captación de datos diferente para cada área). Cada una agrega o modifica ciertos datos, según las necesidades específicas que se quieran cubrir.
  2. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos.

Referencias bibliográficas

  • Cano Morales, Abel María. Contabilidad gerencial y presupuestaria. Ediciones de la U, 2017.
  • Flores Soria, Jaime. Contabilidad gerencial. Contabilidad de gestión empresarial. Teoría y práctica. Centro de especialización en contabilidad y finanzas E.I.R.L., 2012
  • Gómez Agundiz, Xochitl y López Alcántara, Martha Beatriz. Contabilidad administrativa. Grupo Editorial Patria, 2021.
  • Guzmán Vásquez, Alexander, Guzmán Vásquez, David y Romero Cifuentes, Tatiana. Contabilidad Financiera. Centro Editorial Universidad del Rosario, 2005.
  • Horngren, Charles T., Sundem, Gary L. y Stratton William O. Contabilidad administrativa, Pearson Educación, 2006.
  • Navarro, Peter (Editor). Contabilidad de gestión. Herramientas para la toma de decisiones. Profit Editorial, 2010.
  • Ramírez Padilla, David Noel. Contabilidad Administrativa, McGraw Hill Interamericana, 2008.
  • Warren, Carl S., Reeve, James M. y Fess, Philip E. Contabilidad Administrativa, Cengage Learning Editores, 2005.

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GestioPolis.com Experto. (2023, marzo 17). Qué es la contabilidad administrativa, sus características y objetivos. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/contabilidad-administrativa/
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