Teoría y práctica de la entrevista

Autor: Uch - RRHH el portal de estudiantes de RRHH 

Reclutamiento y selección de Recursos humanos

07-2002

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La entrevista de trabajo es un encuentro cara a cara que permite comprobar la idoneidad de la candidatura para un puesto en concreto. Se trata de ver si se tienen determinadas competencias, que conforman el perfil requerido para el puesto ofertado. También es importante para averiguar el estilo personal, temperamento y habilidades sociales con las que se cuenta o dispone el candidato, así como sus puntos fuertes y débiles ante los demás candidatos.

Se orienta a fijar un puente de comunicación que posibilite el diálogo franco entre ambas partes.

Entrevista laboral

Como una obra de teatro, en la vida estamos todo el tiempo representando roles. Los roles sociales de por sí están definidos con anticipación y todos esperan que nos enmarquemos en ellos. Esto no significa falta de seguridad ni falsedad, sino que es una adecuación a las exigencias sociales.

Para este caso puntual de entrevista existen 2 actores:

· Entrevistador
· Entrevistado

En ambos casos pueden ser una o más personas, las que van a cumplir con un objetivo, que es la piedra fundamental de toda actuación.

El objetivo del entrevistador será el de captar las cualidades y capacidades del entrevistado y éste, a su vez, intentará comunicar sus potencialidades de la manera más cristalina.

De lo expresado anteriormente, podemos inferir que el objetivo constituye un aspecto muy importante en el proceso de la entrevista, en este sentido su logro dependerá que se establezca un verdadero puente de comunicación entre ellos.

Comunicación

Puede describirse como el proceso de describir o de expresar a otro algo de nosotros mismos. Entendido de esta manera, vemos que es imposible estar frente a otra persona sin entrar en comunicación, ya sea esto a través de palabras, gestos o simplemente silencios. Cuando decimos que no hemos logrado tener comunicación con la persona con la que estamos en contacto, generalmente lo que queremos expresar es que su lenguaje no nos resulta claro, o bien, las señales que utilizamos no fueron lo suficientemente claras para cumplir esta acción.

Cuando queremos expresarle a una persona afecto o coincidencia podremos lograrlo si lo escuchamos. El hombre siempre manifiesta lo que percibe, siente y piensa, y too lo que debemos hacer es entender al otro en su propia realidad.

La escucha activa

La confianza tiene que ver con la "comprensión del mundo", cuando ambas personas ven el mundo de la misma manera (la percepción de la misma realidad).

La forma de percibir cualquier situación depende del estado de ánimo y la experiencia basada en la información anterior al evento. Esta información es la que da las claves para orientarse en cada nuevo lugar en que se encuentra uno en ese momento de su vida. Esta es la forma natural de utilizar la memoria y, sin este mecanismo, no se podría funcionar. Sin embargo, puede llevar a conclusiones erróneas sino se está abierto a recibir lo que cada situación tiene de nuevo; o en especial, si se pretende encajonar todo en los moldes que se traen del pasado.

En el proceso de escuchar esta apertura significa que voluntariamente debe dejarse de lado la interpretación de los mensajes recibidos y centrarse en comprender como percibe la situación la persona que está hablando. Para lograr esto es necesario escuchar con respeto y atención, colocarse en el arco de referencia del otro y acompañarlo en la experiencia que está contando.

Ayuda mucho para escuchar el ubicarse en el presente. Cuando se pone la atención en el pasado, puede darse la situación de negarse a aceptar todo lo que no está de acuerdo a las experiencias anteriores: "las cosas solo pueden ser así, yo lo se porque a mi me han pasado"; "vos siempre has sido de tal manera". Si se está preocupado por el futuro, no se atiende a lo que está pasando ahora por estar pensando por lo que se va a decir o hacer o lo que va a decir o hacer el otro.

Barreras de la comunicación

1. Diferencias sociales y culturales entre emisor y receptor (cuando uno se da cuenta, reconoce el etnocentrismo)
2. Los apasionamientos: una de las dos partes está desinteresada o violenta.
3. La complejidad del mensaje.
4. Los canales: pueden ser complejos, burocráticos o hasta confusos.
5. Factor tiempo: podemos considerar algunos nichos o interrupciones durante la conversación y la magnitud del tiempo adecuado a dicha comunicación.
6. El contexto, el entorno físico: suelen ser barreras extremadamente grandes para la comunicación.
7. Las conductas intencionales para interrumpir la comunicación:
· Interrumpir (dejar que hable y cuando termine, irrumpir con firmeza: "¿te cansaste de interrumpir...?")
· Confrontar (dejarlo hablar y contraatacar: pedir fundamentos con tranquilidad)
· Chusmerío (hacer énfasis en quién dijo lo que escuchó)
· Dominar: hablar hasta cansar. 
· Interrogar: bombardear con preguntas
· Aconsejar
· Juzgar
· Interpretar, poner palabras en boca de otro.

Conductas que facilitan la comunicación

1. Silencio acogedor. Debe ser la mejor muestra de interés pero no debe llegar a provocar tensión.
2. Lenguaje corporal. Se escucha de frente, no de perfil ni de medio perfil; mi cuerpo puede seguir con suavidad sus movimientos, mi rostro refleja los sentimientos de la otra persona (conducta "espejo").
3. Contacto visual. Establezco un contacto visual amable que demuestre el interés pero que a la vez no sea presionante.
4. Ruidos amistosos. Hay ruidos, expresiones (si... ahá...) que marcan el seguimiento de la conversación.
5. Resumir o parafrasear. En circunstancias es muy conveniente hacer un resumen de lo que la otra persona habló, demostrándole que se atendió y entendió todo lo que se dijo.

Cuando YO me comunico

Es tan importante facilitar la comunicación para con otros como la propia comunicación. Si bien podemos tomar los mismos principios y fundamentos vistos para facilitar la comunicación, hay algunos que son específicos para nuestra comunicación.

Para hablar conmigo mismo necesito también un tiempo y un espacio para abrirme a mi experiencia. Un clima de aceptación y respeto para poder oír mis emociones y conocer mis necesidades en torno a una crítica que sea plenamente constructiva y que a la vez me acostumbre a lograr en esta comunicación el desarrollo de una conducta rígida.

Los aspectos más sobresalientes a tener en cuenta como condiciones que puedan dar claridad a mi mensaje son:

· Buscar el momento y el lugar oportuno
· Mantenerme en un tema
· Llenar un tiempo razonable para lo que quiero decir, procurando ser conciso.
· No dar doble mensaje (solo existe en el mundo una sola persona que no podemos engañar: nosotros mismos)
· Hablar en primera persona compartiendo mi experiencia y mi información sin intenciones ocultas de manipular ni presionar a los demás.
· Usar un lenguaje sencillo
· Solo si es necesario, utilizar un tono de voz que me sea solamente audible a mi mismo, de lo contrario hablar en voz alta.
· Esforzarme para aprender a escuchar

Acerca de la empatía

Lograr la empatía en casos particulares como lo son el logro de comunicación entre un interlocutor y su audiencia es una tarea compleja, debido a que los grados de receptividad no son similares en todos los integrantes de la audiencia. El mensaje no es siempre percibido de la misma manera, con la misma intensidad o teniendo idéntica receptividad entre todos los escuchas.

Es allí donde aparece la fibra del comunicador, quien debe percibir y direccionar el mensaje hacia donde perciba que logra la mayor empatía.

Una aplicación muy particular del logro del desarrollo de la empatía es precisamente la entrevista. Esta puede ser individual o grupal pero es una aptitud del entrevistador el crear y mantener dicha empatía.

Como vemos, es en la entrevista cuando se desarrollan todos estos detalles vistos acerca de la comunicación y, para no perderse, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Objetivos del entrevistador y el entrevistado

Del entrevistador:

· Detectar si el candidato posee las características que requiere el perfil del cargo.
· Identificar si el aspirante está motivado para su desempeño.
· Buscar tantos puntos débiles como fortalezas tenga el entrevistado.
· Encontrar al candidato de mayor potencial y capacidad para cubrir el puesto.
· Proporcionarle al candidato la información y clarificación de la organización y del puesto a cubrir.
· Lograr contratarlo.

Del entrevistado:

· Demostrar que es la persona adecuada para desempeñar ese puesto.
· Satisfacer las necesidades y expectativas del entrevistador, proporcionándole información útil y relevante.
· Conseguir información acerca del puesto y de la empresa.
· Verificar si el puesto que le ofrecen cubre sus expectativas.
· Conseguir ser contratado.

Proceso de selección

La herramienta estratégica por excelencia es el CONOCIMIENTO de las personas, lo cual comienza en el proceso de Reclutamiento y Selección.
Para poder llegar a definir un proceso de selección que verdaderamente se convierta en una herramienta para la eficacia dentro de mi organización, vamos a ordenar ya a darle un encuadre dentro de lo que significan las acciones de RRHH.

La ARH es un proceso que consta de 5 subsistemas:

1. Alimentación
2. Aplicación
3. Mantenimiento
4. Desarrollo
5. Control
Mecánica de Selección
1. Análisis del puesto (DP y EP)
2. Definición del perfil
3. Información de la vacante
4. Clasificación de CV
5. Exámenes
6. Selección final

1. El análisis del puesto es el procedimiento por el cual se determinan los deberes y naturalezas del puesto y el tipo de persona que debe ocuparlo. Los datos obtenidos referentes al puesto servirán luego para la formulación de la DP y la EP.

a. Descripción del Puesto: es el proceso por el cual se enumeran las tareas o funciones que lo conforman y que, por lo tanto, diferencian de otros puestos. Enumera las funciones (qué hace), la periodicidad (cuando lo hace), los instrumentos (con qué lo hace) y los objetivos (porqué lo hace). Además, fija deberes y responsabilidades. Una DP indicará qué se debe hacer, cuándo, cómo y por qué. Es la suma de conclusiones a las que hay que arribar para contribuir con el logro de los objetivos de la organización.

b. Especificación del Puesto: está referida a las aptitudes del personal y a la definición de las características humanas sumada a la experiencia que debe tener para desempeñarse una persona en forma correcta en el cargo. Es un detalle de los requisitos intelectuales, físicos, responsabilidades y experiencia que posee cada persona para desempeñar distintos cargos. Cuando están enunciadas todas estas cuestiones vistas, estamos en condiciones de poder definir el perfil.

2. Es una descripción de las distintas funciones y responsabilidades que, de acuerdo con el consenso y también de la organización empresarial, permitirán determinar las características y habilidades de la persona apta para desempeñar exitosamente los requerimientos en ese puesto.

3. Esto se logra después de la definición del puesto y existen 2 métodos para hacerlo:

a. Reclutamiento interno
b. Reclutamiento externo

4. Selección de los CV: es una paso previo que nunca se debe dejar de hacer. Hacer esto significa contar con una ventaja como es el conocimiento previo de la persona que van a entrevistar. Es importante leer e interpretar los currículums, tomando los aspectos importantes del mismo y sabiendo descartar el relleno.

Causas más comunes del fracaso en el proceso de selección

· Mal diseño del perfil buscado
· Insuficiente número de alternativas (demasiado direccionado)
· Cometer errores en la entrevista de selección
· Descuido de las constataciones de referencias.
· No contener o perder de vista el objetivo final de la entrevista

El factor emocional

El consenso grupal, la solidez de la política empresaria, todos los procedimientos de determinación del perfil y las prevenciones contra la negatividad que pueda afectar la definición del perfil, son procesos que tienden a garantizar un conocimiento objetivo del postulante y llegar a la elección final con una terna que podamos sustentar solidamente en conocimientos objetivos y combatiendo la decisión de tipo emocional.

Elaboración de Tabla de Idoneidad

Esta tabla debe contener datos que nos permitan lo siguiente:

· Identificación del evento: nombre de la persona, fecha, cargo, circunstancia, resumen de la entrevista. Debe contener además 2 aspectos que pueden dejar de estar:

o Declaración de los criterios del puesto: del Análisis y Descripción del Puesto, donde está la clave para que la entrevista sea buena.
o Preparación de la entrevista teniendo en cuenta el tiempo que me va a llevar (entre 20 y 30 minutos)

· Identificación de los símbolos: experiencias y actitudes del candidato y observaciones

Otro detalle importante es la determinación de los tiempos, es decir la asignación de un tiempo perfectamente establecido entre:

· Separación de una entrevista a otra, para evitar que los candidatos se crucen y puedan anticiparse al entrevistador.
· Asignación de tiempo para la entrevista, que debe ser del 70% para la entrevista pura, un 15% para el inicio y el 15% restante para el final.
· Asignación de un tiempo para la explotación de la entrevista, inmediatamente a continuación de la realización de la misma.

Aspectos a desarrollar para la ejecución de la entrevista

A. Crear un buen ambiente

No debemos olvidar que somos la imagen de la empresa y el primer contacto que tiene el entrevistado con la organización es a través de nosotros y del ambiente que hemos creado.

Una vez seleccionados los candidatos a ser entrevistados, debemos llevarlos a un ambiente que sea el óptimo para lograr el mejor aprovechamiento de la entrevista. El espacio seleccionado deberá proporcionar las comodidades adecuadas a fin de que resulte funcional y reduzca la máximo las incomodidades.

Es aconsejable que la sala de espera sea confortable, iluminada y ventilada. El lugar elegido para la entrevista debe evitar las áreas de trabajo normales de la organización. El mobiliario para la realización de la entrevista debe ser acorde a la misma, es decir, por ejemplo nunca se debe sentar al entrevistado en un asiento que sea más bajo que el del entrevistador.

Para una entrevista formal, el mobiliario debe estar dispuesto de manera que el entrevistador esté cara a cara con el entrevistado, interponiendo una superficie (escritorio) como ventaja para el entrevistado, así puede mantener sus rodillas cubiertas.

Para una entrevista informal es más aconsejable que el candidato se siente a un lado del entrevistador, ya que la disposición lateral implica cordialidad.

B. Crear un buen clima

Evite que el candidato sufra cualquier tipo de distracción y procure que se sienta calmado y relajado ya que esto lo ayudará a dar lo mejor de sí; se debe procurar descartar todo aquello que provoque distracción, como teléfonos, el monitor de la PC, personas que entran y salen, etc.

C. Escuchar con atención

La capacidad de escuchar con atención es una de las aptitudes que debe poseer el entrevistador (regla 80 - 20: 80% escuchar, 20% hablar)
Si usted parece atento, el entrevistado se sentirá estimulado para seguir hablando. Aprenda a concentrarse y ser conciente de su lenguaje corporal.

Inicio de la entrevista

Los primeros instantes de una entrevista son muy importantes, ya que es cuando se forman las primeras impresiones. Salude a cada candidato con la misma disposición, efusividad y calidez para todos por igual.

Es importante que el saludo sea el adecuado. Cuando llegue el entrevistado póngase de pie, salga a su encuentro, mírelo a los ojos, sonría y estreche la mano. Salúdelo a su nombre e inmediatamente identifíquese asegurándose que haya entendido claramente quién es usted.

Si la entrevista fuese de panel, presente a las otras personas y pronuncie sus nombres con claridad, si fuese necesario vuelva a repetir mas adelante los nombres para asegurarse de que el entrevistado los registre; dígale que tome asiento e invítele algo para tomar.

Recuerde que por más nervioso que esté como entrevistador, el entrevistado lo está mucho más. 

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